Cadrul organizatoric si functional al contabilitatii furnizorilor si clientilor la S.C. "ITS&Co" SRL Oituz

Cadrul organizatoric si functional al contabilitatii furnizorilor si clientilor la S.C. "ITS&Co" SRL Oituz

1. Contabilitatea furnizorilor si a relatiilor asimilate acestora

Datoriile fata de furnizori sunt datorii din exploatare, ce apar ca urmare a derularii operatiilor de aprovizionare a unitatilor patrimoniale cu cele necesare in vederea desfasurarii in bune conditii a activitatii lor.

Obligatiile unitatii patrimoniale fata de furnizorii lor se ridica la nivelul valorii bunurilor, lucrarilor si serviciilor primite, inclusiv cota de T.V.A. aferenta (cota de T.V.A. se aplica numai la operatiunile supuse impozitarii).

In situatia in care furnizorul acorda reduceri comerciale, valoarea de inregistrare a obligatiei este la nivelul netului comercial, plus cota de T.V.A. aferenta. Cu alte cuvinte, valoarea de inscriere a datoriei intrate in patrimoniu este valoarea ei nominala de rambursare.

Specificam faptul ca in contabilitate se inregistreaza doar datoriile certe fata de furnizori. Datoria devine certa in momentul transferului de proprietate pentru bunuri, respectiv in momentul realizarii lor pentru lucrari si servicii.

Factura este documentul de baza utilizat pentru consemnarea transferului de proprietate sau a realizarii lucrarilor sau serviciilor.

Datoriile in devize se inregistreaza in contabilitate in lei, la cursul de schimb in vigoare la data efectuarii tranzactiei. Diferentele de curs valutar intre data inregistrarii datoriei si cea a platii se inregistreaza ca si cheltuieli sau venituri financiare, dupa cum diferentele de curs valutar sunt nefavorabile sau favorabile

La data inchiderii conturilor, datoriile in devize neachitate vor fi regularizate, in functie de cursul valutar al ultimei zile din decembrie, utilizand conturile 476 "Diferente de conversie-activ" pentru diferentele nefavorabile (in situatia cresterii cursului valutar) sau 477 "Diferente de conversie-pasiv" pentru diferentele favorabile (in situatia scaderii cursului valutar).

La inceputul anului urmator, pentru datoriile in devize, se reiau inregistrarile de regularizare, printr-o formula contabila inversa, anulandu-se.

Stingerea obligatiilor fata de furnizor se face prin achitarea contravalorii datoriilor cu numerar, prin operatiuni de decontare fara numerar sau prin efecte comerciale.

Cumpararile de bunuri si servicii genereaza datorii catre furnizori, a caror stingere urmeaza sa se faca in perioadele urmatoare.

Dupa natura cumpararilor efectuate distingem:

datorii din cumparare de bunuri si servicii destinate activitatii de exploatare;

datorii din cumparari de imobilizari.

Dupa modalitatea stingerii datoriilor distingem:

datorii din cumparari pe credit comercial, a caror stingere se face pe baza de instrumente de decontare obisnuite ;

datorii din cumparari pe credit comercial, a caror stingere se face pe baza de efecte de comert, de tip cambial.

Dupa scadenta datoriilor distingem:

datorii exigibile, al caror termen de plata este indicat in documentele furnizorilor si respectiv ale celor de decontare cu acestia;

datorii neexigibile pentru cumparari ce nu sunt insotite de facturile furnizorilor si al caror termen de plata se va preciza ulterior, de catre furnizor.

Evidenta decontarilor cu furnizorii se tine prin conturile 401 "Furnizori", pentru aprovizionarile de bunuri, lucrari executate sau servicii prestate si 404 "Furnizori de imobilizari", pentru cumpararea de imobilizari corporale sau necorporale. Sunt conturi de pasiv.

Contul 401 "Furnizori" reflecta datoria agentului economic, ca urmare a primirii de materii prime si materiale, obiecte de inventar, animale si pasari, marfuri sau ca urmare a lucrarilor si serviciilor executate pentru activitatea de exploatare de diferiti terti. Acest cont tine evidenta decontarilor atat cu furnizorii interni, cat si cu cei externi.

Acest cont inregistreaza in credit:

valoarea la pret de cumparare sau prestabilit, dupa scaderea reducerilor acordate de furnizori a materiilor prime, materialelor consumabile, obiectelor de inventar, baracamentelor si amenajarilor provizorii cumparate, animalelor cumparate, a marfurilor si ambalajelor achizitionate cu titlu oneros de la terti, pe baza de facturi: 300 "Materii prime"; 301 "Materiale consumabile"; 321 "Obiecte de inventar"; 323 "Baracamente"; 361 "Animale si pasari"; 371 "Marfuri"; 381 "Ambalaje", precum si diferentele de pret nefavorabile aferente acestor bunuri, daca evidenta acestora se tine la preturi prestabilite, prin debitul conturilor: 308 "Diferente de pret la materii prime si materiale" ; 328 "Diferente de pret la obiecte de inventar"; 368 "Diferente de pret la animale si pasari"; 378 "Diferente de pret la marfuri"; 388 "Diferente de pret la ambalaje";

diferente nefavorabile de curs valutar, rezultate la inchiderea exercitiului, aferente datoriilor exprimate in devize, ca urmare a cresterii cursului valutar (de la data inregistrarii datoriei si pana la data inchiderii exercitiului) prin debitul contului 476 "Diferente de conversie - activ";

reluarea, la inceputul anului, a sumelor inregistrate ca diferente favorabile de curs valutar, la inchiderea exercitiului precedent, prin debitarea contului 477 "Diferente de conversie - pasiv" ;

valoarea lucrarilor executate sau a serviciilor prestate de terti (inclusiv de colaboratori) prin debitul conturilor: 611 "Cheltuieli cu intretinerea si reparatiile"; 612 "Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile"; 613 "Cheltuieli cu primele de asigurare"; 614 "Cheltuieli cu studiile si cercetarile"; 621 "Cheltuieli cu colaboratorii"; 622 "Cheltuieli privind comisioanele si onorariile"; 623 "Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate"; 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si personal"; 625 "Cheltuieli cu deplasari, detasari si transferari"; 626 "Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii"; 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti"; 471 "Cheltuieli inregistrate in avans".

valoarea facturilor primite ulterior, bunurile fiind sosite anterior, fara factura, prin debitul contului 408 "Furnizori - facturi nesosite";

T.V.A. inscris in factura de furnizor, prin debitul conturilor 4.426 T.V.A. deductibila sau 4.428 T.V.A. neexigibila, daca furnizorii vor plati in rate;

valoarea timbrelor fiscale si postale, biletelor de tratament si calatorie si a altor valori achizitionate, prin debitul contului 532 "Alte valori";

valoarea ambalajelor care circula in regim de restituire, facturate de furnizori, prin debitul contului 409 "Furnizori - debitori".

In debitul contului 401 se inregistreaza:

sumele achitate furnizorilor, prin creditul conturilor care arata modalitatea de plata : 162 "Credite bancare pe termen lung si mediu"; 512 "Conturi curente la banci"; 531 "Case"; 541 "Acreditive"; 542 "Avansuri de trezorerie";

diferente favorabile de curs valutar, rezultate in urma scaderii cursului valutar, pentru datoriile la 31.XII., exprimate in devize, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie-pasiv";

reluarea la inceputul anului a sumelor inregistrate ca diferente nefavorabile de curs valutar, la inchiderea exercitiului precedent, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie - activ";

valoarea biletelor la ordin sau a cambiilor subscrise acceptate de furnizori, prin creditul contului 403 "Efecte de plata";

diferente favorabile de curs, constatate cu ocazia lichidarii datoriilor fata de furnizori, exprimate in devize, prin creditul contului 765 "Venituri din diferente de curs valutar";

valoarea avansurilor virate anterior furnizorilor, cu ocazia regularizarii platilor cu acestia, prin creditul contului 409 "Furnizori - debitori";

cu sumele nete achitate colaboratorilor, prin creditul conturilor 512 "Conturi curente la banci" si 531 "Casa", precum si cu impozitul retinut acestora prin creditul contului 444 "Impozit pe salarii";

cu valoarea sconturilor obtinute de la furnizori, prin creditul contului 767 "Venituri din sconturi obtinute";

valoarea ambalajelor care circula in regim de restituire, predate furnizorului, prin creditul contului 409 "Furnizori-debitori".

Soldul creditor al contului 401 reprezinta datoriile unitatilor patrimoniale fata de furnizori, ramase neachitate.

Pentru reflectarea relatiilor cu furnizorii de imobilizari corporale sau necorporale se utilizeaza un cont distinct si anume contul 404 "Furnizori de imobilizari".

Acest cont se crediteaza cu:

valoarea imobilizarilor facturate de furnizori, a serviciilor prestate sau a lucrarilor executate de terti pentru realizarea unor imobilizari: 210 "Cheltuieli de constituire"; 205 "Concesiuni, brevete si alte drepturi si valori asimilate"; 207 "Fond comercial"; 208 "Alte imobilizari necorporale"; 211 "Terenuri"; 212 "Mijloace fixe"; T.V.A. inscrisa in factura prin debitul conturilor: 4426 "T.V.A. deductibila" sau 4428 "T.V.A. neexigibila", daca se vor plati furnizorii de imobilizari in rate;

diferente de curs valutar nefavorabile stabilite la inchiderea exercitiului, prin debitul contului 476 "Diferente de conversie - activ";

reluarea la inceputul anului a sumelor inregistrate la sfarsitul anului anterior ca diferente favorabile de curs, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv".

Se debiteaza cu:

sumele achitate furnizorilor de imobilizari, prin creditul conturilor care arata modalitatea de plata: 162 "Credite bancare pe termen lung si mijlociu"; 512 "Conturi curente la banci"; 531 "Casa"; 541 "Acreditive"; 542 "Avansuri de trezorerie";

valoarea efectelor comerciale subscrise, acceptate de catre furnizorii de imobilizari, prin creditul contului 405 "Efecte de plata pentru imobilizari".

diferentele favorabile de curs valutar constatate cu ocazia lichidarii datoriilor in devize fata de furnizorii de imobilizari, prin creditul contului 765 "Venituri din diferente de curs valutar";

valoarea sconturilor obtinute de la furnizorii de imobilizari, prin creditul contului 767 "Venituri din sconturi obtinute";

reluarea la inceputul anului a sumelor inregistrate la sfarsitul anului precedent, ca diferente nefavorabile de curs valutar, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie - activ";

diferentele favorabile de curs valutar inregistrate la inchiderea exercitiului financiar, aferente datoriilor neachitate in devize, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv".

Soldul creditor al contului reflecta datoriile neachitate ale unitatii patrimoniale fata de furnizorii de imobilizari.

In conditiile economiei de piata o amploare deosebita au luat vanzarile de bunuri, lucrari si servicii pe credit comercial, adica cu achitarea ulterioara la un anumit termen stabilit, a pretului concret. Creditul comercial este acordat de obicei pe termen scurt si este mijlocit de utilizarea efectelor de comert (cambii, waranturi, bilet la ordin si alte titluri de valoare).

Evidenta obligatiilor de plata ale unui agent economic la scadenta, rezultand din utilizarea creditului comercial, se reflecta in contabilitate cu ajutorul conturilor 403 "Efecte de plata" si 405 "Efecte de plata pentru imobilizari".

Contul 403 "Efecte de plata" este un cont de pasiv. Se crediteaza cu:

valoarea acceptata a cambiilor sau a biletelor la ordin subscrise, prin debitul contului 401 "Furnizori";

diferentele nefavorabile de curs valutar la inchiderea exercitiului, aferente datoriilor fata de furnizorii externi, exprimate in devize, ce urmeaza a se deconta pe baza de efecte comerciale : 476 "Diferente de conversie - activ";

reluarea diferentelor favorabile de curs valutar aferente efectelor de plata, exprimate in devize, inregistrate la inchiderea exercitiului: 477 "Diferente de conversie - pasiv".

Se debiteaza cu:

diferentele favorabile de curs valutar constatate la lichidarea efectelor de plata in devize: 765 "Venituri din diferente de curs valutar";

diferentele de curs favorabile, aferente efectelor de plata neachitate la inchiderea exercitiului, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv";

platile efectuate la scadenta pe baza de efecte comerciale, prin creditul conturilor care arata modalitatea de plata: 512 "Conturi curente la banci";

reluarea diferentelor nefavorabile de curs valutar inregistrate la inchiderea exercitiului, aferente datoriilor catre furnizori, ce se deconteaza pe baza de efecte comerciale, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie - activ".

Soldul creditor al contului reprezinta sumele datorate tertilor pe baza de efecte comerciale.

Asemanator functioneaza si contul 405 "Efecte de plata pentru imobilizari".

Datorita decalajului care exista uneori intre livrarile facute de furnizori si facturare, apare ca necesara regularizarea datoriilor si inregistrarea intrarii in patrimoniu a bunurilor. Astfel bunurile receptionate de la furnizori si pentru care nu a sosit inca factura, se evidentiaza in corespondenta cu contul 408 "Furnizori - facturi nesosite', reflectandu-se astfel datoria reala fata de terti. Acest cont este de pasiv, care tine evidenta bunurilor sosite fara factura, inclusiv T.V.A. aferenta si a caror valoare este suficient de bine cunoscuta. Acest cont tine si evidenta lucrarilor terminate si a serviciilor prestate de furnizori si nefacturate inca.

Contul se crediteaza cu:

valoarea bunurilor constatate ca fiind sosite fara factura, prin debitul conturilor: 300 "Materii prime"; 301 "Materiale consumabile"; 321 "Obiecte de inventar"; 323 "Baracamente"; 361 "Animale si pasari"; 371 "Marfuri"; 381 "Ambalaje";

valoarea lucrarilor terminate si a serviciilor pentru care nu s-a primit factura de la furnizori, prin debitul conturilor 604 "Cheltuieli privind materialele nestocate"; 605 "Cheltuieli privind energia si apa"; 611 "Cheltuieli cu intretinerea si reparatiile"; 612 "Cheltuieli cu redeventele, locatiile de gestiune si chiriile"; 613 "Cheltuieli cu primele de asigurare"; 614 "Cheltuieli privind comisioanele si onorariile"; 623 "Cheltuieli de protocol, reclama si publicitate"; 624 "Cheltuieli cu transportul de bunuri si de personal"; 625 "Cheltuieli cu deplasarile, detasari si transferari"; 626 "Cheltuieli postale si taxe de telecomunicatii", 628 "Alte cheltuieli cu serviciile executate de terti";

T.V.A. aferenta bunurilor, lucrarilor si serviciilor intrate fara factura, prin debitul contului 4.428 "T.V.A. neexigibila";

diferentele nefavorabile de curs valutar inregistrate la inchiderea exercitiului, aferente datoriilor catre furnizorii externi si pentru care nu au sosit facturile, prin debitul contului 476 "Diferentele de conversie - activ";

reluarea, la inceputul anului, a diferentelor favorabile de curs valutar inregistrate la finele anului precedent, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv".

Contul se debiteaza atunci cand soseste factura de la furnizor, prin creditul contului 401 "Furnizori":

cu diferentele favorabile de curs valutar inregistrate la inchiderea exercitiului financiar, aferente catre furnizorii externi si pentru care nu s-au primit inca facturile, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv;

reluarea la sfarsitul anului a diferentelor favorabile de curs valutar inregistrate la finele anului precedent, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv".

Soldul creditor reflecta valoarea estimata a facturilor nesosite inca.

Din grupa "Furnizori si conturi asimilate" face parte si contul 409 "Furnizori-debitori". Spre deosebire de celelalte conturi din aceasta grupa si care reflecta datorii ale unitatii, contul 409 dimpotriva evidentiaza creantele intreprinderii fata de terti pentru avansurile sau aconturile acordate. Avansurile reprezinta sumele achitate cu anticipatie furnizorilor de catre unitatile patrimoniale, inaintea inceperii unei comenzi, deci pentru bunuri, lucrari sau servicii ce urmeaza a se primi ulterior. Aconturile reprezinta sumele achitate cu anticipatie furnizorilor de catre unitatile patrimoniale, ca urmare a executarii partiale de catre furnizor a comenzilor, deci pentru lucrari sau serii de lucrari deja incepute. Este un cont de activ.

Se debiteaza cu:

valoarea avansurilor sau estimarilor acordate furnizorilor, prin creditul conturilor care arata modalitatea de plata: 512 "Conturi curente la banci"; 531 "Casa";

valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, facturate la furnizori, prin creditul contului 401 "Furnizori";

diferentele de curs valutar favorabile inregistrate la sfarsitul exercitiului aferent avansurilor acordate in devize si nedecontate inca, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv;

reluarea la inceputul anului urmator a sumelor inregistrate ca diferente nefavorabile de curs valutar la sfarsitul anului precedent, aferente avansurilor acordate in devize, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie-activ".

Se crediteaza cu:

valoarea avansurilor sau aconturilor regularizate cu furnizorii, la primirea bunurilor, lucrarilor sau serviciilor pentru care au fost acordate, prin debitul contului 401 "Furnizori";

valoarea sumelor restituite de furnizori din avansuri sau aconturi, ca urmare a regularizarii facute cu acestia, prin debitul conturilor: 512 "Conturi curente la banci"; 531 "Casa";

valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire inapoiate furnizorilor, prin debitul contului 401 "Furnizori", precum si cu degradarile suferite de acestea prin contul 608 "Cheltuieli privind ambalajele";

valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, nerestituite furnizorilor, retinute in stoc, prin debitul contului 381 "Ambalaje";

diferentele nefavorabile de curs valutar constatate la inchiderea exercitiului, aferente avansurilor acordate in devize, prin debitul contului 476 "Diferente de conversie - activ";

reluarea in anul urmator a sumelor inregistrate la sfarsitul anului precedent ca diferente favorabile de curs, aferente avansurilor acordate in devize, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv";

Soldul debitor al contului reflecta creantele unitatii fata de furnizori, constand in avansuri si aconturi acordate acestora si nedecontate inca.

In contabilitatea analitica, furnizorii se grupeaza in interni si externi, iar in cadrul acestora pe termene de plata (lung - peste 5 ani, mediu - de la unul la cinci ani, scurt - sub un an: se tine, de asemenea, evidenta pe fiecare persoana fizica sau juridica. Modul de tratare in evidenta analitica este valabil si pentru celelalte datorii ale intreprinderii. In cadrul contabilitatii analitice vor apare distinct datoriile izvorate din tranzactii cu clauze de rezerva de proprietate, precum si cele in legatura cu unitatile la care intreprinderea are participatii sau care detin participatii in capitalul intreprinderii, in vederea facilitarii conturilor consolidate.

In raport de obiectul si sensul operatiilor de decontare la S.C. "ITS&CO" SRL Oituz se efectueaza urmatoarele tipuri de inregistrari:

pe baza facturii se inregistreaza aprovizionarea unitatii cu materii prime (busteni fag) in valoare de 10.000.000 lei. Taxa pe valoare adaugata deductibila inscrisa in factura este de 19%:

2) Acordarea unui avans furnizorului, in valoare de 200.000 lei, in vederea aprovizionarii cu materiale consumabile. Dupa efectuarea livrarii, datorita nerespectarii conditiilor de calitate prevazute in contract, furnizorul acorda o reducere comerciala de 10%. Furnizorul acorda si un scont de 2%, daca plata se face in decurs de 15 zile. Factura are o valoare de 450.000 lei, iar T.V.A. de 19%.

a) acordarea avansului

b) sosirea materialelor si calculul valorii de inregistrare

- valoarea materiala = 450.000 lei

- reducerea comerciala 10%  = 45.000 lei

- valoarea neta comerciala  = 405.000 lei

- T.V.A. 19% = 76.950 lei

Total de plata = 491.950 lei

c) achitarea furnizorului, cu inregistrarea scontului si regularizarea avansului;

- inregistram scontul acordat, pentru a determina datoria efectiva; mentionam ca se diminueaza si T.V.A. deductibila:

405.000 x 2% = 8.100

8.100 x 19% = 1.539

plata furnizorului si regularizarea avansului; datoria s-a redus la 491.950 - 9.639 = 482.311 lei, din care 200.000 lei sunt platiti in avans:

3) Se receptioneaza combustibilii ce au sosit fara factura. Cantitatea receptionata este de 250 litri, la pretul negociat de 5.000 lei/l., T.V.A. 19%.

- ulterior, la primirea facturii, inregistram urmatoarele:

4) Se inregistreaza factura primita de la ELECTRICA SA pentru energia electrica consumata pe luna ianuarie 2001, in valoare de 1.245.300 lei, cota de T.V.A. 19%.

5) Se inregistreaza consumul de apa al unitatii S.C. "ITS&CO" SRL pe luna ianuarie 2001, in valoare de 120.000 lei, T.V.A. = 19%.

6) Pe baza ordinului de plata, se inregistreaza plata obligatiei catre ELECTRICA SA, in valoare de 1.479.907 lei.

7) Se inregistreaza virarea, in contul unui furnizor, a sumei de 738.000, reprezentand avansul pentru executarea unor lucrari, la data de 20 ianuarie 2001.

8) La data de 12.02.2001, pe baza ordinului de plata si a extrasului de cont, se inregistreaza regularizarea relatiei cu furnizorul, valoarea totala a facturii fiind de 2.334.630 lei.

9) Se inregistreaza, pe baza facturii si a procesului verbal de receptie, achizitionarea unui mijloc de transport, in valoare de 96.000.000 lei, T.V.A. 22%.

10) Se inregistreaza, pe baza facturii, contravaloarea serviciilor prestate de ROMTELECOM, pe luna ianuarie 2001, in valoare de 5.504.540 lei.

11) Se inregistreaza aprovizionarea cu materii prime (lac pentru parchet) de la un partener extern, pretul exprimat in EUR; cursul euro la data importului este de 23.000 lei/EUR. Valoarea facturii externe este de 1.000 EUR. Valoarea in vama a marfii importate este 1.000 x 23.000 = 23.000.000 lei si un comision vamal de 2%, adica 460.000 lei. Taxe vamale nu s-au calculat deoarece unitatea a obtinut scutire de la plata taxelor vamale pentru acest import. TVA aferent importului este 23.460.000 x 19%, adica 4.457.400 lei. Factura furnizorului extern a fost achitata la 60 zile, in conditiile in care cursul a crescut la 24.000 lei/EUR.

a) aprovizionarea cu materii prime la cursul de 23.000 lei/EUR

T.V.A. si comisionul vamal este datorat bugetului de stat, ca urmare vom inregistra:

b) achitarea datoriei in dolari, la cursul efectiv de 24.000 lei/EUR

1.000 x 23.000  = 23.000.000 lei

1.000 x 24.000  = 24.000.000 lei

diferenta nefavorabila = 1.000.000 lei

12) Se emite un efect de plata, in valoare de 1.500 DEM, pentru un furnizor extern. Cursul oficial la acea data era de 12.000 lei/DEM.

13) La sfarsitul exercitiului pentru datoriile exprimate in devize, se vor inregistra in contabilitate diferentele de conversie, astfel:

-aferenta datoriei fata de furnizorul extern, pentru care s-a emis un efect de plata in valoare de 1.500 DEM, iar la sfarsitul exercitiului cursul este de 13.000 lei/DEM, rezultand o diferenta favorabila de 1.500.000 lei.

14) Se inregistreaza la scadenta onorarea efectului de plata pentru furnizorul extern, in valoare de 1.500 DEM, la cursul de 12.900 lei/DEM, fata de 12.000 lei /DEM, cursul din momentul primirii facturii.

15) Se inregistreaza primirea de materiale, in valoare de 5.000.000 lei, de la furnizori, ambalate in lazi, ambalajele fiind restituibile, valorand 600.000 lei, TVA 19%.

a) primirea materialelor:

b) concomitent se inregistreaza obligatia intreprinderii pentru ambalajele primite:

c) in cazul in care ambalajele nu sunt restituite, inregistram TVA aferenta ambalajelor considerate ca fiind cumparate:

17) Se inregistreaza biletul la ordin emis de catre un furnizor pentru achizitionarea unui mijloc de transport, in valoare de 114.240.000 lei:

18) La scadenta se inregistreaza onorarea biletului la ordin:

19) Se inregistreaza acordarea unui avans in devize unui furnizor extern, in valoare de 20.000 DEM, privind achizitionarea unui utilaj, la cursul de 12.850 lei/DEM. Valoarea totala a obligatiei este de 50.000 DEM. La momentul facturarii, cursul este de 13.000 lei/DEM.

a) acordarea avansului furnizorului:

20.000 D.M. x 12.850 lei/D.M. = 257.000.000 lei

b) achizitionarea utilajului la cursul din momentul facturarii:

50.000 x 13.000 = 650.000.000 lei

T.V.A. este datorata bugetului de stat:

c) plata diferentei de 30.000 DEM catre furnizor, la cursul de 13.000 lei/DEM, regularizarea avansului platit si inregistrarea diferentei favorabile de curs valutar, aferenta avansului acordat

(13.000 - 12.850) x 20.000 = 3.000.000

20) Pe baza procesului verbal incheiat intre S.C. "ITS&CO" SRL Oituz si S.C. "PA&CO International" SRL Oituz, se compenseaza sumele datorate intre unitati, dupa cum urmeaza:

- factura emisa de S. C. "ITS&Co" SRL Oituz, nr. 298.402/30.04.2001, cu suma de 100.862.136 lei;

- factura emisa de S. C. "PA&CO International" SRL Oituz, nr. 251.362/ 30.04.2001, cu suma de 100.862.136 lei:

2. Contabilitatea clientilor si a relatiilor asimilate acestora

Vanzarea de bunuri, prestarile de servicii, executarile de lucrari proprii activitatii intreprinderii se reflecta cel mai adesea in contabilitate, prin intermediul conturilor de clienti si asimilate. Clientii, ca structura in planul de conturi, reprezinta creantele fata de terti, determinate de vanzarea pe credit a bunurilor materiale, lucrarilor si serviciilor ce fac obiectul activitatii intreprinderii.

Inregistrarea in conturile de clienti se face pe baza facturii, ca document justificativ si este justificata de faptul ca plata efectiva a contravalorii bunurilor, lucrarilor si a serviciilor livrate sau prestate are loc, de multe ori, ulterior intocmirii facturii. Cu alte cuvinte, in conturile de clienti se reflecta dreptul intreprinderii de a incasa o anumita suma de bani de la partenerii individualizati.

Pe baza facturii, creantele se inregistreaza in contabilitate la valoarea de intrare in patrimoniu, care corespunde cu valoarea lor nominala, adica cu totalul de plata (valoarea in pret sau tarif negociat = TVA). In cazul in care se acorda reduceri comerciale, valoarea nominala este data de netul comercial, la care se adauga TVA.

In situatia in care se acorda clientilor si reduceri financiare, valoarea nominala a creantei este data tot de netul comercial, scontul acordat inregistrandu-se separat, ca si o cheltuiala financiara. Scontul va reduce, deci, valoarea creantei initiale, printr-o inregistrare ulterioara.

Creantele in devize se inregistreaza in contabilitate in lei, la cursul de schimb in vigoare la data efectuarii operatiunilor.

Diferentele de curs valutar, intre data inregistrarii creantelor in devize si data incasarii lor, se inregistreaza ca si venituri sau cheltuieli financiare, dupa cum diferentele sunt favorabile sau nefavorabile.

In ceea ce priveste valoarea de bilant, creantele vor figura la valoarea lor din contabilitate, adica la valoarea lor nominala, insa, aplicand principiul prudentei, se va constitui un "provizion" pentru deprecierea creantelor - clienti (cont 491), in situatia in care se prevede o pierdere posibila.

Stingerea creantelor fata de clienti se face prin incasarea contravalorii acestora, pe baza decontarilor cu numerar, fara numerar sau prin efecte comerciale.

Stingerea creantelor mai poate avea loc uneori prin prescriptie sau ca urmare a trecerii lor la clienti incerti sau litigiosi.

Vanzarile de bunuri si servicii genereaza creante fata de cumparatori, considerati clienti din operatii comerciale, a caror incasare urmeaza sa se faca in perioadele urmatoare.

Dupa modalitatea lichidarii creantelor, distingem:

creante din vanzari pe credit comercial, a caror incasare se face cu instrumente de decontare obisnuite;

creante din vanzari pe credit cambial, a caror incasare se face pe baza de efecte de comert de tip cambial.

Dupa scadenta creantelor distingem:

creante exigibile, al caror termen de incasare este indicat in documentele de livrare;

creante neexigibile, pentru vanzari ce nu sunt insotite de facturi si al caror termen de incasare se va preciza ulterior, la intocmirea facturii.

Contul care tine evidenta decontarilor cu clientii interni sau externi pentru produse semifabricate, materiale, marfuri etc. vandute, lucrari executate si servicii prestate pe baza de facturi, este contul 411 "Clienti".

Este un cont de activ, care inregistreaza in debit:

pretul de vanzare al marfurilor, produselor, semifabricatelor livrate, lucrarilor executate si serviciilor prestate, precum si taxa pe valoarea adaugata aferenta, prin creditul conturilor:

701 "Venituri din vanzarea produselor finite";

702 "Venituri din vanzarea semifabricatelor"

703 "Venituri din vanzarea produselor reziduale"

704 "Venituri din lucrari executate si servicii prestate"

705 "Venituri din studii si cercetari"

706 "Venituri din redevente, locatii de gestiune si chirii"

707 "Venituri din vanzari de marfuri"

708 "Venituri din activitati conexe"

4427 "TVA colectata"

4428 "TVA neexigibila pentru lucrari cu plata in rate"

valoarea bunurilor livrate sau serviciilor prestate evidentiate anterior in contul 418 "Clienti - facturi de intocmit";

la deschiderea exercitiului cu reluarea sumelor inregistrate la sfarsitul exercitiului ca diferente nefavorabile de curs valutar, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie-activ";

la sfarsitul exercitiului, cu diferentele favorabile de curs valutar rezultate in urma cresterii cursului valutar, aferent creantelor exprimate in devize, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie-pasiv";

contravaloarea creantelor reactivate, prin creditul contului 754 "Venitori din creante recuperate";

valoarea ambalajelor care circula in regim de restituire facturate clientilor, prin creditul contului 419 "Clienti-creditori".

In creditul contului se inregistreaza:

sumele incasate de la clienti in conturile de disponibilitati bancare sau in numerar, prin creditul conturilor: 512 "Conturi curente la banci" sau 531 "Casa";

contravaloarea efectelor comerciale acceptate si preluate in contul livrarilor sau prestatiilor facute, prin debitul contului 413 "Efecte de primit";

sumele datorate de clientii rau platnici, dubiosi sau cu care unitatea se afla in litigiu, prin debitul contului 416 "Clienti incerti";

contravaloarea bunurilor livrate, a lucrarilor executate si a serviciilor prestate, decontate pe seama avansurilor primite de la clienti prin debitul contului 419 "Clienti-creditori";

diferentele nefavorabile de curs valutar, stabilite la incheierea exercitiului, aferente creantelor exprimate in devize, prin debitul contului 476 "Diferente de conversie-activ";

preluarea la inceputul exercitiului a sumelor inregistrate in exercitiul precedent, ca diferente favorabile de curs valutar, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie-pasiv";

diferentele nefavorabile de curs valutar, constatate cu ocazia incasarii creantelor exprimate in devize, prin debitul contului 665 "Cheltuieli din diferente de curs valutar";

valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, primite de la clienti, prin debitul contului 419 "Clienti-creditori";

valoarea sconturilor acordate clientilor, prin debitul contului 667 "Cheltuieli privind sconturile acordate".

Soldul debitor al contului reprezinta sumele datorate de clienti, deci creantele fata de acestia, neincasate inca.

Contul 413 "Efecte de primit" din evidenta drepturilor de creanta stabilite pe baza de efecte comerciale. Contul 413 "Efecte de primit " este un cont de activ.

In debitul contului se inregistreaza:

sumele datorate de clienti, reprezentand valoarea efectelor comerciale acceptate: 411 "Clienti";

diferentele favorabile de curs valutar aferente creantelor datorate de clientii externi, a caror decontare se face pe baza de efecte comerciale, la inchiderea exercitiului, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie" - pasiv;

reluarea diferentelor de curs nefavorabile, aferente creantelor din conturile de clienti, inregistrate la inchiderea exercitiului, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie" - activ;

In creditul acestui cont se inregistreaza:

efectele comerciale primite de la clienti, prin debitul contului 511 "Valori de incasat";

reluarea diferentelor favorabile de curs valutar, aferente creantelor in devize, a caror decontare se face pe baza de efecte comerciale, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie" - pasiv;

diferentele nefavorabile de curs valutar, la lichidarea efectelor de primit in devize: 665 "Cheltuieli din diferente de curs valutar";

diferentele nefavorabile de curs valutar, aferente creantelor datorate de clientii externi, a caror decontare se face pe baza de efecte comerciale, la inchiderea exercitiului, prin debitul contului 476 "Diferente de conversie" - pasiv;

sumele incasate de la clienti prin conturile curente: 512 "Conturi la banci".

Soldul debitor al contului reprezinta valoarea efectelor comerciale de primit.

Daca la un moment dat apare situatia in care clientul nu mai poate sau nu mai vrea sa-si achite datoria integral, creanta respectiva va fi separata intr-un cont de "Clienti incerti" si va face obiectul constituirii de provizioane pentru depreciere.

Contul 416 "Clienti incerti" este un cont de activ, care tine evidenta clientilor incerti, rau platnici, dubiosi sau cu care unitatea se afla in litigiu.

Se debiteaza cu:

contravaloarea creantelor fata de clientii care se dovedesc rau platnici, dubiosi, incerti sau cu care unitatea se afla in litigiu, preluate in acest cont, prin creditul contului 411, "Clienti";

reluarea sumelor inregistrate ca diferente nefavorabile de curs valutar, la inchiderea exercitiului anterior, pentru creante incerte in valuta, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie - activ";

diferentele nefavorabile de curs valutar, aferente clientilor incerti sau in litigiu, la inchiderea exercitiului, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv".

Se crediteaza cu:

sumele recuperate, incasate in conturile de disponibilitati sau numerar, de la clientii incerti sau in litigiu, prin debitul conturilor 5121 "Conturi la banci in lei"; 5124 "Conturi la banci in devize"; 531 "Casa";

diferentele nefavorabile de curs valutar, rezultate la inchiderea exercitiului, aferente creantelor incerte sau in litigiu, exprimate in devize, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie-activ";

sumele trecute pe pierderi cu prilejul scaderii din evidenta a clientilor incerti sau in litigiu, inclusiv TVA aferenta: 654 "Pierderi din creante"; 4427 "T.V.A. colectata";

diferentele de curs valutar nefavorabile, rezultate ca urmare a incasarii unor creante in devize, ce figurau ca incerte sau litigioase, prin debitul contului 665 "Cheltuieli din diferente de curs valutar";

reluarea diferentelor favorabile de curs valutar, aferente creantelor datorate de clientii incerti sau in litigiu, inregistrate la inchiderea exercitiului, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie-pasiv".

Soldul debitor reprezinta sumele datorate de clientii dubiosi, incerti sau cu care unitatea patrimoniala se afla in litigiu.

Daca livrarea, prestarea serviciilor sau executarea lucrarilor s-au facut inainte de intocmirea facturii, creanta va fi reflectata in contul 418 "Clienti-facturi de intocmit", pana la aparitia efectiva a facturii, cand se face transferul in contul "Clienti".

Contul 418 "Clienti - facturi de intocmit" este un cont de activ".

Se debiteaza cu:

valoarea livrarilor de bunuri, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate catre clienti, aferente exercitiului in curs, pentru care nu s-au intocmit facturi, inclusiv TVA aferenta, prin creditul conturilor 701 ..708 si 4428 "TVA neexigibila";

diferentele nefavorabile de curs valutar constatate la inchiderea exercitiului, aferente creantelor in devize pentru care nu s-au intocmit facturi, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie-pasiv";

reluarea la inceputul anului a diferentelor nefavorabile de curs valutar inregistrate la inchiderea exercitiului precedent, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie - activ".

Se crediteaza in momentul facturarii bunurilor livrate anterior sau a serviciilor prestate anterior, prin debitul contului 411 "Clienti", precum si cu:

diferentele nefavorabile de curs valutar constatate cu ocazia facturarii, prin debitul contului 665 "Cheltuieli din diferentele de curs valutar";

diferentele nefavorabile de curs valutar aferente creantelor in devize, nefacturate pana la inchiderea exercitiului financiar prin debitul contului 476 "Diferente de conversie - activ";

reluarea la inceputul anului a diferentelor favorabile de curs valutar inregistrate la finele anului precedent, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv".

Soldul contului reprezinta valoarea bunurilor livrate, a serviciilor prestate sau a lucrarilor executate, pentru care nu s-au intocmit facturi.

Daca conturile din grupa 41, tratate pana in prezent, au fost de activ, reflectand creante din exploatare, contul 419 "Clienti - creditori" reda sumele primite sub forma de avansuri sau aconturi, deci datorii ale unitatii.

Livrarile de marfuri si produse insotite de ambalaj restituit vor fi tratate prin utilizarea contului 419 "Clienti-creditori", cont de pasiv, care in acest caz reprezinta obligatia intreprinderii de a rambursa clientului contravaloarea ambalajelor facturate, odata cu marfurile sau produsele, la inapoierea acestor ambalaje de catre client.

Contul 419 se crediteaza cu:

sumele incasate de la clienti sub forma de avansuri sau aconturi pentru livrari, executari sau prestari viitoare, prin debitul conturilor care arata modalitatea de incasare: 512 "Conturi curente la banci" si 531 "Casa";

valoarea ambalajelor care circula in regim de restituire, facturate clientilor, prin debitul contului 411 "Clienti";

diferentele nefavorabile de curs valutar, la inchiderea exercitiului, aferente avansurilor primite in devize si nedecontate inca, prin debitul contului 476 "Diferente de conversie - activ";

la inceputul anului urmator, cu reluarea sumelor reprezentand diferentele favorabile de curs valutar, inregistrate la sfarsitul anului precedent, prin debitul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv".

Se debiteaza cu:

valoarea avansurilor sau aconturilor primite, decontate clientilor pe seama livrarilor de bunuri, a prestarilor de servicii sau a executarilor de lucrari, facturate acestora, prin creditul contului 411 "Clienti";

diferentele favorabile constatate cu ocazia decontarii avansurilor in devize, prin debitul contului 765 "Venituri din diferente de curs valutar";

valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, primite de la clienti, prin creditul contului 411 "Clienti";

valoarea ambalajelor care circula in sistem de restituire, nerestituite de clienti, prin creditul contului 708 "Venituri din activitati diverse";

diferentele favorabile de curs valutar aferente avansurilor primite in devize si nedecontate pana la sfarsitul anului, prin creditul contului 477 "Diferente de conversie - pasiv";

reluarea, la inceputul anului a sumelor reprezentand diferentele nefavorabile de curs valutar inregistrate la sfarsitul exercitiului precedent, prin creditul contului 476 "Diferente de conversie - activ".

Soldul creditor al contului reprezinta datoriile unitatii fata de clienti pentru avansurile sau aconturile primite si nedecontate inca.

2.1. Provizioane pentru riscuri si cheltuieli in sfera relatiilor cu clientii

Respectarea principiilor contabile trebuie sa asigure o imagine fidela a patrimoniului. In legislatia romaneasca in domeniu se precizeaza ca datoriile si creantele se evalueaza, la intrarea in patrimoniu, la valoarea lor nominala.

Principiul prudentei implica luarea in considerare a oricaror deprecieri ale creantelor, astfel ca in documentele de sinteza trebuie sa apara si informatia corespunzatoare despre deprecieri, in scopul de a obtine date corecte, care sa reflecte valoarea reala a creantelor.

Valoarea de investire a creantelor este apreciata ca fiind valoarea probabila de incasat, numita valoare actuala. Ea poate fi mai mica decat valoarea de intrare, atunci cand recuperarea creantei este compromisa partial sau in totalitate. Cauzele acestor pierderi de valoare pot fi: refuzul total sau partial de plata, situatia financiara dificila a clientului. Atunci cand aceasta pierdere de valoare este reversibila, constatarea ei contabila se face prin conturile de provizioane.

Pierderea reversibila din creante se inregistreaza in cheltuieli.

Provizioanele pentru deprecierea creantelor se regasesc in conturile grupei 49 "Provizioane pentru deprecierea creantelor".

Concomitent cu constatarea caracterului incert al creantei si transferarea ei in contul 416 "Clienti incerti", se va proceda la constituirea unui provizion pentru deprecierea creantelor, cu suma probabila a pierderii. Provizionul constituit se va reflecta cu ajutorul contului 491 "Provizioane pentru deprecierea creantelor-clienti". Este un cont de pasiv.

Se debiteaza cu:

provizioanele constituite pentru clientii dubiosi, incerti sau aflati in litigiu, prin debitul contului 6814 "Cheltuieli de exploatare privind provizioanele pentru deprecierea activelor circulante".

Se crediteaza cu:

provizioane diminuate sau anulate, prin trecerea acestora la venituri, prin creditul contului 7814 "Venituri din provizioane pentru deprecierea activelor circulante".

Soldul creditor al contului reprezinta provizioanele constituite, aferente deprecierii creantelor din conturile de clienti.

In raport cu obiectul si sensul operatiilor de decontare cu clienti, la S.C. "ITS&Co" SRL Oituz se efectueaza inregistrarile:

Se inregistreaza vanzarea de produse finite (parchet triplustratificat), pe baza de factura, in valoare de 40.000.000 lei, T.V.A. 19%

2) Inregistrat livrarea de marfuri fara factura, pe baza avizului de insotire a marfii. Valoarea acestora este de 20.550.000 lei, T.V.A. 19%:

a) livrarea produselor:

b) ulterior, la intocmirea facturii, inregistram:

3) Se primeste de la un client un avans de 100.000.000 lei, in vederea livrarii de produse finite. Valoarea produselor finite in momentul livrarii este de 140.000.000 lei. Se acorda clientului o reducere comerciala (rabat) de 10%, datorita nerespectarii conditiilor de calitate din contract. Intrucat incasam clientul in mai putin de 15 zile de la intocmirea facturii, acordam si o reducere financiara de 2%:

a) primirea avansului de 100.000.000 lei

b) livrarea produselor si calculul reducerilor:

- valoarea produselor 140.000.000 lei

- rabat 10%  14.000.000 lei

- valoarea neta  126.000.000 lei

- TVA 19%  23.940.000 lei

Total de incasat 149.940.000 lei

c) incasarea valorii creantei, cu inregistrarea scontului acordat si regularizarea avansului:

- se inregistreaza scontul acordat, pe seama cheltuielilor financiare, diminuandu-se corespunzator si TVA de plata:

126.000.000 x 2% = 2.520.000

2.520.000 x 19% = 478.800

- incasarea efectiva si regularizarea avansului:

suma de incasat = 149.940.000 - 2.998.800 = 146.941.200 lei

4) Se livreaza la export produse finite in valoare de 10.000 DEM, cursul dolarului la data inregistrarii operatiunii este de 12.000 lei/DEM. Incasarea creantei se realizeaza la cursul de 12.100 lei/DEM;

a) livrarea produselor pe baza facturii la cursul de 12.000 lei/DEM

b) la incasarea creantei se inregistreaza si diferenta favorabila ca un venit financiar:

(10.000 x (12.100 - 12.000)) = 1.000.000 lei

5) Se vand marfuri in valoare de 30.000 DEM, la cursul de 12.900 lei/DEM.

a) livrarea produselor la cursul de 12.900 lei/DEM.

b) la incasarea creantei, diferenta nefavorabila influenteaza cheltuielile:

30.000 x (12.900 - 12.800) = 3.000.000 lei diferenta nefavorabila

6) La inchiderea exercitiului se inregistreaza urmatoarea situatie:

a) o creanta in dolari: la facturare cursul era de 27.500 lei/USD, iar la inchiderea exercitiului cursul este de 27.850 lei/USD. Valoarea nominala a creantei este de 10.000 lei/USD, iar diferenta favorabila este de (27.850 - 27.500) x 1.000 = 3.500.000 lei:

b) o creanta in marci germane: la facturare cursul era de 12.900 lei/DEM, iar la inchiderea exercitiului cursul este de 12.850 lei/DEM, valoarea nominala a creantei este de 30.000 DEM. Inregistram o diferenta nefavorabila de (12.900 - 12.850) x 30.000 = 4.500.000 lei.

In acest caz, conform principiului prudentei, se va inregistra si constituirea de provizioane pentru riscuri si cheltuieli, astfel:

7) La inceputul exercitiului urmator se reiau diferentele de conversie:

a) pentru creanta in dolari

b) pentru creanta in marci

8) se inregistreaza livrarea unor produse finite, in valoare de 120.000.000 lei, produsele sunt ambalate in paleti care urmeaza a fi restituiti. Valoarea ambalajelor este de 2.500.000 lei. T.V.A. 19%.

Concomitent, se inregistreaza si ambalajele:

caz a) restituirea ambalajelor la acelasi pret:

caz b) restituirea ambalajelor la un pret inferior de 2.000.000 lei

Inregistram T.V.A. aferenta, precum si descarcarea din gestiune:

9) Unitatea primeste la data de 15 ianuarie, in locul creantei sale fata de MOPAL SA Bistrita, un efect comercial prin care trasul REAL Comert Bucuresti urmeaza sa achite la 30 ianuarie suma de 499.035.000 lei:

10) Unitatea depune cu 10 zile inainte de scadenta (20 ianuarie) cambia la banca, pentru a fi incasata de la REAL Comert la 30 ianuarie. Confirmarea incasarii apare in extrasul de cont din data de 2 februarie:

11) Se inregistreaza scoaterea cambiei inainte de scadenta. Se prezinta cambia la banca spre scoatere, retinandu-i-se, pe langa comision, si o dobanda rata scontului) de 5%

a) remiterea cambiei la banca:

b) acordarea de catre banca, a creditului de scont de 5%, comision 2%:

12) S.C. "Duman Prod" SRL Galati datoreaza unitatii 10.464.000 lei (contravaloarea unor produse finite) si la sfarsitul exercitiului, datorita situatiei financiare nesatisfacatoare a acestuia, nu poate plati decat 8.000.000. Pretul include TVA.

a) separam creanta in contul de clienti incerti:

b) constituim provizioane pentru diferenta de 2.464.000 lei pentru care nu exista siguranta incasarii. Provizioanele se constituie fara a lua in calcul TVA.

13) In exercitiul urmator se incaseaza 10.000.000 creanta asupra S.C. "Duman Prod" SRL Galati

Concomitent se anuleaza provizionul constituit anterior:

14) Se constata la inventariere ca o creanta asupra SC "TRANSCODEX" SRL nu va mai putea fi recuperata. In acest caz se va trece valoarea ei de 2.550.000 fara TVA direct pe cheltuieli:

15) Se incaseaza de la un client extern un avans de 1.350 USD la cursul de 27.700 lei/USD in vederea livrarii de catre unitate a unei cantitati de parchet triplustratificat in valoare de 1.800 USD. Cursul de schimb al dolarului la data facturarii este de 27.900lei/USD.

a) incasarea avansului de la client:

b) livrarea produselor in momentul facturarii:

c) incasarea diferentei de 450 USD la cursul de 27.900 lei/USD, regularizarea avansului si a diferentei nefavorabile de curs valutar aferenta avansului in devize primit de la client: