MANAGEMENTUL TIMPULUI

O TRECERE IN REVISTA A LITERATURII DEDICATE TIME MANAGEMENTULUI

in studiul nostru asupra literaturii si instrumentelor time managementului, am citit si ne-am insusit informatia sistematizand-o apoi in opt abordari fundamentale. Am vrea acum sa examinam in detaliu fiecare dintre aceste abordari, incercand sa le detectam avantajele sau neajunsurile.

1. ABORDAREA DE TIP "ORDONEAZA-TE' (ORDINE)

Aceasta abordare porneste de la presupunerea ca cele mai acute probleme de time management sunt cauzate haosul si dezordinea din I viata noastra. Cat de des ni se intampla sa nu gasim ce cautam, atunci I cand avem nevoie de acel lucru! De cele mai multe ori, solutia o ofera I sistemul: un sistem care sa ne ajute sa ne amintim, o baza de date ori-I cand la indemana. Organizarea se refera in acest caz la trei domenii:

organizarea lucrurilor (punerea in ordine a tuturor obiectelor - de la chei pana la ecranul computerului - si a tuturor spatiilor, de la baie si bucatarie pana la biroul de lucru)

organizarea sarcinilor (ordonarea si sistematizarea unor puncte din agenda, cu ajutorul diverselor instrumente - de la simpla lista pana la complexul program de management de pe computer)

organizarea oamenilor (stabilirea precisa a sarcinilor tale si ale celorlalti, delegare, informarea la zi)

Aceasta abordare trece dincolo de aplicarea sa individuala, catre practica organizationala. Cand o corporatie are probleme, inseamna ca e timpul sa se reorganizeze, sa se restructureze, sa miste putin lucrurile - sa faca ordine.

Avantaje: Se economiseste timp si se castiga eficienta. Nu ne mai pierdem timpul cautand chei, haine sau materiale pierdute. Organizarea aduce dupa sine ordine si clarificare mentala.

Neajunsuri: Exista pericolul ca organizarea sa devina mai degraba un scop decat un mijloc catre teluri mai importante. S-ar putea sa pierzi o mare cantitate de timp organizand in loc sa produci, cu iluzia ca esti ocupat, cand de fapt nu faci ceea ce conteaza cu adevarat. Aplicata in mod excesiv, organizarea devine o slabiciune - riscam sa ne transformam in niste masini de planificat, minutioase si inflexibile.

2. ABORDAREA DE TIP RAZBOINIC (TRAIRE Sl MUNCA INDIVIDUALA)

Aceasta abordare se concentreaza pe protejarea timpului personal. Multi dintre noi ne simtim coplesiti de solicitarile din jur. Muncim in locuri unde este totdeauna mai mult de lucru decat trebuie, ni se impun sarcini carora nu le putem face fata. Simtim ca, pentru a face ceva cu adevarat important in lume, avem nevoie de un ragaz linistit doar pentru noi insine.

Cel ce se razboieste cu timpul isi da seama ca, daca nu intreprinde nimic pentru a se apara, sistemul se transforma intr-o avalansa care risca sa-I ingroape de viu. Prin urmare, abordarea "de tip razboinic' include cateva tehnici de mare forta, precum:

izolarea (protejarea prin intermediul secretarelor, a usilor inchise, a robotului telefonic, a dadacelor si a  evitarii discutiilor inutile)

indepartarea (mutarea intr-un mediu unde singuratatea iti ofera timp numai pentru tine)

delegarea (impartirea sarcinilor catre ceilalti, pentru castigarea de timp pentru sarcini mai importante)

Desi nu exista prea multe carti scrise exclusiv pe aceasta tema, am gasit-o in mai multe surse sub forma trucurilor si tehnicilor "destepte'.

Avantaje: Punctul forte al acestei abordari este asumarea responsabilitatii personale pentru ceea ce faci cu timpul tau. Poti face o multi-e de lucruri cu adevarat importante atunci cand ai parte de liniste si centrare. Cu totii avem nevoie de astfel de momente, mai ales atunci cand suntem implicati intr-o munca creativa.

Neajunsuri: Aceasta abordare porneste de la premiza ca ceilalti ne sunt dusmani, ca trebuie sa-i inlaturam din cale, pentru a putea sfarsi ceea ce ne-am propus. Si, chiar daca vom fi mai productivi o perioada, pe termen lung aceasta atitudine se va intoarce impotriva

3. ABORDAREA CONCENTRATA PE SCOP (REALIZAREA)

"Stii ce vrei si iti concentrezi toate eforturile catre acel tel . Aceasta abordare foloseste tehnici precum planificarea pe termen scurt, mediu sau lung, stabilirea scopurilor, vizualizare, auto-motivare, gandiri pozitive.

Avantaje: Aceasta e abordarea tipica performerului, atletului olimpic. inseamna concentrarea tuturor energiilor pentru atingerea unui rezultat, oricare ar fi pretul lui. Indivizii sau structurile organizationale care stiu cum sa-si stabileasca si sa duca la indeplinire niste scopuri reusesc intr-adevar sa atinga rezultatele propuse.

Neajunsuri: Exista foarte multi oameni care folosesc aceasta pentru a urca pe scara succesului - din pacate, doar pentru a descoperi ca scara nu e proptita de zidul corect. Ei isi stabilesc niste teluri si le duc la bun sfarsit, dar isi dau seama ca asta nu le-a adus ceea ce-si doreau. Atunci cand scopurile nu sunt bazate pe principii si pe necesitati fundamentale, concentrarea si obstinatia de a le implini ne poate orbi si dezechilibra viata. Putem ajunge la venituri cu sase sau sapte cifre, traind insa cu povara divorturilor si a copiilor care nici nu ne vorbesc. Putem capata o imagine publica stralucitoare, dar o viata personala golita de sens. Si ce se intampla daca intervine un accident care face scopul imposibil de atins - atletul isi rupe iremediabil piciorul, pictorul isi pierde vederea, muzicianul isi pierde auzul? Cu ce mai raman acesti oameni daca tot ce aveau era cariera lor, fara prieteni si relatii cu adevarat sincere?

in literatura care discuta despre aceasta abordare se vorbeste destul de mult despre "pretul care trebuie platit'. Costurile sunt inimaginabil mai mari decat am putea crede.

4. ABORDAREA DE TIP ABC (STABILIREA PRIORITATILOR Sl IDENTIFICAREA VALORILOR)

"Poti face orice doresti, dar nu totul' este motto-ul acestei abordari. Ideea este ca, pentru a fi implinit, trebuie sa-ti reperezi prioritatile si sa-ti concentrezi toate eforturile pe aceste sarcini, mai intai de toate.

Avantaje. Aceasta abordare ofera ordine si o anume etapizare a sarcinilor. Se asigura tehnici de diferentiere intre punctele de pe agenda zilnica, pentru a detecta sarcinile cu adevarat importante. Literatura mai recenta extinde conceptul asupra prioritatilor existentiale. "Prioritatile' sunt legate de valorile si credintele tale, deci identificarea acestor valori iti va asigura un cadru adecvat pentru a te ocupa doar de ceea ce conteaza cu adevarat. Analizarea profunda a valorilor este utila si productiva. Neajunsuri: Punctul slab al acestei abordari este faptul ca limpezirea asupra valorilor nu aduce dupa sine recunoasterea existentei unor principii, a unor legi naturale de care depinde calitatea vietii. Asta duce adesea la promovarea unor valori care vin in contradictie cu legile naturale, lucru care duce in cele din urma la esec si frustrare.

Sunt foarte multi oameni care au ajuns in varful scarii si isi dau seama, dezamagiti, ca ea e proptita de un zid gresit; constient sau inconstient, acesti oameni au tot urcat purtati de valori care, la inceput, le-au parut cu adevarat importante. Totusi, efortul pe care l-au depus pentru indeplinirea unor scopuri marete nu le-a adus ceea ce asteptau. Faptul ca, la un moment dat, ceva in viata ni se pare intr-adevar pretios, nu inseamna ca obtinerea acelui ceva ne va aduce fericire vesnica.

in afara de cunoasterea de sine (sa stim cat valoram), trebuie sa ne exersam si celelalte insusiri - constiinta, imaginatia, vointa independenta. Numai asa putem fi siguri ca valorile alese de noi sunt in armonie cu realitatea nordului autentic. In fond, daca scopurile noastre nu sunt profund legate de principiile corecte, nu ne vom simti niciodata impliniti.

5. INSTRUMENTUL MAGIC (TEHNOLOGIA)

Abordarea de acest tip se bazeaza pe supozitia ca un instrument adecvat (o agenda, un calendar, un program de computer etc.) ne va oferi puterea de a ne face viata mai buna. Se crede ca asemenea sisteme si structuri ne ajuta sa devenim mai eficienti. Un planner elegant, imbracat in piele, a devenit simbolul unui anume statut - un indicator al faptului ca posesorul sau este un om ocupat, care stie intotdeauna ce vrea.

Avantaje. Diversele instrumente sunt cu siguranta de mare folos pentru eficientizarea muncii, iar aceasta abordare se bucura de o mare popularitate, daca ar fi sa socotim dupa cererea de pe pita. In fond, de ce sa folosesti un simplu calendar, din moment ce un planner sofisticat te ajuta sa-ti urmaresti mai visor prioritatile, sa ai la indemana obiectivele, sa-ti organizezi sarcinile si sa ai acces rapid la informatiile de uz frecvent. Un asemenea instrument performant iti asigura un sentiment de ordine si satisfactie. E placut sa faci notatii, sa le verifici, sa lurmaresti tot felul de informatii.

Neajunsuri: Problema e ca nici un instrument, indiferent de natura lui, nu va putea inlocui viziunea, ratiunea, creativitatea, caracterul si  competenta. Un aparat de fotografiat de inalta calitate nu va produce neparat un mare fotograf. Un procesor de texte nu va face din cel care il manuieste un mare poet. De fapt, cele mai multe instrumente actuale incurajeaza la oameni mai degraba verbul "a face' decat verbul a fi Concentrarea zilnica asupra bifarii punctelor din agenda nu ne mai da ragaz sa ne intrebam daca nu cumva ar trebui sa ne ocupam de cu totul altceva. Pentru multi, instrumentele par rigide si artificiale. In loc sa-l slujeasca pe om, ele ajung sa-1 stapaneasca, distrugand echilibrul care ar trebui sa existe in viata.

Instrumentele de time management, nici macar folosite cum trebuie, raman de cele mai multe ori simbolul unei promisiuni neimplinite.

6. ABORDAREA DE TIP 101 (PRICEPERI)

Aceasta abordare se bazeaza pe ideea ca managementul timpului este in esenta, o pricepere (precvim socotitul sau batutul la masina), iar pentru a ne descurca in lumea de azi trebuie sa invatam sa stapanim cateva deprinderi: folosirea unui planner sau a unei agende electronice,   intocmirea unor liste de obiective si scopuri, delegarea, organizarea stabilirea unor prioritati.

Teoria ne spune ca stapanirea acestor rudimente inseamna un fel de alfabetizare sociala, imperios necesara supravietuirii. Multe firme si organizatii organizeaza pentru angajatii lor cursuri de predare a acestor informatii.

Avantaje: Au loc unele imbunatatiri, mai ales in privinta abilitatilor apreciate in cadrul organizatiei.

Neajunsuri: Principala problema este profunzimea si calitatea pregatirii. Care sunt paradigmele principale care se predau? Au vreo legatura cu principiile corecte? Sau, dimpotriva, propaga idei gresite despre viata si natura eficientei?

E interesant ca multi oameni care nu folosesc nici un tip de instrument organizational sunt de multe ori mai linistiti sufleteste, cu relatii mai multe si mai bogate, simtindu-se mai impliniti decat altii care, "scoliti' si priceputi in tehnicile time management-ului, n-au gasit raspunsul cautat.

7. ABORDAREA DE TIP "LASA-TE PURTAT DE VAL' (ARMONIE)

Aceasta abordare e cu totul diferita de viziunea traditionala asupra vietii si timpului. Ideea este ca, daca inveti sa te lasi "purtat de val' si te intorci la ritmul natural al vietii, vei castiga spontaneitate si seninatate. Multe dintre concepte provin din filosofia si cultura orientala, unde accentul este pus pe armonizarea sinelui profund cu natura. Dupa cum au demonstrat si cercetarile biologice recente, lumea mecanica in care traim, ceasurile, computerele, telefoanele celulare emit vibratii care vin in contradictie cu ritmul natural al corpului nostru, ducand la boli grave si la tot felul de alte probleme.

Avantaje: Arheologii care vor dezgropa in viitor resturile civilizatiei noastre vor ajunge la concluzia ca societatea aceasta a fost una a veneratiei in fata ceasornicului. Aveam ceasuri in scoli, in biserici, in birouri, ceasuri in fiecare camera din casa. Ca sa nu mai vorbim de cele miniaturale, legate de incheietura mainii!

Ceasurile ticaie, telefoanele suna, computere bipaie, zumzaie sau fac orice altceva le-am pus sa faca, iar toata aceasta cadenta mecanica impune un ritm alert, exuberant.

Uneori insa, in mijlocul acestui mars fortat, avem parte de acele momente "eterne' cand cadenta dispare si simtim ca ne bucuram de viata. Asta se poate intampla undeva in natura, sau atunci cand facem ceva care ne place (ascultam muzica, citim sau ne cultivam gradina) ori cand suntem indragostiti. Aceasta abordare ne face constienti de valoarea acestor momente incantatoare, ajutandu-ne sa avem parte de cat mai multe. Ne indeparteaza de dominanta lucrurilor urgente care ne apasa permanent. Creeaza si incurajeaza armonia interioara si exterioara.

Neajunsuri: Adesea, aceasta abordare e doar o reactie de dependenta de urgenta - mai degraba o evadare decat un sprijin pentru crearea unei vieti de calitate. Elementele vitale precum viziunea, scopul, echilibrul sunt frecvent ignorate. in plus, exista destule ocazii in care ducerea la bun sfarsit a lucrurilor cu adevarat importante inseamna de fapt exercitarea vointei independente si "inotul impotriva curentului.

8. ABORDAREA DE TIP RECUPERARE (CUNOASTEREA DE SINE)

Paradigma care sta la baza acestei abordari se refera la faptul ca exista in noi unele lipsuri fundamentale, din cauza mediului in care traim, a ereditatii, a datului istoric si a altor influente care se manifesta sub forma unor disfunctionalitati comportamentale.

Influentat de familie sau de vreun model timpuriu, un individ poate deveni un "perfectionist' - cu teama de a delega, cu tendinta de a se ocupa chiar si de detalii minore si de a pierde o multime de timp cu proiecte in loc sa valorifice eficient resursele. Un copil crescut intr-un mediu care 1-a obisnuit sa fie slugarnic poate deveni un adult care munceste si se implica peste masura, de teama respingerii

"Indecisul' se poate teme deopotriva de succes si de esec, daca succesele lui din copilarie au fost percepute ca fiind obtinute in dauna altcuiva sau ca premii importante in viata de familie. Solutia pentru remedierea unor astfel de deficiente psihologice si sociale este asa numita recuperare.

Avantaje: Aceasta abordare este valoroasa fiindca se concentreaza pe unele dintre paradigmele noastre comportamentale - fondul adevarat al problemei. Implica o mai buna cunoastere de sine si ne pregateste imbunatatiri si schimbari fundamentale in viata.

Neajunsuri: Metodele sugerate pentru recuperare sunt extrem de variate. Desi asigura perceptii valoroase si ne ajuta sa definim o parte din problemele pe care le avem, aceasta abordare se refera mai degraba la diagnostic decat la vindecare. De fapt, nici nu pretinde ca ar putea asigura o solutie unificatoare si multe dintre abordarile acceptate se contrazic fundamental intre ele.

In plus, desi cunoasterea de sine este bine venita in sine, ea nu e suficienta. A ne intelege pe noi insine e doar o parte din schimbarea fundamentala pe care o cautam.

Schema care urrneaza rezuma contributiile de baza, avantajele si neajunsurile celor opt abordari din time management.