Eseu privind instrumentele informatice utilizabile in managementullor

Eseu privind instrumentele informatice utilizabile in managementul proiectelor

Eseu privind instrumentele informatice utilizabile in managementul proiectelor

Este de neconceput ca, la nivelul secolului XXI, propunerile de proiecte, dar si toate celelalte activitati din faza de implementare sa se realizeze in conditii normale. Daca se apeleaza la soft specializat si se cunoaste bine problema supusa analizei pentru a se gasi solutii, operatiunile tehnice, de desenare a tot felul de diagrame, revin calculatorului.

In noul mileniu vor prolifera echipele virtuale ale proiectelor, cu acces la aplicatiile groupware, tehnologii multimedia si soft pentru managementul proiectelor la nivel de intreprindere, toate conducand la o colaborare mai stransa si mai eficienta la nivelul unitatii, cu atingerea obiectivelor propuse.

In prezent, orice organizatie poate sa-si gestioneze proiectele proprii printr-o retea de lucru, apeland la instrumentele tehnice pentru realizarea conferintelor sau inlesnirea comunicarii, distanta nemaifiind un impediment. In era informationala se poate apela la o gama variata a aplicatiilor specifice grupurilor de lucru (groupware). Membrii echipelor pot avea acces concomitent la datele stocate de ei, aceasta insemnand intreaga documentatie a firmei, fisiere accesibile prin drepturile lor de a lucra la anumite proiecte, adica un acces controlat pe linia securitatii sistemului.

La dispozitia membrilor echipei unui proiect se afla sistemul audio si videoconferinte, nelipsite fiind ecranele mari de proiectie. Sistemului bazat pe software specializat pentru inlesnirea sedintelor de lucru, avand ca suport datele organizatiei, i s-a adaugat o noua performanta, bazata pe traficul de voce, integrata perfect infrastructurii de date o organizatiei. De asemenea, pentru evitarea incarcarii excesive a retelei de date a organizatiei, s-au lansat sisteme moderne pentru conferinte electronice bazate pe date, care conecteaza membrii echipei, fara sa afecteze reteaua amintita. Membrii echipei sunt conectati prin Intranet sau Extranet si o retea telefonica. Sedintele de lucru nu presupun alocari de timp in retea. Comentariile participantilor pot fi vizualizate in timp real prin sistemul chat window, adaugat tehnicilor descrise mai sus. Softul utilizat cere ca unul dintre participanti sa-si asume rolul de gazda pentru coordonarea lucrarilor sedintei sau conferintei.

Variantele moderne, care au integrate toate perfomantele audio si video, pemit membrilor echipei dispersati geografic sa realizeze duplexuri, comunicarea in dublu sens.

Pentru sistemele de ultima ora de videoconferinte, organizatiile pot apela la Web presentation units, o forma ce permite o interactivitate si mai mare pentru membrii echipei proiectului. In numai cateva minute de pregatire, membrii echipei pot lansa prin Internet materialele ce intentioneaza sa le prezinte, prin unitatea de prezentare Web. Printr-un videoproiector cu LCD si datorita Internetului, unitatea ofera posibilitatea tuturor participantilor sa aiba acces la documentatia prezentata.

Formele timpurii ale sistemelor groupware ofereau o interfata intre doi sau mai multi utilizatori angajati in atingerea unui tel comun. Performantele adaugate ulterior au condus la o posibila grupare a principalelor componente ale sistemelor groupware: gestiunea mesajelor, planificari calendaristice, baze de date ale subiectelor discutiilor de lucru, gestiunea documentelor si formularelor electronice.

Gestiunea mesajelor este efectuata printr-o infrastructura logica, utilizata pentru inlesnirea comunicatiilor dintre membrii groupware folosindu-se un director de adrese si rutine pentru gestionarea mesajelor e-mail. Majoritatea aplicatiilor de acest gen permit membrilor echipei sa efectueze filtrarea mesajelor, dar si sa selecteze ce este de facut atunci cand se receptioneaza anumite mesaje, cum ar fi copierea lor, stergerea, etc.

Planificarile calendaristice vin in sprijinul membrilor echipei oferindu-le posibilitatea planificarilor calendaristice dinamice a intalnirilor, a reviziilor tehnice si a altor functii specifice proiectelor.

Bazele de date ale discutiilor sunt forumuri ale grupurilor de lucru ce gazduiesc informatiile necesare membrilor echipei pentru a gestiona proiectul. Bazele de date pot fi accesate dupa data sau dupa categoria mesajelor dorite.

Gestiunea documentelor isi propune sa ofere forme cat mai elegante pentru regasirea documentelor unei organizatii. In acest scop sunt create biblioteci speciale pentru membrii echipei, astfel incat acestia sa-si poata accesa, urmari si gestiona perfect orice versiune a documentelor folosite.

Formularele electronice sunt module reutilizabile de soft pe care le pot folosi membrii unei echipe pentru introducerea, vizualizarea sau extragerea unor informatii ale proiectelor sub forma de tabele centralizatoare, diagrame si desene. Aparitia semnaturii digitale a condus la cresterea increderii in mesajele e-mail, care contin astfel de forme, semnaturile pentru intocmit, avizat sau aprobat fiind la fel de credibile precum cele din documentele traditionale.

In conditiile noii economii, tehnologiile informationale au patruns agresiv si in managementul proiectelor, indeosebi datorita performnatelor inregistrate in domeniul comunicatiei si a folosirii in comun a informatiilor. Cand printre membrii echipei se afla buni cunoscatori ai informaticii, cu siguranta ca vor dezvolta site-uri Web pentru proiectele la care lucreaza. Ele vor completa elementele oferite de tehnologia grupurilor de lucru.

Pentru cei ce nu dispun de echipe specializate, exista posibilitatea apelarii la specialisti care, in schimbul catorva sute de dolari, pot crea pagini Web atractive si utile.

Rolul site-urilor online Web este acela de a oferi celor ce lucreaza la proiecte absolut toate informatiile de care au nevoie si care in vechiul sistem de lucru nu erau accesibile sau s-ar fi putut realiza dupa eforturi anevoioase de cautare.

Se spune ca organizatiile care au trecut la folosirea tehnologiilor moderne in domeniul managementului proiectelor si-au sporit eficienta cu 80% fata de sistemele traditionale, acesta datorita unei mai bune evidente a timpului, a alocarii resurselor, a gestionarii schimburilor intervenite pe parcurs, practic anulandu-se posibilitatea suspendarii unui proiect in faza de implementare a acestuia. Piata speciala a softului pentru managementul proiectelor are o rata de crestere anuala a incasarilor din vanzarea lui de 20%.

Principalele avantaje inregistrate de cei ce achizitioneaza sistemele pentru managementul proiectelor sunt:

scurtarea semnificativa a timpului necesar conceperii unui proiect;

generarea imediata a structurii de descompunere a lucrarilor proiectului sau a celei organizationale;

calcularea duratelor de derulare a proiectului, inclusiv stabilirea datelor pentru cele mai timpurii si cele mai tarzii starturi sau finaluri de proiecte;

colectarea centralizata a datelor despre proiect;

urmarirea si actualizarea continua a planurilor calendaristice;

cautarea, sortarea si afisarea tuturor datelor despre proiect;

prognozarea si gestionarea lejera a resurselor proiectului;

integrarea multilplelor tehnici sofisticate pentru urmarirea fluxului informational la nivel de organizatie, referitoare la proiectelele in derulare, implicand tot mai multe componente ale sistemului informational al organizatiei.

Principalele caracteristici avute in vedere la procurarea software-ului si a echipamentelor adecvate sunt:

• posibilitatile softului pe linia planificarii si controlarii activitatilor proiectului; partea referitoare la planificarea calendaristica a activitatilor trebuie sa fie optimizata;
• restrictiile impuse de sistemul procurat in legatura cu dimensiunea retelei proiectului;
• reprezentarile grafice realizabile prin soft; posibilitatea ilustrarii integrate a planificarii calendaristice, a alocarii resurselor si a costurilor; calitatea prezentarilor grafice; posibilitatea editarii grafice fara a fi nevoie de conversii speciale prin alte programe orientate spre grafica;
• sa li se permita membrilor echipei sistemul interactiv, flexibil, de accesare a datelor, asigurandu-se integritatea lor;
• daca este dificila invatarea modului de folosire a softului de catre neinitiati sau daca este inclus in pretul de achizitie si un modul de instruire on-line;
• interfata sistemului sa fie una de tip intuitiv;
• costul instalarii initiale si taxe suplimentare pentru rezolvarea problemelor ivite pe parcurs;
• daca este asigurata actualizarea sistemului;
• posibilitatea intrebuintarii unei mari varietati de drivere pentru imprimanta sau plotere;
• efectuarea schimbului de date dintre softul proiectelor si celelalte componente soft ale organizatiei;
• arhitectura sistemului sa permita schimbul de informatii despre proiect in dublu sens, prin sistemul standard de mail; sa existe o interfata a sistemului care sa asigure simple consultari de pagini Web; acces la Web Wizard pentru publicarea prin Internet a rapoartelor si graficelor;
• software-ul procurat sa fie flexibil pentru a se adapta unor cerinte suplimentare de prelucrare.

Pentru a beneficia de serviciile Internet, cele mai multe organizatii apeleaza la firme specializate in oferirea accesului la Internet, numite Internet Service Providers (ISPs), precum si la servicii comerciale online, cum sunt E-Biz, CompuServe, America Online sau Microsoft Network. Accesul la Internet poate fi oferit de firme locale, regionale sau nationale. Printre primii provideri s-a aflat Fundatia SOROS Romania, prezenta acum pe piata printr-o societate cu raspundere limitata, DNT (Dynamic Network Technology) sau Rokura Business Center.

De regula, literatura de specialitate consemneaza trei niveluri de servicii: numai e-mail, acces (dial-up) prin linie telefonica si conectarea permanenta directa. Tehnic, insa, exista mai multe variante:

serviciile online, cunoscute si ca Remote Network Access (acces de la distanta a retelei) sau Gateway (poarta). Prin ele se ofera o mare varietate de servicii, cum sunt stirile, starea vremii, informatii sportive, cumparaturi, calatorii, jocuri, discutii online, locuri de munca disponibile, etc.

accesul prin linie telefonica este calea cea mai simpla si cea mai ieftina pentru obtinerea accesului la Internet, cu atat mai mult cu cat echipamentele solicitate sunt dintre cele mai modeste.

Protocolul Internet prin linie seriala, SLIP (Serial Line Internet Protocol) este un serviciu de conectare telefonica directa, prin intermediul liniei telefonice obisnuite, al modemurilor si al pachetelor software corespunzatoare standardelor SLIP.

Protocolul Punct-la-Punct, PPP (Point to Point Protocol) este o varianta care inlocuieste protocolul Internet prin linie seriala (SLIP), eliminand multe dintre inconvenientele acestuia. El este mai rapid, mai stabil si, ca atare, mai eficient, ceea ce-l recomanda tuturor organizatiilor sa-l foloseasca pentru conectarea la Internet.

Retele digitale de servicii integrate, ISDN (Integrated Services Digital Network) reprezinta varianta de conectare la Internet cu cea mai mare popularitate. ISDN reprezinta conectarea digitala completa in toate directiile, de la compania telefonica la beneficiar, rezultand cea mai sigura legatura si obtinerea celor mai ridicate viteze de transmisie.

Daca in urma cu mai multi ani prezenta satelitilor in spatiul aerian era asociata doar cu domeniul militar sau al cercetarii stiintifice, in ultima perioada, prin puzderia de sateliti comerciali, domeniul lor de intrebuintare s-a extins. De tipuri diferite, plasati la inaltimi variabile, cu obiective multiple, satelitii isi fac simtita prezenta si in domeniul serviciilor Internet. Se apreciaza ca daca se mentine actualul ritm de dezvoltare a serviciilor Internet prin satelit, majoritatea serviciilor de acest gen vor fi efectuate prin sateliti, datorita catorva avantaje vizibile fata de liniile telefonice terestre.

Instrumentele Internet posibil de utilizat in managementul proiectelor, cele mai utilizate si mai benefice, sunt: FTP (File Transfer Protocol), Telnet. Lor li se alatura   WWW (World Wide Web), Internet Relay Chat (IRC), precum si o serie de instrumente de cautare si indexare: Gopher, Yahoo, Infoseek, etc.

File Transfer Protocol (FTP): dupa email, creaza cel mai mare trafic Internet. Desi numarul utilizatorilor nu este la fel de mare ca la e-mail, "cantitatile" transportate sunt mult mai mari, ele fiind fisiere transferate de pe un calculator pe altul prin intermediul Intrenetului.

Un utilizator poate sa se conecteze la un calculator aflat la distanta, dupa ce-si ofera  ID-ul si parola, oferindu-i-se in schimb dreptul de cautare prin directoare, de restaurare a unor fisiere, de stocare in propriul calculator. Astfel, un utilizator poate accesa baze de date, programe, imagini, fisiere tip centralizatoare-electronice (spreadsheet), fisiere din procesoare de texte, grafice, etc. Daca in unitate se observa ca se aduc tot felul de lucruri, aceasta poate sa lase doar dreptul de citire a fisierelor de la distanta, iar transferul sa ramana doar la latitudinea administratorului de sistem.

Si operatiunea inversa este posibila, oferindu-se organizatiilor posibilitatea sa ofere altora informatiile care cred ca pot fi publice, ele putand fi descarcate la cerere. Pentru a realiza o astfel de posibilitate, unitatea trebuie sa aiba propriul ei server FTP. De pe acesta pot lua informatii grupuri controlate de persoane, numite utilizatori privilegiati. Varianta cea mai populara este cea de permis pentru anonimi, prin care, oricine isi ofera adresa de e-mail ca parola pentru a intra in sistem. Astfel utilizatorii au acces restrictionat doar la fisierele publice, referite printr-un director fisier /pub. Din punct de vedere al securitatii, dintre toate serviciile Internet doar FTP-ul solicita permisiunea de a se efectua conectari de la distanta.

Telnet-ul este un Transmission Control Protocol/Internet Protocol (TCP/IP) folosit de un operator pentru a se conecta la un calculator aflat la distanta si a executa programe oriunde in Internet, ca si cum el ar fi legat direct la calculatorul aflat la distanta.

Prin protocoalele Web sau HTTP (Hypertext Transfer Protocol), precum si prin FTP, utilizatorului i se permite sa ceara anumite fisiere de pe calculatorul situate la distanta, insa prin Telnet utilizatorul se poate conecta ca un utilizator obisnuit, cu toate drepturile asupra aplicatiilor si datelor de pe acel calculator. Pentru o astfel de conectare, utilizatorul trebuie sa introduca de pe calculatorul sau comanda Telnet, daca el este conectat la Internet, sau printr-un intermediar Internet cum este Delphi.

Internet Relay Chat (IRC): utilizatorii se cupleaza la un canal si se angajeaza in una sau mai multe discutii; fiecare persoana are posibilitatea sa vada, in timp real, ceea ce ii tasteaza cealalta. Unele canale au tematici speciale de discutie. Daca cineva nu agreaza tema, poate sa-si defineasca una noua, invitand pe altii sa se angajeze in discutii.

Prin intermediul intrebarilor puse frecvent (Frequently Asked Questions - FAQ), despre IRC, accesibile la adresa https://www.kei.com/irc.html, se ofera informatii de functionare IRC, prezentandu-se o lista de servere. In plus sunt oferite si adresele altor site-uri de interes.

Mai nou, coferintele Internet bazate pe Web isi fac tot mai mult simtita prezenta. In acest scop se utilizeaza WebChat.

Un alt sistem de conferinte bazat pe Web este Sociable Web, utilizatorilor oferindu-li-se posibilitatea inserarilor legaturilor cu hypertext, sunet, imagini - ca parte a textului supus discutiei. Un astfel de produs este Virtual Places.

World Wide Web face referire la un sistem care pune laolalta resursele Internet de pe glob, intr-un cadru interactiv, pentru gasirea si accesarea informatiilor dorite.