CONDUCEREA REUNIUNILOR/SEDINTELOR IN CADRUL SERVICIILOR PUBLICE

Este destul de obisnuit sa auzim, pe coridoarele institutiilor administrative, la anuntul organizarii unei reuniuni / sedinte remarci de genul:

"Inca o sedinta! Dar am avut deja una saptamana trecuta!"

"Reuniunea incepe la ora 16,00. Oare la ce ora se va termina?"

"Nu serveste la nimic sa-i reunesti pe oameni; la ultima sedinta, nu s-a reusit sa se ia nici o decizie..."

"Eu nici macar nu am vazut sinteza/procesul verbal al reuniunii precedente!"

"Cum cred ei ca pot sa trateze toate problemele intr-o singura reuniune trimestriala?"

"Cineva are mania sedintelor aici "

In fata unei asemenea avalanse de critici, din nefericire in majoritatea lor fondate, trebuie sa constatam ca demersul de conducere a reuniunilor este inca putin dezvoltat in administratia publica. Evident, toate aceste afirmatii nu semnifica ceva absolut nou; cu toate acestea trebuie sa acceptam faptul ca ceea ce a fost suportat pana nu demult devine din ce in ce mai dificil de acceptat, pentru ca mentalitatile se schimba, constrangerea temporala devine tot mai puternica iar numarul reuniunilor are tendinta de a creste rapid.

In aceste conditii reactia naturala ar putea fi aceea de reducere rapida si neconditionata a numarului reuniunilor/sedintelor; aceasta reactie nu este insa intotdeauna foarte buna:

mai intai, reuniunile reprezinta momente (deseori prea rare) de intalnire si comunicare in interiorul unei unitati de munca;

apoi, complexitatea cazurilor ce trebuie rezolvate de catre administratie s-a dezvoltat de o asemenea maniera incat sunt rare cazurile in care o singura persoana detine toate competentele cerute pentru rezolvarea problemelor aparute;

in plus, compartimentarea traditionala a unitatilor din interiorul administratiei face ca reuniunea sa fie, in general, indispensabila. Dezvoltarea functionarii in grupuri pe proiecte traduce, pe de alta parte, o tentativa de depasire a compartimentarilor clasice.

Toti acesti factori fac ca reuniunile/sedintele sa se dovedeasca a fi indispensabile. Mai mult, numarul lor tinde sa creasca. Nu serveste deci la nimic sa ne bucuram sau sa regretam acest lucru, insa este foarte posibil sa actionam pentru a le face mai eficace, invatand sa le conducem/coordonam. Acceptarea acestui punct de vedere va include intr-o comunitate profesionala extinsa care considera ca reuniunile bine administrate sunt un excelent instrument de management.

Este interesant sa ne punem intrebarea daca maniera clasica pe baza careia sunt conduse reuniunile in functia publica nu reprezinta un simplu reflex al modului de conducere autoritar si ierarhizat ce caracterizeaza o administratie publica de tip birocratic. Dificultatea punerii in practica a reuniunilor de un alt tip indica drumul ce trebuie parcurs pentru a trece la un management responsabilizant si participativ care, prin autonomia acordata fiecarui colaborator, presupune reuniuni de coordonare mai numeroase.

Concepte de baza

Putem considera ca din momentul in care trei persoane sau mai multe se intalnesc intr-un loc dat pentru a munci/lucra se poate vorbi despre o reuniune.

Tipuri de reuniuni

Reuniuni de informare

Obiective:

transmiterea informatiilor, opiniilor, recomandarilor pentru participanti (informatie descendenta).

culegerea informatiilor, opiniilor participantilor (informatie ascendenta).

Reuniuni de luare a deciziilor

Obiective: 

luarea, impreuna, inainte de sfarsitul reuniunii, a unei decizii sau a unui ansamblu de decizii in raport cu ordinea de zi stabilita in prealabil.

Reuniuni de productie

Obiective:

a produce maximum intr-un timp dat: pentru a analiza o situatie, a lansa o analiza prospectiva, a gasi idei noi.

Reuniuni de convivialitate

Obiective:

a strange legaturi, a intalni colegi, a motiva.

Fiecarui tip de reuniune trebuie sa-i corespunda un mod de functionare adaptat, insa este important de observat ca exista cateva principii comune ansamblului de reuniuni amintite.

Principii de baza in conducerea unei reuniuni

Conducerea unei reuniuni presupune trei faze:

Inainte: pregatirea reuniunii.

Pe parcurs: animarea reuniunii.

Dupa: asigurarea monitorizarii/evaluarii.

Cum se pregateste o reuniune?

Inainte de a organiza o reuniune/sedinta, intrebati-va in primul rand daca ea este necesara. Apoi, plecand de la tema tratata, definiti obiectivul reuniunii: este vorba despre a informa, a decide, a culege opinii, etc.?

Alegeti participantii:

interesati de tema,

cei mai capabili sa contribuie la atingerea obiectivului,

prevedeti numarul strict indispensabil.

Definiti conditiile materiale:

trimiterea convocarilor,

comunicarea ordinii de zi,

dispunerea locurilor,

pregatirea mijloacelor tehnice (tabla, retroproiector, etc.).

Stabiliti ora de inceput, de sfarsit si timpul alocat fiecarui punct de pe ordinea de zi:

orarul reuniunilor trebuie sa fie in mod judicios ales; de exemplu, inainte de pranz daca dorim sa prelungim sedinta printr-o discutie informala, sau inaintea unei ore "de varf" care va impune limitarea duratei discutiilor,

durata este limitata: dupa o ora si jumatate / doua ore concentrarea participantilor si dinamismul animatorului sufera o puternica scadere de intensitate. Prevedeti cel putin o pauza, daca reuniunea trebuie sa continue.

daca nu fixati de la inceput un "buget de timp" pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, primele vor absorbi majoritatea timpului disponibil, iar ultimele vor fi reduse la minim ca durata.

Cum se conduce o reuniune?

Sositi inaintea orei fixate, verificati tot, primiti participantii.

Stabiliti imediat mecanismele de reglementare a desfasurarii reuniunii, in mod special coordonatorul/conducatorul acesteia, daca el nu este desemnat "in mod natural". Aceasta desemnare se refera la cazul superiorului care isi intalneste echipa si care conduce, in mod natural, discutiile. Totusi exista cazuri in care superiorul isi deleaga functia de coordonare a reuniunilor unui alt participant, fie pentru ca este constient de faptul ca nu este un bun animator (acest lucru se intampla rar), fie pentru ca realizeaza ca acest lucru ii lasa mai multa libertate ca si participant.

Daca sunteti coordonator/animator al unei reuniuni:

propuneti metoda de lucru si etapele ce trebuie urmate,

faceti ca reuniunea sa fie cat mai "vie"- centrati discutia,

faceti ca reuniunea sa fie constructiva: stimulati progresul in discutii,

faceti sinteze partiale,

determinati toata lumea sa participe.

Numiti un raportor: functia sa este de a lua notite in vederea redactarii unei sinteze a reuniunii.

In cazul in care reuniunea este dificila (lunga, numerosi participanti importanti, etc.) numiti de asemenea o persoana care sa noteze pe tabla ceea ce se spune, si mai ales sintezele partiale enuntate de catre coordonatorul reuniunii, sinteze ce reprezinta castigurile colective ale grupului.

Prezentati obiectul reuniunii: tema - despre ce se va vorbi?

Prezentati obiectivul reuniunii: este o reuniune de informare, de decizie.

Amintiti elementele practice: ora de sfarsit, pauze, etc.

Faceti o sinteza generala a reuniunii:

punctul de plecare,

etapele reuniunii,

punctul final.

Verificati ca, concluziile sa fie clare pentru toata lumea.

Decideti actiunile de intreprins: cine ce face, planificare, mijloace disponibile, etc.

Cum se asigura monitorizarea / evaluarea?

Vegheati ca redactarea si trimiterea sintezei reuniunii sa fie cat mai rapida. Sinteza nu reprezinta nici simpla reproducere a interventiilor, nici un rezumat fidel al acestora; ea trebuie sa fie sintetica si operationala. Redactarea ei se face "la cald", acest lucru necesitand mai putin timp.

Este extrem de important sa monitorizati respectarea planning-ului actiunilor decise pe parcursul reuniunii; de asemenea este bine sa evaluati prestatia dvs. ca si coordonator de reuniune; acest lucru va va permite, pe baza analizarii punctelor slabe, pregatirea de o maniera superioara a viitoarei sedinte.

Elemente necesare ameliorarii conducerii reuniunilor in administratia publica

Intrebari cheie

In cazul reuniunilor pe care le organizati in institutia dvs.:

Reuniunile sunt pentru dvs. un instrument de management?

In ce circumstante reuniunea reprezinta cea mai buna modalitate de tratare a intrebarilor, problemelor, cazurilor aparute? In ce circumstante recurgeti la alte metode?

Exista o planificare regulata a reuniunilor echipei dvs.? Pentru a trata ce? Cu ce periodicitate? Cu ce durata?

Considerati ca reuniunile dvs. sunt eficace? Daca nu, cum le imbunatatiti eficacitatea?

Trebuie sa fiti intotdeauna coordonatorul/animatorul reuniunilor? Daca nu, cui ii incredintati aceasta functie?

Pentru reuniunile la care sunteti convocat:

Sunteti sigur ca nu puteti imbunatati derularea lor si nu puteti impune reguli de functionare mai eficace?

Pregatiti cu seriozitate participarea la aceste reuniuni?

Sunteti un participant implicat?

Acceptati din cand in cand sa fiti coordonatorul/animatorul sau raportorul unor astfel de reuniuni?

Elemente practice

Pentru imbunatatirea eficacitatii reuniunilor, putem identifica cateva elemente susceptibile a aduce progrese pentru fiecare tip de actor.

Pentru participant

Participare

Pregatirea participarii la reuniune.

A ajunge la timp si a garanta prezenta pe parcursul timpului prevazut.

Ascultare

A fi atent.

A fi pregatit sa ofere perspectiva sa argumentata referitoare la subiectul dezbatut (la momentul oportun).

Atitudine constructiva

Compensarea oricarei critici cu o propunere constructiva.

Respect

Respectarea timpului de vorbire neintrerupandu-i pe ceilalti participanti;

Respectarea timpului de interventie prin evitarea monopolizarii discutiei;

Recurgerea la notite pentru structurarea interventiilor.

Pentru coordonator/ animator

Rolul coordonatorului este fundamental in reuniuni; acest rol presupune 4 puncte cheie:

Clarificarea termenilor dezbaterii

un cuvant acopera in mod frecvent mai multe acceptiuni, constituie un sens diferit in functie de persoane. A clarifica inseamna a evita confuziile, a recentra dezbaterea asupra obiectivului.

A face grupul sa progreseze

exista intotdeauna un risc de "impotmolire" a discutiilor. Trebuie facute deci rezumate, reformulari pentru a ajuta grupul sa progreseze si pentru stimularea acordului.

realizati la intervale regulate de timp (5-10 minute) sinteze partiale, obtineti asentimentul participantilor si inscrieti concluziile pe foi vizibile pentru a concretiza castigul colectiv al grupului.

Solicitarea fiecarui participant

cei care se exprima mai putin nu sunt neaparat cei care nu au un punct de vedere asupra problemei in cauza;

interveniti pentru a scoate in evidenta punctele de acord sau de dezacord.

Tratati cu seriozitate resursa timp

repartizati timpul in functie de rezultatul ce trebuie atins;

respectati durata stabilita pentru desfasurarea reuniunii. Acest lucru este mai putin posibil in cazul reuniunilor "institutionale" sau de negociere, in cadrul carora ar putea fi resimtit ca o limitare a dreptului de exprimare a fiecaruia.

Pentru raportor

Sintetizati productia grupului:

punctele tratate;

concluziile;

actiunile ce trebuie intreprinse;

problemele nerezolvate.

Redactati sinteza reuniunii

de o maniera clara;

de o maniera obiectiva;

completa in privinta punctelor esentiale, fara a insista excesiv pe detalii.

Comunicati rapid sinteza reuniunii

vegheati ca intervalul de timp dintre sfarsitul reuniunii si redactarea sintezei sa nu fie prea lung.

Reguli de baza ale reuniunii

Alegerea unui coordonator/animator si a unui raportor.

Fixarea obiectivelor ce trebuie atinse.

Alegerea unei metodologii (reguli de functionare si etape).

Stabilirea unui buget de timp (nu doar pentru inceput sau sfarsit de reuniune ci si pentru fiecare punct al ordinii de zi).