Climatul unei negocieri

Crearea climatului

In cadrul oricarei negocieri este necesara asigurarea unui anumit climat (atmosfera).

Climatul unei negocieri poate sa fie dificil, intrasigent, incordat. O alta negociere poate fi impulsiva, intortocheata, indelungata. La alte negocieri climatul poate fi cald, prietenos si creativ; sau poate fi rece, formal, precis.

Negociatorii recunosc usor diferentele de climat, dar de multe ori sunt nedumeriti in privinta modului de a actiona.

In acest curs vom cauta sa se raspunda la urmatoarele intrebari:

Unde si cum se creeaza climatul?

Ce putem face noi in aceasta privinta?

Ce se poate invata din modul in care Ceilalti incep negocierile?

Perioada critica

Perioada critica in formarea climatului este scurta, foarte scurta. Ea poate fi chiar la nivelul secundelor, dar in mod sigur nu este mai mare de cateva minute.

Atitudinea adoptata de catre parti poate fi la randul ei calda sau rece, cooperativa sau suspicioasa, de colaborare sau defensiva. Ritmul in care se vor desfasura negocierile va fi alert sau letargic. Modul in care decurg discutiile - care este ordinea in care se vorbeste si cat de mult, se stabileste tot in aceasta perioada. De asemenea tactica urmarita de fiecare dintre parti devine vizibila si poate fi recunoscuta de Ceilalti.

Evident, o anumita dezvoltare a climatului va avea loc si in timpul negocierilor propriu-zise, dar cel stabilit in primele momente ramane de o importanta capitala. El va forma nivelul in jurul caruia vor fi unele oscilatii, dar nu va avea loc nici o modificare semnificativa in sens pozitiv. (In mod exceptional, daca negocierile cunosc o turnura dramatica, pe care partile reusesc sa o depaseasca, se va putea restabili ulterior un climat cooperativ, dar in acest moment nu ne ocupam de o asemenea evolutie a situatiei. Aceasta se va face mai tarziu.)

Totusi, chiar daca s-a stabilit un climat pozitiv, acesta se poate determina ulterior, si pentru a impiedica aceasta, este necesara parcurgerea unor pasi precisi in timpul negocierilor.

Cheia obtinerii unui climat corespunzator ramane insa legata de ceea ce s-a intamplat in momentele initiale. Pentru aceasta este foarte importanta o analiza atenta si corecta a ceea ce se petrece in momentele de inceput si modul in care putem genera un climat propice tratativelor.

Procesul crearii climatului

Mai intai vom lua in considerare ceea ce se intampla in mod uzual atunci cand cele doua parti se intalnesc. prima oara pentru a negocia.

La inceput, negociatorii se intalnesc si se saluta. Dupa unul, doua minute - perioada in care au loc discutii de convenienta - partile se aseaza la masa tratativelor, incepand discutiile despre afaceri.

De fapt, in acest moment creierul a receptionat deja un numar de semnale mai mare decat poate inregistra. El a inregistrat modul in care Ceilalti au intrat - si anume elementele non-verbale ale contactului vizual, pozitia si gesturile. A fost deja influentat de ritmul si caracteristicile miscarilor, de ritmul utilizat in discutie. De asemeni, este influentat si de subiectele abordate in cursul discutiilor anterioare (daca acestea au existat). Acestea sunt impulsuri deja inregistrate in subconstient si interpretate ulterior.

Influentarea climatului

Climatul optim ar trebuie sa fie:

cordial,

de colaborare,

vioi,

propice afacerilor.

Deschiderea negocierilor

Dorind sa ajunga la o intelegere, cele doua parti au stabilit (speram) o atmosfera cordiala si vioaie si s-a creat un teren fertil pentru dezvoltarea afacerilor si a negocierilor. Ce vom face acum?

Ne vom deplasa catre o alta etapa importanta a negocierilor in care se vor determina rapid directia de evolutie si posibilitatile de dezvoltare al procesului de negociere, fie explicit, fie prin precedentele stabilite in aceasta foarte importanta perioada.

Pentru a obtine negocieri creative, vom cauta sa raspundem in acest curs la urmatoarele intrebari:

De ce este atat de importanta aceasta perioada?

Ce dorim sa realizam?

Cum vom proceda?

Cina va conduce procesul negocierii?

De ce este atat de importanta aceasta perioada?

In primul rand aceasta perioada este importanta deoarece energia si concentrarea sunt in mod natural la un nivel inalt la inceputul oricarei activitati.

Va exista o perioada de timp la inceput, in care fiecare va fi foarte concentrat, cautand sa inteleaga cat mai bine actiunile partenerilor. Energia si concentrarea acestui moment se vor deteriora rapid. Dupa o perioada in care persoanele stau impreuna, atentia si concentrarea incep sa slabeasca si fiecare va omite unele mesaje sau chiar nu va observa fapte importante. Dar pentru o perioada scurta de timp ne asteptam la o concentrare maxima.

In al doilea rand, importanta perioadei consta in faptul ca subiectele deschiderii vor fi stabilite tot acum. Alegerea acestora si forma in care vor fi discutate va stabili un precedent pentru modul in care vor fi abordate si subiectele urmatoare; astfel modelul negocierii se poate stabili in primele 2-3 minute. Iar acesta, odata stabilit, este dificil de modificat. In aceasta etapa este usor de ales subiectele de discutie si de creat conditiile pentru tratativele ce vor urma intre parti.

In al treilea rand, aceasta perioada este importanta datorita atitudinilor ce vor fi formate acum. Fiecare parte va primi semnale despre ceea ce se spune si face cealalta parte, formandu-si pareri despre caracterul Celorlalti si modelandu-si in consecinta comportamentul. In aceasta etapa partile sunt atente la orice ar putea fi interpretat ca semn de agresiune si vor deveni fie defensive, fie vor trece la contraatac.

In al patrulea rand se va stabili "ordinea interventiilor", adica ordinea in care se va interveni in discutii. Pentru a face o comparatie plastica, intr-o curte gainile isi recunosc uneia alteia prioritatea in a ciuguli porumbul. Nu este clar cum se stabileste aceasta ordine, dar este sigur ca gainile o recunosc si o respecta. Evident, oamenii nu sunt gaini, dar sunt foarte sensibili la ordinea in care intervin, si in mod particular la ordinea stabilita inaintea negocierilor propriu-zise.

Acestea sunt, deci, cateva din motivele pentru care aceasta perioada a miscarilor de deschidere este foarte importanta atunci cand negociatorii s-au asezat la masa tratativelor. Un bun negociator trebuie sa poata obtine un avantaj in aceasta perioada. Pentru aceasta el va trebuie sa-si cunoasca foarte bine obiectivele si metodele ce pot fi utilizate.

Obiectivele deschiderii

In acest moment al negocierilor, obiectivul este de a stabili o intelegere comuna. Scopul nostru este acum de a demara negocierile intr-o directie ce face posibil un avantaj maxim pentru ambele parti.

Presupunem ca deja s-a stabilit o atmosfera cordiala si vioaie, iar acum va fi necesar sa se stabileasca:

v       o atmosfera propice afacerilor;

v       o sincronizare a partilor care va conduce direct la nucleul negocierilor;

v       un proces de cooperare inca din primul moment al negocierilor;

v       o buna intelegere a secventei de activitati ce pot fi anticipate de catre ambele parti;

v       continuarea si dezvoltarea ritmului stabilit anterior.

Metode utilizate in procesul de deschidere

Pentru a face o mai buna descriere a modului in care trebuie actionat in acest moment este necesar sa se distinga cele trei dimensiuni ale unei negocieri. Acestea sunt:

continutul;

procedurile;

interactiunile personale.

Continutul da gama subiectelor ce vor fi abordate. De exemplu, in negocierea contractelor din domeniul petrolier, continutul va fi dat de stabilirea calitatii petrolului, a cantitatii, a modului si termenele de livrare, a modului de plata etc. In cele bancare, continutul este dat de bani, adica sumele necesare, durata imprumutului si returnarea acestuia. Intr-o negociere din constructiile de masini acesta va fi dat de specificatiile tehnice, controlul calitatii, pretul, livrarea sau termenele aferente. In negocierile contractelor de munca (fie cu sindicatele, fie cu persoane individuale) se vor include termenii in care se face angajarea, salariile sau recompensele ce vor fi acordate, atributiile de serviciu s.a.m.d.

Prin procedura vom face planificarea si controlul intalnirii, pregatirea mediului in care se vor desfasura tratativele si a subiectelor ce vor fi discutate, a modului in care vor decurge discutiile in continuare.

Interactiunile personale vor da modul in care persoanele implicate in negociere interactioneaza una cu cealalta, modul in care personalitatile lor intra in colaborare sau in conflict, maniera in care influenteaza negocierile una dintre parti si reactiile pe care cealalta parte le poate avea. Aceste elemente sunt valabile atat pentru negocierile individuale cat si pentru cele in echipa.

Negociatorii ce vin in contact trebuie in primul rand sa se adapteze unii cu ceilalti ca oameni, si in al doilea rand sa adopte o anumita procedura in ceea ce priveste discutiile ce vor urma. Vor fi nesiguri si nu se vor simti in siguranta daca se avanta in discutiile de deschidere fara a avea o imagine clara a ceea ce se doreste a fi obtinut si in ce mod.

Utilizand termenii descrisi anterior, prima operatie necesara priveste dimensiunea interactiunilor personale si obtinerea unui bun climat de negociere. Apoi este necesar a se lucra asupra procedurilor ce vor fi urmate inainte de a se intra in abordarea continutului.

Sa plecam de la momentul initial, in care partile sunt inca in picioare. Pentru a se face trecerea de la relatiile personale la o atmosfera de afaceri, partile se deplaseaza catre locurile pe care se vor aseza pentru perioada de topire a ghetii. Imediat chiar, actiunile alese pot confirma ritmul vioi ce este cautat. Vom avea o foarte scurta perioada (poate chiar 10 secunde) in care persoanele vor sta jos si isi vor aranja hartiile - aceasta este pauza necesara prin care se poate intra in noua dimensiune, cea a afacerilor - dar nu trebuie sa fie o intarziere prea mare sau o ezitare inainte ca primul comentariu sa aiba loc. Aceasta pauza isi are influenta sa in ritmul in care vor decurge in continuare negocierile. Astfel vom avea ritmul in care prima persoana va vorbi, ritmul in care i se va raspunde, ritmul in care se va face comentariul introductiv.

Vom trece in revista pe scurt elementele de care avem nevoie pentru a obtine o atmosfera pozitiva. Nu este neaparat necesara o perioada foarte mare pentru discutia cordiala introductiva a topirii ghetii, altfel aceasta poate conduce la pierderea regretabila a unor posibilitati de dezvoltare a discutiilor. In acest moment insa, este necesara formarea unor idei clare despre ceea ce vrem sa facem si modul in care se doresc a fi facute aceste negocieri.

Unde va fi pus accentul in continuare?

De regula, exista 4 subiecte ce vor fi acoperite in acest stadiu al discutiilor: scopul, planul, durata si personalitatile negocierii.

Scopul va da motivul pentru care partile s-au intalnit. El poate unul sau mai multe din urmatoarele:

Explorativ - pentru a descoperi care pot fi interesele comune.

Creativ - in acest caz scopul este de a identifica posibilitatile profitabile pentru ambele parti.

Prezentarea sau clarificarea situatiei si intrebarile la care se va raspunde pentru aceasta.

O intelegere de principiu.

O intelegere in ceea ce priveste unele detalii specifice.

Ratificarea unei intelegeri negociata anterior.

Revederea evolutiei situatiei si a planurilor.

Calmarea unei dispute etc.

Planul este dat de agenda intalnirii, adica subiectele ce vor fi discutate si ordinea in care cele doua parti le vor aborda.

Durata va indica timpul estimat ca fiind necesar negocierii precum si ritmul in care cele doua parti vor muta.

Personalitatile sunt date de structura interna a persoanelor din fiecare echipa - respectiv ce sunt, ce fac si ce pot face acestea pentru ca intalnirea sa devina semnificativa.

Aceste elemente, si in special primele trei - scopul, planul si durata negocierii - sunt subiecte ce trebuie pregatite efectiv inainte de intalnire.

Inceperea procesului de deschidere

Elementele prezentate anterior sunt subiecte ce vor fi acoperite in primele cateva momente. Modul in care acestea vor fi introduse este de asemenea foarte important. Metodele folosite creeaza imediat un sens al intelegerii si dezvoltarea naturala a negocierilor catre o intelegere comuna. Din nou, practica este simpla. Trebuie sa se introduca cuvantul "intelegere" intr-un context in care cealalta parte in mod sigur o va accepta. De exemplu:

"Putem stabili mai intai o intelegere in ceea ce priveste procedura? Mi-ar placea sa cautam impreuna subiectele pe care doriti sa le discutam in aceasta dupa-amiaza si modul in care doriti sa le facem. Va convine acest program"

Imediat s-a dat un sens intalnirii - acela de a discuta despre o intelegere, prin formularea unei intrebari ce poate avea raspunsul: "Da, sunt de acord."

Acum trebuie sa se stabileasca atat procedura cat si sensul intelegerii. Aceasta o putem face printr-un dialog de genul urmator:

"Ei bine, noi vedem aceasta intalnire ca fiind pur exploratorie - doar pentru a schimba informatii despre pozitiile pe care ne aflam. Este ceea ce v-ati propus si dumneavoastra?"

"Noua ne-ar placea sa schimbam cateva cuvinte si apoi sa trecem la urmatorul pas. Ne-ar conveni ca discutiile sa fie canalizate spre domeniul in care vom face afaceri impreuna."

"Bineinteles, vom fi bucurosi sa o facem la momentul potrivit. Va convine ca intalnirea noastra sa dureze aproximativ o ora?"

"Excelent!"

"Bine, atunci va propun sa discutam cam 40 de minute despre situatia in care ne aflam. Apoi, putem inca 20 de minute, sa incercam sa descoperim care sunt posibilitatile de a ne situa pe pozitii comune."

Si asa mai departe, stabilind astfel procedura de deschidere ce va fi urmata, continutul, durata si planul discutiilor. Urmand regula stabilita, relevarea celui de-al patrulea element urmarit - personalitatile - se face prin relevarea rolului fiecaruia si a intereselor dominante.

Dar, inainte de aceasta, ne intoarcem si insistam pe sensul ce va fi dat intelegerii:

"O.K., atunci suntem de acord cu scopul acestei intalniri, cu ritmul in care vom lucra, precum si cu calea pe care vom merge. Primul pas am dori sa fie prezentarile. Imi permiteti sa incep?"

Astfel, negocierile vor incepe cordial si colaborativ - prin utilizarea celui de-al patrulea element, personalitatea (prin prezentarile ce se vor face), ca un pod de legatura cu substantivul intelegere, cuvant cheie ce a fost introdus initial

Cine va conduce discutiile

Oamenii sunt foarte sensibili la folosirea fortei, la puterea detinuta de Cealalta parte, iar negociatorii sunt sensibili (in particular) la ordinea in care se ia cuvantul ("ordinea interventiilor") in momentele deschiderii. Problemele ce apar acum sunt:

cine va vorbi primul?

cine va propune planul negocierilor?

cum se va distribui timpul de vorbire intre cele doua parti?

Cateva sugestii despre modul de abordare a acestor subiecte sunt prezentate in continuare:

Se va utiliza dialogul. Timpul in care se vorbeste si cel in care se asculta propunerile partenerilor trebuie sa fie aproximativ egal, cu exceptia cazului in care s-a stabilit o procedura in care una din parti conduce discutiile, deci va vorbi mai mult.

Se vor formula intrebari si raspunsuri concise. In procedurile de deschidere interventiile trebuie sa fie scurte si interactive, nu secvente de monologuri lungi pentru fiecare parte.

Vom fi concesivi si vom oferi ample posibilitati Celorlalti de a face comentarii, de a lua initiativa. Aceasta se va face cat mai curand posibil, punand intrebari adecvate si sustinand permanent obtinerea unei intelegeri.

Vom fi agreabili si cat mai rezonabili posibil in cursul procedurii de deschidere, aproband sugestiile partenerilor. A aproba este in mod obisnuit mai productiv decat a introduce puncte de vedere conflictuale.

Utilizand aceste sugestii, preocuparea in legatura cu ordinea in care se vorbeste poate fi redusa la maximum. Chiar de la inceput, imediat dupa ce partile s-au asezat, trebuie sa se impuna un start vioi discutiilor. Aceasta nu se va intampla daca partile stau si asteapta ca Ceilalti sa inceapa primii si de aceea este necesar ca cineva sa preia conducerea discutiilor.

Evident, daca vizitatorii nu se ofera rapid sa conduca discutiile, este de datoria gazdelor sa puna o intrebare de genul: "Ce spuneti, ne putem intelege mai intai privinta procedurii ce o vom urma?".

Utilizarea deschiderii

Deschiderea sugerata anterior acopera toate elementele amintite: scopul intalnirii, planul, durata acesteia si personalitatile. In general, o asemenea abordare se poate folosi in aproape toate cazurile.

Chiar atunci cand baza negocierilor a fost stabilita in corespondentele preliminare este foarte important ca ambele parti sa aiba acelasi scop, plan si sa estimeze aceeasi durata pentru negocieri. Aceste aspecte vor ramane in afara negocierilor propriu-zise, dar este esential ca ele sa existe in constiinta fiecaruia. Stabilirea spiritului de colaborare si intelegere se va face tot in acest moment.

Aceste elemente se pot aplica si in cazul in care una dintre parti incearca sa forteze un alt inceput pentru tratative. Se mai poate intampla ca una din parti sa inceapa negocierile abordand cu entuziasm o directie particulara. Poate fi lasata sa mearga pe aceasta cale, dar mai intai este bine sa se stabileasca exact de ce are loc intalnirea si cum se poate conlucra.

Un negociator experimentat nu va sovai sa intrerupa o asemenea deschidere. De exemplu, atata timp cat se sta jos, iar Ceilalti incep prin a aborda direct problemele de afaceri ("Am dori sa aruncam o privire asupra preturilor, si am dori sa facem cateva."), atunci probabilitatea ca negocierile sa inceapa cu o amenintare este foarte mare. Aceasta va conduce la o neintelegere de cel putin cateva minute. Atunci cand tindem catre o intelegere comuna aceste fapt trebuie prevenit, si va fi esential ca partenerul sa fie intrerupt: "Scuzati-ma un moment, dar putem incepe prin a stabili procedura? Impresia mea este ca ne-am intalnit pentru a ajunge la un acord de principiu. Este ceea ce doriti si dumneavoastra?". Si asa mai departe - insistand sa se stabileasca cele 4 elemente ale procesului de deschidere si obtinerea unei intelegeri.

Controlul strategiei

In aceasta etapa este nevoie sa se controleze strategia urmata. Scopul nostru este acum de a obtine negocieri colaborative, iar aceasta abordare este destinata sa impinga lucrurile mai departe in aceasta directie.

Deschiderea da noi posibilitati de a observa daca Ceilalti sunt sau nu interesati in a colabora. In acelasi timp si partenerii vor putea observa intentiile noastre de colaborare. Din comportamentul lor se va desprinde noi semnale asupra intentiilor pe care le au, iar daca refuza cooperarea ce le-a fost propusa la inceputul intalnirii, atunci se poate presupune ca nu vor coopera nici pe parcursul negocierilor. Negocierile adoptate de aceasta parte vor fi doar in avantajul ei si de aceea este necesara adoptarea unei contra-strategii de raspuns. Comportamentul Celorlalti va fi si el unul modificat, din unul inclinat catre intelegere catre unul in care se va incerca obtinerea de cat mai multe avantaje.

Dar nu intotdeauna Ceilalti vor arata semnale puternice de conflict. In schimb vor arata dificultati in a stabili o abordare comuna, constructiva.

Multi oameni cred ca negocierile sunt o forma de razboi; tocmai de aceea este necesar sa se impinga negocierile catre o forma colaborativa. Daca vom utiliza cu succes aceasta tehnica pentru deschiderea unei negocieri cooperative, atunci s-au creat o multime de posibilitati pentru buna continuare a acesteia.

Mai mult, inca nu s-a ajuns la etapa in care sa fim obligati sa alegem intre o strategie cooperativa si una agresiv-defensiva. Inca mai exista posibilitatea de a testa intentiile Celorlalti si de aceea, pentru moment, vom continua prin a fi rezervati.

Se poate intampla, insa, sa se observe la Ceilalti un semnal de batalie chiar daca noi vom adopta o strategie cooperanta.

Raspunsul nostru trebuie sa fie in prima instanta unul cooperativ. Abia dupa ce s-au epuizat toate mijloacele posibile pentru stabilirea unei cooperari se va declansa razboiul.

Rezumat

In aceste curs se prezinta mutarile ce trebuie efectuate in deschiderea negocierilor pentru a obtine o atmosfera propice afacerilor. Acestea sunt:

Se va folosi in mod pozitiv puterea momentelor de deschidere.

Se va acoperi intreg procesul - de ce suntem aici, ce trebuie facut, cat timp si cu ce viteza, cine este acolo - adica cele 4 elemente ale deschiderii: scopul, planul, durata si personalitatile.

Se vor accentua elementele intelegerii dorite inaintea negocierilor propriu-zise.

Se va stabili cu partenerii un plan comun de abordare a problemelor.

Se va rezolva problema sensibila a "ordinii interventiilor" printr-un dialog interactiv, si un comportament concesiv si rezonabil.

Se va utiliza aceasta abordare ca pe o rutina: continuand sa o utilizam chiar daca momentele preliminarii arata ca Ceilalti ar dori sa urmeze o cale diferita.

Adoptand cele de mai sus, vor rezulta:

Un sentiment imediat de intelegere si cooperare.

Posibilitatea obtinerii de bune rezultate si a unei intelegeri comune.

O mai buna intelegere a ceea ce se doreste a fi facut.

Un mod comun de a gandi si un plan de actiune comun care mai tarziu va fi utilizat pentru a netezi complexitatea negocierilor.

Noi posibilitati de a verifica daca si Ceilalti au interese comune de a ajunge la o intelegere.

Dezvoltarea ulterioara a climatului, de la unul anxios la unul cordial, cooperativ, vioi si propice afacerilor.