EVALUAREA SI INSTRUIREA PERSONALULUI IN CADRUL DIRECTIEI GENERALE DE ASISTENTA SOCIALA SI PROTECTIA COPILULUI SECTOR 3

EVALUAREA SI INSTRUIREA PERSONALULUI IN CADRUL DIRECTIEI GENERALE DE ASISTENTA SOCIALA SI PROTECTIA COPILULUI SECTOR 3

1. MODALITATI DE REALIZARE A ACTIVITATII DE INSTRUIRE

O abordare sistematica a modalitatii de realizare a activitatii de instruire implica de obicei urmatoarele etape:

Stabilirea unor politici de instruire profesionala;

Stabilirea modului de organizare a instruirii profesionale;

Identificarea nevoilor de instruire profesionala;

Planificarea instruirii profesionale;

Realizarea instruirii profesionale;

Evaluarea instruirii profesionale;

Principaleleavantaje pe care le obtine organizatia si individual

pe baza acordarii sistematice a pregatirii profesionale sunt:

Beneficiile organizatiei:

Dezvoltarea si mentinerea unui nivel adecvat si suficient

de cunostinte, aptitudini si deprinderi la nivelul angajatilor;

Valorificarea in mod planificat a experientei in activitatea

profesionala si a altor forme de pregatire si dezvoltare

profesionala la locul de munca;

Obtinerea unor performante imbunatatite in activitate;

Imbunatatirea sarcinilor prestate;

Cresterea motivatiei angajatilor;

Beneficiile individului:

Diversificarea gamei de deprinderi;

Cresterea satisfactiei in munca;

Cresterea valorii angajatului pe piata fortei de munca;

Crestera sanselor de promovare;

Politica de instruire profesionala

Aceasta tine in special de strategia organizatiei, de scopurile si obiectivele pe care aceasta si le propune, de valorile pe care aceasta le-a creatsi doreste sa le respecte si sa le conservesi nu in ultimul rand de politica specificacu privire la resursele umane.

Stabilirea modului de organizare a instruirii profesionale

Punera in practica a politicii organizatiei poate fi realizata in mai multe moduri si pe mai multe cai.

Unele au o buna si veche traditie in a-si "creste" proprii manageri si specialisti. Indeplinesc acest lucru prin asigurarea unei organizari pe plan intern a pregatirii profesionale, care sa vina in intampinarea tuturor nevoilor de acest gen.

Alte organizatii considera ca este mai bine sa lase aceste activitati pe seama colaboratorilor externi cum sunt institutiile de invatamant, firmele de consultanta.

Sunt si organizatii care adopta cale de mijloc, asigurand personalului ce ocupa posturi de executie pregatirea profesionala la locul de munca dar lasand pe seama colaboratorilor externi pregatirea supervizorilor si managerilor.

Identificarea nevoilor de instriure profesionala

Nevoia de instruire este reprezentata de orice fel de deficiente sau lipsuri in ceea ce priveste cunostintele, nivelul de intelegere, aptitudinile si deprinderile angajatului raportate la cerintele postului ocupat si la schimbarile organizationale.

Cand o echipa realizeaza o analiza a nevoilor de pregatire, trebuie sa colecteze informatiile de baza de la trei nivele si anume:

Nivelul organizational;

Nivelul postului;

Nivelul individual.

Nivelul organizational: date despre organizatie luate ca un intreg, ca exemplu date despre structura ei, serviciile prestate, necesarul de personal etc.

Nivelul postului date despre atributii si activitati,de exemplu,pe de o parte descrierea postului,specificatii despre cunostintele,aptitudinile si deprinderile necesare personalului pentru a ocupa acest post,iar pe de alta parte activitatile de comunicare si conducere.

Nivelul individual:date despre angajat,cum ar fi fiss de evaluare,lista programelor de instruire la care a participat,rezultatele testarilor etc.

Colectarea informatiilor pentru analiza nevoilor de instruire profesionala poate fi realizata cu ajutorul uneia dintre urmatoarele metode:

Analiza datelor cu privire la organizatie,posturi si indivizi;

Analiza rezultatelor chestionarelor aplicate angajatilor;

Intervievarea managerilor si supervizorilor in legatura cu

nevoile lor si ale subordonatilor lor de pregatire si dezvoltare

profesionala

Observarea modului de indeplinire a sarcinilor de catre

personal

Monitorizarea rezultatelor discutiilor de grup cu privire la

problemele cotidiene la serviciu;

Analiza jurnalelor sau agendelor de lucru completate de catre manageri,specialisti sau oricare alti angajati.Una dintre cele mai obisnuite metode este utilizarea informatiilor colectate in documente deja exsistente,cum este fisa de evaluare a performantelor individuale.In prezent,la Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului se utilizeaza aceasta metoda,care presupune:

Identificarea nivelului actual al performantelor;

Identificarea nivelului in munca;

Identificarea punctelor slabe si forte ale angajatului;

Facilitarea imbunatatirii performantelor actuale ale angajatilor;

Identificarea nevoilor de instruire si dezvoltare profesionala;

Identificarea performantelor potentiale;

Asigurarea unei baze de revizuire a salariatilor;

Incurajarea si motivarea angajatilor;

Asigurarea informatiilor necesare planificarii fortei de munca.

Cu cat este mai complexa fisa de eveluare a performantelor individuale,cu atat sunt mai mari sansele identificarii cat mai complete si exacte a nevoilor de instruire profesionale.

Planificarea instruirii profesionale

Odata bine stabilite nevoile de instruire pe baza analizelor efectuate,responsabili cu aceste activitati pot trece la selectarea si stabilirea prioritatilor de instruire,la schitarea unor proiecte si la calcularea costurilor acestora si apoi la inaintarea acestor proiecte spre aprobarea conducerii.

Aceste proiecte pun in evidenta probleme - cheie ale pregatirii,numarul si categoriile de angajati vizati,metodele de pregatire propuse.programarea preliminara a programelor si costurilor estimate.

Acest concept al managementului resurselor umane se aplica si in cadrul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3.

Programele de instruire profesionala pot sa se desfasoare in timpul sau in afara programului de munca,pot avea loc in cadrl organizatiei sau in afara ei.

Avand in vedere criteriile de clasificare mai sus prezentate,in continuare vor fi expuse metode de pregatire profesionala a salariatilor tinand cont si de avantajele si dezavantajele acestora.

A)   Metoda de pregatire la locul de munca in timpul programului de lucru:

Instruirea la locul de munca

Avantaje:da rezultate;dezvolta legaturile dintre supervisor si

angajati

Dezavantaje:elementele perturbatoare la locul de

munca(zgomot,agitatie,intreruperi).

Consiliere

Avantaje:cand angajatul are nevoie de ajutor,seful i-l asigura

imediat

Dezavantaje:trebuie dezvoltate deprinderile de consiliere ale

sefilor

Delegarea sarcinilor

Avantaje:asigura o puternica motivatie si duce la castigarea de

noi cunostinte si deprinderi profesionale;

Dezavantaje:angajatul s-ar putea sa nu reuseasca sa-si

indeplineasca sarcinile.

Inlocuirea temporara a sefului ierarhic

Avantaje:puternica angajare a subordonatului si cunoasterea

propriilor reactii;

Dezavantaje: stress accentuat pentru subordonat si posibila

intarziere a indeplinirii sarcinilor.

B)    Metode de pregatire in afara programului de lucru:

I.    In cadrul organizatiei

Discutiile de grup

Avantaje:utile pentru generarea de idei si solutii;

Dezavantaje;necesita o conducere adecvata si precisa;

Exercitiile de tipul jocurilor de rol

Avantaje:utile pentru dezvoltarea deprinderilor sociale;

Dezavantaje:necesita o atenta organizare;nu este usor sa se

asigure un raspuns plin de tact,abil.

Exercitiile de dezvoltare a deprinderilor

Avantaje:un mod sigur de punere in practica a deprinderilor

cheie

Dezavantaje:necesita o organizare minutioasa.

II.        In afara organizatiei

Cursuri de lunga durata

Avantaje:ofera o gama larga de metode de invatare;

Dezavantaje:durata prea mare a timpului de

pregatire;insuficienta punere in practica a cunostintelor.

Cursuri de scurta durata

Avantaje:suplimenteaza pregatirea in interiorul

organizatiei

Dezavantaje:poate sa nu satisfaca in mod corespunzator

nevoilor de pregatire profesionala ale individului.

Firme de consultanta sau alte organizatii

Avantaje:se acorda mare importanta nevoilor clientelei;

Dezavantaje;pot fi foarte costisitoare.

La nivelul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3 este mai des utilizata prima metoda,prin delegarea sarcinilor sau/si inlocuirea sefului.

Intotdeauna,la conceperea programului de instruire profesionala trebuie sa se aiba in vedere urmatoarele:

Ce fel de instruire se are in vedere;

Cum este aceasta asigurata;

Cand este realizata;

De catre cine este realizata;

Unde are loc;

Cu ce costuri este realizata.

Pentru multe organizatii,resursele investite in instruirea profesionala reprezinta o apreciabila cantitate de timp,bani si resurse umane.Aceste investitii trebuiesc evaluate in mod regulat pentru a fi siguri ca au fost utilizate in mod adecvat.

Realizarea instruirii profesionale

Reprezinta partea practica in care se pun in aplicare metodele de instruire stabilite in etapa anterioara planificarii.

In cadrul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3 se manifesta deficiente referitor la programul de instruire profesionala,cum ar fi :

Insuficienta sustinere a punerii in practica a noilor cunostinte;

Renuntarea la aplicarea in practica a cunostintelor dobandite la

cursuri de catre angajatii care au beneficiat de cursuri;

Tratarea de o maniera strict formalista a problemei pregatirii profesionale din partea cursantilor(care sunt obligati sa participle la programe),din partea persoanelor sau organizatiilor responsabile cu desfasurarea acestor programe(care la randul lor sunt fie obligate sa le sustina,fie nu urmaresc decat interese financiare)sau de catre ambele parti(cea mai nefericita situatie).

INSTRUIREA CATEGORIILOR DE ANGAJATI

A)          Instruirea personalului de specialitate si conducere

Se efectueaza atat la locul de munca prin actualizarea permanenta a informatiilor privind normele si normativele legale,cat si prin asigurarea de cursuri cu privire la metodele de lucru cu subalterni si colaboratorii.

Pe linia administratiei publice locale,ministerul de resort asigura prin programe ample o serie de cursuri de instruire pentru personalul de conducere,iar ca aplicatie pe plan local se asigura astfel o continuitate a activitatii de instruire.

B)          Instruirea referentilor

Un referent din cadrul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3,intra in contact in timpul activitatii pe care o desfasoara cu proceduri,informatii si cu oameni.Astfel exista o serie de norme tehnice si metodologii ce trebuiesc respectate in decursul desfasurarii activitatii,informatii legate atat de activitatea sa cat si despre actualizarea normelor si metodologiilor,iar ca factor foarte important exista omul,atat ca petitionar cat si colaborator.

Insusirea si corectarea cunostintelor se poate realize prin instruirea la locul de munca,prin cursuri cu un procent ridicat de practica controlatasi gradata.

Prin aceasta practica se intelege,atat instruirea prin imbogatirea cunostintelor cu actualizarile permanente privind normele legale,legate de activitatea desfasurata,cat si prin utilizarea de softuri moderne si invatarea metodelor ergonomice de lucru.

EVALUAREA ACTIVITATILOR DE INSTRUIRE INVATARE

Evaluarea activitatilor de instruire face parte din procesul de control al pregatirii.Metodele ei urmaresc sa obtina feedback-ul legat de rezultatele obtinute si sa stabileasca cu ajutorul acesteia valoarea pregatirii,in vederea unei eventuale imbunatatiri,in cazul in care aceasta este necesara.

In mod complet,in ceea ce priveste Directia Generala de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3,evaluarea activitatii de instruire ar trebui realizata pe urmatoarele planuri:

Planul relatiilor celui care invata fata de metodele de invatare

practice

Planul invatarii ca rezultat al activitatii de instruire la care a

participat ca nivel de cunostinte,priceperi si aptitudini;

Planul comportamentului modificat ca urmare a insusirii

aplicarii celor invatate;

Planul organizational adica masurarea cunostintelor practicarii

noului comportament in cadrul organizatiei;

Planul valorii finale ca masura a gradului in care organizatia a

beneficiat de instruire pe linia supravietuirii si a atingerii

obiectivelor propuse.

EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE

Orice pretentie de organizare riguroasa a activitatii personaluluiunei institutii presupune si evaluarea performantelor.

Consideratiile practice si filozofice privind evaluarea performantelor,trebuie tratate intr-o stransa interdependenta,deoarece,orice disfunctionalitate a procesului de evaluare,influenteaza nefavorabil realizarea obiectivelor de baza ale acestei activitati.

Aceasta,cu atat mai mult,cu cat evaluarea performantelor este o activitate manageriala justificata,mereu actuala si deosebit de importanta,cu multiple implicatii individuale si organizationale.De aceea,atunci cand este efectuata in mod corespunzator,evaluarea performantelor poate fi benefica atat pentru organizatie,cat si pentru membrii acesteia.

Evaluarea performantelor profesionale individuale reprezinta aprecierea gradului in care salariul isi indeplineste sarcinile si atributiile ce ii revin,in raport cu postul ocupat.

Pentru individ,evaluarea performantei are si o componenta emotionala sau psihologica deosebita,deoarece in procesul de evaluare individul trebuie sa se raporteze atat la el insusi,cat si la ceilalti membrii ai organizatiei in care isi desfasoara activitatea.

Totodata,aceasta incarcatura emotionala a procesului de evaluare poate afecta,uneori semnificativ,comportamentul angajatilor fata de organizatie si fata de ei insisi.

Cand nu este privita ca un pretext,ca o actiune mecanica,lipsita de sens,sau ca o sarcina administrativa,evaluarea performantei se dovedeste a avea o influenta deosebita asupra activitatii economico-sociale si a climatului organizational din cadrul unei institutii,cu repercursiuni nemijlocite asupra cresterii eficientei in general si a productivitatii in special.

Prin urmare,sistemele de evaluare a performantei constituie o parte intrinseca si deosebit de importanta a sistemului de management in general si a sistemului managementului resurselor umane in special, care circumscrie,intr-un anumit sens,climatului organizational.

Evaluarea performantelor permite depistarea punctelor slabe,a potentialului si nevoilor de pregatire profesionala ale organizatiei.Pentru evaluarea performantelor angajatilor este necesara determinarea prealabila a criteriilor si a standardelor de performanta.Alegerea criteriilor de performanta presupune identificarea celor mai importante caracteristici de personalitate,a responsabilitatilor si tipurilor de activitati specifice fiecarui post.Criteriile se compara cu stadardele,care reprezinta nivelul dorit al performantelor.

Avantaje ale aplicarii sistemului de evaluare:

Stimularea angajatilor buni;

Inlaturarea angajatilor cu rezultate sub nivelul minim al

standardelor

Dimensionarea salariilor si sponsorilor(larg folosita in SUA peste 80% din companiile americane au sisteme proprii de evaluare a personalului angajat.

Procedeul de evaluare a performantelor este definit ca fiind un ansamblu de proceduri standardizate vizand obtinerea informatiilor,(intr-un sistem de ierarhie manageriala)privind comportamentul profesional al personalului organizatiei.Explicitarea acestei definitii presupune evidentierea urmatoarelor caracteristici:

proceduri de evaluare folosite sunt in concordanta cu modul in

care organizatia concepe sa organizeze activitatile si isi orienteaza

personalul propriu;

standardizarea procedurilor se asigura prin formarea

evaluarilor,urilizarea documentelor scrise sau mijloacelor

audiovizuale,elaborarea si controlul procedurilor de catre un

compartiment specializat;

utilizarea informatiilor fiabile(pentru ca aprecierile sa fie corecte)

respectarea ierarhiei manageriale,obtinerea informatiilor si

efectuarea evaluarii performantelor utilizeaza in mod obligatoriu

sistemul de ierarhie manageriala existent;

comportamentul profesional presupune ca procedurile utilizate sa

fie suficient de fiabile incat sa evite distorsonarea rezultatelor ca

urmare a influentei relatiilor afective dintre evaluator si evaluat.

Ca activitate de baza a managementului resurselor umane,evaluarea performantelor este procesul prin care se determina gradul in care angajatii unei organizatii indeplinesc eficient sarcinile sau responsabilitatile care le revin.

Mai pe larg,conceptul de evaluare este caracterizat prin urmatoarele elemente:

Este o operatiune periodica scrisa,constituind o forma de

angajament atat pentru evaluator,cat si pentru evaluat;

Este un bilant al muncii depuse,raportandu-se la obiectivele

stabilite anterior;

Permite o evaluare a sanselor de evolutie viitoare;

Presupune discutii personale,oferind evaluatorului si evaluatului

prilejul exprimarii libere a principiilor.

Spre deosebire de analiza postului,(care se refera la continutul si cerintele postului,care implica o descriere impersonala a obiectivelor,sarcinilor si responsabilitatilor postului),sau spre deosebire de evaluarea postului,(care implica determinarea valorii relative a unui post),evaluarea performantelor se concentreaza asupra indeplinirii obiectivelor,sarcinilor,responsabilitatilor sau cerintelor postului de catre detinatorul acestuia.

Astfel metodologia de evaluare a performantelor individuale ale referentilor din cadrul Directiei Generale de Asistenta Sociala si Protectia Copilului Sector 3 ce vor fi numiti in curand functionari publici,se are in vedere deja Legea nr.188/1999 privind Statutul functionarilor publici ce este reglementata prin Hotarare a Guvernului si anexa cu privire la metodologia de aplicare a procedeului de evaluare a performantelor.

In scopul formarii unui corp profesionist de referenti de specialitate si functionari publici metodologia anexa la H.G. stabileste cadrul general pentru:

Aprecierea obiectiva a performantelor profesionale individuale

referentilor si functionarilor publici,prin compararea gradului de

indeplinire a obiectivelor individuale stabilite,cu rezultatele

obtinute in mod efectiv;

Corelarea obiectiva intre cerintele functiei publice si activitatea

functionarului public;

Asigurarea unui sistem motivational,prin recompensarea

referentilor,a functionarilor publici si a celolalalti angajati din

cadrul institutiei care au obtinut rezultate deosebite,care sa

determine cresterea performantelor profesionale individuale;

▪ Identificarea necesitatilor de instruire a referentilor si functionarilor

publici pentru imbunatatirea rezultatelor activitatii desfasurate in

scopul indeplinirii obiectivelor stabilite.

Procedura de evaluare a performantelor profesionale individuale se aplica fiecarui referent,in raport cu realizarea obiectivelor individuale stabilite in baza atributiilor prevazute in fisa postului.

Evaluarea performantelor individuale se realizeaza prin raportarea criteriilor de performanta la gradul de indeplinire a obiectivelor individuale prevazute pentru perioada evaluata.

Procedura de evaluare se realizeaza in urmatoarele trei etape:

completarea raportului de evaluare de catre evaluator;

interviul;

contrasemnarea raportului de evaluare.

Pentru completarea raportului de evaluare,evaluatorul va avea in vedere urmatoarele obiective:

modul de indeplinire a obiectivelor individuale fixate;

notarea criteriilor de performanta in functie de impotanta acestora;

stabilirea calificativului final de evaluare a performantelor

profesionale individuale;

consemnarea rezultatelor deosebite ale referentului,dificultatilor

obiective intampinate de acesta in perioada evaluata si orice alte

observatii pe care le considera relevante;

stabilirea obiectivelor individuale,termenele de realizare,precum si

nevoile de instruire pentru urmatoarea perioada pentru care se face

evaluarea.

Obiectivele individuale reprezinta scopuri specifice stabilite pe baza a

atributiilor prevazute in fisa postului si trebuie sa corespunda urmatoarelor cerinte:

sa fie specifice activitatilor care revin referentului,sau referentului

de specialitate;

sa fie cuantificabile;

sa fie prevazute cu termene de realizare;

sa fie realiste;

sa poata fi revizuite in functie de modoficarile intervenite in prioritatile autoritatii publice.

Tabelul 2.1.

Criteriile de performanta se noteaza de la 1 la 5 fiecare nota exprimand aprecierea indeplinirii criteriului de performanta in realizarea obiectivelor individuale stabilite.

Semnificatia notelor este urmatoarea:

nesatisfacator;

satisfacator;

bun;

foarte bun;

exceptional.

Notarea criteriilor de performanta si stabilirea calificativului final de evaluare se face parcurgand urmatoarele etape:

a)    pentru fiecare criteriu de performanta din raportul de

evaluare se stabileste un grad de importanta. Gradul de

importanta exprima semnificatia criteriului de

performanta prin prisma atributiilor prevazute in fisa

postului. Acesta se exprima prin urmatoarele

calificative: R- foarte important, M- important, S- mai

putin important. Pentru cel putin un criteriu de

performanta se va stabili gradul de importanta R,M,S.

b)    totalitatea gradelor de importanta exprimate prin acelas

calificativ formeaza o categorie de importanta.

Pentru fiecare categorie de importanta, se face media aritmetica a notelor acordate si se obtine o nota partiala.

Nota partiala pentru categoria de importanta foarte important se identifica cu litera A si are o pondere de 70% in nota finala.

Nota partiala pentru categoria de importanta important se identifica cu litera B si are o pondere de 20% in nota finala.

Nota partiala pentru categoria de importata mai putin important se identifica cu litera C si are o pondere de 10% in nota finala.

Nota finala se identifica cu litera F si se obtine din urmatoarea formula de calcul:

F = [(70 x A) + (20 x B)) + (10 x C)] / 100

Calificativul final al evaluarii se stabileste pe baza notei finale, dupa cum urmeaza:

▪ intre 1,00-1,50 - nesatisfacator;

▪ intre 1,51-2,50 - satisfacator;

▪ intre 2,51-3,50 - bun;

▪ intre 3,51-4,50 -foarte bun;

▪ intre 4,51-5,00 - exceptional.

Interviul, ca etapa a procesului de evaluare, reprezinta un schimb de informatii, impresii si puncte de vedere care are loc intre evaluator si referent.

Obiectivele interviului de evaluare sunt:

▪ sa evalueze performantele recente ale subordonatului;

▪ sa duca la realizarea unor planuri de imbunatatire a muncii;

▪ sa identifice probleme si/sau sa identifice oportunitatile legate de

munca;

▪ sa imbunatateasca comunicarea dintre superior si subordonati;

▪ sa identifice posibilitatile de promovare sau transfer;

▪ sa identifice nevoile de instruire si perfectionare profesionala.

Compartimentul de resurse umane din cadrul institutiei publice coordoneaza si monitorizeaza procesul de evaluare a performantelor profesionale individuale, in scopul aplicarii corecte a procedurilor de evaluare.

In realizarea acestui scop, compartimentul de resurse umane asigura asistenta de specialitate, evaluatorilor si referentilor care sunt evaluati.

In functie de continutul rapoartelor de evaluare, compartimentul de resurse umane planifica participarea referentilor la programe de instruire.

Persoanel implicate in procesul de evaluare au obligatia de a asigura confidentialitatea datelor personale la care au avut acces.