Organizarea Procesuala

Organizarea Procesuala

Definirea si componentele organizarii procesuale

In esenta, organizarea firmei consta in stabilirea si delimitarea proceselor de munca fizica si intelectuala, a componentelor acestora (miscari, timpi, operatii, lucrari, sarcini), precum si gruparea lor pe posturi, formatii de munca, compartimente etc., corespunzator anumitor criterii manageriale, economice, tehnice si sociale, in vederea realizarii in cele mai bune conditii a obiectivelor previzionate.

Organizarea este nemijlocit subordonata atingerii obiectivelor previzionate, circumscrise firmei, constituind un mijloc esential pentru realizarea lor. Asadar, continutul organizarii si modul sau de manifestare sunt conditionate de caracteristicile obiectivelor pe termen lung, mediu si scurt. Datorita acestui fapt, insasi denumirea continutului organizarii implica referiri la sistemul de obiective din cadrul firmei. Ca urmare procesul de previziune stabileste un sistem de obiective, care se refera atat la ansamblul activitatilor firmei, cat si la componentele sale.

Obiectivele reprezinta caracterizari calitative si/sau cantitative ale scopurilor urmarite de firma. Ele se pot imparti, in functie de sfera de cuprindere si de importanta, in mai multe categorii :

Obiective fundamentale, care exprima principalele scopuri urmarite de un agent economic in ansamblul sau. Acestea se refera la perioade mai indelungate, avand un caracter sintetic si integrator. Spre exemplu, firma "X" a planificat o cifra de afaceri anuala de 2000 milioane lei.

Obiective derivate de gradul I, care se deduc nemijlocit din obiectivele fundamentale, a caror realizare implica o parte apreciabila din procesele de munca desfasurate in cadrul firmei. De exemplu, asimilarea in fabricatie in anul urmator a cinci produse noi, care sa asigure o cifra de afaceri de 500 milioane lei si un profit de 30 milioane lei.

Obiective derivate de gradul II, ce se deduc direct din obiectivele derivate de gradul I, caracterizate printr-o definire mai concreta si prin implicarea in realizarea lor a unor procese de munca restranse, de regula cu aceleasi caracteristici esentiale. De exemplu, asimilarea produsului x pana la 20.08. a.c., prin care asigura o productie de 150 milioane lei si un profit de 30 milioane lei.

Obiective specifice, ce sintetizeaza utilitatea unor lucrari sau actiuni care contribuie la realizarea obiectivelor derivate. De exemplu, stabilirea consumurilor de materii prime si materiale pentru produse noi din societatea comerciala.

Obiective individuale, care concretizeaza obiectivele specifice la nivelul persoanelor. De exemplu, stabilirea consumurilor de materii prime si materiale pentru produsele noi de tip "X", de catre economistul "Y

In functie de continut, organizarea firmei imbraca doua forme principale organizarea procesuala si organizarea structurala.

Organizarea procesuala consta, in esenta, in stabilirea principalelor categorii de munca, a proceselor necesare realizarii ansamblului de obiective ale firmei.

Rezultatul organizarii il reprezinta, in principal, functiunile, activitatile, atributiile si sarcinile.

Revenind la organizarea procesuala sa definim succint principalele componente enuntate.

Functiunea reprezinta ansamblul proceselor de munca omogene, asemanatoare sau complementare, care contribuie la realizarea aceluiasi sau acelorasi obiective derivate de gradul I.

Rezulta, deci, ca specific unei functiuni este utilizarea de concepte, cunostinte, tehnici, metode etc. din acelasi domeniu, din domenii inrudite sau complementare. In consecinta, personalul de specialitate care participa la derularea respectivelor procese de munca poseda, in cea mai mare parte, calificare din acelasi sau dintr-un numar restrans de domenii (tehnic, comercial, financiar, etc.), subdomenii (constructii de masini, chimie) sau chiar specialitati (inginer chimist, tehnician chimist).

In cadrul firmelor moderne de dimensiuni mari si mijlocii exista cinci functiuni principale : cercetare-dezvoltare, comerciala, productie, financiar contabila, personal.

La randul ei, fiecare functiune se divide in mai multe activitati. In esenta, prin activitate desemnam ansamblul proceselor omogene sau inrudite ce concura nemijlocit la realizarea acelorasi obiective derivate de gradul II.

De exemplu, in cadrul functiunii comerciale se desfasoara in principal trei activitati : marketing, aprovizionare si vanzare.

Activitatea are o sfera de cuprindere mai redusa decat functiunea, caracterizandu-se prin procese de munca cu grad de omogenitate si (sau) similaritate mai ridicat, ceea ce se reflecta in utilizarea unui corp de cunostinte mai restrans, din domenii limitate si, implicit, in omogenitatea mai pronuntata a pregatirii personalului implicat.

In cadrul activitatilor deosebim atributii. Prin atributie desemnam un proces de munca precis conturat, care se executa periodic si uneori continuu, ce implica cunostinte specializate si concura la realizarea unui obiectiv specific.

Spre exemplu, in cadrul activitatii de aprovizionare deosebim atributia de elaborare a contractelor de aprovizionare.

O atributie se poate divide in mai multe sarcini. Sarcina reprezinta o componenta de baza a unui proces de munca complex sau un proces de munca simplu ce contribuie la realizarea unui obiectiv individual, care, de regula, se atribuie spre realizare unei singure persoane.

La divizarea atributiilor in sarcini de serviciu se au in vedere calificarea, cunostintele, deprinderile si aptitudinile personalului disponibil. Deci sarcina are o anumita anatomie operationala si este puternic personalizata. Un exemplu de sarcina este adunarea si analiza datelor privind situatia stocurilor pe anul in curs.

Evident ca, la randul lor, sarcinile se pot diviza si in alte elemente mai simple, cum ar fi operatia si miscarea. De acestea nu ne ocupam insa, intrucat depasesc cadrul cursului de fata, ele constituind, de regula, obiectul ergonomiei.

Organizarea procesuala are in buna masura un caracter general, in sensul ca este aceeasi in elementele sale esentiale in toate unitatile din aceeasi categorie. Ca urmare, nu este necesar sa fie conceputa pentru fiecare unitate in parte, deoarece este posibil de stabilit in mod unitar pentru o categorie de unitati, cum ar fi firmele. In mod similar se pot determina functiunile, activitatile etc. si pentru activitatile agricole, comerciale etc.

Functiunile, activitatile, si atributiile au un caracter dinamic. Continutul lor se schimba o data cu dezvoltarea economica, cu evolutia conceptiilor privind managementul, cu amplificarea dimensiunii firmei si retehnologizarea ei prin incorporarea de noi atributii, sarcini etc. prin disparitia altora, modificandu-se raporturile dintre ele.

Figura 5.1. evidentiaza legatura dintre componentele organizarii procesuale, obiectivele si componentele structurale ale firmei.