Caracteristicile structurale ale organizatiilor (implicatiile psihosociale ale acestora)

Caracteristicile structurale ale organizatiilor (implicatiile psihosociale ale acestora)

- sunt variabile care dau imaginea asupra profilului psihosocial al sistemului analizat.

- toate implica activitate decizionala.

Marimea este tendinta naturala a oricarei organizatii de a se dezvolta prin extindere, implicand cresterea numarului de membri. Aceasta prima variabila are influente si asupra altor caracteristici cum ar fi complexitatea, formalizarea si extinderea. Astfel, cu cat numarul membrilor este mai mare , complexitatea organizatiei va creste , existand tendinta unei accentuate structuri pe verticala (cu tot mai multe niveluri ierarhice), paralel cu o diferentiere si specializare functionala tot mai mare la nivelul unor compartimente si subcompartimente. Specializarea va determina o mai mare autonomie in luarea deciziilor, ceea ce va afecta comunicarea pe orizontala si verticala, coerenta si flexibilitatea decizionala. Contracararea acestor efecte negative asupra performantei sistemului se realizeaza prin dezvoltarea compartimentelor de coordonare si control.

Alte consecinte ale marimii sunt legate si de puterea reala sau virtuala. Cresterea numarului de membrii si o mare extindere teritorial, conduc implicit la cresterea puterii reale sau virtuale. Astfel, pe fondul unei diminuari a controlului social in organizatii atentia se centreaza pe dezvoltare, extindere si organizare interna, neglijandu-se obiectivele initiale cu o valoare constitutiva. Persoanele aflate la nivelul conducerii superioare pot capata un mare grad de autonomie decizionala, iar cei de la niveluri ierarhice inferioare manifesta o disipare a sentimentului responsabilitatii.

Evaluarea marimii se calculeaza printr-un raport de valori:

- marimea absoluta = N = numarul total de membri ai organizatiei

sau

= Nx = numarul membrilor dintr-un compartiment X

- marimea relativa = N/ nr total de locuitori din cadrul unitatii teritoriale.

Complexitatea este data de gradul de diferentiere structurala si specializare functionala in raport cu natura obiectivelor constitutive.

Diferenta structurala= numarul de niveluri ierarhice, corelativ cu numarul de sectoare, sectii si compartimente pe fiecare nivel.

Diferentierea si specializarea functionala se refera la diviziunile pe care le impun activitatile de realizare optima a sarcinilor specifice fiecarei unitati structurale. Acestea implica gradul de diviziune a muncii, cat si densitatea relatiilor functionale dintre membri. In organizatiile cu un grad mare de complexitate si dificultate a sarcinilor controlul social este mult mai greu de realizat, crescand gradul de autonomie si puterea virtuala (elitism organizational).

Co = nc * sf * 100/ N

Co = gradul de complexitate organizationala, cu valori 0-1;

nc = numarul de compartimente structurale ale organizatiei date;

sf = gradul de saturare in legaturile functionale dintre compartimente = 2* nr /(nc* nc - nc);

nr = numarul real de legaturi functionale dintre compartimente;

N = numarul total de membri ai organizatiei.

Formalizarea exprima masura in care activitatea organizationala este reglata explicit de un sistem formal de reglementari si reguli comportamentale, corelativ cu modalitatile de impunere a acestora. Pentru fiecare tip de sarcina se poate stabili un nivel optim de formalizare a cadrului in care se desfasoara activitatile interne si externe ale unei organizatii. Cand organizatia este puternic formalizata poate capata caracteristicile negative ale unui sistem birocratic.

Efectele psihologice ale formalizarii:

- pentru membri: creeaza un spatiu de siguranta psihologica si profesionala, dar limiteaza drastic zona de initiativa si creativitate personala ; pe fondul accentuarii sentimentului de dependenta ierarhica, se constata o saracie a universului afectiv interpersonal, concurenta si competitia putand domina relatiile de colaborare si colegialitate.

- pentru cei din exterior: genereaza un sentiment de dependenta, neliniste si neputinta, pe fondul unei atitudini de respingere si contestare.

Intensitatea administrativa este raportul dintre marimea personalului de conducere, cel administrativ si cel de executie. Depinde de: marime, de nivelul de formalizare, de natura functiilor profesionale si sociale ale sistemului.

Valoarea optima a intensitatii organizationale se afla in zona raportului 1/2/7: 10% personal de conducere si control; 20% personal administrativ; 70% personal de executie.

Depasita sensibil aceasta valoare aduce de la sine efecte negative:

- scaderea eficientei activitatilor administrative si de conducere datorita suprapunerii atributiilor, transferului de responsabilitate, reducerea gradului de implicare personala;

- cresterea cheltuielilor materiale si a gradului de incarcare fizica a personalului de executie;

- aparitia unei tendinte de impunere a unor "activitati parazite", inutile pentru desfasurarea fireasca a activitatilor de baza, dar care au menirea de a justifica formal personalul suplimentar dintr-un sector sau altul.

Centralizarea exprima nivelul si gradul de concentrare a puterii, deciziei si controlului, in functie de configuratia structurala a organizatiei. In cadrul organizatiilor descentralizate deciziile se iau la nivelul unitatilor structurale componente, in organizatiile puternic centralizate deciziile se iau la nivelul ierarhic cel mai inalt, aici de o singura persoana sau de un numar foarte redus de persoane. Centralizarea excesiva are ca efecte dependenta membrilor de la periferia sistemului fata de cei din centru, ceea ce afecteaza gradul de implicare a celor dintai, pe fondul unei satisfactii reduse.

Gradul de centralizare determina efecte psihosociale atat la nivelul grupului central cat si la nivelul subalternilor.

La nivelul sistemelor descentralizate coerenta, continuitatea si eficienta generala a activitatii sunt de regula mai reduse, aceasta carenta poate fi compensata in anumite conditii prin: implicarea personala a membrilor, o motivare puternica a acestora si un nivel mai inalt de creativitate si flexibilitate organizationala.

La nivelul sistemelor puternic centralizate se asigura o inalta coerenta actionala, o mai buna coordonare a eforturilor si o mai prompta concentrare pe sarcinile imediate, insa toate acestea pe fondul unei implicari mai reduse a membrilor , simtindu-se derobati de raspunderea deciziei.

Din punct de vedere al eficientei nu putem vorbi de superioritate nici unuia dintre aceste doua sisteme, depinde de gradul de centralizare recomandat tipului de organizatie si de context organizational.

Extinderea exprima gradul de acoperire spatiala a unui teritoriu in care o organizatie este indreptatita sa-si desfasoare activitatea. Se iau in considerare sectoarele urbane, localitatile rurale si urbane, judetele sau procentul de acoperire din suprafata intregii tari. Cel mai adesea, acest indicator se utilizeaza corelativ cu cel referitor la marime.

Activismul exprima proportia si intensitatea activitatilor specifice desfasurate de personalul unei organizatii, corelativ cu gradul de implicare a organizatiei in viata sociala. Acest indicator este important pentru luarea deciziilor si desfasurarea diferitelor activitati din cadrul organizatiei. Discrepante mari intre nivelul de activism din cadrul diferitelor compartimente pot genera efecte psihosociale negative: conflicte interpersonale si intergrupale, reprosuri la adresa conducerii, tendinta de implicare in activitati colaterale sau parazite a celor cu solicitare redusa, epuizare fizica si psihica a celor suprasolicitati, etc.

In functie de natura activitatilor specifice se pot stabili categorii de timpi optimi: pregatirea si planificarea activitatii de baza, realizarea nemijlocita a sarcinilor, relaxare, contacte psihologice interpersonal, informare generala, etc.

Timpul nemijlocit consumat pentru rezolvarea sarcinilor trebuie sa fie intre 60% si 90%. Sub aceasta limita exista tendinta dezimplicarii progresive, iar peste aceasta limita apar efectele negative legate de suprasolicitare fizica si psihica.

Deschiderea reprezinta un indicator calitativ al tipului de relatii existente intre organizatie si mediul social extern. Se are in vedere masura explicitarii in exterior a obiectivelor organizatiei, transparenta strategiilor de realizare a sarcinilor, a politicilor de personal si a normelor interne de functionare, accesibilitatea informatiei referitoare la viata interna a organizatiei, capacitatea de influentare externa a deciziilor si politicilor interne, modul de numire a liderilor, concordanta dintre normele interne si cadrul legislativ general, specific statului pe teritoriul caruia isi desfasoara activitatea organizatia respectiva s.a.

Permeabilitatea unei organizatii produce importante efecte psihosociale in plan intern si extern afectand capacitatile creatoare ale membrilor, initiativa si spiritul lor de independenta.