Structura organizatorica

Structura organizatorica

a)- Prezentarea conceptului,elemente structurale

b)- Structura organizatorica,expresie a org.formale

c)- Cerinte si etape in proiectarea structurilor organiz.

d)- Documente de formalizare a structurii org.a intr.

a)- Prezentarea conceptului,elemente structurale

Organizarea si functionarea intreprinderii sunt orientate spre realizarea obiectivelor sale in sensul ca fiecare componenta organizatorica sau actiune trebuie sa corespunda unor cerinte clar definite reiesite din obiectivele acesteia.

Sistemele de conducere a unei intreprinderi reprezinta totalitatea elementelor componente si a relatiilor dintre acestea structurate intr-un anumit cadru organizatoric in care se desfasoara proceslee de conducere ale activitatii in ansamblul sau.

Sistemul de conducere al unei intreprinderi si componentele sale se prezinta astfel: Exista un sistem alcatuie din doua componente principale:

structura de conducere

procesul de conducere.

La randul sau, structura de conducere cuprinde structura organizatorica si sistemul informational. Procesul de conducere este structurat in 4 componente si anume:

- structura informala, metodele si tehnicile de conducere utilizate, stilurile de conducere precum si metodele de fundamentare si transmitere a deciziilor.

Se mai poate spune ca sistemul de conducere a unei intreprinderi este definit de urmatoarele componente si anume: subsistemul decizional sau conducator; subsistemul operational sau condus; subsistemul informational sau de legatura.

Elementele care formeaza cadrul organizational sunt decisive pentru existenta, functionarea si dezvoltarea intreprinderii.

b)- Structura organizatorica,expresie a org.formale

Structura organizatorica este definita ca ansamblul persoanelor, al subdiviziunilor organizatorice si al relatiilor dintre acestea astfel constituite incat sa asigure premisele organizatorice adecvate realizarii obiectivelor prestabilite.

Structura organizatorica poate fi considerata drept scheletul firmei si cuprinde doua parti:

a)              structura de conducere sau functionala;

b)             structura de productie sau operationala.

In cadrul acestor parti se regasesc componentele primare si anume postul, functia, compartimentul, relatiile organizatorice, ponderea ierarhica, nivelul ierarhic.

Postul este alcatuit din ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor desemnate pe anumite perioade de timp fiecarui component al firmei. Obiectivele postului se regasesc in sistemul piramidal al obiectivelor firmei. O alta componenta a postului este autoritatea formala sau competenta organizationala ce poate fi ierarhica atunci cand actioneaza asupra persoanelor si functionala cand se exercita asupra unor activitati.

In afara autoritatii formale, titularii postului detin si autoritate profesionala exprimata de nivelul de pregatire si experienta de care dispune o persoana.

Functia constituie factorul care generalizeaza posturi asemanatoare din punct de vedere al ariei de cuprindere, a autoritatii si responsabilitatii.

Functiile pot fi grupate in:

functii de conducere

functii de executie.

Compartimentele sunt rezultatul agregarii unor posturi si functii cu continut similar si/sau complementar reunind persoane care desfasoara activitati relativ omogene si solicita cunostinte specializate dintr-un anumit domeniu, sunt amplasate intr-un anumit spatiu si subordonate nemijlocit unei singure persoane.

Compartimentele pot fi:

operationale

functionale.

Relatiile organizatorice sunt alcatuite din ansamblul legaturilor dintre componentele structurii stabilite prin reglementari oficiale. Relatiile organizatorice pot fi:

autoritate

cooperare

de control

de reprezentare.

Nivelurile ierarhice sunt alcatuite din ansamblul subdiviziunilor organizatorice plasate pe linii orizontale la aceeasi distanta fata de managementul de varf al firmei.

Numarul de niveluri ierarhice este influentat de dimensionarea firmei, diversitatea activitatilor, complexitatea productiei dar si de competenta managerilor.

Ponderea ierarhica reprezinta numarul persoanelor conduse nemijlocit de un cadru de conducere si inregistreaza valori diferite. Astfel pe verticala structurii organizatorice creste catre nivelurile inferioare iar pe orizontala structurii organizatorice se amplifica pe masura trecerii de la compartimente cu activitate tehnico-economica spre compartimente cu activitate operationala.

Structura organizatorica prin modul de combinare a resurselor umane, materiale si financiare conditioneaza eficienta desfasurarii activitatii necesare realizarii obiectivelor, precum si calitatea si operativitatea sistemului decizional si configuratia sistemului informational.

Sistemul organizational trebuie sa realizeze obiectivele stabilite in conditiile minimizarii costului economic si social, contribuind astfel la armonizarea intereselor individuale si de grup.

Functionalitatea structurii organizatorice este conditionata atat de factori endogeni cat si exogeni firmei, analiza acestora constituind o rezerva nelimitata in cresterea eficientei managementului firmei.

Alaturi de aceasta forma de organizare poate exista si o organizare informala alcatuita din ansamblul gruparilor si al relatiilor interumane stabilite spre satisfacerea unor interese personale.

Aceasta organizare informala, desi insoteste organizarea formala actioneaza, de cele mai multe ori, independent de aceasta. Cauzele aparitiei organizarii informale tin de afectivitate, satisfactii, interese, aspiratii, nivel de pregatire, calificare si origine sociala.

Componentele organizarii informale sunt grupul informal, liderul informal, relatiile informale.

Intre cele doua tipuri de organizare este o stransa interdependenta determinata de unele asemanari si anume: sunt constituite in cadrul aceleeasi organizatii, servesc realizarii unor obiective, au un caracter dinamic si general.

Se deosebesc prin marea mobilitate a organizarii informale si subordonarea acesteia realizarii unor aspiratii personale.

Influentele organizarii informale pot fi atat pozitive cat si negative, rolul managementului formal constand in cadrul organizarii formale, realizandu-se astfel incat obiectivele individuale cat si cele de grup.

Variabila organizationala este reprezentata de factorii interni sau externi unitatii care conditioneaza caracteristicile acesteia dar si factori tipologici utilizati in abordarea comparativa a mai multor firme.

Variabilele organizatorice sunt:

dimensiunea firmei

complexitatea firmei

caracteristicile procesului tehnologic

nivelul dotarii tehnic

gradul de specializare si cooperare in productie

dispozitia teritoriala

caracterul procesului de desfacere

ritmul de innoire a produselor si tehnologiilor.

Acestea influenteaza configuratia structurii organizatorice precum si componentele acesteia. De aici reiese necesitatea identificarii factorilor care tin de managementul firmei si de luarea lor in consideratie, cand se utilizeaza diferite metode si tehnici de conducere.

Clasificarea structurii organizatorice se face folosind 2 criterii:

dupa morfologia structurii respectiv componente, mod de imbinare si raporturile ce se stabilesc intre elementele de natura functionala si operationala se disting utmatoarele tipuri de structuri;

a)                    structura ierarhica se caracterizeaza printr-un numar redus de componente operationale, fiecare persoana fiind subordonata unui singur sef iar conducerea fiecarui compartiment exercita toate atributiile conducerii la acel nivel;

b)                   structura functionala caracterizata prin existenta compartimentelor operationale si functionale, conducatorii sunt specializati intr-un anumit domeniu iar executantii primesc ordine atat de la sefii ierarhici cat si de la conducerea compartimentelor functionale;

c)                    structura ierarhic-functionala caracterizata prin existenta componentelor operationale si functionale. Executantii sunt subordonati sefului ierarhic.

Criteriul ce tine seama de functionalitatea, eficienta, flexibilitatea structurii:

a)                    privat traditionale

b)                   sisteme birocratice

c)                    sisteme moderne.

c)- Cerinte si etape in proiectarea structurilor organiz.

Procesul de analiza, proiectare, evaluare si imbunatatire a structurii organizatorice presupune respectarea urmatoarelor cerinte:

asigurarea unui evantai optim al subordonarii adica una dintre cele mai valoroase calitati ale unei structuri organizatorice este supletea ei caracterizata printr-un numar mic de nivele ierarhice;

crearea si dependenta compartimentelor, adica fiecare functiune ce prezinta importanta pentru realizarea politicii si obiectivelor unei intreprinderi trebuie sa se constituie intr-un compartiment specializat.

Exista patru criterii de corelare a compartimentelor specializate:

importanta lor

frecventa legaturilor dintre ele

interdependenta lor

competenta managerului.

asigurarea unei conduceri si a unor servicii functionale competente. Un serviciu functional nu este eficient pentru intreprindere decat daca este alcatuit din persoane responsabile, operationale, competente, active si eficiente.

asigurarea economiei de comunicatii. O structura eficienta trebuie sa minimizeze volumul comunicatiilor nestandardizate si necodificate

folosirea delegarii in cadrul procesului de conducere. Pentru problemele curente de rutina conducerea trebuie sa fie descentralizata si cat mai aproape de executanti.

Procesul de analiza si proiectare a structurii organizatorice presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

analiza obiectivelor intreprinderii

definirea activitatilor si stabilirea continutului lor

proiectarea compartimentelor, gruparea lor si stabilirea relatiilor dintre ele

proiectarea propriu-zisa a structurii organizatorice

evaluarea functionalitatii si a laturii constructive a intreprinderii.

Fiind un element dinamic si complex, structura organizatorica necesita perfectionari continue pe baza unor studii realiste care sa fie bazate pe conceptele stiintei manageriale.

4. Documente de formalizare a structurii organizatorice a intreprinderii

Pentru formalizarea unei structuri organizaotrice se folosesc urmatoarele documente:

a)              regulamentul de organizare si functionare care cuprinde cinci parti si anume:

prima parte, denumita organizarea firmei, cuprinde dispozitii generale, actul normativ de infiintare, obiectul de activitate, tipul societatii, statutul juridic si prezentarea structurii organizatorice;

partea a doua se refera la atributiile firmei;

in partea a treia se fac precizari cu privire la conducerea firmei. Se precizeaza care sunt atributiile adunarii generale a actionarilor, atributiile consiliului de administratie, atributiile conducerii executive cu detalierea responsabilitatilor pentru functiile de director general si director pe functiuni;

partea a patra cuprinde atributiile s diagrama de relatii pentru fiecare compartiment functional si operational;

partea a cincea cuprinde dispozitii generale.

b) fisa postului este un document operational important ce prezinta in detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta sa-si poata exercita in conditii normale activitatea. Fisa postului cuprinde:

denumirea si obiectivele postului

compartimentul din care face parte

competentele si responsabil

cerinte referitoare la studii, vechime si aptitudini.

Fisa postului serveste ca document organizatoric indispensabil fiecarui salariat si ca suport pentru evaliarea muncii acestuia.

c) organigrama - o reprezentare grafica a structurii organizatorice a intreprinderii si reda o parte din componentele structurii, si anume:

compartimente

nivelurile ierarhice

relatiile organizationale

ponderea ierarhica.

Organigrama este un instrument important folosit in analiza managementului firmei. Din punct de vedere  al sferei de cuprindere pot fi:

organigrame generale

organigrame partiale.

Din punct de vedere al modului de ordonare a compartimentelor si a relatiilor dintre ele, organigramele pot fi:

piramidale,

circulare,

orientate de la dreapta la stanga.

ELABORAT

Lector univ. drd

CRISTIAN VANGHELE