Protocolul in cadrul intalnirilor de afaceri

a. Reguli de baza

Atunci cand fiecare dintre membrii conducerii administrative a unei companii sunt familiarizati cu regulile de protocol si le aplica in mod firesc ei reprezinta institutia lor intr-un mod stralucit. Pentru a se implini acest fapt, oricine trebuie sa stie ce inseamna un bun protocol, inainte de a fi pus in situatia sa-l practice. In prezent, protocolul a devenit un element fundamental in desfasurarea afacerilor. El delimiteaza ceea ce este adecvat de ceea ce este nepotrivit in cele mai diverse situatii care apar in activitatea companiei. Protocolul se bazeaza pe conceptia ca, in reusita afacerilor este foarte important modul in care personalul stie sa intretina cea mai potrivita atmosfera in relatiile cu partenerii. Prin urmare, protocolul institutiei are in vedere comportamentul individual al persoanelor din conducerea administrativa considerat ca un aspect care oglindeste compania. In relatiile de afaceri sunt frecvente situatiile in care intalnirile dintre parteneri devin hotaratoare pentru rezultatul actiunilor intreprinse. Bunele maniere sunt intotdeauna cele care stau la baza realizarii unei intalniri productive, placute si care se finalizeaza cu incheierea afacerii in termenii cei mai favorabili pentru ambele parti.

Comportamentul intr-o intalnire de afaceri de mai mica importanta nu trebuie sa difere in mod evident de cel adecvat pentru marile intalniri dintre parteneri. In aceasta categorie sunt incluse intalnirile pentru perfectionarea conditiilor preliminare ale unei afaceri, intalnirile pentru vanzari de produse fabricate de companie, conferinte pe probleme comune activitatii mai multor firme, simpozioane etc. In toate aceste situatii fiecare dintre participanti reprezinta compania in intregul ei in fata partenerilor sau eventualilor colaboratori ai institutiei. Manierele si respectarea unor anumite norme de protocol sunt la fel de importante atat pentru invitati cat si pentru organizatori. Intreaga ambianta a unei intalniri la care participa multi oameni depinde cu adevarat de profesionalismul, eficienta, inventivitatea si atitudinea atenta a acelora care raspund de organizarea lor. Normele de protocol valabile pentru organizatorul unei intalniri de afaceri sunt la fel de importante si pentru invitatii la intalnire deoarece in cursul acesteia sunt multe situatii in care un participant poate da dovada de bune maniere in mod eficient. In cele ce urmeaza ne vom opri la cateva din aspectele ce tin de protocolul unei intalniri , aspecte care trebuie sa fie respectate in primul rand de organizatori:

Organizatorul trebuie sa ajunga la timp daca nu chiar cu cateva zeci de minute inainte de ora la care a fost programata inceperea discutiilor.

Daca participa pentru prima data din partea companiei proprii la o astfel de intalnire, sau daca reprezinta pe cineva din companie, se comporta in mod prietenos si firesc fata de ceilalti participanti. Daca a venit la intalnire in alte conditii decat cele uzuale, trebuie sa le explice participantilor cine este si de ce se afla acolo. Acesta este si un prilej pentru el de a-si oferi cartea de vizita de afaceri, daca participantii la discutii ii pun intrebari despre el si compania sa.

Este recomandabil - pentru cel care este nou venit - sa astepte invitatia de a lua loc - adresata de unul din participanti care cunoaste motivul prezentei sale la intalnire. Este total nepotrivit sa ia loc din proprie initiativa - mai ales cand exista riscul de a se aseza langa organizatorul intalnirii. Scaunele din dreapta si din stanga organizatorului sunt pentru colegii acestuia sau pentru invitatii de onoare.

Atunci cand intarzie sa inceapa, orice participant poate sa se lanseze intr-o conversatie cu cel aflat in stanga sau in dreapta sa (daca persoana nu studiaza cumva un material). Subiectul conversatiei poate fi legat de evenimentele de actualitate sau chiar de motivul intalnirii.

5. Fiecare participant trebuie sa fie pregatit pentru intalnire cu tot materialul informativ necesar, care a fost studiat si parcurs in amanunt. Aceasta este si o garantie ca interventiile sale in discutii vor fi oportune si eficiente pentru derularea afacerii. Pe parcursul interventiilor din partea celorlalti participanti, eventualele observatii trebuie notate.
6. Este nepotrivit ca participantul sa aiba o anumita pozitie in scaun care ar putea lasa de inteles plictiseala care este tocmai opusul atitudinii pe care trebuie sa o afiseze. De asemenea, nu sunt recomandate: rularea unor bucatele de hartie in forma de cocoloase minuscule, plasarea agrafelor de birou in diferite combinatii, precum si alte activitati similare.
7. Se recomanda stapanirea tentatiei de a monopoliza discutia, prin orice mijloace.
8. Pentru a clarifica anumite informatii este bine sa existe curajul de a solicita lamuririle necesare. Pentru a asigura finalitatea dorita a intalnirii este mai bine sa se clarifice lucrurile neintelese decat sa se lase impresia ca sunt clare.
9. Manifestarea emotiilor este bine sa fie cat mai fireasca, dar trebuie controlata atunci cand este cazul de a fi exprimat dezacordul evident fata de stadiul problemelor discutate.
10. Folosirea pronumelui de politete "noi" in loc de "eu" atunci cand este vorba de un grup, se recomanda pentru a inlatura accentul categoric al lui "eu", care implica o lipsa de consideratie fata de colegi.
11. Orice participant la discutii trebuie sa se gandeasca bine inainte de a vorbi pentru a nu-si prezenta ideile intr-o maniera neingrijita, dezorganizata. Este bine sa se vorbeasca la subiect pentru a nu abuza de timpul celor prezenti.
12. Chiar daca fumatul este permis in incapere, se recomanda sa se ceara permisiunea unanima. Daca se primeste aceasta permisiune, este de dorit ca fumatul sa se faca in dreptul unei ferestre deschise pentru ca fumul sa poata iesi afara.
13. Constituie o impolitete bautul dintr-o cutie de bere, sifon etc. in timpul intalnirii de afaceri; continutul bauturii va fi turnat in pahar pentru a fi consumat.
14. Organizatorul intalnirii va multumi totdeauna participantilor la incheierea discutiilor.

La o intalnire de afaceri nu trebuie sa se solicite folosirea telefonului decat in situatiile speciale impuse de natura discutiilor purtate. Fiecare participant trebuie sa vina bine pregatit pentru intalnire, astfel incat sa evite blocarea discutiilor din lipsa de informatii. Se recomanda ca la incheierea discutiilor fiecare participant sa multumeasca personal organizatorului intalnirii pentru ospitalitate.

b. Intalnirile organizate in afara companiei

Ele sunt mai complicate din punct de vedere organizatoric intrucat au ca invitati un numar mare de oameni de la companii care au sediul in alte orase. Cu acest prilej apar cheltuieli care pot sau nu sa se dovedeasca eficiente; se poate intampla ca o organizare cu adevarat ieftina sa se dovedeasca a fi o pierdere in loc sa fie o economie. O intalnire in afara orasului merita o anumita cheltuiala planificata pentru ca schimbarea ambiantei in care se va desfasura poate crea conditiile de finalizare rapida si mult mai eficienta a afacerilor propuse.

Alegerea locului unde se va desfasura intalnirea se va face in functie de obiectivele acesteia: uneori este potrivita o statiune, astfel incat afacerile sa poata fi combinate cu sport si destindere; alteori, cand este o intalnire de lucru, este mai potrivit un hotel confortabil dintr-un oras care dispune de facilitati complexe -conditii de agrement, importanta istorica sau culturala, asezare pitoreasca etc. Daca organizatorul se bazeaza pe relatii deja stabilite in acest scop, definitivarea conditiilor de desfasurare se va petrece in cel mai facil mod.

Cand se recurge la rezervarea spatiului necesar intalnirii intr-un loc nou, neobisnuit, organizatorul se poate informa de la persoane care s-au ocupat recent de o actiune asemanatoare. Cand trebuie sa se faca rezervari la unul din hotelurile mai vechi este necesara actualizarea informatiilor despre serviciile oferite de hotelul respectiv, pentru ca ele se pot schimba destul de mult de la un an la altul. Un bun organizator, specialist in arta negocierilor, poate sa economiseasca sume importante pentru compania sa. El are nevoie de experienta in meserie si sa fie permanent informat prin retele de care dispune in stabilirea legaturilor cu companiile implicate.

Inainte de a se da orice confirmare scrisa privind rezervarea locului pentru intalnire sau a incheierii unui contract privitor la sumele ce vor trebui platite pentru serviciile solicitate, organizatorul trebuie sa treaca printr-o faza de negocieri. Un bun organizator nu se opreste la primul pret vazut pe lista sau oferit de cineva; el va incerca sa obtina scaderea pretului sau servicii suplimentare incluse in pretul cerut. Este bine sa se negocieze asupra urmatoarelor aspecte:

a. pretul camerelor (sa se obtina preturile mai scazute pentru camerele mai mici, sau lipsite de perspectiva, ori amplasate intr-o zona mai zgomotoasa);

b. ofertele de divertisment;

c. posibilitatile de agrement si recreare curente ale hotelului sau locului in care se desfasoara intalnirea;

a.       costul mesei, bauturilor, produselor de cofetarie etc.

Atat organizatorii cat si participantii la o intalnire de afaceri de acest gen isi vor arata bunele maniere prin felul cum vor putea sa se adapteze la conditiile de protocol impuse. Comportamentul lor, modul in care actioneaza pe durata intalnirii si felul in care urmeaza regulile protocolului negocierilor vor influenta in mod evident finalitatea acestora. Compania se preocupa de bunele maniere, angajand un personal meticulos in organizarea si realizarea intalnirii de afaceri; participantii isi manifesta manierele prin comportarea lor din timpul intalnirii, iar un alt factor care influenteaza decisiv succesul intalnirii consta in atitudinea si performantele organizatorilor. Daca toti acesti factori functioneaza, intalnirea va avea succesul asigurat.