Tendinte in sistemul de aprovizionare-livrare

Academia de Studii Economice

Facultatea de Marketing

Politici de marketing

Tendinte in sistemul de aprovizionare-livrare

Cuprins

Sistemul de management al securitatii(SMS)

1.Prezentarea tehnologiei

2.Utilitatea tehnologiei

3.Domenii actuale si potentiale

4.Principalele avantaje si limite ale tehnologiei SMS

5. Costurile implementarii tehnologiei SMS

6.Etape de implementare a tehnologiei SMS

7. Aplicabilitatea tehnologiei in sistemul logistic din Romania

SIVADOC- informatizarea depozitelor de documente

1. Prezentarea tehnologiei

2. Utilitatea tehnologiei si domenii de aplicabilitate

3. Principale avantaje si limite
4. Costuri de implementare

5. Iplementarea tehnologiei

6. Aplicatii ale tehnologiei pe piata din Romania

Tehnologia Star Storage - Gestiunea Documentelor

1. Prezentarea tehnologiei si utilitatea acesteia

2. Avantaje si limite ale tehnologiei

3. Costuri de implementare

Tehnologia CISCO Smartnet

1.Prezentarea tehnologiei si utilitatea ei

2.Etape ale tehnologiei

3.Avantaje ale tehnologiei

4.Implementarea tehnologiei CISCO

5.Studii de caz

Bibliografie

Bibliografie

www.siveco.ro

www.wivnet.ro

www.uti.ro

www.cisco.ro

Tendinte in sistemul de aprovizionare-livrare

Sistemul de aprovizionare- livrare a cunoscut un proces de infornatizare.Softurile utilizate in procesul de aprovizionare- livrare s-au diversificat, incercandu-se adaptarea in permanenta la conditiile impuse de piata si de nevoile speciale ale fiecarui client.

Tehnologiile prezentate in acest proiect sunt:

-Sistemul de management al securitatii(SMS)

-SIVADOC- informatizarea depozitelor de documente

-Star Storage-Gestiunea Documentelor

CISCO Smartnet

Sistemul de management al securitatii(SMS)

1.Prezentarea tehnologiei

SMS ofera posibilitatea de-a gestiona intr-un mod integrat ansamblul sistemelor de securitate ale unui obiectiv. sMs  ofera utilizatorilor sai o interfata grafica unitara catre toate sistemele gestionate, permitand atat monitorizarea evenimentelor aparute in sistem cat si posibilitatea de-a comanda diferitele sisteme.

SMS este o aplicatie distribuita ce ruleaza in mediul Windows 2000. Comunicatia intre statiile de lucru se poate face prin intermediul unei retele locale sau globale folosind protocolul TCP/IP.

2.Utilitatea tehnologiei

SMS poate gestiona sisteme de securitate formate din:

-Sisteme de control acces (panouri, cititoare de cartela, relee, puncte de input, etc.)

-Sisteme de detectie efractie (centrala de detectie efractie, diferite tipuri de detectoare de efractie, butoane de panica, etc.)

-Sisteme de detectie incendiu (centrala de detectie incendiu, diferite tipuri de detectoare de incendiu, etc.)

-Sisteme de televiziune cu circuit inchis (matrice video, sisteme de inregistrare pe hard disc, camere video fixe si mobile, monitoare, etc.)

-Sisteme de detectie perimetrala

SMS are o arhitectura distribuita, deschisa si toleranta la erori. Arhitectura sa deschisa ii permite sa poata fi folosit in sisteme cu diferite grade de complexitate si conlucrand cu o gama variata de tipuri de echipamente.

3.Domenii actuale si potentiale

Sistemul de gestionare al alarmelor implementat de sMs cuprinde urmatoarele caracteristici:

Pentru fiecare alarma, se inregistreaza atat momentul aparitiei alarmei, cat si momentul luarii de cunostinta a acesteia de catre operator.

Sistemul construieste lista alarmelor in desfasurare (care nu au fost inca rezolvate). Automat la inserarea unei noi alarme in lista alarmelor, ca si la selectarea de catre operator a unei alarme din lista, se afiseaza intr-una din ferestrele plansa disponibile, schita zonei din obiectiv in care a aparut alarma. 

Alarmele sunt inserate automat si in lista evenimentelor din obiectiv, folosind si coduri de culoare corespunzand prioritatii evenimentelor, ce au scopul sa permita identificarea rapida a evenimentelor ce necesita o reactie rapida a operatorului.

La aparitia unei alarme, semnalizarea acesteia se poate face prin una sau mai multe din metodele urmatoare: semnal sonor, afisare in lista de alarme, afisarea distinctiva a elementului ce a provocat alarma (imagine distincta sau afisare alternativa in doua culori), marcarea alarmei in arborele de planse, tiparirea unui mesaj la imprimanta de evenimente, inregistrare in baza de date a sistemului, afisarea imaginii provenind de la o camera video din zona alarmei pe unul din monitoarele sistemului

La aparitia unei alarme se afiseaza automat informatii legate de modul de rezolvare a alarmei. Informatiile ce se afiseaza sunt liber configurabile de beneficiar, astfel incat sa poata sa contina indicatii specifice alarmei aparute.

Dupa rezolvarea unei alarme, sMs permite intocmirea fisei de eveniment asociata alarmei (ce poate sa contina fie un singur mesaj de alarma, fie mai multe mesaje ce intra in componenta incidentului). Fisa de eveniment contine informatii legate de alarma si de actiunile ce au fost efectuate de operator pentru rezolvarea acesteia, fiind salvata automat pe disc si eventual tiparita la imprimanta de fise de eveniment.

Subsistemul de securitate SMS

Sistemul de rapoarte SMS Reports are prevazute o serie de rapoarte specifice sistemelor gestionate de SMS, precum si referitoare la modul de functionare al aplicatiei SMS. De asemenea, la cerere, se pot asigura rapoarte,suplimentare,specifice,beneficiarului.
Rapoartele standard SMS Reports includ:

-Lista alarmelor pe diferite elemente, inclusiv duratele alarmelor

-Rapoarte tip cutie neagra, pe intreg sistemul sau pe un anumit subsistem

-Lista evenimentelor aparute pe un anumit element (de exemplu alarme pe o anumita zona de detectie)

Toate rapoartele pot fi solicitate, dupa caz, pe orice interval de timp specificat de utilizator, pentru o persoana, departament sau grup de persoane specificat de utilizator, pentru un element specificat, etc.

Configuratorul SMS este o aplicatie auxiliara SMS ce permite generarea vizuala a fisierelor de configurare si a bazei de date de elemente a sistemului.
Configuratorul SMS permite crearea si popularea arborelui de planse al obiectivului si amplasarea pe planse a elementelor sistemelor gestionate de sMs Modul de operare al configuratorului se bazeaza pe conceptele point-and-click si drag-and-drop.
Elementele ce pot fi amplasate pe planse sunt diferitele elemente ale sistemelor gestionate de sMs: cititoare de cartela, puncte de intrare sau de iesire, detectoare de incendiu sau de efractie, camere video, etc.
De asemenea, din configuratorul sMs se pot configura si celelalte functii ale sMs: echipamentele conectate, numarul si caracteristicile conexiunilor ce se stabilesc in reteaua statiilor de lucru sMs, elementele de captura video si de afisare video live ce se folosesc.

4.Principalele avantaje si limite ale tehnologiei SMS

Arhitectura sa distribuita ii permite sa functioneze simultan pe un numar mare de statii de lucru, in conditiile in care evenimentele sunt monitorizate simultan de toate statiile si in care comenzile se pot efectua de pe orice statie din reteaua SMS, fara sa conteze la care dintre statii sunt conectate fizic echipamentele.

SMS asigura o baza de date completa, cu facilitati de toleranta la defecte, ce contine toate informatiile legate de :

-caracteristicile elementelor sistemelor gestionate

-utilizatorii sMs si drepturile asociate acestora

-baza de date a personalului ce foloseste sistemul de control acces

-sistemul de interactiuni dintre diferitele sisteme gestionate

Integrarea sistemelor prin intermediul SMS permite corelarea evenimentelor aparute in teren cu informatiile din baza sa de date, permitand, de exemplu:la un acces in sistemul de control acces, afisarea fotografiei persoanei, impreuna cu un mesaj de o culoare distinctiva (verde pentru acces permis, rosu pentru acces invalid). 

La aparitia unui acces invalid sau a unei alarme de incendiu sau efractie de la unul din detectoarele din teren se poate comanda miscarea unei camere pe o pozitie prestabilita si selectarea camerei pe un monitor.

SMS contine un sistem de interactiuni complet configurabil de utilizator ce permite definirea unei reactii automate a sistemului la aparitia unui eveniment sau a unor conditii prestabilite. Utilizarile acestui sistem de interactiuni pot include:

-Definirea unor evenimente generice ce apar la aparitia unor evenimente din grupe de evenimente definite de utilizator

-Alarmarea unui element la alarmarea unor alte elemente asociate

-Activarea unei iesiri la aparitia unei combinatii de intrari

SMS asigura inregistrarea tuturor evenimentelor si comenzilor efectuate (black-box). Inregistrarea se efectueaza separat pe fiecare statie de lucru  pentru mesajele din ultima perioada, restul regasindu-se pe server.

Limitele acestui program sunt constituite din insuficienta dotare tehnologica necesara pt functionarea sistemului.

5. Costurile implementarii tehnologiei SMS

Costurile implementarii tehnologiei SMS variaza in functie de capacitatile informatice ale fiecarei organizatii in parte, de personalul calificat detinut, de training-urile necesare acomodarii angajatilor cu noua tehnologie sin u in ultimul rand de costul de licenta al tehnologiei.

6.Etape de implementare a tehnologiei SMS

Arhitectura sistem

Arhitectura client / server

Sistem de operare Windows 2000

Aplicatie pe 32 de biti

Baza de date tranzactionala pe server si distribuita, replicata pe calculatoarele din retea

Retea

Protocol de retea TCP/IP folosind hardware Ethernet

Interfata operator

Windows 2000

Configuratii de ferestre prestabilite redefinibile de utilizator

Configurator vizual

Rezolutie standard recomandat minim 1024x768, utilizabil si in alte rezolutii

Management alarme

Mesaje colorate distinct in functie de nivelul de prioritate

Ajustare parametrii online

Comutare automata

Lista de evenimente si de mesaje in curs de desfasurare

Interactiuni automate

Informatii ajutatoare afisate la aparitia alarmei

Generare de fise de eveniment

Evenimente

Inregistrarea tuturor evenimentelor si alarmelor, inclusiv activitatea operatorilor

Cutie neagra pe fiecare calculator din reteaua sMs

Rapoarte

Periodic, la cerere, legat de aparitie eveniment

Acces la rapoarte controlat de drepturile utilizatorului

Rapoarte standard: alarme in intregul sistem sau intr-un anumit subsistem, inclusiv duratele alarmelor, istoria evenimentelor pentru un element, etc.

Securitate

Numar foarte mare de nivele de acces obtinut prin combinarea libera a tuturor drepturilor de acces in sistem

Logout automat dupa o perioada prestabilita de inactivitate a utilizatorului

Politica avansata de parole

Profile individuale pentru fiecare utilizator, inclusiv asignari de drepturi pe arii

Partitionare obiectiv in oricate arii

Generare de alarme in functie de activitatile operatorului

Controlul si logarea fiecarei actiuni a operatorilor

Configurare

Instrument de inginerie grafica

Baza de date de sistem configurabila

Creare si editare de elemente

Configurare planse si elemente

Afisare de mesaje

Definire de sabloane de cartela

Biblioteca de elemente predefinite

Definire vizuala de elemente

Redimensionare obiecte

Set de instrumente si de culori

Help online

7. Aplicabilitatea tehnologiei in sistemul logistic din Romania

Sistemul de management al securitatii este utilizat si in Romania, putand fi adaptat la nevoile pietei romanesti, existand firme nationale care furnizeaza acest soft, printre care Siveco Romania si UTI Control.

SIVADOC- informatizarea depozitelor de documente

1. Prezentarea tehnologiei

Gestionarea si comunicarea intr-un mod structurat si eficient a informatiilor in cadrul unei organizatii este o activitate complexa si dificil de realizat, dar reprezinta una dintre bazele functionarii organizatiilor.
SIVADOC asigura organizarea si controlul accesului la documentele din arhiva prin acordarea de drepturi de acces stricte, indiferent de natura documentelor si de modalitatea de intrare a acestora in sistem:

 scanare a documentelor in format tiparit;

 documente generate in interiorul organizatiei;

 sabloanelor standard de documente;

 import din sisteme de posta electronica

 preluarea din alte sisteme informatice.

2. Utilitatea tehnologiei si domenii de aplicabilitate

Exista mai multe aspecte care impun utilizarea unui astfel de produs, insa cele mai evidente ar fi: evitarea sincopelor in trasmiterea fizica a documentelor, reutilizarea informatiilor existente, adaptarea la cerintele tehnologice ale partenerilor, promovarea unei imagini coerente si consitente dar si necesitatea incadrarii in anumite standarde.

Orice aplicatie de document management trebuie sa aiba in vedere: registratura electronica, Managementul documentelor de uz curent -indexare, versionare, procesare pe flux, control al accesului, mecanisme de regasire, managementul documentelor din arhiva organizatiei - digitizare, indexare, mecanisme de regasire, control al accesului, interval de pastrare.

3. Principale avantaje si limite


Modalitatea de organizare a documentelor organizatiei este arborescenta, in sertare, dosare si documente, asemanatoare unui sistem de fisiere standard si ofera flexibilitate pentru adaptarea perfecta la necesitatile practice si preferintelor utilizatorilor.

Arhivarea documentelor:

Mecanismele de arhivare oferite de sistemul SIVADOC functioneaza in conformitate cu cerintele exprimate in reglementarile in vigoare. Este posibila transpunerea documentelor din fondul arhivistic al organizatiei in format electronic, optiune care asigura reducerea spatiului de stocare dar mai ales siguranta pastrarii arhivei. Utilizand modul clasic de arhivare a documentelor, in format tiparit, recuperarea informatiilor; in situatii de calamitati (inundatii, incendii) devine aproape imposibila.

Generarea documentelor in formate standardizate:

Fiecare dintre organizatii utilizeaza diverse formate standard pentru realizarea anumitor documente. Crearea documentelor bazate pe aceste formate standard devine foarte simpla, prin utilizarea mecanismului de generare automata a documentelor. Astfel, in sistem sunt incarcate sabloane de documente care corespund anumitor tipuri de documente create in cadrul activitatilor desfasurate. In momentul in care un utilizator va dori sa creeze un nou document care sa respecte un anumit format standard, nu va trebui decat sa selecteze din lista de tipuri de documente pe cel potrivit, sa completeze cateva informatii, dupa care sistemul va genera automat noul document respectand formatul stabilit anterior prin sablonul corespunzator.

De exemplu, pentru emiterea unei cerer i de concediu, se va specifica faptul ca se doreste crearea unui nou document de acest tip. Sistemul va solicita utilizatorului introducerea numelui solicitantului, a perioadei dorite si a numelui persoanei ce va prelua atributiile pe perioada concediului. Dupa furnizarea acestor informatii, sistemul va genera un nou document ce respecta sablonul de cerere de concediu, in care completeaza automat informatiile specificate de catre utilizator. Acest document va putea fi ulterior transmis, prin apasarea unui singur buton, pe fluxul de aprobare corespunzator.

Produsul SIVADOC vine astfel atat in intampinarea organizatiilor ce detin certificari in sisteme de management al calitatii si utilizeaza deja formulare standardizate cat si al celor care se pregatesc in vederea certificarii, oferind suportul informatic pentru organizarea si uniformizarea activitatii.

Regasirea facila a documentelor:

Mecanismele oferite de cautare simpla sau cautare avansata in DEPOZITUL DE DOCUMENTE se adapteaza oricarui nivel de cunostinte in utilizarea calculatorului ale beneficiarilor, precum si necesitatilor de a realiza filtrari bazate pe criterii de complexitati diverse. Pentru o cautare simpla, utilizatorul poate specifica numai un cuvant sau poate introduce o expresie respectand un anumit format, sistemul realizand cautari prin toate informatiile relevante asociate documentelor.

Daca se doreste o filtrare mai exacta, numai dupa anumite criterii, cum ar fi numele si a socierea la un anumit cuvant cheie, acest lucru se poate realiza prin intermediul mecanismului de cautare avansata. Utilizatorul poate opta pentru cautari atat in informatiile asociate documentului (cuvinte cheie, atribute si valori ale acestora, autor, numar de inregistrare) cat si in interiorul documentului.

Pentru a putea reutiliza proceduri de cautare folosite in mod uzual, sistemul permite salvarea unor sabloane de cautare. Aceste sabloane pot fi expuse de catre autor si pentru alti colegi din cadrul organizatiei.

Integrare cu e-mail si fax:

Documentele pot intra in organizatie in moduri variate. La ora actuala, cea mai mare pondere o au documentele in format tiparit, insa transmiterea in format electronic devine utilizata pe scara din ce in ce mai larga. Sistemul SIVADOC este pregatit pentru preluarea informatiilor in oricare dintre aceste situatii.

Pentru documentele in format tiparit ofera mecanisme de scanare si extragere a informatiilor prin mecanisme de tip Optical Character Recognition, iar pentru documentele ce intra in format electronic utilizeaza mecanisme de integrare cu sisteme de mesagerie electronica, de management al mesajelor fax precum si facilitati de incarcare automata a documentelor salvate in anumite directoare.

Capabilitatile de integrare ale sistemului SIVADOC cu sistemele de mesagerie electronica nu se limiteaza insa numai la incarcarea informatiilor. Pentru a asigura faptul ca nu exista sincope in desfasurarea activitatilor, fiecare utilizator poate primi instructiunile de lucru proprii sub forma unor mesaje e-mail.


Managementul fluxurilor de lucru:

SIVADOC ofera un mediu de colaborare unitar si controlat pentru toti angajatii, incepand de la coordonatorii activitatilor si pana la utilizatorii obisnuiti, asigurand standardizarea si optimizarea fl uxurilor de procesare sau de aprobare desfasurate in cadrul organizatiei. Sistemul SIVADOC ofera posibilitatea definirii fluxurilor de lucru in functie de necesitatile organizatiei. Prin realizarea unui control efi cient al activitatilor desfasurate, sistemul va informa fi ecare utilizator despre instructiunile de lucru care ii sunt repartizate.

Coordonatorii vor putea superviza desfasurarea activitatilor pentru care sunt responsabili si vor primi notifi cari in momentul in care acestea se abat de la parcursul normal (de exemplu se depaseste un termen limita ce a fost stabilit sau un anumit utilizator a refuzat sa fi nalizeze instructiunea de lucru primita).

Securizarea accesului la informatii:
Mecanismul de securitate a accesului este unul complex si asigura:

 accesul controlat la orice nivel al Depozitului de documente, fi e ca acesta este sertar, dosar sau document;

 accesul controlat la functionalitatile sistemului, in functie de rolul utilizatorului in cadrul organizatiei (de exemplu un utilizator simplu nu va putea modifica flxurile de prelucrare prestabilite);

 utilizarea mecanismelor de semnatura electronica;

 gestionarea utilizatorilor sistemului, gruparea acestora in functie de rolul in organizatie si stabilirea nivelurilor de acces corespunzatoare;

 transmiterea in mod securizat a informatiilor daca se doreste accesarea aplicatiei din afara companiei sau din locatii distribuite;

 integrarea cu sistemul de utilizatori existent in organizatie, prin utilizarea tandardului LDAP.

Datorita sistemului de securitate si mecanismului de defi nire a responsabilitatilor, fiecare dintre angajati poate lucra numai cu acele documente care ii sunt necesare pentru indeplinirea in bune conditii a propriilor obligatii.

Mecanisme de administrare:
Prin facilitatile de administrare, SIVADOC reflecta in mod fi del modul de rganizare si activitatea desfasurata, asigurand protectia informatiilor atat in cadrul organizatiei cat si in exterior.

Limitele acestui program sunt constituite din insuficienta dotare tehnologica necesara pt functionarea sistemului

4. Costuri de implementare

Costurile implementarii tehnologiei SMS variaza in functie de capacitatile informatice ale fiecarei organizatii in parte, de personalul calificat detinut, de training-urile necesare acomodarii angajatilor cu noua tehnologie sin u in ultimul rand de costul de licenta al tehnologiei.

5. Iplementarea tehnologiei

Pentru a oferi organizatiilor toata fl exibilitatea in alegerea solutiilor utilizate si pentru a respecta preferintele sau competentele deja acumulate de catre specialistii in infomatica ai organizatiei, produsul SIVADOC a fost conceput astfel incat sa poata functiona pe oricare dintre sistemele de gestiune a bazelor de date renumite (Oracle, Microsoft SQL Server sau IBM DB2).Tot din ratiuni legate de fl exibilitate, SIVADOC a fost proiectat astfel incat sa poata functiona atat pe sistemul de operare Microsoft Windows cat si in mediul Linux.

Integrare cu Microsoft Office si Windows:

Prin facilitatile de integrare ale produsului SIVADOC cu aplicatii de uz larg precum Windows Explorer si aplicatiile din pachetul Microsoft Offi ce, functionalitatile sistemului de management al documentelor pot fi utilizate chiar din mediul de lucru curent. De exemplu, direct din aplicatia Microsoft Word, un utilizator poate alege sa blocheze spre editare un document sau poate incarca o noua versiune a acestuia in DEPOZITUL DE DOCUMENTE.

6. Aplicatii ale tehnologiei pe piata din Romania

SIVADOC reprezinta un produs informatic specific pietei din Romania, conceput de catre compania SIVECO Romania , adresandu-se prin adaptarea la particularitatile pietei nationale, potentialilor clienti.

Tehnologia Star Storage - Gestiunea Documentelor

1. Prezentarea tehnologiei si utilitatea acesteia

Fluxul si gestiunea documentelor sunt elemente critice pentru succesul unei organizatii, fi e ca este vorba de documente scanate, documente electronice generate pe calculator sau formate complexe de fisiere. Livrarea informatiei corecte, catre persoana potrivita, la momentul potrivit este un element fundamental al activitatii zilnice.
In multe organizatii, informatii esentiale sunt "inchise" in teancuri de hartii sau in "insule" izolate de informatii electronice. Companiile si institutiile sunt coplesite de cerintele de gestionare a informatiilor, de conformitate cu cerintele legale, diverse regulamente / reglementari specifice, avand costuri de gestionare a informatiilor in continua crestere.

Solutia Documentum ofera o platforma completa de gestiune a documentelor si continutului la nivelul unei organizatii, perfect scalabila atat din punct de vedere al dimensiunilor cat si al functionalitatilor. Conform studiilor independente ( ex. Gartner ), Documentum este considerata solutia de top in acest domeniu mentinandu-si aceasta pozitie in mod constant in ultimii ani.
Fiind mult mai mult decat o baza de date pentru continut nestructurat, Documentum livreaza o solutie pentru gestiunea intregului ciclu de viata al documentelor la nivel de organizatie.

Construirea unei arhive electronice de documente poate constitui un prim pas in crearea unui sistem unitar de gestiune a documentelor, un sistem care sa fie folosit in comun de toate aplicatiile software utilizate de organizatie (ex. de sisteme operationale tip ERP, CMR sau instrumente de raportare si asistare a deciziei).

Organizatiile au in mod tipic nevoie de a arhiva volume considerabile de date pentru perioade mari de timp, in conditii de siguranta, inalta disponibilitate si refolosire facila, toate acestea la un cost cat mai mic. Informatiile arhivate includ imaginile documentelor scanate, inregistrari, facturi, contracte, corespondenta, ordine de plata, declaratii fiscale, rapoarte precum si biblioteci multimedia de imagini, audio si video. Orice companie necesita arhivarea partiala - sau chiar totala - a acestor tipuri de documente si risca sa fie copletita de administrarea acestui volum mare de date care trebuie stocate si accesate la nevoie. Organizatiile necesita accesarea informatiilor arhivate fie in cadrul derularii operatiunilor curente cat si in cazuri speciale cum ar fi audituri sau controverse legale.


Documentum permite organizatiilor sa eficientizeze costurile prin utilizarea eficienta a spatiilor de stocare. Se poate astfel decide care spatiu de stocare ofera solutia optima din punct de vedere al raportului pret - performanta iar decizia se poate lua automat in functie de reguli dependente de specificul activitatii companiei cum ar fi perioade de timp, tip de informatie sau alte atribute ale documentelor (de exemplu, datele curente vor fi stocate pe sisteme de discuri magnetice, cu timp de acces foarte mic, datele istorice care sunt mai rar accesate dar trebuie sa ramana disponibile on-line sunt stocate pe librarii de discuri optice, mai putin rapide dar cu un cost al stocarii mult redus).

Documentum ofera nativ posibilitatea arhivarii "on-line" din punct de vedere al utilizatorilor astfel ac estia nu trebuie sa cunoasca locatia exacta de stocare fizica a unui document pentru a-l accesa.
Foarte important este faptul ca Documentum este bazat pe o arhitectura deschisa ceea ce faciliteaza integrarea cu alte solutii astfel incat se reduce semnificativ costul implementarii si conectarii la celelalte sisteme operationale in functiile de cerintele si exigentele fiecarei organizatii.

Pentru ca o solutie de arhivare electronica sa fie viabila, ea trebuie sa dea posibilitatea utilizatorului sa implementeze proceduri pentru stocarea, regasirea, diseminarea, protejarea, pastrarea si distrugerea informatiilor in functie de activitatea specifica, reglementari legale si regulamente interne.

Folosind Documentum se po t crea si modifica "nomenclatoare arhivistice" - ca fiind o ierarhie organizata de fisiere, dosare si documente. Fiecare element arhivat poate fi catalogat cu metadatele corespunzatoare.
Documentum permite crearea de conturi de utilizare si grupuri pentru controlul accesului la informatii, precum si definirea de elemente de auditare automata a accesului precum si alte informatii necesare gestionarii solutiei.
Solutiile de arhivare bazate pe platforma Documentum permit definirea de politici si reguli de pastrare a inregistrarilor (records management) astfel incat sa se automatizeze complet atat migrarea acestora intre sistemele de stocare (ex. de pe discuri magnetice rapide catre biblioteci de benzi magnetice sau discuri optice) precum si eliminarea definitiva atunci cand este cazul.

2. Avantaje si limite ale tehnologiei

Pe scurt, solutiile de arhivare bazate pe Documentum ofera urmatoarele capabilitati esentiale:

 Scalabilitate maxima in domeniu - demonstrata prin teste de performanta cu peste un miliard de obiecte gestionate

 Sistem de stocare (repository) unic - capabil sa inmagazineze orice tip de document

 Integrare usoara - cu alte aplicatii ce necesita documente prin folosirea unui API deschis si prin bazarea pe standarde universal adoptate cum ar fi JDBC, FTP, WebDAV

 Managementul stocarii - se poate folosi orice tip de echipament de stocare, in functie de necesitatile date de ciclul de viata al documentelor

 Gestiune ierarhica a stocarii - se migreaza automat continutul intre sisteme de stocare diferite

 Mediu complet securizat - se protejeaza eficient chiar si cele mai sensibile informatii prin criptare, auditare, autentificare puternica si alte facilitati de securitate

 Disponibilitate crescuta - toate componentele solutiilor de la depozitul de continut pana la serviciile oferite sunt proiectate astfel incat sa ofere disponibilitate maxima pentru continutul stocat

 Clasificare si catalogare a continutului - determinare automata a categoriilor de catalogare a unui document in functie de continutul sau astfel incat sa le integreze in taxonomia specifica organizatiei

3. Costuri de implementare

Costurile implementarii tehnologiei SMS variaza in functie de capacitatile informatice ale fiecarei organizatii in parte, de personalul calificat detinut, de training-urile necesare acomodarii angajatilor cu noua tehnologie sin u in ultimul rand de costul de licenta al tehnologiei.

Tehnologia CISCO Smartnet

1.Prezentarea tehnologiei si utilitatea ei

Aprovizionarea electronica - fie prin furnizori individuali sau prin piete si burse online - permite companiilor sa ofere angajatilor dispersati avantajul accesului prin Internet la materialele si resursele aprobate, si puterea de decizie si autoritatea de a incheia afacerea (pana la pragul stabilit). Selectarea produselor si termenii de plata sunt prestabiliti la nivelul departamentului central de aprovizionare. Bursele online ofera o alta cale de aprovizionare electronica, prin conectarea la o gama de furnizori noi si prin crearea unei competitii sanatoase pentru afacerea dumneavoastra.

Aprovizionarea reprezinta cumpararea de componente pentru produse, materii prime standard, elemente particularizate si alte bunuri necesare desfasurarii activitatii.

Aprovizionarea electronica aplica tehnologia Internetului in procesul de aprovizionare din cadrul lantului de aprovizionare. Aprovizionarea electronica este procesul de aprovizionare prin Internet din care se elimina documentatia tiparita. Solutiile de aprovizionare electronica sunt sisteme complet automatizate care actioneaza prin Internet pe baza de autoservire si care eficientizeaza tranzactiile de cumparare intre furnizori si cumparatori. Aceste solutii ofera, de asemenea, informatii esentiale pentru luarea unor decizii corecte privind aprovizionarea. Functiile de aprovizionare electronica evolueaza de regula de la simpla cumparare de marfuri si materiale prin Internet la implicarea totala pe pietele online.

2.Etape ale tehnologiei

Sistemul intern de cumparare: In aceasta faza, departamentul de aprovizionare isi desfasoara activitatile de cumparare prin Internet. Cumparatorii aleg din cataloage unificate care prezinta produsele mai multor furnizori preferati, dupa care realizeaza tranzactiile prin Internet. Aceasta faza creeaza baza pentru extinderea initiativei de aprovizionare electronica.

Sistemul de aprovizionare directa: In aceasta faza, alinierea dintre companie si reteaua furnizorului devine mai apropiata. Stimuland aranjarea din timp a contractelor de aprovizionare cu furnizorii, se schimba informatii detaliate cu acestia prin Internet pentru a elimina etapele de confirmare a comenzii, de verificare a creditului si a adresei de expediere.

Implicarea in piata: In aceasta faza, compania intra pe o piata electronica sau creeaza una. Acest tip de intermediar bazat pe Internet ii uneste pe cumparatori, vanzatori si brokeri pentru a stimula concurenta intre furnizori si pentru a le oferi acestora accesul la o comunitate mai larga de cumparatori. Pietele electronice ofera preturi dinamice, cumularea comenzilor, furnizori multipli, posibilitatea de a vedea preturile tuturor furnizorilor si ocazii de colaborare. Activitatea de aprovizionare electronica intr-o piata electronica poate imbraca doua forme:

- Participarea la un consortiu de schimburi comerciale

- Crearea de schimburi comerciale private

Pietele de aprovizionare electronica permit cautarea cumparatorilor sau vanzatorilor calificati sau inregistrati. In cadrul acestor piete, vanzatorii sau cumparatorii pot preciza preturi sau organiza licitatii si pot initia si incheia tranzactii. Multe piete electronice pot sa se implice de asemenea in administrarea sumelor de plata, incasari, acordarea de asistenta pentru clienti si alte servicii administrative.

Colaborarea: In aceasta ultima faza, compania isi pune in legatura procesele si sistemele interne de aprovizionare cu furnizorii prin extranetul unui partener - in principiu, o conexiune securizata intre sisteme realizata prin reteaua publica Internet. Cand este nevoie de provizii sau materiale, aceste sisteme care colaboreaza comunica imediat comenzile, verifica disponibilitatile, programeaza expedierea si efectueaza platile - totul fara participarea angajatilor departamentului de aprovizionare. Pietele electronice pot asigura o cale simpla de integrare a sistemului companiei cu mai multi furnizori simultan, prin stabilirea de standarde reciproce de aprovizionare electronica

Lansarea unei solutii de aprovizionare electronica pot ajuta reducerea atat a costurile directe (parte din produsul final, cum ar fi plasticul) cat si a celor indirecte (legate de crearea produsului final, cum ar fi scaunele de birou). Se poate creste eficienta aprovizionarii, se reduce timpul de productie general si imbunatatesc controalele de aprovizionare.

3.Avantaje ale tehnologiei

Un management imbunatatit al furnizorului:

Solutiile de achizitii electronice permit companiilor sa gaseasca furnizorii cu cel mai bun raport calitate pret si sa inlesneasca procesul de negociere si contractare.

Reducerea costurilor si economisirea din aprovizionare:

Aprovizionarea electronica ajuta la cresterea productivitatii si reducerea costurilor personalului de aprovizionare. Se poate reduce gradul de dependenta fata de documentele tiparite, cum ar fi cererile de oferta, raspunsurile si comenzile. Se poate, de asemenea, amplifica puterea de cumpararea a companiei calificandu-se pentru reduceri sau oferte speciale. In medie, reducerile si economiile in costurile aprovizionarii electronice se situeaza intre 15 si 35%, in functie de nivelul de integrare a companiei.

Imbunatatirea documentatiei:

Aprovizionarea electronica ajuta la elaborarea unor rapoarte si evidente imbunatatite prin pastrarea unei inregistrari electronice a tranzactiilor. Acest lucru ajuta la inregistrarea mai precisa a comenzilor si eliminarea obiceiurilor de cumparare independente si dezordonate.

Viteza crescuta:

Aprovizionarea electronica ajuta angajatii sa-si automatizeze multe dintre responsabilitatile de rutina, sa elimine responsabilitatile redundante (cum ar fi aprobarile pentru aprovizionare) si sa creasca eficienta acestora.

4.Implementarea tehnologiei CISCO

Crearea de solutii de aprovizionare electronica necesita conexiuni sigure intre parteneri. Routerele Cisco 1751, dotate cu un modul VPN optional pentru seria Cisco 1700, asigura criptarea DES si 3DES (3DES este cea mai puternica cifrare existenta) pe baza de hardware la viteza conexiunii fizice (T1/E1), ceea ce inseamna ca routerul functioneaza la maximum de performanta, protejand in acelasi timp datele.

Administratorii de retele pot implementa niveluri si mai ridicate de securitate a datelor si pot imbunatati performantele retelelor locale (LAN) prin introducerea de retele locale virtuale (VLAN). Catalyst 2900 XL si 3500 XL au grija ca pachetele de date sa fie trimise numai catre statiile dintr-un anumit VLAN, creand domenii separate de coliziune intre grupurile de porturi din retea si reducand nivelul transmisiei de pachete broadcast.

Atat Router-ul Cisco 1700 cat si switch-ul Catalyst 2950/3500XL sunt puncte principale in retea fiind astfel puncte critice ale retelei. Defectarea sau deprecierea performantei acestor noduri va afecta intreaga retea.

5.Studii de caz

Exemplu de aprovizionare electronica: Reducerea costurilor si economisirea din aprovizionare

Un lant de firme cu cinci locatii care se ocupa de modernizarea locuintelor a lansat un sistem de aprovizionare electronica care unifica aprovizionarea produselor de birotica pentru toate departamentele. Necesitatile de cumparare ale intregului lant au fost centralizate si, astfel, s-a primit o reducere de la furnizorul de hartie. Costurile s-au redus si eficienta comenzilor a crescut.

Exemplu de aprovizionare electronica: Reducerea costurilor si economisirea din aprovizionare

Un lant de firme cu cinci locatii care se ocupa de modernizarea locuintelor a lansat un sistem de aprovizionare electronica care unifica aprovizionarea produselor de birotica pentru toate departamentele. Necesitatile de cumparare ale intregului lant au fost centralizate si, astfel, s-a primit o reducere de la furnizorul de hartie. Costurile s-au redus si eficienta comenzilor a crescut.

Exemplu de aprovizionare electronica: Imbunatatirea documentatiei

Punctul de productie al unei fabrici de componente de calculatoare dorea sa reduca erorile din comenzile pentru aprovizionarea de materiale. S-a implementat un sistem de aprovizionare electronica care a transpus online toate fazele de verificare a comenzilor, platilor si expeditiilor, reducand astfel erorile de furnizare si intarzierile din productie.

Exemplu de aprovizionare electronica: Viteza crescuta

Membrii departamentului de aprovizionare al unei companii de chimicale de dimensiuni medii se plangeau permanent de greutatea obtinerii aprobarilor in cazul unor aprovizionari marunte. Prin solutia de aprovizionare electronica, compania a infiintat un prag pentru aprovizionari care nu mai necesita niveluri multiple de aprobari. Departamentele pot trimite comenzi furnizorilor selectati, eliminand astfel pierderea de timp necesara obtinerii de aprobari.