Caietul de sarcini

Capitolul 2 reprezinta punctul central al lucrarii de fata si analizeaza pe de o parte intocmirea caietului de sarcini in functie de tipul de licitatie de atribuire si rolul pretului atat in cadrul caietului de sarcini cit si in structura unei lucitatii.

Prima parte a capitolului dezvolta tipurile de achizitii conform OG nr. 34 / 2006 privind atribuirea contractelor  de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor deconcesiune de servicii aprobata prin Legea nr. 337/2006, modificata si completata prin Legea nr. 128/2007 si OUG 94/2007 si totodata relationarea cu pretul in contextul alegerii tipului de achizitie publica.

Cea de a doua parte a capitolului 2 se axeaza pe modul in care se intocmeste un caiet de sarcini, regulile care trebuie aplicate si respectate in procesul de concepere a caietului de sarcini si structura acestuia in conformitate cu normele legale actuale din Romania.

Aplicarea procedurilor de atribuire reprezinta cea de a treia parte a capitolului 2 si se axeaza pe fiecare tip de licitatie in parte: licitatie deschisa, licitatie restransa, dialogul competitiv, negocierea cu publicarea prealabila a unui anunt de participare, negocierea fara publicarea prealabila a unui anunt de participare si cererea de oferte.

Ultima parte a capitolului 2 prezinta pe larg modul de evaluare a ofertelor conform criteriului de atribuire ales si sublinieaza rolul pretului in cadrul unei achizitii publice.

1. Tipuri de licitatii

Achizitiile publice in Romania sunt reglementate prin OG nr. 34 / 2006 privind atribuirea contractelor  de achizitie publica, a contractelor de concesiune de lucrari publice si a contractelor deconcesiune de servicii aprobata prin Legea nr. 337/2006, modificata si completata prin Legea nr. 128/2007 si OUG 94/2007.

Conform OG 34/2006 contractele de achizitie sunt de 3 feluri si anume contracte de lucrari, contracte de servicii si contracte de furnizare

In continuare le vom analiza succint pe fiecare in parte.  Contractul de lucrari este contractul de achizitie publica care are ca obiect fie executia de lucrari sau constructii, fie proiectare si executia de lucrari sau constructii

Contractul de furnizare este contractul de achizitie publica care are ca obiect furnizarea a unui sau mai multor produse prin cumparare, rate, leasing cu sau fara obtiune de cumparare inclusiv punerea in functiune a respectivului sau respectivelor produse

Contractul de servicii este contractul de achizitie publica care are ca obiect prestarea unuia sau mai multor servicii[4].

S-a stabilit ca in cazul in care un contract de achizitie implica atat furnizarea de produse cat si servicii se va considera contract de furnizare daca suma prevazuta pentru produse este mai mare decat cea prevazuta pentru servicii si contract de servicii daca suma aferenta serviciilor este mai mare decat cea pentru achizitionarea produselor.

OG 34 /2006 nu se aplica atunci cand atribuirea contractelor de achizitie publica de servicii implica "cumpararea sau inchirierea, prin orice mijloace financiare, de terenuri, cladiri existente, alte bunuri imobile ori a drepturilor asupra acestora", "prestarea de servicii de arbitraj si conciliere", "prestarea de servicii financiare in legatura cu emiterea, cumpararea, vanzarea sau transferul valorilor mobiliare ori al altor instrumente financiare, in special operatii ale autoritatii contractante efectuate in scopul atragerii de resurse financiare si/sau de capital, precum si la prestarea de servicii specifice unei banci centrale de catre Banca Nationala a Romaniei", "angajarea de forta de munca, respectiv incheierea de contracte de munca", "prestarea de servicii de cercetare-dezvoltare remunerate in totalitate de catre autoritatea contractanta si ale caror rezultate nu sunt destinate, in mod exclusiv, autoritatii contractante pentru propriul beneficiu" . De asemenea OG 43/2006 nu se aplica in cazul incheierii contractelor de achizitie publica in urma "unui acord international incheiat in conformitate cu prevederile Tratatului cu unul sau mai multe state care nu sunt membre ale Uniunii Europene si care vizeaza furnizarea de produse sau executia de lucrari, destinate implementarii ori exploatarii unui proiect in comun cu statele semnatare, si numai daca prin acordul respectiv a fost mentionata o procedura specifica pentru atribuirea contractului respectiv" si/sau in urma "unui acord international referitor la stationarea de trupe si numai daca prin acordul respectiv a fost prevazuta o procedura specifica pentru atribuirea contractului respectiv" .

Conform OG 34/2006 art. 18 atribuirea contractelor de achizitiie publica se realizeaza prin licitatie deschisa sau licitatie restransa. Urmeaza, ca si proceduri speciale de incheiere a contractelor de achizitie publica, dialogul competitiv, negocierea cu publicarea prealabila a unui anunt de participare, negocierea fara publicarea prealabila a unui anunt de participare. Aceste proceduri speciale necesita un set de conditii premergatoare aplicarii lor. Exista si o procedura simplificata (de altfel cea mai des utilizata) si anume cererea de oferte.

Observam astfel impartirea in tipuri de licitatii a contractelor de achizitie publica in functie de valoarea estimata a contractului. Conform OG 34/2006 art. 124. procedurile de atribuire se impart pe tipul contractului de achizitie astfel pentru contractul de lucrari se aplica licitatia deschisa pentru valori estimate ce depasesc echivalentul in lei a 500 000 euro, pentru contractul de furnizare si cel de servicii pentru valori ce depasesc echivalentul in lei a 75 000 euro. In cazul valorilor estimate sub aceste praguri mentionate se aplica procedura simplificata de atribuire a contractelor de achizitie publica si anume cererea de oferte.

Pentru o intelegere mai buna a conceptului de valoare estimata trebuie specificat faptul ca sunt anumite reguli ce trebuie urmate. In primul rand se estimeaza valoare in cazul atribuirii unui contract in "baza calcularii si insumarii tuturor sumelor platibile pentru indeplinirea contractului respectiv, fara taxa pe valoarea adaugata, luand in considerare orice forme de optiuni si, in masura in care acestea pot fi anticipate la momentul estimarii, orice eventuale suplimentari sau majorari ale valorii contractului"[7]. Conform Ghidului pentru atribuirea contractelor de achizitie publica se recurge la determinarea valorii estimate pentru determinarea resurselor financiare si totodata alegerea corecta a procedurii de atribuire .

In continuare voi dezvolta pe scurt fiecare tip de licitatie punctand pe rolul pretului in cadrul fiecareia.

Licitatia deschisa, dupa cum am mai spus, se aplica in cazul atribuirii contractelor de achizitie publica de lucrari cu o valoare estimata mai mare decat echivalentul in lei a 500 000 euro iar pentru atribuirea contractelor de servicii respectiv furnizare cu o valoarea mai mare decat echivalentul in lei a 75 000 euro. Licitatia deschisa se initieaza prin publicarea unui anunt de intentie, in conditiile in care doreste o reducere a perioadei de desfasurare a licitatie si valoarea estimata a contractelor de achizitie publica este mai mare decat echivalentul in lei a 750 000 euro sau valoarea contractelor de achizitie lucrari depaseste echivalentul in lei a 5 000 000 euro, in Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP)[9], in Jurnalul Oficial al Uniunii Europene si in Monitorul Oficial al Romaniei partea a VI-a - Achizitii publice. In cazul in care valoarea contractelor de achizitie publica este mai mica decat pragurile mentionate mai sus, licitatia deschisa se initiaza prin publicarea in SEAP a unui anunt de intentie. Putem observa astfel ca , in functie de valoarea contractului, de pretul platit pentru achizitionarea unei lucrari, serviciu sau produs se schimba si modalitatea de atribuire a respectivului contract de achizitie publica.

Licitatia restransa se aplica cand ca numai candidatii selectati din cei care isi depun candidatura in urma anuntului de participare publicat au dreptul de a depune oferta. Are doua etape si anume selectarea candidatilor prin aplicarea criteriilor de selectie si evaluarea ofertelor depuse prin aplicarea criteriului de atribuire. Conform OG 34/2006, numarul candidatilor selectati poate fi limitat cu conditia ca sa existe suficienti candidati disponibili (art. 85 alin. 2).

Negocierea cu sau fara publicarea prealabila a unui anunt de participare se aplica in momentul in care prin aplicarea "licitatie deschise, a licitatiei restranse dialogului competitiv sau a cererii de oferte, nu a fost depusa nicio oferta sau au fost depuse numai oferte inacceptabile ori neconforme. Aplicarea procedurii de negociere in acest caz este posibila numai dupa anularea procedurii initiale de licitatie deschisa, licitatie restransa, dialog competitiv sau cerere de oferte si numai daca cerintele initiale prevazute in documentatia de atribuire nu sunt modificate substantial"[10]. Desigur aceasta procedura lasa loc interpretarilor asupra aplicarii principiilor enuntate in OG 34/2006 si anume nediscriminarea, tratamentul egal, recunoasterea reciproca, transparenta, proportionalitatea, eficienta utilizarii fondurilor publice in special datorita faptului ca autoritatea contractanta este cea care alege operatorii economici cu care sa poarte negocierea.

Cererea de oferte reprezinta procedura simplificata de atribuire a contractelor de achizitie publica. Acesata procedura se aplica in cazul cand valoarea estimata a contractului de lucrari, servicii sau furnizare este mai mare decat echivalentul in lei a 10 000 euro si mai mica decat 75 000 euro. Aceasta se initiaza prin publicarea in SEAP a unei invitatii de participare.

Intocmirea caietului de sarcini

Caietul de sarcini se intocmeste de catre autoritatea contractanta si trebuie sa cuprinda o descriere obiectiva a obiectului contractului de achizitie publica si pe baza carora operatorul economic isi va elabora oferta. In acest sens, documentatia trebuie sa fie clara, completa si fara echivoc.

Caietul de sarcini trebuie obligatoriu sa fie terminata inainte de transmiterea anuntului de participare sau a invitatiei de participare catre operatorii economici.

Caietul de sarcini trebuie sa cuprinda in mod obligatoriu specificatii tehnice adica acele cerinte, prescriptii si caracteristici tehnice cu ajutorul carora sunt descrise produsele, serviciile sau lucrarile ce reprezinta obiectului contractului de achizitie publica[12]. Specificatiile tehnice trebuie sa permita accesul egal si liber la procedura de atribuire si nu trebuie sa contina elemente care sa aiba ca efect introducerea unor obstacole nejustificate de natura sa restranga concurenta. Atunci cand este posibil, specificatiile tehnice se definesc in asa fel incat sa corespunda necesitatilor sau exigentelor utilizatorilor, inclusiv ale persoanelor cu dizabilitati.

Astfel specificatiile tehnice definesc, dupa caz, caracteristici referitoare la nivelul calitativ, tehnic si de performanta, cerinte privind impactul asupra mediului inconjurator, siguranta in exploatare, dimensiuni, terminologie, simboluri, teste si metode de testare, ambalare, etichetare, marcare si instructiuni de utilizare a produsului, tehnologii si metode de productie, sisteme de asigurare a calitatii si conditii pentru certificarea conformitatii cu standarde relevante sau altele asemenea.

In cazul contractelor pentru lucrari, specificatiile tehnice pot face referire si la prescriptii de proiectare si de calcul al costurilor, verificare, inspectia si conditiile de receptie a lucrarilor, verificarea, inspectia si conditiile de receptie a tehnicilor, procedeelor si metodelor de executie precum si orice alte conditii cu caracter tehnic pe care autoritatea contractanta este capabila sa le descrie, in functie si de diverse acte normative si reglementari generale sau specifice, in legatura cu lucrarile finalizate si cu materialele sau late elemente componente ale acestor lucrari.

Specificatiile tehnice se definesc fie prin referire la (in aceasta ordine) standarde nationale care adopta standarde europene, omologari tehnice europene, standarde internationale, alte referinte de natura tehnica elaborate de organisme de standardizare europene, alte standarde, omologari sau reglementari tehnice nationale privind utilizarea sau proiectarea, calculul si exexutia lucrarilor (numai insotita de mentiunea "sau echivalent"), fie prin precizarea performantelor si/sau cerintelor functionale care pot include si caracteristici de mediu care trebuie sa fie suficient de precise pentru a permite operatorilor economici determinarea obiectului contractului, fie prin precizarea perfomantelor si/sau cerintelor functionale sustinute prin referirea la standarde, omologari tehnice, specificatii tehnice comune ca mijloc de prezumtie a conformitatii cu nivelul de performanta solicitate, fie combinat, respectiv, pentru anumite caracteristici, prin precizarea performantelor si/sau cerintelor functionale, si pentru alte caracteristici, prin referirea la standarde sau omologari tehnice.

Este interzis a se defini in caietul de sarcini specificatii tehnice care indica o anumita origine, sursa, productie, un procedeu special, o marca de fabrica sau de comert, un brevet de inventie, o licenta de  fabricatie, care au ca efect favorizarea sau eliminarea anumitor operatori economici ori anumitor produse.

3. Aplicarea procedurilor

Aceasta sectiune trateaza modul in care trebuie aplicate procedurile legale in vigoare pentru atribuirea contractelor de achizitii.

In primul rand trebuie avute in vedere principiile care stau la baza achizitiilor publice si anume:

a) nediscriminarea;

b) tratamentul egal;

c) recunoasterea reciproca;

d) transparenta;

e) proportionalitatea;

f) eficienta utilizarii fondurilor;

g) asumarea raspunderii[13].

Prin nediscriminare se intelege asigurarea conditiilor de manifestare a concurentei reale pentru ca orice operator economic, indiferent de nationalitate:

- sa poata participa la procedura de atribuire;

- sa aiba sansa de a deveni contractant.

Prin tratament egal se intelege stabilirea si aplicarea, oricand pe parcursul procedurii de atribuire,  de:

- reguli;

- cerinte;

- criterii

identice pentru toti operatorii economici, astfel incat acestia sa beneficieze de sanse egale de a deveni contractanti.

Prin recunoastere reciproca se intelege acceptarea:

produselor, serviciilor, lucrarilor oferite in mod licit pe piata Uniunii Europene;

diplomelor, certificatelor, a altor documente, emise de autoritatile competente din alte state;

specificatiilor tehnice, echivalente cu cele solicitate la nivel national.

Prin transparenta se intelege aducerea la cunostinta publicului a tuturor informatiilor referitoare la aplicarea procedurii de atribuire.

Prin proportionalitate se intelege asigurarea corelatiei intre:

necesitatea autoritatii contractante;

obiectul contractului de achizitie publica;

cerintele solicitate a fi indeplinite.

Prin eficienta utilizarii fondurilor publice se intelege aplicarea procedurilor de atribuire competitionale si utilizarea de criterii care sa reflecte avantajele de natura economica ale ofertelor in vederea obtinerii raportului optim intre calitate si pret.

Banii publici sunt epuizabili, astfel incat trebuie utilizati judicios pentru a sustine dezvoltarea durabila. Pentru aceasta trebuie avute in vedere obiectivele sociale, etice si de protectie a mediului.

Prin asumarea raspunderii se intelege determinarea clara a sarcinilor si responsabilitatilor persoanelor implicate in procesul de achizitie publica, urmarindu-se asigurarea:

profesionalismului;

impartialitatii;

independentei

deciziilor adoptate pe parcursul derularii acestui proces.

Efecte urmarite:

deschiderea si dezvoltarea pietei de achizitii publice;

instituirea unui cadru bazat pe incredere, corectitudine si impartialitate;

eliminarea elementelor de natura subiectiva care ar putea influenta deciziile in procesul de achizitie publica;

eliminarea tratamentului preferential acordat operatorilor economici locali;

asigurarea 'vizibilitatii' regulilor, oportunitatilor, procedurilor si a rezultatelor;

eliminarea cerintelor restrictive;

obtinerea celei mai bune valori pentru fondurile publice, intotdeauna considerate ca fiind insuficiente in raport cu necesitatile;

supravegherea costurilor procesului de achizitie publica, intelegand prin aceasta atat costurile aferente administratiei, cat si costurile aferente ofertantului;

limitarea aparitiei erorilor pe parcursul desfasurarii procesului de achizitie publica;

reducerea fraudei si coruptiei.

Prin eficienta utilizarii fondurilor publice se intelege aplicarea procedurilor de atribuire competitionale si utilizarea de criterii care sa reflecte avantajele de natura economica ale ofertelor in vederea  obtinerii raportului optim intre calitate si pret .

Avand in vedere aceste principii o autoritate contractanta este obligata sa aplice prevederile OG 34 / 2006 respectand totodata si precizarile din Ordinul 155/2006.

Aplicarea procedurilor de atribuire a contractelor de achizitie cuprinde in principal urmatoarele etape:

elaborarea planului anual de achizitii;

elaborarea calendarului procedurii de atribuire;

nota justificativa privind determinarea valorii estimate;

nota justificativa privind alegerea procedurii (daca este alta decat licitatie deschisa sau inchisa);

nota justificativa privind alegerea criteriilor de selectie si calificare (situatia economico-financiara si tehnico-profesionala);

nota justificativa privind alegerea criteriului de atribuire;

elaborarea documentatiei de atribuire (fisa de date, caietul de sarcini, formularele necesare ofertantilor);

transmiterea anuntului de intentie, de participare sau, dupa caz, a invitatiei de participare;

primirea ofertelor

sedinta de deschidere a ofertelor;

intocmirea raportului procedurii;

incheierea contractului;

transmiterea anuntului de atribuire daca este cazul.

4. Evaluarea ofertelor

Evaluarea ofertelor se realizeaza de catre comisia de evaluare si are, in principal, doua etape si anume sedinta de deschidere a ofertelor, cand se verifica conformitatea administrativa si criteriile de calificare si selectie si cea de a doua etapa in momentul analizarii ofertelor cand se verifica conformitatea cu caietul de sarcini si se aplica criteriul de atribuire (pretul cel mai scazut sau oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere economic).

Atributiile comisiei de evaluare sunt urmatoarele:

a) deschiderea ofertelor si, dupa caz, a altor documente care insotesc oferta;

b) verificarea indeplinirii criteriilor de calificare de catre ofertanti/candidati, in cazul in care acestea au fost solicitate prin documentatia de atribuire;

c) realizarea selectiei/preselectiei candidatilor, daca este cazul;

d) realizarea dialogului cu operatorii economici, in cazul aplicarii procedurii de dialog competitiv;

e) realizarea negocierilor cu operatorii economici, in cazul aplicarii procedurilor de negociere;

f) verificarea propunerilor tehnice prezentate de ofertanti, din punct de vedere al modului in care acestea corespund cerintelor minime din caietul de sarcini sau din documentatia descriptiva;

g) verificarea propunerilor financiare prezentate de ofertanti, din punct de vedere al incadrarii in fondurile care pot fi disponibilizate pentru indeplinirea contractului de achizitie publica respectiv precum si, daca este cazul, din punct de vedere al incadrarii acestora in situatia prevazuta la art. 202 din ordonanta de urgenta ;

h) stabilirea ofertelor inacceptabile sau neconforme si a motivelor care stau la baza incadrarii ofertelor respective in aceasta categorie;

i) stabilirea ofertelor admisibile;

j) aplicarea criteriului de atribuire, astfel cum a fost prevazut in documentatia de atribuire, si stabilirea ofertei/ofertelor castigatoare;

k) in cazuri justificate conform prevederilor art. 209 din ordonanta de urgenta, elaborarea unei propuneri de anulare a procedurii de atribuire;

l) elaborarea raportului procedurii de atribuire, astfel cum este acesta prevazut la art. 213 alin. (2) din ordonanta de urgenta[15].

In primul caz de atribuire, si anume pretul cel mai scazut, conditiile ce trebuie indeplinite de catre ofertanti sunt cele de calificare si selectie impuse prin fisa de date a achizitiei. Astfel incat orice oferta care nu contine toate documentele de calificare si/sau selectie, si totodata, nu reuseste sa isi completeze dosarul dupa ce comisia de evaluare le-a cerut dupa deschiderea ofertelor[16] este respinsa ca fiind neconforma. In urma acestei selectari se realizeaza o ierarhie dupa pret, urmand ca oferta cu pretul cel mai scazut si care indeplineste toate criteriile de selectie si calificare si raspunde la toate cerintele din caietul de sarcini sa fie castigatoare.

In ceea ce priveste cel de al doulea criteriu utilizat, cea mai avantajoasa oferta din punct de vedere economic, avem diferite variante de calcul. Se stabilesc prin fisa de date criteriile la care oferta trebuie sa raspunda care pot fi:

termenul de livrare sau de executie

costurile curente

nivelul calitativ

servicii post-vanzare

garantii, post-garantii

altele.

Aceste criterii primesc un anumit punctaj. In fisa de date trebuie specificat clar felul in care se vor calcula aceste punctaje, nimic nemaifiind la latitudinea membrilor comisiei. Desigur, ofertantii trebuie informati, prin fisa de date, la metoda de calcul, formula de calcul, punctajul maxim alocat pentru fiecare criteriu si perioada de timp pana la anuntarea rezultatelor.