DEZVOLTAREA CAPACITATII ORGANIZATIONALE A ORGANIZATIILOR NEGUVERNAMNETALE

DEZVOLTAREA

CAPACITATII

ORGANIZATIONALE A ORGANIZATIILOR NEGUVERNAMNETALE

PRIN

MANAGEMNETUL

RESURSELOR FINANCIARE

INTRODUCERE

Instrumentele prezentate in continuare sunt menite sa va ofere idei pentru doua tipuri de audienta. Primul tip include acele persoane care ar dori sa desfasoare diverse experiente de instruire pentru a-i ajuta pe ceilalti care sunt implicati in administrarea organizatiilor neguvernamentale sa isi largeasca orizontul de cunostinte si aptitudini privind dezvoltarea si managementul resurselor financiare. Al doilea tip de utilizatori potentiali sunt managerii care lucreaza pentru organizatii neguvernamentale, care doresc sa imbunatateasca situatia si activitatea sistemelor si practicilor financiare folosite de organizatiile acestora. Membri acestui al doilea grup pot dori sa efectueze singuri unele dintre exercitii pentru a-si dezvolta cunostintele intr-un anumit domeniu de interes. Sau, ar putea sa le utilizeze ca un exercitiu pentru echipa manageriala pentru a stimula gandirea si actiunea in ceea ce priveste modul in care administreaza resursele umane in cadrul organizatiei. De exemplu, Fisele de Evaluare si Planificare a Managementului Financiar ar putea fi folosite pentru a efectua o analiza a echipei de management cu privire la practicile si sistemele curente. Fisele sunt concepute sa ii ajute pe manageri sa treaca de la o intelegere mai buna modului in care isi administreaza fondurile la pasul urmator, acela al unui proces planificat de transformare. Planul de Afaceri al Organizatiei, este conceput sa va ofere o structura pentru scrierea unui plan de afaceri bazat in mare parte pe ceea ce am invatat in procesul de Evaluare.

Ambele instrumente de management pot fi de asemenea utilizate in ateliere de lucru pentru managerii sau angajatii organizatiilor neguvernamentale. Pentru fiecare dintre aceste instrumente am inclus cateva sugestii privind modul in care pot fi folosite in cadrul unui curs de instruire. Celelalte exercitii din aceasta parte a manualului sunt adresate in primul rand instructorilor. Cu toate acestea, managerii cu imaginatie le pot gasi de asemenea folositoare. Va incurajam pe toti ca, indiferent de rolul sau motivatia dumneavoastra, sa explorati materialele de instruire incluse in celelalte manuale din seria pentru conducatorii si angajatii organizatiilor neguvernamentale pentru inspiratie. Puteti incepe cu manualul Parteneriate Durabile intre Autoritati si Comunitate prin Planificare Participativa. Multe dintre exercitiile din acel manual sunt aplicabile unei game variate de necesitati si oportunitati de invatare.

Indiferent de motivatia sau scopul dumneavoastra va incurajam sa utilizati aceste instrumente in modul cel mai eficient pentru indeplinirea nevoilor dumneavoastra, ale celor instruiti, sau ale organizatiei dumneavoastra. Nu ezitati sa va folositi imaginatia in aplicarea acestor instrumente. Daca este vorba de jucarea unor roluri, poate veti dori sa rescrieti rolurile pentru a se potrivi mai bine situatiei dumneavoastra. Daca este vorba de un proces de planificare a actiunilor, modelati-l astfel incat sa se potriveasca nevoilor specifice ale participantilor. Daca instructiunile sunt prea complicate, un neajuns inerent al celor care au scris aceste manuale, simplificati-le astfel incat sa fie potrivite pentru dumneavoastra si audienta dumneavoastra.

Modele de Instrumente

Trebuie sa va impartasim cateva lucruri privind modelele pe care le-am utilizat pentru a construi aceste instrumente. Am pornit de la ideea ca majoritatea celor care le vor utiliza sunt instructori cu experienta. Prin urmare, instructiunile sunt mai putin detaliate decat sunt de obicei cele din astfel de manuale. Obiectivele de instruire au fost transformate in obiective de invatare, evident o alegere personala de exprimare. In plus, acestea ar putea fi scrise intr-un mod diferit de modul in care ati fost invatati sa scrieti obiective sau de cel in care le scrieti efectiv cand puneti la punct un curs de instruire. Noi va incurajam sa scrieti obiectivele in ce mod gasiti potrivit pentru dumneavoastra si participanti. Abordarea pe care am folosit-o se bazeaza pe ceea ce noi consideram ca este rezonabil sa se faca intr-o sesiune de instruire, adica dezvoltarea cunostintelor, a indemanarii, schimbarea atitudinilor, sau concretizarea rezultatelor intr-o anumita actiune, respectiv dezvoltarea unui plan de actiune. Cerintele legate de timp pe care le dam sunt in cel mai bun caz estimative. In sfarsit, componentele Procesului descriu modul in care puteti folosi instrumentele pentru a indeplini obiectivul de invatare.

Inca o avertizare pe masura ce avansati in studiul acestui material. Ordinea in care sunt prezentate instrumentele nu este probabil ordinea pe care veti dori sa o folositi cand concepeti un seminar de instruire. De exemplu, Instrumentele 1 si 2 mentionate anterior sunt concepute in primul rand ca instrumente de management si in al doilea rand ca materiale pentru un seminar de instruire. Cu toate acestea, noi am prefatat fiecare dintre aceste instrumente cu idei referitoare la cursuri de instruire.

Dupa cum am precizat chiar de la inceput, dorim sa privim modul in care dumneavoastra studiati aceste materiale ca pe un voiaj de descoperiri. Aceasta inseamna, printre altele, renuntarea la urmarea cailor batute pentru explorarea unor noi cai. Si uneori este posibil sa doriti sa folositi aceste instrumente pentru a va construi propriul drum. Indiferent de ceea ce intentionati sa faceti dorim ca voiajul de descoperiri sa va faca placere.

CUPRINS

INSTRUMENTUL 1

EVALUAREA SISTEMELOR SI PROCEDURILOR

DE MANAGEMENT FINANCIAR

Obiectivul de invatare

Dezvoltarea cunostintelor participantilor cu privire la sistemele si procedurile financiare si a indemanarii in evaluarea practicilor organizationale.

Participantii

Daca intentionati ca participantii sa faca o evaluare efectiva a sistemelor financiare si procedurilor organizatiilor lor, ar fi bine sa limitati acest lucru la managerii care sunt dispusi sa discute cu altii modul in care opereaza din punct de vedere financiar. Aceasta poate fi o valoroasa experienta de invatare pe masura ce acestia isi impartasesc unii altora care sunt practicile folosite in mod curent si domeniile ce necesita imbunatatiri.

Timpul necesar

Rezervati cel putin o jumatate de zi.

Procesul

Sarcini inainte de seminarii: Rugati fiecare participant sa aduca la seminar toate politicile, procedurile si formularele folosite de organizatia sa, inclusiv o copie a ultimului buget intocmit. Instructiunile referitoare la seminar trebuie sa indice faptul ca participantii vor folosi aceste materiale pentru a evalua practicile de management financiar ale organizatiei acestora si le vor descrie celorlalti participanti.

Model de seminar

Dupa prezentari, stabilirea desfasurarii si obiectivelor atelierului, nu neaparat structurate in aceasta ordine, invitati un specialist in domeniul managementului financiar, preferabil de la o organizatie neguvernamentala de succes, sa conduca si sa indrume o discutie care sa acopere toate cele trei categorii principale de chestiuni la care se face referire in instrumentul de evaluare. Discutia poate fi mult imbunatatita prin prezentarea unui grafic mare care sa arate cum se leaga intre ele diversele componente discutate. Acest grafic poate fi intocmit in timpul discutiilor, participantii contribuind, intr-un fel sau altul, la intocmirea graficului.

Dupa aceasta discutie, distribuiti exemplare ale instrumentului de evaluare si rugati fiecare participant in parte sa il completeze. Daca exista mai multi participanti de la aceeasi organizatie, rugati-i sa il completeze in echipa. Incurajati-i pe aceia care au intrebari referitoare la oricare dintre elementele trecute in lista de verificare sa ceara sprijin fara a-i deranja pe ceilalti. Aceasta autoevaluare dureaza aproximativ 30-45 de minute.

Invitati-i pe participanti sa discute intre ei reactiile la acest exercitiu si punctele la care au intampinat cele mai mari dificultati fie de intelegere a intrebarilor fie de a decide daca ceea ce fac este potrivit.

Rugati-i pe participanti sa se imparta in echipe de cate 2-3 persoane. Rugati fiecare persoana din fiecare echipa sa realizeze un plan de actiune cu privire la modul in care pot fi imbunatatite sistemele si procedurile financiare ale organizatiei sale, pe care sa-l prezinte celorlalti membri ai echipei. Intentia este de a oferi participantilor oportunitatea de a obtine sprijin unii de la ceilalti cu privire la modul in care realizeaza planul.

Incheiati atelierul cu relatari ale participantilor privind cateva dintre modificarile mai semnificative pe care acestia trebuie sa le aduca sistemului de management financiar cand se intorc la birou.

INSTRUMENTUL 1A

FISE DE EVALUARE A MANAGEMENTULUI FINANCIAR

Fisele urmatoare cuprind o serie de intrebari privind sistemul si procedurile de management financiar ale unei organizatii neguvernamentale, care oglindesc textul Partii Intai a acestui manual. Ele sunt menite sa va ajute sa efectuati un tur practic al tuturor aspectelor managementului financiar al organizatiilor neguvernamentale si sa stabiliti tipurile de actiune ce trebuie luate pentru a va imbunatati sistemul general de operare si procedurile specifice. Unele dintre intrebarile incluse pot fi irelevante pentru nevoile organizatiei dumneavoastra. In aceste situatii va sugeram sa le sariti pur si simplu si sa treceti la urmatoarele intrebari. Dupa ce ati terminat de completat chestionarul veti avea o imagine completa a sistemului dumneavoastra financiar si cateva sugestii privind modul in care il puteti imbunatati pe baza unui set de norme general acceptate de management financiar.

Inregistrarile si rapoartele financiare

Registrul general (jurnal)

Rapoarte

Managementul financiar

Facturarea serviciilor

Plati

Salarii si taxe

Stocul de materii prime si materiale consumabile

Incasarile in numerar

Achizitiile

Controlul si managementul bunurilor

Pe baza evaluarii procedurilor si sistemelor financiare ale organizatiei dumneavoastra, va sugeram sa discutati cu personalul dumneavoastra si sa dezvoltati un plan care sa aiba in vedere remedierea unora dintre cele mai serioase deficiente pe care le-ati notat ca necesitand actiune. Formularul din paginile urmatoare este conceput sa va ajute sa va organizati ideile si sa intocmiti un plan de actiune eficace.

INSTRUMENTUL 1B

PLANIFICAREA IMBUNATATIRILOR MANAGEMENTULUI FINANCIAR

Urmatoarele intrebari sunt concepute sa va ajute pe dumneavoastra si echipa dumneavoastra de management sa transformati rezultatele evaluarii managementului financiar intr-un plan de actiune. Incepeti prin trecerea in revista a rezultatelor evaluarii dumneavoastra si a actiunilor pe care ati stabilit ca trebuie sa le intreprindeti. Va sugeram sa faceti un rezumat al actiunilor propuse pe o tabla sau o coala de hartie pentru a le putea vedea in totalitate. Dupa ordonarea lor in functie de categoriile din formularul de evaluare, puteti reorganiza actiunile daca acest lucru va ajuta la dezvoltarea planului de actiune.

Care sunt cele trei sau patru cele mai importante actiuni pe care trebuie sa le intreprindeti in acest moment, pe baza datelor de evaluare, pentru ca sistemele si procedurile dumneavoastra de management financiar sa fie eficace si eficiente? Daca nu va este clar intelesul acestor doi termeni, puteti gasi o descriere a acestora in Capitolul 1 din partea Intai a acestui manual.

a.  __________ ______ ____ __________ ______ ____ _____ _______ ______ ____________

b.  __________ ______ ____ __________ ______ ____ _____ _______ ______ ____________

c.  __________ ______ ____ __________ ______ ____ _____ _______ ______ ____________

Pentru fiecare dintre aceste actiuni, notati pasii din planul de actiune. Veti avea nevoie de un set de astfel de pasi pentru fiecare actiune pe care o planificati.

Actiunea:

Descrieti obiectivul astfel incat sa cuprinda ceea ce doriti sa obtineti prin aceasta actiune. Aceasta este o descriere a rezultatelor scontate.

Cine va fi raspunzator pentru indeplinirea acestui obiectiv?

Cine altcineva mai trebuie sa fie implicat?

Ce sarcini specifice trebuie indeplinite pentru a indeplini obiectivul?

Pentru fiecare sarcina, notati timpul in zile sau ore pe care il considerati necesar unei persoane pentru a finaliza actiunea si ultima data acceptabila de finalizare. Folositi urmatorul formular sau creati unul propriu.

Faceti o lista a echipamentelor si materialelor speciale necesare pentru indeplinirea sarcinii.

Aceasta este o intrebare la care trebuie raspuns avand in vedere planul de actiune in totalitatea sa: Cum veti evalua rezultatele acestui plan de actiune?

INSTRUMENTUL 2A

EVALUAREA DURABILITATII SI INTEGRITATII ORGANIZATIEI SI A ZONELOR CU POTENTIAL DE IMBUNATATIRE

Sustinerea financiara a organizatiei si programelor dumneavoastra este doar o parte a provocarilor cu care ne confruntam pentru a reusi, desi suntem primii care admit ca aceasta este o parte esentiala. Integritatea si durabilitatea organizatiei sunt strans legate de reusita financiara. Pe termen lung, aceste doua variabile interdependente vor determina succesul dumneavoastra ca institutie valoroasa a comunitatii si capacitatea dumneavoastra de a va sustine contributiile aduse societatii.

Integritatea si durabilitatea unei organizatii neguvernamentale cuprinde mai multe calitati. De exemplu: Satisfaceti o nevoie importanta a comunitatii sau tarii dumneavoastra? Satisfaceti acea nevoie la fel de bine sau mai bine decat ceilalti care sunt de asemenea angajati in deservirea aceluiasi grup tinta? Incercati in mod constant sa imbunatatiti eficacitatea programului organizatiei dumneavoastra si eficienta operationala?

Exista mai multe modalitati de a efectua autoevaluarea organizatiei. Nu este nimic magic in legatura cu tipurile de intrebari pe care trebuie sa vi le puneti cand evaluati organizatia si modul in care aceasta functioneaza. Pentru inceput am inclus cateva intrebari care sunt adesea asociate cu evaluarea organizatiilor din sectorul privat cand se intocmesc planuri de afaceri. Daca ati participat la pregatirea planurilor strategice pentru organizatia sau comunitatea dumneavoastra, multe dintre aceste intrebari va vor fi familiare. Planurile de afaceri si planurile strategice sunt termeni folositi pentru a descrie un proces de gandire in viitor intrucat sunt aplicate in contexte usor diferite.

Nu ezitati sa modificati intrebarile pe care noi le-am sugerat sau sa adaugati alte cateva intrebari, sau chiar sa renuntati la cele care nu va plac. La urma urmei, din aceasta serie de intrebari pe care vi le puneti va rezulta planul dumneavoastra de afaceri.

Si pentru ca am vorbit de planuri de afaceri, la finalul acestui set de intrebari oarecum irelevante gasiti o propunere de cadru general pentru scrierea unui plan de afaceri. Intentia noastra este aceea de a va incuraja sa luati raspunsurile la aceste intrebari si sa le rearanjati intr-un plan de afaceri. De ce? Probabil cel mai rezonabil raspuns este ca multe mari agentii finantatoare doresc sa vada planuri de afaceri inainte de a oferi sprijin organizatiilor neguvernamentale. Este doar un alt mod de a-i asigura ca organizatia dumneavoastra este bine administrata. Va reamintim ca nu exista nimic batut in cuie in ceea ce priveste descrierea generala sau ceea ce includeti in planul dumneavoastra de afaceri. Puteti modifica amandoua aceste instrumente sugerate pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastra.

Care este principalul scop al acestei organizatii? Sau, ca sa ne exprimam mai direct, de ce exista organizatia dumneavoastra?

Cum descrieti celorlalti organizatia dumneavoastra astfel incat acestia sa inteleaga ce faceti?

Acum reduceti aceasta descriere la o propozitie sau fraza scurta. Care este mesajul principal pe care doriti ca ceilalti sa il retina in legatura cu ce este organizatia dumneavoastra? Acest mesaj este important in special daca va asteptati sa primiti finantare de la alte organizatii. Multi numesc aceasta misiunea organizatiei, care trebuie sa fie clara, concisa, si mobilizatoare.

De ce a fost creata initial organizatia dumneavoastra? Aceasta este o alta intrebare cheie intrucat mandatul dumneavoastra, motivul pentru care organizatia exista, ar putea fi fost altul la inceput fata de astazi. A sti de unde ati inceput este un element important in stabilirea directiei de viitor.

Daca scopul organizatiei dumneavoastra s-a modificat in timp, de ce s-a intamplat acest lucru?

Care este viziunea dumneavoastra cu privire la viitorul organizatiei? Sa punem acest lucru in termeni operationali: Ce ati dori sa faca organizatia dumneavoastra peste cinci ani? Dar peste zece ani?

Care sunt serviciile si / sau produsele dumneavoastra in prezent?

Cum va descrieti principalii beneficiari? Pentru a reformula putin, care sunt principalii utilizatori ai serviciilor si produselor dumneavoastra? In sectorul privat aceste intrebari se refera la clienti, piata si segmentul de piata.

Care sunt primele trei cele mai importante sau unice beneficii pentru cei care folosesc serviciile sau produsele dumneavoastra?

Exista servicii sau produse pe care le oferiti clientilor sau beneficiarilor potentiali in conexiune cu alte servicii sau produse? Aceasta poate parea a fi o intrebare neobisnuita dar aceste relatii interconectate pot afecta durabilitatea pe termen lung.

Cat de mult depinde organizatia dumneavoastra de aceste conexiuni? Cum ati putea reduce aceasta dependenta in viitor?

Care este cel mai important competitor al dumneavoastra la servicii sau produse?

Ce ii face sa fie competitivi in legatura cu serviciile sau produsele organizatiei dumneavoastra? Este vorba de costul serviciilor sau produselor dumneavoastra, de calitatea serviciilor, de disponibilitate si convenabilitate, de reputatie, sau de alte motive? Ganditi-va la toate motivele pentru care acestia va pot face concurenta cu succes fata de clientii dumneavoastra.

Dat fiind acest posibil scenariu, care sunt principalele critici sau nemultumiri pe care beneficiarii / clientii dumneavoastra le-au exprimat cu privire la servicii sau produse?

Ce puteti face pentru a depasi aceste critici si nemultumiri?

Cum va promovati sau cum faceti reclama serviciilor si produselor dumneavoastra in prezent? Cat de eficace credeti ca au fost aceste eforturi?

Ce intentionati sa faceti in anul urmator pentru a creste eficacitatea si eficienta activitatilor dumneavoastra promotionale? Daca termenul promotional vi se pare prea comercial, ganditi-va la relatii publice. Durabilitatea pe termen lung in lumea organizatiilor neguvernamentale depinde de faptul ca: a). Ceilalti stiu cine sunteti, si ca b). Ceilalti stiu ce faceti dumneavoastra si ceea ce va distinge de alte organizatii care actioneaza in acelasi domeniu.

Cum intentionati sa continuati sa finantati activitatile curente in urmatorii 5 - 10 ani? Ce strategii de finantare pe care le aplicati in prezent vor fi continuate? Ce strategii noi aveti in plan?

Intocmiti o lista a surselor principale de finantare curente dupa nivelul importantei acestora pentru a va permite sa supravietuiti si mentionati trei motive pentru care fiecare dintre acestea ar putea sa nu mai doreasca sa continue finantarea activitatilor dumneavoastra in viitor.

Ce poate face organizatia dumneavoastra pentru a minimiza pierderea oricareia dintre aceste surse principale de finantare?

Ce fel de schimbari trebuie sa aduceti personalului dumneavoastra pentru a ramane viabili si a va indeplini scopurile in urmatorii trei ani?

Ce alte intrebari trebuie sa va puneti acum in calitate de organizatie neguvernamentala pentru a creste potentialul dumneavoastra de "durabilitate"? Daca va amintiti, am vorbit despre aceasta importanta calitate in primele pagini ale Partii Intai ale acestui manual. Capacitatea organizatiei dumneavoastra de a se mentine depinde de trei variabile interdependente: dezvoltarea si implementarea de programe / servicii, organizare si management, si forta si competenta financiara.

Luati rolul de inchizitor acum, fara sa va preocupati de cat timp si spatiu va ia acest exercitiu, si raspundeti la acele intrebari care nu au fost puse pana acum si care trebuie puse in legatura cu durabilitatea organizatiei dumneavoastra.

INSTRUMENTUL 2B

CADRUL GENERAL SUGERAT PENTRU UN PLAN DE AFACERI

Pe baza evaluarii organizatiei: Instrumentul 2A

Cele de mai sus reprezinta un cadru general sugerat pentru intocmirea planului de afaceri pentru organizatia dumneavoastra pe baza autoevaluarii efectuate. Asa cum am precizat in introducerea la chestionarul de autoevaluare, nimic din ceea ce am inclus in acest cadru general nu este batut in cuie. Nu ezitati sa il schimbati, sa adaugati sau sa scoateti elemente, etc.

Nota instructorilor: V-ati gandit probabil ca acest exercitiu de management in mare parte poate fi de asemenea adaptat pentru a fi utilizat in cadrul unui seminar. Va sugeram sa il organizati asemanator cu cele sugerate pentru lucrul cu Instrumentul I, Chestionarul de Evaluare a Managementului Financiar. Desi participantii nu vor avea nevoie sa aduca la fel de multe documente la un seminar despre Intocmirea unui Plan de Afaceri, acestia vor avea nevoie de unele materiale de pornire daca doriti sa pregateasca efectiv un plan de afaceri in prezenta dumneavoastra.

S-ar putea sa intampinati unele dificultati in atragerea participantilor care considera ca organizatiile lor sunt in competitie unele cu altele. Dat fiind aceasta posibilitate, ganditi-va la organizarea unui seminar intern la care sa participe directorul, personalul cu functii de raspundere si membrii consiliului director, daca exista un astfel de consiliu, pentru a-i indruma in cadrul intocmirii planului lor de afaceri.

INSTRUMENTUL 3

IMPORTANTA INREGISTRARILOR FINANCIARE

SI RAPORTAREA CONSECINTELOR

Obiectivul de invatare

Imbogatirea cunostintelor si aptitudinilor participantilor cu privire la crearea unui sistem de inregistrari financiare si utilizarea efectiva a acestuia.

Timpul necesar

Aproximativ trei ore

Procesul

Acest exercitiu poate fi utilizat la inceputul unui seminar pe probleme de sisteme si proceduri de management financiar intrucat se axeaza pe evidentierea motivelor pentru care evidentele financiare sunt importante in afara cerintelor minime privind mentinerea evidentei fluxului de bani catre, in cadrul si din organizatia dumneavoastra.

Incepeti cu un brainstorming sau exercitiu gen tehnica grupului nominal pentru a identifica toate motivele pentru care inregistrarile financiare sunt importante pentru organizatiile neguvernamentale indiferent cat sunt de mici. Puteti de asemenea organiza acest exercitiu in cadrul grupurilor mici in functie de ce abordare credeti ca este mai eficace pentru participantii cu care lucrati.

Organizati ideile adunate in cadrul Pasului 1. Aceasta poate include stabilirea de criterii sau pur si simplu o discutie in grup pentru a stabili ce categorii sau tipuri de utilizare a informatiilor ar fi de ajutor pentru a intelege mai bine si aplicarea acestora pentru activitatile urmatoare.

Dupa organizarea motivelor pentru care este necesara tinerea de evidente financiare, impartiti participantilor Fisa de Planificare si Evaluare a Eficacitatii Evidentelor Financiare. (Vezi pagina urmatoare.) Rugati fiecare participant sau fiecare echipa, daca exista mai multi participanti din aceeasi organizatie, sa completeze fisa de evaluare si planificare. Acordati-le aproximativ 30 de minute.

Reuniti participantii intr-un singur grup si rugati-i pe cativa dintre acestia sa explice ce au aflat in legatura cu evidentele lor financiare si ce intentioneaza sa faca diferit ca urmare a acestui exercitiu de planificare.

INSTRUMENTUL 3A

FISA DE PLANIFICARE SI EVALUARE A EFICACITATII EVIDENTELOR FINANCIARE

Managementul organizatiilor neguvernamentale poate fi mult mai usor daca aveti la dispozitie in permanenta informatii si date adecvate si actualizate cu privire la situatia financiara a organizatiei dumneavoastra. Informatiile de ordin financiar inseamna mai mult decat sa va asigurati ca aveti indeajuns de multi bani in banca pentru a acoperi cheltuielile facute, desi trebuie sa recunoastem importanta acestor date concrete. Prima parte a acestei fise prezinta mai multe moduri in care managerii folosesc datele financiare si va cere sa evaluati cat sunt de eficace evidentele dumneavoastra financiare in privinta oferirii acestor tipuri specifice de informatii. Cea de-a doua jumatate a fisei este menita sa va ajute sa concepeti, prin intocmirea unui plan, imbunatatirea tinerii evidentelor dumneavoastra.

Pentru fiecare afirmatie exista sapte nivele de evaluare desi numai pozitiile extreme si cea de mijloc sunt identificate, de exemplu, 1 = deloc; 5 = oarecum; 7 = integral. Nu ezitati sa incercuiti alte numere pentru a avea o evaluare mai exacta a perceptiilor dumneavoastra cu privire la eficacitatea inregistrarilor dumneavoastra financiare.

Pot lua decizii sigure in cadrul operatiunilor zilnice pe baza evidentelor financiare actualizate.

Pot folosi evidentele noastre financiare pentru a promova organizatia pe langa factorii interesati importanti.

Pot folosi evidentele noastre financiare pentru a demonstra competenta noastra financiara atunci cand cautam surse externe de finantare cum ar fi granturi, contracte.

Pot sa indeplinesc cerintele financiare ale organizatiilor finantatoare din punctul de vedere al termenului si al informatiilor de ordin financiar.

Inregistrarile noastre financiare trecute si cele curente sunt nepretuite atunci cand intocmim planuri pe termen lung si cand lucram la intocmirea bugetului.

Adunati punctajele obtinute si notati totalul in spatiul urmator  ______________

Punctajul maxim este 35. Un punctaj sub 30 indica necesitatea de a va imbunatati capacitatea de tinere a evidentelor financiare.

Pentru a incheia acest exercitiu, luati punctajul cel mai mic si stabiliti un scop pe care doriti sa-l indepliniti in legatura cu aceasta nevoie concreta de management. Dupa stabilirea scopurilor, notati trei actiuni pe care dumneavoastra si personalul dumneavoastra le poate intreprinde in urmatoarele 30 de zile pentru a imbunatati eficacitatea evidentelor dumneavoastra financiare asa cum se raporteaza ele la aceasta nevoie de management. Fiti concreti cu privire la persoanele care trebuie sa indeplineasca aceste actiuni in mod eficace si eficient.

Scop:

Actiunea 1

Actiunea 2

Actiunea 3

Repetati acelasi exercitiu pentru urmatorul scop cu scor redus.

Scop:

Actiunea 1

Actiunea 2

Actiunea 3

INSTRUMENTUL 4

INTOCMIREA BUGETULUI ANUAL

Obiectivul de invatare

Imbogatirea cunostintelor si aptitudinilor participantilor cu privire la intocmirea bugetului anual.

Timpul necesar

Aproximativ trei ore.

Procesul

Acest exercitiu este menit sa ajute managerii organizatiilor neguvernamentale sa-si treaca in revista procesul curent de intocmire a bugetului si sa analizeze modalitati de imbunatatire a acestuia. Ca in cazul majoritatii exercitiilor din acest manual, este important sa va analizati grupul de participanti si sa stabiliti cat de deschisi ar putea fi acestia cu privire la trecerea in revista a procedurilor financiare impreuna cu alti manageri cu care acestia s-ar putea afla in competitie pentru obtinerea de fonduri la nivel local. Dat fiind importanta adaptarii instruirii pentru a se potrivi nevoilor participantilor locali, va sfatuim sa aduceti orice modificari sunt necesare pentru a va ajuta sa asigurati succesul instruirii.

Incepeti seminarul cu un exercitiu de brainstorming pentru a-i pregati pe participanti pentru exercitiile ce vor urma. Va sugeram urmatoarea intrebare pentru brainstorming. Care sunt cele mai dificile aspecte ale procesului de intocmire a bugetului anual pentru dumneavoastra? Dupa epuizarea opiniilor, puteti clasa aceste opinii pe categorii, pe baza sugestiilor participantilor. Dupa aceea, deschideti o discutie cu privire la ce se poate face pentru a depasi aceste dificultati.

Rugati participantii, fie individual fie pe echipe, daca aveti mai multi participanti de la aceeasi organizatie, sa petreaca treizeci de minute schitand procesul folosit de organizatia lor pentru intocmirea bugetului anual. Inmanati-le formularul de la pagina urmatoare sau creati dumneavoastra un altul. Daca hotarati sa folositi formularul oferit de noi, aveti grija sa aveti mai multe exemplare pentru cei cu un proces complicat de intocmire a bugetului. Este important sa asigurati o structura pentru inregistrarea acestor informatii. Informati-i pe scurt cu privire la acest exercitiu si anuntati-i ca le stati la dispozitie pentru intrebari.

Reuniti participantii intr-un sigur grup si purtati o discutie pe baza informatiilor de la Capitolul 2. Acest capitol abunda de idei care pot ajuta organizatiile neguvernamentale sa dezvolte sisteme financiare care sa le ajute sa devina mai durabile si responsabile. In timpul discutiei concentrati-va asupra procesului general al bugetului oferind unele detalii privind cei sase pasi.

Dupa aceasta discutie continuati prin a invita mai multi participanti sa vorbeasca despre asemanarile si diferentele dintre practicile curente in cadrul procesului de buget si conceptele prezentate in manual.

Rugati-i pe participanti sa lucreze pe perechi pentru a se ajuta reciproc daca este nevoie, desi majoritatea activitatii va fi desfasurata individual sau pe echipe de participanti din aceeasi organizatie. Sarcina acestora va fi sa faca o trecere in revista a procesului lor curent de buget pe baza exercitiului anterior si sa pregateasca un plan de actiune pentru schimbarile pe care acestia cred ca este nevoie sa le aduca procesului pentru a-l face mai eficace si eficient. Acordati aproximativ o ora pentru acest exercitiu.

Reuniti participantii intr-un sigur grup si invitati-i sa prezinte celorlalti cateva dintre modificarile pe care intentioneaza sa le faca pe baza a ceea ce au invatat.

INSTRUMENTUL 4A

PROCESUL CURENT AL INTOCMIRII BUGETULUI IN ORGANIZATIA MEA

Sarcini: Folosind formularul urmator, precizati principalii pasi urmati de organizatia dumneavoastra in cadrul procesului anual de intocmire a bugetului, din momentul in care incepeti intocmirea bugetului pana cand acesta este aprobat, daca aveti un proces de aprobare, sau pana la data la care noul buget intra in vigoare.

In prima coloana treceti datele la care fiecare sarcina trecuta in a doua coloana trebuie sa inceapa si sa fie realizata. In a doua coloana, precizati sarcinile ce urmeaza a fi desfasurate, si in a treia coloana treceti persoana principala responsabila pentru indeplinirea sarcinii respective. In ultima coloana din dreapta marcati cu un semn daca exista o lege sau o regula de politica interna care impune respectivul pas.

INSTRUMENTUL 5

INTOCMIREA BUGETELULUI FLUXULUI DE LICHIDITATI

Obiectivul de invatare

Imbogatirea cunostintelor si aptitudinilor participantilor cu privire la intocmirea bugetului fluxului de lichiditati.

Timpul necesar

Aproximativ trei ore.

Procesul

Bugetul fluxului de lichiditati este un instrument important pentru organizatiile neguvernamentale. Acesta este conceput sa ajute managerii sa stie de la o luna la alta care este suma de bani disponibila pentru cheltuieli si investitii. Desfasurarea unei sesiuni de instruire pe aceasta tema poate fi problematica daca participantii dumneavoastra se opun precizarii situatiei financiare fata de ceilalti. Cu toate acestea, merita sa incercati si va oferim mai jos doua sugestii.

Optiunea 1: Luati exemplul unui buget anual nedefalcat de lichiditati asa cum s-a prezentat in Capitolul 4: Bugetul Fluxului de Lichiditati si creati un exercitiu pe baza acestui exemplu si a ceea ce este tipic pentru organizatiile neguvernamentale reprezentate in cadrul seminarului, pe baza acestor materiale. (Daca nu sunteti familiarizati cu abordarea bugetului fluxului de lichiditati va sugeram sa va acordati cateva momente pentru a revedea Capitolul 4.)

Dupa o scurta explicatie a ceea ce este bugetul fluxului de lichiditati si cum este acesta utilizat pentru a administra resursele de lichiditati ale unei organizatii, invitati-i pe participanti sa se imparta in grupuri mici de 3-4 persoane. Dati-le cate o pagina care sa cuprinda un buget nedefalcat pe fiecare luna al fluxului de lichiditati pentru o organizatie neguvernamentala pe baza exemplului din Capitolul 3, care sa fie reprezentativ pentru regiunea dumneavoastra. Prima sarcina va fi aceea de a determina care este excedentul sau deficitul fluxului de lichiditati luna de luna si cumulativ pe cele douasprezece luni. A doua sarcina este recomandarea unei strategii de investitii pentru fondurile neutilizate pe baza fluxului de lichiditati din perioada celor douasprezece luni. Acordati aproximativ 20 de minute pentru aceste sarcini.

Reuniti participantii intr-un singur grup si rugati fiecare echipa sa prezinte un raport. Puteti sa afisati un format pentru un flux de lichiditati pe 12 luni pe tabla sau hartie astfel incat fiecare echipa sa noteze observatiile pentru a face comparatii. Acesta este un exercitiu simplu dar pot aparea anumite diferente ca urmare a greselilor de calcul. Cu toate acestea, strategiile de investitii trebuie sa fie diferite. Incheiati exercitiul cu o discutie generala cu privire la practicile participantilor si raspundeti la orice intrebari pe care acestia le pot avea cu privire la aceasta abordare a bugetului.

Optiunea 2. Aceasta este o varianta a Optiunii 1 care implica folosirea unor cifre reale din evidentele financiare ale participantilor pe perioada a cel putin ultimilor 12 luni. Rugati-i sa aduca rapoarte lunare ale veniturilor si cheltuielilor si puneti fiecare persoana sau echipa dintr-o organizatie sa faca un grafic al fluxului de lichiditati pe respectiva perioada de timp. Cea de-a doua sarcina este ca fiecare persoana sau echipa dintr-o organizatie sa conceapa un plan de investitii pe baza fondurilor neutilizate in perioada de referinta. Conduceti procesul in functie de parerile si experienta dumneavoastra.

INSTRUMENTUL 6

INSTRUIRE IN MANAGEMENTUL FINANCIAR

Obiectivul de invatare

Stabilirea nevoilor de instruire in managementul financiar al organizatiilor neguvernamentale.

Timpul necesar

Depinde de ce intentionati sa faceti in cadrul procesului descris mai jos.

Procesul

Capitolul 4 din Partea Intai privind Managementul Financiar acopera o gama larga de chestiuni si probleme cu care se confrunta multi manageri de organizatii neguvernametale. Spre exemplu, acest capitol include chestiuni ca: incasarea veniturilor, administrarea rutinei de plati pentru servicii, controalele interne, sistemele de inventar, chestiunile legate de achizitii, gestiunea stocurilor, si cateva idei in legatura cu limitarea costurilor.

Dat fiind gama de teme acoperita in discutia privind managementul financiar, am hotarat sa nu includem aici concepte specifice de instruire. Va sugeram sa efectuati un sondaj cu privire la nevoile de instruire pentru beneficiarii dumneavoastra in diverse aspecte ale managementului financiar folosind urmatorul chestionar sau o varianta a acestuia pe baza cunostintelor pe care le aveti cu privire la organizatiile neguvernametale carora va adresati.

Daca decideti sa folositi chestionarul de mai jos sau unul similar, va trebui sa fiti pregatiti sa continuati cu un proces de instruire. Va dam cateva sugestii pentru planificarea implementarii procesului de instruire.

Rugati un specialist in finante sa va ajute sa planificati si sa desfasurati instruirea in domeniul managementului financiar.

Nu ezitati sa modificati sondajul sugerat de noi, in cazul in care decideti sa-l folositi, astfel incat sa reflecte nevoile comunitatii de organizatii neguvernamentale carora va adresati.

Urmati orice sondaj scris privind nevoile de instruire cu contactarea personala a potentialilor participanti pentru a afla mai multe despre nevoile specifice ale acestora.

Creati exercitii practice pe baza cunostintelor pe care le aveti in privinta mediului si realitatii in care organizatiile neguvernamentale isi desfasoara activitatea. De exemplu, daca hotarati sa includeti achizitiile ca subiect de discutii, identificati un echipament de care au nevoie majoritatea organizatiilor neguvernamentale si invitati-i pe participanti sa pregateasca caietul de sarcini pentru licitatie si alte documente care ar putea fi necesare pentru a primi oferte competitive. Faceti copii dupa brosuri si alte materiale scrise disponibile pentru diversele marci de echipamente astfel incat participantii sa poata invata cum sa scrie caietele de sarcini astfel incat sa nu excluda potentialii ofertanti.

Creati un mediu de instruire in care participantii sa isi poata impartasi experientele si sa invete unii de la altii.

Fiti sensibili la orice preocupari pe care participantii le-ar putea avea in privinta oferirii de informatii sau idei care ar putea fi stanjenitoare in legatura cu practicile sau situatia lor financiara sau despre care acestia considera ca le-ar putea afecta relatia competitiva cu alte organizatii neguvernamentale.

Luati in considerare potentialul pentru instruire individuala sau consultari cu organizatii neguvernamentale care au nevoie de ajutor in aceste domenii dar care au rezerve in a participa la un instruire care include reprezentanti ai altor organizatii.

INSTRUMENTUL 6A

CHESTIONAR MODEL PENTRU SONDAJ

Necesitatile de instruire ale organizatiilor neguvernamentale in domeniul managementului financiar

Lista de mai jos cuprinde activitatile managementului financiar care sunt considerate dificile, dintr-un motiv sau altul, de catre multe organizatii neguvernamentale. Noi incercam sa ne adaptam cat mai bine serviciile la nevoile managerilor de organizatii neguvernamentale si am aprecia daca puteti sa raspundeti la urmatoarele intrebari cu privire la nevoile dumneavoastra actuale in domeniul managementului financiar. Daca o activitate nu este aplicabila situatiei dumneavoastra, marcati in coloana neaplicabil (NA).

Dintre oportunitatile de instruire in privinta carora v-ati exprimat interesul, precizati care sunt primele trei prioritati si specificati ce cunostinte si aptitudini v-ar fi cel mai de folos pentru a va imbunatati managementul in acest domeniu:

Prima prioritate

Cunostinte si aptitudini necesare specifice:

A doua prioritate _______

Cunostinte si aptitudini necesare specifice:

A treia prioritate

Cunostinte si aptitudini necesare specifice:

Va rugam sa oferiti orice alte informatii care ar putea fi de folos in planificarea unui raspuns la aceste nevoi.

Nume:

Organizatie:

Contact (telefon; email, adresa; alte detalii)

INSTRUMENTUL 7

MANAGEMENTUL PROCESULUI DE AUDIT

Obiectivul de invatare

Imbogatirea cunostintelor participantilor cu privire la adoptarea politicilor care ii ajuta pe auditori sa efectueze o analiza periodica a aspectelor financiare, care include: 1) raspunderea fiscala, adica, descoperirea utilizarii necorespunzatoare a fondurilor; si, 2) practicile de management financiar care sporesc durabilitatea.

Timpul necesar

Intre doua si trei ore.

Procesul

Conduceti o discutie asupra avantajelor auditului financiar. Fundamentati cu materialele din Capitolul 6 din Partea Intai a manualului sau rugati un auditor sau un contabil autorizat sau un expert financiar cu experienta in audituri sa faca o prezentare. Discutati procesul de audit atat din punctul de vedere al respectarii reglementarilor cat si din acela al perspectivei imbunatatirii managementului. Legati aceste lucruri de o discutie despre tipurile de politici necesare pentru sprijinirea ambelor responsabilitati ale auditului. Un audit eficace este atat un audit fiscal cat si un audit general al managementului intrucat acesta se raporteaza la bunastarea fiscala a organizatiei.

Rugati fiecare participant sa completeze chestionarul privind politicile financiare reamintindu-le ca aceste politici stau la baza stabilirii unor proceduri eficace de auditare si la imbunatatirea credibilitatii fiscale a organizatiei pe langa agentiile finantatoare si altii. Dupa ce fiecare participant a completat chestionarul, rugati-i sa formeze grupuri mici de doua-trei persoane pentru a discuta intre ei raspunsurile date, in special acele politici care necesita atentie. Daca aveti mai multi participanti de la aceeasi organizatie, invitati-i sa lucreze impreuna in echipa.

Reuniti-va in plen dupa aproximativ 30 de minute si solicitati cateva comentarii cu privire la discutiile pe grupuri.

Chestionarul de autoevaluare privind politicile fiscale si supervizarea financiara

Mai jos gasiti o lista a politicilor de management financiar care pot imbunatati performanta zilnica a organizatiei dumneavoastra si va pregatesc organizatia si personalul pentru a primi complimente si vesti bune din partea auditorilor si a altora care va analizeaza situatiile financiare si tranzactiile.

Fiecare scurta descriere a politicilor este urmata de patru raspunsuri potentiale.

DA/Bine: Politica este aplicata si functioneaza satisfacator.

DA/Dar: Politica exista dar nu este eficace dintr-un motiv sau altul.

NU: Nu exista nici o politica in acest sens.

Necesita Atentie: Se raporteaza la raspunsurile Da/Dar sau Nu si sugereaza ca trebuie luate anumite masuri.

Pentru fiecare dintre politicile mentionate in dreptul carora ati mentionat ca necesita atentie (ultima coloana din dreapta), precizati mai jos ce se poate face pentru ca respectiva politica sa fie adoptata si implementata. Mentionati concret care este persoana care va prelua responsabilitatea de a adopta si implementa aceasta politica. Indicati de asemenea cand intentionati sa luati aceste masuri.

Fise financiare pentru analiza

Unele dintre conceptele si procedurile discutate in Partea Intai a manualului au fost ilustrate de exemple folosind fise concepute sa ofere informatii cantitative. Ne-am gandit ca unii dintre utilizatorii manualului ar putea gasi anumite fise folositoare in cadrul indatoririlor sale ca manager sau instructor. Nu ezitati sa le folositi in orice mod care va poate usura indeplinirea sarcinilor de management financiar.

Estimarea veniturilor

Fisa pentru estimarea veniturilor

Formularul D

Buget pe Programe

Formularul E

Administrativ - Buget Personal

Formularul F

Administrativ - Modificari de Servicii