Comunicarea formala si comunicarea informala. Rolul fiecareia in raport cu misiunea organizatiei.

Comunicarea formala si comunicarea informala. Rolul fiecareia in raport cu misiunea organizatiei.

Comunicarea este un factor esential al educatiei. Componenta fundamentala a vietii, a progresului, a culturii si civilizatiei omenirii, comunicarea presupune o relatie complexa intre un emitator si un receptor, un mecanism dinamic al medierii, cu implicatii profunde in modelarea umana.

Termenul de comunicare provine din latinescul communis (care inseamna "comun"), communicatio (adica "a transmite altcuiva/altora"). Cand comunicam, dorim sa avem ceva in comun cu celalalt, vrem sa-i impartasim o informatie, o idee, un sentiment, o parere.

Comunicarea este definita ca un schimb de informatii, fiind o necesitate de baza a vietii. Comunicarea face parte din tot ceea ce intreprindem in viata si este esentiala pentru a putea trai si munci. Totodata, este forma concreta prin care se infaptuieste coordonarea unui grup uman intr-o organizatie.

Teoriile organizationale considera comunicarea un element esential. Inca la sfarsitul anilor '30, Barnard (1938) a situat comunicarea in centrul teoriei sale organizationale, considerand comunicarea acea forta care mentine functionarea organizatiei si care leaga obiectivele organizatiei cu cele ale angajatilor. (In conceptia lui Barnard, o organizatie apare atunci cand sunt intrunite cel putin doua conditii: 1) exista persoane capabile sa comunice intre ele si 2 ) acestea doresc sa contribuie actional la realizarea unui scop comun. Un rol important al managementului este acela de a furniza un sistem de comunicare prin care se face legatura dintre scopul comun si cei ce doresc sa coopereze in vederea realizarii acestuia, pe de o parte, si intre scop si actiune, pe de alta parte).

Functionarea organizatiei depinde foarte mult de calitatea, organizarea si eficienta transmiterii informatiilor. Intr-o organizatie, comunicarea face posibile informarea (se furnizeaza baza deciziilor), motivarea (se stimuleaza cooperarea si implicarea in atingerea obiectivelor), controlul (se clarifica indatoririle, se stabilesc autoritatea si responsabilitatile). Functia ei emotionala (exprimarea trairilor, sentimentelor) este de asemenea importanta; astfel, se pot dezamorsa unele tensiuni sau se pot consolida anumite pozitii in cadrul organizatiei (Robbins, 1991).

Exista doua functii majore ale comunicarii privind viata organizatiei:

functia de unificare a activitatilor organizatiei - comunicarea este modalitatea prin care oamenii sunt uniti intr-o organizatie pentru a atinge un tel comun;

functia de integrare manageriala - comunicarea este vitala pentru functionarea interna a organizatiei, pentru ca integreaza functiile manageriale; comunicarea leaga, de asemenea, organizatia de mediul exterior.

Comunicarea in interior

Acest tip de comunicare se refera la schimbul de mesaje ce se realizeaza in interiorul organizatiei, atat pe verticala cat si pe orizontala. In organizatiile in care exista retele centralizate primeaza comunicarea verticala (ascendenta sau descendenta), in cadrul careia treptele ierarhice sunt stabilite ferm. In organizatiile bazate pe retele descentralizate    predomina comunicarea orizontala, directa.

Comunicarea formala si informala

Comunicarea este formala atunci cand mesajele sunt transmise pe canale prestabilite.

Atunci cand informatiile circula prin canale ce nu se inscriu in sfera relatiilor de subordonare, este vorba despre comunicare informala.

Comunicarea descendenta are loc de la nivelurile ierarhice superioare la cele inferioare ale managementului. Astfel se comunica deciziile, instructiunile, repartizarea sarcinilor de munca.

Comunicarea formala este impusa de structura organizatiei (asadar, directia poate fi verticala sau orizontala) si utilizeaza canale de comunicare bine conturate si precizate.

Insuficienta comunicarii formale are ca efect slaba coordonare a activitatilor interne, lipsa de eficienta la nivel global si crearea unei imagini negative a organizatiei in exterior. Acest lucru este cauzat de faptul ca, fiind gresit sau insuficient informati asupra scopurilor, politicii si valorilor pe care organizatia doreste sa le promoveze in exterior, salariatii nu se pot constitui in transmitatori ai acestora.

Organizatia scolara fiind o organizatie in schimbare, comunicarea formala de sus in jos ar trebui folosita in principal pentru a influenta opiniile, pentru a schimba atitudinile, in conformitate cu noua politica a organizatiei, pentru a diminua teama si reticenta generate de dezinformare sau de insuficienta informatiei, pentru a pregati salariatii pentru schimbarile din organizatie. Comunicarea de sus in jos trebuie sa fie completata de comunicarea ascendenta (de jos in sus), angajatii in acest mod comunicand managerilor parerile si masura in care au inteles comunicarea de sus in jos, reactiile la aceste comunicari anterioare, fapt ce are rolul de a dezamorsa tensiunile emotionale si de a crea sentimentul de valoare personala.

Comunicarea orizontala are loc la acelasi nivel ierarhic, avand caracter functional si de cooperare. De cele mai multe ori, in cazul organizatiilor aflate in plin proces de schimbare, comunicarea orizontala lipseste sau este foarte lenta si ineficienta.

Comunicarea informala este paralela cu comunicarea formala si se poate defini drept schimbul de informatii care are loc in afara canalelor de comunicare oficiale. Ea se bazeaza pe criterii afective, pe interese comune legate (sau nu) de organizatie. Structura retelelor de comunicare informala este aleatorie, poate fi orizontala sau verticala.

Canalele create spontan pentru desfasurarea comunicarii informale apar si exista in mod necontrolat, se modifica permanent. Pentru buna functionare a organizatiei ele trebuie pe de o parte contracarate de informatiile transmise prin intermediul canalelor oficiale, iar pe de alta parte trebuie incurajate pentru ca ofera un feedback optim, la fel ca si comunicarea ascendenta.

Comunicarea informala contribuie la fluidizarea contactelor intre salariati si in acelasi timp permite exploatarea ocaziilor de comunicare eficienta care se pot ivi si evitarea unor anumite riscuri legate de incompatibilitatea dintre organigrama si situatia de fapt din organizatie. Promovarea comunicarii informale reduce riscurile legate de conflictele de munca, de fenomene de tipul contraputerii, generate, de obicei, de excesul de formalism.

Un grup social nu exista ca grup decat in masura in care membrii sai intra in relatii de comunicare intre ei. Ansamblul comunicatiilor efectiv schimbate intr-un grup formeaza structura de comunicare a grupului. Cel care a pus pentru prima data problema comunicatiei in grup a fost K. Lewin. El a aratat ca rezolvarea blocajelor de comunicare duce la cresterea productivitatii si creativitatii in grup.

Comunicarea interpersonala se identifica cu interactiunea sociala, intrucat in orice interactiunea sociala, se realizeaza schimburi de mesaje. De regula, ea se realizeaza in grup sau este dependenta de grupul de apartenenta a persoanelor implicate. Functia comunicarii interpersonale este de a mentine unitatea si integritatea oricarui grup social, de a asigura coordonarea actiunilor individuale in grup. Ea trebuie sa fie eficienta, pozitiva si constructiva.

Aceasta comunicare managerial-educationala se bazeaza pe relatiile interpersonale profesor-elev, este instrumental-intentionala, are un caracter afectiv pronuntat constituind baza managementului educational dar si principala modalitate de realizare a performantei manageriale.

Pentru determinarea caracteristicilor comunicarii informale se aplica metoda analizei sociometrice. Analiza sociometrica reprezinta o modalitate de a caracteriza din punct de vedere socioafectiv orice structura formala.

Tehnicile si metodele sociometrice reprezinta un ansamblu de instrumente si procedee destinate sa masoare configuratia si intensitatea relatiilor intepersonale din interiorul unui grup social.

Elevii sunt indrumati sa raspunda unor intrebari. Realizarea acestei anchete permite aflarea, in functie de volumul alegerilor facute sau primite si de reciprocitatea lor, a statutului fiecarui membru al grupului, identificarea liderilor, a celor izolati sau exclusi, aparitia unor perechi (alegeri sau respingeri reciproce). Prin testul sociometric ca instrument al metodei sociometrice se pot determina:

- amplasamentul, statutul unui elev in campul relatiilor interpersonale (lider, popular, izolat, ignorat, respins, etc.),

- structura psihologica globala a grupului si a subgrupurilor din cadrul sau,

- diversele centre de influenta,

- perceptia grupului fata de un anumit membru,

- coeziunea de grup,

- se pot trasa si caracteriza retelele de comunicare informala.

Pentru a fi eficient testul sociometric trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

formularea clara a intrebarilor,

determinarea unor raspunsuri sincere din partea elevilor,

intrebarile sa reflecte preocuparile s interesele subiectilor testati,

subiectii sa-si exterioreze anumite trairi afective.

Foarte important este ca intrebarile sa aiba la baza criterii atent alese, care sa fie in concordanta cu interesele, preocuparile si aspiratiile tuturor elevilor, dar si cu interesele cercetarii.

Datele testului sociometric sunt inregistrate intr-un tabel cu dubla intrare unde atat pe orizontala cat si pe verticala sunt trecuti elevii din colectivul respectiv.

Sa realizam un studiu in urmatoarea situatie:

un grup educational alcatuit din sase membri, pe care ii intrebam:

"Cu cine ati prefera sa invatati impreuna?"

Rezultatul testului:

Dupa aplicarea testului s-au obtinut urmatoarele rezultate care au fost trecute in matricea sociometrica:

Matricea alegerilor

Interpretand aceasta matrice a alegerilor constatam ca elevul 1 si-a exprimat trei alegeri, elevul 2 a ales 4 elevi cu care ar invata impreuna, elevul 3 are doar doua alegeri, elevul 5 a facut trei alegeri ca si elevul numarul 1,4,6. Elevul 6. Prin urmare elevul cu cele mai multe alegeri exprimate sau cel mai sociabil este elevul 2.

Dar matricea alegerilor nu pune in evidenta doar alegerile exprimate ci si alegerile primite. In acest sens cel mai mic numar de alegeri primite il are elevul 5 - doar doua alegeri. Elevii 1,2,3,4 au un numar egal de alegeri primite - trei. Elevul 6 are cel mai mare numar de alegeri primite - patru, fiind prin urmare liderul grupului.

Matricea sociometrica nu pune in evidenta doar alegerile exprimate ci si respingerile.

un grup educational alcatuit din sase membri, pe care ii intrebam:

"Cu cine nu ati prefera sa lucrati in aceeasi grupa?"

La aceasta intrebare s-au obtinut urmatoarele date:

Matricea respingerilor

Interpretand matricea respingerilor constatam ca cel mai mic numar de respingeri exprimate il are elevul 2 - o singura respingere. Elevii 1,3,4,5,6 au acelasi numar de respingeri manifestate, adica doua. In ceea ce priveste respingerile primite cel mai mic numar de respingeri primite il au elevii 1 si 6 - o respingere. Elevii 2,3,4 au fiecare cate doua respingeri iar cel ami mare numar de respingeri il are elevul 5.

Din acesti indici suma algebrica a alegerilor exprimate si a respingerilor expimate formeaza expansiunea sociala a fiecarui elev, iar suma algebrica a alegerilor primite si a respingerilor primite formeaza incluziunea sociala a fiecarui elev.

Pentru a pune in evidenta acesti indici realizam urmatorul tabel sintetic:

Din acest tabel rezulta faptul ca elevul cu expansiunea sociala cea mai mare este elevul numarul 2, care are expansiunea sociala egala cu trei. Elevul cu cea mai mica expansiune sociala este elevul numarul 3. Elevul numarul 6 este cu cea mai mare incluziune sociala, iar cu cea mai mica este elevul 5, care este un izolat, obtinand "-1".

Studiul arata ca comunicarea afectiva, desi neglijata in procesul educational constituie fundamentul constituirii celorlalte tipuri de relatii: de munca si invatare, formand liantul dezvoltarii individuale si de grup, al socializarii si al rezolvarii conflictelor. Relatiile dintre membri grupului pot conduce la atitudini de satisfactie-insatisfactie. Structura informala are un caracter afectiv, simpatetic, bazat pe legaturi sociometrice de simpatie, antipatie si indiferenta intre membri sai.

Folosirea calculatorului in general mareste ponderea comunicarii formale comparative cu comunicarea informala (privilegiata mai ales de situatiile de comunicare directa si verbala a angajatilor) micsorand riscul de dezvoltare a structurilor informale "paralele" cu structurile formale, cu dezavantajul scaderii coeziunii interne.

In organizatiile scolare curriculum-ul real trebuie sa urmareasca si dezvoltarea competentelor de comunicare, indiferent de disciplina predata.

In concluzie, pentru a functiona eficient, comunicarea organizationala trebuie sa acopere atat registrul formal, cat si pe cel informal. Daca informalul este incurajat, el poate deveni sursa de inovatie pentru formal, lucru foarte profitabil mai ales in momente de restructurare a organizatiei. Promovarea exclusiva a comunicarii formale va avea ca efect dezordinea, dezorganizarea, imposibilitatea formularii de obiective pe termen lung.

BIBLIOGRAFIE:

Corina Ilin: Teorii despre organizatii. In: Zoltn Bogthy: Manual de Psihologia muncii si organizationala, Editura Polirom, 2004

Dumitru Iacob, Diana-Maria Cismaru - Managementul organizatiei scolare. Comunicare institutionala, Editura Comunicare.ro, Bucuresti, 2005

Florin Sava: Tehnici si metode in examinarile psihologice. In: Zoltn Bogthy: Manual de Psihologia muncii si organizationala, Editura Polirom, 2004

Ildik Erdei: Comunicarea organizationala, In: Zoltn Bogthy: Manual de Psihologia muncii si organizationala, Editura Polirom, 2004

Aplicatia 1. /pg. 51