BIROTICA SI SECRETARIAT INTREBARI SI RASPUNSURI

1.Ce studiaza birotica ? ....p.1, pct.1

- ansamblul evenimentelor de realizare, implementare si exploatare a informatiilor specifice activitatii de birou.

2.Cine a introdus termenul de Birotica si in ce an ? ...p.1, pct.2

- P. Berger si L. Nauges in anul 1976.

3.Cum au definit birotica Philippe Viutton si Michel Desaigne ? .....p.1, pct.3

- ansamblu de tehnici pentru informatii si comunicatii intre organizatii.

4.Ce obiectiv are birotica dupa Humbert Lesca si Jean Luis Peaucelle ? p.1, pct.4

- automatizarea activitatilor de birou si in principal prelucrarea si comunicarea cuvintelor, textelor si imaginilor.

5.Care este obiectul principal al activitatii de birotica ? ...p.1, pct.6

- informatia

6.Caror procese sunt supuse informatiile ? ....p.2, pct.7

- proceselor de analiza si de sinteza care conduc in final la elaborarea deciziei manageriale in orice structura economico-sociala.

7.Prin ce fel de procedee se comunica informatiile ? .... p.2, pct.8

- orale si scrise

8.Ce este sistemul informational ? ....p.2, pct.9

- ansamblul sistemelor de circulatie ale informatiilor materializate sau nematerializate precum si la prelucrarea informatiilor necesare structurii de conducere a unitatii.

9.Ce este secretariatul ? ....p.2, pct.11

- un sistem auxiliar indispensabil al structurilor de conducere,

- un nucleu functional,

- un grup de oameni specializati reuniti sub o autoritate ierarhica (director de secretariat, secretar sef, sef birou secretariat, etc.) subordonata la randul ei conducerii unitatii si care are prevazuta atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrarilor specifice muncii de secretariat.

10.Ce este sistemul birotic ? ....p.2, pct.1

- un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente si de programe, de mijloace hard si soft.

11.Care sunt componentele sistemului birotic ? ... p.2, pct.1

- echipamentul,

- programele,

- informatiile.

12.Pentru care aparate trebuie adecvat mobilierul unui birou electronic ?.. p.2, pct.2

- procesoare de texte,

- calculatoare,

- internet,

- telefoane,

- telefaxuri,

- aparate de copiat.

13.Ce include tehnologia informatiei ? ....p.2, pct.3

- toate aspectele echipamentelor de birou integrate pentru controlul productiei si pentru procesarea informatiilor in text, date, imagini si voce.

14.Ce contin calculatoarele personale ? ......p.2, pct.4

- partile fizice (unitatea centrala,unitatea de disc, monitorul, tastatura si imprimanta) - HARDWARE,

- programele ce se folosesc - SOFTWARE .

15.Pentru ce operatiuni se cumpara programe ? ...... p.3, pct.5

- procesare de texte,

- baze de date (ce pot include vanzari, achizitionari de materiale, sistemul de salarizare),

- calcule tabelare,

- informatii manageriale (inclusiv programul de intalniri si sedinte).

16.Ce avantaje ofera computerul laptop ? ......p.3, pct.7

- accesul la mai multe informatii, transferate anterior de pe computerul de la firma pe hard discul computerului laptop,

- atasarea unui modem care sa le permita utilizatorilor sa comunice cu o retea de la sediul firmei si sa-si citeasca corespondenta sosita prin e-mail sau sa acceseze date de la diferite surse, iclusiv baze de date ale companiei si Internetul.

17.Ce reprezinta hardware ? ......p.2, pct.4

- partile fizice ale unui computer, incluzand unitatea centrala, unitatea de disc, monitorul, tastatura si imprimanta.

18.Ce reprezinta soft-ul ? ......p.2, pct.4

- programele ce se folosesc

19.Ce programe contine pachetul Microsoft office ? ..... p.3, pct.9

- Word,

- Excel,

- Power Point,

- Access.

20.Ce operatiuni permite programul Word ? ......p.3, pct.10

- crearea si gestionarea fisierelor de tip text ( crearea de fisiere, deschiderea unor fisiere existente, selectarea textului, editarea textului-mutari, copieri, stergeri-, formatarea documentului-formatarea caracterelor si a paragrafelor-, crearea de tabele, inserarea de imagini si de grafice, corectarea automata lexicala si gramaticala, tiparirea la imprimanta a documentelor),

- schimbul de date cu ale programe.

21.Care sunt functiile programului Excel ? ......p.4, pct.11

- crearea fisierelor tip foaie de calcul tabelar,

- formatarea foii de calcul,

- copierea, mutarea, stergerea datelor,

- crearea de serii numerice si calendaristice,

- calcule pe baza unor functii,

- inserarea graficelor pe baza datelor din tabele,

- crearea unor baze de date simple,

- tiparirea la imprimanta a foilor de calcul.

22.Ce se realizeaza cu programul Access ? ......p.4, pct.12

- crearea fisierelor de tip baza de date (definirea campurilor, introducerea datelor),

- modificarea informatiilor din baza de date,

- adaugarea sau stergerea unor campuri,

- sortarea bazei de date dupa diverse criterii,

- interogarea bazei de date,

- crearea de formulare,

- crearea de rapoarte, de macrouri si de module,

- tiparirea rapoartelor.

23.Ce este Power - Point ? ......p.4, pct.13

- un program de grafica,

- un program de prezentare atractiva si convingatoare a unor date si informatii.

24.Ce este comunicarea ? ....p.4, pct.1

- un proces de transmitere a informatiilor sub forma mesajelor simbolice, intre doua sau mai multe personae, unele cu statut de emitator, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

25.Care sunt componentele procesului de comunicare ? .. p.4, pct.2

- emitatorul,

- mesajul,

- canalul,

- receptorul.

26.Care sunt criteriile de clasificare a comunicatiilor ? .... p.5, pct.3

- canalul de comunicare,

- directie (sens),

- continut,

- mod de transmitere.

27.Ce este telefonul ? ......p.5, pct.4

- cel mai important mod de comunicatie in afaceri; este direct, personal si rapid.

28.Ce este telex-ul ? .....p.5, pct.5

- in prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind ca se poate comunica simultan indifferent de conditiile atmosferice.

29.Ce este fax-ul ? .....p.6, pct.6

- este un dispozitiv folosit pentru transmiterea textelor si a imaginilor.

30.Ce importanta are copiatorul ? ....p.6, pct.7

- multiplicarea documentelor care au ca support hartia sau foile transparente.

31.Ce reprezinta videotex-ul ? ....p.6, pct.8

- un grup de servicii care pune la dispozitia utilizatorilor informatii pe calculator.

32.Ce reprezinta teleconferinta ? ...p.6, pct.11

- un grup de servicii care permit tinerea reuniunilor fara a mai fi necesara deplasarea participantilor, ci doar prezenta lor in fata unui telefon sau unui studio.

33.Ce este internetul ? ....p.7, pct.13

- este o colectie mondiala de tot felul de calculatoare si de retele de calculatoare legate intre ele,

- reprezinta o modalitate de a lega case particulare, scoli, biblioteci la o retea internationala de comunicatii pe fibre optice.

34.Ce este un e-mail ? .....p.7, pct.14

- reprezinta o mare parte a traficului de pe Internet,

- pentru multi este singura resursa pe care o utilizeaza,

- un sistem international prin care se poate trimite si primi posta electronica.

35.Ce permite partajarea fisierelor ? ....p.7, pct.16

- transferul fisierelor d date de la un calculator la altul.

36.Ce permite Word Wide Web (www) ? ...... p.7, pct.17

- permite uilizatorilor sa foloseasca notele de subsol intr-un mod cu totul nou.

37.Ce este sistemul informatic ? ......p.7, pct.1

- o parte a sistemului informational in care operatiile de culegere, de prelucrare, de stocare si de transmitere a datelor se realizeaza cu ajutorul calculatorului electronic.

38.Care sunt componentele sistemului informatic ? ...... p.7, pct.2

- componenta hard,

- componenta soft,

- baza de date,

- resursele umane,

- cadrul organizatoric.

39.Ce functii indeplineste un sistem birotic ? ....p.8, pct.3

- de implementare a informatiei in sistem,

- de memorare si de identificare ulterioara a informatiei,

- de prelucrare,

- de iesire,

- de comanda,

- de control.

40.Ce includ sursele de informatii ? ......p.8, pct.5

- manuale (biblioteci),

- anuare,

- monografii,

- ziare,

- reviste,

- situatii statistice,

- grafice si harti,

- microfise,

- fisiere computerizate,

- programe de activitate,

- contacte cu alte organizatii,

- servicii de informatii videotext.

41.Cum se pot prezenta informatiile statistice ? ......p.8, pct.6

- scrise in cifre,

- vizualizate prin grafice.

42.Cum se realizeaza stocarea informatiilor ? .....p.8, pct.7

- pe hartie,

- pe discuri magnetice,

- pe film,

- stocare electronica.

43.Cum se poate efectua clasarea documentelor ? ...... p.8, pct.9

- tinand seama de tipul de clasare ales in functie de specificul activitatii din fiecare department de activitate al organizatiei.

44.Ce sisteme de indosariere exista ? ......p.8, pct.1

- vertical,

- lateral,

- de stocare suspendat rotativ,

- electronic.

45.Cum se asigura confidentialitatea anumitor informatii?.p.9, pct.13

- documentele care contin informatii confidentiale vor fi inchise (incuiate) in locuri sigure,

- se vor adopta masuri de protectie a informatiilor computerizate (dischete),

- personalul care utilizeaza calculatorul va folosi parole, schimbate periodic pentru protectia informatiilor,

- se va acorda atentie hartiilor copiative (indigo), deoarece pot pastra date confidentiale imprimate pe ele,

- se vor marca distinct actele si documentele confidentiale pentru a fi identificate si inventariate cu usurinta,

- se va distruge orice act sau document confidential sau secret imediat din momentul in care numai este necesar.

46.Ce se realizeaza prin corespondenta oficiala ? ......p.9, pct.1

- comunicarea intre personae cu putere de decizie.

47.Ce scop are corespondenta de afaceri ? ....p.9, pct.1

- este acela de a transmite informatii sau de a solicita informatii.

48.Ce reguli se vor respecta la primirea corespondentei ? .p.10, pct.2

- la semnarea de primire a pachetelor si a scrisorilor de primire recomandate se va verifica starea acestora si daca datele destinatarului sunt corecte, in fapt daca pachetele si scrisorile recomandate in cauza sunt adresate organizatiei dumneavoastra,

- se vor putea deschide scrisorile adresate organizatiei dumneavoastra numai daca exista acordul in acest sens al conducatorului institutiei dumneavoastra,

- se va verifica daca scrisoarea este insotita de toate anexele mentionate in aceasta si se vor capsa, impreuna cu scrisoarea pentru a nu se rataci,

- se va inregistra corespondenta primita in registrul de intrare si se va aplica pe fiecare scrisoare stampila de inregistrare care va contine numarul din registru,

- corespondenta, dupa inregistrare, va fi prezentata conducatorului organizatiei,

- corespondenta, dupa preluare de la conducatorul organizatiei, se va sorta si se va distribui serviciilor si persoanelor nominalizate de conducatorul organizatiei,

- in cazul in care se va constata ca s-au primit scrisori sau pachete suspecte va fi informat imediat conducatorul organizatiei.

49.Ce reguli se vor respecta la expedierea corespondentei ? .....p.10, pct.3

- se vor verifica scrisorile daca au mentionata data si daca sunt semnate,

- se va verifica daca in plicuri au fost introduce anexele mentionate in scrisori,

- scrisorile se vor impaturi numai atat cat este necesar pentru a putea fi introduce in plicuri,

- se va verifica, ca pentru fiecare plic sa fie folosit numarul necesar de timbre solocitat de oficiul postal,

- se vor completa formularele postale, iar la predarea corespondentei se vor pastra chitantele eliberate de oficiul postal.

50.Ce date se mentioneaza pe plic ? ....p.10, pct.4

- numele destinatarului scrisorii,

- adresa destinatarului (numele strazii, numarul, blocul, scara, etajul, apartamentul),

- numele localitatii,

- oficiul postal la care este arondata strada destinatarului,

- numele districtului sau al judetului,

- codul postal aferent localitatii de destinatie a scrisorii,

- tara.

51.Ce reguli trebuie respectate la scrierea adresei ? ......p.11, pct.5

- fiecare element al adresei se va scrie pe un rand separat,

- in partea superioara a plicului se va asigura un spatiu sufficient pentru aplicarea timbrelor,

- localitatea si oficiul postal se vor scrie cu majuscule,

- codul postal va fi mentionat in partea de jos a adresei,

- daca este cazul, pe plic se pot face si anumite mentiuni cum sunt : urgent, secret, rog personal, sau alte mentiuni similare.

52.Care sunt elementele cheie ale compunerii unei scrisori ? ....p.11, pct.6

- data si locul,

- referinta,

- telefonul (faxul),

- numele si adresa destinatarului,

- mentiuni,

- formule de introducere si formule de incheiere,

- paragraful introductiv,

- paragraful de incheiere,

- compunerea scrisorii,

- tonul scrisorii,

- aranjarea in pagina a scrisorii,

- punctuatia,

- semnatura.

53.Ce se realizeaza prin scrisoarea comerciala ? .... p.11, pct.7

- colaborarea dintre doi parteneri interesati in perfectarea unei afaceri.

54.Ce este cererea de oferta ? ....p.11, pct.8

- este un document comercial prin care un potential client solicita informatii cu privire la :

Ø      Calitatea marfii pe care intentioneaza sa o achizitioneze,

Ø      Pretul marfii - modalitati de plata,

Ø      Conditii de negociere a pretului marfii,

Ø      Conditii de vanzare - termene de livrare,

Ø      Posibilitati de transport - mod de expediere,

Ø      Termen de garantie,

Ø      Asigurarea serviciului in perioada de garantie si dupa expirarea perioadei de garantie.

55.Ce reprezinta oferta ? ....p.11, pct.9

- raspunsul furnizorului (vanzatorului) la o cerere de oferta.

56.Ce conditii trebuie sa indeplineasca o scrisoare de comanda ? ..p.11, pct.10

- continutul scrisorii sa fie clar si prcis,

- indicarea cu exactitate a cantitatii si caracteristicile marfii pe care doreste sa le achizitioneze clientul,

- termenul de livrare,

- conditiile de expediere,

- modalitatea de plata.

57.Ce scop are scrisoarea de reclamatie ? ...p.12, pct.11

- de a ajunge la o solutie acceptabila pentru ambii parteneri de afaceri.

58.Ce este circulara ? ...p.12, pct.12

- este o scrisoare tipizata care se adreseaza mai multor persoane interesate si are acelasi continut pentru toti destinatarii.

59.Ce este Curriculum Vitae (C.V.) ? ..... p.12, pct.13

- este o scrisoare circulara personalizata,

- poate fi privit si ca o scrisoare de publicitate directa.

60.Ce conditii trebuie sa indeplineasca un C.V. ? .....p.13, pct.13

- claritatea,

- cunoasterea de sine,

- prezentarea rezultatelor obtinute,

- prezentarea competentelor,

- evitarea prezentarii punctelor slabe ale personalitatii,

- se vor evidentia punctele forte ale personalitatii si competentelor dumneavoastra,

- definirea obiectivelor,

- sinceritate,

- sa fie realizat cu simt critic,

- mod de prezentare.

61.Ce se intelege prin tehnoredactare ? ...... p.13, pct.1

- pregatirea tehnica si grafica a unui text inainte de a incepe operatia de tiparire.

62.Care sunt componentele tehnoredactarii computerizate ? p.13, pct.3

- o componenta fizica (calculatorul),

- o componenta logica (programul care realizeaza prelucrarea textului).

63.Ce operatii realizeaza editorul de text ? .....p.13, pct.5

- introducerea textului,

- stabilirea diferitelor tipuri de caractere,

- alinierea automata a textului,

- aranjarea textului in pagina,

- tiparirea textului,

- combinarea textului cu imagini,

- stabilirea de anteturi si subsoluri,

- editarea de tabele, ecuatii, grafice, etc.

64.Ce este fisierul cu care lucreaza un editor ? ......p.14, pct.6

- un document

65.Care sunt cele trei niveluri ale tehnoredactarii ? .... p.14, pct.11

- nivelul document,

- nivelul paragraf,

- nivelul caracter

66.Ce reguli trebuie respectate la primirea vizitatorilor ?..p.15, pct.2

- persoana desemnata cu primirea vizitatorilor, (receptionerul), va fi atenta la solicitarile acestora pentru a se evita situatiile neplacute in care acestia ar trebui sa repete solicitarile exprimate initial,

- in intervalul de timp in care persoana cautata este anuntata despre sosirea vizitatorului acesta va fi invitat politicos sa ia loc intr-un fotoliu oferindu-i-se totodata ziare si reviste diverse pentru lectura,

- in situatia in care primirea vizitatorului va trebui amanata, acestuia i se vor prezenta scuze si se vor comunica fara ezitare motivele amanarii,

- in cazul unor vizitatori importanti pentru afacerile organizatiei, persoanele din conducerea organizatiei sau secretarii (secretarele) acestora se pot deplasa la biroul de primire a vizitatorilor,

- in situatia in care este prezentat un vizitator este necesar sa se prezinte clar numele acestuia si societatea (compania) pe care o reprezinta. Numele vizitatorului va fi anuntat inaintea numelui societatii (companiei), iar daca sunt prezentati un domn si o doamna, primul nume va fi al doamnei,

- in situatia in care secretarul (secretara) va primi un vizitator in absenta sefului se va intocmi o nota a intalnirii care va fi prezentata sefului la intoarcere.

67.Cum poate fi definita curtoazia internationala ? ..... p.16, pct.7

- un ansamblu de norme, fara character juridic, care guverneaza contactele dintre reprezentantii statelor, menite sa creeze si sa mentina o atmosfera propice dezvoltarii raporturilor dintre state.

68.Ce calitati sunt indispensabile unei bune secretare ? ....p.17, pct.1.4

- exactitate, meticulozitate in indeplinirea sarcinilor,

- loialitate, bunavointa, capacitate de a colabora, de a-i ajuta pe altii,

- capacitatea de comunicare, buna dispozitie, echilibru, tact, flexibilitate,

- independenta, initiativa, capacitate de a stabili prioritati, spirit de observatie, obiectivitate, siguranta de sine,

- prezentabilitate, corectitudine in vorbire, grija pentru aspectul exterior si pentru sanatate,

- intligenta, creativitate, interes fata de o gama larga de subiecte.

69.Ce functii indeplineste o secretara ? .. p.17,18, pct.2.5

- este asistenta unui manager, are rolul de a ajuta,

- este nodul de legatura al comunicarilor interne si externe din firma si al contactelor personale la orice nivel,

- este o sursa de informatii de afaceri,

- este persoana de incredere a sefului ei.

70.Ce operatii presupune serviciul postal in organizatie ?.. p.18, pct.3

- cutia de scrisori sau casuta postala,

- punctual de serviciu postal,

- sortarea,

- deschiderea,

- verificarea,

- selectia,

- evidenta,

- stampilarea,

- completarea,

- prelucrarea initiala,

- rezolvarea problemelor,

- distribuirea,

- posta interna,

- reguli de baza.

71.Ce reguli trebuie respectate la expedierea corespondentei ? ...p.18, pct.4

- verificarea,

- sortarea,

- semnarea,

- inregistrarea,

- copii aditionale,

- impaturirea,

- introducerea documentelor in plic,

- adresarea,

- francarea,

- tipuri de expediere prin posta,

- modalitati de expediere prin posta,

- concurenta,

- automatizare.

72.Ce reguli trebuie sa respecte vorbitorul ? ......p.20, pct.5

- sa vorbeasca calm : articulatia adecvata,

- sa vorbeasca nici prea repede, dar nici prea lent : viteza,

- sa vorbeasca nici prea tare, dar nici prea incet : intensitatea vocii,

- sa-si moduleze vocea : intonatia.

73.Ce inseamna a asculta ? ......p.20, pct.5

- a pastra linistea,

- presupune un comportament activ si creativ,

- sa oferi vorbitorului sansa de a se exprima.

74.Ce rol are pregatirea adecvata a convorbirii telefonice?..p.20, pct.6

- un rol foarte important intr-un apel

75.Ce reguli trebuie respectate in convorbirile internationale ? ...p.21, pct.7.4

- trebuie preluate primele, avand in vedere costurile lor,

- vom verifica in primul rand corectitudinea numarului pe care dorim sa-l apelam,

- ordinea in care se formeaza grupele de cifre ce compun numarul cautat este urmatoarea: - codul international; - codul tarii; - codul localitatii; - numarul local,

- timpul de asteptare pentru a se forma legatura poate fi mai mare (cca 1 minut), avand in vedere distanta si deci numarul de relee prin care trece apelul,

- diferenta de fus orar in tara in care se afla numarul cautat .

76.Ce este alfabetul telefonic international ? ......p.21, pct.7.6

77.Care sunt formele de comunicare scrisa ? ..p.22, pct.9.1

- fisa de imprumut,

- nota de presa,

- nota de birou,

- formele de corespondenta care detaliaza materialul respectiv.

78.Care sunt tipurile de documente oficiale ? ......p.22, pct.9.4

- oferte : de vanzare sau de serviciu,

- comenzi,

- raspunsuri : documente care ofera un raspuns la intrebarile adresate companiei,

- scrisori de solicitare a informatiilor,

- invitatii : documente prin care o persoana este invitata sa participle la o sedinta, o conferinta sau o sarbatoare,

- admonestari scrise,

- plangeri : documente in care se refera la o nemultumire a cuiva ,

- documente de "bune intentii" : au scopul de a mentine relatii amiabile,

- scrisori cu vesti neplacute : documente care aduc vesti mai putin placute,

- cereri de angajare : scrisori ce se refera la un post.

79.Ce reguli trebuie respectate in stenografie ? .... p.22, pct.9.6

- sa se foloseasca instrumente de scris usor manevrabile : pix sau stilou,

- sa se foloseasca hartie speciala pentru stenografie,

- sa se scrie pe un suport tare, pentru a se evita deformarea aspectului textului,

- sa se foloseasca pentru documente nume sau coduri separate,

- sa se dicteze corect cuvintele care sunt necunoscute secretarei.

80.Cum se intocmeste planul unui document ? .....p.23, pct.10

- se incepe cu un inventar al aspectelor, care trebuie incluse in document,

- gruparea si clasificarea lor,

- sa se gandeasca cui i se adreseaza documentul,

- stabilirea prioritatilor,

-alegerea unui vocabular adecvat,

- ortografia,

- scrierea perfecta a numelor proprii,

- titlurile si functiile : daca destinatarul este profesor sau doctor, se include acest titlu,

- nu se folosesc propozitii prea lungi si confuse; cele lungi trebuie sa se intercaleze cu cele scurte,

- sinonime : un alt mod de a exprima aceleasi cuvinte,

- evitarea cuvintelor dificile si a termenilor tehnici in scrisorile adresate clientilor,

- abrevieri : cu cat mai putine, cu atat mai bine,

- sublinieri : daca sunt prea multe, documentul pare greoi,

- folosirea titlurilor de curtoazie cum ar fi "Domnule" sau "Doamna",

- folosirea exemplelor sau metaforelor care sa sustina explicatii date aspectelor complicate,

- mentinerea unui ton politicos al scrisorilor,

- verificarea in amanuntire a textului scris,

- aruncarea unei priviri in carti ce contin modele ale documentelor.

81.Care sunt elementele componente standard ale unui document?....p.23, pct.10.2

- hartie obisnuita de format A4,

- titlul : numarul de inregistrare dat la firma si informatii despre expeditor,

- numele si adresa,

- codul postal si numele orasului,

- numarul casutei postale si a oficiului postal,

- numarul de telefon si fax,

- numarul contului bancar,

- numarul de inregistrare la Registrul Comertului (daca este cazul),

- sigla companiei,

- data : ziua, luna, anul (luna este scrisa cu numere sau cuvinte intregi, anul este scris cu numere si tot intreg),

- trebuie acordata atentiei formei adecvate a numelui, titlurilor, pozitiei destinatarului,

- cand folosim plicuri cu fereastra, adresa trebuie scrisa in locul ei correct,

- numarul propriu de inregistrare : codul dat documentului nostrum,

- numarul dat la inregistrarea documentului de desinatarul careia ii este adresat,

- subiectul : o expresie compacta a scrisorii, de exemplu livarea de mobila,

- introducerea si incheierea documentului : de exemplu "Stimate Domnule" si "Al dumneavoastra",

- daca exista anexe incluse scrisorii, trebuie date numarul si numele lor,

- postscriptum este o nota finala a documentului,

- pentru informare : aici trebuie scrise numele acelor personae care au dreptul de a obtine copii ale unui anumit document,

- nu se folosesc prea multe semne de punctuatie intre elementele documentului,

- asezarea in pagina a unui document este un mod de aranjare a textului scris,

- asezarile in pagina in sistem american si european sunt cele mai frecvent folosite.

82.Ce instrumente de lucru foloseste o secretara ? ....p.24, pct.11

- masina de scris mecanica,

- masina de scris electrica,

- masina de scris electronica,

- calculatoare procesoare de texte.

83.Ce este reprografia ? ....p.26, pct.12

- reproducerea textelor si ilustratiilor (desene, fotografii, etc.).

84.Ce tehnici de fotocopiere exista ? .....p.26, pct.12.2

- rescrierea,

- dactilografierea la masina de scris folosind hartia de indigo,

- xerocopierea,

- multiplicarea reticulara,

- multiplicarea offset,

- tiparirea.

85.Ce trebuie sa stie si sa faca o secretara pentru arhivarea corecta a documentelor ? ....p.27, pct.13

- trebuie sa stie sa-si tina propriile arhive,

- arhivele tinute de secretara trebuie sa corespunda sistemului de arhivare folosit in celelalte departamente ale firmei,

- trebuie sa acorde timpul si importanta cuvenite arhivarii,

- pastrarea documentelor astfel incat gasirea lor sa fie usoara si rapida,

- secretara trebuie sa punda documentele in arhiva in fiecare zi.

86.Ce reguli trebuie respectate pentru depozitarea documentelor ?....p.28, pct.14

- in functie de data,

- in functie de numar,

- in ordine alfaberica,

- prin combinatii de cifre si litere.

87.Ce tehnici de arhivare poate folosi o secretara ? ......p.30, pct.15

- aranjarea pe verticala a documentatiei,

- aranjarea pe orizontala a documentelor,

- dosare suspendate.

88.Ce activitati sunt necesare pentru aranjarea si selectarea documentelor?..p.31, pct.16

- adunarea materialului,

- selectia,

- aranjarea,

- inregistrarea in cataloage,

- imprumutul de materiale : carti, reviste, ziare, rapoarte, etc.

89.Ce trebuie sa stie o secretara despre circulatia banilor?..p33,pct.17

- clasificarea banilor,

- la ce sunt folositi banii,

- ce functii indeplinesc bancile,

- scopul in care pot fi deschise conturile bancare,

- rolul cecului in circuitul banilor.

90.Ce notiuni de contabilitate trebuie sa stie o secretara?.p.34, pct.18

- metodele de inregistrare contabila,

- dovezi ale operatiunilor care au loc (jurnale contabile),

- clineti, furnizori, dubla inregistrare, totalitatea conturilor, contul sintetic, soldul initial, rulajul unui cont sintetic, registrul-jurnal, conturile de venituri si cheltuieli, conturile de bilant.

91.Ce rol are secretara in organizarea consiliilor si sedintelor ? ......p.35, pct.19

- indeplinirea rolului de gazda,

- participarea efectiva la sedinte,

- intocmirea procesului-verbal.

92.Ce reguli trebuie respectate pentru intocmirea corecta a proceselor-verbale ?....p.37, pct.20

- realizarea corespunzatoare a activitatilor pregatitoare,

- un nivel inalt de concentrare in timpul sedintei,

- disciplina necesara intocmirii rapide si corecte a procesului-verbal.

93.Ce rol are secretara in organizarea calatoriilor de afaceri ? ....p.38, pct.21

- discutii cu seful in urmatoarele aspecte :

Ø      Cine pleaca si cine ramane sa se ocupe de firma,

Ø      Ce firme si ce persoane vor fi vizitate, cu cine se vor intalni si discuta delegatii,

Ø      Care este scopul acestei calatorii,

Ø      Unde vor avea loc sedintele sau discutiile respective.

94.Ce importanta are aspectul fizic al secretarei ? ....p.40, pct.22

- este foarte important si trebuie sa aiba in vedere urmatoarele :

Ø      Modul in care se imbraca : ia in consideratie silueta si caracterul muncii pe care o face,

Ø      Pielea si tenul : bai regulate, folosirea de produse cosmetice adecvate tenului sau,

Ø      Sanatatea : odihna si exercitii fizice, limitarea fumatului si a consmului de bauturi alcoolice, hrana sanatoasa.

95.Ce reprezinta Relatiile Publice (R.P.)? .......p.41,pct.22.5

- efortul sistematic de a dezvolta relatiile de intelegere reciproca intre firma si diversele grupuri care alcatuiesc opinia publica.

96.Ce servicii are departamentul de Relatii Publice ? ....p.41,pct.22.7

- operatiuni in interiorul companiei : modul de a raspunde la telefon, de a rezolva reclamatiile, primirea vizitatorilor, publicatii pentru angajati, intalniri ale personalului, etc.,

- operatiuni in afara firmei : contactele cu reprezentantii presei, actiuni de informare, vizite, congrese, sponsorizari, acte de caritate, cadouri pentru partenerii de afaceri, extinderea retelei de contact.

97.Din ce structuri ale organizatiei face parte secretara?....p.43,pct.23.3

- din structurile de conducere.

98.Care sunt conditiile candidarii pentru un post ? .... p.44, pct.24

- absolvirea unei forme de invatamant,

- dorinte de promovare,

- dorinta de a schimba actualul loc de munca(cautarea de alte obiective si alte indatoriri),

- conflicte la locul de munca anterior,

- somaj.

99.Ce contine descrierea postului ? .....p.45, pct.24

- obligatiile angajatului,

- puterea de decizie asociata cu postul respective,

- locul postului in cadrul structurii organizationale a firmei sau a departamentului,

- studiile necesare pentru a ocupa functia respectiva,

- relatiile profesionale cu alte departamente sau cu alti angajati.

100.In ce conditii se poate realiza parasirea locului de munca ? ......p.45, pct.24

- in cazul expirarii perioadei pentru care a fost incheiat contractul de munca,

- in cazul in care ambele parti decid sa desfaca respectivul contract de munca,

- in cazul in care angajatul este concediat pe loc,

- in cazul in care una dintre parti decide desfacerea contractului de munca in timpul perioadei de proba (fara sa fie obligata sa ofere explicatii celeilalte parti).

Care este obiectul principal al activitatii de birotica ? ...p.1, pct.6

- informatia

Care sunt cele trei niveluri ale tehnoredactarii ? .... p.14, pct.11

- nivelul document,

- nivelul paragraf,

- nivelul caracter

Care sunt componentele procesului de comunicare ? .. p.4, pct.2

- emitatorul,

- mesajul,

- canalul,

- receptorul.

Care sunt componentele sistemului birotic ? ... p.2, pct.1

- echipamentul,

- programele,

- informatiile.

Care sunt componentele sistemului informatic ? ...... p.7, pct.2

- componenta hard,

- componenta soft,

- baza de date,

- resursele umane,

- cadrul organizatoric.

Care sunt componentele tehnoredactarii computerizate ? p.13, pct.3

- o componenta fizica (calculatorul),

- o componenta logica (programul care realizeaza prelucrarea textului).

Care sunt conditiile candidarii pentru un post ? .... p.44, pct.24

- absolvirea unei forme de invatamant,

- dorinte de promovare,

- dorinta de a schimba actualul loc de munca(cautarea de alte obiective si alte indatoriri),

- conflicte la locul de munca anterior,

- somaj.

Care sunt criteriile de clasificare a comunicatiilor ? .... p.5, pct.3

- canalul de comunicare,

- directie (sens),

- continut,

- mod de transmitere.

Care sunt elementele cheie ale compunerii unei scrisori ? ....p.11, pct.6

- data si locul,

- referinta,

- telefonul (faxul),

- numele si adresa destinatarului,

- mentiuni,

- formule de introducere si formule de incheiere,

- paragraful introductiv,

- paragraful de incheiere,

- compunerea scrisorii,

- tonul scrisorii,

- aranjarea in pagina a scrisorii,

- punctuatia,

- semnatura.

Care sunt elementele componente standard ale unui document?....p.23, pct.10.2

- hartie obisnuita de format A4,

- titlul : numarul de inregistrare dat la firma si informatii despre expeditor,

- numele si adresa,

- codul postal si numele orasului,

- numarul casutei postale si a oficiului postal,

- numarul de telefon si fax,

- numarul contului bancar,

- numarul de inregistrare la Registrul Comertului (daca este cazul),

- sigla companiei,

- data : ziua, luna, anul (luna este scrisa cu numere sau cuvinte intregi, anul este scris cu numere si tot intreg),

- trebuie acordata atentiei formei adecvate a numelui, titlurilor, pozitiei destinatarului,

- cand folosim plicuri cu fereastra, adresa trebuie scrisa in locul ei correct,

- numarul propriu de inregistrare : codul dat documentului nostrum,

- numarul dat la inregistrarea documentului de desinatarul careia ii este adresat,

- subiectul : o expresie compacta a scrisorii, de exemplu livarea de mobila,

- introducerea si incheierea documentului : de exemplu "Stimate Domnule" si "Al dumneavoastra",

- daca exista anexe incluse scrisorii, trebuie date numarul si numele lor,

- postscriptum este o nota finala a documentului,

- pentru informare : aici trebuie scrise numele acelor personae care au dreptul de a obtine copii ale unui anumit document,

- nu se folosesc prea multe semne de punctuatie intre elementele documentului,

- asezarea in pagina a unui document este un mod de aranjare a textului scris,

- asezarile in pagina in sistem american si european sunt cele mai frecvent folosite.

Care sunt formele de comunicare scrisa ? ..p.22, pct.9.1

- fisa de imprumut,

- nota de presa,

- nota de birou,

- formele de corespondenta care detaliaza materialul respectiv.

Care sunt functiile programului Excel ......p.4, pct.11

- crearea fisierelor tip foaie de calcul tabelar,

- formatarea foii de calcul,

- copierea, mutarea, stergerea datelor,

- crearea de serii numerice si calendaristice,

- calcule pe baza unor functii,

- inserarea graficelor pe baza datelor din tabele,

- crearea unor baze de date simple,

- tiparirea la imprimanta a foilor de calcul.

Care sunt tipurile de documente oficiale ? ......p.22, pct.9.4

- oferte : de vanzare sau de serviciu,

- comenzi,

- raspunsuri : documente care ofera un raspuns la intrebarile adresate companiei,

- scrisori de solicitare a informatiilor,

- invitatii : documente prin care o persoana este invitata sa participle la o sedinta, o conferinta sau o sarbatoare,

- admonestari scrise,

- plangeri : documente in care se refera la o nemultumire a cuiva ,

- documente de "bune intentii" : au scopul de a mentine relatii amiabile,

- scrisori cu vesti neplacute : documente care aduc vesti mai putin placute,

- cereri de angajare : scrisori ce se refera la un post.

Caror procese sunt supuse informatiile ....p.2, pct.7

- proceselor de analiza si de sinteza care conduc in final la elaborarea deciziei manageriale in orice structura economico-sociala.

Ce activitati sunt necesare pentru aranjarea si selectarea documentelor?..p.31, pct.16

- adunarea materialului,

- selectia,

- aranjarea,

- inregistrarea in cataloage,

- imprumutul de materiale : carti, reviste, ziare, rapoarte, etc.

Ce avantaje ofera computerul laptop ? ......p.3, pct.7

- accesul la mai multe informatii, transferate anterior de pe computerul de la firma pe hard discul computerului laptop,

- atasarea unui modem care sa le permita utilizatorilor sa comunice cu o retea de la sediul firmei si sa-si citeasca corespondenta sosita prin e-mail sau sa acceseze date de la diferite surse, iclusiv baze de date ale companiei si Internetul.

Ce calitati sunt indispensabile unei bune secretare ? ....p.17, pct.1.4

- exactitate, meticulozitate in indeplinirea sarcinilor,

- loialitate, bunavointa, capacitate de a colabora, de a-i ajuta pe altii,

- capacitatea de comunicare, buna dispozitie, echilibru, tact, flexibilitate,

- independenta, initiativa, capacitate de a stabili prioritati, spirit de observatie, obiectivitate, siguranta de sine,

- prezentabilitate, corectitudine in vorbire, grija pentru aspectul exterior si pentru sanatate,

- intligenta, creativitate, interes fata de o gama larga de subiecte.

Ce conditii trebuie sa indeplineasca o scrisoare de comanda ? ..p.11, pct.10

- continutul scrisorii sa fie clar si prcis,

- indicarea cu exactitate a cantitatii si caracteristicile marfii pe care doreste sa le achizitioneze clientul,

- termenul de livrare,

- conditiile de expediere,

- modalitatea de plata.

Ce conditii trebuie sa indeplineasca un C.V. ? .....p.13, pct.13

- claritatea,

- cunoasterea de sine,

- prezentarea rezultatelor obtinute,

- prezentarea competentelor,

- evitarea prezentarii punctelor slabe ale personalitatii,

- se vor evidentia punctele forte ale personalitatii si competentelor dumneavoastra,

- definirea obiectivelor,

- sinceritate,

- sa fie realizat cu simt critic,

- mod de prezentare.

Ce contin calculatoarele personale ? ......p.2, pct.4

- partile fizice (unitatea centrala,unitatea de disc, monitorul, tastatura si imprimanta) - HARDWARE,

- programele ce se folosesc - SOFTWARE .

Ce contine descrierea postului ? .....p.45, pct.24

- obligatiile angajatului,

- puterea de decizie asociata cu postul respective,

- locul postului in cadrul structurii organizationale a firmei sau a departamentului,

- studiile necesare pentru a ocupa functia respectiva,

- relatiile profesionale cu alte departamente sau cu alti angajati.

Ce date se mentioneaza pe plic ? ....p.10, pct.4

- numele destinatarului scrisorii,

- adresa destinatarului (numele strazii, numarul, blocul, scara, etajul, apartamentul),

- numele localitatii,

- oficiul postal la care este arondata strada destinatarului,

- numele districtului sau al judetului,

- codul postal aferent localitatii de destinatie a scrisorii,

- tara.

Ce este alfabetul telefonic international ? ......p.21, pct.7.6

Ce este cererea de oferta ? ....p.11, pct.8

- este un document comercial prin care un potential client solicita informatii cu privire la :

Ø      Calitatea marfii pe care intentioneaza sa o achizitioneze,

Ø      Pretul marfii - modalitati de plata,

Ø      Conditii de negociere a pretului marfii,

Ø      Conditii de vanzare - termene de livrare,

Ø      Posibilitati de transport - mod de expediere,

Ø      Termen de garantie,

Ø      Asigurarea serviciului in perioada de garantie si dupa expirarea perioadei de garantie.

Ce este circulara ? ...p.12, pct.12

- este o scrisoare tipizata care se adreseaza mai multor persoane interesate si are acelasi continut pentru toti destinatarii.

Ce este comunicarea ? ....p.4, pct.1

- un proces de transmitere a informatiilor sub forma mesajelor simbolice, intre doua sau mai multe personae, unele cu statut de emitator, altele cu statut de receptor, prin intermediul unor canale specifice.

Ce este Curriculum Vitae (C.V.) ? ..... p.12, pct.13

- este o scrisoare circulara personalizata,

- poate fi privit si ca o scrisoare de publicitate directa.

Ce este fax-ul ? .....p.6, pct.6

- este un dispozitiv folosit pentru transmiterea textelor si a imaginilor.

Ce este fisierul cu care lucreaza un editor ? ......p.14, pct.6

- un document

Ce este internetul ? ....p.7, pct.13

- este o colectie mondiala de tot felul de calculatoare si de retele de calculatoare legate intre ele,

- reprezinta o modalitate de a lega case particulare, scoli, biblioteci la o retea internationala de comunicatii pe fibre optice.

Ce este Power - Point ? ......p.4, pct.13

- un program de grafica,

- un program de prezentare atractiva si convingatoare a unor date si informatii.

Ce este reprografia ? ....p.26, pct.12

- reproducerea textelor si ilustratiilor (desene, fotografii, etc.).

Ce este secretariatul ? ....p.2, pct.11

- un sistem auxiliar indispensabil al structurilor de conducere,

- un nucleu functional,

- un grup de oameni specializati reuniti sub o autoritate ierarhica (director de secretariat, secretar sef, sef birou secretariat, etc.) subordonata la randul ei conducerii unitatii si care are prevazuta atributii cu caracter permanent pentru efectuarea lucrarilor specifice muncii de secretariat.

Ce este sistemul birotic ? ....p.2, pct.1

- un concept informatic ce cuprinde un ansamblu interconectat de echipamente si de programe, de mijloace hard si soft.

Ce este sistemul informatic ? ......p.7, pct.1

- o parte a sistemului informational in care operatiile de culegere, de prelucrare, de stocare si de transmitere a datelor se realizeaza cu ajutorul calculatorului electronic.

Ce este sistemul informational ? ....p.2, pct.9

- ansamblul sistemelor de circulatie ale informatiilor materializate sau nematerializate precum si la prelucrarea informatiilor necesare structurii de conducere a unitatii.

Ce este telefonul ? ......p.5, pct.4

- cel mai important mod de comunicatie in afaceri; este direct, personal si rapid.

Ce este telex-ul ? .....p.5, pct.5

- in prezent este un echipament de transmisie rudimentar, singurul lui avantaj fiind ca se poate comunica simultan indifferent de conditiile atmosferice.

Ce este un e-mail ? .....p.7, pct.14

- reprezinta o mare parte a traficului de pe Internet,

- pentru multi este singura resursa pe care o utilizeaza,

- un sistem international prin care se poate trimite si primi posta electronica.

Ce functii indeplineste o secretara ? .. p.17,18, pct.2.5

- este asistenta unui manager, are rolul de a ajuta,

- este nodul de legatura al comunicarilor interne si externe din firma si al contactelor personale la orice nivel,

- este o sursa de informatii de afaceri,

- este persoana de incredere a sefului ei.

Ce functii indeplineste un sistem birotic ? ....p.8, pct.3

- de implementare a informatiei in sistem,

- de memorare si de identificare ulterioara a informatiei,

- de prelucrare,

- de iesire,

- de comanda,

- de control.

Ce importanta are aspectul fizic al secretarei ? ....p.40, pct.22

- este foarte important si trebuie sa aiba in vedere urmatoarele :

Ø      Modul in care se imbraca : ia in consideratie silueta si caracterul muncii pe care o face,

Ø      Pielea si tenul : bai regulate, folosirea de produse cosmetice adecvate tenului sau,

Ø      Sanatatea : odihna si exercitii fizice, limitarea fumatului si a consmului de bauturi alcoolice, hrana sanatoasa.

Ce importanta are copiatorul ? ....p.6, pct.7

- multiplicarea documentelor care au ca support hartia sau foile transparente.

Ce includ sursele de informatii ? ......p.8, pct.5

- manuale (biblioteci),

- anuare,

- monografii,

- ziare,

- reviste,

- situatii statistice,

- grafice si harti,

- microfise,

- fisiere computerizate,

- programe de activitate,

- contacte cu alte organizatii,

- servicii de informatii videotext.

Ce include tehnologia informatiei ? ....p.2, pct.3

- toate aspectele echipamentelor de birou integrate pentru controlul productiei si pentru procesarea informatiilor in text, date, imagini si voce.

Ce inseamna a asculta ? ......p.20, pct.5

- a pastra linistea,

- presupune un comportament activ si creativ,

- sa oferi vorbitorului sansa de a se exprima.

Ce instrumente de lucru foloseste o secretara ? ....p.24, pct.11

- masina de scris mecanica,

- masina de scris electrica,

- masina de scris electronica,

- calculatoare procesoare de texte.

Ce notiuni de contabilitate trebuie sa stie o secretara?.p.34, pct.18

- metodele de inregistrare contabila,

- dovezi ale operatiunilor care au loc (jurnale contabile),

- clineti, furnizori, dubla inregistrare, totalitatea conturilor, contul sintetic, soldul initial, rulajul unui cont sintetic, registrul-jurnal, conturile de venituri si cheltuieli, conturile de bilant.

Ce obiectiv are birotica dupa Humbert Lesca si Jean Luis Peaucelle ? p.1, pct.4

- automatizarea activitatilor de birou si in principal prelucrarea si comunicarea cuvintelor, textelor si imaginilor.

Ce operatii presupune serviciul postal in organizatie ?.. p.18, pct.3

- cutia de scrisori sau casuta postala,

- punctual de serviciu postal,

- sortarea,

- deschiderea,

- verificarea,

- selectia,

- evidenta,

- stampilarea,

- completarea,

- prelucrarea initiala,

- rezolvarea problemelor,

- distribuirea,

- posta interna,

- reguli de baza.

Ce operatii realizeaza editorul de text ? .....p.13, pct.5

- introducerea textului,

- stabilirea diferitelor tipuri de caractere,

- alinierea automata a textului,

- aranjarea textului in pagina,

- tiparirea textului,

- combinarea textului cu imagini,

- stabilirea de anteturi si subsoluri,

- editarea de tabele, ecuatii, grafice, etc.

Ce operatiuni permite programul Word ? ......p.3, pct.10

- crearea si gestionarea fisierelor de tip text ( crearea de fisiere, deschiderea unor fisiere existente, selectarea textului, editarea textului-mutari, copieri, stergeri-, formatarea documentului-formatarea caracterelor si a paragrafelor-, crearea de tabele, inserarea de imagini si de grafice, corectarea automata lexicala si gramaticala, tiparirea la imprimanta a documentelor),

- schimbul de date cu ale programe.

Ce permite partajarea fisierelor ? ....p.7, pct.16

- transferul fisierelor d date de la un calculator la altul.

Ce permite Word Wide Web (www) ? ...... p.7, pct.17

- permite uilizatorilor sa foloseasca notele de subsol intr-un mod cu totul nou.

Ce programe contine pachetul Microsoft office ? ..... p.3, pct.9

- Word,

- Excel,

- Power Point,

- Access.

Ce reguli se vor respecta la expedierea corespondentei ? .....p.10, pct.3

- se vor verifica scrisorile daca au mentionata data si daca sunt semnate,

- se va verifica daca in plicuri au fost introduce anexele mentionate in scrisori,

- scrisorile se vor impaturi numai atat cat este necesar pentru a putea fi introduce in plicuri,

- se va verifica, ca pentru fiecare plic sa fie folosit numarul necesar de timbre solocitat de oficiul postal,

- se vor completa formularele postale, iar la predarea corespondentei se vor pastra chitantele eliberate de oficiul postal.

Ce reguli se vor respecta la primirea corespondentei ? .p.10, pct.2

- la semnarea de primire a pachetelor si a scrisorilor de primire recomandate se va verifica starea acestora si daca datele destinatarului sunt corecte, in fapt daca pachetele si scrisorile recomandate in cauza sunt adresate organizatiei dumneavoastra,

- se vor putea deschide scrisorile adresate organizatiei dumneavoastra numai daca exista acordul in acest sens al conducatorului institutiei dumneavoastra,

- se va verifica daca scrisoarea este insotita de toate anexele mentionate in aceasta si se vor capsa, impreuna cu scrisoarea pentru a nu se rataci,

- se va inregistra corespondenta primita in registrul de intrare si se va aplica pe fiecare scrisoare stampila de inregistrare care va contine numarul din registru,

- corespondenta, dupa inregistrare, va fi prezentata conducatorului organizatiei,

- corespondenta, dupa preluare de la conducatorul organizatiei, se va sorta si se va distribui serviciilor si persoanelor nominalizate de conducatorul organizatiei,

- in cazul in care se va constata ca s-au primit scrisori sau pachete suspecte va fi informat imediat conducatorul organizatiei.

Ce reguli trebuie respectate in convorbirile internationale ? ...p.21, pct.7.4

- trebuie preluate primele, avand in vedere costurile lor,

- vom verifica in primul rand corectitudinea numarului pe care dorim sa-l apelam,

- ordinea in care se formeaza grupele de cifre ce compun numarul cautat este urmatoarea: - codul international; - codul tarii; - codul localitatii; - numarul local,

- timpul de asteptare pentru a se forma legatura poate fi mai mare (cca 1 minut), avand in vedere distanta si deci numarul de relee prin care trece apelul,

- diferenta de fus orar in tara in care se afla numarul cautat .

Ce reguli trebuie respectate in stenografie ? .... p.22, pct.9.6

- sa se foloseasca instrumente de scris usor manevrabile : pix sau stilou,

- sa se foloseasca hartie speciala pentru stenografie,

- sa se scrie pe un suport tare, pentru a se evita deformarea aspectului textului,

- sa se foloseasca pentru documente nume sau coduri separate,

- sa se dicteze corect cuvintele care sunt necunoscute secretarei.

Ce reguli trebuie respectate la expedierea corespondentei ? ...p.18, pct.4

- verificarea,

- sortarea,

- semnarea,

- inregistrarea,

- copii aditionale,

- impaturirea,

- introducerea documentelor in plic,

- adresarea,

- francarea,

- tipuri de expediere prin posta,

- modalitati de expediere prin posta,

- concurenta,

- automatizare.

Ce reguli trebuie respectate la primirea vizitatorilor ?..p.15, pct.2

- persoana desemnata cu primirea vizitatorilor, (receptionerul), va fi atenta la solicitarile acestora pentru a se evita situatiile neplacute in care acestia ar trebui sa repete solicitarile exprimate initial,

- in intervalul de timp in care persoana cautata este anuntata despre sosirea vizitatorului acesta va fi invitat politicos sa ia loc intr-un fotoliu oferindu-i-se totodata ziare si reviste diverse pentru lectura,

- in situatia in care primirea vizitatorului va trebui amanata, acestuia i se vor prezenta scuze si se vor comunica fara ezitare motivele amanarii,

- in cazul unor vizitatori importanti pentru afacerile organizatiei, persoanele din conducerea organizatiei sau secretarii (secretarele) acestora se pot deplasa la biroul de primire a vizitatorilor,

- in situatia in care este prezentat un vizitator este necesar sa se prezinte clar numele acestuia si societatea (compania) pe care o reprezinta. Numele vizitatorului va fi anuntat inaintea numelui societatii (companiei), iar daca sunt prezentati un domn si o doamna, primul nume va fi al doamnei,

- in situatia in care secretarul (secretara) va primi un vizitator in absenta sefului se va intocmi o nota a intalnirii care va fi prezentata sefului la intoarcere.

Ce reguli trebuie respectate la scrierea adresei ? ......p.11, pct.5

- fiecare element al adresei se va scrie pe un rand separat,

- in partea superioara a plicului se va asigura un spatiu sufficient pentru aplicarea timbrelor,

- localitatea si oficiul postal se vor scrie cu majuscule,

- codul postal va fi mentionat in partea de jos a adresei,

- daca este cazul, pe plic se pot face si anumite mentiuni cum sunt : urgent, secret, rog personal, sau alte mentiuni similare.

Ce reguli trebuie respectate pentru depozitarea documentelor ?....p.28, pct.14

- in functie de data,

- in functie de numar,

- in ordine alfaberica,

- prin combinatii de cifre si litere.

Ce reguli trebuie respectate pentru intocmirea corecta a proceselor-verbale ?....p.37, pct.20

- realizarea corespunzatoare a activitatilor pregatitoare,

- un nivel inalt de concentrare in timpul sedintei,

- disciplina necesara intocmirii rapide si corecte a procesului-verbal.

Ce reguli trebuie sa respecte vorbitorul ? ......p.20, pct.5

- sa vorbeasca calm : articulatia adecvata,

- sa vorbeasca nici prea repede, dar nici prea lent : viteza,

- sa vorbeasca nici prea tare, dar nici prea incet : intensitatea vocii,

- sa-si moduleze vocea : intonatia.

Ce reprezinta hardware ? ......p.2, pct.4

- partile fizice ale unui computer, incluzand unitatea centrala, unitatea de disc, monitorul, tastatura si imprimanta.

Ce reprezinta oferta ? ....p.11, pct.9

- raspunsul furnizorului (vanzatorului) la o cerere de oferta.

Ce reprezinta Relatiile Publice (R.P.)? .......p.41,pct.22.5

- efortul sistematic de a dezvolta relatiile de intelegere reciproca intre firma si diversele grupuri care alcatuiesc opinia publica.

Ce reprezinta soft-ul ? ......p.2, pct.4

- programele ce se folosesc

Ce reprezinta teleconferinta ...p.6, pct.11

- un grup de servicii care permit tinerea reuniunilor fara a mai fi necesara deplasarea participantilor, ci doar prezenta lor in fata unui telefon sau unui studio.

Ce reprezinta videotex-ul ? ....p.6, pct.8

- un grup de servicii care pune la dispozitia utilizatorilor informatii pe calculator.

Ce rol are pregatirea adecvata a convorbirii telefonice?..p.20, pct.6

- un rol foarte important intr-un apel

Ce rol are secretara in organizarea calatoriilor de afaceri ? ....p.38, pct.21

- discutii cu seful in urmatoarele aspecte :

Ø      Cine pleaca si cine ramane sa se ocupe de firma,

Ø      Ce firme si ce persoane vor fi vizitate, cu cine se vor intalni si discuta delegatii,

Ø      Care este scopul acestei calatorii,

Ø      Unde vor avea loc sedintele sau discutiile respective.

Ce rol are secretara in organizarea consiliilor si sedintelor ......p.35, pct.19

- indeplinirea rolului de gazda,

- participarea efectiva la sedinte,

- intocmirea procesului-verbal.

Ce scop are corespondenta de afaceri ? ....p.9, pct.1

- este acela de a transmite informatii sau de a solicita informatii.

Ce scop are scrisoarea de reclamatie ? ...p.12, pct.11

- de a ajunge la o solutie acceptabila pentru ambii parteneri de afaceri.

Ce se intelege prin tehnoredactare ? ...... p.13, pct.1

- pregatirea tehnica si grafica a unui text inainte de a incepe operatia de tiparire.

Ce se realizeaza cu programul Access ......p.4, pct.12

- crearea fisierelor de tip baza de date (definirea campurilor, introducerea datelor),

- modificarea informatiilor din baza de date,

- adaugarea sau stergerea unor campuri,

- sortarea bazei de date dupa diverse criterii,

- interogarea bazei de date,

- crearea de formulare,

- crearea de rapoarte, de macrouri si de module,

- tiparirea rapoartelor.

Ce se realizeaza prin corespondenta oficiala ? ......p.9, pct.1

- comunicarea intre personae cu putere de decizie.

Ce se realizeaza prin scrisoarea comerciala ? .... p.11, pct.7

- colaborarea dintre doi parteneri interesati in perfectarea unei afaceri.

Ce servicii are departamentul de Relatii Publice ? ....p.41,pct.22.7

- operatiuni in interiorul companiei : modul de a raspunde la telefon, de a rezolva reclamatiile, primirea vizitatorilor, publicatii pentru angajati, intalniri ale personalului, etc.,

- operatiuni in afara firmei : contactele cu reprezentantii presei, actiuni de informare, vizite, congrese, sponsorizari, acte de caritate, cadouri pentru partenerii de afaceri, extinderea retelei de contact.

Ce sisteme de indosariere exista ? ......p.8, pct.1

- vertical,

- lateral,

- de stocare suspendat rotativ,

- electronic.

Ce studiaza birotica ....p.1, pct.1

- ansamblul evenimentelor de realizare, implementare si exploatare a informatiilor specifice activitatii de birou.

Ce tehnici de arhivare poate folosi o secretara ? ......p.30, pct.15

- aranjarea pe verticala a documentatiei,

- aranjarea pe orizontala a documentelor,

- dosare suspendate.

Ce tehnici de fotocopiere exista ? .....p.26, pct.12.2

- rescrierea,

- dactilografierea la masina de scris folosind hartia de indigo,

- xerocopierea,

- multiplicarea reticulara,

- multiplicarea offset,

- tiparirea.

Ce trebuie sa stie o secretara despre circulatia banilor?..p33,pct.17

- clasificarea banilor,

- la ce sunt folositi banii,

- ce functii indeplinesc bancile,

- scopul in care pot fi deschise conturile bancare,

- rolul cecului in circuitul banilor.

Ce trebuie sa stie si sa faca o secretara pentru arhivarea corecta a documentelor ? ....p.27, pct.13

- trebuie sa stie sa-si tina propriile arhive,

- arhivele tinute de secretara trebuie sa corespunda sistemului de arhivare folosit in celelalte departamente ale firmei,

- trebuie sa acorde timpul si importanta cuvenite arhivarii,

- pastrarea documentelor astfel incat gasirea lor sa fie usoara si rapida,

- secretara trebuie sa punda documentele in arhiva in fiecare zi.

Cine a introdus termenul de Birotica si in ce an ? ...p.1, pct.2

- P. Berger si L. Nauges in anul 1976.

Cum au definit birotica Philippe Viutton si Michel Desaigne ? .....p.1, pct.3

- ansamblu de tehnici pentru informatii si comunicatii intre organizatii.

Cum poate fi definita curtoazia internationala ? ..... p.16, pct.7

- un ansamblu de norme, fara character juridic, care guverneaza contactele dintre reprezentantii statelor, menite sa creeze si sa mentina o atmosfera propice dezvoltarii raporturilor dintre state.

Cum se asigura confidentialitatea anumitor informatii?.p.9, pct.13

- documentele care contin informatii confidentiale vor fi inchise (incuiate) in locuri sigure,

- se vor adopta masuri de protectie a informatiilor computerizate (dischete),

- personalul care utilizeaza calculatorul va folosi parole, schimbate periodic pentru protectia informatiilor,

- se va acorda atentie hartiilor copiative (indigo), deoarece pot pastra date confidentiale imprimate pe ele,

- se vor marca distinct actele si documentele confidentiale pentru a fi identificate si inventariate cu usurinta,

- se va distruge orice act sau document confidential sau secret imediat din momentul in care numai este necesar.

Cum se intocmeste planul unui document ? .....p.23, pct.10

- se incepe cu un inventar al aspectelor, care trebuie incluse in document,

- gruparea si clasificarea lor,

- sa se gandeasca cui i se adreseaza documentul,

- stabilirea prioritatilor,

-alegerea unui vocabular adecvat,

- ortografia,

- scrierea perfecta a numelor proprii,

- titlurile si functiile : daca destinatarul este profesor sau doctor, se include acest titlu,

- nu se folosesc propozitii prea lungi si confuse; cele lungi trebuie sa se intercaleze cu cele scurte,

- sinonime : un alt mod de a exprima aceleasi cuvinte,

- evitarea cuvintelor dificile si a termenilor tehnici in scrisorile adresate clientilor,

- abrevieri : cu cat mai putine, cu atat mai bine,

- sublinieri : daca sunt prea multe, documentul pare greoi,

- folosirea titlurilor de curtoazie cum ar fi "Domnule" sau "Doamna",

- folosirea exemplelor sau metaforelor care sa sustina explicatii date aspectelor complicate,

- mentinerea unui ton politicos al scrisorilor,

- verificarea in amanuntire a textului scris,

- aruncarea unei priviri in carti ce contin modele ale documentelor.

Cum se poate efectua clasarea documentelor ? ...... p.8, pct.9

- tinand seama de tipul de clasare ales in functie de specificul activitatii din fiecare department de activitate al organizatiei.

Cum se pot prezenta informatiile statistice ? ......p.8, pct.6

- scrise in cifre,

- vizualizate prin grafice.

Cum se realizeaza stocarea informatiilor ? .....p.8, pct.7

- pe hartie,

- pe discuri magnetice,

- pe film,

- stocare electronica.

Din ce structuri ale organizatiei face parte secretara?....p.43,pct.23.3

- din structurile de conducere.

In ce conditii se poate realiza parasirea locului de munca ? ......p.45, pct.24

- in cazul expirarii perioadei pentru care a fost incheiat contractul de munca,

- in cazul in care ambele parti decid sa desfaca respectivul contract de munca,

- in cazul in care angajatul este concediat pe loc,

- in cazul in care una dintre parti decide desfacerea contractului de munca in timpul perioadei de proba (fara sa fie obligata sa ofere explicatii celeilalte parti).

Pentru care aparate trebuie adecvat mobilierul unui birou electronic ?.. p.2, pct.2

- procesoare de texte,

- calculatoare,

- internet,

- telefoane,

- telefaxuri,

- aparate de copiat.

Pentru ce operatiuni se cumpara programe ? ...... p.3, pct.5

- procesare de texte,

- baze de date (ce pot include vanzari, achizitionari de materiale, sistemul de salarizare),

- calcule tabelare,

- informatii manageriale (inclusiv programul de intalniri si sedinte).

Prin ce fel de procedee se comunica informatiile ? .... p.2, pct.8

- orale si scrise