Interviul ca instrument in domeniul resurselor umane

Majoritatea managerilor urasc consumul de timp, energie si emotii care se produce in procesul de angajare a noilor angajati. Acest proces il impiedica in indeplinirea sarcinilor curente, il obliga sa munceasca ore suplimentare si, cel mai rau dintre toate, ii face la le fie teama ca vor face o alegere gresita si ca va trebui sa reia intregul proces dupa cateva luni.

In majoritatea companiilor departamentul de resurse umane sunt cele care recruteaza si selecteaza noii angajati. Cu toate acestea, supervizorii si liderii de echipa participa de obicei in acest proces si aproape intotdeuna, ei intervieveaza candidatii.

Scopul interviului este de a obtine informatii despre candidat. Aceste informatii vor face posibila prevederea performantelor viitoare ale candidatului la locul de munca, si compararea candidatilor intre ei. Cu ajutorul lui se proceseaza si evalueaza informatiile obtinute despre candidat, in legatura cu particularitatile postului. C.V., formularul de angajare si scrisoarea de intentie nu sunt suficiente. Informatiile suplimentare si detaliile pot fi obtinute prin intrevederea candidatului.

Cateva reguli sunt necesare. Planificarea interviului trebuie sa respecte urmatoarele aspecte:

• Candidatul trebuie anuntat unde si cand are loc interviul si cu cine trebuie sa ia legatura.
• Candidatul trebuie sa aiba o camera linistita unde sa astepte.
• Intervievatorul trebuie sa fie pus la curent cu programul de intervievare, care trebuie conceput astfel incat sa fie suficient timp pentru candidat.
• Intervievatorul trebuie sa vada C.V.-ul, scrisoarea de intentie si formularul de inscriere inaintea interviului, pentru a stii ce intrebari sa puna.
• Controlul interviului este foarte important, acesta presupune cunoasterea informatiilor ce trebuie obtinute, culegerea sistematica a acestora si oprirea cand au fost obtinute.
• Intervievatorul trebuie sa stie sa conduca interviul, sa nu vorbeasca mai mult de 25% din timpul interviului de fond.
• Abordarea realista a functiei presupune ca cel care conduce interviul trebuie sa ofere informatii corecte despre postul pentru care se desfasoara selectia, despre organizatie, astfel incat, candidatul sa poata evalua, propriile asteptari la functie, reducandu-se riscul insatisfactiei angajatului.
• Candidatul trebuie informat la sfarsitul interviului care va fi pasul urmator.
• Urmarirea integrarii candidatilor ce au fost selectati.

Aproape toate firmele sau companiile folosesc interviul ca metoda de selectie iar candidatii sunt intervievati de cel putin 2 specialisti - un specialist in resurse umane si seful direct al viitorului angajat. Pentru locuri de munca ce reclama un grad mai inalt de calificare se obisnuieste sa se tina un al treilea interviu cu un manager din ierarhia superioara a companiei sau organizatiei. Interviul initial de alegere este realizat, in unele cazuri, inainte ca solicitantul sa completeze formularele de cerere ale unui post, cu scopul de a vedea daca acesta are sanse de a fi ales pentru postul disponibil.

In situatia interviului se pun intrebari asupra unor chestiuni pe baza carora sa se determine in ce masura candidatul indeplineste unele cerinte si candidatii pentru a realiza sarcinile functiei oferite.

Aspectele abordate in contextul unui asemenea interviu privesc: interesul solicitantului pentru functie; locul de munca oferit; plata asteptata; disponibilitatea pentru munca; calificarea minima necesara sau eventualele aspecte specifice.

Pe baza raspunsurilor primite, solicitantii sunt evaluati pentru a determina daca sunt acceptabili pentru a participa in continuare la procesul de selectie. Astfel spus, inca din aceasta faza, unii candidati pot fi eliminati.

Interviul are un dublu scop. In primul rand, comisia de intervievare informeaza candidatul asupra intreprinderii, postului vacant si cerintele acestuia, iar in al doilea rand sa dea posibilitatea candidatului sa prezinte informatii cat mai ample privind trecutul sau profesional si aspiratiile sale in perspectiva.

Eficienta unui interviu depinde de o serie de factori printre care amintesc: conditiile materiale si psihologice in care se desfasoara; existenta unei scheme de discutii care sa permita prezentarea unor elemente elocvente si controlabile; capacitatea persoanei care conduce interviul in special privind modul in care stie sa asculte interlocutorul, sa manifeste interes si intelegere pentru aspectele relatate, precum si sa evite judecatile proprii de valoare.

Tipuri de erori in alegerea candidatilor perfectii

Desi se considera ca interviul este o metoda de selectie foarte folositoare uneori apar erori grave in selectia candidatilor. Aceste greseli se datoreaza mai ales:

a) datorita lipsei de experienta a persoanei care conduce interviul; b) cand pregatirea celor care conduc interviul este depasita de nivelul de pregatire si experienta al celor intervievati; c) persoanele care conduc interviul fac judecati gresite, care compromit corectitudinea evaluarii candidatilor.

Cele mai frecvente tipuri de erori comise in timpul desfasurarii interviurilor sunt urmatoarele:

- eroarea de similaritate - intervievatorii sunt predispusi sa accepte candidatii care le sunt asemanatori ( hobby-uri, interese, elemente biografice comune) si sa-i respinga pe cei care nu sunt ca ei;

- eroarea de contrast- majoritatea candidatilor sunt intervievati succeciv iar cei care conduc interviul tind sa compare fiecare candidat cu predecesorul sau, in loc de a-l compara cu un standard stabilit;

- sublinierea elementelor negative- cei care conduc interviul percep munca lor ca pe un mijloc de cautare a elementelor negative sau de descalificare a candidatilor; in acelasi timp ei tind sa-si schimbe mai usor opinia despre un candidat de la pozitiv la negativ, decat invers;

- partinirea in functie de sex sau varsta - s-a constatat ca specialistii in resurse umane inclina sa dea credit barbatilor in dauna femeilor, atunci cand postul respectiv este ocupat in mod traditional de barbati; de exemplu, barbatii atragatori vor fi supraevaluati, in timp ce femeile atragatoare vor fi subevaluate, in cazul in care vor candida pentru posturi de conducere;

- eroarea datorata primei impresii - se intampla ca unii conducatori de interviuri sa-si formeze impresia despre candidat in urma consultarii formularului-cerere de angajare sau dupa primele momente ale interviului; de asemenea exista tendinta ca persoana care conduce interviul sa-si aleaga acele intrebari care sa-i confirme impresia negativa sau pozitiva initiala;

- eroarea de tip halou - aceasta eroare se produce atunci cand o anumita caracteristica a interviului impresioneaza puternic iar acest lucru se rasfrange asupra evaluarii eronate a celorlalte trasaturi. Cercetarile au demonstrat ca doar inteligenta si sociabilitatea sunt evaluate corect in timpul interviului.

- factorii nonverbali - se spune ca cei care conduc interviul sunt usor influentati de acesti factori deoarece atunci cand un candidat poarta haine adecvate, zambeste, are un ton placut al vocii face o impresie mai buna, chiar daca pentru unele locuri de munca sunt necesare indemanarea si cunostintele tehnice si mai putin relatiile cu alte persoane.

- erori de ascultare si de memorare- se intampla atunci cand intervievatorul nu este atent sau atunci cand acesta nu isi ia notite - (aproximativ 75% din ceea ce a raspuns candidatul poate fi uitat).

Clasificarea interviurilor

Interviurile se clasifica atat din punct de vedere al structurii, cat si din punct de vedere al numarului de intervievatori. Din punct de vedere al numarului de intervievatori:

• Interviul individual - cel mai folosit, obtinandu-se posibilitatea dezvoltarii unei relatii intre intervievat si intervievator. Dar poate aparea lipsa de obiectivitate, tocmai existentei unui singur intervievator, care nu poate fi controlat.
• Interviul colectiv - intr-o oare care masura, interviurile colective depasesc problemele prezentate. Astfel, unul sau mai multi vor intervieva candidatii. Dintre intervievatori fac parte managerul de linie al postului vacant, un oficial din departamentul de Resurse Umane precum si alte persoane ce au o implicatie directa cu acel post si care ar pune candidatului intrebare de specialitate asupra formarii profesionale.
• Consiliul de intervievare - este o subdiviziune a interviului colectiv. Acesta este constituit dintr-un numar mare de intervievatori, cu adevarat, o incercare mare pentru candidat. Intervievatorii vor pune, fiecare, cate una maxim doua intrebari. Pe baza raspunsului candidatului membrii consiliului de interviu isi vor face o parere despre aptitudinile si calitatile, parere ce va conta la luarea deciziei finale.

Acest tip de interviu este destul de eficient tocmai datorita numarului de intervievatori si calificarilor diferite ale acestora

Interviurile se clasifica in functie de gradul de structurare in trei categorii:

1) interviurile nestructurate - permite examinatorilor sa puna orice tip de intrebari fara o planificare a informatiilor ce vor fi colectate. Aceste interviuri au cea mai mica valoare deoarece datele culese ofera putine informatii pentru evaluarea si compararea candidatilor si pot ramane zone neexploatate legate de activitatea candidatului.

2) interviurile semistructurate - intervievatorul pregateste un set de intrebari standard, dar foloseste si intrebari spontane, pentru a analiza fiecare candidat in parte. Aceasta metoda poate sa faca interviul mai placut pentru candidati, si sa creeze o impresie mai buna despre companie si sa usureze comunicarea.

Un specialist al interviurilor semistructurate Thomas Moffatt, sugereaza ca exista conducatori de interviuri care isi planifica obiectivele ce trebuie atinse si apoi utilizeaza asa numita "metoda a conului" pentru a obtine informtiile de care sunt interesati. Un "con" este un mini interviu centrat in jurul unei probleme particulare cum ar fi ultimul loc de munca al candidatului, sau parerea despre lucrul in echipa. Fiecare "con" este introdus de o intrebare cu o tematica generala, care este urmata de mai multe intrebari specifice. Aceste intrebari pot varia de la un candidat la altul, dar toate sunt legate de tematica respectivului "con". Cel care conduce interviul poate planifica includerea a 4 pana la 8 conuri intr-un interviu, care poate dura o ora.

Exemplu : ultimul loc de munca al candidatului.

Intrebare introductiva "Vorbiti-mi despre ultimul loc de munca"

in topica interviului

Intrebari specifice moderate "Ce ati invatat la ultimul loc de munca?"

"Care au fost principalele indatoriri?"

"Care au fost cele mai bune rezultate?"

" Cum v-ati descrie fostul sef direct?"

Aprofundari "Poti sa-mi spui mai multe despre acest lucru? "

Intrebari specifice si "Cati subordonati ati avut?"

intrebari de tipul DA/NU "Ati fost platit pe baza de comision?"

Interviurile structurate- cercetarile au aratat ca sunt cele mai eficiente interviuri. In acest caz intrebarile sunt planificate si formulate pentru fiecare candidat in acelasi fel. In literatura de specialitate se cunosc trei tipuri de interviuri structurate:

- interviul standardizat : Intrebarile se concentreaza pe activitatea de la fostele locuri de munca, pe educatie, pe planurile de viitor referitoare la cariera profesionala si altele. Acest tip de interviu nu conduce la rezultate spectaculoase desi este comod din punctul de vedere al intervievatorului.

- interviul circumstantial: se concentreaza pe intrebari referitoare la posibilele actiuni din viitor cum ar fi: "ce ati face daca ati fi in situatia X?".Interviul circumstantial a fost elaborat de Gary P. Latham si cuprinde 3 tipuri de intrebari:

a) intrebari referitoare la situatii ipotetice ;

b) intrebari care urmaresc sa evidentieze existenta cunostintelor sau indemanarilor necesare postului cum ar fi: definirea unui termen, explicarea unei proceduri, demonstrarea unor indemanari.

c) intrebari care se concentreaza asupra capacitatii de adaptare a candidatilor la noile cerinte ale postului, cum ar fi calatoriile dese sau munca fizica intensa.

Interviul comportamental este caracterizat de intrebari precum: "Cum ati procedat la fostul loc de munca in situatia X?".

Ideal, un interviu ar trebui sa se bazeze pe o analiza amanuntita a postului liber; sa fie bine structurat; sa fie condus de un grup de specialisti bine pregatiti in evitarea tuturor tipurilor de de erori.