MANAGEMENTULLOR. GENERALITATI

MANAGEMENTULLOR. GENERALITATI

Definitia Proiectului este principalul instrument pentru guvernarea proiectului, reprezentand decizia si angajamentul managementului executiv pentru indeplinirea unui set de obiective care sprijina punerea in practica a strategiei de afaceri. Totodata, Definitia Proiectului este mandatul managerului de proiect, cu valoare de contract: acesta este desemnat sa foloseasca resursele date pentru indeplinirea obiectivelor mentionate si in acelasi timp este raspunzator pentru succesul sau, dimpotriva, pentru esecul proiectului. In lipsa acestui document, nu sunt clare nici decizia manageriala asupra initierii proiectului, dar nici raspunderea si autoritatea managerului de proiect in ceea ce priveste indeplinirea obiectivelor. Cu alte cuvinte, initierea unui proiect fara semnarea acestui document conduce la diluarea responsabilitatii si la instalarea unei ambiguitati care, pe parcursul proiectului, va ingreuna derularea acestuia si elaborarea deciziilor.

I.1. Definiii generale

• Managementul proiectelor este un domeniu destul de recent aparut, iar importanta

sa a cunoscut o crestere majora datorita faptului ca, la scara europeana si internationala,

tot mai multe actiuni se desfasoara in cadrul unor proiecte. Resursele utilizate de aceste

proiecte (mai ales cele financiare) au un rol din ce in ce mai mare in dezvoltarea economica, iar aria lor de aplicabilitate este in crestere.

• Proiectul reprezinta o suma de activitati care conduc la realizarea unui scop comunsi necesita un consum important de resurse (umane, materiale, financiare, echipamente,informatii, documentare si timp). Punerea in practica a unui proiect presupune un moment initial si un moment final al proiectului, deci o durata de realizare. Momentul initial este considerat cel in care se ia decizia de a se trece la conceperea unui proiect, iar cel final este cel in care se inchie ultima activitate prevazuta de proiect.
• Managementul de proiect consta in planificarea, organizarea si gestionarea(controlul) sarcinilor si resurselor ce urmareste atingerea unui anumit obiectiv, in conditiile existentei unor constrangeri referitoare la timp, resurse si costuri.

I.2. Principiile managementului proiectelor

Indiferent de tipul de proiect, independent de personalitatea si stilul managerului sau si de metoda specifica adoptata, managementul de proiect va respecta urmatoarele principii:

a. Unicitatea obiectivului: un proiect are un singur obiectiv principal (general). Acesta

este motivul pentru care proiectul exista si este finantat. Atingerea obiectivului

inseamna rezolvarea problemei care a fost identificata la inceputul ciclului de viata al

proiectului.

b. Managerul de proiect (coordonatorul) - proiectul este condus de un singur manager

("team leader") care are, pe langa competenta necesara, intreaga autoritate si

completa responsabilitate in ceea ce priveste conducerea proiectului. In functie de

capacitatea sa manageriala, de talentul si stilul sau de lucru, managerul de proiect

poate delega colaboratorilor din echipa sa ("project team") luarea unor decizii. Este

important ca delegarea sa se faca prin notificari scrise, pentru ca fiecare sa-si

asume responsabilitatea, potrivit rolului sau in proiect. Membrii echipei raspund

pentru propriile decizii (fie ca sunt sau nu delegate de seful de proiect) in fata

managerului de proiect.

c. Descompunerea structurala a proiectului: in functie de complexitatea proiectului,

acesta se imparte in subunitati structurale (subproiecte, sarcini, grupuri de activitati,

activitati) pentru a utiliza competenta fiecarui membru al echipei. Nici un manager

de proiect nu ar putea conduce singur proiecte cu sute, mii sau chiar sute de mii de

activitati care se desfasorara de cele mai multe ori simultan si in locatii diferite.

d. Abordarea pornind de la obiectiv catre resurse: alocarea resurselor necesare

realizarii obiectivelor proiectului se face numai dupa ce sunt identificate toate

activitatile necesare; resursele se calculeaza si se aloca numai pentru punerea in

practica a acestor activitati. Niciodata nu se vor elabora proiecte al caror obiectiv

este numai consumarea unor fonduri.

e. Evaluarea/Reevaluarea: este recomandabil ca, inca din faza de conceptie, dupa

fiecare etapa sau stadiu al proiectului sa fie prevazuta o etapa de reevaluare care sa

permita luarea deciziilor impuse de practica. Aceasta deoarece probabilitatea

savarsirii unor erori este mai mare in faza de conceptie a proiectului, iar

consecintele acestora se pot identifica relativ tarziu, abia in faza de implementare

Costul remedierii lor este cu atat mai mare cu cat sunt identificate mai tarziu. Prin

reevaluari si analize succesive se pot identifica eventualele erori inca din faza de

"proiectare", cand costurile sunt minime.

f. Monitorizarea si evaluarea: proiectele sunt obligatoriu permanent monitorizate

intern (de managementul proiectului) si pot fi monitorizate extern (de evaluatori din

afara proiectului, de finantator etc)

I.3. Tipuri de proiecte

Exista o foarte mare varietate de proiecte. Orice incercare de epuizare a subiectului va avea totdeauna dezavantajul limitarii. Proiectele sunt de obicei clasificate astfel:

A. Dupa amploarea lor:

-organizational;

- local (localitate, judet, grup de judete);

- national;

- regional (proiectul este de interes pentru mai multe judete din regiunea

geografica respectiva);

- international.

B. Dupa domeniul obiectivului si activitatilor proiectului:

- proiecte industriale

- proiecte comerciale

- proiecte culturale;

- proiecte ecologice;

- proiecte stiintifice (de cercetare);

- proiecte educationale;

- proiecte de management.

Din punctul de vedere al relatiei proiect - program, primul dintre aceste doua

elemente poate fi independent, sau poate fi inclus in cel de al doilea. Asa cum exista

programe care contin proiecte pot exista si proiecte al caror scop este definirea si crearea

unui program.

Planificarea si realizarea activitatilor necesare pentru atingerea obiectivelor proiectului presupun utilizarea tehnicilor si instrumentelor specifice managementului proiectelor.

• Insrumnte ce pot fi folosite in elaborarea unui proiect:

Alaturi de instrumentele utilizate in mod curent pentru colectarea, sistematizarea si analiza informatiilor privind organizatia solicitanta si mediul economico-social in care aceasta functioneaza (bilant, cont de profit si pierderi, alte evidente financiar-contabile ale organizatiei, studii de piata etc.), managementul proiectelor utilizeaza o serie de instrumente si tehnici specifice (de exemplu: metoda cadrului logic, diagramele de tip Gantt sau de tip PERT sau analizele SWOT).

Managementul proiectelor s-a dezvoltat inclusiv ca urmare a cresterii accesului la tehnologii informationale moderne, astfel incat in prezent au devenit instrumente curente tehnologiile care faciliteaza lucrul in echipe multidisciplinare (groupware), utilizarea unor sisteme informationale dedicate managementului proiectelor (care utilizeaza lucrul in cadrul unor birouri virtuale, programe pentru planificarea, realizarea si evaluarea proiectelor, evaluarea riscurilor aferente unui proiect etc.).

Un instrument la fel de util, chiar daca de o natura diferita, il reprezinta asociatiile profesionale pentru managementul proiectului, care faciliteaza accesul la informatii de ultima ora relevante pentru organizatiile care utilizeaza - sau intentioneaza sa-si dezvolte o organizare manageriala bazata pe proiecte.