LOCUL BIROTICII IN SOCIETATEA MODERNA

LOCUL BIROTICII IN SOCIETATEA MODERNA

Definirea domeniului biroticii este o problema pe cat de necesara, pe atat de dificila in contextul actualei revolutii tehnico-stiintifice, in miezul careia informatica si telecomunicatiile, producerea si comunicarea informatiei sunt prioritati incontestabile ale acestui proces de innoire, cu largi aplicatii in intreaga viata economica, stiintifica si sociala.

Birotica, desi vizeaza automatizarea activitatilor administrative si de birou, ea depaseste cadrul tehnic al proceselor administrative in care tratarea textelor ocupa un loc important. Astfel, prin asocierea cu cele mai noi servicii de telecomunicatii, cu noile mijloace de stocare si transmitere a informatiei audiovizuale, cu tehnicile cele mai performante de reproducere optica si electronica a informatiei si indeosebi, cu noile cuceriri in materie de echipamente si programe informatice, birotica confera noilor tehnici de tratare a textelor, sunetului si imaginii valente profesionale si economice cu multiple efecte sociale.

In esenta, birotica studiaza ansamblul activitatilor de producere, distributie si exploatare a informatiei din perspectiva muncii de birou, fara insa a se substitui disciplinelor invecinate: informatica, telecomunicatiile, telematica etc.

Birotica s-a nascut din nevoia integrarii mijloacelor si tehnicilor muncii administrative si de birou cu nevoile tehnicii de comunicatie si prelucrare automata a datelor, vizand cresterea performantei si calitatii muncii  de birou in orice domeniu de manifestare a acesteia. Deoarece informatia constituie obiectul principal al activitatii de birotica, se impune necesitatea unei succinte clasificari a informatiei si a proceselor informationale.

CLASIFICAREA INFORMATIEI

Dezvoltarea activitatilor sociale care au ca obiect transmiterea, memorarea sau tratarea informatiei a generat o diversificare fara precedent a naturii informatiilor, concomitent cu cresterea exponentiala a volumului acesteia. Se impune astfel, utilitatea clasificarii informatiei din unghiuri diferite dar complementare. Din multitudinea de criterii posibile pentru clasificarea informatiei, cateva sunt deosebit de relevante pentru obiectul biroticii. Aceste criterii sunt: forma informatiei, natura informatiei si suportul informatiei.

Clasificarea informatiei dupa forma sa

Din punct de vedere al formei concrete pe care o imbraca informatia pe un suport tehnic, aceasta se prezinta sub una din urmatoarele forme: analogica si digitala.

Forma analogica a informatiei, consta in reprezentarea fenomenelor fizice, imagini fixe, sunete si imagini in miscare asa cum sunt ele percepute de dispozitivele tehnice de inregistrare, fara a fi necesara o conversie sau codificare a acestora inainte de transmitere sau memorare pe suporturile tehnice de informatii. Exemple de reprezentare analogica a informatiei:

inregistrarea mesajelor si a altor informatii sonore pe banda magnetica sau caseta magnetica cu ajutorul echipamentelor  audio de tip analogic larg raspandite (magnetofon, casetofon) precum si a dispozitivelor de captare a sunetului (microfon);

inregistrarea imaginilor unor documente sau filmarea unor activitati, operatii si procese prin folosirea echipamentelor analogice pentru imagine si sunet, de tip videorecorder si a camerei de luat vederi adecvate.

Forma digitala a informatiei se realizeaza, fie pornind de la fenomenul real, fie de la forma analogica a acestuia, in ambele cazuri avand loc o codificare numerica, o evaluare cantitativa, o cuantificare a fenomenului care face obiectul reprezentarii. Pe suportul tehnic, informatia se prezinta ca o succesiune de valori binare (zero si unu) ordonate dupa un sistem de reguli (cod). Informatia introdusa in sistemele de calcul, prin folosirea tastaturii sau a altor dispozitive de introducere manuala sau umana (masa de desen, voce etc.) se transmite si se memoreaza direct, sub forma digitala din chiar momentul perceperii acesteia, fara sa mai fie necesara o conversie prealabila a ei. Pentru procesarea computerizata a informatiei analogice este necesara conversia ei in forma digitala cu ajutorul unor dispozitive specializate de conversie din analogic in digital. Acestea se pot folosi independent sau se pot introduce in configuratia unui sistem informatic de birou .

Codificarea si digitalizarea informatiei analogice prezinta cateva avantaje esentiale:

inalta fidelitate a inregistrarii, memorarii si transmiterii informatiei;

posibilitatea folosirii sistemelor informatice pentru memorarea si procesarea informatiei digitale, cu toate avantajele ce decurg din aceasta: viteza de transfer, capacitatea mare de memorare, regasirea selectiva si rapida a informatiei memorate;

costul relativ redus al informatiei memorate, procesate si comunicate in forma digitala.

Utilitatea clasificarii de mai sus consta in faptul ca sistemele informatice de birou proceseaza numai informatia sub forma sa digitala, functia de memorare si procesare a informatiei analogice in activitatea de birou revenind sistemelor electronice de birou care pot deveni unitati periferice ale unui sistem informatic de birou.

Importanta acestei clasificari consta in aceea ca forma sub care se memoreaza si se prelucreaza informatia in sistemele birotice moderne este forma digitala ceea ce explica, in acelasi timp, necesitatea convertirii informatiei analogice in informatie digitala si valorificarea acesteia fie direct in forma digitala, fie dupa convertirea sa din forma analogica.

Clasificarea informatiei dupa natura sa

Din punctul de vedere al naturii sale, informatia se prezinta sub urmatoarele clase:

sub forma de date: numerice, alfabetice sau alfanumerice, participa la gama larga de operatii aritmetice, matematice sau logice cu larga aplicabilitate in activitatea economica, cercetare stiintifica, proiectare tehnologica, statistica, administratie etc.

sub forma de texte organizate sub forma de documente de texte, pagini de texte, paragrafe, fraze, cuvinte si caractere este destinata a fi prelucrata cu programe adecvate de editare si tehnoredactare a textelor, control gramatical si semantic al cuvintelor, punerii in forma si apoi in pagina a textului redactat.

sub forma de documente grafice (imagini fixe) destinate in ultima instanta perceperii lor vizuale de catre factorul uman prin afisarea pe monitorul calculatorului electronic, scrierea lor la imprimanta sau la dispozitivul de realizare desene (plotter), microfotografiere etc. Un document poate contine, ca imagini prelucrate grafic, date sub forma de rapoarte si situatii, texte explicative, reprezentari grafice, desene, schite tehnice, imagini fotografiate etc.

sub forma de secvente audio generate de vocea umana, fenomene din realitate, instrumente muzicale sau sintetizatoare electronice de voce si acustice.

sub forma de secvente video de natura animata sau film, percepute de dispozitive specializate de tipul camerei de luat vederi sau generate de programe de grafica bi sau tridimensionala. Acestea sunt de cele mai multe ori insotite de informatie sonora: voce sau sunet.

Aceasta succinta clasificare este necesara, deoarece specificul activitatilor birotice il constituie folosirea predominanta a ultimelor patru categorii de informatie si mai putin a primei categorii care face, prin excelenta, obiectul activitatilor informatice propriu-zise.

Clasificarea informatiei din punctul de vedere al suportului acesteia

Din acest punct de vedere, birotica opereaza cu cu o gama larga de suporturi fizice de informatii, fapt pentru care distingem:

informatie aflata pe suporturi tehnice de informatii, clasificate la randul lor in:

suporturi magnetice din categoria carora amintim: banda magnetica, caseta magnetica, discul magnetic, discul flexibil, cartela magnetica etc.;

suporturi cu lectura optica a informatiei, in aceasta categorie intrand discurile optice de mare capacitate a caror informatie digitalizata este citita optic cu dispozitive laser.

Informatia memorata pe suporturile tehnice este inregistrata si poate fi citita numai cu ajutorul unor dispozitive tehnice de citire/scriere cum sunt: dispozitivele periferice de citire si scriere pe suporturi magnetice, unitatile de lectura optica a discurilor tip CD-ROM (Compact Disk - Read Only Memory) etc.

informatie aflata pe suporturi grafice de informatii, care, dupa natura suportului se impart in:

suporturi opace realizate din hartie, cum sunt: documentele clasice sau traditionale, documentele informatice si birotice obtinute la imprimanta, documentele realizate cu ajutorul mesei de desen tip plotter. In locul hartiei se poate utiliza insa, o gama larga de inlocuitori sintetici cu caracteristici si calitati grafice asemanatoare sau superioare hirtiei, toate avand menirea de a fi citite sau consultate vizual de catre om, ori multiplicate prin mijloace tipografice sau de fotocopiere (tip xerox etc.)

suporturi transparente realizate din pelicula fotografica, pelicula film, microfilm, celita etc. Acest gen de suport este destinat lecturii numai dupa operatia de marire a imaginii inregistrate. Atat suporturile opace cat si cele transparente sunt destinate, in principal, utilizarii lor direct de catre om dar aceasta nu exclude posibilitatea folosirii lor ca sursa de informatii pentru prelucrari tehnice ulterioare.

Procese informationale

Utilizarea pe scara larga a informatei si a sistemelor moderne de tratare electronica a acesteia, a condus la existenta unei largi game de prelucrari electronice ale informatiei generand chiar, o tipologie a acestor procese informationale. Clasificarea proceselor informationale se poate realiza dupa mai multe criterii dar, cel mai util criteriu pentru circumscrierea domeniului de studiu al biroticii il constituie natura informatiei prelucrate.

In raport cu natura lor specifica, informatiile se proceseaza diferit, fapt pentru care se disting mai multe tipuri de procese informationale:

a)  Procesarea datelor se caracterizeaza prin tratarea informatiei numerice, dupa reguli matematice si logice, si este larg raspandita in activitatile care solicita un mare volum de calcule, situatii si rapoarte: economie, proiectare, management, statistica etc.

Prelucrarea datelor in sisteme informatice se realizeaza in mod diferit, in functie de modul de organizare a acestora in colectii de date.

Datele organizate sub forma fisierelor de date se proceseaza cu ajutorul unor programe de firma, denumite interpretoare sau compilatoare care difera in functie de limbajul de programare pentru care acestea sunt elaborate: BASIC, FORTRAN, COBOL, PASCAL etc.

Datele organizate sub forma bazelor de date sunt exploatate cu ajutorul unor pachete de programe denumite sisteme de gestiune a bazelor de date (SGBD) dintre care cele mai raspandite sunt: dBASE IV, FOXPRO, PARADOX etc.

Datele organizate sub forma foilor de calcul electronic se prelucreaza, fie folosind pachete soft specializate cum sunt procesoarele de tabele: LOTUS 1-2-3, EXCEL, QUATTRO, fie folosind functiile de procesare a tabelelor din cadrul pachetelor de programe cu posibilitati integrate de tratare a informatiei (texte, tabele, baze de date, grafica etc.) cum sunt sistemele: WORKS, FRAMEWORK, OPEN ACCESS etc.

Din punct de vedere birotic, prelucrarea datelor organizate sub forma foilor de calcul electronic prezinta un interes deosebit, datorita usurintei cu care pot fi utilizate procesoarele de tabele si a imbinarii procesarii datelor cu procesarea de text in cadrul foii de calcul electronic.

b) Procesarea textelor reprezinta un ansamblu de operatii specifice lucrului cu texte. Obiectul procesarii, textul, structurat in pagini, paragrafe, fraze si cuvinte, este supus unor operatii vizand forma caracterelor si marimea acestora, forma si marimea paginii, modul de asezare a textului in pagina. Procesarea textelor presupune, deasemenea, operatii lingvistice, cum sunt, despartirea automata cuvintelor in silabe, controlul gramatical, lexical si ortografic al textului analizat. In urma acestor operatii rezulta un document de tip text care poate fi consultat prin afisare pe ecran, ori imprimat pe hartie sau microfilm in vederea arhivarii.

Procesarea textelor se realizeaza, fie cu programe specializate cum sunt procesoarele de texte: WORDSTAR, WORD, WORDPERFECT, fie cu componente pentru tratare text ale unor sisteme de programe avand alta destinatie principala, spre exemplu: editorul de texte WRITE al sistemului grafic de operare WINDOWS, editoarele de texte ale procesoarelor de tabele (LOTUS 1-2-3) si ale sistemelor integrate (WORKS).

c)  Procesarea documentelor reprezinta un mod de utilizare modern si eficient a tehnicilor informatice si electronice in vederea receptarii, memorarii si prelucrarii grafice a imaginilor continute in documente. Un document poate contine informatii provenite din surse diverse: situatii si rapoarte rezultate din procesarea datelor, documente continand texte obtinute in urma procesarii textelor, tabele si reprezentari grafice realizate de un procesor de tabele, schite si desene tehnice, grafica bidimensionala sau tridimensionala realizata cu ajutorul unor programe speciale de grafica, desene alb-negru sau color, simboluri grafice la alegerea utilizatorului, imagini si fotografii scanate (citite optic cu dispozitivul scanner) etc.

Procesarea informatiei vizuale, organizate sub forma documentelor, se realizeaza de catre programe specializate pentru procesarea documentelor (VENTURA, PAGE MAKER, QUARK XPRESS, COREL DRAW) sau de catre functii specializate ale procesoarelor de texte sau tabele (WORD, WORDPERFECT, LOTUS 1-2-3, EXCEL, WORKS). Documentele astfel procesate se memoreaza pe suporturi tehnice de date avind o anumita organizare, pentru a putea fi apoi usor regasite, consultate la terminal, imprimate pe hartie sau microfilm, comunicate la distanta sau introduse intr-un nou proces de prelucrare grafica.

d) Procesarea sunetului imbraca forme foarte variate, de la vocea umana (mesaje, convorbiri telefonice, intilniri, conferinte) la sunete obtinute prin sinteza electronica, sunete naturale sau sunete muzicale. Aceste multiple izvoare de informatie sonora sau auditiva, perceputa analogic si convertita in forma digitala, ofera 'materia prima' ce urmeaza a fi procesata digital cu ajutorul unor echipamente si programe specializate in tratarea informatiei sonore, cum este sistemul SOUND BLASTER care poate functiona cuplat la orice calculator personal. Se realizeaza in acest mod, o interfata acustica a sistemului informatic cu sistemele audio analogice uzuale (casetofon, magnetofon, compact-disk etc) precum si cu dispozitivele de comunicatie acustica de genul: telefon, interfon etc.

e)  Procesarea de imagini (imagini in miscare) completeaza gama de posibilitati oferite de celelalte genuri de tratare a informatiei si constituie una din realizarile cele mai moderne ale electronicii si informaticii.

Informatia vizuala dinamica este rezultatul afisarii si perceperii unui numar de imagini succesive pe unitatea de timp (minimum 25 de imagini pe secunda) generand la privitorul uman senzatia vizuala de miscare. Sursele de informatie video (imagini in miscare) sunt diverse: realitatea, surprinsa cu tehnica de filmat (camera de luat vederi alb-negru sau color), imagini transmise (analogic sau digital) prin sistemele de comunicatii video de natura profesionala precum si imagini (animatie profesionala, filme de specialitate) realizate pe calculator cu ajutorul unor dipozitive fizice si logice. In mod curent prelucrarea informatiei vizuale este insotita si de prelucrarea informatiei sonore, dupa cum imaginea este insotita de sunet sau voce umana.

Insemnatatea acestei clasificari, a tipologiei tratarii informatiei, rezida in aceea ca ultimele patru tipuri de procesare a informatiei sunt specifice domeniului biroticii. In cadrul acestora, desi s-a plecat de la automatizarea si informatizarea prelucrarii textelor, care ocupa un loc important in activitatea de birou, se remarca o tendinta de crestere a ponderii operatiilor de prelucrare voce si sunet dar, dinamica cea mai Inalta o inregistreaza sistemele de comunicare si procesare a imaginilor fixe si mobile asistate de calculator.

Conceptul de biroticA

Birotica este un mod nou de utilizare a calculatoarelor electronice si a devenit posibil odata cu aparitia si raspandirea pe scara larga a microcalculatoarelor care, prin costul lor relativ redus si accesibilitatea utilizarii lor, au putut ajunge in orice birou sporind considerabil productivitatea si calitatea muncii administrative.

Ca definitie: 'Birotica este ansamblul de tehnici si mijloace tinzand spre automatizarea activitatilor de birou si in principal a prelucrarii si comunicarii cuvantului, textelor si imaginii.' (Humbert Lesca, Jean-Luis Peaucelle -Elements d'informatique applique a la gestion, Editions Dalloz, Paris, 1988, p.287).

Birotica reprezinta, dupa Philippe VUITTON si Michel DESAIGNE, un ansamblu de tehnici pentru gestionarea informatiei si a comunicatiilor intre organizatii. Ele fac apel la tehnicile informaticii si ale comunicatiilor de date si asigura, prin mijloace electronice, functii de clasare si ordonare, organizarea in pagina a textelor, pregatirea documentelor, a corespondentei electronice, analiza si simulare, interogare si consultare la distanta, vizualizare grafica si alte functii de gestiune a datelor pentru realizarea sarcinilor curente ale activitatii de birou. Pentru realizarea acestor functii se pot utiliza diferite tehnici si procedee.

Denumirea acestui domeniu a fost introdusa in limba franceza de P.Berger si L.Nauges, dupa Conventia Informatica din anul 1976, pentru a traduce expresia din limba engleza 'Office Automation' ambele desemnand ideea automatizarii activitatilor de birou: BUREAUTIQUE - BUREAU AUTOMATIQUE. Din insasi etimologia cuvantului rezulta ca domeniul sau principal il constituie biroul, iar obiectivul sau il reprezinta automatizarea acestuia prin utilizarea tehnicii electronice si informatice de prelucrare, memorare si transmitere a informatiei.

Pentru a defini mai exact conceptul de birotica este necesara o punctare a particularitatilor si tendintelor muncii de birou, indiferent de continutul sau economico-social.

Astfel, o prima particularitate a muncii de birou o constituie predominanta proceselor informationale si decizionale. Materia prima a oricarei activitati de birou o constituie informatia care, in urma unor procese de analiza si elaborare de variante, ofera suportul deciziei manageriale in orice sistem sau organizatie economico-sociala.

O alta particularitate a activitatii de birou o reprezinta ponderea mare pe care o ocupa comunicarea de informatii si decizii. Comunicarea se poate realiza in doua moduri:

comunicare ORALA realizata prin dialog direct, prin convorbiri in grupuri de diferite marimi, convorbiri la distanta, mediate de retelele de telecomunicatii, sau convorbiri intre birourile aceleiasi organizatii, mediate de retele de comunicatie interfonice sau telefonice.

comunicarea SCRISA cunoaste o mare varietate de forme si modalitati in functie de suportul fizic al comunicarii (documente clasice, legislatie, acte decizionale ale conducerii, rapoarte asupra activitatilor desfasurate sau controlate, cereri, solicitari, sesizari, contracte, documente de plan, intregul sistem de documente de evidenta contabila, fiscala sau sociala, schite, planuri, desene de specialitate, imagini pe suport de hartie sau pe film, microfilm etc).

Dezvoltarea informaticii, in general, a noilor tehnologii de prelucrare a informatiei, in special, au facut ca munca, in continutul si natura sa, sa se schimbe, sa evolueze. Cresterea ponderii activitatiilor cu continut informational si de birou in raport cu activitatiile tehnic-industriale produc in societatiile puternic informatizate, reducerea simtitoare a diferentelor dintre munca fizica si cea intelectuala, de natura informational-decizionala, in favoarea acesteia din urma. Astfel, prin introducerea dispozitivelor automate in uzine (ceea ce constituie esenta ROBOTICII) si a tehnicii electronice si informatice de birou (ceea ce defineste esenta BIROTICII) muncitorul devine operator al sistemelor automate de productie asa cum functionarul devine utilizator curent al sistemelor informatice de birou prin accesul direct la utilizarea microcalculatoarelor si a mijloacelor moderne de comunicare si telecomunicatii.

Informatizarea muncii de birou isi propune sa faciliteze comunicarea orala si scrisa din activitatea de birou, procesarea informatiei orale si scrise, memorarea si arhivarea acesteia cu importante efecte economice si sociale, cum sunt:

eliminarea efortului fizic sau diminuarea considerabila a acestuia;

eliminarea efortului fizic si intelectual solicitat de scrierea si transcrierea manuala a informatiilor;

eliminarea efortului uman solicitat de lectura si controlul exactitatii documentelor primite sau emise;

reducerea timpului de receptie, prelucrare si transmitere a informatiei orale sau scrise din activitatea administrativa;

cresterea exactitatii proceselor informationale, a capacitatii de memorare si a vitezei de regasire a informatiei;

cresterea, fara precedent, a calitatii si productivitatii muncii administrative;

scaderea considerabila a costului informatiei si a deciziei pe care aceasta din urma se fundamenteaza.

RelaTia dintre biroticA, informaticA Si telecomunicaTii

Desi are multe puncte comune cu informatica si telecomunicatiile, birotica se delimiteaza suficient de clar de cele doua domenii invecinate printr-o suita de particularitati care ii confera o 'personalitate' distincta.

Intre aceste trasaturi caracteristice ale biroticii, cele mai relevante sunt urmatoarele:

birotica are ca obiect prelucrarea, memorarea si transmiterea informatiei sub cele mai variate forme si tipuri, de la forma analogica la cea digitala, de la date si texte la documente grafice, sunet, voce si imagini;

birotica isi propune cresterea performantei activitatii de birou si administrative ca o directie, pe cat de moderna, pe atat de eficienta, de potentare a muncii intelectuale desfasurate in cadrul atributiilor profesionale ale fiecarui functionar, specialist sau cadru de conducere la locul sau de munca. Birotica poate fi astfel inteleasa si ca un puternic instrument de 'umanizare' a muncii intelectuale, la orice loc de munca in care prelucrarea informatiei ocupa un loc important. Informatizarea activitatii de birou, indiferent de natura si domeniul concret al acesteia, vizeaza, cu prioritate, dotarea locului de activitate individual cu toate mijloacele de comunicatie si prelucrare a informatiei in oricare din ipostazele urmatoare: lucru la birou, lucru in deplasare, lucru la domiciliu sau combinatii ale acestor variante.

birotica isi realizeaza functiile sale cu ajutorul celor mai moderne realizari tehnice din domeniile electronicii, comunicatiilor si informaticii precum si al limbajelor moderne de programare, de generatia a IV-a (procesoare de tabele, texte, documente, imagini si sunet). In viitor, activitatile birotice vor beneficia, din plin, de ultimele realizari din domeniul inteligentei artificiale, al sistemelor de gestiune a bazelor de cunostinte, recunoasterea formelor, traducerea automata etc.

Intreaga gama de instrumente hard si soft utilizate in activitatile birotice sunt integrate rational in cadrul SISTEMELOR INFORMATICE DE BIROU care dispun de un nucleu informatic, interfate specifice cu toate tipurile de periferice, precum si echipamente periferice de stocare si transmitere a informatiei sub diferitele sale forme (analogica sau digitala) ori genuri (date, texte, documente, sunet si imagini).

Daca intelegem esenta biroticii ca inzestrare a muncii de birou cu cele mai moderne mijloace informatice si de comunicatie, vom realiza mai usor elementele comune ale BIROTICII cu INFORMATICA si TELECOMUNICATIILE, atat prin prisma scopurilor sale, cat si a mijloacelor utilizate pentru atingerea acestor scopuri. In acest sens, imaginea din figura 1.1 sugereaza fluxurile informationale care pun in evidenta locul si rolul biroticii in sistemul informational al unei organizatii sau intreprinderi.

Din figura rezulta o serie de concluzii referitoare la rolul biroticii in activitatea unei intreprinderii sau organizatii si raporturile acesteia cu sistemele decizionale si operationale, pe de o parte, cu sistemele informatice si de comunicatii, pe de alta parte.

O prima remarca: sistemele birotice sunt parte integranta a sistemului informational al unitatii (persoana juridica sau privata) si in aceasta postura sarcinile sale se inscriu in cadrul obiectivelor si sarcinilor generale ale intregului sistem informational. Astfel, deciziile si reglementarile provenite din sfera sistemului decizional sunt preluate, prelucrate si transmise, prin sistemul informational (sistemul informatic, sistemul birotic si sistemul propriu de comunicatii interne) tuturor compartimentelor de executie care formeaza sistemul operational: sistemul de productie sau de profil, sistemul comercial, sistemul de personal, sistemul de cercetare-dezvoltare, sistemul financiar-contabil etc. Informatiile referitoare la modul de executie a deciziilor si la celelalte aspecte esentiale privind situatia din sistemul operational sunt percepute de sistemul informational, selectate, analizate, puse in forma adecvata si transmisa operativ cadrelor de conducere din sistemul decizional. Acestea reprezinta fluxurile informational-decizionale interne ale sistemului intreprinderii.

Sistemul informational realizeaza, insa si functia de relatii informationale ale sistemului cu mediul social-economic: organe financiare si bancare, alte organizatii de stat sau private, organele ierarhic superioare si cele subordonate (filiale si agentii), parteneri de afaceri, furnizori, clienti, actionari, public etc. Aceasta functie externa, de legatura permanenta cu mediul, ar fi de neconceput, in conditiile de astazi, fara avantajele oferite de sistemele moderne de comunicatie a informatiei (scrise si orale, vizuale si auditive) in cadrul carora, sistemele de telecomunicatii asistate de ordinator ocupa un loc central.

A doua remarca: raportul dintre BIROTICA si INFORMATICA la nivel microeconomic, este nu unul de concurenta ci unul de complementaritate, birotica desavarsind procesarea informatiei inceputa in sistemele informatice, pentru a o pune in cea mai accesibila forma, la dispozitia tuturor utilizatorilor de informatie interni (cadrele de decizie sau personalul de executie) sau externi (organe bancare si fiscale, institutii si persoane fizice interesate). In sens opus, birotica, prin mijlocirea noilor tehnologii de comunicare si telecomunicatii este 'fereastra' prin care o parte considerabila a informatiei externe, provenite din mediu, este perceputa operativ, tratata specific cu mijloace birotice si transmisa selectiv tuturor beneficiarilor interni de informatie din sistemul decizional, operational si indeosebi informational in cadrul caruia locul central il ocupa sistemele informatice profesionale. Din observarea celor doua fluxuri informationale, unul de intrare, celalalt de iesire, se poate afirma ca sistemele de birotica joaca tot mai mult un rol de INTERFATA intre:

SISTEMUL INTREPRINDERII si MEDIUL SOCIAL-ECONOMIC;

SISTEMUL DECIZIONAL si SISTEMUL OPERATIONAL;

SISTEMUL DE TELECOMUNICATII (extern) si SISTEMUL INFORMATIC AL INTREPRINDERII (intern)

A treia remarca: definirea granitelor dintre BIROTICA si INFORMATICA, pe de o parte, dintre BIROTICA si TELECOMUNICATII, pe de alta parte, nu este nici posibila nici de dorit datorita complexitatii celor trei domenii care se intrepatrund, a ratei inalte a progresului tehnic si stiintific manifestat atat de pregnant in aceste sectoare aflate intr-o permanenta modernizare. Se pot sesiza chiar o serie de tendinte cu profunde implicatii sociale, economice si profesionale de natura sa schimbe considerabil caracterul muncii umane fizice si intelectuale. Astfel, daca informatica profesionala se implica tot mai mult in organizarea si desfasurarea muncii fizice si intelectuale la nivel operational prin: robotica, proiectare si fabricatie asistate de calculator etc., birotica isi propune sa degreveze insasi munca intelectuala de operatiile sale cele mai dificile, cu caracter de rutina sau care solicita un efort indelungat. In acest mod, informatica va deveni un instrument esential al productiei si executiei, asa cum birotica devine un instrument de baza al conducerii si deciziei, pentru cunoasterea realitatii, fundamentarea si elaborarea deciziilor, comunicarea si urmarirea executarii lor.