Planificarea la nivel functional

Planificarea la nivel functional

Procesul de planificare strategica presupune realizarea unui cadru general pentru orientare in alegerea naturii si directiei intreprinderii. Strategia permite directionarea unitara a intreprinderii in conditiile existentei unei diversitati de obiective functionare si alocarea resurselor necesare realizarii obiectivelor.

Planificarea functionala reprezinta un proces de decizie zilnic la nivelul operational al intreprinderii. Daca planificarea strategica se concentreaza spre "a face ceea ce trebuie facut" (eficacitate), planificarea functionala se concentreaza spre: "a face bine ceea ce faci" (eficienta). In figura 6.1 sunt prezentate legaturile dintre planul strategic si planul la nivel functional.

Fig.1. Plan strategic / plan operational.

Functia de cercetare-dezvoltare a intreprinderii, are rolul sa:

asigure informatiile necesare pentru planificarea strategica, tactica si operationala, (schimbarile la nivelul variabilelor cu actiune indirecta si directa din mediu).

realizeze studii de cercetare a pietei privind evolutia tehnologiilor, trendul vanzarilor, comportamentul concurentei, surse si scheme de finantare etc.

asigure armonizarea ofertei de cercetare cu posibilitatile existente in intreprindere;

asigure informatiile si intocmirea documentatiei necesare declansarii si desfasurarii activitatilor de punere in practica a rezultatelor si cunostintelor existente.

Pentru indeplinirea rolului in conditii de eficienta, este necesara planificarea, organizarea, conducerea si controlul activitatilor, sarcinilor si operatiilor specifice functiei. Pe baza strategiilor organizationale si competitionale sunt fixate obiectivele functiei de cercetare-dezvoltare pentru a caror atingere se desfasoara un portofoliu de activitati ce se pot grupa in:

activitati de cercetare fundamentala si aplicativa - inovare;

activitatile de cercetare tehnologica destinate valorificarii inovatiilor;

activitatile de cercetare destinate introducerii in fabricatie sau modernizarii produselor.

Cercetarea fundamentala contribuie prin rezultate la imbogatirea cunostintelor stiintifice din domenii fundamentale ale naturii si societatii (fizica, chimie, biotehnologie, medicina etc.) care vor fi folosite, mai devreme sau mai tarziu, in practica.

Cercetarea aplicativa are scopul de a identifica si dezvolta modalitatile prin care se pot folosi in practica cunostintele obtinute din cercetarea fundamentala. In cadrul intreprinderii cercetarea aplicativa este, de obicei centrata pe produse si/sau tehnologii noi sau modernizate si are ca rezultate, in principal, solutii constructive ale unui produs sau subansamblu.

Cercetarea tehnologica (inginerie tehnologica) cuprinde activitatile ce asigura verificarea rezultatelor cercetarii fundamentale si aplicative prin intocmirea documentatiei si realizarea unui prototip. In cadrul cercetarii tehnologice se elaboreaza: proiectele constructiv si tehnologic pentru echipamente noi, realizarea si testarea prototipului, studii   de modernizare.

Cercetarea pentru introducerea in fabricatie a produselor noi cuprinde activitatile destinate realizarii conditiilor constructive tehnice, materiale si organizatorice necesare fabricarii de produse noi. Rezultatele acestor activitati se regasesc in diverse tipuri de proiecte. Datorita influentelor din mediu de operare si costului si duratei mari impusa de realizarea de produse noi, in multe intreprinderi se desfasoara un proces continuu de cercetare destinat modernizarii produselor existente si cresterii performantelor tehnice la nivelul exigentelor consumatorilor.

Pentru planificarea activitatilor de cercetare se pot folosii mai multe metode, numite generic de prognoza, cu care se poate "planifica schimbarea" pe termen lung.

1. Planificarea in cadrul functiei de cercetare-dezvoltare

Functia de cercetare-dezvoltare asigura continuitatea procesului de productie si vanzare a produselor/serviciilor prin innoirea continua a acestora pentru a raspunde cat mai bine nevoilor clientilor, asigurand astfel profitabilitatea intreprinderii prin vanzarii.

Schimbarile dramatice datorate procesului de globalizare si a dinamicii nevoilor si exigentelor consumatorilor au condus la dezvoltarea conceptului de "planificare a schimbarii".

1.1. Prognoza-instrument al previziunii

Previziunea viitorului permite identificarea tipurilor de "viitori" si alegerea directiei dorite pentru intreprindere. Viitorul are o structura arborescenta

(figura 2), iar "viitorii" pot fi: posibili, imposibili, dezirabili si indezirabili.

Fig.2. Structura arborescenta a viitorului.

Pentru intreprindere este important sa fie identificati: viitori posibili - care in mod rational pot fi luati in discutie, viitori posibili indezirabili - care permit evitarea alocarii de resurse pentru ceva ce nu se doreste, viitori imposibili dezirabili - care provoaca grupul de cercetatori sa gaseasca solutii pentru a face imposibilul, posibil. Viitorul imposibil indezirabil are valoare mai mult in plan teoretic.

Prognoza reprezinta un instrument cu care se pot face predictii sistematice ale rezultatelor sau tendintelor unui fenomen pe baza evolutiei din trecut ale acestuia. Datorita relativitatii rezultatelor obtinute prin prognoze, ele au importanta numai pentru orientarea activitatii de cercetare-dezvoltare, validarea fiind data de evolutiile reale in timp. Toate procesele de planificare pe termen foarte lung au la baza studii de prognoza pentru ca, acestea ofera premizele (ipoteze) ce stau la baza planului. Din punctul de vedere al fundamentarii premizelor, prognozele pot fi:

prognoza evenimentelor ce vor fi rezultante in mare masura din ceea ce face sau nu face intreprinderea. De exemplu, prognoza vanzarilor si a incasarilor depinde aproape de toate planurile si deciziile din intreprindere;

prognoza schimbarilor la nivelul variabilelor din mediu, cu actiune indirecta (sociale, politice, economice, tehnologice). De obicei aceste prognoze se intocmesc in afara intreprinderii, de catre institutii specializate. De exemplu, prognoza tehnologica depinde de variabilele din mediu si ofera predictia asupra duratei dintre momentul inovarii tehnologice si aparitia in practica a acesteia. Dezvoltarea impetuoasa a unor domenii cum ar fi: tehnologia laserelor, aviatie, energetica, comunicare de date, biotehnologii etc. a facut din prognoza tehnologica o prioritate a multor intreprinderi, care nu mai asteapta alte institutii sa o faca.

Prognozele influentate de activitatile intreprinderii sunt mai dificil de realizat pentru ca implica ipoteze cu privire la influenta directa si indirecta a mediului de operare. Pentru procesul de prognozare, managerii pot folosii o serie de metode (figura 3):

Fig.3. Metode de prognoza.

Metodele calitative au la baza analiza existentei si influentei factorilor cauzali asupra evolutiei viitoare a intreprinderii la care se adauga uneori, si modelare matematica. Printre metodele calitative putem enumera:

Consensul de grup - managerii din diferite departamente (nivel mediu si linia 1) ale intreprinderii formeaza un grup cu responsabilitatea de a stabili evolutia viitoare a vanzarilor, de exemplu. In cadrul discutiilor se folosesc informatii de la toate departamentele, care prin analiza conduc la configurarea proiectiei vanzarilor, in consens.

Metoda Delphi - reprezinta o metoda de obtinere a consensului la nivelul managerilor de varf. Directorii dau raspunsuri anonime la un numar de intrebari in cadrul mai multor runde de intrebari. Corectiile aduse raspunsurilor sunt la randul lor facute in grup, pana cand (5-6 runde) se gasesc cele mai potrivite raspunsuri cu care toata lumea este de acord - consens.

Analogia istorica - incearca sa "lege" evolutia viitoare de evolutia din trecut. De exemplu, informatiile cu privire la volumul vanzarilor unui produs in diferite faze ale ciclului sau de viata sunt folosite pentru estimarea vanzarilor la un produs similar. Metoda se foloseste in cazul produselor noi.

Cercetarea de piata - permite pe baza imaginii generale asupra pietei si raspunsurilor la chestionare si interviuri, testarea ipotezelor facute despre o piata reala.

Analiza multicriteriala - permite proiectia viitorului in urma evaluarii alternativelor, de catre un grup de experti.

Metodologia "analizei multicriteriale"presupune ca alternativele sa fie ierarhizate pe baza scorurilor obtinute prin insumarea functiilor (ponderilor) alocate pentru un grup de criterii stabilite de grup, in consens. De exemplu, Administratia Federala a Aviatiei (SUA) a folosit aceasta metoda, cu succes, pentru a decide cu privire la sansele de finantare ale unui proiect de sistem pentru detectarea explozibilului in bagaje. Decizia era dificila pentru ca cele 6 proiecte propuse erau relativ la fel de bune. Analiza multicriteriala a parcurs patru pasi:

1. Definirea factorului critici de succes (cerinte) pentru decizie;

2. Masurarea performantelor fiecarui proiect la nivelul fiecarei cerinte;

3. Determinarea costurilor pentru indeplinirea conditiilor;

4. Calcularea valorii totale a fiecarui proiect.

Echipa de experti a stabilit in consens criteriile (cerintele), care apoi, fiecare in parte, a fost divizata in categorii si ierarhizata dupa una din cele doua scale: scala cantitativa cu unitati naturale ($, luni sau ore, rata de detectare %) si scala calitativa de la 0 la 100. Rezultatele initiale (tabelul 1) au aratat, conform punctajului,   ca proiectele "5" si "6" nu mai trebuie luate in consideratie, proiectele "1" si "4" se afla pe pozitia a doua, iar proiectele "2" sau "3" sunt cele care ar trebui finantate.

Tabelul 1

Rezultatele analizei multicriteriale

Pentru a se alege intre proiectul 2 si 3 se aplica din nou analiza multicriteriala, considerand un numar mai mare de criterii.

Metodele cantitative folosesc modele matematice ce se construiesc pe baza evolutiei din trecut a fenomenului studiat. Aceste metode sunt relativ ieftine, iar daca datele din trecut sunt reale, pot sa aiba si un grad ridicat de acuratete. Cele mai folosite metode cantitative sunt analiza de regresie si extrapolarea exponentiala.

Extrapolarea exponentiala foloseste in forma sa cea mai simpla relatie:

evolutia viitoare = evolutia trecuta +

unde este un numar (constanta de extrapolare) cuprins intre 1 si 0, iar ε reprezinta eroarea de previziune. Eroarea previziunii este data de diferenta dintre rezultatul efectiv al perioadei trecute si previziunea pentru acea perioada. De exemplu, presupunem ca previzionam ca in luna iunie sa apara 16 comenzi pentru un produs, dar la sfarsitul lunii s-au inregistrat 21 de comenzi. In cazul folosirii metodei extrapolarii exponentiale cu o constanta , atunci proiectia pe luna iunie ar fi fost:

Proiectia = 16 + (0,2) ∙ (21 - 16) = 17 comenzi

Valoarea lui "" determina in cazul in care este mica, stabilitatea, iar in cazul in care este mare "nervozitatea" rezultatelor.

In cazurile intreprinderilor mari, la care vanzarile diferitelor produse au la baza cicluri anuale - fluctuatii predictibile si prezinta tendinte de crestere pe termen lung - de miscarea pe o directie definita, metoda nu da rezultate satisfacatoare.

Analiza de regresie stabileste o legatura intre variabilele dependente pentru care valorile vor fi previzionate si un grup de variabile numite independente. Analiza de regresie simpla presupune ca numai doua variabile sunt implicate in analiza - una dependenta pentru care dorim sa previzionam valoarea si alta independenta. In cazul in care se considera datele dintr-o serie de timp, variabila independenta este reprezentata de perioadele de timp. Definirea variabilelor si formulele pentru analiza de regresie liniara simpla sunt prezentate in continuare.

Odata stabilite valorile constantei pentru "a" si "b", orice valoare viitoare pentru X (proiectata) poate fi introdusa, si rezulta valoarea corespunzatoare pentru Y (previziunea).

Conceptual, procedura prezentata are la baza metodologia pentru previziunea pe termen lung cu implicarea datelor istorice (figura 4).

1.2. Ciclul de viata al produsului

In conditiile economiei de piata, produsele trebuie sa raspunda cat mai bine nevoilor si preferintelor tot mai diverse ale consumatorilor. Conform conceptiei clasice, produsul reprezinta o suma de caracteristici si atribute inglobate intr-o forma identificabila. Multe intreprinderi, actionand conform acestei conceptii, proiectau si realizau produse cu inalt nivel calitativ (pe baza unor cercetari aplicative laborioase) pe care, apoi incercau si reuseau, cu eforturi, sa le vanda pe piata, celor care percepeau utilitatea lor. De multe ori insa, aceste produse se fabricau pe stoc, siguranta vanzarii fiind data de ipoteza ca nevoile si preferintele cumparatorilor nu se schimba prea repede. Evolutia tehnologiilor, cresterea numarului de concurenti si deci a ofertei, emanciparea cumparatorilor au condus la schimbarea conceptiei traditionale de perceptie a produsului, preponderent prin valoarea de intrebuintare spre perceptia influentata de factori cum ar fi: aspect si satisfactii post-cumparare. Conform conceptiei moderne definirea produsului trebuie sa cuprinda caracteristici tehnologice si utilitate functionala la care se adauga numele, marca, instructiunile de instalare si folosire si pachetul de service post cumparare.

Ritmul schimbarii in domeniul tehnologic si constructiv a devenit alert influentand toate domeniile industriale cu efecte de tipul: productia de masa a scazut ca pondere, complexitatea produsului a crescut, diversitatea este mare, ceea ce obliga la eforturi de adaptare continue. Unul din conceptele folosite de intreprindere in cadrul functiei de cercetare-dezvoltare, pentru planificarea schimbarilor in functie de dinamica produsului pe piata, este "Ciclul de viata al produsului".

Dupa ce un produs a fost proiectat si dezvoltat, acesta intra pe piata si parcurge o serie de etape ce se cunosc sub numele de Ciclul de viata al produsului  (figura 5), corelat cu nivelul de incasari datorate vanzarii produsului.

Fig. Etapele ciclului de viata al produsului (curba ideala).

In etapa de "introducere" incep vanzarile, se imbunatatesc metodele de fabricatie, se dezvolta eforturile in marketing, dar profiturile sunt negative.

Produsele care inregistreaza succes pe piata trec in etapa de "crestere" in care vanzarile continua sa creasca puternic, eforturile de marketing se intensifica si consolideaza, productia se concentreaza pe expandarea capacitatii pentru a face fata cererii si profiturile incep sa se acumuleze.

Etapa urmatoare "maturitatea" se caracterizeaza prin: stabilizarea productiei la un volum mare, eficienta si costuri minime; marketingul trece la promovare competitiva a vanzarilor si diferentierea produsului in procesul de promovare cu scopul cresterii si mentinerii cotei pe piata; profiturile ajung la nivelul maxim.

Etapa de "declin" se caracterizeaza prin scaderea vanzarilor si implicit a profitului. In aceasta etapa intreprinderea trebuie sa modernizeze produsul sau sa il inlocuiasca cu unul complet nou deja aflat in faza de cercetare.

Tendinta de scurtare a ciclului de viata al produselor, mai ales in domeniul productiei de aparate electronice, calculatoare sau bunuri de larg consum, are in principal urmatoarele efecte:

resursele financiare alocate proiectarii si dezvoltarii produsului scad;

sistemele de productie sunt suprasolicitate de schimbarea continua a produselor fabricate, influentand intreprinderile sa opteze pentru procese de productie flexibile;

strategiile de fabricatie sunt gandite astfel incat sa aiba abilitatea de a se adapta repede la produsele noi;

fabricatia asistata de calculator este introdusa pe scara larga.

Pentru a planifica proiectarea sau modernizarea unui produs, intreprinderea trebuie sa identifice "varsta" produsului - stadiul de viata. Examinarea curbei vanzarilor din figura 5 permite estimarea varstei produsului. Relatia matematica ce modeleaza aceasta curba este:

unde am notat cu:

- vanzarile in momentul t; - constanta; x si y - parametrii functiei.

Functia prezentata are un maxim (volum maxim de vanzari) si doua puncte de inflexiune (cresterea respectiv descresterea ritmului vanzarilor).

Momentul "t_max^" la care avem vanzari maxime este:

Punctele de inflexiune sunt:

si

Parametrii functiei difera cu fiecare produs in parte. Volumul vanzarilor produsului "V_p" in perioada existentei pe piata (t₁, t₂) se determina cu relatia:

Rezultatele ne ajuta sa luam decizia de a intra sau nu cu un produs pe o piata anume. Astfel, daca momentul in care ne aflam "t" este mai mic sau egal cu "t₁" vom stii ca volumul estimat de vanzari este de V_p, iar in cazul in care vom stii ca eforturile de introducere a produsului "p" sunt inutile.