Managerierea timpului si controlul stresului

Managerierea timpului si controlul stresului

Timpul este o resursa foarte valoroasa, dar limitata. Este imposibil "sa produci timp", dar putem face mai multe lucruri in timpul pe care il avem la dispozitie.

Odata timpul consumat, el nu ar mai putea fi niciodata recuperat pe masura ce timpul trece, ne mai ramane si mai putin pentru a face ceea ce ne dorim.

Fiecare din noi dispune de aceeasi cantitate de timp. Cei mai multi admit ca nu au destul timp; cu toate acestea unele persoane reusesc sa realizeze mai multe lucruri decat altele in acelasi timp.

Pentru aceasta este nevoie sa stim cum sa manageriem timpul care il petrecem la birou si acasa. Cu cat aceasta se realizeaza mai performant cu atat vom avea un efect mai important de la ceea ce obtinem in viata.

Multi oameni au capacitatea de a manageria timpul mai bine, facand ziua mai productiva prin folosirea mai eficienta a timpului.

Daca vrem sa utilizam timpul cat mai eficient pentru a face tot ce ne-am propus intr-o zi, trebuie sa fim constienti de toate atitudinile si obiceiurile care ne coordoneaza utilizarea timpului. Pe de alta parte managerul la locul de munca trebuie sa fie preocupat de felul cum este folosit timpul de fiecare angajat. Fiecare privit individual sau privit ca echipa devine ingrijorat de costul timpului care trebuie inteles nu numai prin cheltuielile cu remuneratia cat si prin efectele pe care le declanseaza sarcinile ramase neefectuate efectuate necorespunzator sub aspect cantitativ si calitativ. Aceasta poate conduce si la precizarea activitatilor pe care poti sa le reduci si a celor pe care poti sa le dezvolti.

1. Cauzele care duc la irosirea timpului

A face lucruri care nu trebuie facute deloc, reprezinta un mod obisnuit de a irosi timpul. Pentru aceasta trebuie sa stii ca rezultatul lucrului facut este util tie sau altora.

Un alt exemplu este sa continui sa folosesti un sistem manual de inregistrare chiar si dupa introducerea unuia computerizat, doar pentru ca nu ai incredere in cel nou.

A face un lucru care ar putea si ar trebui facut de altcineva. Aceasta poate fi o tentatie in special atunci cand este vorba de o munca la care te pricepi foarte bine sau nu ai incredere in persoana delegata. Consecintele acestei situatii sunt ca ei consuma timpul facand un lucru de care altcineva , este responsabil, oamenii vor invata foarte repede ca vei rezolva unele probleme in locul lor si nu vei realiza foarte bine sarcinile care cad in responsabilitatea ta sau va scadea propria eficienta a timpului consumat.

Unele lucruri pot lua mai mult timp decat ar trebui deoarece nu esti o persoana organizata, consideri sarcina dificila si nu te informezi corespunzator, te grabesti sa treci la actiune inainte de a fi stabilit exact ce trebuie sa faci, faci totul de unul singur.

Irosesti timpul altora, daca te razgandesti dupa ce oamenii au muncit destul, uiti sa transmiti noile informatii, tii sedinte improvizate, lasi sa astepte persoane punctuale pentru ca tu intarzii.

Daca recunosti ca esti vinovat pentru oricare din situatiile mentionate mai sus, gandeste-te cat timp este irosit in totul din cauza ta. Daca o sedinta cu 10 persoane se prelungeste nejustificat cu 30 minute, s-au irosit in total 300 minute, adica mai mult decat o jumatate de o zi de munca.

Atitudinea te va evidentia daca doresti intr-adevar sa-ti organizezi timpul. Este nevoie de putina vointa pentru a pune lucrurile in ordine. Odata luata decizia de a fi eficient, restul este prin comparatie mai simplu.

Cunoscand aceste lucruri faci progrese daca:

te gandesti cum iti folosesti timpul;

poti identifica lucrurile care iti irosesc timpul tau sau al altora;

poti recunoaste scuzele pe care le aduci cand nu finalizezi ceva;

la sfarsitul zilei poti indica principalele rezultate;

ai o atitudine pozitiva fata de problema organizarii timpului.

2. Planificarea sarcinilor

Primul pas in a-ti face mai mult timp este intelegerea clara a responsabilitatilor pe care le ai si a rolului tau.

Nu poti decide cu ce sa te ocupi astazi decat daca stii unde vrei sa fii maine.

Orice plan de petrecerea timpului trebuie sa tina cont de stabilirea obiectivelor.

Cunoasterea a ceea ce este important si trebuie facut, te pune in pozitia de a detine tu controlul asupra evenimentelor in loc sa fii controlat tu de ele.

Numai in acest mod poti sa realizezi ce ti se cere in timpul pe care il ai la dispozitie.

Obiectivele sunt utile pentru ca te ajuta:

sa iti concentrezi atentia asupra directiei in care mergi;

sa planifici ce sa faci intr-un interval de timp dat;

sa ii ajuti pe ceilalti sa inteleaga cum sa se incadreze in activitate.

Pentru a stabili eficient obiectivele trebuie:

sa analizezi ce vrei sa obtii;

sa discuti ideile tale cu altcineva;

sa notezi ceea ce ai decis sa faci.

Obiectivele profesionale si persoanele considerate realizabile se impart dupa timpul de realizare in:

obiective pe termen lung;

obiective pe termen scurt care devin definitorii pentru obtinerea unor rezultate mai bune.

Orice obiectiv stabilit trebuie sa aiba in spate un plan care sa poata fi folositor zi de zi.

Odata ce aveti listele cu obiectivele pe termen scurt si lung trebuie sa le asezi intr-o ordine a prioritatilor, ceea ce reprezinta prioritatea obiectivelor ceea ce te va ajuta la atingerea obiectivelor.

Pentru ca aceasta activitate sa fie eficienta amintiti-va:

ca trebuie separate obiectivele importante de cele urgente;

ca prioritatile dumneavoastra trebuie sa fie aceleasi cu cele ale angajatilor si ale patronului firmei;

ca prioritatile se pot schimba la cateva zile si ca trebuie sa fie realiste;

ca esti cel mai aproape de un obiectiv atunci cand iti poti prioritiza si concentra sarcinile cu care te confrunti in atingerea lui.

Analiza obiectivelor unei zile se grupeaza in:

a) probleme importante si urgente;

b) probleme importante dar nu urgente;

c) probleme de rutina (nu importante si nici urgente).

Lucrurile urgente te preseaza prin nevoia lor de a le acorda atentie.

De obicei lucrurile urgente par importante datorita presiunii timpului. Ele necesita reactii rapide fara ca sa rapeasca foarte mult timp.

Lucrurile importante necesita si ele o considerare atenta dar de obicei este nevoie de timp suplimentar pentru a fi analizate si realizate.

Examineaza apoi lista si aloca timp pentru ceea ce este nevoie sa faci. Aceasta te va ajuta sa elimini activitatile care iti fac placere, dar care nu sunt esentiale.

Acceptand aceasta prioritizare a activitatilor, nu poti schimba cursul evenimentelor daca imprejurarile incearca sa o faca.

Daca o activitate prioritara dispare (de exemplu o intalnire este anulata), ia masuri pentru a nu pierde timpul disponibil ci abordeaza alta care se afla pe lista ta.

Orice zi de lucru continua in general obiective din grupele a, b si c mentionate mai sus.

Intercalarea problemelor din cele trei grupe este singura modalitate de a evita blocarile in sistem.

Pentru aceasta este necesar ca manager sa fiti realisti in ceea ce asteptati de la ceilalti, avand in vedere abilitatea lor de a face un lucru intr-un timp stabilit.

Pe masura ce te obisnuiesti sa lucrezi in cadrul unor limite de timp stabilite, vei constata ca iti finalizezi lucrarile in timp mai redus.

In  concluzie identificandu-ti responsabilitatile, cunoscandu-ti obiectivele, punandu-ti sarcinile in ordinea prioritatilor si fiind capabil sa faci distinctie intre lucrurile urgente si importante, vei constata ca este mai usor sa planifici cum sa-ti utilizezi timpul mai eficient.

In organizarea timpului, managerul trebuie sa aiba in vedere ca fiecare are un ritm zilnic de energie, cresteri psihice si mentale si apoi caderi. Daca nu-ti cunosti ritmul personal nu poti folosi timpul in mod eficient.

De aceea este important sa aloci pentru problemele urgente si importante mai ales acel timp cand psihicul si mentalul tau este ridicat.

Nivelul de performanta va fluctua in functie de valurile energetice si de minusurile cand te simti obosit. Aceste puncte revin ciclic zilnic la aceleasi ore si aceasta serveste la prioritizarea timpilor de lucru.

Pe de alta parte trebuie prevazute in program si pauze care sa mentina productivitatea zilnica.

Utilizarea agendei de lucru reprezinta o materializare a planurilor noastre zilnice de lucru.

In agenda se trec activitatile pe grupele a, b si c, eventual simbolizate cu culori si se lasa rezerve de timp intre ele pentru informatiile noi care pot aparea.

Agenda trebuie tinuta si consultata zilnic, simbolizandu-se pe parcurs activitatile rezolvate.

Organizarea timpului ar fi mai usoara daca alte persoane nu ti-ar cere mereu cate ceva, ceea ce te impiedica sa-ti realizezi propriile lucrari.

Modalitatile pe care multe persoane le aleg in acest sens sunt:

fixarea ceasului pentru anuntarea unor termene limita;

planificarea unor perioade de timp in care sa nu fi intrerupt;

preluarea unor mesaje pe robotul telefonic.

3. Gestionarea informatiilor

In viata profesionala un loc central in epoca moderna il detin informatiile a caror utilizare presupune cunoasterea urmatoarelor probleme, care au consecinte asupra mangerierii timpului.

Filtrarea informatiilor

Cei mai multi oameni primesc zeci sau sute de franturi de informatii intr-o zi de lucru, pe care le proceseaza si utilizeaza in urmatoarele zile. De aceea este dificil sa lucrezi sistematic la implementarea unei informatii formata din franturi ajunse la momente diferite pe biroul tau.

Obtinerea informatiilor se face prin diferite forme:

- hartie: fax, scrisori, ziar, rapoarte, lucrari de specialitate;

electronica: e-mail, internet;

orale: telefon, sedintele, radio, televiziunea.

Un punct important este sa va amintiti ca ele nu-si pot reflecta adevarata importanta decat in contextul problemei date.

Daca mesajele necesita actiune trebuie trecute pe lista de prioritati. 

Multe din informatiile care vin pot fi transmise direct la persoanele care se ocupa de aceste activitati.

Informatiile trebuie grupate in:

informatii la care trebuie sa va aduceti contributia si sa le redistribuiti (raportati);

informatii pe care le uiti, sau le transmiteti altui delegat sa faci aceasta; 

- informatii pe care trebuie sa le distribuiti si de care angajatii trebuie sa fie informati. 

Lunar trebuie sa facem ordine in informatii, sa vedem care mai sunt de actualitate.

Mentinerea la zi a informatiei

Relevanta informatiei se schimba odata cu trecerea timpului. Noutatea de azi devine istoria de maine.

Perspectiva a ceea ce este relevant intr-o activitate in desfasurare se altereaza cu timpul. Greseala este pentru cei care cred ca ceea ce nu se utilizeaza astazi devine folositor maine. Aceasta idee este contrazisa de procesarea informatiei (care spune ca in timp si spatiu o informatie poate fi considerata relevanta pentru un material la care lucrezi si nu la unul pe care nici nu ti 1-ai propus).

Citirea si scrierea

O mare parte din oameni isi petrec un timp de lucru in citirea si sorbirea informatiilor.

Trebuie sa invatam cum sa facem lucrurile acestea bine si vom castiga timp important.

Invata sa citesti printre randuri, retine cuvintele cheie, fa-ti o idee despre continut. Scoate ideile principale pe alta foaie de hartie.

Tehnologia informatiei aduce biblioteca in biroul tau si iti creeaza un serviciu postal propriu, economicos ca bani si timp.

4. Utilizarea eficienta a secretariatului

Pe langa un post de conducere care are si sarcini administrative de rutina, secretariatul capata noi dimensiuni.

Prezenta lui este necesara si importanta si datorita complexitatii activitatii de management.

Rolul secretariatului in activitatea manageriala este reprezentat de faptul ca el:

contribuie decisiv la organizarea rationala a activitatilor managerilor la nivel superior (director general, director executiv, manager comercial, economic);

creeaza conditii pentru realizarea de catre manager a unor contacte operative si eficiente cu persoane din interiorul sau exteriorul firmei;

asigura vehicularea corespunzatoare a informatiei mai ales la esalonul superior;

degreveaza managerul de o serie de actiuni de rutina, pur administrative, contribuind astfel la utilizarea rationala a timpului de lucru de care dispune.

Acestea stau la baza conturarii principalelor functii ce revin secretariatului.

1. Functia de asistare a managementului. Ea se materializeaza prin serviciile:

efectuarea unor lucrari de specialitate (dactilo, organizarea fisierelor si actualizarea lor, redactarea unor materiale de corespondenta simpla);

programarea actiunilor si evidenta realizarii lor, actualizarea agendei de lucru a managerului, supravegherea desfasurarii unor lucrari in curs si informarea managerului asupra abaterilor constatate, enuntarea in timp util a scadentelor, urmarirea rezultatelor lucrarilor, consemnarea concluziilor formulate de conducator, organizarea sedintelor;

realizarea unor sarcini administrative (gestionarea obiectelor de inventar), asigurarea securitatii lucrarilor si respectarea stricta a normelor de pastrare a documentelor, urmarirea si mentinerea in stare de functionare a instrumentelor de lucru.

2. Functia de legatura si "filtru". Principalele sarcini legate de aceasta functie sunt:

tine evidenta solicitarilor directe si apelurilor telefonice in absenta directorului si asigura informarea operativa;

asigurarea legaturilor telefonice (in si in afara firmei);

evidenta numelor si adreselor unor persoane si institutii cu care managerul are legaturi;

asigurarea respectarii perioadelor de limita ale conducatorilor.

3. Functia de tratare a informatiilor si documentelor informationale adresate managerilor. Aceasta se manifesta prin:

primirea, inregistrarea , distribuirea, luarea semnaturilor de primire si expediere;

clasarea documentelor si tinerea stricta a evidentei lor;

comunicarea deciziilor;

asigurarea documentarii managerilor in anumite domenii de activitate.

4. Functia de reprezentare care presupune:

primirea persoanelor din afara;

indrumarea acestora;

asigurarea unei ambiante placute (cafea, bautura, material de lectura);

furnizarea cu amabilitate a unor informatii solicitate de acestia.

Pentru realizarea eficace acestei sarcini personalul de secretariat trebuie sa posede in proportii variate: cunostinte, calitati si aptitudini.

Cunostintele se refera la:

Cultura generala, cunostinte medii in domeniul in care activeaza managerul, dactilo (35-40 cuvinte/minut, steno 100 cuvinte/minut), redactarea unei scrisori simple in forma clara si concisa, intocmire rapida a unei statistici.

Calitatile si aptitudinile se refera la:

rezistenta fizica si nervoasa ridicata;

capacitatea de a se adapta rapid la ritmuri variate de munca;

calitati fizice (aspect placut, ingrijit, vestimentatie cu gust);

calitati intelectuale (memorie vizuala si auditiva, putere de concentrare si distributiva);

calitati morale - constiinciozitate profesionala, disciplina,responsabititate, loialitate, sinceritate, devotament, rabdare, discretie deosebita, initiativa, dispozitie buna si constanta;

calitati umane - sociabilitate, tact, modestie.

Eficienta raportului intre manager si secretara consta in comunicare. De aceea managerul trebuie :

sa informeze la zi secretara;

sa formuleze indicatii clare.

5.Conceptul de stres

Cu totii suntem victimele stresului. Dar nu toate tipurile de stres ne afecteaza in mod negativ performantele.

In viata de zi cu zi, stresul este perceput ca o presiune neplacuta mintala sau fizica. Viata trepidanta din zilele noastre si asteptarile tuturor ne fac sa induram mai multe presiuni astazi decat in trecut.

Stresul este reactia oamenilor la presiunile excesive care sunt nevoiti sa le suporte.

Pentru majoritatea oamenilor termenul "stres" are conotatii negative. Dar, de fapt, exista doua tipuri de stres:

stres pozitiv, care actioneaza ca un impuls, ca un factor motivator; sub influenta lui devii din ce in ce mai energic pana atingi nivelul optim de performanta, cand randamentul nostru este maxim;

stres negativ care determina ca presiunile din viata unei persoane divin coplesitoare si afecteaza capacitatea de a gandi clar.

Stresul pozitiv poate sa se transforme in stres negativ. Total depinde de fiecare situatie in parte si de capacitatea de rezistenta fiecaruia.

Stresul negativ este cumulativ, caci capacitatea organismului de a-i face fata scade progresiv.

De obicei oamenii nu-si dau seama ca disconfortul pe care il resimt este cauzat de stres. Ei nici nu realizeaza ca daca ar putea identifica semnele in mod corect ar putea imbunatati situatia.

Semnele care tradeaza stresul sunt daca:

ai devenit irascibil, te enervezi sau intri in panica la cele mai mici probleme;

ai mai putina energie si realizezi mai putine lucruri in acelasi interval de timp;

ai nevoie mai des de bautura care sa "te remonteze";

te simti mai tot timpul trist si nefericit;

ai senzatia ca esti coplesit de sarcini;

apar palpitatii, dureri de cap si de stomac, transpiratii.

Strategiile negative tipice pe care le folosesc cei afectati de stres sunt:

dau bir cu fugitii - ignorand problemele, refuza sa recunoasca cand ceva nu este in regula, spun ca totul este perfect;

isi fac griji, dar raman inactivi;

ezita, osciland intre o decizie si cealalta;

tergiverseaza - fiind dispusi sa faca altceva decat sa abordeze problema principala;

cauta senzatii tari, dau frau emotiilor.

Toate aceste strategii sunt neproductive si pe de alta parte determina cresterea nivelului de stres pe termen lung.

Ele reprezinta o incercare nereusita de a scapa de sentimente neplacute si inabusite.

Intelegerea naturii stresului reprezinta primul pas in procesul de control al acestuia.

Reactia la stres este aceeasi din timpuri foarte vechi. Cand creierul interpreteaza o situatie ca fiind alarmanta, hipotalamusul - "centrul stresului" in creier, declanseaza o serie de procese simultane in organism, ca si cand s-ar pregati pentru o batalie:

a) sistemul nervos simpatic elibereaza adrenalina in sange, ceea ce determina cresterea pulsului si a presiunii arteriale si este furnizata energia de care ai nevoie;

b) sistemul endocrin elibereaza principalul hormon al stresului din organism (ACTH) care mareste nivelul de glucoza din sange alimentand astfel muschii, ceea ce explica ca oamenii pot face lucruri mult mai grele atunci cand sunt in pericol. Toata aceasta activitate permite organismului sa se apere.

La dispozitia starii de urgenta, sistemul parasimpatic, care restabileste energia, readuce organismul in starea sa normala.

Daca amenintarea devine permanenta, organismul nu reuseste sa se mai relaxeze, sa revina la starea sa initiala. Solicitarile intense ce se intind pe o perioada de timp pot deveni astfel extrem de daunatoare pentru organism. Aceste transformari din organism au efect dezastruos asupra procesului de gandire:

scade considerabil capacitatea de a gandi clar ajungand sa pui la indoiala competenta;

iti este greu sa te concentrezi;

comportamentul devine radical;

sentimentele negative conduc in timp la anxietate, agresivitate, depresie.

Acestea sunt primele consecinte ale stresului indelungat si situatia se va imbunatati.

Stresul este raspunsul de adaptare, mediat de caracteristicile individuale, raspuns generat de actiuni sau evenimente externe ce solicita individului un efort psihic si/sau fizic deosebit.

Aceasta definitie accentueaza trei aspecte ale stresului:

este o reactie de adaptare a individului;

este rezultatul oricarui stimul, pozitiv sau negativ (stresor) care solicita in mod deosebit (dincolo de normal) individul din punct de vedere fizic si/sau psihic;

este mediat de caracteristicile individuale (varsta, sex, atitudini, credite, valori, grad de sanatate etc.)

Ceea ce este extrem de important de retinut este faptul ca reactia individului la stresor este aceea care creeaza stresul, nu stresorul in sine.

"Nu ceea ce ni se intampla este important, ci felul cum reactionam" spune Hans Seyle, autorul modelului stresului. Filozoful Epictet spunea, cu aproape doua milenii in urma, ca oamenii se inspaimanta nu de realitate, ci de imaginea pe care o au ei insasi despre aceasta.

Un anume stimul poate cauza stres la unii indivizi, neafectandu-i in nici un mod pe altii; aceasta se datoreaza factorilor obiectivi si subiectivi de mediere. Asadar, putem controla in mare masura nivelul de stres prin modul in care reactionam la stresor.

Solicitarile fizice si psihice, placute sau neplacute, care actioneaza in mod continuu genereaza stresul si pot produce efecte fizice si psihice negative. De exemplu, indeplinirea unei anumite sarcini de serviciu poate fi perceputa fiind interesanta la inceput dar depunerea de efort continuu, aparitia de probleme si de conflicte negative poate conduce rapid la aparitia stresului. Indeplinirea aceleiasi sarcini ajunge sa fie perceputa drept corvoada, odata ce s-a instalat stresul.

Primul pas in rezolvarea problemei este identificarea surselor de stres.

6. Elementul de stres in climatul de comunicare

Modul in care managerul reactioneaza la stres ii va determina eficacitatea, capacitatea de a lua decizii bune la timp; de a actiona in conditii de incertitudine sau ambiguitate, de schimbare a mediului intern si extern al firmei, precum si in situatii complexe sau dificile.

Una dintre cele mai eficace si mai la indemana metode pentru a realiza recunoasterea stresorilor si monitorizarea reactiilor organismului la stres este comunicarea. Prin influenta pe care o poate avea asupra procesului de identificare a stresorilor si a procesului de monitorizare a reactiilor la stres, comunicarea dicteaza toleranta managerului la situatii ambigue sau incerte, situatii de schimbare care presupun adaptarea la noi conditii, situatii complicate si dificile care reclama efort intelectual si nervos sustinut.

Controland stresul, vom fi in masura sa luam decizii bune si la timp, indiferent de conditiile in care trebuie sa o facem.

Managementul stresului prin comunicare

Comunicarea are un rol extrem de important in managementul stresului deoarece ea poate contribui, prin inglobarea unor elemente de control, organizare, planificare si conducere, la evitarea sau reducerea stresului.

Dar cum putem comunica pentru a reduce stresul la locul de munca?

Cateva dintre solutiile posibile asupra carora ne vom opri:

comunicarea asertiva (element de control);

generarea suportului social prin organizarea mediului muncii (element de organizare);

administrarea (planificarea) timpului prin folosirea unor tehnici specifice (element de planificare);

delegarea competenta de sarcini (elementul de conducere).

Vom vedea in continuare cum se pot materializa aceste solutii in mod concret.

Comunicarea asertiva este comunicarea pozitiva, responsabila, plina de incredere in sine, care permite oamenilor sa fie ei insisi ca indivizi unici, valorosi, importanti, sa-si sustina propriile drepturi fara a nega insa unicitatea, valoarea, importanta si drepturile celorlalti. Comunicarea asertiva se caracterizeaza prin mai multe trasaturi. Este bine sa tinem cont de urmatoarele:

a considera ca o anumita solicitare este o pretentie si ca nu avem nici un cuvant de spus in legatura cu acceptarea ei, conduce la stres;

a face ceva din obligatie poate fi stresant, pe cand daca actiunea este rezultatul unei optiuni ea poate genera chiar satisfactie;

faceti distinctie intre fapte, pe de o parte si deductii, presupuneri si dorinte, pe de alta.

Managerii pot coordona in mod optim munca subordonatilor, fara a genera un climat de munca stresant, printr-o comunicare aerisita, responsabila, care evita atacul la persoana, agresivitatea verbala si confuzia in informatii si sentimente.

Suportul social este definit prin totalitatea informatiilor de natura psihologica transmise in procesul de comunicare, informatii care determina pe individ sa simta ce este acceptat si protejat, ca este stimat si apreciat si ca apartine grupului. Suportul social se asigura prin generarea de sentimente de cooperare, colegialitate, prietenie, si de apartenenta si conduce la integrarea sociala a individului, la un eu social sanatos si productiv.

Prin procesul de comunicare, managerul poate contribui la generarea mai multor componente ale suportului social: o componenta de natura emotionala, o componenta de apreciere si una informativa. Atmosfera de suport social contribuie la reducerea stresului la locul de munca.