COMPETENTE PROFESIONALE. CALITATI SI APTITUDINI PERSONALE. DEONTOLOGIE - SECRETARIAT

COMPETENTE PROFESIONALE. CALITATI SI APTITUDINI PERSONALE. DEONTOLOGIE - SECRETARIAT

a)Cunostinte:

Cultura generala bine conturata:cunoasterea limbii romane; cunoasterea de limbi straine de circulatie internationala; preocupari de instruire si educatie.

Cultura profesionala temeinica. Cultura stiintifica medie in domeniile: management, drept general, administrativ, drept al muncii, contabilitate, statistica, marketing, stiinta documentarii, psihologie sociala si in domeniul in care activeaza managerul.

b) Calitati si abilitati personale

Pentru indeplinirea cu succes a activitatilor profesionale, dar si a diverselor probleme de comunicare care apar in activitatea de zi cu zi a unei organizatii, indiferent de locul de munca,o secretara trebuie sa posede si anumite calitati.

Intr o prezentare enumerativa acestea includ

Calitati intelectuale;

Calitati morale;

Calitati umane;

Calitati fizice;

c) Deontologia profesionala

Ansamblul calitatilor mentionate exprima particularitatile profesiunii si constituie componente ale eticii profesionale. Ele sunt valori obiective, mai ales fiindca sunt inevitabile.Ca si in cazul altor profesii, etica profesionala a secretariatelor isi are temeiul in continutul muncii si al relatiilor interumane, stabilite de-a lungul timpului.

Deontologia este o disciplina de interfata intre morala si drept, avand ca obiect normarea conduitei profesionale, a relatiilor dintre persoanele care exercita o profesie, precum si a raporturilor cu alte persoane pentru care exercita aceasta profesie.

Diferenta dintre deontologie profesionala si etica consta in faptul ca normele etice sunt sanctionate doar de opinia colectivului, iar normele deontologice sunt sanctionate oficial. Dintre normele deontologice consacrate sub raport juridic, putand fi impuse prin interventia fortei de coercitie a statului, putem mentiona legislatii precum prin interventia fortei de coexercitiu a statului, putem mentiona legislatii precum: "Codul muncii",statute.

In cazul functiei de secretara, cerintele deontologice fundamentale privesc:

disciplina la loul de munca care presupune, respectarea pogramului zilnic de lucru, indeplinirea obligatiilor de serviciu, lichidarea absentelor nemotivate si a plecarilor nejustificate de la locul de munca, evitarea risipei de materiale consumabile si de energie, utilizarea cat mai rationala a aparaturii existente, astfel incat sa scurteze timpul de executare a sarcinii, respectarea instructiunilor de lucru, a normelor de securitate si igiena a muncii;

punctualitatea ca factor de ordine atat in respectarea riguroasa a programului de lucru, cat si in respectarea orelor programate in agenda;

discretia reprezinta o conditie primordiala a exercitarii eficiente si sigure a muncii de secretariat.Pastrarea secretului de stat si de serviciu este o conditie istorica a acestei profesiuni motivata, dupa cum am mentionat de faptul ca secretariatul si-a desfasurat intotdeauna activitatea pe langa factorii de decizie ai societatii si a avut acces la orice informatie care circula la acest nivel. Divulgarea unor informatii, preluate din sfera de activitate a conducerii, chiar din dorinta de    face bine, poate determina nu numai incurcaturi, ci chiar falimentarea sau afectarea imaginii organizatiei respective;

loialitatea este o calitate esentiala, impusa de conditia de complementaritate a echipei manager secretara. Concret, munca unui director si cea prestata de secretara sunt greu de separat, ele reprezentand de fapt una si aceiasi activitate.Astfel, managerul emite o decizie,un raport sau orice alt document; secretara le preia, le corecteaza si adapteaza stilistic,daca e cazul, le reproduce si le urmareste circulatia in toate sensurile si in toate etapele, pana la arhivarea acestora. Daca sarcina unica a fost aceea de a crea un document, operatiunea s-a finalizat prin contributia a doua persoane. De asemenea, orice convorbire telefonica este asigurata si "filtrata" de secretara si orice actiune a managerului, este planificata si urmarita pana la rezolvarea acesteia, tot de secretara.Pentru controlul timpului si asigurarea momentelor de liniste managerului, secretara trebuie, de mai multe ori, sa recurga la strategii de filtrare a solicitarilor de contacte, situatii care predispun momente de mare tensiune psihica. Exista frecvente situatii in care, conducatorul unei organizatii deleaga o serie de sarcini si chiar investeste cu autoritate directa secretariatul, in numele sau, atunci cand lipseste din unitate. Loialitatea inseamna, in aceste conditii, atasament fata de locul de munca, apararea implicita a intereselor organizatiei. Continutul acestei munci ridica deci loialitatea la o cerinta tabu.

Reamintim, in acest sens, ca un manager poate functiona fara o secretara, dar o

secretara nu poate functiona fara existenta unui manager. Atunci cand se desfiinteaza un post de conducere sau un director este inlocuit, secretara poate fi

si ea inlocuita cu o alta persoana, in virtutea loialitatii pe care orice conducator

o poate revendica, fara dreptul de a-i fi contestata. Pentru ca acest parteneriat sa

fie de lunga durata si sa functioneze in avantajul ambelor parti este necesar ca

atat secretara, cat si conducatorul sa inteleaga si sa aprecieze rolul celuilalt, desigur, in limitele deontologice.

In ceea ce de priveste calitatile si abilitatile naturale ale secretarei ideale, in literatura de specialitate circula cateva enunturi preluate din publicatiile straine, care pot fi considerate " reguli de aur", in acest sens: " Un metabolism ce pare sa se imbogateasca sub presiune; un instinct natural de a face ordine in haos; un apetit pentru cele mai grele probleme si capacitatea de a le rezolva fara supraveghere; capacitate deosebita in pastrarea secretelor; indemanarea de a trata cu cele mai dificile persoane, categorie in care se poate incadra chiar seful ei"