Sistem de management al calitatii

Sistem de management al calitatii

1 Cerinte generale

Orientarea catre proces specifica acestui capitol ar trebui sa fie familiara organizatiilor care functioneaza in industria alimentelor si a bauturilor. Este o practica obisnuita utilizarea diagramelor de flux ale proceselor si a altor instrumente pentru a "schematiza" procesul de fabricatie - prima faza a unui studiu HACCP cere intr-adevar o astfel de definire a procesului. Structura sistemului de management al calitatii ar trebui adaptata organizatiei, indeplinind cerintele sale proprii in aceeasi masura in care organizatia le indeplineste pe cele ale clientilor sai. Sistemul de management al calitatii ar trebui sa asigure ca toate acele activitati din cadrul organizatiei care ar putea avea impact asupra calitatii si sigurantei produsului sunt definite in mod consecvent (ceea ce inseamna in mod obisnuit ca sunt documentate) si implementate eficace. Elemente utile incluse sunt coduri de practica si cerinte legislative relevante, cum sunt controlul greutatii, analiza pericolelor, igiena, buna practica de fabricatie (GMP) si buna practica de laborator (GLP).

2 Cerinte referitoare la documentatie

2.1 Generalitati

Documentele necesare organizatiei pentru a se asigura de planificarea, functionarea si controlul eficace ale proceselor sale pot include editiile in vigoare ale legislatiei relevante referitoare la fabricarea alimentelor si a bauturilor. Aceasta legislatie ar putea cuprinde urmatoarele domenii:

- siguranta

- standarde de compozitie

- metrologie

- aditivi

- identificare si trasabilitate a lotului

- informatii referitoare la etichetare si ambalare.

Ar putea fi si alte exemple iar documentele clientului pot fi de asemenea incluse.

2.2 Manualul calitatii

Cerinta de a realiza un manual al calitatii nu inseamna ca este necesar un document de nivel superior de sine statator. Un manual al calitatii ar trebui sa descrie clar structura sistemului de management al calitatii si, in cazul ideal, sa actioneze ca o "foaie de parcurs" prin acesta. Toate asocierile si legaturile la alte sisteme sau documente, dupa care i s-ar putea cere organizatiei sa functioneze, ar trebui detaliate in manualul calitatii. Asocierea cu documentatia HACCP (ca de exemplu, planul HACCP) este deosebit de importanta iar legatura intre studiul HACCP si manualul calitatii ar trebui sa fie foarte clara. Acest document este cel care arata cel mai clar modul in care studiul HACCP este integrat cu sistemul de management al calitatii si cum rezultatele studiului HACCP sunt incorporate in modul in care organizatia actioneaza uzual.

2.3 Controlul documentelor

Alta documentatie (tiparita sau pe suport electronic) utilizata in industria alimentara si a bauturilor, care poate fi parte a sistemului de management al calitatii, ar putea include urmatoarele:

a)     specificatii (de exemplu, pentru materii prime, procesare, retete si produse)

b)     desene (de exemplu, lucrari artistice pentru ambalaj)

c)      legislatia in vigoare si coduri de practica

d)     alte documente generate din exterior (de exemplu, manuale de utlizare a echipamentului)

e)     planul HACCP si documentatia HACCP.

Acestea ar trebui de asemenea supuse controlului documentelor, desi mecanismul de control poate diferi de cel folosit pentru controlul documentelor procedurale. Pot apare deseori erori atunci cand retetele si/sau specificatiile au fost reeditate dar comunicarea a fost deficitara si o parte a organizatiei opereaza dupa o editie diferita.

Aprobarea documentelor inaintea emiterii (si analiza ulterioara a modificarilor de catre aceeasi parte) asigura ca, prin continutul documentelor, aceasta nu va fi conflictuala cu oricare alt document din sistem, este adecvata obiectivelor organizatiei si este acceptata de persoanele corespunzatoare. Analiza atenta a documentelor inainte de a fi emise este cheia pentru crearea unui sistem de management al calitatii documentat care are valoare, mai degraba decat unul care este supraadministrat si serveste un scop putin folositor.

Documente pe suport electronic, baze de date si sisteme, sunt incluse in acest subcapitol. Industria alimentelor si a bauturilor foloseste tot mai mult documente pe suport electronic si se aplica aceleasi reguli ale controlului care s-ar aplica oricarui document tiparit.

2.4 Controlul inregistrarilor

Inregistrarile demonstreaza eficacitatea sistemului de management al calitatii. Pastrarea inregistrarilor corespunzatoare pentru o perioada specificata de timp, in conditii controlate, este o activitate decisiva. Daca o organizatie ar fi contestata in legatura cu un produs sau proces realizate anterior, este putin probabil ca, fara sisteme eficace de pastrare si regasire a inregistrarilor, ar putea fi stabilita vreo dovada a controlului operational sau a rezultatelor incercarilor efectuate.

In cadrul industriei alimentare si a bauturilor perioadele de pastrare a inregistrarilor pot fi stipulate ca o cerinta a clientului si aceasta include, in mod normal, ca o perioada minima, durata de valabilitate a produsului. Ar putea exista, de asemenea, reglementari care trebuie respectate. Acestea vor varia de la produse cu perioade de valabilitate scurte (1 - 2 zile) pana la produse conservate sau uscate, stabile la temperaturi ale mediului ambient, care pot avea o durata de valabilitate de pana la 2 ani. Chiar pentru produse cu perioada de valabilitate scurta, reclamatiile clientilor pot fi facute dupa ce durata de valabilitate a expirat, astfel ca perioada de pastrare a inregistrarilor este un subiect care trebuie tratat cu atentie. O perioada acoperitoare de cativa ani pentru pastrarea tuturor inregistrarilor generate poate sa nu fie adecvata. Se recomanda prin urmare o selectare atenta a celei mai potrivite perioade de pastrare pentru fiecare inregistrare referitoare la calitate identificata.

O atentie deosebita ar trebui acordata pastrarii inregistrarilor sistemului de management (de exemplu, audit intern, analiza efectuata de management, modificari ale sistemului, documentatia HACCP), deoarece acesea contin date istorice importante.