Definirea rolurilor si responsabilitatilor membrilor echipei

Definirea rolurilor si responsabilitatilor membrilor echipei

In acest capitol:

Definirea autoritatii, responsabilitatii si a raspunderii

Clarificati ce puteti si ce nu puteti delega

Controlati oamenii cand nu aveti autoritate directa asupra lor

Dezvoltati si folositi o schita a responsabilitatilor

Intelegeti si puneti-va de acord cu sefii compartimentelor de lucru (managerii de la nivele inferioare)

Echipa proiectului vostru este compusa din oameni din diferite compartimente ale organizatiei, cu comportamente si moduri de lucru diferite. Este posibil sa nu fi lucrat cu acesti oameni pana acum. Proiectul vostru are de obicei un program foarte strict si membrii echipei probabil ca mai lucreaza si la alte proiecte in acelasi timp.

Succesul in acest mediu cere sa ajungeti la o intelegere cu membrii echipei legata de felul in care veti lucra astfel incat sa maximizati contributia fiecaruia si sa minimizati timpul pierdut si greselile. Va trebui sa dezvoltati un model in care fiecare sa aiba incredere ca toti ceilalti isi vor duce la indeplinire sarcinile. Va trebui de asemenea, sa intelegeti rolurile planificate si sa fiti de acord cu ele.

Definirea conceptelor cheie

Folositi urmatoarele concepte pentru definirea si clarificarea relatiilor dintre membrii echipei si a relatiei acestora cu sarcinile repartizate:

Autoritatea abilitatea de a lua deciziile necesare in legatura cu produsele, termenele, resursele si activitatile proiectul vostru. Exemplele includ abilitatea de a semna ordine de achizitie care sa nu depaseasca 300 milioane lei si abilitatea de a schimba termenul limita dar nu mai mult de doua saptamani.

Responsabilitatea - angajamentul ca se vor obtine anumite rezultate. Un exemplu in acest sens este promisiunea de a termina un articol pana la 15 mai.

Raspunderea - producerea consecintelor bazate pe realizarile persoanelor. Un exemplu de raspundere este sa va vedeti seful apreciind rezultatele voastre anuale atunci cand ati reusit sa rezolvatii o problema dificila de productie.

Multi oameni privesc raspunderea ca un concept negativ - daca ati gresit, platiti. Aceasta teama ii determina pe oameni sa evite posturile care ii fac raspunzatori pentru realizarile lor. Sa platesti pentru greselile tale este doar o parte a acestui concept. Cealalta parte se refera la faptul ca daca ai facut treaba buna esti rasplatit. Acest aspect pozitiv este de departe mult mai eficient pentru a incuraja rezultatele foarte bune. Acesti trei termeni sunt apropiati. Oricum, fiecare reprezinta un element distinct in definirea si realizarea unor relatii stranse in echipa.

Considerati autoritatea si responsabilitatea si dupa urmatoarele elemente:

Asemanari: ambele sunt intelegeri anterioare; inainte de a incepe proiectul trebuie sa stabiliti cine ce decizii va lua si cine va asigura ca se vor obtine rezultatele vizate.

Deosebiri: autoritatea pune accentul pe proces in timp ce responsabilitatea pune accentul pe rezultate. Autoritatea stabileste deciziile pe care le puteti lua dar nu mentioneaza rezultatele pe care trebuie sa le obtineti. Responsabilitatea se refera la rezultatele pe care le veti obtine fara a face vreo mentiune referitoare la deciziile pe care le puteti lua pentru a obtine rezultatele dorite.

Considerati responsabilitatea si raspunderea si dupa urmatoarele elemente:

Asemanari: ambele pun accentul pe rezultate.

Deosebiri: responsabilitate este un angajament anterior in timp ce raspunderea este un proces ulterior. Persoanele care fac promisiuni si nu si le respecta, nu obtin rezultatele asteptate si creeaza una din cele mai mari frustrari in mediul proiectului. Este esential sa retineti urmatoarele aspecte in ceea ce priveste raspunderea:

Daca aveti responsabilitatea, va trebui sa dati socoteala. Cu alte cuvinte, daca promiteti ceva, va trebui sa infruntati consecintele modului in care v-ati tinut promisiunea.

Daca nu aveti responsabilitatea, nu va trebui sa dati socoteala. Daca ceva merge rau dar nu ati avut responsabilitatea de a asigura bunul mers al acelui lucru, nu va veti confrunta cu consecintele negative (si bineinteles, nu veti primi nici complimente daca lucrurile vor merge bine in acest caz).

A cere cuiva socoteala atunci cand nu are responsabilitatea se numeste a gasi tapul ispasitor. A arunca vina pe persoanele cele mai apropiate cand lucrurile merg prost, nu face altceva decat sa incurajeze oamenii sa evite sa lucreze cu tine pe viitor.

Distribuirea sarcinilor proiectului

A delega inseamna a distribui altcuiva ceva ce iti apartine. Exista multe alte definitii pentru acest termen, dar pentru simplificare, o vom pastra pe cea mai simpla. A delega inseamna a distribui.

Veti delega pentru urmatoarele trei motive:

pentru a va elibera astfel incat sa puteti indeplini alte sarcini;

pentru a avea persoane calificate in adoptarea deciziilor;

pentru a dezvolta in mod prudent abilitatea unei alte persoane de a se descurca cu sarcini noi, sarcini care sa fie indeplinite cu succes.

Stabiliti ce puteti si ce nu puteti delega

Urmariti aceste doua reguli cand distribuiti rolurile in cadrul proiectului:

Puteti delega autoritatea dar nu si responsabilitatea;

Puteti imparti responsabilitatea.

Amintiti-va de asemenea ca puteti transfera unei alte persoane dreptul de a lua decizii pe care sunteti imputernicit sa le luati, dar nu va puteti debarasa de responsabilitatea rezultatelor acestor decizii.

Sa presupunem ca aveti autoritatea sa semnati ordine de achizitie pentru proiectul vostru in valoare de cel mult 400 milioane lei. Sa presupunem mai departe ca nu vi s-a interzis sa transmiteti aceasta autoritate altcuiva si nu exista nici o politica scrisa care sa specifice ca nu o puteti acorda altcuiva. Puteti acorda o parte sau intreaga autoritate lui Andrei daca doriti. Aceasta inseamna ca i-ati acordat lui Andrei autoritatea de a semna ordinele de achizitie pentru proiectul vostru, dar care ordine nu trebuie sa depaseasca 400 milioane lei. Oricum, daca Andrei a cumparat din greseala 8 programe soft de specialitate in valoare de 150 milioane lei in loc de trei cat avea nevoie, sunteti singurul responsabil de aceasta decizie.

Puteti oricand retrage autoritatea pe care ati dat-o altcuiva, dar nu puteti condamna acea persoana ca si-a exercitat aceasta autoritate atunci cand o avea. Este important sa acordati sprijinul si sa-i sustineti pe cei carora le-ati acordat aceasta autoritate. Sa presupunem ca ati fost liderul unei echipe de proiect in ultimele patru luni si Maria a fost asistenta voastra. Maria v-a ajutat sa va descurcati cu problemele tehnice ale persoanelor din echipa dupa cum urmeaza:

Cand cineva are o problema tehnica, discuta cu Maria;

Maria analizeaza problema si decide cum sa o rezolve;

Maria discuta problema cu seful direct (dumneavoastra) si va explica solutiile propuse de ea;

Daca sunteti de acord cu solutiile propuse de ea, ii cereti sa le puna in aplicare;

Daca nu suntetti de acord cu sugestiile ei, lucrati alaturi de ea la dezvoltarea unei solutii acceptabile;

Dupa un timp ii spuneti Mariei ca ati dori sa schimbati modul in care rezolva problemele tehnice. Ii explicati ca de acum inainte nu va mai fi nevoie de acordul vostruu in implementarea unei solutii propuse de ea. Dupa aceasta discutie cu ea, le comunicati si celorlalti membri ai echipei noua procedura.

In zilele urmatoare, Ionel vine la Maria pentru a discuta o problema pe care el o are cu un furnizor. Dupa ce il asculta, Maria ii da lui Joe instructiuni clare despre modul cum trebuie sa rezolve problema. Imediat dupa ce iese din biroul lui Maria, Ionel va suna, va prezinta problema pe care a discutat-o cu Maria si solutia propusa de ea si va intreaba daca sunteti de acord cu aceasta solutie.

Acum sunteti intr-o dilema. Pe de o parte a-ti dori sa o sprijiniti pe Maria in ceea ce priveste autoritatea ei in dezvoltarea si implementarea propriilor sale solutii pentru problemele tehnice. Pe de alta parte insa, doriti sa fiti sigur ca lucrurile merg bine in proiectul vostru. Ce ar trebui sa faceti?

Singurul raspuns pe care il puteti da asfel incat sa o sprijiniti pe Maria in ceea ce priveste autoritatea pe care i-ati acordat-o este: "Fa ceea ce ti-a spus Maria!"

Ce s-ar intampla daca raspunsul vostru ar fi: "Da, solutia propusa de Maria mi se pare buna."? Nu ar trebui sa procedati asa. Spunand ca va place solutia propusa de Maria ii subminati autoritatea deciziilor sale. Probabil ca nu ati vrut decat sa ii spuneti lui Ionel ca aveti deplina incredere in abilitatea lui Maria de a dezvolta o solutie potrivita si ca cea propusa de ea este un exemplu bun. Oricum, in realitate, raspunsul vostru nu a facut decat sa-i sugereze lui Ionel ca sunteti in continuare persoana care trebuie sa aprobe intrucat tocmai ati aprobat decizia lui Maria care ar fi trebuit sa aiba autoritatea de a lua aceasta decizie.

Vreti sa va mentineti decizia de a delega autoritatea Mariei, dar vreti de asemenea sa va asigurati de succesul proiectului. Cum va descurcati in urmatoarele situatii?

Nu sunteti de acord cu recomandarea lui Maria. Daca va temeti ca urmand recomandarea lui Maria veti avea consecinte catastrofale, trebuie sa-i sugerati lui Ionel sa astepte pana cand discutati problema cu Maria. In acest caz protejarea proiectului si a organizatiei este mai importanta decat sprijinirea autoritatii lui Maria.

In alte cazuri totusi, ar trebui sa-i spuneti lui Ionel sa urmeze recomandarea facuta de Maria, pentru ca ea are autoritatea sa ia aceasta decizie. Aici sunt cateva motive sa faceti asa, chiar daca nu sunteti de acord cu alegerea ei:

. ea poate sti mai multe despre situatie decat ati aflat din conversatia cu Ionel;

. poate ca ea are dreptate si voi nu;

. sa presupunem ca abordarea voastra este mai buna ca cea a Mariei. Cum va sti ea sa faca alegeri mai bune in viitor daca nu discutati cu ea despre motivul pentru care nu sunteti de acord cu decizia ei?

. daca Mary crede ca ii veti sari in ajutor de fiecare data cand ia o decizie proasta, va fi mai putin preocupata de luarea deciziei corecte

Daca este necesar, puteti sa-i cereti sa va explice dupa aceea rationamentul deciziei sale si puteti sa-i oferiti opiniile si ideile voastre, dacaa credeti ca este necesar.

Telefonul lui Ionel se refera la o problema mai generala legata de procedurile echipei si de relatiile de lucru in echipa.

. Poate nu ati fost destul de clar cand ati explicat noile proceduri membrilor echipei voastre. Explicati-i din nou lui Ionel si insistati asupra noilor proceduri.

. Poate ca lui Ionel nu i-a placut raspunsul Mariei si incearca sa faca asa cum vrea el. Inca o data trebuie accentuat ca decizia ii apartine Mariei.

. Poate ca Maria nu a fost destul de clara in explicatia sa despre ce e de facut. Sugerati-i Mariei sa explice motivele solutiilor sale mai clar si sa incerce sa se asigure ca oamenii inteleg si sunt multumiti cu informatiile pe care le-au primit.

. Poate ca exista un conflict interpersonal intre Maria si Ionel. Vorbiti cu amandoi si aflati daca exista un astfel de conflict iar daca da, aflati cum a aparut. Ajutati-i sa identifice si sa rezolve conflictul.

Delegati autoritatea cu incredere

Delegarea autoritatii implica intotdeauna asumarea unor riscuri din care cel mai mare este acela ca trebuie sa suportati consecintele deciziilor altcuiva. Parcurgeti pasii urmatori pentru cresterea nivelului vostru de confort si pentru cresterea sanselor persoanei careia ii delegati autoritatea de a-si indeplini sarcinile cu succes.

Clarificati ceea ce vreti sa delegati. Descrieti in termeni simpli sarcina ce trebuie indeplinita de altcineva si de asemenea explicati ce nu vreti sa faca acea persoana.

Alegeti persoana potrivita. Stabiliti abilitatile si cunostintele pe care o persoana trebuie sa le aiba pentru a indeplini o sarcina cu succes si nu imputerniciti sa indeplineasca sarcina o persoana careia ii lipsesc priceperea si cunostintele necesare.

Delegati in mod corect. Explicati ceea ce este de facut, efortul ce trebuie depus si data la care trebuie sa fie gata.

Monitorizati indeplinirea. Stabiliti frecvent puncte de control bine definite pentru a putea monitoriza indeplinirea; realizati aceasta monitorizare in acord cu programul de lucru stabilit.

Delegarea nu trebuie sa fie de genul 'totul sau nimic' propunere in care ori iei decizia de unul singur ori sau te retragi total din problema respectiva. Luati in considerare urmatoarele sase grade de delegare, fiecare dintre ele fiind format si dezvoltand pe cele care il preced.

Informeaza-ma. Aduna faptele si adu-mi-le la cunostinta inainte de orice actiune.

. Ghideaza-ma. Dezvolta actiuni alternative bazate pe ceea ce ai descoperit.

. Fa-o cand ti-o spun. Fi gata sa urmezi una sau mai multe din actiunile ce ti-au

fost recomandate numai daca nu-ti spun eu altceva.

. Cum va merge? Analizeaza situatia, dezvolta un curs al actiunii, urmeaza-1

siu adu-mi la cunostinta rezultatele.

. Fa-o si atat! Exista o situatie;  rezolv-o. nu vreau sa aud despre ea din nou. Fiecare nivel atrage dupa sine un anumit grad de autoritate independenta. Daca iti cer sa-mi prezinti o situatie, tu vei alege ce informatii sa-mi dai si ce informatii sa arunci, ce sursa de informare sa consulti. Diferenta principala intre nivele este gradul de verificare dinaintea actiunii.

Repartizarea responsabilitatilor

Decizia delegarii autoritatii este unilaterala; nu cere acordul ambelor parti. Poti alege sa acorzi cuiva autoritate indiferent daca el vrea sau nu. O data ce ai atribuit autoritatea ta altcuiva, persoana respectiva poate sa o paseze altcuiva la randul ei (in cazul in care nu 1-ai specificat sa nu o faca).

Oricum, responsabilitatea e un acord al ambelor parti; imi ceri sa raspund la cererea clientului si sunt de acord. Pentru ca suntem amandoi de acord sa ma ocup de cererea respectiva nu pot sa iau decizia de a da altcuiva sarcina si sa nu ma preocupe daca acesta indeplineste sarcina. Ti-am adus la cunostinta ca sarcina a fost atribuita altcuiva; singura cale sa ma eliberez de responsabilitate este sa te intreb de ce doresti sa schimbam intelegerea noastra initiala.

Exemplu:

Considerand ca Alice, seful tau iti cere sa pregatesti un raport ce reflecta cele mai noi cifre de vanzari pentru organizatia sa. Iti inchipui ca poti pregati textul raportului in Microsoft Word si orice grafice necesare in Power Point. Stii unde sa gasesti datele neprelucrate si mai stii cum sa lucrezi in word, dar nu stii sa utiliozezi Power Point. Deci, accepti sarcina data de Alice, crezand ca-I vei cere lui Bill sa pregateasca graficele necesare. Cand ii intrebi daca te va ajuta el iti raspunde ca da.

Dupa o saptamana Alice te intreaba cum stai cu raportul. Ii spui ca ai terminat textul, dar Bill nu a terminat graficele. Ii sugerezi sa-1 verifice pe Bill sa afle cum sta si cand va termina. Cum crezi ca Alice va raspunde la sugestia ta?

Dupa un moment de tacere, Alice iti reamintesteca ati fost de acord ca tu sa faci raportul; de aceea, e responsabilitatea ta, si nu a ei, sa te asiguri ca toate partile raportului sunt terminate. Cu alte cuvinte, deoarece ai acceptat responsabilitatea de a face raportul, nu poti alege sa pasezi o parte din responsabilitate altcuiva.

Apropo, Alice a fost corecta refuzand sa-1 verifice direct pe Bill, dintr-o serie de alte motive:

.S Daca Alice ar fi fost de acord sa-1 verifice direct pe Bill, ti-ar fi facut un deserviciu. 1-ar fi lasat de inteles ca oricand ii vei da o sarcina pe viitor, ar trebui sa fie preocupat sa o multumeasca pe ea, nu pe tine. Cu alte cuvinte ar fi subminat pozitia ta ca lider.

S Ar fi fost greu pentru Alice sa-l inteleaga pe Bill,chiar daca ar fi vrut,pentru ca nu stia ce I-ai cerut sa faca sau cand.

Singura cale de a te elibera de cateva, sau chiar toate responsabilitatile pe care deja le-ai acceptat, este de ai cere lui Alice sa revizuiasca planul initial.

Partea a II-a: Organizarea echipei ( trupei)

Tine cont de socoteala persoanelor atunci cand iti raporteaza.

e se intampla atunci persoana care a hotarat sa te ajute nu-ti raporteaza? Poti sa le ceri socoteala pentru realizarile lor daca nu ai autoritate asupra lor? Sa presupunem ca ai fost desemnat, numit de curand intr-un proiect de inventare a unui sistem de control - un efort de a planui, realiza, testa si controla acest sistem. Este luni dimineata si tocmai ai aflat ca prietenul tau Eric a lucrat la acest proiect cu o luna in urma.

Il suni pe Eric si ii ceri sa-ti spuna despre istoria proiectului. Dupa cateva minute, realizezi ca stie mai multe decat oricine altcineva despre acest proiect. Faci astfel o cerere neasteptata (neuzuala). Explici lui Eric ca tu si 3 echipe realizati un manual de folosire a acestui nou sistem. Explici mai departe ca capitolul 1 al acestui manual este necesar sa cuprinda un istoric al acestui sistem. Il rogi astfel sa-ti faca o favoare scriind aceasta istorie a sistemului pentru a tine si colegii tai. Il rogi sa realizeze aceasta de vineri intr-o saptamana. Eric este de acord.

Sa presupunem ca termenul a expirat si inca nu ai primit de la Eric. Nici nu a sunat ca sa-ti explice motivele si nici tu nu ai verificat ce s-a intamplat. Iti suna familiar aceasta situatie? Probabil ca te lovesti de asemenea situatii in fiecare zi si din nefericire au fost multe cazurile cand persoane ti-au promis ca te vor ajuta dar nu au facut-o. Ce poti face?

Trebuie intotdeauna sa tii socoteala persoanelor care au acceptat sa te ajute. Intrebarea este urmatoarea: A fost responsabilitatea lui Eric sa-ti scrie capitolul 1 cu istoria sistemului?

Foarte simplu, raspunsul este DA. De ce?  Pentru ca a promis. Nu sugerez ca era responsabilitatea lui Eric sa realizeze istoricul iar tu si colegii tai ati fost absorbiti de orice responsabilitate. Responsabilitatea ta era sa fi sigur ca manualul de folosire a sistemului sa fie gata iar Eric a acceptat sa-ti realizeze prima parte si anume istoricul. Nu conteaza ca Eric nu lucreaza in echipa ta si ca nu raporteaza la acelasi sef ca si tine. Este responsabil pentru ca a promis.

Eric incearca sa distinga "etica responsabilitatii " si "responsabilitatea organizatiei". Va incerca probabil sa se scuze ca a avut o obligatie personala.

Argumentul acesta nu tine.n-ar trebui sa fie nici o diferenta intre angajamentele personale si cele organizationale. Daca nu vroia sa accepte obligatiunea,tot ce trebuia sa faca era sa spuna nu.

A-II-a intrebare este: ai tinut cont de secul lui Bill in acord cu promisiunea facuta⁹ Raspunsul e nu. Nu a rezultat nici o consecinta de pe urma esecului lui de aduce o schita a Capitolului l, asa cum a promis.

Sa presupunem ca n-ai primit schita pentru ca nu ti-a trimis-o. Ce mesaj arata comportamentul tau(sau , in acest caz,lipsa de comportament) lui Eric.

Sarcina data nu era asa importanta. Ce mesaj teribil! I-ai cerut sa-si ia din timpul zilei sale ocupate ca sa faca ceva pentru tine si nici macar nu ti-a pasat daca a terminat sau nu? E probabil fericit ca a decis sa nu piarda timp cu aceasta sarcina,pentru ca aparent nu conta prea mult.

. Comportamentul lui Eric a fost ok Acesta e chiar un mesaj mai prost. Arata ca facand promisiuni ,neindeplinindu-le si neexplicandu-ti comportamentul cuiva e OK. Pot apare situatii care ar face imposibil pentru Eric onorarea promisiunii facute, dar asta nu justifica faptul ca nu te suna sa-ti spuna situtia. Din pacate acest tip de comportament, repetat de mai multe ori pe zi,defineste un mediu organizational unde promisiunile inseamna putin si incalcarea lor devine ca un element acceptat in afacerii.

Mai mult ca probabil ,aceste mesaje nu sunt cele pe care vrei sa le trimiti. Ti-ai inchipuit probabil ca Eric s-a impotmolit in treaba sa si n-ai vrut sa faci un caz din asta pentru ca deja iti promisese ca te ajuta. Din pacate el nu stia ce e in mintea ta pentru ca tu nu i-ai spus.

Poate ca nu s-a decis sa pregatit schita Capitolului I si atat. la in considerare si alte posibilitati:

Ti-a trimis schita dar s-a pierdut in sistemul de livrare. Printre alte lucruri contabilitate e proces de feed-back. Din pacate majoritataea oamenilor cred ca absenta unei stiri e o stire buna. Cand Eric n-a primit nici un telefon de la tina a crezut ca ai primit schiata si ca ai gasit-o acceotabila. Bineinteles a presupus, ai fi sunat daca ai fi avut intrebari.

Te-a inteles gresit inaca de la inceput, a crezut ca schita iti trebuie de Vineri intr-o luna(in loc de intr-o saptamana). Poate ca inca mai lucreaza la schita si planieste sa ti-o dea la data care crede ca ai nevoie de ea. Poate nu o sa incerci sa tii evidenta oamenilor asupra carora n-ai nici autoritate , pentru ca crezi ca nu e potrivit (pana la urma nu esti seful lor) sau pentru ca nu stii cum. Dar aminteste-ti ce ti-am spus mai devreme.