Vizita si voiajul de presa

VIZITA SI VOIAJUL DE PRESA

1. Caracteristici generale

Vizita si voiajul de presa reprezinta alte tehnici de comunicare fiind, de fapt, extensii ale conferintei de presa. Le vom prezenta împreuna deoarece ambele au ca obiectiv central deplasarea jurnalistilor într-un anumit loc (sediul unei organizatii, un santier, un spatiu în care : lanseaza un nou produs, o investitie de interes public etc.), cu scopul de a-i face partasi la un eveniment sau de a li se prezenta cât mai multe informatii si de a le facilita întâlniri si discutii cu lideri sau cu alti membri ai unei organizatii. Deosebirea dintre cele doua actiuni provine din faptul ca la vizita de presa deplasarea se face în aceeasi localitate ; dureaza câteva ore, iar la voiaj deplasarea se face pe o distanta mai mai (alte localitati, regiuni sau tari) si pe o durata de timp mai mare (între 2-3 zile pâna la o saptamâna). De cele mai multe ori, programul acesto evenimente cuprinde:

o reuniune de primire a invitatilor;

vizitarea obiectivului propus ;

conferinta de presa, care le permite jurnalistilor sa obtina informati suplimentare.

În consecinta, pasii parcursi în organizarea unei conferinte de presa se regasesc si în organizarea unor astfel de evenimente; pe lânga acestia, vor mai aparea însa si unele elemente specifice.

În cele ce urmeaza, ma voi referi la voiajul de presa, pentru ca acesta este un eveniment mai complex, care, pe lânga vizita propriu-zisa, mai include si deplasarea si cazarea jurnalistilor.

Voiajul de presa este o calatorie la care organizatia invita jurnalistii pentru a se informa (C. Schneider, 1990, p. 139). Aceasta nu înseamna ca voiajul de presa este o calatorie de agrement sau un eveniment cu finalitate publicitara ori un mijloc de a corupe gazetarii. Jurnalistii nu pot fi pacaliti usor, ei stiu sa deosebeasca informatia utila de elementele care tin de reclama sau propaganda. Astfel, a devenit celebru voiajul organizat de Disney World din Florida în anul 1986, cu ocazia aniver­sarii a 15 ani de existenta (D.L. Wilcox, L.W. Nolte, 1990, p. 253). La eveniment, care a durat trei zile, au fost invitati 10.000 de jurnalisti din presa scrisa si audiovizuala. Cu toate ca un numar atât de mare de jurnalisti au luat parte la acest voiaj, putine mass-media au difuzat informatii despre eveniment. Se pare ca directorii acestor institutii au considerat ca jurnalistii nu au putut sa-si pastreze obiectivitatea în legatura cu operatiunile lui Disney World în urma implicarii într-un voiaj atât de fastuos si costisitor. Autorii amintiti considera ca este împotriva codurilor etice ale Societatii de Relatii Publice din America (PRSA) si Societatii Jurnalistilor Profesionisti din SUA (Sigma Delta Xi) sa organizezi (ca specialist în relatii publice) si sa accepti (ca jurnalist) voiajuri scumpe, mese festive scumpe, cadouri scumpe sau alte actiuni care au ca scop doar sa impresioneze presa.

Lectia oferita de exemplul de mai sus este ca reprezentantii presei ar trebui sa aiba o reactie negativa daca simt ca s-a încercat cumpararea lor. În plus, liderii institutiilor si specialistii în relatii publice trebuie sa întelega faptul ca, pentru jurnalisti, voiajul de presa este o investitie de timp - de aceea, evenimentul trebuie sa fie la înaltimea asteptarilor profesionale ale reprezentantilor mass-media.

Voiajul de presa se organizeaza numai în cazul când suntem convinsi ca el este singurul mod în care putem furniza informatii complete. J. Deschepper (1990, p. 91) si C. Schneider (1990, p. 139) subliniaza motivele care pot îndreptati organizarea voiajului de presa:

informatia pe care dorim sa o furnizam este absolut noua, de interes pentru presa generalista sau specializata (nu trebuie sa uitam faptul ca nu tot ceea ce considera liderii organizatiei ca este interesant e important si prezinta interes pentru presa);

informatia este legata de un anumit loc si nu poate fi prezentata complet decât acolo (sediul unei fabrici noi, ateliere dotate cu echipamente ultramoderne, un centru istoric proaspat renovat etc.);

informatia este legata de un produs sau eveniment a carui prezentare nu se poate face în alta parte (lansarea la apa a unui vas de croaziera, lansarea la Atena a unei colectii de moda inspirate din arta Greciei antice, lansarea noului model al autoturismului Dacia X90 la sediul Renault din Paris etc.).

De asemenea, nu trebuie neglijat faptul ca voiajul de presa ne ajuta sa explicam mai bine datele pe care dorim sa le difuzam si, în plus, are puterea de a sensibiliza reprezentantii presei, în acelasi timp, acest eveniment le ofera jurnalistilor, specialistilor în relatii publice si repre­zentantilor organizatiei posibilitatea de a petrece mai mult timp împreuna, de a se cunoaste mai bine si de a închega relatii profesionale bazate pe încredere reciproca.

2. Etape preliminare

Voiajul de presa este o actiune de comunicare extrem de complexa, care trebuie gândita, planificata, organizata cu cea mai mare atentie si cu mult timp înainte. Si aceasta pentru ca o eroare, oricât de mica, poate transforma evenimentul dintr-o sursa de prestigiu într-un dezastru. Daca voiajul este bine organizat, jurnalistii ramân cu amintirea unei primiri calduroase, a unei vizite bogate în informatii, a unor discutii interesante cu persoane autorizate; ei se întorc în redactii cu „tolba' plina de informatii utile, obtinute la fata locului, din observatii, din dialoguri sau din dosarul de presa, în acelasi timp, orice detaliu uitat poate sa schimbe total buna impresie creata pâna atunci: spre exemplu, o vizita la o fabrica de bere nou-deschisa într-un oras din provincie s-a transformat într-o nereusita pentru organizatori, pentru ca acestia, dupa ce au condus jurnalistii în sectia în care fermenta si se producea berea, dotata cu utilaje de ultima generatie, i-au dus si în sectia de etichetare, unde nu fusesera înca instalate echipamentele moderne deja cumparate si unde totul se facea manual; chiar daca jurnalistilor le-au fost aratate echipamentele ce urmau sa intre în functiune peste câteva zile, dintre toate lucrurile vazute în timpul vizitei lor nu le-a ramas în memorie decât imaginea femeilor care lipeau mecanic etichete pe sticle

În organizarea unui astfel de eveniment se parcurg mai multe etape importante: stabilirea subiectului, obtinerea acordului de principiu, calcularea bugetului estimativ.

2.1. Stabilirea subiectului

Primul pas consta în stabilirea cu precizie a subiectului voiajului de presa; specialistii în relatii publice trebuie sa se asigure ca organizatia are ce sa arate si ce sa comunice reprezentantilor mass-media. Din nefericire, exista situatii în care liderii organizatiei doresc neaparat (chiar daca nu au ce arata presei) sa lanseze un asemenea eveniment, gândindu-se ca acesta ar fi un bun prilej de a-i „îmbuna' pe ziaristi, în astfel de situatii, sarcina specialistilor în relatii publice este extrem de dificila si delicata; de obicei, în primul moment ei vor încerca sa demonstreze ca nu exista un subiect real pentru a organiza un voiaj de presa si ca riscul de a-i nemultumi pe jurnalisti este foarte mare; daca nu vor reusi sa convinga prin asemenea argumente, ei vor cauta sa inventeze fel de fel de motive pentru a avea un subiect pe baza caruia sa poata organiza voiajul de presa.

2.2. Obtinerea acordului de principiu

Al doilea pas consta în obtinerea acordului de principiu al conducerii organizatiei, prin prezentarea unor argumente solide, care sa justifice initiativa organizarii unui voiaj de presa. Uneori, liderii organizatiei au atitudini diferite de cele ale specialistilor în relatii publice, iar acestia trebuie sa depuna eforturi deosebite pentru a convinge conducerea sa ia o hotarâre corecta din punctul de vedere al strategiilor de comunicare. Astfel, în unele cazuri, ei nu vad cu ochi buni un asemenea eveniment: fie le este teama de presa, fie se gândesc la costurile mari ale voiajului, fie pentru ca nu vor sa arate ce au realizat, gândindu-se ca organizatiile concurente le vor copia ideile, în aceasta situatie, specialistii în relatii publice vor încerca sa le demonstreze cât este de important ca jurnalistii sa se convinga „pe viu' de transparenta organizatiei, pe de o parte, si, pe de alta parte, sa se poata documenta, direct, la fata locului, în felul acesta, jurnalistilor li se vor oferi suficiente date pentru a prezenta materiale ample, consistente, ceea ce va ajuta organizatia sa se faca mai bine cunoscuta si sa fie mai apreciata de publicul ei.

2.3. Calcularea bugetului estimativ

Dupa ce a fost stabilit subiectul voiajului de presa si dupa ce conducerea organizatiei si-a dat acordul de principiu (care, e bine sa nu uitam, nu presupune acordul fara rezerve, irevocabil), pasul urmator consta în stabilirea bugetului, în acest scop, este nevoie de un calcul realist, cât mai exact, deoarece bugetul trebuie, la rândul sau, sa fie aprobat de conducerea organizatiei; de fapt, de-abia dupa ce aceasta aproba bugetul, putem fi siguri ca am primit unda verde pentru organizarea eveni­mentului, în majoritatea cazurilor, organizatia care invita finanteaza calatoria si sejurul jurnalistilor. Aceste cheltuieli trebuie sa ramâna între anumite limite rezonabile, în sensul ca nu trebuie ales un hotel de cinci stele, nu trebuie organizate mese festive cu meniuri exagerate, la cele mai luxoase restaurante, nu trebuie platite convorbirile telefonice personale ale invitatilor, nu trebuie oferite tigari si bauturi fine între mese etc. C. Darroy si colaboratorii sai (1990, p. 57) arata ca jurnalistii englezi si americani, în numele independentei mass-media, prefera ca redactia sa suporte costurile de deplasare si sejur; spre deosebire de ei, reprezentantii presei franceze accepta ca platile sa fie acoperite de organizatia care invita, în România se pare ca s-a încetatenit practica acoperirii costurilor de catre organizatia care invita jurnalistii.

Calculul bugetului trebuie sa fie facut cu multa responsabilitate. Astfel, trebuie sa se tina seama de numarul jurnalistilor invitati, de perioada în care urmeaza sa se deruleze evenimentul (preturile la hoteluri difera de la un sezon la altul), de durata evenimentului, de mijloacele de transport alese, de cheltuielile legate de cazare si masa, de costurile materialelor destinate jurnalistilor (dosare de presa, brosuri, panouri, bannere, alte forme de afisaj). La acestea se poate adauga o suma pentru cheltuieli neprevazute: jurnalisti care, desi au infirmat participarea, anunta în ultimul moment ca pot veni; anumite consumatii ale unor ziaristi sau telefoane date de ei, pe care „au uitat' sa le achite ; insigne sau alte suveniruri ce se epuizeaza si trebuie produse urgent pentru a satisface toate solicitarile etc.

2.3.1. Stabilirea listei invitatilor

O mare parte din buget se calculeaza înmultind cheltuielile pentru un jurnalist cu numarul total al invitatilor; astfel, este important sa stabilim de la început câti reprezentanti ai presei vor participa la voiaj. Pentru a defini lista jurnalistilor care urmeaza sa ia parte la eveniment, procedam ca si în cazul conferintei de presa: consultam fisierele de presa. Dar, de aceasta data, selectia va fi mult mai riguroasa.

Vor fi invitati acei jurnalisti despre care putem presupune (tinând seama de atitudinea si interesul manifestate fata de organizatie de-a lungul timpului) ca vor veni la eveniment. P. Bachmann (1994, p. 124) considera ca numarul invitatilor trebuie sa fie invers proportional cu distanta si cu numarul de zile de deplasare. Astfel, el propune sa fie invitati 10-15 jurnalisti pentru un voiaj la mari distante (de obicei international), 15-20 de jurnalisti pentru un voiaj într-un punct înde­partat al tarii sau o tara vecina si 25-30 pentru o deplasare la o distanta rezonabila în tara.

Lista invitatilor nu va include decât jurnalisti. Nu se invita repre­zentanti ai altor organizatii sau oficialitati în acelasi timp cu presa; pentru acestia se va organiza o vizita separata. Nu uitati sa întocmiti o lista de rezerva, pentru a putea înlocui în timp util jurnalistii care anunta ca nu vor putea lua parte la eveniment.

2.3.2. Alegerea perioadei si a duratei voiajului de presa

În alegerea perioadei trebuie sa tinem seama de :

a) anotimp - în timpul iernii si al verii, din pricina vacantelor si conce­diilor, preturile sunt mai mari la hoteluri si la biletele de avion;

b) perioadele defavorabile - momentele în care au loc evenimente incluse în calendarul national (zile nationale, comemorari, alte sarbatori), în cel religios sau în cel international (jocuri olimpice, campionate mondiale, vizite ale unor înalte oficialitati, târguri si expozitii internationale etc.) nu sunt recomandate pentru organizarea unor voiajuri, deoarece presa poate fi mobilizata în mediatizarea acelor evenimente si, în unele cazuri, pot exista dificultati în procurarea biletelor de avion sau obtinerea locurilor de cazare. De aceea, este indicat sa luam legatura cu câtiva jurnalisti, pentru a verifica daca am ales bine perioada, daca ea nu se suprapune unor alte evenimente de interes pentru presa;

c) perioadele inadecvate unui voiaj - specialistii în relatii publice trebuie sa studieze prognoza meteo si sa evite plasarea evenimentului atunci când sunt anuntate geruri si viscole, calduri caniculare sau ploi torentiale care pot conduce la inundatii.

În ceea ce priveste durata, J. Deschepper (1990, p. 93) recomanda ca pentru vizitarea unei întreprinderi sa nu se depaseasca doua ore, pentru un voiaj în interiorul tarii sa se prevada maxim doua zile, pentru un voiaj în tarile vecine, maxim 2-3 zile, iar pentru o deplasare în tari mai îndepartate, aproximativ o saptamâna.

Pentru ca voiajul de presa nu reprezinta o calatorie de agrement, iar timpul ziaristilor este pretios, trebuie sa se reduca la minim numarul de zile - în acelasi timp, nu trebuie ca programul sa fie supraîncarcat si evenimentul sa se transforme într-un fel de maraton pentru jurnalisti. O vizita la sediul unei întreprinderi nu înseamna ca aceasta trebuie prezen­tata de la poarta pâna la cel mai ascuns colt de depozitare; trebuie alese acele elemente care pot stârni interesul jurnalistilor si pot oferi informatii utile, de interes public. Pe de alta parte, fiecare ungher trebuie pregatit cu grija, caci nu li se poate interzice ziaristilor sa deschida o usa sau sa se opreasca mai atent asupra unui loc anume sub pretextul ca ies din traseu sau ca nu mai e timp pentru vizitarea acelor zone. Daca nu esti pregatit sa raspunzi tuturor solicitarilor jurnalistilor, atunci mai bine amâni sau renunti la voiajul de presa.

Daca voiajul dureaza mai multe zile, trebuie prevazut si un interval de timp liber, pentru ca ziaristii sa se poata odihni, sa parcurga documen­tatia primita, sa redacteze anumite materiale, sa viziteze unele puncte de atractie din regiunea respectiva.

În ceea ce priveste alegerea zilelor din saptamâna, ca si la conferinta de presa, este indicat sa se opteze pentru marti, miercuri, joi (în cazul voiajurilor scurte). Atunci când este vorba de o vizita despre presa, aceasta trebuie organizata în prima parte a zilei (cel târziu pâna la ora 16). Daca se viziteaza sediul unei organizatii, trebuie ales momentul când aceasta este în plina activitate, astfel încât sa li se ofere invitatilor posibi­litatea de a vedea ce si cum se produce, de a discuta cu oamenii si de a se convinge de realizarile organizatiei.

2.3.3. Alegerea mijloacelor de transport

În alegerea mijloacelor de transport trebuie sa se tina seama de urmatoarele elemente:

distanta care urmeaza sa fie parcursa;

costurile mijloacelor de transport;

viteza de deplasare (jurnalistilor nu le place sa piarda timpul);

gradul de confort oferit.

Având în vedere aceste criterii, se pot face mai multe optiuni, dintre care se alege în final varianta cea mai convenabila. Astfel, pentru deplasari pe distante mici, putem opta fie pentru tren, fie pentru autocar. Desigur, cea de-a doua varianta este mai convenabila, pentru ca nu esti legat de un orar fix, iar pe durata calatoriei, jurnalistii sunt însotiti de un reprezentant al organizatiei, care îi poate pune la curent cu evenimentul. Autocarul poate fi o optiune si pentru o distanta mai mare, în interiorul tarii.

Aceasta alegere este convenabila datorita costului redus, dar nu trebuie uitat ca ea poate sa implice o noapte sau doua în plus de cazare la hotel, pe durata calatoriei. O alta optiune pentru acelasi tip de deplasare ar putea fi avionul: pretul calatoriei este mult mai mare, dar se reduce numarul de nopti la hotel. Punând în balanta cele doua variante, s-ar putea sa constatati ca ajungeti aproximativ la aceleasi cheltuieli, dar, în cazul avionului, calatoria este mai putin obositoare. Pentru voiajul în afara granitelor tarii, singura optiune este avionul, deoarece trebuie sa fie luat în considerare, în mod prioritar, factorul timp. Exceptie de la aceste considerente fac evenimentele organizate ca o caravana, în care este parcurs un traseu cu mai multe obiective de vizitat.

Exista însa situatii în care cheltuielile de transport sunt suportate de institutiile de presa - în acest caz, ele au dreptul sa aleaga acea varianta de calatorie pe care o considera convenabila. Ca atare, organizatorii voiajului trebuie sa respecte dorinta reprezentantilor mass-media, sa nu se opuna acestei decizii si sa asigure facilitatile de care vor avea nevoie jurnalistii respectivi când ajung la destinatie.

În stabilirea mijloacelor de transport nu trebuie sa avem în vedere doar deplasarea dintr-o localitate într-alta. Altfel spus, nu trebuie sa uitam cheltuielile implicate de transportul de la hotel la locul evenimentului, precum si cele asociate deplasarii de la hotel la gara sau aeroport.

În concluzie, putem spune ca alegerea mijloacelor de transport este un element important în procesul organizarii unui voiaj de presa. Si un ultim detaliu: este bine sa luam în calcul nu numai cheltuielile implicate de acest moment, ci si gradul de confort pe care îl ofera mijloacele alese; starea de spirit a invitatilor (calatoria poate fi placuta si relaxanta sau epuizanta si plictisitoare) va contribui la atmosfera generala în care se va desfasura evenimentul.

2.3.4. Alegerea hotelului

În alegerea locului în care urmeaza sa fie cazati jurnalistii trebuie sa tinem seama de doua elemente: confortul si distanta fata de locul de desfasurare a evenimentului. Nu trebuie sa uitam însa ca va exista în permanenta o presiune a bugetului, care limiteaza la anumite valori cheltuielile respective (daca le depasim, exista riscul ca bugetul propus sa nu fie aprobat de conducerea organizatiei). Pe de alta parte, la fel de adevarat este faptul ca locul de cazare ales poate si el sa contribuie, într-o oarecare masura, la imaginea pe care si-o formeaza jurnalistii despre organizatie.

Alegerea unui hotel vechi, cu camere neventilate (vara) si prost încalzite (iarna) va crea, cu siguranta, o stare de disconfort, chiar de nemultumire în rândul jurnalistilor. Ceea ce nu înseamna ca trebuie sa cadem în cealalta extrema si sa alegem hoteluri luxoase în mod ostentativ, pentru ca putem crea impresia ca vrem sa „cumparam' bunavointa jurnalistilor.

În momentele în care analizam ofertele diferitelor hoteluri trebuie sa ne informam daca nu cumva, în aceeasi perioada, sunt cazate grupuri de tineri sau de sportivi sau daca nu cumva la restaurantul hotelului sunt organizate mese festive sau alte evenimente sarbatoresti; acestea, prin agitatia si zgomotul pe care le creeaza, pot, pe de o parte, sa bulverseze activitatea normala a hotelului si sa scada calitatea serviciilor si, pe de alta parte, sa creeze o stare de iritare pentru celelalte persoane aflate acolo.

Locul de cazare ales trebuie sa ofere conditii decente de confort si sa permita odihna dupa oboseala drumului sau a vizitarii obiectivelor propuse. De asemenea, o data cu alegerea hotelului, se va stabili si locul unde vor lua masa jurnalistii. Important este sa avem simtul masurii si sa nu transformam un eveniment de presa într-un „chiolhan' ; daca vom cauta cu grija, vom gasi întotdeauna locuri unde se poate mânca bine, în conditii placute si la preturi convenabile.

Ca si în cazul transportului, pot exista institutii mass-media care doresc sa suporte cheltuielile de cazare si hrana; dorinta acestor reprezentanti ai presei trebuie respectata.

2.3.5. Alte cheltuieli

În acest capitol intra cheltuielile facute pentru materialele destinate presei: dosare de presa, pliante, brosuri, CD-uri etc., precum si pentru alte investitii adiacente : închirieri de spatii de expunere si/sau de spatii de parcare, închirieri de echipamente informatice, bannere, diferite afise, panouri, ecusoane, instalatii suplimentare de iluminat sau de sonorizare, flori, baloane, costume personalizate pentru ghizi etc. La acestea se pot adauga costurile serviciilor prestate de diferite firme specializate (catering). Tot în acest capitol intra si costurile cadourilor. Acesta este un subiect extrem de sensibil, care a generat numeroase dezbateri între specialistii în relatii publice. Este sau nu este nevoie sa se faca daruri jurnalistilor ? Marea majoritate a autorilor considera ca aceste cadouri nu sunt obligatorii si ca nu trebuie sa fie vorba de ceva costisitor, care da impresia ca se vrea cumpararea jurnalistilor. C. Schneider (1990, p. 141) sintetizeaza conditiile pe care trebuie sa le îndeplineasca un asemenea cadou:

sa nu aiba o valoare exagerat de mare;

sa existe o legatura între el, voiajul efectuat si informatia transmisa.

Exista însa tentatia (uneori datorata competitiei dintre organizatii) de a oferi cadouri cât mai costisitoare, care nu au nici o legatura cu tema voiajului respectiv. Cum ar fi, de exemplu, ca la lansarea unui nou model de autoturism sa le fie oferit jurnalistilor cel mai nou model de telefon mobil. Aceste practici sunt condamnabile si ele ofera o imagine negativa atât a celor care ofera, cât si a celor care primesc: nu pot exista relatii echilibrate, corecte, profesionale între cei ce încearca sa cumpere bunavointa si cei ce se lasa cumparati.

P. Bachmann (1994, p. 126) arata ca o organizatie nu trebuie sa asalteze sistematic jurnalistii cu obiecte si gadget-uri ce nu au nici o legatura cu informatiile pe care le transmite. Ea trebuie sa respecte frontiera dintre esantion si cadou: un jurnalist nu va refuza un esantion din produsul care face obiectul voiajului de presa, în timp ce un cadou costisitor trebuie refuzat. Acelasi autor (1994, p. 127) scoate în evidenta diferenta dintre jurnalistii americani si cei francezi; el recomanda exemplul americanilor, ce refuza sau returneaza orice cadou (iar redactiile suporta frecvent costurile de deplasare si cazare), deoarece aceasta reprezinta un pret mic pe care îl platesti în raport cu marele câstig - independenta profesionala.

În ceea ce priveste alegerea momentului în care se pot oferi cadourile, parerile sunt împartite: unii sustin ca la finalul voiajului, altii ca în timpul evenimentului. J.-L. Girardot (1992, p. 179) are însa o alta recomandare: în camerele în care urmeaza sa fie cazati jurnalistii se pot pune mici cadouri simbolice (blocnotes, pix, agenda - cu sigla organizatiei - si un esantion din produsul ce urmeaza sa fie prezentat, cu conditia ca acesta sa nu fie foarte scump - cum ar fi televizoare, masini de spalat etc.), împreuna cu un scurt text ce contine urari de bun venit. Daca programul nu prevede un interval de timp liber în care jurnalistii pot sa-si cumpere suveniruri, atunci organizatia poate oferi mici obiecte, la pret modic, de tipul celor luate de turisti, în felul acesta, nu jignim pe nimeni, nu cream impresia ca vrem sa cumparam presa si le oferim ocazia jurnalistilor de a ramâne cu anumite amintiri placute.

Dupa ce au fost luate în calcul toate aceste costuri, se poate stabili un buget global, care va fi supus aprobarii conducerii organizatiei. Uneori, se poate întâmpla ca suma rezultata sa fie prea mare si sa nu fie aprobata; de aceea, este bine sa pregatim mai multe variante de buget, astfel încât sa nu se piarda timpul cu recalculari si noi sedinte cu liderii organizatiei.

Dupa ce s-a aprobat bugetul, putem sa trecem la etapa urmatoare, de organizare propriu-zisa ; aceasta implica :

stabilirea programului (în cele mai mici amanunte);

redactarea si transmiterea invitatiilor catre jurnalisti;

pregatirea si, eventual, simularea evenimentului;

efectuarea corectarilor de ultima ora.

3. Stabilirea programului

Dupa ce a fost aprobat bugetul si am primit unda verde pentru organizarea evenimentului, se trece la pasul urmator: stabilirea pro­gramului în cele mai mici detalii, astfel încât jurnalistii sa fie în priza de la primul pâna la ultimul minut.

Programul reprezinta o descriere completa a evenimentului si o prezentare, dupa un orar bine stabilit, a fiecarei actiuni incluse în voiajul de presa. Programul se definitiveaza în toate detaliile sale, pentru a le putea fi trimis jurnalistilor o data cu invitatiile; astfel, repre­zentantii presei îsi pot face o imagine precisa asupra evenimentului, pot anticipa unele momente si îsi pot organiza ritmul de lucru în mod adecvat.

Programul voiajului de presa are trei momente importante:

a) plecarea si drumul catre locul de desfasurare a evenimentului; în cadrul acestui punct, nu trebuie sa uitati sa precizati:

data, ziua si ora plecarii;

locul de întâlnire (acesta se alege în functie de mijlocul de transport);

ora la care se ajunge la destinatie;

în cazul unui drum mai lung cu autocarul, unde sunt prevazute opriri si daca exista o pauza de masa;

b) evenimentul propriu-zis; acest punct va include informatii refe­ritoare la ceea ce se va întâmpla din momentul în care jurnalistii sosesc la destinatie si pâna în momentul plecarii spre casa; aici vor fi precizate:

- locul de cazare: numele hotelului, adresa, telefon, fax si numarul de nopti rezervate;

locurile unde se ia masa (data, ziua, ora);

deplasari în timpul evenimentului (cu autocarul, taxiul, transportul în comun etc.);

programul evenimentului: primiri, vizite, întâlniri cu reprezentantii organizatiei, conferinta de presa; pentru fiecare actiune se va preciza locul, ora, durata;

- timpul liber (daca este cazul);

c) plecarea, drumul de întoarcere spre casa:

data, ziua, ora plecarii;

mijlocul de transport;

ora si locul sosirii în localitatea de resedinta.

4. Redactarea si trimiterea invitatiilor

Invitatiile le vor fi trimise tuturor jurnalistilor trecuti pe lista alcatuita atunci când s-a efectuat calculul estimativ al bugetului; daca este cazul, la aceasta lista se adauga reprezentanti ai presei locale (care nu au fost luati în evidenta în momentul calcularii costurilor voiajului de presa).

Invitatia este asemanatoare cu cea trimisa pentru conferinta de presa; în plus, apar urmatoarele elemente:

- obiectivul voiajului: se adauga acele detalii care au rolul de a trezi interesul jurnalistilor (fapte inedite, realizari de exceptie, prezenta unei personalitati etc.);

programul voiajului (pe scurt);

durata voiajului (specificându-se data plecarii si, respectiv, a întoarcerii).

De asemenea, este necesar sa li se ceara jurnalistilor sa confirme participarea la voiaj si sa li se indice data-limita pâna la care pot face acest lucru. Uneori, se trimit cupoane de raspuns. Organizatorii doresc sa obtina un raspuns (confirmare sau infirmare) cât mai repede, pentru ca, în functie de acesta, stiu daca este nevoie sa le trimita invitatii altor jurnalisti aflati pe o lista de rezerva, pot sa faca rezervari la hotel, pot sa închirieze autocarul sau sa cumpere bilete de tren ori avion. Experienta arata ca jurnalistii au atitudini diferite atunci când primesc invitatiile :

a) unii raspund imediat;

b) altii raspund dupa un anumit interval de timp;

c) altii arunca invitatia la cos sau, chiar daca o pastreaza, nu dau nici un raspuns;

d) altii au o atitudine nehotarâta - dupa ce confirma sau infirma, în ultimul moment se razgândesc si anunta ca nu pot veni, respectiv, ca pot veni.

O astfel de atitudine îi pune în dificultate pe organizatori, pentru ca se trezesc fie ca trebuie sa recupereze (daca mai pot) plati facute pentru cineva care nu mai vine, fie ca trebuie sa se agite pentru a-i asigura transportul si cazarea celui ce s-a hotarât sa participe în ultimul moment. De aceea, este recomandat ca organizatorii sa tina personal si permanent legatura cu jurnalistii, pentru a fi la curent cu deciziile lor.

În ceea ce priveste momentul trimiterii invitatiilor, specialistii atrag atentia ca nu exista solutii standard, deoarece acest factor depinde de distanta si durata deplasarii (C. Darroy et alii, 1990, p. 58; J. Deschepper, 1990, p. 96; C. Schneider, 1990, p. 114; J.-L. Girardot, 1992, p. 185; P. Bachmann, 1994, p. 123). Invitatiile se trimit, de regula, cu cel putin doua saptamâni înainte de eveniment, dar acest interval poate creste pâna la patru-cinci saptamâni atunci când durata deplasarii este mai mare.

Dupa ce au fost primite confirmarile si a fost întocmita lista definitiva cu participantii, organizatorii au datoria sa-i trimita fiecarui jurnalist programul voiajului, detaliat pentru fiecare zi, locul de întâlnire, ora si ziua plecarii, adresa de posta sau e-mail, telefonul si faxul persoanei de contact, detalii legate de vize, taxe vamale si asigurari (daca este cazul), informatii referitoare la clima, relief, starea vremii estimata, precum si sfaturi legate de îmbracaminte, bagaje etc. Nu trebuie sa uitam ca, oricât de prevazatori am fi, întotdeauna scapa un mic detaliu sau apar modificari de ultima ora; de aceea, este important sa se mentina contactul permanent cu jurnalistii, pentru a le oferi informatii complete si de ultima ora legate de deplasarea pe care urmeaza sa o faca si, invers, pentru a fi informati la timp de eventualele schimbari ce pot sa apara în agenda jurnalistilor.

5. Pregatirea voiajului de presa

Dupa ce a fost redactat programul si a fost stabilita lista exacta a jurnalistilor, se trece la pregatirea voiajului. Pentru aceasta, este nevoie sa întocmim un plan de lucru si apoi sa urmam cu strictete etapele pe care le-am fixat. O asemenea conduita ne ofera garantia faptului ca nu vom uita anumite actiuni si vom avea în vedere toate detaliile legate de organizarea riguroasa a voiajului si vizitei de presa.

5.1. Transportul si cazarea

Asa cum am aratat mai sus, deplasarea se poate face fie cu autocarul, fie cu trenul, fie cu avionul. Daca am optat pentru autocar, acesta trebuie închiriat cu cel putin trei saptamâni înainte de eveniment. Trebuie sa ne asiguram ca este o masina moderna, prevazuta cu toate facilitatile (aer conditionat, toaleta, instalatie de sonorizare etc.). împreuna cu reprezentantii firmei de transport, trebuie sa fixam traseul, punctele de oprire, durata si, eventual, programul din timpul opririi. De asemenea, se va obtine acordul pentru lipirea pe autocar a unor afise cu sigla si numele organizatiei, afise pe care trebuie sa apara vizibil „Vizita de presa'.

În cazul în care se opteaza pentru tren, se vor cumpara din vreme bilete la clasa I, iar daca se calatoreste noaptea, la vagonul de dormit. Se vor face rezervari atât pentru drumul catre locul evenimentului, cât si pentru întoarcere. Nu uitati sa verificati daca nu s-au produs schimbari în orarul anuntat al trenurilor!

Atunci când se alege avionul, se vor face rezervari din timp, pentru a fi siguri ca vom avea biletele dorite chiar si în perioadele aglomerate. Pentru deplasarea la aeroport (care, de obicei, este în afara localitatilor si relativ departe) pot fi închiriate microbuze, cu care se pleaca dintr-un loc central, usor accesibil si bine cunoscut de toata lumea. La fel vom proceda si la întoarcere, pentru a asigura deplasarea de la aeroport catre centrul orasului de resedinta.

În ceea ce priveste cazarea, se vor face din timp rezervari la hotel, la restaurant; este important ca un reprezentant al organizatorilor sa verifice, cu o zi înainte de eveniment, daca sunt întrunite exigentele formulate de organizatie si daca totul decurge conform planului.

5.2. Pregatirea materialelor destinate presei

Pe lista materialelor pregatite pentru presa, un loc de frunte îl ocupa dosarul de presa, în capitolul consacrat acestui subiect, am aratat în detaliu care este continutul dosarului de presa si cum se redacteaza materialele respective.

În cazul voiajului de presa, este important sa retinem faptul ca dosarul de presa trebuie sa prezinte organizatia atât la modul general, cât si în contextul vizitei si sa furnizeze suficiente informatii pentru jurnalisti, astfel încât acestia sa poata aborda subiectul, la fata locului, în cunostinta de cauza. Aceasta nu înseamna însa ca în dosar sunt incluse materiale care prezinta în detaliu ceea ce trebuie sa vada si sa afle jurnalistul pe parcursul vizitei.

Este bine ca aceste materiale sa le fie date reprezentantilor mass-media înainte de începerea vizitei propriu-zise. Astfel, dosarul de presa poate fi înmânat:

- cu câteva zile înainte de plecare (trimis prin curier sau posta în redactie);

- la plecare, în locul de întâlnire cu jurnalistii (în felul acesta, se da posibilitatea documentarii în timpul calatoriei);

la locul de cazare (la receptie sau în camera de hotel).

Informatiile continute în dosar pot fi completate pe parcursul voiajului cu anumite materiale solicitate de jurnalisti, cu discursurile tinute de liderii organizatiei în timpul conferintei de presa, cu fotografii'facute în timpul vizitei etc. Pe lânga aceste materiale, este bine sa fie pregatite panouri care pot fi prezentate pe traseul vizitei; ele pot contine date sintetice, grafice, cuvinte-cheie usor de memorat etc. în plus, bannerele pot fi expuse în locuri vizibile, acolo unde pot intra în cadrele cameramanilor de televiziune. Pe lânga aceste elemente, pot fi realizate CD-uri de prezentare, casete video, fotografii, toate constituind o baza de date pentru informarea jurnalistilor.

5.3. Pregatirea reprezentantilor organizatiei

În acest caz, trebuie sa avem în vedere, în primul rând, reprezentantii conducerii si specialistii din diferite domenii de activitate în legatura cu subiectul vizitei. Vor fi pregatite cu grija discursurile si se vor face simulari - pentru aceasta situatie, se urmeaza etapele si procedurile pe care le-am prezentat în detaliu în capitolul consacrat conferintei de presa,

Pe lânga aceste persoane cu functii de conducere, un rol important îl au persoanele care vor însoti jurnalistii sau grupurile de jurnalisti pe parcursul vizitei. Deoarece ele au misiunea de a facilita orientarea jurnalistilor pe teren si de a le oferi explicatiile cerute, le vom numi în continuare „ghizi', într-o anumita masura, ghizii sunt actorii principali si, de aceea, trebuie selectati si pregatiti cu multa atentie (vezi, pe larg, J. Deschepper, 1990, pp. 95-96). Astfel, ei trebuie:

sa fie capabili sa se exprime clar si cursiv;

sa stie sa prezinte în mod accesibil aspectele tehnice;

sa fie competenti, pentru a putea da toate informatiile solicitate de jurnalisti;

sa fie amabili, conviviali, sa constituie o prezenta placuta.

5.4. Alte masuri

În functie de natura evenimentului, trebuie sa avem în vedere si alte masuri de pregatire. Astfel, daca sunt prevazute manifestari în locuri publice, este nevoie sa solicitam aprobarea autoritatilor locale. Daca la eveniment participa mai multa lume, într-un spatiu deschis, va fi necesara prezenta organelor de ordine: acestea trebuie anuntate din timp si informate asupra elementelor de program, a participarii estimate, a prioritatilor jurnalistice etc. De asemenea, daca se considera necesara prezenta unor cadre medicale, trebuie contactata institutia de profil si oferite informatiile necesare.

Daca avem nevoie sa închiriem o anumita aparatura (de sonorizare, de iluminare, de proiectie etc.), va trebui sa contactam cu ceva timj înainte firma de profil si sa discutam cu reprezentantii acesteia toatt detaliile evenimentului. De asemenea, cu o zi înainte de eveniment vom verifica buna functionare a echipamentelor.

Daca informatiile prezentate în timpul vizitei au un caracter de maxima actualitate, trebuie sa prevedem o sala pentru presa, dotata ci calculatoare conectate la Internet, cu telefon si fax, cu copiatoare, astfe încât jurnalistii sa poata prelucra informatia si sa-si transmita rapic materialele.

În perioada de pregatire, trebuie sa ne gândim la toate detaliile de organizare, sa ne imaginam tot ceea ce s-ar putea întâmpla, sa prevedem orice incident sau accident - totul pentru a fi capabili sa luam masuri îi cel mai scurt timp posibil, în felul acesta, vom putea fi siguri ci evenimentul va decurge bine si ca voiajul de presa va fi o actiuni reusita.

6. Desfasurarea evenimentului

Asa cum am aratat mai sus, voiajurile de presa pot sa aiba diferit obiective (vizita sediilor unei organizatii, inaugurarea unei sectii oi întreprinderi, lansarea unor produse etc.); cel mai des întâlnit est acela legat de vizitarea unei anumite locatii de interes special. D aceea, în cele ce urmeaza ma voi referi la acest tip de eveniment, pentr ca un astfel de plan e valabil pentru orice fel de vizita (fie ca este sa nu însotita de un voiaj, adica de o calatorie într-un alt oras sau într-alta regiune sau tara).

Prima etapa în cadrul vizitei este primirea jurnalistilor la sedii organizatiei. Echipa de primire este formata din specialistii în relatii publice, un reprezentant al conducerii, alti specialisti din cadrul organizatiei. Liderul organizatiei va adresa un cuvânt de bun venit si le va multumi jurnalistilor pentru participare; apoi, unul dintre relationisti le va prezenta pe scurt obiectivele ce urmeaza sa fie vizitate, pentru a-i familiariza cu ele si a le stârni interesul pentru anumite aspecte.

Etapa urmatoare consta în vizitarea obiectivului respectiv. Pentru aceasta, trebuie sa se tina seama de spatiul pe care îl avem la dispozitie, de ambianta sonora si de componenta grupurilor. Nu este recomandat ca vizita sa se faca în grupuri mai mari de 10-15 persoane, pentru ca e stiut faptul ca informatia este difuzata mai eficient în grupurile mici. Mai ales atunci când spatiul este restrâns si nu permite deplasarea unor grupuri mari, când e zgomot si nu se poate auzi decât la câtiva pasi, se vor organiza mai multe grupuri mici, însotite de câte un ghid. Aceste grupuri trebuie sa fie omogene din punctul de vedere al interesului pentru informatie; astfel, unul poate fi format din jurnalistii din presa centrala si altul din cei din presa locala sau unul poate fi format din reprezentantii presei generaliste (informatii pentru publicul larg) si altul din cei din presa specializata (informatii cu caracter mai accentuat tehnic); de asemenea, se poate alcatui un grup separat din reprezentantii televiziunii si fotografi, pentru care se va stabili un traseu care sa includa locurile cele mai favorabile filmarii si fotografierii. 'Fiecare grup este însotit de un ghid, o persoana bine documentata, capabila sa furnizeze toate informatiile solicitate.

Vizita se va desfasura conform traseului prestabilit; cu toate acestea, nimeni nu-i poate împiedica pe jurnalisti sa se abata într-o directie sau alta, sa se opreasca sa discute cu anumite persoane din organizatie sau sa filmeze ori sa fotografieze ceva anume. Trebuie sa fim constienti ca jurnalistii vor sa obtina în timpul unei vizite sau al unui voiaj de presa mai multe informatii decât cele pe care le-ar obtine dintr-un comunicat.

În fine, cea de-a treia etapa este legata de întâlnirea jurnalistilor cu liderul organizatiei si câtiva specialisti, în cadrul unei conferinte de presa. Este nevoie sa se organizeze si o conferinta de presa, pentru ca în felul acesta li se da prilejul jurnalistilor sa afle mai multe informatii si sa-si clarifice anumite aspecte. Organizarea conferintei se va face conform planului prezentat în capitolul consacrat acestui tip de activitate -aceasta înseamna si ca specialistul în comunicare (purtatorul de cuvânt) va modera respectiva întâlnire. De data aceasta însa, discursul liderului organizatiei trebuie sa fie scurt, deoarece jurnalistii sunt deja familia­rizati cu terna în discutie. Specialistii invitati au datoria sa raspunda tuturor întrebarilor puse de gazetari, pentru a fi siguri ca acestia vor fi pe deplin lamuriti asupra tuturor problemelor.

Daca în timpul vizitei este prevazut un bufet, un prânz, un cocteil, fie la sediul organizatiei, fie în alta parte, este important ca la el sa participe si liderii organizatiei, pentru ca în felul acesta vor putea sa aiba discutii libere cu jurnalistii, sa îi cunoasca mai bine si sa puna accentul pe anumite informatii pe care le considera importante.

7. Evaluarea voiajului de presa

Voiajul de presa nu se termina o data cu întoarcerea acasa a jurnalistilor. Dimpotriva, acum urmeaza momente de mare tensiune pentru organizatie. Reprezentantii biroului de presa vor urmari cu febrilitate ceea ce este difuzat de presa audiovizuala si tiparit de presa scrisa în zilele imediat urmatoare voiajului, pentru a vedea daca acesta a avut sau nu un ecou în mass-media. în general, trebuie sa avem rabdare, caci nu întotdeauna evenimentul pe care 1-am organizat intra în categoria evenimentelor de stricta actualitate (despre care jurnalistii informeaza imediat publicul); uneori, mai trece ceva timp pâna când sunt redactate materialele ample, bazate pe documentarea complexa pe care jurnalistii au facut-o, la fata locului, în timpul voiajului.

În nici un caz nu trebuie sa li se ceara jurnalistilor sa explice de ce nu au mediatizat evenimentul respectiv, de ce 1-au prezentat într-un anumit fel sau de ce i-au consacrat putine pagini sau putine minute. Asa cum am precizat de atâtea ori în cartea de fata, ei sunt singurii care pot sa decida cum, cât, când este prezentat evenimentul organizat de specialistii în relatii publice.

Dupa câteva zile însa, putem sa le trimitem fotografii si alte materiale suplimentare realizate în timpul voiajului, în felul acesta, le oferim mai multe informatii si le amintim de evenimentul la care au luat parte.

Daca descoperim ca, dupa mai multe zile de la desfasurarea voiajului de presa, el nu a avut nici un ecou sau a fost prezentat în mod critic ori a fost distorsionat de relatarile jurnalistice - si ca acest lucru nu apare în situatii izolate, ci este o constanta pentru întregul spectru mass-media -, atunci trebuie sa ne punem întrebari serioase legate de organizare: „Am ales bine subiectul voiajului ? ', „Am ales bine momentul ? ', „Am organizat totul asa cum trebuie ? ', „Am oferit toate informatiile solicitate ? ', „Am pastrat echilibrul relatiilor cu jurnalistii sau am exagerat ceva?' Dupa monitorizarea presei si analiza tuturor factorilor, pozitivi sau negativi, reprezentantii departamentului de relatii publice vor întocmi un raport de evaluare pe care îl vor discuta cu liderii organizatiei si care va constitui baza pentru initiative ulterioare.

De retinut:

• Aceste evenimente permit prezentarea unor aspecte ale vietii organizatiei si cunoasterea lor la fata locului într-un mod în egala masura aprofundat si colegial.

• Cel mai important lucru este alegerea subiectului: nu uitati ca acesta trebuie sa se refere la informatii de interes pentru jurnalisti, care nu pot fi prezentate si care devin relevante numai în locul unde se organizeaza vizita sau voiajul.

• În etapele preliminare, este important sa obtineti un acord de principiu pe baza caruia sa începeti calcularea bugetului estimativ. Acesta trebuie sa fie echilibrat si sa tina seama de toate cheltuielile implicate de voiajul de presa. Nu uitati ca de-abia dupa terminarea calculelor legate de bugetul global si definitivarea programului veti putea solicita acordul definitiv al conducerii.

• Alcatuiti lista cu jurnalisti în functie de subiectul vizitei; consultati-va cu câtiva jurnalisti pentru a adapta programul si perioada la prioritatile de pe agenda presei.

• Atunci când fixati data si durata voiajului, evitati suprapunerile cu alte evenimente majore, evitati calatoriile-maraton si nu uitati sa prevedeti intervale de timp liber pentru mici vizite turistice, cumparaturi, destindere.

• Alegeti mijloacele de transport, hotelul, meniurile si cadourile-suvenir ci moderatie: nu este vorba numai despre restrictiile bugetare, ci si despn riscul ca jurnalistii sa perceapa excesele de generozitate ca pe o încercari de a li se cumpara bunavointa.

• Definiti cu rigurozitate programul si trimiteti din timp invitatiile cu toat informatiile necesare : data, ziua si ora plecarii, locul de întâlnire, adres si numerele de telefon ale persoanei de contact, locurile ce vor fi vizitate locurile de cazare, locul si momentul conferintei de presa, informatii despi întoarcere, informatii practice (clima, îmbracamintea recomandata, actel necesare).

• Urmariti cu mare atentie toate detaliile legate de conditiile de transpor calitatea cazarii si a meniului, traseul vizitei, relatiile cu autoritatile implica si cu firmele care presteaza diferite servicii.

• Alcatuiti cu grija dosarul de presa pentru jurnalisti; pregatiti materiale ajutatoare (de la badge-uri la bannere).

• Pregatiti cu mare seriozitate interventiile liderilor organizatiei si ale speci Hstilor. Nu uitati sa asigurati selectarea cu grija a persoanelor care v însoti jurnalistii si pregatirea lor adecvata.

• Pe timpul vizitei si al conferintei de presa, asigurati-le jurnalistilor conditi optime de documentare, chiar daca acest lucru poate însemna modificari programul stabilit.

Dupa încheierea voiajului de presa, asigurati monitorizarea presei si evalua evenimentului.