Fazele si ciclul de viata al unui

Fazele si ciclul de viata al unui proiect

CICLUL REZOLVARII PROBLEMELOR

Ciclul rezolvarii unei probleme se refera la rezolvarea problemelor printr-un proces ciclic care se repeta in diferitele faze ale desfasurarii proiectului. Acest ciclu este o matrice cu mai multe intrebari care permit o vedere de ansamblu asupra proiectului.

Situatia initiala: -Care este situatia? Care sunt circumstantele? Care este motivatia proiectului?

In aceasta faza este descrisa situatia prin evidentierea motivelor si simptomelor.

Obiective: -Ce se va realiza? Cum poate fi determinat succesul proiectului?

Se formuleaza obiectivele independent de solutiile avute in vedere.

Sarcini principale: -Ce trebuie facut in cadrul proiectului? Care sunt cele mai importante sarcini in cadrul proiectului?

Resurse: -Resurse materiale si umane necesare.

Alternative: -Ce solutii (alternative) sunt posibile?

Se elaboreaza mai multe solutii (alternative).

Valabilitate: -Care solutii sunt folositoare?

Din cauza restrictiilor financiare sau de timp, nu toate solutiile sunt realizabile. Solutiile trebuie clasificate in ordinea posibilitatilor de aplicare a lor.

Acceptabilitate: -Cum vor fi acceptate solutiile?

In fazele de planificare si implementare ale proiectului trebuie clarificat CINE are CE de facut PANA CAND si IN CE MOD?

FAZELE UNUI PROIECT

Orice proiect are un ciclu de derulare care este orientat pe obtinerea de rezultate concrete. Aceste rezultate sunt conditionate de trei elemente interdependente:

-Impartirea in etape si faze

-Luarea de decizii

-Controlul

Proiectele europene de colaborare cuprind trei etape principale pentru promotorul proiectului:

-Elaborarea propunerii de proiect

-Realizarea proiectului dupa aprobarea lui

-Asigurarea sustenabilitatii proiectului si diseminarea rezultatelor lui

Impartirea in faze presupune:

-Impartirea activitatilor in faze logice bine definite;

-Fiecare faza a proiectului are un scop unic;

-Fiecare faza incepe si se termina cu o decizie.

Elementul decizional cat si controlul se refera la urmatoarele aspecte:

-Timp

-Bani

-Calitate

-Informatii

-Organizare

Tab. 1 Fazele si scopurile proiectului

CICLURILE DE VIATA ALE UNUI PROIECT definesc, in general:

-ce tip de activitate tehnica trebuie derulata in fiecare faza,

-cine trebuie implicat in fiecare faza.

Viata unui proiect, in mod generic, arata astfel:

Se poate remarca:

-nivelul scazut al costurilor si al numarului de persoane implicate la inceputul si la sfarsitul proiectului;

-probabilitatea de a realize proiectul este scazuta si implicit riscul si incertitudinea sunt ridicate la inceput. Catre sfarsit probabilitatea de succes devine tot mai mare;

-abilitatea celor interesati de a influenta caracteristicile finale ale proiectului si costul final al proiectului sunt mari la inceput si scad pe masura ce proiectul se deruleaza. O explicatie rezida din aceea ca si costul schimbarii creste o data cu continuarea proiectului.

4. METODA SISTEMULUI LOGIC

Prezentare generala.

Pentru elaborarea de proiecte realiste, pentru conducerea si implementarea proiectelor, pentru monitorizarea si evaluarea realizarilor se foloseste metoda dezvoltata de USAID: LFA (Logical Framework Method). Aceasta comporta fazele de analiza, de planificare, de implementare, de evaluare.

Faza de analiza cuprinde:

analiza grupurilor de interese (stakeholders) adica a grupurilor, (oameni si institutii) care ar putea fi interesate si/sau afectate de proiect. Se identifica problema cheie, obligatiile si oportunitatile cu care se confrunta acestia;

analiza problemei- se formuleaza problemele;

- se determina relatiile cauza-efect;

- se analizeaza implicatiile problemei.

- analiza obiectivelor - se dezvolta obiectivele din problemele identificate;

- se identifica relatiile de tip mijloace-rezultate;

- se identifica grupurile de obiective;

- se determina strategia proiectului.

Faza de planificare cuprinde:

definirea logicii proiectului;

precizarea supozitiilor si a riscurilor;

identificarea indicatorilor cu precizarea mijloacelor de masurare;

intocmirea programului de activitate (se stabileste succesiunea si dependenta dintre activitati: se estimeaza durata activitatilor si se traseaza responsabilitatile);

stabilirea costurilor (cu specificarea cerintelor de aprovizionare, cu dezvoltarea schemei costurilor si a bugetului).

Definitii.

Terminologia utilizata este urmatoarea:

Prezentare

Este descrierea narativa a logicii de interventie a proiectului la fiecare din cele patru niveluri ale "ierarhiei obiectivelor" utilizata in sistemul logic.

Obiective generale "Scopurile proiectului pe termen lung"

Sunt cele mai importante obiective ale programului sectorial, national sau international la care proiectul trebuie sa contribuie.

Obiectiv(e) specific(e) "Ceea ce proiectul poate realize pentru beneficiarii sai"

Obiectivul central al proiectului exprimat in termenii de castiguri, foloase, avantaje oferite beneficiarilor proiectului.

Rezultate "Ceea ce garanteaza managementul proiectului sa obtina in urma proiectului"

Rezultatele sunt ceea ce proiectul va realiza pana la terminarea lui.

Activitati "Munca de desfasurat de catre personalul proiectului"

Sarcinile specifice necesare pentru a transforma intrarile in rezultatele planificate.

Intrari "Ceea ce necesita proiectul pentru derularea activitatilor sale"

Resursele necesare in scopul desfasurarii activitatilor (personal, bani, echipamente si materiale).

Indicatori de realizare "Nivelul de indeplinire a obiectivelor ce trebuie atins in scopul realizarii obiectivelor"

Indicatori masurabili arata indeplinirea obiectivelor la fiecare nivel al ierarhiei organigramei.

Repere (Milestones) "Modul de cunoastere a stadiului de realizare a obiectivelor"

Un tip de indicator pentru obiectivele pe termen scurt care faciliteaza evaluarea realizarilor fata de durata intregului proiect. Indica si momentele in care trebuie luate decizii importante pentru continuarea proiectului.

Masuri "Sursele de informatii pentru indicatorii inregistrati"

Mijloacele prin care vor fi inregistrati indicatorii sau reperele care vor fi pusi la dispozitie pentru gestionarea proiectului si evaluarea performantelor proiectului.

Riscuri "Ce poate intarzia sau impiedica realizarea obiectivelor proiectului"

Factori externi care pot afecta evolutia sau succesul proiectului, dar asupra carora gestionarul proiectului nu are control direct.

Conditii prealabile "Ce este necesar pentru a porni proiectul"

Prezumptii privind contextul in care se desfasoara proiectul.

Factori de sustinere "Factorii ce pot influenta impactul pozitiv al proiectului dupa terminarea lui"

Factor ce determina daca beneficiile proiectului vor continua si dupa terminarea acestuia.

Matricea sistemului logic

Este principalul instrument de lucru al metodei. Ea consta intr-o matrice cu patru randuri si patru coloane care prezinta intr-o sinteza consideratiile care fundamenteaza strategia proiectului si prefigureaza monitorizarea acestuia.

MATRICEA LOGICA

4.4. Avantajele utilizarii sistemului logic

-permite stabilirea si ierarhizarea obiectivelor;

-ofera mijloace de verificare a logicii interne a planului proiectului;

-confera siguranta ca activitatile, rezultatele si obiectivele sunt legate intre ele.

4.5. Dezavantajele utilizarii sistemului logic

-este greu de utilizat

-aplicarea rigida in timpul implementarii poate duce la o reproiectare a proiectului.