CE ESTE DE FAPT O SECRETARA?

CE ESTE DE FAPT O SECRETARA?

Este o persoana care rezolva cea mai mare parte din problemele de comunicare, informare, documentare si organizare ale unei firme.

Care este originea acestui cuvant? Provine din latinescul secret asa cum s-a transmis el in limbile moderne. Sensul sau este secret (taina). 'Secretaire' este o persoana care inregistreaza informatii confidentiale.

Denumirea este perfect justificata. O secretara care lucreaza la o organizatie este in contact permanent cu oameni care ocupa pozitii foarte importante. Nu tot ceea ce spun, scriu sau fac aceste persoane este secret, dar de multe ori ele sunt implicate in chestiuni care trebuie tratate cu multa atentie. Problemele confidentiale cer discretie din partea angajatilor care lucreaza cu ele, deci si din partea unei secretare. Postul pe care il ocupa o secretara presupune automat ca este o persoana de incredere.

In activitatea ei, o secretara este asistenta sefului, directorului sau consiliului de administratie al firmei sau al institutiei. secretarele mai pot lucra si pentru reprezentantii asa ziselor profesiuni liberale (doctori, notari, avocati) sau a mici intreprinderi particulare, conduse adesea de o singura persoana. secretara isi ajuta seful, munca ei il scuteste pe el de sarcini care nu au o legatura directa cu propria lui slujba.

Secretariatul este o profesie care implica mai multe activitati. Secretara nu este numai operatoare telefonica, dactilografa sau functionar administrativ. Ea lucreaza independent. Nu se limiteaza la a scrie scrisori pentru sefii ei si la rezolvarea unor activitati administrative, ci stie si este capabila sa faca mult mai multe: poate organiza calatorii si conferinte, se poate ocupa de relatiile cu publicul, poate primi oaspeti, etc.

Secretara o functie pentru care nu exista o descriere universal acceptata.

Activitatea unei secretare poate sa difere foarte mult de la o firma la alta. Nu exista un model prestabilit al activitatii unei secretare. Toate publicatiile de specialitate sunt de acord asupra unui fapt acela ca profesiunea de secretara nu reprezinta o munca independenta. Ea este intotdeauna legata de o anumita persoana sau departament. Ea lucreaza pentru altii; munca ei foloseste muncii altora.

Prima functie a unei secretare este aceea de a ajuta.

Secretara este un asistent al directorului, al consiliului de administratie, al managerului, al departamentului. Teoretic un director poate lucra fara o secretara dar invers nu se poate, pentru ca nu exista o secretara fara un sef.

Secretara este un nod de legatura important in sistemul de transmitere de informatii si de comunicare interna a firmei. Acesta si rolul de a ajuta sunt elementele prezente la orice nivel al profesiei de secretara.

Pentru ca, in timp, atributiile de acest tip au devenit din ce in ce mai multe si mai complexe se poate vorbi de secretariat ca o unitate, o parte a organizatiei care se ocupa de toate acestea si de multe altele, fiind incadrat cu una sau mai multe persoane cu calificari si atributii diferite. Se poate vorbi in acest sens de meserii de secretariat.