Metoda diagnosticarii

Metoda diagnosticarii

In managementul intreprinderii, metoda diagnosticarii indeplineste acelasi rol pe care il are si in medicina. Oricine stie ca nu poti fi un bun doctor daca nu esti in masura sa stabilesti cu exactitate un diagnostic. La fel se pune problema si in domeniul managementului. Este necesar ca managerii sa fie capabili sa diagnostigheze corect domeniul condus sau componentele acestuia pentru a avea un fundament adecvat in stabilirea deciziilor care se impun.

Diagnosticarea poate fi abordata din doua puncte de vedere. Mai intai ca faza a muncii managerului in exercitarea sarcinilor de control-evaluare ce-i revin. In aceasta situatie, diagnosticarea are un caracter individual, fiind adesea foarte operativa, aceasta si ca urmare a experientei managerului, referindu-se cel mai adesea la elemente ale activitatii curente.

In al doilea rand, diagnosticarea poate fi utilizata de catre un grup de manageri si specialisti pentru examinarea unei problematici mai complexe, ca o metoda de sine statatoare.

Diagnosticarea poate fi definita ca acea metoda folosita in management, pe baza constituirii unei echipe multidisciplinare, din manageri si executanti, al carei continut principal consta in identificarea punctelor forte si, respectiv, slabe ale domeniului analizat, cu evidentierea cauzelor care le genereaza, finalizata in recomandari cu caracter corectiv sau de dezvoltare.

Asa cum se poate desprinde si din definitia de mai sus, diagnosticarea prezinta trei caracteristici principale. Esenta aplicarii ei consta in analiza cauza-efect, atat in depistarea si examinarea punctelor forte si slabe, cat si la formularea recomandarilor, in fapt, calitatea diagnosticului depinde tocmai de masura in care s-au identificat cauzele generatoare de disfunctionalitati si aspecte pozitive si, ulterior, de corelarea recomandarilor cu cauzele respective.

Specific metodei diagnosticarii este si caracterul sau participativ. Complexitatea activitatilor societatilor comerciale si regiilor autonome impune, pentru a reusi un diagnostic corect si cuprinzator, implicarea mai multor salariati de specialitati diferite, corespunzator naturii problemelor investigate, dintre care nu trebuie sa lipseasca managerii si executantii nemijlocit implicati in desfasurarea respectivelor activitati. Realizarea de diagnostice de catre echipe corect dimensionate si judicios structurate constituie premisa indispensabila pentru a reuni toate informatiile semnificative si apoi pentru a le interpreta complex, multidisciplinar, corespunzator multidimensionalitatii lor.

A treia caracteristica a metodei diagnosticarii consta in finalizarea sa in recomandari. Cu alte cuvinte, diagnosticarea in management, similar situatiei din medicina, precede tratamentul, adica adoptarea deciziilor cu caracter corectiv privind disfunctionalitatile si, respectiv, de dezvoltare, referitoare la aspectele pozitive. Recomandarile sunt transmise factorilor de management prestabiliti, in vederea valorificarii lor ulterioare pe plan decizional si operational.

In cadrul firmelor se foloseste o gama larga de diagnostice. Acestea se divid in functie de sfera de cuprindere in generale si specializate. Diagnosticele generale au drept obiect ansamblul activitatilor societatii comerciale sau regiei autonome. Ele se efectueaza cel mai adesea inaintea elaborarii planurilor sau programelor de activitate anuale sau multianuale, cand intreprinderea este confruntata cu probleme deosebit de dificile sau atunci cand in fruntea sa a fost numit un nou director. Diagnosticele specializate, cele mai frecvente, se refera la o activitate, un compartiment sau o problema din cadrul firmei. Cele mai frecvente diagnostice specializate in perioada actuala au ca obiect activitatile de fabricatie, aprovizionare tehnico-materiala, vanzari, asimilari ale unor produse etc. In mod firesc, diagnosticele specializate implica colective mai restranse, cu o structura mai putin eterogena, care isi desfasoara activitatea in perioade mai scurte.

Diagnosticele se mai clasifica si in functie de fazele componente si de derularea lor in timp in: directe sau monofazice si in plurifazice sau in cascada. Diagnosticele monofazice, directe, cele mai uzuale se rezuma, asa cum sugereaza si titulatura lor, la o singura faza in cadrul careia se examineaza o singura activitate, subactivitate sau problema. Toate diagnosticele specializate fac parte din aceasta categorie. De regula, aceste diagnostice se efectueaza de managerii de compartimente si colaboratorii sai! Diagnosticele plurifazice sau in cascada au drept caracteristici principale investigarea succesiva a cel putin doua activitati, tinand cont de relatiile cauza-efect dintre acestea. Sfera de cuprindere a unui asemenea diagnostic o reprezinta activitatile intre care se manifesta interdependente nemijlocite in cadrul intreprinderii. De exemplu, daca se examineaza activitatea de fabricatie, cauzele generatoare de disfunctionalitati sau aspecte pozitive, se vor identifica in activitati de aprovizionare (privind asigurarea cu materii prime, materiale, piese de schimb), investitii (calitatea utilajelor disponibile), incadrarea cu personal (numarul, pregatirea, potentialul fortei de munca et.).

Pentru utilizarea corecta a metodei diagnosticarii este obligatorie parcurgerea mai multor etape:

a) Stabilirea domeniului de investigat, care este rezultatul deciziei adoptate de regula de managementul de nivel superior al societatii comerciale sau regiei autonome. Delimitarea corecta a domeniului este deosebit de importanta intrucat are influente directe asupra calitatii diagnosticului, in special in functie de gradul de acoperire a intregii problematici necesare. Principalele pericole care trebuie evitate sunt supradimensionarea domeniului supus diagnosticarii - ceea ce are ca urmare irosirea de resurse umane, financiare si de timp - sau subdimensionarea lui - situatie in care diagnosticul nu-i concludent datorita neincluderii in sfera investigatiei unor aspecte si variabile cu influente majore asupra eficientei rezultate. Tot in aceasta faza se stabileste componenta echipei de diagnosticare, fireste in stransa corelare cu amploarea si natura problematicii abordate.

b) Documentarea preliminara, in cadrul careia se culege ansamblul de informatii cu caracter economic, tehnic, uman, managerial etc., privitoare la domeniul investigat. Obiectivul specific al acestei etape consta in reunirea fondului principal de informatii privind domeniul respectiv, pentru a se putea trece la analiza problematicii implicate. in prealabil, insa, se intocmeste o lista cu simptomele semnificative - pozitive si negative - privind domeniul respectiv.

Tabelul nr. 3.5.

Simptome

c) Stabilirea principalelor puncte slabe si a cauzelor care le genereaza. Prima parte a analizei este axata asupra identificarii deficientelor activitatilor investigate, cu accent asupra relevarii cauzelor care le genereaza si a efectelor acestora asupra muncii de management si de executie. in acest scop, se recomanda utilizarea unui tabel de forma celui de mai jos.

Tabel nr. 3.6.

Puncte slabe

Punctele slabe se stabilesc in raport de prevederile planurilor, de normele de consum, calitate etc., de prevederile STAS-urilor, de situatia din alte firme din tara si strainatate, de realizarile perioadei anterioare, de cerintele stiintei managementului sau a altor stiinte etc.

d) Stabilirea principalelor puncte forte si a cauzelor care le genereaza este rezultatul partii a doua a analizei, care se desfasoara similar cu cea din faza anterioara. Pentru a facilita desfasurarea unei analize sistematice se recomanda utilizarea tabelului nr. 3.7

Tabel nr. 3.7

Puncte forte

e) Formularea recomandarilor axate asupra eliminarii cauzelor ce determina punctele slabe si asupra intensificarii celor care genereaza punctele forte se realizeaza de membrii echipei de diagnosticare. in acest scop se poate utiliza tabelul urmator.

Tabel nr. 3.8.

Recomandari

Calitatea recomandarilor si, implicit, a diagnosticului depinde decisiv de masura in care acestea sunt centrate asupra cauzelor ce determina punctele slabe si punctele forte.

Principalele avantaje ale folosirii sistematice a metodei diagnosticarii in conditiile tranzitiei la economia de piata sunt: asigura fundamentul necesar elaborarii si aplicarii programelor de dezvoltare ale firmei; preintampina aparitia unor disfunctionalitati majore datorita identificarii cauzelor ce le genereaza intr-o faza incipienta; amplifica rapid potentialul societatii comerciale sau regiei autonome prin actionare asupra cauzelor generatoare de puncte forte; asigura baza informationala absolut necesara adoptarii unor decizii strategice si tactice curente si eficace. Limitele metodei, daca pot fi numite astfel, rezida in efortul apreciabil pe care-l implica utilizarea sa.

Metoda diagnosticarii este necesar sa se foloseasca in toate societatile comerciale si regiile autonome. Este una din metodele a carei utilizare corecta conditioneaza functionarea normala a oricarei firme.

In cadrul firmei diagnosticarea se recomanda sa se utilizeze atat pentru analiza ansamblului activitatilor sale (diagnosticarea generala) cel putin o data pe an, cat si pentru fiecare din domeniile sale de activitate (diagnosticare partiala).

In conditiile tranzitiei spre economia de piata cele mai utile se dovedesc diagnosti-carile de ansamblu ale firmei, precum si cele privind vanzarile, situatia financiara, aprovizionarea tehnico-materiala, calitatea productiei, productivitatea muncii si salarizarea personalului.