ANALIZA SIAREA POSTULUI / FUNCTIEI

Obiectivele capitolului:

vor fi clarificate conceptele de "analiza" si de "proiectare" a unui post de lucru;

vor fi indentificate noile aspecte ale performantei individuale si organizationale;

se vor sublinia componentele unui post de lucru si caile de modificare a acestuia;

se va accentua importanta "fisei postului", sub aspectele sale legale si comportamentale;

cursantii se vor informa despre principalele metode de realizare a analizei postului, cu avantajele si dezavantajele acestora.

Termeni-cheie: analiza, proiectare, reproiectare, fisa postului, feed-back-ul postului, competente, responsabilitati, sarcini, largirea postului, imbogatirea postului,indatoriri.

1. Analiza si proiectarea postului/ functiei.

Organizatiile economice care dau dovada de eficienta, se pot mentine intr-un mediu concurential, numai prin utilizarea creativa a tuturor resurselor de care dispun. Competitivitatea unei organizatii depinde de performantele individuale suficient de inalte ale angajatilor sai, iar performantele individuale sunt conditioante de: vointa angajatului pentru a depune efortul necesar in munca; pregatirea profesionala de care dau dovada lucratorii; abilitatea sau capacitatea lor de a indeplini sarcina de munca, in conditii optime, ca in figura nr. 3.1. :

Figura nr. 3.1. Aspecte ale performantei individuale.

Proiectarea postului/functiei este efortul constient de a stabili sarcinile, indatoririle si responsabilitatile care revin fiecarui loc de munca. In activitatea de proiectare a postului/ functiei se porneste de la contextul in care se desfasoara activitatea lucrativa si de la influenta exercitata de catre continutul postului de lucru asupra ocupantului sau. Motivatia studiului proiectarii postului/functiei este determinata de:

q       impactul semnificativ pe care il poate avea aceasta activitate asupra performantelor, mai ales acolo unde motivarea angajatilor conduce la diferentieri vizibile; de asemenea, poate contribui la diminuarea costurilor, prin reducerea fluctuatiei si absenteismului;

q       efectele negative sau pozitive asupra satisfactiei in munca, plecand de la considerentul ca angajatii pot fi mai mult sau mai putin satisfacuti de configuratia pe care o are postul ocupat; de aceea este important sa se identifice acele componente ale postului care pot conduce la maximizarea satisfactiei in munca;

q       proiectarea functiei poate afecta starea de sanatate fizica si mentala a angajatilor, prin continutul sau trebuie sa evite exercitarea puternica a influentei factorilor negativi de mediu, adica a acelora care intervin asupra functiilor vitale ale organismului (acuitate auditiva si vizuala, integritatea si buna functionare a coloanei vertebrale, presiunea si circulatia sangelui, stres etc.).

Analiza postului/functiei se constituie ca o modalitate practica de culegere si de analiza a informatiilor cu privire la continutul postului/ functiei, pentru indeplinirea corecta a sarcinilor de lucru.

Analiza functiei reclama un grad inalt de cooperare si de coordonare intre compartimentul de resurse umane si managerii organizatiei. De aceea, responsabilitatile referiotare la activitatea de analiza si proiectare a posturilor/ functiilor se impart intre specialistii din domeniul resurselor umane si manageri, astfel:

Competitivitatea unei organizatii si presperitatea sa are nevoie de realizarea a trei categorii de performante individuale: productivitatea, inovatia si loialitatea.

Productivitatea se reflecta la trei nivele: individual, organizational si national. La nivelul individual ea este asimilata cu eficienta, cu volumul sau cantitatea de lucrari/ produse raportat(a) la numarul de ore/lucrator necesar. Productivitatea individuala depinde de efortul depus pentru a obtine un anumit rezultat (exprimat in cantitate de produse, volum de lucrari executate sau servicii prestate), dar si de o serie de alti factori, printre care mentionam: nivelul de instruire profesionala si de experienta , indemanarea individului, conditiile de munca, calitatea si numarul mijloacelor de munca, metodele si tehnologiile utilizate in procesul lucrativ. Productivitatea individuala a muncii constituie criteriul de definire a sistemului de salarizare, de evaluare a muncii, pentru procesul de selectie, de pregatire profesionala, pentru institutionalizarea sistemelor de sanctionare si de recompensare. Factorii ce exercita o influenta negativa asupra nivelului atins de productivitatea individuala a muncii sunt fluctuatia de personal si absenteismul. Productivitatea organizationala se masoara, in mod uzual prin intermediul indicatorului "costul unitatii de munca" sau "costul total al muncii/ unitatea de produs", si afecteaza profitabilitatea si capacitatea competitiva a unei intreprinderi. Productivitatea nationala constituie o preocupare constanta, pentru urmatoarele motive: productivitatea inalta determina un nivel de trai ridicat, venituri mai substantiale pentru populatia activa; lipsa de corelatie intre nivelul veniturilor salariale si acela al productivitatii muncii conduce la inflatie, la descresterea puterii de cumparare si la cresterea costurilor variabile si totale; daca nivelul costului factorului de productie munca depaseste nivelul productivitatii generale a muncii, rezulta o competitivitate slaba a produselor si serviciilor pe pietele internationale.

Inovatia implica un comportament creativ, pentru realizarea de noi produse sau servicii sau pentru a realiza noi conditii de indeplinire a sarcinilor de lucru. Inovarea poate fi limitata sau incetinita de unele aspecte umane - tendinta fireasca a oamenilor de a se opune schimbarii, lipsa de acceptare a inovatiilor sau a noului, in general; riscul implicat de orice schimbare, unele incercari se pot dovedi costisitoare sau pot sa nu conduca la rezultatele dorite, in consecinta managerii trebuie sa deprinda abilitatea de a-si insusi riscul, pentru a inova. Stimularea si mentinerea unui climat creativ/ inovativ in cadrul organizatiei trebuie sa devina un obiectiv important, in conditiile operarii in piete accentuat concurentiale.

Loialitatea inseamna increderea, fidelitatea si sinceritatea fata de organizatie. Starea de " sanatate" a unei intreprinderi, pe termene lungi, depinde de stabilitatea si de calificarea factorului forta de munca, iar loialitatea este o componenta a stabilitatii. Lipsa acestei componente genereaza acte de indisciplina a muncii, de genul eforturi de a munci mai mici, refuzul de a accepta o schimbare a pozitiei sau continutului muncii, sabotaj, furt, absenteism. Astazi, se considera ca loialitatea este mai semnificativa pentru orice organizatie decat profesionalismul sau tehnologiile utilizate. Din multe puncte de vedere, loialitatea apare ca o o relatie de rciprocitate intre patronat si angajatii acestuia. Acestia fac eforturi, realizeaz productivitate si sunt loiali fata de organizatie si asteapta un comportament similar, din partea managerilor si patronatului. Restructurarile, reducerile de personal, eliberare prin somaj sunt considerate de catre lucratori ca fiind denuntari ale loialitatii de care trebuie sa dea dovada organizatia fata de ei, deci, schimbul se dovedeste a fi inegal. Pentru a stimula loialitatea in cadrul intreprinderilor, se poate actiona pe urmatoarele directii: - stimularea implicarii angajatilor in procesul decizional, in organizare si conducere; - realizarea unui sistem de comunicare eficient; - gestionarea corecta a sisitemului de recompense competitive si a celor profesionale; - asigurarea posibilitatilor de pregatire si de perfectionare profesionala , de gestionare a carierelor.

Oirce post de lucru sau functie este compus(a) din sarcini, indatoriri si responsabilitati. Sarcina de munca este totalitatea activitatilor elementare sau o grupare de miscari, ce poate fi identificata distinct. Indatorirea este un segment de munca realizat de catre o persoana, compus dintr-un numar de sarcini. Responsabilitatea reprezinta obligatia de a indplini anumite sarcini si indatoriri, cu respectarea conditiilor stabilite si de raportare a rezultatelor obtinute, intr-un anumit termen, catre o persoana desemnata. Nivelul mai accentuat sau mai redus al responsabilitatilor dintr-un post de lucru conduce la o deferentiere salariala, dar si a importantei postului in cadrul schemei organizatorice.

In procesul proiectarii si reproiectarii posturilor/ functiilor se pot realiza modificari ale continului acestora, dupa cum urmeaza:

(a)           - largirea postului/functiei - o extindere a numarului de sarcini si indatoriri ce trebuie sa fie realizate, din domeniul de activitate curent sau din domenii conexe acestuia;

(b)          Imbogatirea postului/functiei - este o adancire a postului prin adaugarea de noi responsabilitati, cu privire la planificarea, organizarea, controlul si evaluarea functiei.

2. Proiectarea postului / functiei.

In procesul de proiectare si de reproiectare a unui post de lucru, se realizeaza, in mod obisnuit, largiri sau imbogatiri ale continutului acestuia. Pentru a defini mai corect continutul unui post/ functie, a fost creat modelul Hackman & Oldham, prin care se identifica cinci caracteristici importante in vederea priectarii postului:

- varietatea calificarii - sau gradul de extindere a activitatilor care asigura succesul intr-un loc de munca. O mai mare varietate a solicitarilor si a calificarii semnifica o mai mare importanta a muncii si aceasta devine mai interesanta;

- identitatea sarcinii - sarcinile postului functioneaza ca un tot unitar, ca o unitte de munca, cu un rezultat vizibil. Fiecare loc de munca se deosebeste de altele prin anumite sarcini specifice. Fiecare post de lucru trebuie astfel creat incat sa asigure realizarea unui produs sau a unei lucrari prin intermediul unei game largi de activitati, contrar opticii de a realiza o singura operatie dintr-un ansamblu sau o parte a acestui ansamblu;

- Semnificatia postului - este impactul pe care il exercita postul asupra ocupantului sau , dar si asupra altor persoane. Un post de lucru este mai semnificativ cu cat influenteaza un numar mai mare de lucratori, din anumite motive.;

- Autonomia - este gradul de libertate individuala si de actiune independenta a muncii dintr-un post. O autonomie mai mare conduce la cresterea responsabilitatii persoanei ocupante, pentru munca prestata;

- Feed-back-ul - este asigurat de cantitatea si calitatea informatiilor clare, precise, utile si oportune primite de titularul postului, cu privire la modul in care si-a indeplinit sarcinile de munca. Aceasta componenta contribuie la o mai buna intelegere a eficientei muncii, a nivelului de performanta atins, contribuie la viziunea generala pe care angajatul o are despre munca sa (de stima si respect sau, dimpotriva, de desconsiderare).

Varietatea calificarii, identitatea sarcinilor si semnificatia functiei contribuei la intelegerea deplina a semnificatiei muncii in postul proiectat.

Autonomie conduce la responsabilizarea angajatului pentru rezultate mai bune.

Feed-back-ul permite cunoasterea rezultatelor muncii si evaluarea acestora.

In ansamblu, cele cinci caracteristici ale modelul Hackman &Oldham faciliteaza obtinerea motivatiei pentru munca, a performantei de nivel superior si a satisfactiei muncii.

3. Analiza postului/functiei.

Informatiile necesare pentru a realiza operatiuni de analiza a postului/functiei privesc:

Analiza postului/functiei foloseste pentru identificare componentelor postului ce trebuie sa fie indeplinite de catre angajati si pentru solutionarea unor probleme ale managementului resurselor umane (v. fig. nr. 3.2.):

Figura nr. 3.2. Analiza postului si conexiunile sale cu alte activitati ale managementului resurselor umane.

Descrierea postului arata ce trebuie sa fie facut, de ce, unde si cum trebuie sa se munceasca, adica: sarcini, indatoriri, responsabilitati. Tot din descrierea postului rezulta perfomantele standard ce trebuie sa fie realizate, pentru a justifica salariul incasat. N redactarea acestei componente a postului se porneste de la premiza ca un lucrator avizat asupra ceea ce are de facut, are sanse mai mari de a realiza la nivelul optim sarcinile trasate. Componentele descrierii postului contine trei parti majore:

- identificarea postului - precizarea denumirii postului, numele sefului ierarhic imediat, date referitoare la numarul angajatilor care ocupa posturi similare, scala de salarizare s.a.;

- principalele sarcini, indatoriri si responsabilitati - se descrie, in esenta, continutul postului;

- indatoririle specifice - se expun clar si precis sarcinile, indatoririle si responsabilitatile implicate in realizarea postului, grupate intr-o forma logica.

In descrierea postului trebuie sa se evite utilizarea expresiilor vagi, ea trebuie sa fie descriptiva, fara a furniza un exces de detalii. Limbajul folosit este precis, inteligibil.

Pentru a asigura o anumita flexibilitate manageriala, se inlcude o clauza cu privire la eventualele sarcini sau indatoriri care nu sunt specificate, dar care vor apare ca necesare in procesul muncii, la un anumit moment, neprecizat in text, de genul:" Angajatul va indeplini si alte sarcini de munca, trasate de seful sau direct, in mod expresm atunci cand interesele organizatiei din care face parte reclama acest lucru in mod imperios".

Specificatia postului precizeaza modelul ideal de ocupant al postului descris, adica: cunostinte, abilitati, indemanari, experienta, necesare uni angajat, pentru indeplinirea in conditii optime a sarcinilor de munca. Factorii specifici identificati pot fi grupati in trei mari categorii: cunostinte, talent/dibacie, abilitati. in unele cazuri pot fi mentionate cerinte privind nivelul de instruire si de educatie, experienta in munca, cerinte fizice si intelectuale, criterii morale, abilitatea de a lucra sub presiunea timpului sau altor factori specifici de solicitare.

Analiza postului reprezinta o importanta egala pentru manageri si pentru angajati, in vederea intelegerii depline a indatoririlor si raspunderilor ce revind fiecarei pozitii de lucru, precum si pentru restul activitatilor de management al resurselor umane.

Atat descrierea cat si specificatia postului/ functiei insumeaza precis informatiile obtinute pentru fiecare pozitie de lucru, trebuie sa fie inteligibile, clare, utilizabile. Continutul lor poate fi afectat de schimbarile intervenite in cadrul organizatiei (dezvoltarea, restructurarea, reducerea dimensiunilor de activitate etc.) sau de revizuirile periodice ale posturilor.

Descrierea si specificatia postului se regasesc in documentul numit "fisa postului", care , in unele cazuri, mai poate cuprinde unele sectiuni privind mijloacele de munca utilizate, conditiile de munca, oportunitatile oferite de firma angajatoare (posibilitatea de a realiza o cariera deosebita, nivelul motivant al salarizarii, gradul de independenta sau autonomia postului s.a.). Fisa postului se intocmeste in doua exemplare, unul fiind remis titularului de post, iar celalalt fiind detinut fie de seful ierarhic direct fie este inserat in dosarul de personal al titularului de post. Acest document poate arata ca in figura nr. 3.3.:

Titlul postului .......... Marca angajatului ...... Titular ............. Numarul de lucratori similari .... Numele si functia sefului ierarhic direct ............ Pozitia in cadrul organizatiei ..... Salariul de incadrare ........ Principalele indatoriri si responsabilitati ................ Specificatia postului ( cunostinte, calificarea si abilitatile solicitate) ..... Pregatirea profesionala si experienta ................ Conditiile de munca ........................ Oportunitati ale firmei ...................... Director , Angajat , (nume si semnatura) (nume si semnatura) Compartiment resurse umane, (nume si semnatura) data intocmirii ....

Figura nr. 3.3 . Model de fisa postului.

Realizarea analizei posturilor/ functiilor poate fi amenintatoare pentru angajati si pentru manageri, comportaand o serie de consecinte de natura comportamentala, cum ar fi:

v     teama angajatilor ca analiza si reproiectarea posturilor va antrena constrangeri asupra lor, vor realiza o limitare a creativitatii, initiativei si flexibilitatii muncii lor, prin formalizarea excesiva a responsabilitatilor si a calificarilor;

v     rezistenta la schimbare si opozitia fatisa fata de orice transformare;

v     parerea lucratorilor ca observarea detaliata a muncii lor poate insemna o incercare de anulare a aspectelor de unicat ale activitatii desfasurate sau ca observarea este generata de greselile pe care ei le savarsesc;

v     poate apare o supraapreciere a angajatilor existenti, deoarece o analiza, oric6t de amanuntita si de corecta ar fi ea, nu poate preciza chiar tot ceea ce executa o persoana in cadrul postului ocupat si ce calificare are;

v     angajatii si managerii au tendinta de a supraevalua importanta semnificatiei postului/functiei pe care o ocupa ei;

v     unii angajati au tendinta de a folosi descrierea postului/functiei ca pe o limitare a atributelor decizionale ale managerilor, prin refuzul de a indeplini o activitatea (o sarcina)care este omisa din descrierea postului, desi este necesar sa fie realizata. O asmenea atitudine genereaza mari dificultati in exercitarea atributiilor manageriale si in organizarea si desfasurarea activitatilor din cadrul intreprinderii.

Managerii si specialistii din domeniul resurselor umane trebuie sa constientizeze consecintele legale ale activitatii de analiza si proiectare a postului/functiei si ale fisei postului. Acest din urma document are valoare probatorie in justitie, putand fi invocat in situatia conflictului de munca. Organele judiciare si cele sindicale acorda o importanta deosebita acestui document. De asemenea, asigurarea de oportunitati egale in procesul de recrutare si de selectie este iimplinita si justificata prin descrierea si specificatia posturilor vacantate si scoase la concurs. Ca atare, este dificil, pentru un patron, de a avea un sistem legal de angajare si de utilizare a resurselor umane, fara a dispune de o analiza performanta a functiei, in lipsa acesteia aparand, uneori, abuzuri.

Pentru efectuarea analizei postului/functiei se instrumenteaza un proces ce strabate mai multe etape, in mai multe variante, ce depind de conditiile concrete ale intreprinderii:

A)    identificarea posturilor si revizuirea documentatiei aferente lor;

B)     explicarea procesului de analiza managerilor si angajatilor;

C)    efectuarea analizei postului/ functiei;

D)    elaborarea documentatiei noi, a descrierii si specificatiei postului/ functiei;

E)     mentinerea si actualizarea continutului fisei postului.

Necesitatea revizuirii si actualizarii descrierii si specificatiei postului/functiei poate sa apara si in diferite alte situatii, ca: in urma constatarilor rezultate din interviurile de parasire a postului de catre unii angajati; in timpul evaluarii performantelor; in cadrul demersurilor de planificare a necesarului de personal; in perioadele de reorganizare si restructurare a activitatilor s.a.

Analiza postului nu este un proces complicat, dar trebuie sa se realizeze metodic, intr-o maniera logica si practica. Procesul de cupegere, prelucrare, interpretare si uttilizare a informatiilor cu privire la o anumita functie sau la un anumit post, are scopul de a stabili ce activitate este indeplinita, in ce conditii si care sunt abilitatile necesare pentru persoana ce le va indeplini. Metodele des folosite pentru analiza postului/functiei sunt: a) observarea; b) interviul; c) chestionarul; d) analiza structurata sau metode combinate din cele patru enumerate.

a)       observarea poate fi continua sau pe baza unor esantioane ale muncii. O varianta a observarii este esantionul muncii, in sensul ca se determina continutul si marimea/ volumul activitatii zilnice specifice, pe baza unor esantionae statistice ale activitatii, prin observarea si masurarea duratei actiunilor, metoda ce este folosita mai ales pentru muncile de birou si pentru activitati productive ciclice, de durata scurta. Utilizarea observarii, ca metoda, este rara la posturile cu activitati neciclice sau care se repeta la intervale mari sau neprecizate de timp. Metoda este, mai ales, aplicabila in cazul posturilor cu caracter repetitiv, ciclic sau in combinatie cu alte metode;

b)       interviul consta in obtinerea de informatii direct de la angajatii care ocupa o anumita functie sau de la superiorii lor. Se foloseste un formular de interviu structurat, in care informatiile se inregistreaza in mod logic si sistematic. Se practica si interviuri de grup, cu participarea membrilor unui colectiv de munca, alaturi de superiorii lor ierarhici. Prin intermediul interviului, se pot obitne informatii suplimentare, se pot corecta informatiile obtinute in cadrul unei analize anteiroare, cu persoane care ocupa in mod direct postul de interes;

c)       chestionarul este folosit pe scara larga pentru culegerea si inregistrarea datelor privitoare la o anumita functie. El consta intr-o imbinare de intrebari inchise si deschise, cu ajutorul careia se obtin informatii de la angajati si de la superiorii acestora, indiferent de pozitia lor ierarhica, iar discrepantele de raspunsuri se pot valida cu prilejul interviului. Este chiar indicat ca utilizarea chestionarului sa fie combinata cu interviul sau cu observarea. Un tip de chestionar folosit uneori este cel numit "check -list" (lista de control), care ofera un mod mai simplificat de a obtine raspunsurile dorite de la angajati. Marele avantaj al utilizarii chestionarului este timpul relativ scurt pentru obtinerea informatiilor necesare si costul redus al operatiunii;

d)       metodele strcturate care sunt grefate pe notiunea de "check-list" si prezinta doua varinate importante: chestionarul de analiza functiei (Position Anlysis Questionar - PAQ) si analiza functionala a postului (Functional Job Anlysis -FJA). Cu PAQ, fiecare post/ functie este analizat (a) prin intermediul a sase elemente (sectiuni), ca:

q       informatiile de intrare (unde si cum primeste lucratorul infomatiile pentru a indeplini functia?);

q       procesul mental (ce nivele de rationament sunt necesare pentru indeplinirea functiei?);

q       rezultatele muncii (ce activitati fizice sunt indeplinite?);

q       relatiile cu alte persoane din colectiv (ce relatii sunt necesare pentru a indeplini functia?);

q       contextul postului/functiei (ce conditii de munca si ce context social sunt implicate?);

q       alte aspecte (ce alte activitati sunt relevante in postul/functia analizata?).

pentru fiecare sarcina din cadrul functiei sunt stabilile, in urma evaluarii, sase trepte de importanta, dupa care se face ierarhizarea raspunsurilor, pentru o apreciere finala. Chestionarul poate fi completat de un analist, in timpul unui interviu structurat sau chiar de catre titularul postului insusi.

In cadrul FJA se abordeaza, in mod cuprinzator, analiza postului/functiei, pe urmatoarele obiective:

(a)    obiectivele si scopurile organizatiei;

(b)   ce face angajatul in cadrul postului/functiei pentru a indeplini aceste obiective/scopuri;

(c)    nivelul si orientarea a ceea ce fac angajatii;

(d)   standardele de performanta pe post;

(e)    continutul pregatirii profesionale.

Fiecare post are trei componente esentiale: datele (informatiile), oamenii si mijloacele, ca in fig. nr. 3.4.

Figura nr. 3.4. Functiile postului, conform modelului FJA.

In cadrul fiecreia dintre ceste clasificari exista o ierarhie a posturilor/functiilor, iar figura nr.3.4. demonstreaza nivelul si numarul asociat cu dimensiunea postului/functiei. Comparand nivelele si informatiile oferite de acest tabel, cu datele din Dicttionary of Occupational Titles (DOT), operational in SUA, se pot stabili scari ale dezvoltarii carierei, practicile de promovare s.a.

Analiza functionala este standardizata, asa incat pot fi elaborate date statistice pentru adoptarea unor decizii (validarea testelor la recrutare si selectie sau la evaluarea performantelor in munca), folosind date din cele trei dimensiuni prezentate in fig. nr.3.4.

Analiza si proiectarea postului/ functiei porneste de la concordanta intre persoana si post, ceea ce este un concept simplu, de corelare a caracteristicilor oamenilor cu criteriile de performanta ale organizatiei.

Probleme de recapitulat:

Ce se intelege prin proiectarea si analiza postului/functiei?

2. Care sunt legaturile si importanta pe care o antreneaza aceste activitati, in cadrul unei organizatii?

3. Ce componente ale postului sunt definite prin modelul Hackman&Oldham si care asigura o buna motivare a personalului pentru munca?

Sa se defineasca descrierea si specificatia postului/functiei.

Care este importanta documentului "fisa postului", din punct de vedere legal si comportamental ?

Metodele principale de analiza a postului/functiei sunt urmatoarele ..