Managementul Comunicarii in cadrulului

Managementul Comunicarii in cadrul Proiectului

Comunicarea este cea mai importanta abilitate a unui manager de proiect, acesta cheltuind ca.90% din timpul lui cu comunicarea, respectiv cu : sedinte, intalniri, convorbiri telefonice, memos, e-mailuri, rapoarte, prezentari, si lista poate continua. Managerii sunt comunicatori, ei ocupandu-si ziua, in principal, comunicand stiri, idei, cunostinte.

Managementul comunicarii in cadrul proiectului se axeaza pe a stabili cine necesita, ce informatie si cand, pentru ca apoi sa elaboreze un plan pentru a asigura informatia necesara. Managementul comunicarii in cadrul proiectului include generarea, colectarea, diseminarea si stocarea comunicatiilor. Proiectele de succes au nevoie de comunicatii de succes, comunicarea fiind legatura cheie dintre oameni, idei si informatii.

Managementul comunicarii in cadrul proiectului include patru procese:

1. Planificarea comunicarii

2. Distribuirea informatiei

3. Raportarea performantei

4. Managementul stakeholderilor

1. Planificarea comunicarii

Managerul de proiect trebuie sa identifice stakeholderii si nevoile lor de comunicare si sa stabileasca cum vor fi indeplinite cerintele lor. Pentru ca ei consuma atat de mult timp pe comunicare este foarte important sa dezvolte o buna planificare a comunicarii, astfel incat sa poata comunica stakeholderilor informatiile necesare in baza unui program prestabilit si pe baza conditiilor proiectului. Planificarea comunicarii se realizeaza de regula la inceputul proiectului.

Managerul de proiect trebuie sa ia in considerare mai intai factorii externi, atunci cand planifica comunicarea, respectiv: Cultura si structura organizationala; Standarde si reglementari relevante; Infrastructua organizationala; Resursele umane; Conditiile de piata; Tolerantele la risc; Sistemul de Informatii al Managementului Proiectului( PMIS). Acesti factori pot ajuta in stabilirea nevoilor de comunicare (ce si cui ), la care se pot aduga activele procesului organizational, in special lectiiler invatate si informatiile istorice.

Managerul de proiect trebuie sa se bazeze si pe specificatia scopului proiectului, ca parte a planului de comunicare, pentru ca specificatia scopului stabileste ca toti cei implicati in proiect inteleg obiectivele proiectului si pentru ca ofera un punct de referinta pentru toti stakeholderii.

Evaluarea Restrictiilor si Ipotezelor Proiectului care au legatura cu comunicarea includ urmatoarele lucruri: Localizarea geografica a membrilor echipei proiectului; Compatibilitatea soft-urilor de comunicare; capabilitati tehnice; bariere lingvistice; abilitati de telefonie si videoconfrinte,

Obligatiile contractuale.

Ipotezele difera de la proiect la proiect, iar managerul de proiect si echipa sa trebuie sa identifice acele ipoteze din proiect care pot ascunde comunicarile unui proiect de succes.De ex. daca se presupune ca comunicarile unui proiect se vor face numai prin e-mail, aceasta este o ipoteza falsa, pentru ca managementul superior, clientul, sponsorul doresc sa primeasca si rapoarte privind stadiul proiectului, actualizari zilnice prin memos si alte date si informatii, care nu pot fi transmise prin e-mail.

Identificarea cerintelor comunicarii. Se are in vedere faptul ca stakeholderii au nevoie de diferite tipuri de informatii, functie de interesul lor in proiect si de prioritatea pe care o reprezinta proiectul. Managerul proiectului va face o analiza completa de identificare a stakeholderilor pentru a vedea ce informatii au nevoie si cat de des au nevoie de acestea. Nu are nici o valoare cheltuirea de resurse pentru generarea de informatii, rapoarte, si analize pentru stakeholderii care nu sunt interesati de acele informatii. Trebuie avut in vedere sa se asigure informatii a caror prezenta contribuie la succesul proiectului sau a caror lipsa ar putea contribui la esecul acestuia.

Pentru identificarea cererii de comunicare se pot folosi urmatoarele: Organigrama; Structura proiectului in cadrul organizatiei in care se desfasoara; Relatiile de responsabilitate a stakeholderilor; Departamentele si disciplinele implicate in munca proiectului; Numarul indivizilor implicati in proiect si localizarea lor; Nevoile de informatii interne si externe; Informarea stakeholderilor.

Explorarea tehnologiilor de comunicatii. Ca parte a planului de comunicatii, managerul de proiect trebuie sa identifice toate metodele necesare si aprobate de comunicare. Unele proiecte pot fi sensibil diferite si pot contine date si informatii clasificate, pe care nu trebuie sa le cunoasca toti stakeholderii, iar altele pot contine informatii deschise pentru toti cei implicati si interesati.

Comunicarea se poate realiza prin note scrise intre stakeholderi, prin intalniri, rapoarte, memos, e-mailuri, s.a. Trebuie stabilite cele mai indicate metode de comunicare, tinand cont si de continutul si conditiile mesajului ce trebuie transmis. De regula ar trebui tinut cont de urmatoarele apecte ce au efect asupra planului comunicarii: urgenta informatiei; tehnologia; asigurarea fortei de munca necesare; lungimea proiectului; mediul proiectului.

Crearea Planului de Comunicare. Planul managementului de comunicare poate organiza si documenta procesul, tipurile si asteptarile de comunicare, asigurand urmatoarele:

- informatiile potrivite cerintelor si nevoilor stakeholderilor, conform solictarilor acestora

- informatii despre ceea ce trebuie comunicat, incluzand formatul, continutul si detaliile asteptate(ex.. Rapoarte versus date rapide prin e-mail)

- detalii asupra felului in care circula informatiile in cadrul proiectului intre diferite persoane . Structura comunicarii documenteaza de unde porneste informatia, catre cine va fi trimisa si in ce mod va fi primita(acceptata)

- metode de comunicare potrivite (ex.e-mailuri, memos, rapoarte, si chiar revista presei etc)

- programari referitoare la cand vor apare diferite tipuri de comunicari( de ex. intalnirile statutare vor avea loc dupa un program regulat, in timp ce alte comunicari pot fi facute fiind conditionate de proiect

- escaladarea proceselor si timpului determina cadrul pentru trecerea diferitelor probleme la niveluri superioare ale organizatiei, atunci cand nu pot fi rezolvate la niveluri inferioare.

- metode de recuperare a informatiilor, daca aceasta se solicita

- instructiuni de cum sa se actualizeze planul managementului de comunicare, pe masura ce proiectul avanseaz

- un glosar al proiectului

2. Distribuirea informatiei este procesul care asigura ca anumiti stakeholderi primesc informatiile potrivite, cand si cum au nevoie de ele. Esential este sa se implementeze planul de management al comunicarii., care detaliaza cum informatia este creata si cum trebuie distribuita si, deasemenea, cum este arhivata informatia.

Elementele care servesc ca inputuri pentru distribuirea informatiilor sunt:

- Rezultatele muncii, bune sau rele, pentru ca arata progresul(sau lipsa progresului), problemle de calitate si alte informatii relevante

- Planul de management al comunicarii, care serveste ca un ghid pentru problemele de comuncare din cadrul organizatiei unde se deruleaza priectul

- Planul proiectului, care are informatii complexe, cerinte sau conditii ce sunt integrate in comunicari

Examinarea abilitatilor de comunicare. Desi pare relativ simplu sa trimiti si sa primesti informatii, totusi, de ce apar atat de multe probleme in cadrul proiectului din neintelegeri, erori si esuari de comunicare. Exista cateva modele de comunicare, insa toate, indiferent de tehnologia implicata, au un Emitator un Mesaj si un Receptor.. In functie de modelul de comunicare, exista si alte cateva elemente in plus, ca de exemplu: Codificatorul, Mediul, Decodorul, Zgomotul, Feedbackul.

Crearea comunicatiilor de succes.

Cel mai folosit tip de comunicare este comunicarea verbala, caz in care, jumatate din comunicare este ascultata, ceea ce implica faptul ca trebuie o confirmare daca receptorul intelege mesajul trimis si aceasta se va vedea la receptor in limbajul corpului acestuia, in fedback, sau in confirmarea verbala a mesajului trimis. Exista cinci termeni folositi pentru a descrie procesul comunicarii:

- Paralingual - inaltimea, tonul, inflexiunea vocii Emitatorului influenteaza mesajul trimis

- Feedbackul - Emitatorul confirma ca Receptorul intelege mesajul intrebandu-l direct pentru un raspuns, punandu-i intrebari pentru clarificare, sau alte confirmari legate de mesajul trimis

- Ascultarea activa - Receptorul confirma ca mesajul a fost receptionat prin feedback, intrebari, solicitari pentru claritate, si alte semne de confirmare a mesajului primit

- Ascultarea efectiva - Receptorul este implicat in experienta ascultarii acordand atentie unor elemente venite de la Emitator pe care confirma ca le vizualizeaza, caracteristicilor paralinguale si prin punerea unor intrebari relevante

- Non- verbal - Aproximativ 55% din comunicare este non-verbala. Expresia faciala,gesturile mainilor si limbajul corpului au contributie la mesaj.

Statistic, s-a stabilit ca intr-un mesaj oral cuvintele conteaza numai 7% din mesaj, tonalitatea conteaza pentru 38%, iar diferenta de 55% din mesaj este reprezentata de limbajul corpului.

Mediul poate influenta comunicarea mesajului, in sensul ca ajuta la transmiterea lui sau la ascunderea lui, sau a semnificatiei lui. De aceea trebuie multa atentie la partile sensibile, mai putin vizibile, ale diferitelor comunicari non-directe(e-mail, rapoarte, memos, scrisori).

Crearea sistemelor de accesare a informatiilor este necesara pentru a permite o accesare rapida si clara la informatiile proiectului. Acestea pot fi sub forma unui manual, a unei baze de date avansate de stocare a informatiilor, sau a unui soft robust de managementul proiectului. Oricare ar fi abordarea, informatia trebuie sa fie accesibila, organizata si in siguranta. In aceste sisteme se vor regasi toate informatiile necesare (specificatii, desene, sabloane, planuri s.a ), fiind usor de navigat si de actualizat pentru ca noile informatii sa devina disponibile.

Crearea lectiilor invatate aau rolul de a imbunatati viitorele proiecte prin impartasirea a ceea ce s-a invatat in timpul actualului proiect. O astfel de sesiune are loc cu managerul de proiect, membrii echipei de proiect si principalii stakeholderi, pentru a identifica lectiile pe care ei le-au invatat in cursul proceselor tehnice, manageriale si de proiect. Lectiile invatate pot fi evidentiate si pe parcursul derularii proiectului, nu numai in faza de incheiere si pot fi folosite chiar pentru proiectul curent sau ca un bun exercitiu de team-building, aceasta insemnand a evidentia ceea ce merge si ceea ce nu merge in cadrul proiectului.

Distribuirea informatiilor in cadrul proiectului se poate realiza prin mai multe metode, avand in vedere nevoile proiectului si tehnologiile disponibile: Intalniri, Copierea documentatiei, Baze de date, Faxuri, E-maail, Convorbiri telefonice, Videoconferinte, Web-site-ul proiectului.

Rezultatele distributiei informatiei se regasesc in : Lectii invatate, Inregistrari ale proiectului, Rapoarte ale proiectului, Prezentari ale proiectului, Feedback de la Stakeholderi, Notificari ale stakeholderilor

3. Raportarea performantei proiectului apare ca o necesitate pe toata durata proiectului, avand in vedere ca atat clientul , cat si alti stakeholderi doresc sa cunoasca date actualizate despre proiect privind performanta muncii, stadiul de realizare a proiectului si ce a mai ramas de realizat.

Raportarea performantei este procesul in care se colecteaza datele, se organizeaza si se disemineaza informatia privind modul in care s-au utilizat resursele proiectului pentru realizarea obiectivelor din proiect. Cei care trebuie sa plateasca, in special, vor sa stie daca lucrurile merg pe drumul promis de managerul de proiect.. Aceasta raportare acopera mai mult decat aspecte legate de timp si cost, desi acestea sunt cele mai obisnuite preocupari in ceea ce priveste raportarea. O alta tema importanta este aceea a influentei riscurilor asupra succesului proiectului., Managerul de proiect si echipa sa trebuie sa monitorizeze continuu si sa evalueze riscurile, inclusiv pe cele iminente,

precum si impactul lor asupra succesului proiectului.Un alt aspect major il reprezinta nivelul calitatii.

Daca calitatea este slaba si inacceptabila, atunci proiectul este un esec si fie este anulat, fie munca este refacuta, insa aceasta poate afecta afacerea(care poate fi pierduta) sau persoanele implicate.

Managerul de proiect initiaza intalniri de revizuire a performantei pentru a vedea cum se incadreaza munca echipei in munca proiectului si cum evolueaza proiectul, cum se incadreaza in restrictiile de cost si timp estimate. Se analizeaza si scopul proiectului pentru a fi protejat de schimbari, precum si calitatea si efectele ei asupra intregului proiect. Anterior analizei performantei proiectului se analizeaza si variatiile care au loc in cadrul proiectului, in ceea ce priveste timpul, costul, scopul, calitatea si resursele. Calitatea variatiilor poate rezulta in reluarea muncii, in pierderi de timp si bani si poate duce chiar la respingerea produsului proiectului.

Examinarea rezultatelor raportarii performantei se va include in : Rapoarte de performanta,

Previziuni, Cereri de schimbare, Actiuni corective recomnadate.

4. Managementul Stakeholderilor proiectului revine Managerului proiectului, avand in vedere ca stakeholderii solicita adesea o atentie deosebita din partea acestuia. Managerul de proiect trebuie, in consecinta, sa-si faca timp sa raspunda la intrebari, sa-i implice pe stakeholderi in proiect, si cel putin sa le comunice stadiul proiectului. Managementul Stakeholderilor proiectului este vital pentru succesul proiectului, din cel putin urmatoarele motive: - conduce spre rezolvarea problemelor stakeholderilor; - promoveaza sinergia; - limiteaza disfunctionalitatile si intreruperile in executia proiectului; - promoveaza folosirea resurselor interne din cadrul proiectului.

Managementul Stakeholderilor se bazeaza pe planul managementului comunicarii pentru a directiona ceea ce trebuie comunicat si a stabili cand, precum si definirea obiectivelor si asteptarilor stakeholderilor, care la randul lor ghideaza conversatiile dintre managerul de proiect si stakeholderi. Comunicarea cu stakeholderii cea mai potrivita este fata-in-fata. Aceasta nu exclude luarea in consideratie si a e-mailului, faxului sau unui apel telefonic, care sunt mai rapide si mai potrivite pentru ceea ce se comunica. Pentru rezolvarea unor probleme importante, ca rezultat al comunicarii si managementului stakeholderilor, managerul de proiect va documenta problemele proiectului intr-un jurnal de probleme, definind problemele si importanta lor pentru managerul proiectului si pentru stkeholderi. De cele mai multe ori se stabileste cui se adreseaza problema (a cui este, o data pentru a fi rezolvata si de catre cine.Daca nu s-ar proceda asa , atunci ar putea apare conflicte, intarzieri

in proiect si nemultumiri ale stakeholderilor. In jurnal se mentioneaza ca problema este rezolvata, dar si cum anume este rezolvata.