Comunicarea in afaceri

COMUNICAREA IN AFACERI

1.     Coordonate de baza.

2.     Trasaturi caracteristice.

3.     Succesul comunicarii in afaceri (eficienta si eficacitate).

4.     Canale de comunicare in interiorul organizatiei.

5.     Parteneri externi de comunicare ai organizatiei

6.     Raportul dintre comunicarea interna si cea externa.

7.     Mijloace de comunicare.

1. Comunicarea in afaceri ca forma a comunicarii interpersonale reprezinta procesul de transmitere a unui mesaj despre « ceva » receptorului in legatura directa sau indirecta cu indeplinirea unor sarcini profesionale a organelor respective.

Continutul comunicarii in afaceri in general e dat de contextul particular in care acest proces se desfasoara. Datorita acestuia, comunicarea in afaceri are o serie de trasaturi speciale.

Coordonatele de baza ale comunicarii in afaceri sunt:

A.     existenta unei organizatii formale

B.     comunicarea in afaceri se realizeaza de cele mai multe ori in legatura cu sarcinile individului in cadrul derularii unei afaceri sau tranzactii

A. creata si compusa din indivizi a caror eforturi sunt coordonate in vederea atingerii obiectivului economic propus. Un rol primordial revine comunicarii. Aceasta se poate desfasura fie in cadrul organizatiei respective, fie in mediul de afaceri in care aceasta evolueaza. Insusi organizatia poate fi privita ca fiind intr-o mare masura un rezultat sau o constructie a comunicarii.

In legatura cu sracinile si rolurile indivizilor, intr-o tranzactie, comunicarea are in vedere ansamblul comunicarii interne dintre membrii organizatiei, cat si ansamblul interactiunilor organizate de acestia cu alte persoane sau grupuri de persoane ce apartin unor organizatii exterioare. In cadrul derularii oricarei afaceri, fiecare individ depinde de un altul, el avand nevoie in afara de resurse primare sau de baza, si de o serie de informatii, idei, sfaturi, care sunt date fie de staff-ul de conducere, fie de catre mediul de afaceri.

In cazul comunicarii in afaceri, un rol important il are nevoia de comunicare, cat si modul corect sau mai putin corect in care individul comunica. Toate acestea afecteaza in mod direct modul in care sunt indeplinite sarcinile sau activitatile cu un consum redus de resurse. Nevoia de comunicare este diferita in functie de caracterul sarcinilor pe care trebuie sa le indeplineasca individul in cadrul organizatiei economice, unele sarcini fiind de rutina (individul le-a indeplinit de cateva ori, stiind cum trebuie sa procedeze pt. atingerea acestora). Din acest motiv, individul nu trebuie sa aiba prea multe informatii noi.

Cea de-a doua categorie de sarcini sunt cele neprogramate – aceste responsabilitati cer o nevoie de informatii superioara sarcinilor de rutina.

2. Caracteristici principale:

a)     caracter predominant pragmatic determinat de urmarirea unor scopuri practice

b)     preocupare pt. eficienta procesului de comunicare

c)     adaptarea mesajului la auditoriu

d)     preocuparea organizatiilor pt. promovarea propriei imagini prin comunicare

a)     In cadrul comunicarii in afaceri, predomina functia practica a limbajului. In cadrul unei negocieri comerciale, comunicarea se realizeaza intre membrii echipelor de negociere, intre acestia si staff-ul organizatiei pe care o reprezinta. Caracterul predominant pragmatic este dat de faptul ca comunicarea in afaceri apare ca si o transmitere de informatii (ordine) in vederea evaluarii modului de realizare a sarcinilor si in vederea colectarii de informatii de pe piata.

b)     Comunicarea in afaceri ca si o forma de comunicare urmareste rezolvarea oricaror probleme ce apar in desfasurarea activitatii oricarei organizatii cu caracter economic. Comunicarea trebuie sa se realizeze cu un consum cat mai redus de resurse. Un proces de comunicare poate fi considerat eficient numai in masura in care se desfasoara cu un consum redus de resurse.

c)     In cadrul comunicarii in afaceri, o importanta deosebita o are modul de structurare a mesajului transmis, care trebuie sa fie usor de inteles, sarcina care trebuie sa revina celui ce incearca sa transmita idei. Scopul principal al emitentului este acela de a realiza sau structura mesajul astfel incat sa fie adaptat receptorului pt. a putea fi usor de inteles de catre acesta din urma.

d)     Omul de afaceri e constient de faptul ca prin comunicare acesta trebuie sa realizeze interlocutorului o imagine buna despre sine, produsele sale si organizatia pe care o reprezinta.

3. Caracterul predominant pragmatic al comunicarii in afaceri ridica problema necesitatii evaluarii rezultatelor acestui proces. Principalul criteriu de masurare a succesului comercial e masura in care E isi indeplineste scopul propus. Daca acesta si-a atins obiectivul, putem spune ca comunicarea a avut succes, iar daca nu, este un esec.

Calitatea comunicarii de a asigura realizarea obiectivului propus poate fi definit prin termenul de eficacitate. Aceasta se bazeaza pe capacitatea persoanei care comunica de a sti cum trebuie actionat sau ce trebuie propus pt. a atinge obiectivul vizat.

Eficienta comunicarii se refera la capacitatea de a transmite informatia cu un consum minim de resurse in cadrul oricarei organizatii.

Nu se poate gasi calea spre eficacitatea si eficienta comunicarii simultan in cadrul unei organizatii intotdeauna. Managerii oricarei organizatii economice sunt acele persoane care trebuie sa decida care dintre acele aspecte trebuie sacrificate intr-o anumita masura la un moment dat.

Cercetari in domeniul comunicarii in afaceri au relevat faptul ca exista o legatura directa intre cresterea productivitatii si grija managerilor institutiei respective fata de modul in care se realizeaza procesul de comunicare la nivelul entitatii respective. In 1950, preocuparile specialistilor au fost orientate in special catre mijloace de comunicare orale si scrise. In perioada `60, comunicarea organizationala a devenit un obiect de studiu de sine-statator cu caracter interdisciplinar, in studiul acestei discipline aducandu-si aportul si sociologia, psihologia etc. Ca o concluzie la eficienta si eficacitatea procesului de comunicare avem: problema comunicarii are un rol foarte important la nivelul staff-ului de conducere al oricarei organizatii. O motivatie a acestui fapt e data de configuratia mediului de afaceri contemporan, ce se afla intr-o continua interactiune cu alte medii.

4. Canalele de comunicare – ansamblul mijloacelor ce creeaza contacte intre indivizi sau rolul (postul) de munca si care sunt folosite la nivelul organizatiei in mod repetat.

Formele canalelor de comunicare existente in cadrul oricarei organizatii sunt variate, ele formand in procesul de transmitere a informatiei 5 tipuri de retele de comunicare:

a)     Reteaua comasata. Acea forma de organizare a canalului de comunicare in care mai multe persoane obtin informatii de la aceeasi sursa. In cadrul acestui tip de interdependenta, relatiile interpersonale sunt slabe, comunicarea interpersonala fiind sporadica. Potrivit acestui lucru, reteaua comasata e aceea in care domina comunicarea intr-un singur sens, in cadrul acesteia, nefiind necesare reactii din partea R (un schimb simultan de informatii).

b)     Reteaua secventiala. E o forma de organizare in succesiune a canalelor de comunicare in care informatia este transmisa unilateral, o persoana obtinand informatii de la o alta, situata „inaintea sa”, informatii ce sunt apoi transmise persoanelor urmatoare. Aceasta retea apare atunci cand se doreste transmiterea de instructiuni de la nivel ierarhic superior catre nivel ierarhic inferior.

c)     Reteaua liniara reciproca. Ca si reteaua secventiala, acest tip de retea poate fi privita ca o succesiune de canale, in care persoanele care o compun comunica in ambele sensuri. Comunicarea de sus in jos si invers pe diferite nivele ierarhice sau comunicarea se ce realizeaza la nivel ierarhic, la fel, sunt canalele prin care informatia se transmite in mod bilateral – de la un individ la altul.

d)     Reteaua echipa. Acest tip de retea e dat de ansamblul interactiunilor in care fiecare membru al organizatiei e reciproc interdependent si comunica cu fiecare al membru al organizatiei. In cadrul retelei, relatiile de tip interpersonale sunt foarte bogate si variate, ca si continut. Eficienta comunicarii depinde

e)     de marimea echipei in cadrul careia se comunica, dat fiind faptul ca interactiunile bilaterale vor fi cu atat mai numeroase cu cat creste numarul persoanelor ce formeaza echipa.

f)      Reteaua echipa pe nivele ierarhice diferite.

Canale interne de comunicare in cadrul organizatiei.

Comunicarea in cadrul organizatiei se desfasoara prin diverse canale de comunicare ce se clasifica in:

• categoria canalelor formale de comunicare
• categoria canalelor informale de comunicare

Canalele formale (oficiale) fac parte din structura organizatorica formala a intreprinderii, avand drept scopfacilitarea comunicarii legata de indeplinirea sarcinilor de lucru prin emiterea si controlul modului in care circula informatia la nivelul personalului angajat. Ele se clasifica in:

canale formale verticale se sus in jos, prin care informatia se transmite de la superior catre subaltern. Pe aceste tip de canale se transmite instructiuni, informatii despre politica organizatiei economice, informatii despre obiectivele stabilite si informatii despre metodele utlizate pt. atingerea acestora. Tot prin intermediul acestor canale sunt transmise si informatii ce au in vedere performantele economice ale subordonatilor. Comunicarea realizata prin aceste canale are un rol important in ceea ce priveste coordonarea eforturilor tuturor membrilor organizatiei pt. atingerea obiectivului propus.

canale verticale de jos in sus, realizate de la inferior la superior. Forma clasica a acestei comunicari e cea in care subalternul raporteaza superiorului ierarhic informatiile referitoare la modul de indeplinire a sarcinilor trasate. Aceasta comunicare are diverse functii in cadrul comunicarii. Prin intermediul acestor canale de comunicare se pot raspandi informatii despre problemele din cadrul organizatiei si totodata si sugestiile pozitive in legatura cu munca angajatilor si opiniile angajatilor in legatura cu obiectivele propuse. Prin intermediul acestor canale de comunicare, subordonatul capata sentimentul valorii sale si se simte implicat in procesul economic al intreprinderii, sporindu-i-se satisfactia muncii prestate.

canale orizontale, prin care se stabilesc contacte personale in vederea realizarii de rapoarte, de sedinte de producere, de note interne etc. Acest tip de comunicare e necesara intrucat contribuie la coordonarea mai usoara si mai prompta a activitatii intre diferite grupuri de persoane ce isi desfasoara activitatea in unitate.

Canalele informale sunt una din cele mai importante forme de comunicare la nivelul intreprinderii. Unele studii releva ca peste 85% din informatii ce circula in întreprindere se realizeaza prin aceste canale de comunicare. Acestea sunt: canale de comunicare neoficiale ce sunt stabilite in baza raporturilor de prietenie intre membrii organizatiei. Comunicarea realizata prin canalele informale raspunde nevoii de informare a oamenilor, nevoie de informare ce nu poate fi acoperita de reteaua canalelor oficiale de informare. Canalele informale se formeaza spontan si se prezinta ca o retea din care fac parte grupuri de oameni ce isi transmit unii altora informatii in legatura cu activitatea economica a organizatiei si nu numai. Atitudinea managerilor vizavi de aceasta comunicare este negativa deoarece acestia nu pot controla informatiile transmise prin aceste retele. Managerii concluzioneaza ca comunicarea informala este de cele mai multe ori distorsionata si nu reflecta obiectivele reale de dezvoltare a organizatiei. Cu toate acestea, si managerii sunt integrati in astfel de retele. Caracteristicile comunicarii informale sunt ca aceasta e forma cea mai rapida si eficienta cale de comunicare. Managerii pot folosi aceasta forma de comunicare pt. a transmite mesaje mai rapid prin intermediul acestei comunicari, testandu-se reactiile angajatilor la deciziile pe care conducerea vrea sa le aplice in viitor.