PLANIFICAREA PROIECTULUI

Fara obiective clare, succesul unui proiect este imposibil de apreciat. Dar stabilirea obiectivelor nu este decat primul pas. Pentru a creste sansele de succes, trebuie realizata o planificare.

Proiectele utilizeaza o serie de concepte: activitati (tasks), jaloane (milestones), drum critic diagramele PERT si Gantt, elemente care sunt folosite în reprezentarea planului de derulare/desfasurare a unui proiect.

Planul este reprezentarea grafica care rezulta în urma estimarii, a ordonarii logice si a analizei temporale tuturor activitatilor într-un proiect. Programul în acest context, se obtine prin prelucrarea suplimentara a planului initial, luând în considerare resursele necesare pentru realizarea activitatilor.

ACTIVITATILE

Au o anumita durata de desfasurare (zile/saptamâni/luni/trimestre/ani, cu corespondentii în limba engleza: d/w/m/q/y = days/weeks/months/quarters/years), în functie de complexitatea proiectului. Momentul începutului unei activitati se va preciza printr-o data sau sub forma de rapoarte m/n, în care m si n au semnificatii diferite (spre ex. raportul 1/1 ar putea însemna ca activitatea respectiva va începe în prima saptamâna a primei luni de finantare)

Se considera ca este bine ca orice proiect, indiferent de marimea lui, sa contina cel mult 20 – 30 de activitati. În cazul proiectelor de dimensiuni mari, activitatile vor fi descompuse în subactivitati.

Activitatile pot fi dependente între ele (fig. 3.1) sau independente, având o anumita data de început indiferent de derularea altor activitati. Conform Institutului de Managementul Proiectelor, relatiile dintre activitati sunt clasificate astfel:

a)     de la final la start: o activitate trebuie finalizata înainte ca a doua sa înceapa

b)     de la final la final: o activitate trebuie finalizata înainte ca a doua sa se termine

c)     de la start la start: o activitate trebuie începuta înainte celei de-a doua

d)     de la start la final: o activitate trebuie începuta înainte ca a doua sa se fi încheiat.

(1) (1)

(2) (2)

(a) (b)

(1) (1) (2) (2)

(c) (d)

Fig. 3.1 : Relatii posibile între activitati (Institutul de Managementul Proiectelor)

Atunci când se stabilesc activitatile unui proiect, trebuie sa avem în vedere urmatoarele:

formularea cât mai simpla a numelui activitatii, separat pentru fiecare activitate

numele fiecarei activitati trebuie sa înceapa cu un verb de actiune (ex. dotare cabinet, instruire personal, achizitionare de aparatura medicala)

încadrarea fiecarei activitati într-un interval de executie de 2 –10 zile, chiar si pentru activitati foarte complexe

numerotarea activitatilor într-un format general

folosirea indentarilor daca o activitate se descompune în subactivitati (1.1, 1.2, 1.3….)

precizarea resurselor necesare si a profesiilor cerute

evidentierea activitatilor care sunt expuse unor riscuri mai mari.

1.     Jaloanele (milestones)

Arata elementele obtinute sau produsele finite realizate pe parcursul proiectului. Ele nu reprezinta sarcini, ci indica realizarea cu succes a unei etape din viata proiectului. Ex.: crearea de filiale în întreaga tara, monitorizarea activitatii.

2. Structura descompunerii activitatilor

Structura descompunerii activitatilor (Work Breakdone Structure = WBS) contine prezentarea scopului proiectului, a jaloanelor principale, a activitatilor si subactivitatilor.

Fig. 3.2. Structura descompunerii activitatilor (WBS)

Ea ofera un cadru global, prin prisma caruia întregul program poate fi descris ca suma elementelor componente

3. Drumul critic

În domeniul proiectelor, drumul reprezinta o succesiune de activitati adiacente între jaloane; este marcat printr-o serie de linii, care îsi au originea în punctul de start al proiectului si se finalizeaza în punctul de sfârsit.

Drumul critic reprezinta drumul cel mai lung (ca durata) din proiect si orice întârziere care apare pe acest traseu, va conduce la întârzierea proiectului. El este determinat de o serie de activitati critice (care trebuie terminate conform programarii, astfel încât proiectul sa se termine conform datei stabilite initial). Necesitatea acordarii unui atentii sporite acestor activitati prin studierea riscurilor care pot aparea presupune un management al drumului critic.

Institutul de Managementul Proiectelor abordeaza drumul critic în contextul folosirii diagramei retelelor proiectelor, acestea fiind formate dintr-o serie de activitati care conduc la finalizarea cea mai rapida a proiectului.

Metoda drumului critic (Critical Path Method, în viziunea Microsoft Project Support Group) se foloseste pentru:

calcularea duratei  totale a unui proiect, luând în considerare data de început a proiectului, durata fiecarei activitati si relatiile între acestea

determinarea întârzierii unei activitati astfel încât sa nu afecteze alte activitati sau termenul planificat de finalizare a proiectului, cât si a datei cele mai timpurii la care poate sa înceapa/ sa se termine o activitate sau se termina proiectul

determinarea activitatilor critice.

Este o metoda determinista care permite controlul timpului si al costului de executie al proiectului.

Conceptele acestei metode sunt:

dependenta unei activitati (task dependency) (v. fig. 3.1)

predecesorul (predecessor) – activitate al carei start sau final influenteaza startul sau finalul alteia

succesorul (successor) – o activitate care nu poate sa înceapa sau sa se finalizeze pana când o alta nu începe sau se finalizeaza

activitate critica/drum critic (critical task/critical path)

startul cel mai devreme al unei activitati, tinând cont de datele cele mai timpurii de start ale activitatilor predecesoare si succesoare si de alte restrictii

startul cel mai târziu al unei activitati – data cea mai târzie la care poate începe o activitate astfel încât sa nu afecteze întârzierea proiectului

finalul cel mai devreme pentru o activitate

finalul cel mai târziu – se bazeaza pe data de start cel mai târziu pentru o activitate, pe datele cele mai târziu de start si finalizare ale activitatilor predecesoare si succesoare

timp devansat (lag time) exprima întârzierea dintre activitati între care se stabilesc dependente

stagnarea sau lucrul în gol (slack or float time) se refera la timpul cu care o activitate poate fi stagnata sau încetinita fara a afecta datele de finalizare pentru alte activitati sau pentru întregul proiect

stagnarea libera (free slack) marcheaza timpul cu care o activitate poate fi stagnata înainte de a întârzia o alta activitate

stagnarea totala (total slack) specifica timpul cu care o activitate poate fi stagnata înainte de a întârzia data de finalizare  a proiectului

4. Diagramele PERT

Planul unui proiect poate fi reprezentat prin diverse tehnici, a caror dezvoltare a luat amploare dupa 1950. Cele mai cunoscute tehnici de reprezentare si descriere a unui plan sunt:

tehnica diagramelor de tip Gantt sau cu bare

tehnica retelelor de tip: PERT (Program Evaluation and Review Technique), tehnica evaluarii repetate a programului, CPM (Critical Path Method), PDM (Precedence Diagram Method), metoda diagramelor de precedenta.

Metodele PERT si CPM au aparut în perioada 1958 – 1959, când, datorita programelor complexe care se doreau a fi realizate, tehnica de planificare Gantt (aparuta la începutul secolului al XX-lea) nu mai corespundea.

O retea de activitati este o dispunere orizontala a fluxului activitatilor unui proiect.

O diagrama PERT reprezinta modelarea grafica a unui proiect, de la stânga la drepta, prin intermediul relatiilor logice si cronologice dintre activitatile componente. Constituie totodata un element de planificare si control al conducerii proiectului.

Diagrama PERT poate fi reprezentata în mod diferit, în functie de ceea ce se doreste a se evidentia: activitatile sau jaloanele. Cea mai utilizata diagrama este cea orientata pe activitati. Aceasta sta la baza metodelor de planificare PERT si CPM.

Reteaua este formata din activitati si jaloane (nodurile sau evenimentele retelei în aceasta situatie). Evenimentul reprezinta terminarea uneia sau mai multor activitati la un anumit moment de timp.

Componentele de baza ale unei activitati sunt:

denumirea activitatii si codul acesteia

durata, startul/finalul cel mai devreme/târziu

resursele implicate (umane, materiale, echipamente)

costurile asociate.

Reprezentarea lor se face de regula prin litere (a, b, c…) sau prin cifre. Daca se utilizeaza soft specializat pentru managementul proiectelor , se pot crea foarte usor diverse retele ale activitatilor. Nodurile pot contine multe informatii: numele activitatii, codul din structura descompunerii activitatilor, durata, startul/finalul cel mai devreme/târziu, persoana responsabila. Marimea unei retele depinde de realizatorii proiectului si de marimea acestuia.

Exista si activitati fictive, care se introduc în mod artificial în construirea retelei pentru a asigura o relatie de precedenta/secventialitate fireasca a activitatilor anterioare si urmatoare. Nu au durata si nu necesita resurse. Sunt reprezentate grafic printr-o sageata punctata între doua evenimente care altfel nu ar fi fost unite de o activitate reala.

a d

c

b e

Fig. 3.3: Activitate fictiva (c) arata ca activitatile d si e nu pot începe decât dupa terminarea activitatilor a si b

Jaloanele se noteaza în general prin cifre, nu au durata în sine, ci doar delimiteaza activitatile. Ele pot fi considerate scopuri atinse, iar activitatile vor fi mijloacele de atingere a acestor scopuri.

Construirea unei retele începe cu jalonul 1 (începutul proiectului), iar activitatile sunt reprezentate prin litere. Durata activitatii se noteaza fie sus, lânga denumire, fie sub sageata. Lungimea sagetii nu are legatura cu durata de timp a activitatii.

e

a b c g

d f

Fig. 3.4: Diagrama PERT orientata pe jaloane (a, b, c, d, e, f, g – activitati)

Metoda PERT ia în considerare riscul si foloseste trei durate de timp asociate fiecarei activitati:

timpul cel mai optimist, To

timpul cel mai probabil, Tp

timpul cel mai pesimist, Tr.

Durata PERT va fi media ponderata a variabilelor introduse mai sus, dupa formula:

Durata PERT = (To + 4 *Tp + Tr) / 6.

Metoda PERT este asadar o metoda probabilistica.

Metodele PERT si CPM sunt asemanatoare si ofera solutii la întrebari de genul: Cum va fi afectata terminarea proiectului de o întârziere la unele activitati? Care sunt activitatile critice? Care sunt relatiile între activitati? Ce se întâmpla daca…? Datorita asemanarilor, varianta combinata dintre ele este PERT/CPM.

Exista însa si deosebiri între ele, dupa cum se observa în tabelul 3.1.

Tabelul 3.1: Deosebiri dintre metodele PERT si CPM

Avantajele utilizarii acestor metode sunt:

controlul si monitorizarea eficiente prin depistarea activitatilor critice si acordarea unei atentii sporite acestora

utilizarea adecvata a resurselor prin redistribuirea unora acolo unde pot aparea probleme

replanificare prin depistarea si corectarea abaterilor de la planificarea initiala

existenta unei viziuni de ansamblu asupra întregului proiect

posibilitatea implementarii pe calculator

comunicarea eficienta între participantii la proiect, delegarea clara a responsabilitatilor

Dintre dezavantajele metodelor PERT si CPM, amintim:

efort mare pentru aplicarea lor

lipsa datelor istorice pentru estimarea costurilor

reducerea posibilitatii de a lua decizii la nivelul conducerii superioare.

Metoda PDM este asemanatoare metodei PERT (sistem de tip activitate pe sageata), cu deosebirea ca timpul necesar derularii unei activitati se reprezinta pe nod, nu pe linie. Sistemul este cunoscut si sub denumirea de activitate pe nod.

Pentru analiza dependentelor între activitati si pentru identificarea activitatilor predecesoare si succesoare, se folosesc urmatoarele tehnici de lucru:

1.     soft specializat pentru managementul proiectelor

2.     biletele adezive cu  participarea membrilor echipei de proiect care aranjeaza activitatile pe o suprafata plana (tabla, masa, perete)

3.     tabele de calcul pentru analiza dependentelor, care se vor utiliza ulterior într-un soft de managementul proiectelor

5. Diagramele Gantt

Diagramele Gantt, cunoscute si sub denumirea de diagrame bara, se folosesc în special pentru proiecte mici, concomitent cu diagramele retelelor, cu structura descompunerii activitatilor. Ele reprezinta retele în care activitatile sunt transpuse calendaristic pe o axa orizontala a timpului. Unei activitati i se va asocia o bara de lungime direct proportionala cu durata estimata.

Graficele Gantt au dezavantajul ca nu arata interdependentele între activitati. Cu ajutorul unui program (ex. Microsoft Project) se vor putea identifica însa si aceste relatii între activitati. În aceasta situatie, vom obtine urmatoarele informatii:

relatiile între activitati

timpul de terminare a proiectului

consecintele derularii precoce/târzii a unei activitati

evaluarea performantelor.

Tabelul 3.2 . Diagrama Gantt

Activitati critice

Timp de stagnare

Instrumentele de planificare a unui proiect (diagrame logice, diagramele Gantt, structura descompunerii activitatilor) sunt foarte utile, dar ele nu pot fi întotdeauna adecvate realitatii, pe care adesea o simplifica. De aceea, se impune utilizarea lor cu anumite limite.

6. Schema logica de construire a programului proiectului

Pentru construirea schemei logice a programului unui proiect, vom parcurge urmatoarele etape:

a)     listarea activitatilor pe care dorim sa le realizam

b)     ordonarea activitatilor

c)     estimarea duratei pentru fiecare activitate

d)     construirea diagramei logice

e)     calculul drumului critic

Dupa parcurgerea acestor etape, va trebui sa analizam daca metoda aleasa pentru îndeplinirea proiectului, respecta constrângerile impuse de cele 4 elemente de baza ale unui proiect:

timp

buget

calitate

acceptul participantilor la proiect.

Daca în urma analizei efectuate, nu respectam toate aceste criterii, trebuie sa cautam alte variante si de asemenea, sa analizam daca putem gasi si alte metode de realizare a proiectului, dar care sa se termine mai repede, sa aiba o eficacitate sporita sau sa consume resurse mai putine.

TESTE DE CONTROL

1. Care element reprezinta primul în planificarea unui proiect?

a)     alocarea resurselor

b)     stabilirea obiectivelor

c)     întocmirea bugetului

d)     stabilirea metodelor utilizate

2. Care sunt conceptele utilizate în reprezentarea unhui proiect?

a)     diagramele PERT si Gantt

b)     scala de evaluarea cu pasi multipli

c)     diagrama retelelor proiectelor

d)     table de calcul

3. Câte activitati se indica a fi cuprinse în cadrul unui proiect?

a)     sub 10

b)     cel putin 20-30

c)     cel mult 20-30

d)     peste 30

4. Conform Institutului Managementului Proiectelor, relatia de la final la start reprezinta:

a)     o activitate trebuie finalizata înainte ca a doua sa înceapa

b)     o activitate trebuie începuta înaintea celei de a doua

c)     o activitate trebuie finalizata înainte ca a doua sa se termine

d)     o activitate trebuie începuta înainte ca a doua sa se fi încheiat

5. Jaloanele reprezinta:

a)     sarcini

b)     etape din viata proiectului

c)     activitati

d)     produse finite

6. Metoda drumului critic se foloseste pentru:

a)     determinarea activitatilor principale

b)     calcularea duratei unei activitati a proiectului

c)     determinarea celei mai târzii date la care poate începe/termina o activitate

d)     determinarea activitatii critice

7. Conceptele metodei drumului critic sunt:

a)     data cea mai timpurie asftfel încât sa nu se afecteze întârzierea proiectului

b)     dependenta unei activitati

c)     timpul apropiat

d)     stagnarea partiala

8. O retea de activitati reprezinta:

a)     o dispunere orizontala a fluxului activitatilor

b)     o dispunere verticala a fluxului activitatilor

c)     o conglomerare a activitatilor

d)     o modelare grafica de la dreapta la stânga

9. Metoda PERT foloseste urmatoarele durate de timp:

a)     timpul cel mai scurt

b)     timpul cel mai improbabil

c)     timpul cel mai optimist

d)     timpul cel mai sigur

10. Metoda PERT e o metoda:

a)     determinista

b)     nedeterminista

c)     probabilistica

d)     estimativa

11. Avantajele utilizarii metodei PERT si CPM sunt:

a)     posibilitatea implementarii pe calculator

b)     efort mare pentru aplicarea ei

c)     lipsa datelor istorice pentru estimarea costurilor

d)     depistarea activitatilor principale

12. Cele patru elemente de baza ale unui proiect sunt:

a)     activitati

b)     calitate

c)     data de începere

d)     estimarea duratei pentru fiecare activitate

RASPUNSURI: 1-b, 2-a, 3-c, 4-a, 5-d, 6-d, 7-b, 8-a, 9-c, 10-c, 11-a, 12-b

REZUMAT

Proiectele utilizeaza o serie de concepte: activitati (tasks), jaloane (milestones), drum critic, diagramele  PERT si Gantt, elemente care sunt folosite în reprezentarea planului de derulare/desfasurare a unui proiect.

Activitatile au o anumita durata de desfasurare (zile/saptamâni/luni/trimestre/ani, cu corespondentii în limba engleza: d/w/m/q/y = days/weeks/months/quarters/years), în functie de complexitatea proiectului

Jaloanele arata elementele obtinute sau produsele finite realizate pe parcursul proiectului.

Drumul critic reprezinta drumul cel mai lung (ca durata) din proiect si orice întârziere care apare pe acest traseu, va conduce la întârzierea proiectului

O diagrama PERT reprezinta modelarea grafica a unui proiect, de la stânga la drepta, prin intermediul relatiilor logice si cronologice dintre activitatile componente. Constituie totodata un element de planificare si control al conducerii proiectului

Diagramele Gantt, cunoscute si sub denumirea de diagrame bara, se folosesc în special pentru proiecte mici, concomitent cu diagramele retelelor, cu structura descompunerii activitatilor. Ele reprezinta retele în care activitatile sunt transpuse calendaristic pe o axa orizontala a timpului

Bibliografie

1. King, Julia, Survey shows common IT woes, publicatia Computerworld, 23 iun. 2003;

2. Baker, Bud, Great Expectations: Turning failure into Success-and Visa Versa, PM Network, mai, 1997;

3. O’Brochta, Michael, Project Success – What are the Criteria and Whose Opinion Counts?, Lucrarile seminariilor si simpozioanelor anuale ale Institutului de Management al Proiectului, 3-10.oct.2002, San Antonio, Texas;