| CATEGORII DOCUMENTE |
| Comunicare | Marketing | Protectia muncii | Resurse umane |
Comunicare
Nici un om nu ar vorbi atat de mult in societate daca ar sti cat de des ii intelege gresit pe ceilalti . - Johann Wolfgang Von Goethe
Majoritatea problemelor care apar in cadrul organizatiilor sunt rezultatul direct al esecului in comunicare, care creeaza o stare de confuzie si poate duce la esecul unui plan bun. Comunicarea include schimbul si transferul de informatii intre oameni. Ea implica un emitator care transmite o idee unui destinatar. Comunicare eficienta exista numai atunci cand destinatarul intelege exact informatia sau ideea pe care emitatorul doreste sa o transmita.
Studiul procesului de comunicare este foarte important - prin acest proces oferiti coaching, coordonati, consiliati, directionati, evaluati, supervizati. Lantul intelegerii este cel care integraza membrii unei organizatii, din varf pana la baza, de la baza pana la varf, dintr-un capat in celalalt.
Ce implica procesul de comunicare?
Ideea - La inceput, informatia exista in mintea emitatorului. Pooate fi un concept, o idee, o informatie sau un sentiment.
Codul - Apoi, mesajul este trimis destinatarullui in cuvinte sau in alte simboluri.
Decodarea - Destinatarul traduce apoi cuvintele sau simbolurile intr-un concept sau o informatie.
Cand se transmite mesajul, destinatarul primeste doua procese - continutul si contextul.
Continutul reprezinta cuvintele sau simbolurile din mesaj, cunoscute sub numele de limbaj - cuvinte vorbite sau scrise combinate in fraze corecte din punct de vedere gramatical si semantic. Toti folosim si interpretam sensurile cuvintelor in mod diferit, prin urmare chiar si un mesaj simplu poate fi gresit inteles. Si pentru ca lucrurile sa fie si mai complicate, anumite cuvinte au mai multe intelesuri.
Contextul este modul in care mesajul este transmis si este cunoscut sub numele de "paralimbaj" -tonul vocii, privirea din ochii emitatorului, limbajul corpului, gesturile, starea de spirit (suparare, teama, nesiguranta, incredere etc). Paralimbajul face ca mesajele sa fie intelese gresit, caci ni se pare ca vedem mai mult decat auzim; avem mai multa incredere in comportamentul nonverbal decat in cel verbal.
Multi lideri cred ca au comunicat daca au spus cuiva sa faca ceva: "Nu stiu de ce nu este gata treaba. I-am spus lui Jim sa se ocupe de ea." Mai mult ca sigur, Jim a inteles gresit mesajul. Un mesaj NU este comunicat decat daca a fost inteles de destinatar. Cum veti sti daca a fost inteles? Prin comunicarea bilaterala sau feedback. Feedback-ul ii spune emitatorului ca destinatarul a inteles mesajul, nivelul de importanta al acestuia si ce anume trebuie facut cu el. Comunicarea este un schimb, nu functioneaza doar intr-un sens, deoarece toate partile trebuie sa participe pentru a completa schimbul de informatii.
Orice stanjeneste intelegerea mesajului este o bariera in comunicare.
Nu exista lucru atat de simplu incat sa nu poata fi inteles greseit. - Jr. Teague
Filtrarea informatiei
Exista bariere fizice si psihologice care opresc fluxul comunicarii. Aceste bariere pot fi vazute ca niste filtre: mesajul pleaca de la emitator, trece prin filtre, apoi este auzit de destinatar.
Cultura, formatie si predispozitie - Lasam experientele prin care am trecut sa modifice sensul mesajului. Cultura, formatia pe care o avem, predispozitia pot avea un rol pozitiv, caci prin ele folosim experientele prin care am trecut pentru a intelege situatiile noi, dar pot avea si un rol negativ, caci schimba sensul mesajului intervenind in procesul de comunicare.
Zgomot - Zgomotul produs de echipament sau de mediu impiedica o comunicare clara. Emitatorul si destinatarul trebuie sa fie ambii capabili sa se concentreze asupra mesajelor pe care si le trimit.
Noi insine - Daca ne concentram asupra propriei persoane mai degraba decat asupra celuilalt, putem provoca confuzii si conflicte. "Generatia Eu" trebuie uitata daca vrem sa avem o comunicare eficienta. Iata cateva cauze: suntem in defensiva (ni se pare ca suntem atacati), superioritatea (ni se pare ca stim mai mult decat celalalt), orgoliul (ni se pare ca suntem centrul activitatii).
Senzatii, pareri - Daca avem senzatia ca cineva vorbeste prea repede, nu este fluent, nu articuleaza bine cuvintele, nu il mai ascultam. De asemenea, capcaitatea noastra de ascultare poate fi afectata de pareri preconcepute - de pilda, ascultam fara sa cartim cand vorbesc superiorii, dar nu suntem atenti cand cel care ne vorbeste are o pozitie inferioara.
Mesaj - Ne pierdem atentia cand ne concentram pe realitati si nu pe idee. Sistemul educationale nu face decat sa intareasca aceasta problema, fortandu-ne sa dam tot felul de teste si de chestionare. Daca un cuvant este folosit in alt mod decat cel pe care il cunoastem, atunci apar neintelegerile semantice. De pilda, daca cineva spune "chairman" in loc de "chairperson", va veti concentra asupra cuvantului si nu asupra mesajului.
Mediu - Luminile puternice, o persoana atragatoare, locuri neobisnuite, orice alte stimulente pot distrage atentia de la mesaj.
Parerile gresite - Ni se pare de la sine inteles faptul ca impulsul de a trimite informatii utile este automat. Nu este adevarat! Adeseori, credem ca o anumita informatie nu le este utila celorlalti sau ca ceilalti o cunosc deja.
Stres - Oamenii vad lucrurile in mod diferit cand sunt stresati. Ceea ce vedem si credem la un moment dat este influentat de modelele noastre psihologice de referinta -convingeri, valori, cunostinte, experiente, teluri.
Ascultarea poate fi cel mai puternic instrument de comunicare! Nu uitati sa o folositi!
Auzirea si ascultarea nu sunt catusi de putin echivalente. Prin auz percepem sunetul - act involuntar, care se refera la receptarea stimulilor acustici. Ascultarea este o activitate selectiva, care implica receptarea si interpretarea stimulilor acustici si decodificarea sunetului in sens.
Ascultarea se imparte in doua mari categorii: pasiva si activa.
Ascultarea pasiva inseamna putin mai mult decat auzirea. Are loc atunci cand destinatarul mesajului nu este foarte motivat sa asculte atent - pentru muzica, povesti, televizor, sau cand doreste doar sa fie politicos. Oamenii vorbesc cu 100 - 175 de cuvinte pe minut, dar pot asculta 600 - 800 de cuvinte pe minut. Si cum doar o parte a mintii este atenta, atunci putem foarte usor sa ne gandim la altceva in timp ce ascultam pe cineva vorbind.
Medicamentul pentru astfel de situatii este ascultarea activa - ascultarea cu un scop anume: strangerea de informatii, obtinerea unui sfat, intelegerea celuilalt, rezolvarea problemelor, interes comun, pentru a vedea ce simte celalalt, pentru a-l ajuta etc. Ascultarea activa ii cere destinatarului sa fie atent la cuvintele si sentimentele emitatorului, pentru a intelege corect. Cantitatea de energie este aceeasi, sau putin mai mare, ca in cazul vorbirii, caci destinatarul trebuie sa auda diferite parti ale mesajului, sa inteleaga sensul acestuia, sa verifice acest sens prin feedback. Iata cateva caracteristici ale ascultatorilor activi:
Petrec mai mult timp ascultand decat vorbind.
Nu termina ei frazele incepute de ceilalti.
Nu raspund la intrebari cu alte intrebari.
Sunt constienti de propriile preferinte. Toti avem asa ceva trebuie doar sa le controlam.
Nu viseaza si nu se gandesc la propriile probleme cand vorbeste altcineva.
Ii lasa pe vorbitor sa vorbeasca. Nu domina conversatia.
Planifica raspunsurile dupa ce celalalt a terminat de voribt NU in timp ce vorbeste.
Ofera feedback, dar fara sa intrerupa tot timpul.
Analizeaza situatia tinand cont de toti factorii relevanti si punand intrebari deschise. Il introduc si pe celalalt in analiza (fac un rezumat).
Mentin conversatia in domeniul vorbitorului. NU o muta in domeniul care ii intereseaza.
Ia notite. Astfel se concentreaza mai bine asupra celor spuse.
Scopul feedback-ului este sa schimbe si sa modifice mesajele astfel incat intentia comunicatorului original sa fie inteleasa de al doilea comunicator. El include reactii verbale si non-verbale la mesajele celuilalt.
Cand stii ceva, spune ca stii. Cand nu stii, spune ca nu stii. Asta este intelepciunea. Kung Fu Tzu (Confucius)
Feedback-ul se ofera prin parafrazarea cuvintelor emitatorului. Reformulati sentimentele sau ideile emitatorului cu propriile voastre cuvinte, evitati repetarea cuvintelor deja folosite. Cuvintele voastre ar trebui sa spuna: "Asta inteleg eu ca simti, este corect?" Feedback-ul nu include doar reactii verbale, ci si unele non-verbale, cum ar fi datul din cap, strangerea mainii (pentru a va arata acordul), ridicarea sprancenelor (pentru a arata ca nu intelegeti ultima fraza), oftatul zgomotos (pentru a arata ca si voi sunteti exasperati de situatie).
Carl Roger (Rogers & Farson, 1969) a identificat cinci categorii principale de feedback, prezentate mai jos in ordinea frecventei lor in conversatiile zilnice. Observati faptul ca avem tendinta de a emite judecati mai des decat de a incerca sa intelegem:
Evaluativ: Emiterea unei judecati referitoare la cat de valoroasa, buna sau potrivita este afirmatia facuta de celalalt.
Interpretativ: Parafrazare - incercarea de a explica sensul frazei spuse de cealalta persoana.
De sprijin: Incercarea de a ajuta sau impulsiona celalalt comunicator.
De cercetare: Incercarea de a strange si mai multe informatii, de a continua discutia, de clarificare a unui punct anume.
De intelegere: Incercarea de a descoperi complet ce vrea sa spuna celalalt cu fraza spusa.
Imaginati-va cat de buna ar fi comunicare zilnica daca cei care asculta ar incerca mai intai sa inteleaga, si apoi ar trece la evaluarea spuselor celuilalt.
Pentru a transmite impactul complet al unui mesaj, folositi modalitati de comunicare nonverbala ca cele de mai jos:
Contact vizual: Ajuta la regularizarea fluxului comunicational, este un semnal pentru interesul fata de ceilalti, creste credibilitatea vorbitorului. Oamenii care ii privesc pe ceilalti in ochi deschid comunicarea si starnesc interesul, grija, entuziasmul, credibilitatea.
Mimica: Zambetul este un instrument puternic de transmitere a fericirii, prieteniei, entuziasmului, interesului pentru celalalt. Prin urmare, daca zambiti frecvent, veti fi perceput ca o persoana placuta, prietenoasa, calda, usor de abordat. Zambetul este adeseori contagios, face oamenii sa reactioneze favorabil, sa se simta mai bine si sa-si doreasca sa va asculte.
Gesturi: Daca nu gesticulati cand vorbiti, veti parea plictisitor si rigid. Un stil de vorbire viu capteaza atentia ascultatorului, face conversatia mai interesanta, faciliteaza intelegerea.
Pozitia si orientarea corpului: Comunicati multe mesaje prin modul in care vorbiti si va miscati. Daca stati drept si va aplecati doar putin in fata, le comunicati celor care va asculta ca sunteti usor de abordat, receptiv, prietenos. Apropierea interpersonala se face simtita cand stati fata in fata cu ascultatorii. Trebuie sa evitati sa vorbiti cu spatele la oameni, cu ochii in pamant sau in tavan, caci asa comunicati lipsa de interes.
Apropiere: Normele culturale dicteaza o distanta confortabila pentru interactiunea cu ceilalti. Trebuie sa cautati semnele de disconfort provocate de invadarea spatiului celuilalt, cum ar fi: leganatul cu scaunul, miscarea picioarelor, batutul in masa sau in podea, evitarea privirii.
Vocal: Vorbirea poate include semnale de comunicare nonverbala, cum ar fi: tonul, inaltimea vocii, ritmul, timbrul, taria, inflexiunile. Pentru a obtine efecte maxime in proocesul de invatare, invatati sa variati aceeste sase elemente ale vocii. Una din problemele cele mai importante ale multor vorbitori este ca au o voce monotona, prin urmare ascultatorii ii percep ca fiind plictisitori si marginiti.
'Vorbiti in vorbe blande!' - William Shakespeare
Cand vorbitisau incercati sa explicati ceva, intrebati-l pe ascultatori daca va urmaresc. Adica incurajati feedback-ul.
Dati-i destinatarului sansa de a comenta sau a pune intrebari.
Incercati sa va puneti in locul celuilalt. Ganditi-va la sentimentele destinatarului.
Fiti clar in ceea ce aveeti de spus.
Uitati-va direct spre destinatar.
Fiti atenti ca vorbele voastre sa se mearga cu tonul si cu limbajul corpului (Comportament nonverbal)
Variati tonul si ritmul.
Nu fiti confuz, dar pe de alta parte nu complicati cu prea multe detalii ceea ce spuneti.
Unul din motivele majoore de nemultumire in majoritatea organizatiilor sunt sedintele in care se pierde prea mult din timpul nostru atat de pretios. Vestea pe care v-o dam este proasta, in sensul ca sedintele sunt importante, prin ele se perpetueaza cultura si climatul organizatiei. Sedintele sunt un mod prin care organizatia ii spune angajatului: "Esti membru al acestei organizatii." Daca sedintele sunt inutile, plictisitoare si dezorganizate, atunci oamenii vor incepe sa creada ca tot asa este si organizatia in care lucreaza. Iar daca sedintele sunt bine facute, ele le transmit oamenilor mesajul "Aceasta este o organizatie MINUNATA, pentru care merita sa muncesti!" Tineti minte ca sedintele prost facute aduc dupa ele alte sedinte si mai prost facute, care costa si mai multi bani.
De ce avem atat de multe sedinte de proasta calitate? Mottivele sunt planificarea insuficienta (din partea organizatorului) si lipsa implicarii (comunicarii) (din partea participantilor). Aveti mai jos cateva sfaturi pentru a conduce sedinte eficiente.
Definiti obiectivele si rezultatele pe care le asteptati. Lamuriti clar ce doriti sa obtineti in sedinta respectiva.
Incercati sa vedeti daca nu cumva puteti rezolva problema prin alta metoda decat sedinta. Multe sedinte se tin pentru chestiuni ce nu necesitau decat un telefon, un e-mail sau o discutie intre patru ochi.
Identificati subiectele ce trebuie acoperite si cel mai bun mod de discutare a fiecaruia. Lamuriti ce doriti sa realizati prin sedinta.
Estimati lungimea sedintei, oamenii trebuie sa stie cat timp sa aloce acestei activitati.
Elaborati agenda sedintei:
Notati ora de inceput si ora de sfarsit. Timpul inseamna bani. planificati totul cu atentie!
Notati locul unde va avea loc sedinta.
Atasati lista cu participantii si invitatii.
Scrieti care sunt rolurile participantilor si ce anume se asteapta de la ei. Astfel vor putea strange din timp informatiile necesare, pe care sa le aduca la sedinta.
Pregatiti o discutie structurata care sa includa scopul, subiectele de discutie, sensul in care va merge sedinta.
Trimiteti agenda din timp, astfel incat participantii sa aiba timp sa planifice si sa se pregateasca.
Faceti din fiecare sedinta o ocazie de invatare: introduceti informatii pe subiecte specifice, folosind carti, vorbitori invitati si casete video. Oamenii va ofera din timpul lor, asa ca trebuie sa le oferiti si voi ceva in schimb.
Folositi instrumente si activitati cat mai variate, pentru a face sedinta productiva si distractiva. puneti-i pe toti la treaba!
Informati-va despre scopul sedintei si despre motivul pentru care trebuie sa participati.
Strangeti toate informatiile pe care trebuie sa le aduceti la sedinta.
Informati-va asupra agendei si verificati ca planurile voastre pentru sedinta coincid cu agenda acesteia.
Invatati-va rolul si calea pe care o veti urma.
Sositi la timp si fiti pregatiti sa stati cel putin pana la ora de incheiere trecuta in agenda.
Luati sedinta in serios, dar nu uitati sa va si distrati pe parcursul ei.
Alegeti un loc confortabil, destul de mare, care va servi scopului sedintei.
Creati o atmosfera calda si prietenoasa, care sa conduca la interactiuni.
Puneti la dispozitie racoritoare.
Asezati la indemnana instrumentele vizuale si cele educative.
Faceti de fiecare data ceva putin diferit si ceva nou. Faceti oamenii sa se bucure ca au venit.
Cine a participat?
Ce probleme au fost dezbatute?
Deciziile care au fost luate.
Urmatorii pasi (actiunile):
Cine trebuie sa faca ce - lista cu membri echipei si persoane din afara?
Datele de incepere si incheiere a sarcinii.
Ce anume trebuie sa faca?
Comunicati tuturor participantilor scopul si rezultatele dorite.
Lamuriti ce tip de participare si interactiune doriti in aceasta sedinta.
Stabiliti regulile de baza (Normele), ex.:
Cand incepe si cand se termina sedinta.
Cum va fi ascultata opinia fiecarui membru.
Cum se vor rezolva conflictele.
Ce se asteapta de la fiecare membru.
Subiecte confidentiale.
Aratati ca le apreciati ideile, opiniile, intrebarile.
Gasiti timpul necesar pentru a spune si asculta povesti. Impartasiti-le celorlalti intr-un mod cat mai creativ.
Lamuriti si parafrazati ideile importante.
Cereti mai multee puncte de vedere; protejati ideile noi.
Folositi tehnici de brainstorming.
Notati ideile si parerile pe un flipchart.
Folositi culori vii si forme variate.
Folositi imagini, dar si texte.
Folositi semne pentru a scoate in evidenta punctele esentiale.
Nu scrieti mai mult de sapte cuivnte pe rand si de sapte randuri pe foaie.
Pastrati toate foile de flipchart, pentru a le putea consulat ulterior.
La sfarsitul sedintei, dati foile persoanei care a luat notite, pentru a introduce ideile de pe foi in minuta sedintei.
Puneti intrebari deschise pentru a incuraja participarea.
Pastrati accentul pe idei si nu pe oameni.
Formulati de-a lungul sedintei pasii urmatori, dand pentru fiecare sarcinile specifice.
Tineti-va de subiectele din agenda, dar lasati imaginatia oamenilor sa zburde sau sa fie atrasa spre alte teme. Agendele trebuie luate in serios, dar nu trebuie sa inabuse creativitatea sau sa insulte participantii care deviaza de la ea.
Obtineti informatii si date de la participanti. Lasati-i sa vorbeasca si verificati ca sunt ascultati.
Lasati oamenii sa dezbata continutul, voi trebuie doar sa coordonati procesul.
Recunoasteti si intariti contribuitiile constructive.
Folositi agenda pentru nu va abate prea tare de la subiectele propuse.
Variati ritmul: grabiti-va, incetiniti, luati o pauza, schimbati subiectul.
Informati oamenii despre punctul unde se afla in derularea procesului.
Reluati in mod regulat punctele cheie si cereti acordul participantilor.
Ajutati grupul sa ajunga la consens si sa traga concluzii.
Ajutati grupul sa decida asupra pasilor urmatori.
Reluati acesti pasi si verificati ca oamenii stiu ce au de facut si ca vor trece de la masa de sedinta la cea de lucru.
Incheiati cu reluarea implinirilor grupului.
Multumiti-le oamenilor sincer pentru participare si contributie.
Evaluati sedinta. Ce a mers bine? Unde este nevoie de imbunatatiri?
Planificati logistica de dupa sedinta.
Folosind minuta sedintei si impresiile personale, scrieti un document care sa descrie cat mai clar sedinta. Folositi comentariile, intrebarile, criticile si parerile pentru a obtine un document de calitate.
Distribuiti documentul tuturor celor care au participat la sedinta si celorlalte persoane importante din organizatie.
Monitorizati progresul facut in continuare.
Prezentarile sunt un mod prin care putem comunica idei si informatii unui grup. O prezentare buna are:
Continut - Contine informatii de care oamenii au nevoie. Spre deosebire de rapoarte, o prezentare trebuie sa contina acea cantitate de informatii pe care oamenii o pot absorbi intr-o singura intalnire.
Structura - Are o structura logica, un inceput, un mijloc si un final. Trebuie impartita in secvente si ritmata, astfel incat publicul sa o inteleaga. Rapoartele au anexe si note de subsol, dar prezentatorul trebuie sa fie atent sa nu piarda atentia publicului cand face paranteze in prezentare.
Ambalaj - Trebuie sa fie bine prezentata. Un raport poate fi citit a doua oara sau poate avea parti peste care sa se sara, dar publicul este la mana prezentatorului.
Elementul uman - O prezentare buna va fi tinuta minte mai multa vreme decat un raport bun, deoarece este legata de o persoana. Trebuie totusi sa vedeti daca nevoile publicului nu vor fi satisfacute mai bine prin trimiterea unui raport scris.
Vocea este probabil cel mai valoros instrument al prezentatorului, deoarece ea transmite cea mai mare parte din continutul cu care pleaca publicul. Una din ciudateniile vorbirii este ca le spunem foarte usor celorlalti ce probleme au in ceea ce priveste vocea, ex: vorbesc prea repede, tonul este prea inalt sau prea bland etc, dar avem mari probleme cand trebuie sa ne ascultam si schimbam vocea personala.
Exista cinci termeni majori folositi pentru definirea calitatilor vocale:
Volum: Cat de tare este sunetul. Telul este sa fii auzit fara sa tipi. Vorbitorii buni coboara vocea pentru a atrage atentia publicului si o ridica pentru a sublinia o idee.
Ton: Caracteristicile unui sunet. Un avion are un sunet diferit de frunzele ravasite de vant. Vocea unei persoane care se teme de ceva poate speria publicul, pe cand o voce "razatoare" va provoca zambete.
Inaltime: Cat de inalta sau joasa este o nota. Pee Wee Herman are o voce inalta, Barbara Walters are o voce moderata, iar James Earl Jones are o voce joasa.
Ritm: Cat dureaza un sunet. Daca vorbiti prea repede, scurtati cuvintele si silabele, daca vorbiti prea incet, le lungiti. Un ritm variat mentine treaz interesul publicului.
Culoare: Puteti exersa variatiile de proiectie si ton daca luati fraza "Aceasta noua politica va fi extraordinara" si o pronuntati la inceput cu surprindere, apoi cu ironie, apoi cu tristete, si in final cu manie. Cheia este sa exagerati de fiecare data. Tineti minte cuvintele lui Shakespeare "Intreaga lume e o scena" - prezentarile sunt primul pas catre Broadway!
Exista doua metode de imbunatatire a vocii:
Ascultati-va! Acasa, in timp ce conduceti, cand mergeti pe strada etc. Apoi, cand sunteti la serviciu sau cu prietenii, controlati-va vocea pentru a vedea daca o folositi asa cum vreti.
Pentru a va asculta vocea, puneti mana dreapta caus in dreptul urechii drepte si impingeti usor urechea inainte. Apoi, faceti mana stanga caus in dreptul gurii si indreptati sunetul catre ureche. Va veti auzi propria voce asa cum o aud ceilalti. si veti vedea ca poate fi total diferita de cum credeati voi ca este! Acum exersati modelarea vocii.
Corpul vostru comunica diferite impresii publicului, care va asculta dar va si priveste. Umerii cazuti le spun ca nu va pasa sau ca sunteti indiferenti.. desi voua chiar va pasa foarte tare de ceea ce se intampla! Pe de alta parte, o pozitie buna le spune oamenilor ca stiti ce faceti si ca va pasa si va ajuta sa vorbiti mai clar si mai eficient.
De-a lungul prezentarii, aveti grjia sa utilizati:
Contactul vizual: Va ajuta sa regularizati fluxul comunicarii, semnaleaza interesul pentru ceilalti si creste credibilitatea vorbitorului. Vorbitorii care folosesc contactull vizual deschid fluxul comunicationale, starnesc interesul, atentia, entuziasmul si credibilitatea.
Mimica: Zambetul este un instrument puternic de transmitere a fericirii, prieteniei, entuziasmului, interesului pentru celalalt. Prin urmare, daca zambiti frecvent, veti fi perceput ca o persoana placuta, prietenoasa, calda, usor de abordat. Zambetul este adeseori contagios, face oamenii sa reactioneze favorabil, sa se simta mai bine si sa-si doreasca sa va asculte.
Gesturile: Daca nu gesticulati cand vorbiti, veti parea plictisitor si rigid. Un stil de vorbire viu capteaza atentia ascultatorului, face conversatia mai interesanta, faciliteaza intelegerea.
Pozitia si orientarea corpului: Comunicati multe mesaje prin modul in care vorbiti si va miscati. Daca stati drept si va aplecati doar putin in fata, le comunicati celor care va asculta ca sunteti usor de abordat, receptiv, prietenos. Apropierea interpersonala se face simtita cand stati fata in fata cu ascultatorii. Trebuie sa evitati sa vorbiti cu spatele la oameni, cu ochii in pamant sau in tavan, caci asa comunicati lipsa de interes.
Apropierea: Normele culturale dicteaza o distanta confortabila pentru interactiunea cu ceilalti. Trebuie sa cautati semnele de disconfort provocate de invadarea spatiului celuilalt, cum ar fi: leganatul cu scaunul, miscarea picioarelor, batutul in masa sau in podea, evitarea privirii.
Variatii ale vocii: Una din problemele cele mai importante ale multor vorbitori este ca au o voce monotona, prin urmare ascultatorii ii percep ca fiind plictisitori si marginiti. Oamenii spun ca isi pierd interesul mai repede si nu invata mare lucru cand asculta vorbitori care nu au invatat sa isi moduleze vocea.
Principalul inamic al unui prezentator este tensiunea, care distruge vocea, pozitia, spontneitatea. Vocea este din ce in ce mai tare, pe masura ce corzile vocale se intind din cauza tensiunii. Umerii devin rigizi si limiteaza flexibilitatea, iar picioarele incep sa tremure si sa provoace pierderea echilibrului. Prezentarea devine o dictare - vorbitorul se blocheaza pe notite si incepe sa le citeasca.
In primul rand, nu luptati contra nervilor - primiti-i cu bratele larg deschise!
Apoi, continuati-va prezentarea si nu va concentrati asupra nervilor. Actorii le cunosc si recunosc valoarea. ei aduc un plus de valore interpretarii, deoarece aduc cu ei adrenalina. Nervii sunt o ramasita a sindromului stravechi "lupta sau fugi". Daca includeti nervii in prezentarea pe care o faceti, atunci aceasta devine o provocare si voi deveniti mai buni. Daca lasati nervii sa preia controlul, intrati in starea de fuga si va retrageti din fata publicului. Deci, bucurati-va ca sunteti nervosi si lasati aceasta stare sa va ajute in atingerea scopului! Nu fugiti! Cand va simtiti tensionat sau agitat, amintiti-va ca toata lumea trece prin asta, dar castigatorii stiu sa traga foloase de pe urma acestei stari, pe cand invinsii se lasa coplesiti.
Tensiunea poate fi redusa prin cateve exercitii de relaxare, cum sunt cele de mai jos:
Inainte de prezentare: Intindeti-va pe podea, cu spatele bine lipit de aceasta. Indoiti genumchii. Relaxati-va. Inchideti ochii. Simtiti-va spatele relaxandu-se si sprijinindu-va toata greutatea. Gatul pare ca vi se lungeste. Relaxati-va pe rand cate o parte a corpului - degetele de la picioare, labele picioarelor, gambele, spatele etc. Cand ati terminat, ridicati-va usor in picioare si incercati sa mentineti acelasi sentiment de relaxare si in aceasta pozitie.
Daca nu va puteti intinde: Departati-va labele picioarelor (cca. 12 cm), lasati bratele sa va atarne pe langa corp, intindeti degetele de la maini. Scuturati bland fiecare parte a corpului, incepand cu mainile, apoi bratele, umerii, trunchiul, gambele. Concentrati-va pe eliberarea tensiunii. Apoi rotati-va incet umerii inainte si inapoi. Treceti la cap, rotati-l incet in sensul acelor ceasornicului si apoi invers.
Vizualizare mentala: Inainte de prezentare, vizualizati camera, publicul, si pe voi insiva in timp ce faceti prezentarea. Treceti in minte prin toata prezentarea, de la inceput pana la sfarsit.
In timpul prezentarii: Faceti o pauza, luati o gura de apa, respirati adanc, relaxati-va partea corpului care vi se pare tensionata, apoi reveniti la prezentare spunandu-va "O sa reusesc!"
NU incercati sa scapati de neliniste si tensiune! Transformati energia in concentrare si expresivitate.
Fiti constienti de faptul ca nelinistea si tensiune nu sunt atat de vizibile publicului pe cat le simtiti voi personal.
Chiar si cei mai buni prezentatori fac greseli. Cheia este sa stii sa continui dupa ce ai gresit. Daca te aduni si mergi mai departe, la fel va face si publicul. Invingatorii continua! Invinsii se opresc!
Nu beti niciodata alcool pentru a reduce tensiunea! Acesta afecteaza nu doar puterea de coordonare, ci si atentia pe care o acordati coordonarii. Poate ca nu va dati seama de asta, dar pentru public este vizibil!
Pastrati-va calmul daca unul dintre participanti are o parere opusa celei pe care o expuneti. Sunteti profesionisti! Oricat v-ati stradui, nu veti reusi sa ii faceti pe toti sa fie de acord cu voi!
Desi exista oameni care gasesc o placere perversa in a-i pune pe ceilalti in incurcatura si oameni care doar vor sa dea bine in fata sefului, majoritatea pun intrebari manati de un interes sincer. Aceste intrebari nu inseamna ca nu ati explicat destul de bine subiectul, ci ca interesul celor care le formuleaza este mai mare decat al celorlalti.
Lasati intotdeauna timp la sfarsitul prezentarii pentru intrebari, nu va grabiti sa plecati daca nu apare nici o intrebare. Faceti o pauza de circa 6 secunde, timp in care publicul isi aduna gandurile. Cand apare intrebarea, repetati-o pentru a fi sigur ca toata lumea a auzit-o corect. Cand raspundeti, adresati-va tuturor. Astfel ii veti tine pe toti concentrati. De asemenea, pentru a va intari prezentarea, legati intrebarile de punctele principale pe care le-ati atins.
Ascultati cu atentie intrebarea pusa. Daca nu o intelegeti, cereti lamuriri. Faceti o pauza si ganditi-va la intrebare, caci puteti da un raspuns corect, dar care nu se refera la problema exprimata de cel care a formulat intrebarea. Daca nu stiti raspunsul, recunoasteti deschis si nu vorbiti prostii. Spuneti oamenilor ca va veti interesa si le veti da raspunsul ulterior. si aveti grjia sa o faceti!
Cele mai bune raspunsuri sunt intre 10 si 40 de secunde. Daca sunt prea scurte, par abrupte, daca sunt mai lungi, par prea elaborate. De asemenea, fiti atenti sa va mentineti in tema abordata. Nu lasati intrebarile sa va duca in domenii care nu sunt relevante pentru prezentare.
Daca cineva comenteaza o afirmatie pe care ati facut-o in timpul prezentarii, gasiti o cale de a fi de acord cu parte din argumentul pe care il aduce. De pilda "Da, va inteleg punctul de vedere.", sau "Ma bucur ca ati adus vorba, dar.". Ideea este sa le apreciati parerea si sa fiti de acord cu ei. Publicul vede adeseori situatia drept "noi impotriva ta" dar voi nu va doriti sa ii indepartati de prezentare.
O prezentare buna incepe cu introducerea si cu un instrument de starnire a interesului: o poveste, o fraza sau o intamplare interesanta, o gluma, un citat, o activitate care sa incalzeasca grupul. Introducerea are nevoie si de un obiectiv, adica de scopul sau telul prezentarii, care spune nu doar despre ce anume veti vorbi, ci informeaza publicul despre scopul prezentarii.
Urmeaza corpul prezentarii. NU scrieti totul, cuvant cu cuvant, faceti doar o schema. Notati punctele principale pe cateva cartonase, astfel veti avea o schema si in acelasi timp un instrrument de recapitulare a prezentarii. Pentru a pregati prezentarea, puneti-va urmatoarele prezentari:
Care este scopul prezentarii?
Cine sunt participantii?
Ce stiu acestia despre subiect?
Care este atitudinea publicului fata de mine (ex. ostila , prietenoasa)?
O prezentare de 45 de minute nu trebuie sa aiba mai multe de 7 puncte principale. Poate nu par foarte multe, dar daca doriti ca publicul sa plece cu o imagine clara a ceea ce ati spus, nu va puteti astepta sa tina minte mai mult de atat.
Exista mai multe optiuni pentru structurarea prezentarii:
Cronologic - Aranjata in ordine.
Apogeu - Punctele importante sunt atinse in ordine crescanda.
Problema/Solutie - Se prezinta o problema se sugereaza o solutie, apoi se prezinta beneficiile.
Clasificare - Temele importante sunt punctele cheie.
De la simplu la complex - Ideile sunt prezentate de la cea mai simpla la cea mai complexa, sau invers.
Includeti informatii vizuale, care vor ajuta publicul sa inteleaga prezentarea - grafice, scheme, folii pentru retroproiector, copii dupa diferite materiale etc.
Dupa prezentarea propriu-zisa, urmeaza incheierea - este momentul intrebarilor, al rezumatului prezentarii, al multumirilor pentru participare.
Observati faptul ca le-ati spus ce vor auzi (obiectivul), le-ati spus ce era de spus (corpul prezentarii) si le-ati spus ce au auzit (rezumatul din final).
Si, in final, partea cea mai importanta - exersati, exersati, exersati.
Dupa un concert, un admirator s-a apropiat de cunoscutul violonist Fritz Kreisler si a exclamat:"Mi-as da viata ca sa pot canta atat de frumos!". Kreisler a raspuns: "Eu chiar mi-am dat-o!"
Principalul scop pentru care am prezentat aceste principii generale este ca voi sa va puteti face un plan coerent a ceea ce doriti sa spuneti. Trebuie sa fiti stapani pe prezentare, astfel incat in timpul acesteia sa va uitati la notite doar pentru a fi siguri ca mergeti in directia buna. Planul bine facut va va ajuta sa aveti o stare psihica buna, de incredere in fortele proprii. Puteti face si o sesiune de repetitie "live", in fata colegilor, a familiei sau a prietenilor. Acestia va pot oferi un feedback valoros si sansa de va a exersa controlul nervilor. O alta tehnica de feedback este sa va inregistrati pe caseta video sau audio si sa revedeti caseta impreuna cu un coleg, pentru a o discuta.
Toti avem obiceiuri, iar unele dintre ele sunt chiar suparatoare pentru ceilalti. De exemplu, spunem "ihi" sau "stiti..", sau bagam mainile in buzunare si ne jucam cu cheile in timpul prezentarii, facand astfel publicul sa-si piarda atentia pentru ceea ce spunem. Cel mai bun mod de a scapa de aceste obiceiuri este feedback-ul imediat din partea colegilor, a famliei sau a prietenilor. Vorbiti pe rand, cam cinci minute, despre pasiuni, proiecte profesionale, primul loc de munca etc. In timp ce unul dintre oameni vorbeste, ceilalti asculta si sesizeaza obiceiurile suparatoare.
Dupa prezentare, publicul trebuie sa cada de acord asupra obiceiurilor care strica cel mai rau prezentarea si sa le scrie cu o carioca viu colorata pe hartie, cu majuscule.
Cand vine din nou randul vorbitorului in cauza, fiecare persoana din sala va flutura hartia corespunzatoare obiceiului pe care il observa.
Practicat cel putin o data pe zi timp de 1-2 saptamani, acest exercitiu va scapa de obiceiul nedorit.
Eleanor Roosevelt era o tanara timida, ingrozita de ideea de a vorbi in public. Dar odata cu trecerea timpului, ea a devenit din ce in ce mai increzatoare in fortele proprii si a afirmat: "Nimeni nu tee poate face sa te simti inferior daca nu esti si tu de acord cu asta."
Daca aveti materiale pe care le distribuiti publicului, nu le cititi de la un cap la alltul. Oamenii nu vor intelege daca vor trebui sa le citeasca odata cu voi , sau sa va asculte citind.
Nu tineti ambele maini in buzunare mult timp, o sa lasati impresia de neprofesionalism. Puteti tine o mana in buzunar, dar nu va jucati cu monezile sau cheile, caci veti distrage atentia publicului.
Nu faceti gesturi ample cu aratatorul, de parca ati fi cavaleri in lupta cu dragonii. Folositi instrurmentul pentru a arata ceea ce este de aratat, apoi puneti-l la loc, altfel atentia publicului va fi atrasa de "sabie" si nu de voi.
Nu va sprijiniti prea mult timp de podium. Publicul va incepe sa se intrebe cand o sa cadeti.
Vorbiti publicului. si NU materialului didactic (flipchart, proiector). De asemenea, nu stati intre flipchart si public.
Vorbiti raspicat si tare pentru ca toata lumea sa va auda. Nu fiti monoton, utilizati inflexiuni vocale pentru a sublinia punctele importante.
Dezavantajul prezentarilor orale este ca oamenii nu vad punctuatia, ceea ce poate provoca neintelegeri. Pentru a evita aceste probleme, puteti face pauze acolo unde ar trebui sa aveti virgule sau puncte.
Ascultati cu atentie comentariile si parerile. Folosind o tehnica de gandire laterala - plusati la ideile publicului, nu le respingeti - ii veti facee pe oameni sa inteleaga ca ideile, comentariile si parerile lor sunt valoroase.
Miscati-va in jurul salii in timp ce vorbiti. Veti creea astfel o apropiere fizica de public.
Cand scrieti pe flipchart, nu puneti mai mult de 7 cuvinte pe rand si nu mai multe de 7 randuri pe coala (regula 7 x 7). De asemenea, folositi culor vii si imagini.
Tineti cont de momentul zilei si de lungimea prezentarii. Daca faceti prezentarea dupa pranz (moment cunoscut in lumea training-ului ca "cimitirul prezentarilor"), publicul va avea chef mai degraba sa doarma decat sa va asculte.
Majoritatea oamenilor spun ca exersarea prezentarii in minte este cu 25% mai scurta decat prezentarea cu voce tare. Folosirea flipchart-ului sau a altor materiale prelungeste prezentarea. Tineti minte ca este mai bine sa terminati putin mai devreme decat prea tarziu.
In vorbire (sau prezentare), accentul se pune pe vorbitor - care are puterea de a face oamenii sa actioneze asa cum vrea el si sa provoace schimbari. Vorbirea este cel mai bun vehicol pentru castigarea increderii unor grupuri mari de oameni, fie ei angajati, colegi, clienti. Vorbitorii de calitate provoaca schimbarea si increderea prin trei tehnici importante - auditiva, vizuala si kinestetica. (Morgan, 2001):
Vorbitorii de calitate se conecteaza auditiv cu publicul, spunandu-le povesti dramatice si ritmandu-si discursul pentru a pastra treaza atentia oamenilor.
Vorbitorii de calitate se conecteaza vizual cu publicul, prin filme sau slide-uri care prezinta ideea pe scurt dar foarte convigator.
Vorbitorii de calitate foarte buna se conecteaza si kinestetic, potolind foamea oamenilor de prezentari atat la nivel fizic cat si intelectual. Vorbitorul face acest lucru printr-o combinatie de gesturi, pozitii, miscari, in spatiul in care isi fac prezentarea.
|
Politica de confidentialitate | Termeni si conditii de utilizare |
Vizualizari: 1356
Importanta: 
Termeni si conditii de utilizare | Contact
© SCRIGROUP 2024 . All rights reserved
