Managementullor

Managementullor

Proiectele si managementul acestora.

In capitolul 7 am descris diferite tipuri de procese ca proiecte, lot, productie in masa si flux continuu.

In ultimele capitole am cautat diferite aspecte necesare planificarii acestora.

Dar metodele descrise pana acum pot fi dificil de utilizat pentru proiecte.

Exista cateva diferente intre proiecte si celelalte procese, si aceste diferente se refera la faptul ca planificarea proiectelor are nevoie intr-adevar de o abordare diferita.

Acest capitol descrie cele mai comune metode de planificare a proiectelor.

Putem incepe prin a defini proiectul:

Un proiect este o activitate unica care urmareste realizarea intregului produs, avand un termen de incepere a activitatii si un termen de incheiere a activitatii, iar toate operatiile trebuie sa fie ordonate in acest interval.

Dupa cum se poate observa din definitie, fiecare dintre noi face un numar de mici proiecte in fiecare zi, cum ar fi de pilda pregatirea mesei, scrierea unui raport, organizarea unei petreceri.

Facem aceste mici proiecte aproape fara cea mai formala planificare si putina gandire este suficienta pentru a fi siguri ca totul ca merge corespunzator.

Putem insa sa vorbim si despre existenta proiectelor foarte mari si costisitoare.

Instalarea unui nou sistem pentru calculator, construirea unei statii nucleare, organizarea jocurilor Olimpice, constructia tunelului Channel sunt exemple de proiecte mari avand costuri foarte ridicate.

Dorim doar ca aceste proiecte mari sa se dovedeasca a fi adevarate succese daca s-a luat in considerare o anumita cantitate de planificat.

Planificarea este o functie a managementului proiectelor.

Managementul proiectelor se refera la totalitatea aspectelor legate de planificare, organizare, coordonare si contrulul proiectelor.

In acest caz managerul care se ocupa de aceste activitati este numit manager de proiect.

Aspecte ale managementului proiectelor:

Toate proiectele au 2 faze:

Faza de planificare- dureaza din momentul in care se defineste proiectul, fezabilitatea, detaliile de design, timpii necesari, se organizeaza munca.

Faza de executie- dureaza din momentul in care se realizeaza livrarea materialelor, se executa procesele de productie, se finalizeaza produsele, se relaizeaza livrarea produselor la consumatori, se testeaza operatiile initiale.

Ne putem imagina constuctia unei case. In faza de planificare arhitectul deseneaza planuri, se gaseste locul de amplasare, sunt obtinute autorizatiile necesare de la autoritatile locale, este aleasa o companie de constructii si sunt finalizate toate aranjamentele.

In faza de executie, se pregateste locul si fundatia, sunt construiti peretii, se realizeaza partea electrica si partea de instalatii si se realizeaza comstructia efectiva a casei.

Puteti vedea din acest exemplu ca proiectele alatura persoane cu grade diferite de cunoastere si din domenii diferite.

Managerii de proiect sint figurile centrale ale acestor operatii.

Obiectul activitatii lor consta in atragerea totalitatii resurselor care vor face ca proiectele sa fie adevarate succese.Este o activitate foarte dificila.

Managerii de proiect trebuie sa lucreze cu diferite categorii de persoane in conditiile in care exista incertitudine, utilizand multe resurse, limitandu-se la un anumit buget, acestia trebuie sa ofere un produs care sa satisfaca cerintele consumatorilor.

Managerii de proiect sunt de cele mai multe ori generalisti decat specialisti, si au nevoie de experienta indelungata in diferite activitati.

Un manager de proiect nu trebuie sa supervizeze in mod direct ci sa faciliteze observarea.

Cu alte cuvinte el trebuie sa se asigure ca sunt stabilite corespunzator conditiile de munca pentru persoanele implicate.

Managementul de proiect trebuie sa stabileasca relatiile dintre echipa de proiect si restul organizatiei, consumatori si oricine altcineva care este implicat.

Managerul de proiect actioneaza in 4 arii:

*realizatea activitatilor

*administratie

*relatii interpersonale

*leadership.

Asadar decizia managementului de proiect este un factor cheie in succesul unui proiect.

Managementul proiectelor mari este realizat de o echipa aflata sub controlul unui manager de proiect.

De regula echipa utilizeaza o organizare "Matita", in care activitati ale diferitelor functii sunt reunite intr-o echipa pentru realizarea unui anumit proiect.

Fiecare persoana raspunde de aria sa functionala, dar o responsabilitate suplimentara o au pentru managerul de proiect.

Scopul managementului de proiect este sa realizeze cu succes proiectul, sa ofere clientului produsul dorit, in timpul prevazut si respectand bugetele.

Cand un proiect poate dura cativa ani pentru a fi realizat si utilizeaza multe resurse, planificarea timpului devine foarte importanta.Data finalizarii devine parte a produsului.

O companie de constructii care poate construi un pod in numai 18luni ofera un produs mai bun decat o alta companie care poate realiza acelasi produs in 24luni.

Bineinteles, deciziile nu sunt intotdeauna atat de simple, deoarece companiile care ofera un timp de realizare mai indelungat poate oferi un pret mai mic sau alte specificatii.

Uneori , pentru realizarea proiectelor trebuie facut un compromis intre cost, timp si resurse.

Aceste decizii sunt o parte a activitatii managerului de proiect.

Principalele activitati sunt:

Identificarea tuturor activitatilor din proiect si stabilirea ordinii in care aceste trebuiesc efectuate.

Estimarea timpului necesar pentru realizarea fiecarei activitati, a timpului necesar pentru realizarea intregului proeict si a timpului necesar finalizarii fiecarei activitati.

Stabilirea flexibilitatii existente intre activitati din punct de vedere al timpului si stabilirea activitatilor critice.

Estimarea costurilor necesare desfasurarii activitatii si urmarirea minimizarii acestora.

Alocarea resurselor si utilizarea acestora astfel incat proiectul sa se realizeze cat mai eficient posibil.

Monitorizarea progreselor, reactia rapida la eventualele deviatii de la plan.

Anticiparea problemelor si realizarea actiunilor necesare pentru evitarea lor.

Intocmirea de rapoarte regulate cu privire la progres.

Primele cinci sunt concentrate asupra planificarii calendaristice a proiectului si sunt realizate in faza de planificare.

Ultimele trei sunt concentrate asupra controlului proiectului in faza de executie.

Proiectarea Retelelor.

Managementul proiectelor incepe cu intocmirea unei relatari legate de forta de munca.

Aceasta consta in descrierea scopurilor proiectelor, pentru ca acestea sa poata fi realizate, a termenelor de incepere si de incheiere a activitatilor, a bugetului si modalitati de evaluare a progresului.

La constructia unei case relatarea referitoare la forta de munca poate incepe o data cu stabilirea scopului poriectantului care consta in realizarea casei, munca depusa care consta in desenarea casei, construirea fundatiei si asa mai departe, timpul stabilit-probabil incepand la 1Ianuarie si finalizand la 1Septembrie, bugetul- probabil 100.000Lire, o lista cu elemente importante-pregatirea planului pana la 1Februarie, terminarea acoperisului pana la 1August si asa mai departe.

Daca proiectul este foarte mare, poate fi impartit in parti mai mici.

Acest lucru se realizeaza prin epuizarea structurii fortei de munca care be arata diferite parti ale unui proiect care trebuie finalizat la o anumita data. Urmatorul nivel al detalierii, dupa epuizarea stucturii fortei de munca, descrie intregul proiect ca pe o serie de activitati.

Aceste activitati sunt elementele primare ale unui proiect,si sunt utilizate pentru toate planificarile detaliate.

Pentru a beneficia de ajutor in cazul acestor activitati, managerii de proiect utilizeaza analiza planificarii reteleor.

Analiza planificarii retelelor s-a dezvoltat independent de catre doua grupuri care au lucrat spre sfarsitul anilor 1950.

Primul grup a lucrat la proiectul rachetei Polaris pentru Departamentul Apararii Statelor Unite.In acea perioada guvernul US era ingrijorat deoarece sistemul de rachete se dezvolta atat de greoi.

Proiectul Polaris a implicat peste 3000constructori, si pentru a controla mai bine au dezvoltat tehnica numita PERT-Metoda de conducere a proiectelor de cercetare.

Aceasta urmarea reducerea lungimea totala a proiectelor cu doi ani.

Al doilea grup a lucrat pentru Du Pont si a dezvoltat CPM-Metoda drumului critic-pentru asigurarea mentenantei programelor in cadrul fabricii de produse chimice.

PERT si CPM au fost intotdeauna foarte asemanatoare, si orice diferenta asupra ideilor initiale au disparut odata cu trecerea timpului.

Singura diferenta care totusi ramane este aceea ca PERT utilizeaza duratele probabilistice ale activitatilor in timp ce metoda CPM isi asuma duratele fixe.

Desenarea retelelor.

Pentru a putea realiza desenarea retelelor trebuie sa incepem cu intocmirea unei liste de activitati care alcatuiesc proiectul.

Apoi vom putea reprezenta proiectul prin intermediul unei retele a activitatilor respective.

Proiectarea unei retele consta intr-o serie de cercuri, noduri, conectate prin intermediul unor sageti.

Fiecare activitate este reprezentata de o sageata si fiecare nod reprezinta punctul in care activitatea incepe sau se incheie.

Aceste noduri poarta denumirea de evenimente, iar reteaua consta intr-o alternanta de activitati si evenimente.

Figura alaturata ne arata o parte a unui prioect retea.

Aceasta are doua activitati A si B, si trei evenimente:

* Evenimentul 1 marcheaza inceputul activitatii A.

* Evenimentul 2 marcheaza incheierea activitatii A si inceputul activitatii B.

* Evenimentul 3 marcheaza incheierea activitatii B.

Aceste retele se numesc activitati situate pe sagetile retelei.

Exista si un alt format in cadrul caruia nodurile reprezinta activitatile si sagetile arata relatiile existente intre activitati.

Alegerea intre acestea este o chestiune de preferinte personale. Deoarece unele calcule sunt mai usoare cu activitatile reprezentate pe sagetile retelei, ne vom opri la aceasta notatie.

Exemplu:

Un gradinar construieste o sera. Instructiunile arata ca acesta este un proiect compus din 3 parti.

A-pregatirea temeliei care va dura 3 zile;

B-construirea ramei care va dura 2 zile;

C-fixarea sticlei care va dura 1 zi.

Solutie:

Proiectul prevede realizarea a trei activitati care trebuiesc realizate intr-o anumita ordine; construirea ramei trebuie facuta dupa pregatirea temeliei si inaintea fixarii sticlei.

Aceasta ordine poate fi descrisa printr-un tabel de dependenta.In cadrul acestuia fiecare activitate este este listata de-a lungul acelor activitati care se preced.

Activitate Durata (zile) Descriere Precursor direct

A 3 pregatirea temeliei -

B 2 constructia ramei A

C 1 fixarea sticlei B

Graficul poate fi reprezentat astfel:

Descrierea activitatilor A, B, C este stenografiata comod si sagetile descriu activitatea B ca avand activitatea A ca si precursor direct.

Este corect exprimat ca "B depinde de A".

In acest tabel sunt dati numai precursorii directi.

Faptul ca activitatea C depinde de A la fel ca si B trebuie sa inceapa separat urmeaza din alte dependente.

Activitatea A nu are precursor imediat si poate incepe oricand ii este convenabil.

Retele mai mari.

Putem desena retele mai mari in exact acelasi mod ca si in cazul exemplelor mai mici deja abordate.

Desenarea reteleor cu ajutorul tabelelor de subordonare este o chestiune practica.

Dar o apropiere folositoare este sa incepem in partea stanga a mainii cu activitatile care nu depind de alte activitati.

Apoi continuam cu activitatile care depind de primele activitati adaugate; apoi activitatile care depind de cele mai tarzii activitati adaugate, si asa mai departe.

Reteaua se extinde in mod sistematic, lucrand de la stanga la dreapta, pana cand adaugam toate activitatile si reteaua este completa.

In realizarea desenului unei retele mai sunt doua reguli principale de amintit:

• inainte ca o activitate sa inceapa, toate activitatile precedente trebuie sa fie incheiate.
• sagetile reprezentand activitatile arata numai subordonarea si in nici un caz lungimea nici orientarea nu sunt semnificative.

Prin conventie mai sunt alte 2 reguli:

• o retea are un singur punct de plecare si un singur punct de incheiere;
• oricare doua evenimente pot fi conectate la o singura activitate.

Aceste ultime reguli sunt utilizate doar pentru a usura activitatea, asa incat ne putem referi la "activitatea dintre evenimente i si j" si sa stim exact despre care dintre acestea vorbim.

Utilizand aceste reguli putem construi retele de aproape orice marime.

Exemplu:

Allied Commercial deschide un nou birou.

Acesta este un proiect cu urmatoarele activitati si dependinte:

Activitatea Descriere Depinde de

A Gasirea locatiei -

B Recrutare materiale noi -

C Schimbari in birou A

D Comandarea echipament necesar A

E Instalarea noului echipament D

F Cursuri B

G Inceperea opertiilor C,E,F

Desenati reteaua acestui proiect.

Solutii:

Activitatile A si B nu au activitati precursoare si pot incepe cand este convenabil.

Cand activitatea A se incheie pot incepe activitatile C si D.

Activitatea E poate incepe cand se termina activitatea D.

Activitatea F poate incepe cand se termina activitatea B.

Activitatea G poate incepe doar cand activitatile C, E si F s-au incheiat.

Reteaua va arata astfel:

Putem observa din aceasta retea ca proiectul poate incepe cu activitatea A si B.

Dar aceasta nu inseamna ca acesta trebuie sa inceapa in acelasi timp .

Pe de alta parte, evenimentul 5 este punctul unde C, E, si F se incheie.

Dar aceasta nu inseamna ca acestea trebuie sa se incheie in acelasi timp numai daca trebuie sa se incheie inainte sa inceapa activitatea G.

Macheta activitatilor.

Exista doua situatii care complica retelele.

Prima este ilustrata de urmatorul tabel de subordonare:

Activitatea Depinde de

A -

B A

C A

D B,C

Poate veti fi tentati sa desenati acest lucru ca in figura de mai jos.

Dar astfel se va incalca una din regulile mai sus enuntate care afirma ca "oricare doua evenimente pot fi conectate la o singura activitate".Astfel se defineste macheta activitatilor.

Aceasta nu este o parte a proiectului, are durata zero si nu utilizeaza resurse.

In acest caz macheta ne asigura ca numai o activitate este situata intre doua evenimente si se numeste macheta unicat.

In figura alaturata macheta activitatii este ilustrata prin intermediul liniei punctate, X.

O a doua siuatie care necesita o activitate macheta este ilustrata in urmatorul tabel:

Activitate Depinde de

D ne acordata

E ne acordata

F D,E

G D

Daca ne gandim sa desenam aceasta parte a retelei ca in figura alaturata ,este cu siguranta gresit.

Exemplu:

Un proiect este descris prin intermediul urmatorului tabel de subordonare.

Desenati reteaua proiectului.

Activitatea Depinde de Activitatea Depinde de

A J I J

B C,G J -

C A K B

D F,K,N L I

E J M I

F B,H,L N M

G A,E,I O M

H G P O

Reteaua va arata astfel:

Solutii:

Ar putea parea o retea dificila, dar pasii sunt lipsiti de complicatii (simpli).

Activitatea J este singura care nu depinde de nici o alta activitate, asa incat aceasta activitate va incepe reteaua.

Vor urma apoi activtatile A, E si I, care depind doar de J si pot fi adaugate.

Apoi urmeaza activitatile care depind de A, E si I, care pot fi adaugate de asemenea.

Continuand aceasta adaugare sistemica a activitatilor reteaua va arata asa cum este ilustrat mai sus.

Referinte:

1.Victor Radu, Doru Curtereanu, "Managementul proiectelor de Constructii" , Editura Economica 2002.

2.O'Brien J., "CPM in Construction Project", ILO-Geneva, 1995.

3.Everett E Adam Jr, Ronald J Ebert "Managementul productiei si al Operatiunilor", Ed.Teora 2001.

4.Kelley J.E and Walker M.R., Critical Path Planning and Scheduling, Proceedings of the Eastern Joint Computer Conference, Boston.

5.Special Projects Office, Departament of The Navy, PERT, Program Evolution Research Task. Phase I, Raport sumar.

6.Cleland D.I., Project Management, New-York.

7.Weist J.D. and Levy F.K. , A Management Guide to PERT/CPM. Englewood Cliffs, New-York.

8.Meredith J.R. and Mantel S.J. Project Management, New-York, J.Wiley.