DOSAR DE PRACTICA SELGROS

DOSAR DE PRACTICA

Selgros Cash&Carry este o societate a grupului Fegro - Selgros Germania.

Asociatii grupului sunt in cote egale grupurile comerciale Rewe Koln si Otto Hamburg.

Grupul Rewe - reuneste mai multe campuri de activitate sub acelasi nume.Acestea pleaca de la comertul cu produse en-detail si en-gros, si ajung pana in aria turismului.Rewe este prezent in afara Germaniei in 12 tari europene unde realizeaza peste 26% din cifra totala de afaceri.

Grupul Otto - Grupul comercial Otto este reprezentat in 23 de tari din Europa, Asia si America. In domeniul comertului prin distributie Otto este lider mondial.

Grupul Selgros a fost infiintat in Germania cu 39 de ani in urma. In decursul timpului a devenit unul dintre cele mai mari lanturi de complexe Cash&Carry.Prin fuziunea in urma cu 16 ani cu grupul Fegro s-a nascut cel de-al 2-lea grup comercial din Germania , unde grupul detine la ora actuala mai mult de 38 de complexe.

Incepand cu 1997 a inceput expansiunea grupului in Europa de Est. In Polonia grupul detine deja 9 complexe. In anul 1999 grupul a intrat si pe piata romaneasca .La ora actuala , firma Selgros din Romania detine 9 complexe comerciale. Administratia centrala se afla la Brasov.

Achizitii Food  : are in componenta sa 10 departamente defalcate in 2 mari categorii :

1.Achizitii food  - Produse Uscate

2.Achizitii food - Produse Proaspete

In acesta structura isi desfasoara activitatea Category Managerii secondati fiecare de 1 sau mai multi asistenti in functie de necesitate sau de complexitatea fiecarui departament.

Sarcinile intregului departament de Achizitii Food au caracter general ( si mai jos putem enumera cateva dintre ele) :

- negocierea conditiilor comerciale de colaborare cu furnizorii

- stabilirea sortimentatiei si gestionarea sa

- elaborarea revistelor de reclama si a actiunilor promotionale din magazine

- activitati ce tin de evaluarea si supravegherea stocului de marfa

De asemenea acestea au si un caracter specific

- determinarea sezonalitatii pe o anumita categorie de produse

- determinarea regionalitatii ( aria geografica propice comercializarii unor produse)

Achizitii Non - Food

Departamentul Achizitii Non Food este cel care creeaza puntea de legatura intre furnizorii care liveaza articole nealimentare si departamentul Vanzari - concretizat in magazinul din lantul Selgros,

comunicand astfel atat cu furnizorul cat si cu magazinul din retea. In vederea indeplinirii sarcinilor ce ii revin, depatamentul ANF colaboreaza cu urmatoarele departamente :

ZEK 100 - Confectii

ZEK 105 - Incaltaminte/Confectii Sprott

ZEK 110 - Textile de Casa

ZEK 120 - Lenjerie Corp

ZEK 200 - Menaj

ZEK 300 - KFZ ( Accesorii Auto, Scule, Materiale de constructii)

ZEK 310 - Sport, Jucarii, Biciclete

ZEK 320 - Camping/Sezon

ZEK 400 - Electro - Iluminat

ZEK 450 - Multimedia

ZEK 500 - Papetarie/Mobilier

Departamentul de Coordonare Achizitii

Dintre sarcinile acestuia se disting urmatoarele :

- gestiunea si administrarea bazei de furnizori (introducerea si modificarea de date in baza de furnizori WAWI)

- gestionarea bazei de date si controlul chiriilor

- emiterea de facturi, emiterea de facturi chirii

- emiterea de facturi diverse, contracte, bonuri valorice, diverse servicii

- introducerea modificarilor din reclama si imformarea magazinelor cu privire la aceste modificari

- situatii, statistici, facturi

- introducerea de preturi speciale

- comparatii de preturi

- corespondenta cu furnizorii

Achizitii Food - Structurare

Conserve - alcatuite din alimente de origine vegetala si animala, conservate prin sterilizare pe timp indelungat, asigura necesarul de consum atat ca feluri de baza cat si ca semipreparate, oferta adresandu-se clientilor finali, revanzatorilor.

Sortimentatia este alcatuita din conserve de fructe, legume, tomate, mancaruri gata preparate, carne, peste.

200 Alimente de Baza - reunesc in sortimentatie in general materii prime rezultate din industria zaharului, uleiului, morarit - panificatie.Articole de mare rulaj, voluminoase, cu raport calitate-pret competitiv pe piata, cuprind urmatoarele grupe de marfa

- uleiuri vegetale si margarina, faina, paste fainoase, orez, creme tartinabile,ingrediente de patiserie, condimente, otet, mustar etc.

300 Dulciuri

400 Delicatese/Lactate - sosuri, masline, ketchup,

- branzeturi - toata sortimentatia de branza cum ar fi cas, telemea, branza cu mucegai interior si exterior, branza topita, burduf

- marinate, delicatese lactate : lapte, acidofile, smantana

- unt, oua 

500 Detergenti

600 Bauturi

700 Produse Congelate

750 Mezeluri

800 Carne

900 Legume-Fructe

CONTABILITATEA

Prezentarea principalelor atributii ale Departamentului Financiar-Contabil

Departamentul financiar-contabil este principalul furnizor de imformatii financiare la nivel de unitate.Imformatiile existente in evidentele contabile ale societatii privesc pe deoparte activele societatii (totalul drepturilor) iar pe de alta parte sursele de finantare ale activului respectiv pasivul ( totalitatea obligatiilor) , cu alte cuvinte rolul contabilitatii este de a reflecta situatia patrimoniala reala a societatii la un moment dat.

Pe langa cele prezentate mai sus rolul contabilitatii rezida in urmarirea a inca 2 laturi deosebit de importante :

a) contabilitatea interna de gestiune - pe de o parte este principalul furnizor de imformatii in vederea pregatirii pachetelor imformationale necesare departamentului Management , in vederea luarii deciziilor, iar pe de alta parte in vederea efectuarii prognozelor , stabilirea bugetelor de venituri si cheltuieli la nivel de centre de cost, urmarirea veniturilor si cheltuielilor de asemenea la nivel de centre de cost, precum si a abaterilor de la plan.

b) contabilitatea fiscala - o alta latura importanta a contabilitatii ce are ca scop calcularea , inregistrarea, urmarirea, virarea impozitelor si taxelor (impozite pe profit, impozite pe salarii, accize, impozite si taxe locale catre bugetul de stat si bugetele locale.

In vederea indeplinirii sarcinilor care ii revin, departamentul Financiar-Contabil se afla in stransa legatura cu urmatoarele departamente ale centralei : Management, Juridic, Controlling, Organizatoric, Departamentele Operative.

Departamentul Controlling

Se ocupa de realizarea unei serii de statistici , prognoze si planificari urmarind evolutia firmei prin prisma indicatorilor economico-financiari. Prin lucrarile efectuate departamentul Controlling pune la dispozitia managementului firmei, imformatii importante pentru luarea deciziilor atat pe termen scurt cat si pe termen lung.Printre cele mai importante situatii se pot enumera :

- Taggestatistik - sunt evidentiate vanzarile zilnice pe fiecare magazin in parte, pe Food/Non Food, pe ist, pe anul anterior si plan.

- Liquiditat - situatia lichiditatilor zilnice realizate pe baza datelor existante in extrasele bancare.

- Monatliche Ergebnisprognose - prognoza lunara a cheltuielilor si veniturilor firmei

- Monatsbericht - o reflectare complexa a situatiei lunare a firmeidin prisma veniturilor realizate, a chelruielilor, a stocurilor, a numarului de angajati, a diferentelor de curs realizate, a marjei comerciale.

- Planificarea anuala - antiiparea evolutiei firmei in viitor pornind de la rezultatele inregistrate si luand in considerare evolutia economica a socieatii per ansamblu

- alte lucrari periodice sau ocazionale toate acestea avand ca rezultat final furnizarea de imformatii legate de evolutia in timp a firmei

Departamentul Control Facturi (COFA)

Reprezinta compartimentul de legatura intre Receptia Marfii, Achizitii si Contabilitatea Selgros pe de o parte si contabilitatea furnizorilor pe de alta parte.

COFA controleaza factuirle de marfa ale furnizorilor in vederea asigurarii unei corectitudini formale (date legale si contabile) si de calcul, cu alte cuvinte se controleaza daca la toate articolele au fost luate in calcul atat cantitatea corecta cat si pretul de cumparare negociat la momentul livrarii.Furnizorii sunt obligati sa trimita facturile pentru livrarile de marfa catre magazinul unde s-a facut livrarea.Angajatii COFA isi desfasoara activitatea in magazinul respectiv de aceea putem vorbi de un control facturi descentralizat. Primirea unei facturi (care sunt de obicei trimise cu regim de recomandate) se face pe baza unei semnaturi in jurnalul de trimiteri postale (borderou).

Fiecarui angajat ii sunt repartizate sectoare de numere de furnizori iar in baza acestora are loc prelucrarea si distribuirea facturilor de marfa. Inainte de introducerea datelor , documentele primite de la furnizor, acestea trebuiesc verificate pentru a se vedea tipul facturilor ( facturi de retur sau creditare suplimentara, facturi pentru consum intern, etc)

Daca factura este pentru un alt furnizor, compartimentul de achizitii respectiv ii pune la dispozitie o copie dupa factura pentru compararea conditiilor de livrare. Originalul se trimite inapoi la furnizor cu raspunsul de rigoare.

COFA centrala organizeaza si realizeaza legatura departamentelor COFA magazin cu celelalte departamente Selgros precum si cu departamentul financiar al furnizorilor.

Pentru a imbunatatii colaborarea cu furnizorii si pentru a ne usura munca in activitatea cu departamentele de achizitii si Contabilitate, intrebarile legate de clarificarea conturilor au fost prelucrate de catre COFA Centrala.Furnizorii au fost instiintati sa transmita problemele legate de solduri in scris si cu date complete catre COFA Centrala.

Pe langa cele prezentate mai sus, o sarcina importanta pentru COFA Centrala o reprezinta si evidenta centralizata de chirii ale spatiilor inchiriate in magazinelor Selgros si regularizarea costurilor cu acestia, urmarirea clientilor debitori

Departamentul Organizare (ORGA)

Departamentul central de organizare participa la proiecte care privesc modificarea si optimizarea proceselor interne in cadrul Selgros.In proportie de 80% aceste sisteme vizeaza sistemul de administrare al marfii.In rest activitatea departamantului se axeaza pe alte tipuri de procese din cadrul firmelor din domeniul comertului (ex.: dreptul de semnatura, termenul de pastrare al documentelor.)

Desfasurarea proiectelor se compune din mai multe faze cum ar fi :

1) Planificarea - in colaborare cu diverse departamente din centrala sau cu diferite firme externe se elaboreaza prezentari ale conceptelor (ex: PowerPoint)

2) Realizarea - In vederea realizarii proiectelor, departamentul IT-Programare creeaza programele necesare.

3) Testarea - noile programe sunt testate in departamentul de organizare in cateva magazine.In colaborare cu departamentul IT-Programare, eventualele erori aparute sunt discutate si eliminate.

3) Punerea in functiune - departamentul de organizare concepe documentatia pe marginea proiectului proaspat inaugurat (sub forma de instructiuni de lucru) si le distribuie in cadrul firmelor.Urmatorul pas il constituie instalarea programelor de catre departamentul IT.

Alte responsabilitati :

Departamentul de organizare reprezinta o interfata imformationala a departamentului IT si magazine, respectiv intre IT si departamentele centrale.Prin intermediul ORGA se lamuresc eventualele intrebari legate de utilizarea sistemului de administrare al marfii, clarificandu-se problemele cu departamentul IT.

In cazul proiectelor majore (noua logistica a marfii, denominarea leului vechi) sau a unou deschideri de magazine Selgros noi , departamentul de Organizare participa la scolarizare alaturi de angajati.

Intocmirea si actualizarea permanenta a instructiunilor de lucru , conform legislatiei in vigoare, a regulilor stabilite de comun acord cu conducerea firmei,respectiv departamentele implicate sau magazinele.

Departamentul Resurse Umane

Motto ,,Din ce in ce mai mult avantajul competitiv al firmei rezida din oamenii tai.''

Departamentul Resurse Umane acopera activitati de gestionare a salariatilor Selgros Romania din momentul recrutarii personalului si pana la retragerea din companie.

Acesta presupune :

- prelucrarea datelor de personal ale angajatilor existenti la un moment dat in companie

- angajarea, promovarea, transferul, plecari in strainatate, fluctuatia de personal, absenteism, productivitatea muncii.

- administrarea salariatilor in cadrul structurii organizatorice a inteprinderii pe locuri de munca si pe centre de cost

- monitorizarea activitatii de resurse umane la nivel de magazin, privind sistemul de administrare personal-payroll si administrarea timp lucru-MZS.

- administrarea diverselor elemente salariale - asigurari sociale, taxe, deduceri

- generarea diferitelor declaratii cerute de legislatia in vigoare - contributia CAS, somaj, fise fiscale

- generarea notelor contabile pentru salarii si tichete de masa catre departamentul Financiar-Contabil

- urmarirea activitatii salariatilor - concedii de odihna, concedii medicale, absente, ore suplimentare, ore de noapte

- indeplinirea tuturor formalitatilor legale legate de incheierea, suspendarea, incetarea contractului individual de munca, modificarea lui prin act aditional, precum si inregistrarea lui la camera de munca

- aplicarea politicilor de personal

- solutionarea conflictelor de munca

Activitatea departamentului Resurse Umane contribuie semnificativ la :

- monitorizarea performantelor salariatilor

- securitatea si protectia imformatiilor

- acces rapid la diferite imformatii si actiuni

- pastrarea istoricului angajatilor

- efectuarea tuturor calculelor in conformitate cu legile in vigoare si actualizarea permanenta a legislatiei fara a afecta lunile precedente.

Departamentul Formare si Dezvoltare de Personal

Departamentul FDP are ca principale atributii realizarea si dezvoltarea unor proiecte si concepte referitoare la personalul din centrala administrativa si magazine,incepand cu angajarea si urmarind ulterior intreaga dezvoltare profesionala a angajatilor.

1) Una din prioritatile departamentului nostru este determinata de motto-ul : ,,expansiunea continua'' , care apare pe toate anunturile referitoare la angajare pentru noile magazine Selgros. Organizam intreaga activitate de recrutare a noilor angajati pentru magazine atat pe posturile de conducere, cat si pentru cele executive, incepand cu anunturile de angajare in ziare, pe internet, radio si continuand cu interviurile pentru angajare.

Pe baza formularelor existente din Germania, am creeat si adoptat criteriile de angajare pentru posturile din magazine

2) O activitate foarte importanta pentru noi o constituie scolarizarea personalului nou in magazin - alcatuirea planurilor detaliate de scolarizare. Colaboram pe acest plan cu angajatii magazinului unde se face scolarizarea.

3) Organizam si participam la activitati de recrutare a personalului din centrala administrativa in functie de cerintele si nevoile pe care le au colegii nostri din alte departamente.

4) Un alt proiect de anvergura in care intra sarcinile departamentului FDP este sistemul de evaluare al angajatilor- aceasta evaluare se realizeaza fie dupa scolarizarea angajatilor ,fie anual.Conform unei planificari au loc discutii de evaluare in tot magazinul, de la nivel de director pana la lucrator comercial.

5) Organizarea de seminare pe teme propuse de noi sau de clientii nostri interni,de conducerea magazinului pe teme de :

- conducerea angajatilor

- negociere

- evaluarea angajatilor

- managementul reclamatiilor

- orientare catre client

- teambuilding

6) Lucram la diferite proiecte - am initiat si organizat proiectul de creere al afiselor motivationale impreuna cu departamentul de relatii cu clientii si marketing, am inceput in Ianuarie 2005 un alt proiect de colaborare cu studentii aflati in an terminal pe teme de marketing si relatii cu clientii.

7) Impreuna cu alte departamente lucram la realizarea unor filme interne de scolarizare pe diferite teme

8) Cu ajutorul colegilor nostrii de la departamentul Personal din Germania am inceput prelucrarea si adoptarea unor instrumente de lucru in sistem Kompass, momentan dezvoltam chestionarul Reflect - un instrument performant de evaluare al personalului adoptat sistemului Selgros.

Departamentul Organizare Aplicare si Scolarizare (OAS)

Departamentul Central OAS impreuna cu departamentul central ORGA reprezinta veriga de legatura intre magazine si IT.

Sistemul operator IT din cadrul magazinului Selgros reprezinta unul din secretele succesului nostru . Acesta face posibil intregul sistem de gestiune al stocurilor din cadrul Selgros.In prezent toate magazinele folosesc sistemul de administrare al marfii (SAM) acesta permitandu-le angajatilor de a lucra mai usor.De asemenea SAM faciliteaza enorm indeplinirea sarcunilor angajatilor si permite accesarea imformatiilor de catre toate departamentele din oricare punct al magazinului.Astfel datele sunt in permanenta actualizare indiferent de departamentul unde se realizeaza operatiunea.Folosirea eficienta a sistemului IT in folosul clientilor nostrii si implicit al firmei ca si angajator,este indeplinita insa numai atunci cand fiecare angajat este familiarizat cu utilizarea programului.

Atributiile OAS

- Coordonarea activitatii prin vizite saptamanale

- in cazul constatarii unei utilizari gresite a programului SAM sau a nerespectarii instructiunilor de lucru , personalul este scolarizat la fata locului

- scolarizarea intregului personal la deschiderea de magazine Selgros noi

- scolarizarea pe teme specifice la cererea magazinului

- departamentul OAS supravegheaza acordarea drepturilor de utilizator SAM in magazine