PREZIDAREA DE INTRUNIRI

PREZIDAREA DE INTRUNIRI

Presedintele, conducatorul, liderul care prezideaza intrunirile are ca sarcina esentiala functia de mediator al bunei desfasurari a intrunirilor din cel putin doua perspective: din cea a sarcinii care se urmareste a fi solutionata si a tipului de grup pe care-l conduce.

Tipuri de conducatori

Sub aspect general exista, bine delimitate, trei tipuri de conducatori, trei stiluri de conducere:

Conducatorul permisiv, stilul de conducere permisiv - care nu presupune neaparat realizarea obiectivelor intrunirii, comunicarea este libera si nonconformista iar accentul cade mai mult pe satisfactia membrilor si pe intarirea coeziunii in grup. Acest stil de conducere este indicat numai daca se urmareste coeziunea grupului si nu daca se cauta solutionarea unei probleme stringente - de regula problemele puse sunt, in realitate, aparente sau nepresante - si sunt folosite ca un mijloc de comunicare pe o tema delimitata in grup.

Conducatorul democrat, stilul de conducere democrat - este prezent ca si o modalitate de stimulare a luarii deciziei si a comunicarii in grup. Conducatorul intervine doar pentru a reaminti problemele care trebuiesc solutionate si pentru a insista in luarea unei decizii (prin majoritate sau in cazul cel mai bun prin consens) de catre membrii grupului.

Conducatorul autoritar, stilul de conducere autoritar - problemele sunt bine delimitate si solutionate - in cele mai multe cazuri de catre conducerea grupului. Este un tip de conducere eficient si rapid.

Variabile si reguli ale prezidarii de intruniri

Din punctul de vedere al problemelor care sunt solutionate un presedinte de grup ar trebui sa tina seama de:

Tipul de grup pe care care il conduce iar potrivit calitatii si numarului membrilor acestuia sa adopte un mod adecvat de conducere: de exemplu, daca numarul membrilor este mic grupul este relativ omogen iar acestia sunt implicati in impartirea responsabilitatilor cel mai nimerit este modul de conducere permisiv si democrat, daca acest grup este eterogen sub aspectul luarii deciziilor stilul permisiv nu mai este indicat, daca numarul membrilor este mare (exemplul unei conferinte, a unui congres) cel mai nimerit este stilul autoritar si democrat etc.

Sub aspectul problemelor care trebuiesc sa fie solutionate, pentru o mai buna rezolvare a lor sunt necesare si indeplinirea a catorva puncte organizatorice cum ar fi: stabilirea ordinii de lucru, a punctelor care se anunta si a problemelor care se solutioneaza, a timpului de lucru afectat - intrunirii si fiecarui membru in parte, modalitati interpretative sau de votare iar mediatorul trebuie sa urmareasca sa fie obiectiv in analiza solutiilor gasite si sa fie sigur ca intreg grupul cunoaste si intelege ceea ce se discuta.

Indrumarea conducatorului presupune respectarea a catorva reguli de baza:

enuntarea sau identificarea problemei care se discuta (atat la inceputul cat si pe parcursul intrunirii).

enumerarea si dezvoltarea ideilor aparute (a celor optime).

evaluarea (de exemplu, sub aspectul costului, al timpului, al resurselor etc.) ideilor optime.

alegerea modalitatii de aprobare sau explicitare si repetare a acestor idei.

stabilirea unei (unor) solutii finale. Incheierea.

Profilul auditoriului si a atentiei acestuia. Achizitiile celor care asculta depind de modalitatea in care mesajele care sunt transmise (verbale, extraverbale, nonverbale) reusesc sa ajunga prin intermediul observatiei si perceptiei la capacitatea auditorilor de sinteza si de luare de notite. Mesajele pe care liderul, oratorul il emite nu este singurul cu un continut informational. Semnele nonverbale si extraverbale pot (re)transmite atitudini si semnificatii care pun in valoare sau diminueaza valoarea mesajului verbal. Totodata, este de retinut faptul ca atentia ascultatorilor nu este uniform distribuita de-a lungul unei ore de ascultare. Se remarca o diminuare evidenta a atentiei dupa 20 de minute de ascultare, ca apoi, aceasta sa se amplifice la sfarsitul expunerii.

Luarea unei decizii - prin votare si aprobare (consens, prin unanimitate de voturi sau prin vot majoritar).

Enuntarea responsabilitatilor participantilor la o intrunire:

Atitudine adecvata - nu intrerupeti vorbitorii fara sa va anuntati (nici direct, nici indirect).

Respectati-va colegii - o atitudine negativa, agresiva are efecte neproductive nu numai asupra unui sau unor colegi ci si asupra intregii intruniri.

Pregatiti-va pentru intrunire cel putin prin cunoasterea subiectului acelei intruniri.

Constientizati barierele (psihlologice, lingvistice) care apar in calea unei bune comunicari si incercati sa le depasiti.

Folositi un limbaj adecvat - la obiect, clar, accesibil tuturor.

Cooperati. Ascultati. Analizati atent.