Managementul activitatilorului

MANAGEMENTUL ACTIVITATILOR PROIECTULUI

Orice activitate derulata in cadrul unui proiect trebuie sa aiba componentele:

q     definirea obiectivelor

q     planificarea

q     executarea

q     monitoriza

q     documentarea

q     raportarea

q     comunicarea

1 Obiectivele ofera informatii despre ceea ce trebuie realizat sau ceea ce trebuie evitat, trebuie sa fie ambitioase, dar realizabile si formulate, pe cat posibil, operational.

Pentru a prezenta obiectivele in mod eficient, acestea se clasifica in:

q     obiective de sistem

q     obiective de actiune

Obiectivele de sistem constau in totalitatea cerintelor si necesitatilor care trebuie satisfacute pana la finalizarea proiectului. Ele constituie si criterii de evaluare pentru proiect (ex: obiective operationale, calitative, economice, de incadrare in timp), care trebuie sa predomine.

Obiectivele de actiune include luarea in considerare a termenelor limita si a responsabilitatilor care trebuie respectata in cursul desfasurarii proiectului. Nu sunt criterii de evaluare si nu sunt importante in faza finala.

La stabilirea obiectivelor se raspunde la intrebarile:

q     Ce trebuie obtinut?

q     Cat de bine?

q     Cand? (termen limita)

q     Cu ce mijloace?

Lista obiectivelor poate fi prezentata sub forma unei piramide ierarhice incluzand grupe de obiective si repere pentru obiective operationale detaliate.

Pentru obiectivele detaliate se iau in considerare regulile:

q     folosirea unui vocabular obisnuit si folosirea atenta a termenilor de specialitate

q     descrierea precisa a sarcinilor

Ele se pot clasifica in:

q     obiective de tip ESTE NECESAR

q     obiective de tip ESTE DE DORIT

Obiectivele de tip ESTE NECESAR trebuie indeplinite inainte de termenul limita.  Includ reguli si norme ce nu trebuie sa se contrazica intre ele (conflict de obiective).

Obiectivele de tip ESTE DE DORIT (privind strategia costurilor, obiective manageriale si calitative) pot intra in conflict, dar trebuie insotite de detalii care sa le sublinieze importanta. Este bine sa fie prezentate an procente (suma totala fiind 100%), iar importanta lor trebuie descrisa respectand o ierarhie de tip 1,2,3.n.

2 PLANIFICAREA

Elementele planificarii sunt prezentate in schema urmatoare:

Reguli pentru planificare:

q     se planifica continut, buget, timp, finalitate

q     se stabilesc responsabilitati

q     se numeste un responsabil care sa inteleaga si sa accepte sarcina

q     planul se face in scris si se discuta in grupul de management

q     finalitatile trebuiesc clar definite

3 EXECUTIA

Pentru a avea o imagine de ansamblu asupra tuturor activitatilor si pentru a realiza modificarea ale planului initial care pot fi necesare pe parcurs se pot dezvolta Procedurile Operationale Standard (POS-uri) si documentele standardizate in cazul actiunilor repetitive astfel:

q     transferul de bani

q     modalitati de plata

q     dotarea cu echipament

q     intruniri

q     rapoarte si distribuire de informatii

4 MONITORIZAREA

Este foarte rar cazul in acre un proiect se desfasoara conform planificarii. Managemetul proiectului are sarcina de a controla proiectul astfel ca el sa se indrepte spre indeplinirea obiectivelor propuse.

Monitorizarea este colectarea sistematica, analiza si utilizarea informatiei in scopul conducerii proiectului si luarea de decizii manageriale. Aceasta face parte din managementul proiectlui si poate avea nivele distincte. La proiectele europene poate fi facuta de catre:

q     echipa manageriala (prin control zilnic)

q     de contractor prin rapoarte catre institutiile UE

q     prin monitorizarea extena de catre specialisti independenti

In proiectarea sistemului de monitorizare exista cinci etape:

analiza obiectivelor proiectului (asigura faptul ca obiectivele sunt corect stabilite si activitatile conduc la atingerea acestora)

revizuirea procedurilor de implementare (determinarea nevoilor de informatii la diferite niveluri ale structurii manageriale)

revizuirea indicatorior utilizati. Pe masura ce proiectul este implementat, atentia principala se indreapta catre monitorizarea financiara si catre indicatorii specifici. Principalele probleme generate de defectuoasa stabilire a indicatorilor sunt:

a.      prea multi indicatori

b.     informatii pertinente (sa contina un minim de date)

c.      indicatori complicati (trebuie utilizati doar indicatori care nu necesita cunostinte speciale si timpi indelungati de procesare)

d.     concentrarea atentiei asupra indicatorilor (mai ales asupra "indicatorilor cheie")

proiectarea formelor de raportare (astfel incat sa puna la dispozitia managerilor de la toate nivelele, la timp, informatii relevante)

prepararea si implementarea planului de monitorizare (specificarea necesarului de personal, calificarea ceruta si sarcinile atribuite)

5 RAPORTAREA

Monitorizarea nu poate fi considerata ca fiind efectuata numai pentru ca au fost colectate informatiile necesare. Acestea trebuiesc s communicate intr+o forma adecvata si in timp util persoanelor desemnate pentru a putea fi luate deciziile manageriale necesare. Pentru comunicarea informatiei exista:

q     rapoartele de evolutie a proiectului (rezumate periodice ale progreselor inregistrate de proiect). Pot fi folosite formulare tipizate.

q     Analiza evolutiei proiectului (poate fi benefic dar poate aduce si neajunsuri daca este facut prea des adica se poate pierde mai mult timp cu planificarea decat cu executare).

6 COMUNICAREA

Comunicarea ca si procesul luarii deciziilor trebuie riguros desfasurata.

Pentru comunicarea interna:

q     toti participantii trebuie sa fie constienti de necesitatea de a se raspund decat mai prompt la orice tip de apel si corespondenta

q     distribuirea informatiei catre echipa (sarcina administratorului/secretarului proiectului)

q     intalnirile de lucru reprezinta cea mai buna modalitate de a comunica informatiile, de a rezolva dificultatile si conflictele.

7MANAGEMENTUL RESURSELOR FINANCIARE ALE PROIECTULUI

Managementul financiar este un element important al managementului general al proiectului si se refera la:

q     stabilirea bugetelor

q     operatiunile bancare

q     formalitatile de efectuare a platilor

q     monitorizare

q     raportarea cheltuielilor efectuate comparativ cu cele planificate

q     pregatirea bilanturilor financiare.

Monitorizarea resurselor financiare este usurata de elaborarea unui sistem de monitorizare financiara inainte de inceperea derularii operatiunilor financiare. In elaborarea esteia trebuie tinut seama ca punctele importante din buget sa corespunda celor din contractul proiectului.

Bugetul cuantifica in functie de costuri, caracteristicile unui proiect pe tipuri de activitati, cat si global.

Daca bugetul propus si bugetul aprobat difera, atunci bugetul trebuie revizuit.

Bugetul revizuit trebuie sa fie:

q     eligibil - concret

q     detaliat - echilibrat

Urmatorul pas il prezinta "Planurile de venituri si cheltuieli"(cashflow), ce prezinta intr-un grafic atat incasarile (veniturile), cat si platile (cheltuielile) prevazute. El arata:

q     atat cheltuielile, cat si sursele de venituri;

q     analizeaza veniturile si cheltuieliel pe o perioada de timp data

q     permite stabilirea balantei de plati si a fondurilor disponibile.

Planul poate fi pe termen scurt sau pe perioade lungi (trei sau sase luni). In general se face lunar.

Cashflow este un instrument important de planificare deoarece:

q     sintetizeaza situatia financiara a proiectului

q     este usor de citit

q     se poate informatiza

q     este forma de baza a raportarii financiare.

8 MANAGEMENTUL CONFLICTELOR

Conflictul este un aspect obisnuit al interactiunii umane si poate fi exploatat in mod creativ pentru a stimula aparitia de idei si de abordari noi, fiind aproape inevitabil.

Managementul conflictelor