COMUNICAREA OFICIALA SI NEOFICIALA DE GRUP

COMUNICAREA OFICIALA SI NEOFICIALA DE GRUP

Informatii si canale de comunicare in grup

Seful militar poate fi considerat un centru comunicational. El transmite si primeste mesaje de la superiori, de la colegii situati pe aceeasi treapta ierarhica si de la subordonati. Membrii grupului de care raspunde comunica la randul lor intre ei.

Mesajele care se transmit in cadrul grupului contin urmatoarele tipuri de informatie:

oficiala (formala) - retransmiteri, repetari sau detalieri ale ordinelor, dispozitiilor, rapoartelor etc.;

neoficiala (informala) - remarci, aprecieri si comentarii la adresa altor persoane, de obicei negative.

In multe cazuri informatia neoficiala ramane ca atare alteori iese la iveala, subminand moralul celor implicati, influentand in rau comportamentul lor. Uneori, tensiunile izbucnesc sub forma comentarii deschise a ordinelor, in ruperea sau reducerea la minim a contactelor cu cei deveniti antipatici. Ajunsa intr-o asemenea faza, comunicarea informala dauneaza coeziunii grupului, cerand grabnice masuri de indreptare.

Membrii oricarui grup primar alcatuiesc o retea originala de canale de comunicare, unica in felul ei. Elementele de diferentiere constau in liniile ce reprezinta relatiile unilaterale sau reciproce de atractie, de respingere ori de indiferenta, domeniile de manifestare si intensitatea lor.

In functie de natura mesajelor care circula pe canalele informationale, aceste mesaje contin informatie de serviciu si informatie neoficiala. Informatiile de serviciu decurg din fisa postului iar cele neoficiale exprima in mod direct relatiile interumane care nu sunt reglementate, constand din acel schimb de idei ce tin mai ales de simpatiile, de prieteniile dintre oameni, de nevoia lor de a discuta si altceva decat despre ordine, misiuni etc..

Parametrii comunicarii de grup sunt:

Frecventa mesajelor se afla in raport direct cu specificul activitatilor. Exemple: la instructie, in aplicatii, la birou etc. Cand persoanele cu mai putina experienta apeleaza des la altii pentru ale cere lamuriri    inseamna ca intre cei implicati s-au statornicit relatii pozitive, de intrajutorare.

Volumul comunicarii, lungimea mesajelor este variabila.

Uneori se discuta mai multe ore, alteori doar cateva minute. De exemplu elaborarea anumitor lucrari presupune numeroase consultari bilaterale sau multilaterale. Cele multilaterale se organizeaza de catre sefi, luand aspect de sedinte de lucru, convocari, etc..

Aspectul comunicarii ridica cele mai interesante si dificile probleme, fiind dat de tonul folosit de participanti si climatul in care se produce schimbul de mesaje.

In functie de natura informatiilor, canalele si retelele de transmitere a mesajelor pot

fi: oficiale (formale) si neoficiale (informale).

Canalele oficiale exprima relatiile de comunicare ce decurg din organigrame, in sensul ca intre esaloanele structuri organizatorice exista un schimb sistematic si intens de mesaje descendente, ascendente si orizontale. Fara aceste mesaje, precis reglementate, subordonatii n-ar primi ordine, sefii ar fi lipsiti de rapoarte (feedback) iar cooperarea nu ar fi cu putinta.

Canalele informale vehiculeaza, de regula, informatia care nu-si gaseste loc pe cele oficiale, dar de care oamenii au totusi nevoie. Ele au la baza relatiile de prietenie, preferintele, interesul personal, etc. In principiu, ele sunt daunatoare coeziunii grupului, dar raspunderea pentru existenta lor nu trebuie pusa in primul rand pe seama celor care comunica in ascuns.

Cel mai adesea vina este a sefului, care nu stie cum sa inlature neintelegerile ivite. Nu sunt excluse cazurile cand unii militari, cu conceptii si cu obisnuinte de viata net opuse celor promovate de societate sau grupul de referinta, isi transmit mesaje subterane, pentru care comandantul nu este direct raspunzator.

Masurile care se impun tin de inlaturarea surselor de tensiune din grup si eventual de dispersarea organizatorica a subiectilor in cauza, ori cel putin a liderului informal

2. Obiectivele si factorii care influenteaza comunicarea in grup

Un grup de munca, pentru a exista, este necesar ca membrii acestuia sa comunice intre ei.

Comunicarea in cadrul grupului are urmatoarele obiective:

informarea corecta si la timp a membrilor grupului;

formarea de opinii in legatura cu diferite evenimente, discutarea acestora si transmiterea catre cei interesati;

vehicularea directa, imediata si nealterata a ideilor intre membrii grupului;

luarea deciziilor si transmiterea acestora;

evaluarea performantelor obtinute.

Comunicarile in cadrul grupului sunt influentate de urmatorii factori:

calitatea mesajului;

viteza si ritmul de comunicare;

sensul comunicarii (ascendent, descendent si orizontal);

marimea grupului (in grupurile mai mari se realizeaza mai greu);

pozitia spatiala a membrilor grupului in procesul comunicarii.

3. Avantajele si dezavantajele comunicarii in grup

Grupurile in ansamblul lor iau decizii care sunt mai bune decat acelea luate in mod

individual din urmatoarele motive care sunt si avantaje

a) Exista mai multa informatie disponibila

In incercarea de a rezolva o problema, un individ are acces, in mod normal, la propria lui

experienta dar si la rapoartele scrise de altii. Aceasta informatie imbogatita poate face mai usoara gasirea solutiei corecte si permite membrilor sa aleaga dintr-un numar mai mare de variante. Numarul ideilor diferite tinde sa creasca cu marimea grupului dar se stabilizeaza la 5 sau 6 participanti.

Exista posibilitatea de a creste artificial cantitatea de informatie produsa intr-un grup, in mod special informatia noua, imaginativa si creativa prin metodele tehnicii cunoscuta sub numele de "brainstorming". Regulile brainstorming-ului sunt:

subiectul trebuie sa fie clar si simplu delimitat;

criticile adverse nu sunt permise si trebuie evitata autocritica mentala;

toate ideile trebuie inregistrate in ordinea in care sunt expuse;

numarul ideilor trebuie sa fie mare;

combinarea si construirea ideilor este incurajata.

La inceputul unei sesiuni de brainstorming, conducatorul ar trebui sa reaminteasca grupului, regulile.

De obicei dupa aproximativ 10 pana la 30 minute , depinzand de subiect, ideile incep sa dispara, iar evaluarea etapei poate fi inceputa, desi este o procedura mai buna sa se efectueze evaluarea sesiunii o zi sau doua mai tarziu, daca este posibil.

b) Sugestii mai bune si mai multe

Grupurile care sunt caracterizate printr-un climat bun de comunicare, vor oferi solutii in numar mai mare si de inalta calitate decat cele detinute ca rezultat al unei munci individuale. Exista unele sarcini care nu sunt cel mai bine rezolvate de catre grupuri dar sunt altele pentru care grupul este absolut necesar si anume:

acelea care necesita o diviziune a muncii;

acelea care impun mai multa pricepere manuala decat intelectuala;

acelea pentru care creativitatea este o necesitate;

acelea unde memoria sau reamintirea informatiilor este importanta;

acelea unde judecata prezinta ambiguitati.

c) Decizii mai riscante

O alta diferenta intre gandirea si comunicarea de grup si cea individuala este aceea ca oamenii par a fi mai dispusi sa accepte o decizie mai riscanta luata in grup decat ar face-o singuri. Aceasta tendinta se poate explica prin urmatoarele teorii:

oamenii impart responsabilitatea deciziilor lor cu toti membrii grupului, decat sa o poarte ei singuri;

nici un individ nu doreste sa fie vazut ca fiind conservator sau in dezacord cu ceilalti in acceptarea unei decizii riscante.

d) O mai mare productivitate

Oamenii agreeaza grupurile din diferite motive. Oricare ar fi motivele lor, lucrand impreuna cu altii in aceeasi problema, se stimuleaza cresterea productivitatii iar membrii grupului lucreaza si pentru aprobarea sociala.

Dezavantajele activitatii si comunicarii in grup sunt:

a. Timpul. In termeni de "ore-om", munca individuala este superioara pentru ca nu exista probleme de coordonare a eforturilor unora cu ale altora.

Grupurile pot pierde timpul astfel:

urmarind o idee sau un sir de idei, astfel ca agenda de lucru nu poate fi epuizata;

membrii grupului insista in discutarea punctelor irelevante;

membrii grupului se simt obligati sa tina un discurs chiar cand sunt de acord si repeta ce au spus altii;

membrii grupului acorda timp indelungat pentru mentinerea unui climat moral, politicos si pentru alte probleme de relatii interumane, incat timpul nu mai permite rezolvarea problemei pentru care s-au intrunit.

b. Presiunea grupului Relatia psihologica de grup poate produce o presiune care influenteaza aprobarea unei decizii mediocre.

c. A vorbi mai mult decat a actiona. In unele situatii grupurile actioneaza mai putin, astfel, unele grupuri tind sa discute orice problema dar nu rezolva nici una.

Sa retinem:

Grupului presupune existenta unui scop pentru care acesta fiinteaza si totodata activitatile ce sunt desfasurate de membrii grupului pentru realizarea scopului propus. Fara comunicare nu poate exista nici grupul iar scopul nu poate fi atins.

Bibliografie:

- Gheorghe Aradavoaice, Comunicarea in mediul militar, Ed. Academiei de Inalte Studii Militare, 1997.

- Petrescu Dorin, Savu Gheorghe, Comunicare sociala si militara, Note de curs, 1998.

INSTRUCTOR SUPERIOR

Locotenent colonel