Analiza situationala

Daca estee o idee buna, da-i bataie si aplic-o. Este mult mai simplu sa-ti ceri scuze decat sa ceri voie. - Amiral Grace Hopper

^Planificarea

Harvey Mackay spunea ca "un tel este un vis cu termen limita". Si ca telul ramane un vis daca nu elaborati si puneti in aplicare un plan de actiune pentru atingerea lui. Fiecare tel atins are un plan in spate. Planurile bune incep cu o sesiune de brainstorming a tuturor persoanelor implicate in proiect - este o modalitate de implicare a tuturor in gasirea solutiei si de gasire a celor mai bune idei.

Odata ce s-a ales solutia, trebuie puse doua intrebari (Armata S.U. A., 1973):

Care sunt ingredientele necesare pentru aplicarea cu succes a solutiei?

Care sunt fortele sau evenimentele ce ar putea stanjeni sau distruge solutia gasita?

Incercati, pe cat posibil, sa strangeti toate raspunsurile posibile la aceste intrebari. Ascultati cu atentie rationamentul colegilor de echipa. Apoi planificati fortele si evenimentele pozitive si actionati astfel incat sa preveniti obstacolele ce ar putea interactiona negativ cu proiectul vostru.

Un plan detaliat trebuie sa includa cine, ce, cand, unde, cum si de ce. Cine va face ce? Cine este implicat? Ce vom face? Cand incepe? Cand se termina? Unde va avea loc? De ce trebuie sa o facem.. cee se intampla daca nu o facem?

Trebuie, de asemenea, sa fiti organizati. Organizarea este procesul de creare si mentinere a conditiilor necesare pentru indeplinirea eficienta a planurilor. Organizarea include definirea si aranjarea sistematica a fiecarei sarcini tinand cont de indeplinirea obiectivului si include trei pasi importanti:

Stabilirea tuturor sarcinilor.

Stabilirea unei structuri pentru indeplinirea sarcinilor.

Alocarea resurselor necesare.

Stabilirea tuturor sarcinilor

In aceasta etapa , voi si echipa voastra faceti o sesiune de brainstorming pentru a determina toate sarcinile si conditiile necesare pentru indeplinirea planului. Trebuie scoase la iveala toate informatiile esentiale si trebuie sa tineti cont de factorul timp - cand trebuie inceputa si incheiata fiecare sarcina. O abordare utila este "planificarea inversa" - stabiliti telul si ce anume trebuie facut pentru a-l atinge, mergand dinspre viitor catre prezent. Planificarea inversa inseamna ca va uitati mai intai la imaginea finala si apoi planificati sarcinile, conditiile si detaliile, astfel incat sa ajungeti din nou la imaginea finala. Nu uitati detaliile referitoare la sprijin, termene limita, echipament, coordonare, verificari necesare. Trebuie sa aveti in vedere toate situatiile care pot ajuta sau stanjeni procesul. Odata ce elaborarea mentala a proiectului a inceput, activitatile va vor veni usor in minte.

Urmeaza organizarea acestor detalii in categorii, cum ar fi nevoi, furnituri, sprijin, echipamente, coordonare, sarcini majore etc. Treceti toate detaliile in categoriile corespunzatoare si faceti pentru fiecare categorie o lista cu lucruri "de facut". Aceasta lista va fi buna mai tarziu, pentru a verifica daca totul merge conform planului.

Crearea unei structuri care sa indeplineasca sarcinile

Echipa nu poate face totul dintr-odata, exista unele prioritati, care uneori trebuie rezolvate pentru a va putea apuca de alta treaba. Stabiliti prioritatile pentru fiecare punct si dati unei persoane sarcina de a indeplini o anumita activitate de pe lisa. Creati un sistem prin care oamenii sa se verifice intre ei si sa vada daca sarcinile sunt indeplinite la timp.

Alocarea resurselor

Planificati-va din timp obtinerea tuturor resurselor necesare si impartiti-le unde este nevoie. Lipsa resurselor poate opri un proiect aflat in plina desfasurare. De aceea trebuie sa urmariti si sa monitorizati resursele scumpe sau greu de obtinut.

^Executarea

Sunteti acum gata sa executati proiectul. Daca planurile facute sunt solide, lucrurile vor merge a unse. Daca planurile nu sunt bune, atunci aveti in fata voastra un proiect lung si dificil! Pe parcursul executarii proiectului, sunt trei lucruri in care trebuie sa fiti implicati:

Standardul - adica, "proiectul se desfasoara sau este indeplinit conform planului?" Se respecta toate etapele, asa cum sunt ele trecute in planificare? Standardul stabilit dinainte trebuie sa insemne acelasi lucru si pentru voi si pentru echipa.

Performanta este masurata prin "indeplinirea corecta a sarcinilor si a obiectivelor". Standardul se refera la proiect, iar performanta la oamenii care lucreaza in proiect.

Daca performanta nu atinge standardele, atunci se pot face ajustari in doua moduri. Imbunatatiti performanta sau coborati standardele. Cel mai des, varianta optima este imbunatatirea performantei. Exista si cazuri in care liderul se confrunta cu un standard nerealist, provocat de estimari incorecte sau de lipsa /intarzierea resurselor.

^{Rezolvarea problemelor}

Exista sapte pasi principali pentru rezolvarea unei prrobleme (Butler & Hope, 1996):

Identificati problema. Nu puteti rezolva o problema pe care nu o cunoasteti. Asigurati-va ca ati identificat adevarata problema si nu efectul unei alte probleme. O metoda este "cei cinci de ce". Intrebati de cinci ori "de ce", cand ati ajuns la al cincilea, ati descoperit cauza problemei.

Strangeti informatii. Cercetati problema si scoateti la iveala orice alte efecte ascunse pe care aceasta le-ar putea avea.

Eelaborati modurile de actiune. Dupa cum observati, "modurile" este la plural, deoarece fiecare problema are in general mai multe moduri/directii de actiune. Gasiti cat puteti de multe, caci exista intotdeauna cele putin doua: rezolva problema sau nu o rezolva. O sesiune de brainstorming cu echipa va aduce cele mai multe moduri de actiune.

Analizati si comparati modurile de actiune. Aranjati modurile de actiune in functie de eficienta - unele pot rezolva alte probleme, altele pot provoca noi probleme.

Luati o decizie. Alegeti cel mai bun mod de actiune.

Faceti un plan. Folositi instrumentele prezentate in prima parte a acestei sectiuni.

Implementati planul. Executati-l conform celor discutate anterior.