EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE ALE FUNCTIONARILOR PUBLICI

EVALUAREA PERFORMANTELOR PROFESIONALE ALE FUNCTIONARILOR PUBLICI

1. Delimitari conceptuale

Evaluarea performantelor este o practica manageriala raspandita in numeroase tari, fiind intalnita de fapt, in fiecare tip de organizatie. Astfel, majoritatea anchetelor realizate indica faptul ca peste 90% din marile si micile organizatii au programe formale de evaluare a performantelor, iar aproximativ 50% din aceste organizatii au programe specifice pentru evaluarea diferitelor categorii de personal[1].

Problematica privind evaluarea performantelor implica atat consideratii practice referitoare la modul in care acesta trebuie realizata, cat si consideratii filosofice in legatura cu ratiunile sau motivele pentru care trebuie efectuata[2].

Pentru individ , evaluarea performantei are si o componenta emotionala sau psihologica deosebita, deoarece in procesul de evaluare individul trebuie sa se raporteze atat ca el insusi, cat si la ceilalti membrii ai organizatiei in care isi desfasoara activitatea[3].

J.T. Austin si P. Villanova sustin ca evaluarea performantei este o activitate centrala a managementului resurselor umane, deoarece aceasta afecteaza numeroase decizii ale sistemului managementului resurselor umane.

In acelasi timp , practica manageriala, dovedeste ca evaluarea performantei a fost si este, dupa cum afirma Milan Kubr, una din verigile cele mai slabe din sistemele de management al personalului.

Activitatea manageriala impune sprijinul angajatilor si al reprezentantilor acestora si de asemenea implicarea managerilor de pe diferite niveluri de ierarhie.

Edward Deming considera ca evaluarea performantei este una din maladiile inevitabile, de neinlaturat, ale practici manageriale actuale. In esenta aceasta controversa are in vedere faptul ca evaluarea performantei are o influenta negativa datorita, in principal, perceptiei eronate a faptului ca variatiile performantei sunt datorate, indeosebi angajatilor individuali, in timp ce realitatea dovedeste ca variatiile respective ale performantei sunt datorate existentei sistemelor de evaluare create si controlate de manageri[4].

In acest sens Edward Deming considera ca:

-indivizii nu difera semnificativ in ceea ce priveste performanta in munca;

-variatiile performantei sunt datorate in principal factorilor exteriori sau din afara controlului indivizilor;

-managerii nu pot efectiv sa realizeze diferentierea intre indivizi si sistemele de evaluare in ceea ce priveste cauzele variatiei performantei.

Potrivit lui Fletcher, traditional, abordarea orientata spre evaluare cu accent asupra compararii oamenilor si spre legatura evaluarii cu recompensele nu se justifica in toate situatiile. Astfel devine necesara abordarea evaluarii performantei ca un proces de motivare si dezvoltare a membrilor organizatiei.

Evaluarea performantelor trebuie privita ca o reflectare a culturii organizationale. In acest sens C.D.Fisher sustine ca un nou element de importanta strategica a evaluarii performantei il constituie coordonarea evaluarii cu cultura organizationala[5].

Howard Hudson recomanda "Nu savarsii o simpla apreciere a muncii. Acopera sau relateaza intreaga lume a muncii".

Dupa cum sustine D.J.Cherrington, evaluarea performantei constituie o componenta de baza a relatiei de angajare. Asa cum angajatul apreciaza nivelul la care este recompensat, tot asa si cel care angajeaza va evalua cat de reala este performanta.

Desi sisteme de apreciere a personalului sau de evaluare a performantelor au existat si in trecut, preocuparile sistematice in acest domeniu sunt relativ recente, pentru ca in ultimul timp evaluarea performantelor sa dobandeasca o importanta deosebita, devenind treptat parte componenta a managementului performantei[6].

Sam deep si Lyle Sussman sustin ca evaluarea performantelor reprezinta o amenintare potentiala pentru angajati, constituind o activitate dificila, controversata si detestata deoarece este asociata cu reducerea de personal. Evaluatorii pot fi confruntati cu reactii de adversitate sau de contestarea a deciziilor lor, iar pentru a preintampina aceste atitudini se recomanda folosirea unor coduri deontologice.

In acest sens, Howard Huston sugereaza urmatoarea recomandare "Nu-i lasa pe ceilalti oameni sa-si faca o impresie gresita. Accentueaza de la inceput ce este evaluarea si la ce se pot astepta

Trebuie incercat ca procesul de evaluare sa fie prezentat ca o invatare din trecut, ca un ajutor pentru viitor, ca este mai degraba pozitiva decat negativa, si constructiva, mai degraba decat distructiva.

Evaluarea performantei reprezinta componenta importanta a procesului de managementului strategic. Managerii sectorului public trebuie sa evalueze daca organizatia merge bine sau rau in privinta standardelor de performanta[7].

In concluzie, pentru a avea performante in administratia publica, pentru ca acestea sa fie evaluate in mod obiectiv, este necesara implicarea tuturor factorilor care influenteaza sau pot influenta acest proces.

In primul rand este vorba de cei care au competenta de a emite acte normative in acest domeniu. Acestia trebuie sa se consulte in acest sens cu cei care aplica propriu zis legile si sa controleze modul de aplicare a acestora.

Tinand cont de cerintele Uniunii europene in ceea ce priveste administratia publica, alinierea salariilor functionarilor publici la cele ale celor din tarile membre, adoptarea legii salarizarii ar ave ca rezultat sigur cresterea performantelor profesionale in acest domeniu.

In al doilea rand este vorba de cei care ar trebui sa implice mai mult, sa trateze si sa analizeze mai amanuntit toate aspectele evaluarii si sa fie mi obiectivi in evaluarea performantelor profesionale ale subordonatilor lor.

Evaluarea individuala este o metoda de cuantificare a ansamblului atuurilor unui angajat, astfel incat notarea sa il situeze intr-un singur context al serviciului sau. El poate sa fie dotat cu un potential important, dar se dovedeste a fi inadaptabil caracteristicilor postului pe care il ocupa evaluarea permite astfel corectarea notarii[8].

Evaluarea are ca finalitate plasarea unui angajat intr-o perspectiva pozitiva, vizand corectarea slabiciunilor si valorificarea atuurilor. Uneori, notarea este resimtita mai mult ca o sanctiune, chiar daca aceasta nu este finalitatea sa esentiala.

Evaluarea este rezultatul unui dialog intre evaluator si evaluat, desi notarea nu este facuta decat de autoritatea ierarhica[9].

2. Prevederi legale aplicabile evaluarii

Principalele surse legislative privind evaluarea performantei sunt:

Legea nr.188/1999 privind Statutul functionarilor publici, republicata cu modificarile si completarile ulterioare. Capitolul VI, privind cariera functionarilor publici, este sursa principala. Capitolul cuprinde sectiuni separate dedicate perioadei de stagiu si evaluarii performantelor;

H.G. nr.1209/2003 privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici. Capitolul III trateaza perioada de stagiu, iar capitolul IV se refera la evaluarea performantelor profesionale ale functionarilor publici. Anexa nr. II cuprinde detalii cu privire la evaluarea functionarilor publici debutanti. Anexa nr. III detaliaza evaluarea performantelor profesionale, iar partea finala a acesteia trateaza evaluarea inaltilor functionari publici¹. Art.2 al Anexei III stabileste baza generala a evaluarii. Evaluarea se realizeaza prin raportarea criteriilor de performanta la gradul de indeplinire a obiectivelor individuale prevazute pentru perioada evaluata. Acest articol este completat cu articolul 6, in care se precizeaza ca evaluarea trebuie sa aiba in vedere in ce masura au fost realizate obiectivele specifice care au fost stabilite si sa abordeze subiectul standardelor de performanta pentru aspectele individuale ale performantei.

3. Perioada de evaluare

Perioada de evaluare este stabilita prin lege(H.G. nr.1209/2003) si trebuie respectata cu strictete. Principalele prevederi sunt urmatoarele:

perioada este cuprinsa intre data de 1 decembrie a anului anterior evaluarii si 1 decembrie a anului in curs. Exista prevederi pentru realizarea unei evaluari pentru alte perioade decat cele stabilite de lege, in cazul in care functionarul public isi modifica, inceteaza sau suspenda raportul de serviciu pentru un motiv sau altul. Deasemenea se realizeaza evaluarea in cursul anului atunci cand evaluatorul isi inceteaza, modifica sau suspenda raportul de serviciu.

evaluarea se va realiza in perioada 1 decembrie 31 decembrie care urmeaza perioadei de evaluare. In consecinta, evaluatorii si contrasemnatarii trebuie sa planifice aceasta activitate. In medie, un raport de evaluare poate dura aproximativ doua ore. Interviul de evaluare (obligatoriu) poate dura intre o ora si o ora si jumatate. Si aceasta are nevoie de planificare prealabila.

Activitatea contrasemnatarului trebuie incheiata in perioada limita de 30 de zile, dar nu mai tarziu de 31 decembrie.

Perioada de evaluare trebuie inteleasa ca perioada de derulare a tuturor activitatilor in vederea evaluarii. Astfel, aceasta nu include numai elaborarea raportului de evaluare, ci si desfasurarea interviului de evaluare si activitatea de contrasemnare. Procedurile de contestatie sunt considerate ca facand parte in mod normal din procesul de evaluare si astfel, timpul necesar acestora va fi calculat separat de perioada de evaluare.

Legea nr.188/1999 indica faptul ca evaluarea performantelor se face de regula anual, avand ca rezultat acordarea calificativelor "foarte bine", "bine", "satisfacator", nesatisfacatot".

In unele cazuri acest lucru nu este posibil. Art.3, alin (3) si (4) din Metodologia de evaluare prevad, limitativ situatiile de exceptie in care evaluarea se poate face in cursul perioadei evaluate:

prima situatie se refera la cazurile in care raporturile de serviciu ale functionarului public inceteaza, se suspenda sau se modifica, in conditiile legii. In acest caz functionarul public va fi evaluat pentru perioada de pana la incetarea, suspendarea sau modificarea raporturilor de serviciu. La obtinerea calificativului anual va fi avut in vedere, in functie de specificul atributiilor prevazute in fisa postului, si calificativul obtinut inainte de suspendarea sau modificarea raporturilor de serviciu;

a doua situatie se refera la cazul in care pe parcursul perioadei evaluate, raporturile de serviciu ale functionarului public care ocupa o functie publica de conducere sau o functie publica corespunzatoare categoriei inaltilor functionari publici inceteaza, se suspenda sau se modifica, in conditiile legii. In acest caz functionarul public de conducere are obligatia ca, inainte de incetarea, suspendarea sau modificarea raporturilor de serviciu ori, dupa caz, intr-o perioada de cel mult 15 zile calendaristice de la incetarea sau modificarea raporturilor de serviciu, sa realizeze evaluarea performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici din subordine. Calificativul acordat se va lua in considerare la evaluarea anuala a performantelor profesionale individuale ale acestora;

a treia situatie in care perioada evaluata se modifica intervine atunci cand functionarul public este promovat intr-o categorie superioara, in urma dobandirii unei diplome de studii de nivel superior. In acest caz, evaluarea se face la momentul promovarii.

Evaluarea performantei se aplica fiecarui functionar, fara exceptie. Singura derogare de la aceasta prevedere este introdusa in art.3, alin.(4), din Hotararea nr.1209/2003, care stipuleaza ca functionarul trebuie sa fi desfasurat o activitate de cel putin 6 luni in functii publice pentru a putea fi evaluat. Alte prevederi se refera la evaluarea efectuata in cursul perioadei evaluate in anumite situatii specifice.

Deasemenea face legatura intre evaluarea si promovarea intr-o functie publica superioara sau avansarea in gradele de salarizare si prevede eliberarea din functia publica in cazul unor calificative nesatisfacatoare.

4.Utilizarea fiselor de post in procesul de evaluare a performantelor

Fisa postului este fundamentala pentru evaluarea performantelor. La momentul de fata, orice functionar public trebuie sa detina o fisa a postului pe care il ocupa. Fisa postului, incluzand obiectivele individuale, reprezinta elementul principal pe care se bazeaza procesul de evaluare. Formularul este prevazut in anexa la H.G.nr.1209/2003.

Fiecare functionar public trebuie sa aiba o fisa a postului curenta. Potrivit legii, actul administrativ de numire intr-o functie publica trebuie insotit de o fisa a postului. Aceasta este necesara si cand functionarul public este transferat pe un alt post.

Fisa postului impreuna cu obiectivele individuale stabilite alcatuiesc un punct de referinta esential in procesul de evaluare si totodata reprezinta 50% din calificativul obtinut la evaluarea performantelor profesionale individuale.

Fisa postului stabileste activitati pe care urmeaza sa le desfasoare functionarul public, precum si limitele acestora, de aceea ea trebuie elaborata anterior recrutarii functionarilor publici. Indeplinirea conditiilor din fisa postului reprezinta o cerinta de participare la concursul de recrutare. La elaborarea acestora nu se au in vedere aptitudinile si competentele profesionale ale unei persoane( functionarul public), ci modalitatea optima de organizare a activitatii in vederea indeplinirii atributiilor institutiei publice.

Fisa postului este un element de baza in procesul de evaluare, plaseaza evaluarea intr-un anumit context, din mai multe puncte de vedere :

identifica scopul principal al postului ;

identifica cerintele pentru ocuparea postului : abilitati, calitati, aptitudini si competente manageriale

detaliaza responsabilitatile specifice postului, care sunt in legatura directa cu standardele de performanta care trebuie apreciate in cadrul evaluarii;

stabileste limitele de competenta ale functionarului public care ocupa acel post stabileste relatiile de serviciu ale functionarului public care ocupa acel post, atat in interiorul institutiei cat si in exterior.

Inainte de a incepe procesul de evaluare, evaluatorul trebuie sa aiba la dispozitie fisa postului. Daca aceasta nu exista, ea trebuie intocmita de catre conducatorul compartimentul in care isi desfasoara activitatea functionarul public care ocupa acel post, si avizata de superiorul conducatorului departamentului. Fisa postului trebuie aprobata de conducatorul autoritatii sau institutiei respective.

Continutul fisei de post. (Anexa 1)

Partea introductiva. In partea introductiva vor fi trecute numele autoritatii sau institutiei publice, compartimentul (directia generala, directia, serviciul sau biroul).

Denumirea postului aferent unei functii publice.

Prin notiunea de post se intelege functia de lucru, exercitarea efectiva a prerogativelor functie de catre o persoana determinata[10]

Orice functie publica este o totalitate de atributii, de drepturi si obligatii din cele ce formeaza competenta cu care este dotat un serviciu public, o autoritate sau o institutie publica, in vederea infaptuirii sarcinilor, a prerogativelor acestora de organizare a executarii si de executare a legii in regim de putere publica

Pornind de la continutul functiei publice, functionarul public a fost definit in literatura juridica recenta ca reprezentand persoana ce face parte dintr-o autoritate sau institutie publica aflata in raporturi ierarhice si care a fost investita cu exercitiul unei functii publice executive, de regula, pentru o perioada de timp nedeterminata, fiind salarizata pentru activitatea depusa .

Functionarul public este investit cu atributii care ii alcatuiesc competenta, nu de catre cei care l-au ales sau numit, ci de lege, care organizeaza functiunea in vederea satisfacerii unui interes general[13]

Denumirea functiilor publice sunt prevazute in Legea nr.188

Art.11 din Legea nr.188 prevede ca in categoria iinaltilor functionari publici sunt cuprinse persoanele care sunt numite in una dintre urmatoarele functii publice:

a) secretar general al Guvernului si secretar general adjunct al Guvernului;

b) secretar general din ministere si alte organe de specialitate ale administratiei publice centrale;

c) prefect;

d) secretar general adjunct din ministere si alte organe de specialitate ale administratiei publice centrale;

e) subprefect;

f) inspector guvernamental.

Art.12 din Legea nr.188/1999 prevede ca in categoria functionarilor publici de conducere sunt cuprinse persoanele numite in una dintre urmatoarele functii publice:

a) director general si director general adjunct din aparatul autoritatilor administrative autonome, al ministerelor si al celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, precum si in functiile publice specifice asimilate acestora;

b) director si director adjunct din aparatul autoritatilor administrative autonome, al ministerelor si al celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale, precum si in functiile publice specifice asimilate acestora;

c) secretar al unitatii administrativ-teritoriale;

d) director executiv si director executiv adjunct ai serviciilor publice deconcentrate ale ministerelor si ale celorlalte organe de specialitate ale administratiei publice centrale din unitatile administrativ-teritoriale, in cadrul institutiei prefectului, in cadrul aparatului propriu al autoritatilor administratiei publice locale si al institutiilor publice subordonate acestora, precum si in functiile publice specifice asimilate acestora;

e) sef serviciu, precum si in functiile publice specifice asimilate acesteia;

f) sef birou, precum si in functiile publice specifice asimilate acesteia.

Art.13 din Legea nr.188/1999 prevede:

Sunt functionari publici de executie din clasa I persoanele numite in urmatoarele functii publice generale: consilier, consilier juridic, auditor, expert, inspector, precum si in functiile publice specifice asimilate acestora.

(2) Sunt functionari publici de executie din clasa a II-a persoanele numite in functia publica generala de referent de specialitate, precum si in functiile publice specifice asimilate acesteia.

(3) Sunt functionari publici de executie din clasa a III-a persoanele numite in functia publica generala de referent, precum si in functiile publice specifice asimilate acesteia.

Nivelul postului. Postul aferent unei functii publice se identifica prin categoria, clasa si gradul functiei publice respective.

Scopul principal al postului. In aceasta sectiune se va indica necesitatea existentei acelui post si contributia pe care acesta o are in cadrul autoritatii sau institutiei publice.

Cerintele pentru ocuparea postului. Aceste cerinte trebuie indeplinite de functionarul public in momentul in care participa la concursul pentru functiei publice respective. Acestea nu reprezinta cerinte ce trebuie indeplinite pe viitor.

Studii de specialitate sau perfectionari(specializari). De cele mai multe ori cerintele sunt evidente.

Abilitati, calitati si aptitudini necesare.

Competenta manageriala. Aceasta se refera la functionarii publici de conducere si la functionarii publici din categoria inaltilor functionari publici. Aceasta competenta trebuie sa cuprinda cunostinte de management, calitati si aptitudini manageriale.

Atributii. Atributiile vor trebuie definite in functie de clasa si gradul functionarului public. Gradul de complexitate si dificultatile a atributiilor ar trebui sa creasca proportional cu nivelul clasei si gradului.

Limitele de competenta. Nota la formularul standard mentioneaza ca limita de competenta inseamna libertatea decizionala de care beneficiaza titularul postului pentru indeplinirea atributiilor care ii revin. imita de competenta trebuie sa tina cont de clasa si gradul functionarului public, sa fie in concordanta cu nivelul functiei publice.

Delegarea responsabilitatilor. Aceasta include dreptul persoanei care ocupa postul respectiv de a delege anumite responsabilitati altor persoane din ierarhia de conducere.

Sfera relationala. Relatiile de munca in interiorul institutiei si in exterior trebuie sa fie specificate.

Semnaturi. Fisele de post trebuie semnate de catre persoana care intocmeste fisa de post, functionarul public care ocupa postul, precum si de catre persoana care are competenta sa o avizeze.