Cunostinte, deprinderi si abilitati (CDA) necesare lucrului in echipa

Exercitiu 

Cunostinte, deprinderi si abilitati (CDA) necesare lucrului in echipa

Completati chestionarul urmator pentru evaluarea propriilor CDA cerute de lucrul in echipa.

Trebuie sa identificati ariile in care performanta muncii in echipa nu este satisfacatoare (indicati "foarte putin') si sa va imbunatatiti CDA in aceasta privinta. O alta metoda este sa le cereti colegilor sa va evalueze (sau chiar tuturor membrilor echipei) pentru a avea un feedback obiectiv referitor la propriile CDA.

Comunicare Foarte mult Foarte putin

Inteleg si utilizez retelele de comunicare, intretinind

suficient contact cu colegii

Comunic deschis si ii incurajez pe ceilalti

Ascult atent, fara sa judec

Exista concordanta intre comportamentul meu verbal

si nonverbal

Apreciez si ofer urarile calde si intretin discutii

amicale cu ceilalti colegi

Stabilirea scopului si managementul   performantei

Ajut la stabilirea unor obiective de echipa clare

si interesante

Monitorizez si ofer feedback asupra performantei

individuale si colective 

Planificarea si coordonarea

Ajut la coordonarea activitatilor,   a informatiei si

a muncii in echipa

Ajut la clarificarea sarcinilor si a rolurilor membrilor

si la distribuirea echilibrata a muncii

Raspund pozitiv si flexibil la   feedback-ul oferit

de ceilalti membri

Rezolvarea problemelor in colaborare

Identific problemele care cer participarea tuturor

membrilor in vederea luarii unei decizii

Utilizez modalitati adecvate de a-i implica pe

ceilalti membri in luarea deciziilor

Investighez si sustin propunerile pentru inovatii

in echipa

Rezolvarea conflictelor

Descurajez conflictele indezirabile

Aplic strategiile de negociere cistig-cistig mai

degraba decit cele cistig-pierdere 

Recunosc tipurile si sursele de conflict si aplic

solutii potrivite si strategii de reducere adecvate

Masurarea gradului de eficienta a activitatii echipei dumneavoastra

Identificati toate echipele sau persoanele importante care au un interes sau o "miza' legata de munca dumneavoastra de grup. Acestea includ:

managementul;

clientii;

beneficiarii serviciilor;

alte echipe/departamente din organizatie;

cei din alte organizatii;

publicul general;

dumneavoastra si colegii dumneavoastra.

Identificati criteriile pe care fiecare dintre acesti "beneficiari' le-ar utiliza pentru a evalua eficienta echipei. Avind in vedere categoriile enumerate la punctul 1, aceste criterii pot include :

atingerea obiectivelor organizatiei;

producerea bunurilor de calitate la timp si acordarea unor "servicii postvinzare' de calitate;

asigurarea de servicii utile, convenabile, excelente si politicoase ;

relevanta informatiei transmise;

cooperarea eficienta;

producerea - in mod etic - a bunurilor si serviciilor utile societatii;

calitatea vietii de serviciu si avantajul progresului si perfectionarii.

(Aceste criterii pot fi detaliate in functie de echipa, fiecare beneficiar avind, probabil, si alte criterii de evaluare.)

Dati o nota de la 1 (neinsemnat) la 7 (foarte important) fiecarui criteriu. Daca e posibil, cereti-le colegilor sa procedeze la fel. Aceasta metoda poate ajuta la identificarea punctelor de acord si dezacord. Criteriilor clientilor trebuie sa li se dea mare importanta.

Dati o nota de la 1 (deloc eficient) la 7 (foarte eficient) fiecarui criteriu in functie de cit de bine considerati ca echipa le indeplineste. Ar fi indicat ca si colegii dumneavoastra sa procedeze astfel. Acest exercitiu va arata - simplu, dar clar - cit de bine credeti ca functioneaza echipa in aria respectiva. Daca scadem rezultatul "eficientei' din cel al "importantei' vom obtine ariile unde trebuie luate masuri urgente pentru imbunatatirea performantei. Cel mai bine este sa le cereti chiar beneficiarilor sa noteze importanta si eficienta performantei echipei conform acestor standarde.

Concluzii

Eficienta echipei depinde de un numar de factori psihologici care pot fie inhiba, fie stimula performanta.

Fenomene subtile precum lenea sociala, efectele ierarhiei si diferentele de personalitate pot constitui un obstacol puternic in calea performantei.

in cadrul sistemelor organizationale, echipele sint create si puse la lucru fara a li se asigura functionarea eficienta.

Cele mai importante elemente de management al echipei sint precizarea obiectivelor individuale si de echipa, precum si planificarea sarcinii.

Simultan, trebuie sa existe feedback clar si adecvat referitor la performanta in timp, pentru a asigura eficienta echipei.

Activitatea echipei este complexa si avem nevoie de indicatii practice bazate pe intelegerea stiintifica si aplicata a proceselor intilnite in echipa pentru a asigura functionarea optima a acesteia.

CLARIFICAREA SI NEGOCIEREA ROLURILOR

O problema care poate aparea in echipa este lipsa claritatii cu privire la rolurile membrilor.

Exercitiu de negociere a rolurilor

Membrii echipei utilizeaza influenta si negocierea reciproca pentru a schimba si imbunatati comportamentul si functionarea grupului.

Etapa 1

Fiecare membru trebuie sa faca o plansa cu un grafic al obiectivelor si activitatilor sale principale.

Etapa 2

Foile se lipesc pe peretele incaperii, iar membrii examineaza fiecare rol.

Etapa 3

Fiecare membru scrie in trei rubrici ce tip de comportament trebuie eliminat, incurajat sa se dezvolte sau mentinut la nivelul respectiv in relatiile de lucru. De exemplu, asistentii sau secretarii particulari pot semnala faptul ca ar dori ca seful lor sa le dea mai multe informatii cu privire la planurile pentru luna urmatoare, Pentru a fi la curent cu miscarile sale. Asistentul poate sa-i ceara managerului sa nu mai verifice atit de des rapoartele de activitate, deoarece angajatii simt ca sint controlati, in loc sa li se acorde incredere. De asemenea, i-ar putea pretinde managerului sa incurajeze incercarile de a imbunatati comunicarea si sa-1 implice pe secretarul particular, cerindu-i parerea - acolo unde este posibil - cu privire la strategiile manageriale. Fiecare persoana trebuie sa semneze cererile legate de diminuarea, accentuarea sau mentinerea unui anumit tip de comportament.

Etapa 4

Indivizii examineaza apoi, in perechi, rezultatele obtinute. Cei doi negociaza impreuna pentru a cadea de acord cu privire la diverse solicitari. Aceasta este o etapa cu participare intensa, unele echipe putind avea nevoie de ajutor in coordonarea negocierilor, mai ales in cazul in care o pereche nu ajunge la un consens.

Negocierea rolurilor contribuie la satisfacerea mai eficienta a necesitatilor indivizilor, activitatea individuala a membrilor fiind adaptata mai bine la obiectivele si nevoile generale ale echipei. Acesta e un exercitiu foarte eficient care poate sa intensifice considerabil functionarea grupului, depasind problemele legate de pierderi si coordonare discutate in primul capitol.

Concluzii

Abordarea globala a consolidarii echipei utilizata de numeroase organizatii nu da in general rezultate. Cei care intentioneaza sa intervina intr-o echipa trebuie sa se intrebe: "Ce tip de interventie este mai adecvat, pentru ce fel de echipa si cind anume trebuie aplicata ? '. Atunci putem folosi urmatoarea lista pentru a merge in directia potrivita:

Sint clare obiectivele interventiei ?

Este adecvata interventia in situatia de fata?

Este programata bine interventia ?

incercam sa acoperim prea multe arii?

Sint incluse instrumentele de operare a schimbarii?

6. Sint angajati mediatori cu cunostinte si deprinderi necesare coordonarii interventiilor de consolidare a echipei?

Vor rezulta planuri de actiune clare in urma acestei interventii ?

Se vor organiza recapitulari regulate in urma interventiei?