Plan de prezentare

1. Pregatirea si planificarea;
2. Planuri si note;
3. Repetitia

1.Pregatirea si planificarea

Am vazut care este scopul prezentarii, cadrul de desfasurare, am studiat auditoriul pentru a sti la ce fel de asistenta sa ma astept.

Abia în acest moment se poate sorta si clasifica, selecta si respinge materialul care s-a strâns pentru prezentare. Modul în care se efectueaza acest proces depinde foarte mult de stilul propriu si mai ales de slabiciunile prezentatorului.

Daca esti din fire un perfectionist (aceasta nu înseamna ca te straduiesti sa faci un lucru la cel mai înalt standard, ci înseamna ca tinzi spre o perfectiune de neatins in tot ceea ce faci), atunci vei face constient o selectie la sânge a materialului, selectând si, mai ales, respingând. Perfectionistii au tendinta de a spune tot ce stiu despre un anumit subiect, indiferent de punctul de vedere din care li s-a cerut sa abordeze problema. Foarte rar se cere emiterea unei ,,pareri globale” asupra unui subiect, iar ceea ce trebuie spus nu va fi niciodata ultimul cuvânt în problema respectiva. Acest tip de prezentator trebuie sa ramâna la punctul de vedere stabilit si sa înlature ,,umplutura”.

Daca, în schimb, esti impresionist si ai tendinta sa nu dai prea multe detalii, si esti constient de aceasta, va trebui sa mergi pe premisa ca daca omiti unele informatii, acestea vor fi tocmai cele care vor face problema inteligibila si accesibila. In acest proces vei analiza cinstit si obiectiv punctele tari si slabiciunile si vei încerca în mod constant sa te pui în locul asistentei.

Exista anumite strategii care pot fi abordate pentru a duce la bun sfârsit prezentarea.

a. Decide-te asupra modului de abordare a problemei

Acest lucru este valabil în functie de asistenta, dar sunt câteva reguli care se aplica in mod constant:

1.     Fii sincer si natural – asistenta va percepe imediat ca nu esti, asa ca:

a)     nu pretinde ca esti ceea ce nu esti;

b)     vorbeste din experienta personala.

2.     Fii entuziast – entuziasmul te face sa fii sclipitor si este contagios

3.     Fii placut si prietenos – zâmbeste când esti prezentat si pe parcursul prezentarii la anumite intervale. Zâmbetul nu trebuie sa fie asociat cu umorul - daca ai o prezenta placuta si un zâmbet cald, asistenta iti va raspunde în consecinta.

4.     Foloseste glumele cu grija – unii oameni sunt spirituali în mod natural, dar cei mai multi nu sunt. Unii au impresia ca sunt desconsiderati când se fac glume. Totusi, sa faci asistenta sa râda nu este atât de dificil cum ai crede, deoarece:

a)     adesea, esti ascultat cu entuziasm;

b)     au venit sa se simta bine.

Scopul tau este sa-ti exprimi bine ideile mai degraba decât sa-ti impresionezi ascultatorii. Daca atunci când faci o afirmatie clara reusesti sa creezi si o impresie buna, este foarte bine

b. Timpul

Trebuie sa stii cât timp ti se acorda sa vorbesti si cât timp ti se va permite sa vorbesti. Daca nu cunosti aceste informatii, nu vei fi capabil sa-ti planifici prezentarea si sa te încadrezi în timp.

c. Structurarea discursului

Asigura-te ca dozezi prezentarea cu o combinatie de sectiuni formale si informale, cu informatii audio si video, pentru a tine treaz interesul asistentei. Oamenii se pot concentra asupra unui lucru doar aproximativ 10 minute în sir, asa ca schimbarea atentiei catre un ecran sau un material distribuit la intervale bine stabilite este o necesitate, pentru a retine atentia.

Ajuta asistenta sa urmareasca cu usurinta firul prezentarii. Nu-ti fie teama sa numerotezi ideile pe care le subliniezi, ca în exemplul urmator:

,, În 2006 s-au observat trei tendinte majore în evolutia cererii.

Prima a fost

A doua a fost

A treia ”

Aceasta face ideile separate mai clare si mai usor de înteles.

d. Informatiile statistice

Sursele de informatii statistice vor depinde foarte mult de subiectul tratat. În multe cazuri vor proveni din documentele departamentului sau ale sectiei unde prezentatorul îsi desfasoara activitatea. În alte cazuri va fi nevoit sa le extraga din:

rapoartele financiare ale firmei, carti de referinta, documentare din tabele si grafice realizate pe calculator;

statistici oficiale din publicatii guvernamentale;

rapoarte generale pe ramuri industriale etc.

e. Formule de început eficiente

Primele câteva propozitii pe care prezentatorul le  spune sunt cruciale, deoarece vor influenta felul în care este receptata prezentarea sa. Trebuie stiut cu precizie ce se spune pentru:

a crea o prima impresie favorabila;

a capta atentia întregii asistente;

a fi interesant.

Citeste cu atentie urmatoarele propozitii de deschidere ale unei prezentari intitulata ,,Reteaua de comunicare computerizata din cadrul ABC S.A.“. Imagineaza-ti ca esti un membru al asistentei.

1.     „Astazi voi face o prezentare despre Reteaua de comunicare computerizata care a fost instalata în cadrul ABC S.A. ”

2.     ,,Cum vor mari computerele eficienta interdepartamentala?”

3.     ,,Astazi voi încerca sa va conving ca introducerea noilor calculatoare va economisi timp ”

4.     ,,Deunazi discutam cu despre problemele referitoare la noile calculatoare.”

5.     ,,Calculatorul a printat aceasta scrisoare în10,6 secunde. Daca ar trebui sa trimit o scrisoare catre fiecare manager, calculatorul ar economisi patru ore din munca departamentului meu ”

6.     ,, Calculatoarele înseamna cheltuieli nejustificate (pauza) daca nu vom instrui personalul sa le utilizeze corespunzator ”

7.     ,,Trebuie mai întâi sa-mi cer scuze pentru ”

Parerile noastre despre fiecare tip de introducere sunt urmatoarele:

1.     O introducere plictisitoare – de fapt, stii deja titlul, pentru ca altfel nu te-ai afla în sala.

2.     O propozitie de deschidere buna. Asistenta se va gândi instinctiv la motivele pentru care calculatoarele sporesc eficienta. În timp ce tu expui motivele din punctul tau de vedere, asistenta ta te va privi cu caldura pentru ca le enumeri pe aceleasi la care s-au gândit si ei.

3.     Aceasta probabil va provoca un raspuns ostil, ca de exemplu - ,,Nu aveti dreptate”, ,,Ne e bine asa cum este”, ,,Noua ne place sa procedam in felul acesta”

4.     O abordare informala. Admiti ca exista probleme, ceea ce va determina asistenta sa te sustina. Astfel le vei capta atentia, deoarece te vor asculta în expunerea cailor de rezolvare a problemelor.

5.     Un început bun, care va soca asistenta. Vorbitorul le-a captat acum întreaga atentie.

6.     Statisticile si cifrele utilizate la începutul unei prezentari pot îndeparta interesul asistentei; este mult mai bine sa le introduci si sa le explici la mijlocul discursului.

7.     Audienta s-ar putea sa se îndoiasca de abilitatea ta si în mod sigur va simti ca va fi o prezentare neprofesionista.

f. Limbajul si stilul

Nu vei câstiga respect daca încerci sa pari ceea ce nu esti. În consecinta, primul si cel mai important lucru este ca întotdeauna sa te simti în largul tau cu cuvintele pe care le folosesti. Poti sa-ti modifici stilul si limbajul în mod considerabil pentru a te adapta la diferitele situatii si oameni carora le vorbesti si totusi, în acelasi timp, sa te simti în largul tau. Scopul este sa te exprimi clar, într-un limbaj situat la nivelul comun cel mai de jos al asteptarilor si de întelegere al asistentei.

g.Cuvintele

Poti spune ca cineva este un adevarat cunoscator al unei probleme când reuseste sa te informeze în limbajul de zi cu zi, fara sa te trateze de sus. Aceasta înseamna sa folosesti cuvinte, propozitii si paragrafe clare si la obiect. Iata câteva exemple care pot fi utilizate.

Propozitii care se pot folosi în ocazii oficiale

Modul cum folosesti propozitiile depinde de gradul de formalitate al prilejului cu care faci prezentarea. Compara cele doua propozitii de mai jos.

Între prieteni si colegi:

,, În vara am facut rost de o slujba la o agentie de voiaj si m-am pus la punct cu spaniola.”

La un interviu:

,, Am studiat turismul si limbile moderne la Universitatea din Bacau. În timpul vacantei de vara am fost angajat de o agentie de voiaj ca reprezentant în Spania.”

În familie si între prieteni folosesti probabil cuvinte prescurtate si familiare. Atunci când esti într-o situatie oficiala sau semioficiala, trebuie sa-ti construiesti propozitiile atent, ca în al doilea exemplu. Este un semn de respect pentru cei care te asteapta sa optezi pentru o structura clara a propozitiilor, evitând un stil mai relaxat, cu cuvinte prescurtate sau familiare.

Când folosesti o constructie a frazei mai formala, exista întotdeauna pericolul de a folosi cuvinte mai lungi si mai greu de înteles. Fereste-te de acestea. Fii tu însuti si foloseste cuvinte cu care esti obisnuit.

Foloseste cuvintele tehnice cu atentie

Când tii o prezentare în fata unei asistente de ale carei cunostinte tehnice esti nesigur, verifica. Fereste-te de folosirea terminologiei incorecte si fii atât de exact cât iti permite subiectul tratat. Daca în asistenta nu sunt specialisti, nu neglija acest lucru. Prezinta rezumatele principalelor puncte ale argumentelor tale fara detalii tehnice.

Evita jargonul, acronimele si pleonasmele

Evita jargonul, cuvintele neclare si cele care se folosesc si se cunosc numai în cercul din care faci parte deoarece:

Nu toti vor sti despre ce vorbesti;

Cuvintele îsi pot pierde întelesul precis datorita folosirii în exces sau în diferite contexte; de exemplu, marja poate sa însemne:

- marja comerciala pentru un economist;

- un interval de timp, de exemplu, pentru majoritatea oamenilor;

- marja de eroare pentru un statistician;

lingvistii se pot supara pe felul cum sunt folosite gresit cuvintele elegante, de exemplu ,,stralucit”.

Nu folosi acronime sau abrevieri pe care numai cei din domeniul tau le înteleg pe deplin.

Nu spune acelasi lucru de doua ori folosind cuvinte diferite, de exemplu:

-cooperare comuna;

- inovatie noua;

- conectare împreuna;

Aceasta nu înseamna ca ar trebui sa-ti revizuiesti gramatica si sa te apuci sa citesti dictionarul, ci dimpotriva, foloseste cuvinte cu care te simti confortabil, fara prea multe figuri de stil.

Fii clar si precis

Exprima-te clar, gaseste cuvântul sau expresia exacta, si nu o alternativa vaga, încurcata sau prea extinsa.   

NU SPUNE CI SPUNE

da o indicatie  arata

are un impact asupraafecteaza

n-ar trebui înteleasa nu înseamna

sporind cu timpul crescând

O imagine clara despre ceea ce ai de spus va conduce la o exprimare clara, atât orala, cât si în scris. Nu accepta mai putin de atât!

Din punct de vedere lingvistic, exista în prezent o tendinta de a se renunta la termeni descriptivi simpli si a se recurge la limbajul “agentiilor de publicitate”. Acesta înseamna cuvinte abstracte si o terminologie bombastica, care nu se pot aplica usor la situatii practice si uneori sunt total nepotrivite, de exemplu:

“Elementele de exprimare orala sunt antamate în preambul”.

Ceea ce ar trebui sa însemne:

“Notele cu privire la exprimarea orala se afla la începutul cartii”.

Nu fi tentat sa folosesti acest tip de limbaj. Cuvintele exista pentru a exprima clar ceea ce vrei sa transmiti si nicidecum pentru a produce confuzie si neîntelegere.

Citeste urmatorul paragraf. Daca ai asculta acest discurs, care ar fi prima impresie?

“Trebuie sa ne fixam teluri înalte si sa ne valorificam la maximum resursele, atât cele umane, cât si cele materiale. Trebuie sa demonstram competitorilor ca ramânem o forta de luata în seama si sa ne asiguram ca la sfârsitul anului financiar viitor ne vom gasi într-o pozitie în care nu vom putea fi amenintati”.

Defectul acestui discurs este ca, de fapt, nu spune mai nimic concret. Este foarte util sa anuntati ca se vor face îmbunatatiri, dar asistenta vrea sa stie ce trebuie facut practic pentru a se ajunge la ele.

O modalitate mai buna de a exprima acelasi lucru este urmatoarea:

“Suntem hotarâti sa ramânem în fruntea competitiei si anul viitor. O crestere de 10% ne va mentine în frunte. Trebuie sa ne unim fortele si sa lucram împreuna pentru a realiza acest tel. Nu ne va fi usor, dar împreuna vom reusi. Aceasta înseamna ca produsele pe care le facem nu trebuie sa fie calificate la clasa a II-a de catre inspectorii de calitate. Daca le facem absolut perfect am putea spori productia cu 5%. Aceasta înseamna deja jumatate din cresterea de care avem nevoie.”

În exemplul de mai sus, vorbitorul nu numai ca a definit, dar a descris si o modalitate de a-l atinge.

Evita frazele lungi

Evita frazele lungi, în special acelea cu multe subordonate descriptive sisau cifre, deoarece ele vor crea confuzie în rândurile asistentei.

Citeste urmatoarea fraza:

”Numarul pasagerilor care folosesc transportul aerian pentru a ajunge în Marea Britanie reprezinta 60%, iar cei care folosesc vaporul 40% si datorita faptului ca liniile aeriene si de transport maritim ale Marii Britanii transporta o mare parte din acest trafic, taxele platite de vizitatorii straini, care în 1982 s-au ridicat la 850 mil. lire sterline, au atins în 1983 1.000 mil. lire sterline, iar in 1984 1.100 mil. lire sterline.”

Fragmentarea frazei tine foarte mult de stilul personal si de tipul de asistenta pe care l-ai identificat. Într-o fraza foarte simpla, textul ar putea arata cam asa:

”Aproximativ 60% din numarul total al vizitatorilor în Marea Britanie folosesc transportul aerian, iar 40% recurg la transportul pe mare. O mare parte din acest transport este efectuat de catre liniile aeriene si maritime britanice. Pretul biletelor platit de catre vizitatorii straini transportorilor britanici a fost aproximativ 850 mil. lire in 1982. În 1983, acesta s-a ridicat la peste 1000 mil. lire sterline, iar in 1984 a ajuns la 1100 mil. lire sterline.”

h. Fii atent la atitudinea asistentei

Daca asistenta este ostila sau are prejudecati, asigura-te ca discursul este bine structurat, iar atitudinea ta este pozitiva. Daca stii care ar putea fi contraargumentele, combate-le prin ceea ce spui. Dar nu fi tu primul care critica; nu exista motive pentru a semana semintele scepticismului. De exemplu, nu spune:

“Poate credeti ca acesta este un procent dezamagitor, pentru ca”

Nu le confirma suspiciunile ca în urmatorul exemplu:

“Este adevarat ca numarul a scazut, desi nu am recunoscut acest lucru pâna acum”

Fii meticulos si profesionist tot timpul.

i.Leaga cifrele de fapte si faptele de cifre.

O însusire de fapte si cifre are toate sansele sa nu atraga atentia ascultatorilor. Încearca sa faci o legatura simpla si usor de înteles între detaliile faptice si experienta de zi cu zi, ca in exemplul urmator:

“Cheltuielile de regie ale acestui departament au crescut cu 7,9% în ultimul an, de la 86476 lei la 93307 lei. Aceasta înseamna ca fiecare articol pe care îl producem ne costa cu 40 bani mai mult.”

Încearca sa-ti imaginezi care sunt implicatiile practice ale cuvintelor tale pentru ascultator.

Am vorbit pâna acum despre continutul, limbajul si forma pe care le vei folosi în prezentare. Urmatoarea sarcina este sa îmbini aceste informatii cât mai bine cu putinta.

2. Planuri si note

Putini oameni pot tine o prezentare mai mult de câteva minute fara a folosi niste însemnari. Trebuie sa îti pregatesti note care sa-ti fie de folos. Daca ai inspiratie si îti gasesti usor cuvintele, atunci totul este perfect, dar daca nu, atunci ai ceva pe care sa te bazezi. Nu te baza niciodata pe memorie atunci când ai de prezentat date statistice sau citate exacte.

Nu citi cuvânt cu cuvânt o prezentare scrisa, cu exceptia cazului în care prezentarea este în întregime tehnica si detaliata. Cititul te împiedica sa ai o tinuta care impune si contact vizual cu asistenta. Prezentarea va fi plictisitoare si neinspirata.

Ca regula generala, în aceasta etapa ar trebui sa-ti scrii prezentarea în întregime. Aceasta te va determina sa analizezi mai profund si logic fiecare sectiune. Daca prezentarea pe care o faci este oficiala si textul ei va fi pus la dispozitia asistentei, asigura-te ca notele tale nu vin în contradictie cu continutul discursului.

Scrie-ti notele în asa fel încât sa-ti fie de un real ajutor, nu numai un simbol de siguranta.

Foloseste o modalitate de scriere clara, mare si vizibila. Foloseste culori diferite pentru citate, statistici si indicatoare vizuale. Fisele de marimea unei carti postale sunt foarte folositoare pentru notite, pot fi manevrate usor, intra usor în buzunar, nu se rup, daca gresesti nu trebuie sa rescrii mult si nu se îndoaie în mâini.

3.Repetitia

Repetitia prezentarii serveste mai multor scopuri, dar numai când este facuta constiincios. Este recomandabil sa simulezi cât mai multe ipostaze din prezentare, în special în conditii oficiale.

Verifica:

desfasurarea în timp – durata fiecarei parti si a întregii prezentari în ritmul potrivit;

repetarile si omisiunile

sensul – multe fraze par logice doar pâna când le rostesti cu glas tare;

indicatoarele pentru folosirea mijloacelor vizuale;

pronuntia – unele cuvinte sau propozitii par potrivite când sunt scrise, dar suna ciudat sau distorsionat când sunt rostite.