INTERVIEVAREA PENTRU SELECTIE

INTERVIEVAREA PENTRU SELECTIE

Dupa studierea dosarelor de candidatura si dupa alegerea preliminara a potentialilor candidati executata de catre recrutori, selectia candidatilor presupune ca etapa distincta intervievarea.

In pregatirea interviului, angajatorul are nevoie de formularul sau cererea de inscriere pentru a afla cate ceva despre persoana intervievata. Cercetarile nu avertizeaza ca citirea formularului de inscriere nu poate influenta ori in favoarea, ori in detrimentul candidatului, chiar inainte de a intalni persoana respectiva. Formularul de inscriere, in unele cazuri, poate duce doar la a trage concluzii pripite si atunci interviul va insemna doar cautarea indiciilor care sa confirme aceste prejudecati. Deci trebuie pastrata o atitudine deschisa iar formularul de inscriere folosit pentru a alege aspectele despre care se doreste sa se afle mai multe detalii in timpul interviului.

Trebuie verificate disponibilitatea unor referinte sau rapoarte speciale despre candidat, desi citirea acestora este indicata dupa interviu; cu specificatiile de personal, daca acestea au fost bine intocmite ele specifica atributele si caracteristicile care trebuie cautate in timpul interviului.

Cei care conduc interviul trebuie sa aiba in vedere urmatoarele:

sa cunoasca bine descrierea postului, daca exista o specificatie a postului, ea trebuie reactualizata, nu se poate spune despre un candidat ca este potrivit pentru un post, daca acest post nu este bine cunoscut;

sa stabileasca nivelul abilitatilor, aptitudinilor, atitudinilor, cunostintelor, capacitatilor, exigentelor cerute de post;

sa cunoasca curriculum vitae al fiecarui candidat;

sa pregateasca cu atentie interviul, in sensul stabilirii cu anticipatie a intrebarilor pe care le vor adresa;

sa pregateasca informatiile pe care candidatii le pot cere despre post si organizatie;

sa respecte programul de desfasurare a interviului (data, ora, locul);

sa nu intrerupa desfasurarea interviului sub nici un motiv (vizitatori, convorbiri telefonice);

sa nu grabeasca desfasurarea interviului;

sa conduca interviul in asa fel incat sa obtina de la candidat toate informatiile de care au nevoie pentru a lua o decizie;

sa trateze candidatii cu consideratie, iar climatul sa fie destins;

sa coreleze gestica candidatilor cu raspunsurile primite;

sa asculte cu atentie fiecare candidat si sa nu-l intrerupa prea des;

sa asigure candidatilor posibilitatea de a pune intrebari;

sa faca evaluarea candidatilor imediat dupa interviu pentru a nu gresi in aprecieri;

sa nu faca discriminari rasiale, politice, de sex, prin intrebarile adresate;

sa incheie interviul in termeni amabili si sa comunice data cand se vor anunta rezultatele.

Cei care pun intrebari trebuie sa stabileasca aspectele pe care intentioneaza sa le analizeze, in concordanta cu cerintele postului, si sa conceapa intrebari specifice pentru fiecare dintre acestea. Intervievatorul trebuie sa fie pregatit cu detalii suplimentare asupra postului si cu alte informatii cum ar fi salariul propus sau nivelul acestuia precum si conditiile de angajare.

Ca o conditie absolut minima, candidatii trebuie sa fie intampinati si salutati la sosire, sa li se ofere, daca este posibil, o bautura racoritoare si, in orice caz, sa li se indice unde este toaleta. Ei au nevoie de un loc de asteptare confortabil, unde eventual, sa poata sta de vorba cu cineva despre organizatie. De asemenea, ar fi necesar sa fie introdusi in camera de interviu, sa fie prezentati si sa li se arate unde sa se aseze.

Interviul, in primul rand, are nevoie de un plan. Un interviu structurat, organizat intr-o serie de puncte sau sfere distincte de investigatie, fiecare putand fi evaluate separat, are mai multe sanse sa-si atinga scopul, decat unul nestructurat. Planul trebuie sa ofere un traseu de urmat si sa indice aspectele care trebuie urmarite pe parcursul interviului.

O specificatie de personal, bine conceputa, trebuie sa ofere o structura gata-facuta, si sa dea indicii foarte precise asupra aptitudinilor calificarilor si calitatilor care trebuie cautate la candidat.

Trasaturile esentiale ale unui bun plan de interviu sunt:

à       contine criterii despre care s-a demonstrat ca sunt relevante pentru succesul sau esecul in munca;

à       criteriile nu sunt intamplatoare, hazardate sau suprapuse, ci sunt cuprinzatoare, grupate intr-un mod organizat si distincte;

à       criteriile trebuie sa fie, daca este posibil, masurabile; sau cel putin sa permita compararea candidatilor intre ei.

Intervievarea eficienta este un talent si trebuie facuta de persoane bine instruite in acest domeniu.

Tipuri de interviuri

In majoritatea organizatiilor, angajarea unei persoane nu se face pe baza deciziei unui singur intervievator, de exemplu a managerului de resurse umane sau a managerului compartimentului care include postul scos la concurs.

Utilizarea mai multor intervievatori permite adresarea unor intrebari mai variate candidatilor si reduce gradul de subiectivism al interviului. Pe de alta parte, un singur intervievator este mai indicat atunci cand se are in vedere crearea unui raport cu intervievatul si dezvoltarea unui set de intrebari care sa exploreze motivarea acestuia.

In selectia personalului pot fi utilizate doua tipuri principale de interviuri: interviul initial de triere si interviul de profunzime.

Interviul initial de triere: selectia candidatilor trebuie sa tina seama de varsta, conditie fizica, nivelul educatiei, experienta specifica. Candidatii care nu indeplinesc conditiile de baza sunt exclusi rapid, iar ceilalti intra in fazele urmatoare ale selectiei. Daca numarul candidatilor este foarte mare, se recomanda o preselectie. In cadrul acesteia se apeleaza la un interviu pe baza unui chestionar scurt, de circa 10 minute, in care sunt cerute anumite informatii despre candidat. La sfarsitul interviului se acorda un punctaj, iar cei ce acumuleaza un anumit scor sunt invitati la un nou interviu. Metoda da rezultate numai in conditiile utilizarii ei corecte, conducand si la economisirea timpului celui care realizeaza selectia.

Interviul de profunzime: pentru selectie se folosesc trei tipuri de interviuri si anume:

Interviul structurat:

Ø     Foloseste intrebari standard;

Ø     Intrebarile pot fi stabilite anticipat;

Ø     Se aseamana cu un chestionar oral;

Ø     Este foarte utilizat in selectia initiala, cand exista un numar mare de solicitanti;

Ø     Intrebarile nu sunt rigide; se pot pune intrebari suplimentare pana se obtine informatia dorita;

Ø     Este mai exact si mai valid decat alte interviuri;

Permite obtinerea unor informatii similare despre fiecare candidat, ceea ce usureaza selectia.

Interviul fara instructiuni:

Ø     Este folosit in consultatiile psihologice si in selectie;

Ø     Se pun intrebari generale care sa-l determine pe solicitant sa vorbeasca despre sine;

Ø     Este mai dificil ca intrebarile adresate sa aiba legatura cu serviciul;

Ø     Intrebarile sunt o combinatie de intrebari generale si specifice, neadresate intr-o anumita ordine;

Ø     Are o mai mare tenta subiectiva.

Interviul sub presiune:

Ø     Are drept scop cercetarea reactiilor in conditiile exercitarii unei presiuni psihice;

Ø     Cel care conduce interviul adopta o atitudine foarte agresiva pentru a urmari reactia candidatului;

Ø     Se recomanda pentru posturi in care solicitantul lucreaza sub stres;

Ø     Poate genera o impresie foarte proasta despre cel care conduce interviul si despre organizatie.

Exista trei modalitati prin intermediul carora candidatul poate fi intervievat de mai multi intervievatori[9]:

a) Interviurile succesive - metoda consta in intervievarea succesiva a candidatului de catre mai multi intervievatori (de obicei trei). Metoda prezinta avantajul crearii unor relatii individuale cu fiecare dintre intervievati, care contribuie la o mai buna cunoastere a acestora, dar are si cateva inconveniente:

-adesea candidatul considera ca metoda este foarte plictisitoare, mai ales cand aceeasi intrebare este adresata de toti intervievatorii, ca urmare raspunsurile la aceeasi intrebare pot diferi intr-o oarecare masura;

-raspunsurile candidatului pot diferi de le un intervievator la altul si din cauza faptului ca acesta invata sa se astepte la anumita intrebari si sa dea raspunsul dorit de intervievator.

b) Interviul panel - in cadrul acestuia candidatul este intervievat simultan de un numar relativ redus de persoane (de obicei trei sau patru).

Un interviu panel prezinta o serie de avantaje:

- timpul candidatului este economisit in comparatie cu interviurile succesive;

- fiecare intervievator se poate specializa in adresarea unor anumite intrebari, de obicei din sfera sa de activitate si poate adresa suficient de multe intrebari;

-toti intervievatorii pot lua parte la evaluarea generala a candidatului si isi pot spune punctul de vedere;

- intervievatorii mai putin experimentati pot fi pregatiti prin includerea lor in panele de intervievatori.

Interviul panel are si cateva inconveniente:

- este dificila stabilirea unui raport individual cu candidatul, comparativ cu interviurile succesive;

- uneori intervievatorii mai au si alte ocupatii in timpul interviului: redacteaza documente, se informeaza, vorbesc la telefon;

- adresare de intrebari poate fi uneori dezorganizata si repetitiva;

- unii membrii ai panelului pot sa nu fie interesati in mod deosebit de interviu si sa participe la intervievare doar pentru a parea importanti sau influenti.

Aceste dezavantaje pot fii insa depasite. Intervievatorii pot cadea de acord care dintre ei sa desfasoare partea principala a interviului, intervievatorul principal va controla si directiona procedura, iar ceilalti pot sa-si pregateasca intrebari din domeniul lor de activitate.

Pentru ca un interviu panel sa fie eficient, trebuie indeplinite unele cerinte:

- fiecare membru al panelului sa contribuie la desfasurarea interviului cu intrebari bine definite;

- panelul trebuie sa stabileasca un plan de intervievare si sa defineasca criteriile de evaluare a candidatilor;

- membrii panelului trebuie sa fie pregatiti si sa aiba experienta in intervievare;

- fiecare membru trebuie sa aiba un rol predeterminat in desfasurarea interviului.

c) Interviul realizat de un comitet - metoda consta in intervievarea candidatilor de catre un numar relativ ridicat de intervievatori, care poate varia intre 5 si 30.

Acest tip de interviu prezinta doua avantaje importante si anume:

- permite mai multor persoane sa intervieveze candidatul;

- permite observarea candidatului in conditii de stres.

Metoda prezinta urmatoarele dezavantaje:

- este imposibila stabilirea unei relatii intre candidat si comitet;

- comportamentul candidatilor poate fi diferit de cel in conditii normale

- cu cat este mai mare umarul intervievatorilor, cu atat este mai greu de creat o linie logica a interviului;

- rareori toti intervievatorii sunt experti;

- pot aparea rivalitati si neintelegeri intre membrii comitetului, care pun candidatul intr-o pozitie dificila;

- evaluarea finala a candidatilor este foarte dificila.

Interviul realizat de un comitet este o metoda de selectie mai putin recomandata. Totusi, daca es doreste implicarea unui grup mai larg de persoane in interviu, se va extrage un panel din acesta, ceilalti urmand sa urmareasca desfasurarea interviului prin televiziune cu circuit inchis.

. Tehnici de chestionare

Tehnicile de chestionare folosite pot afecta tipul de informatii obtinute si calitatea lor.

Unii specialisti care iau interviuri presupun ca trecutul este cel mai bun prezicator al adevarului, ceea ce in general este confirmat de practica. Ei au mai putine probleme cand pun intrebari solicitantului despre trecutul sau decat despre viitor.

Obiectivul intrebarilor este sa-l determine pe candidat sa vorbeasca despre experienta si motivatiile sale si sa explice modul in care a depasit perioadele dificile din viata sa.

Exista cateva reguli care ar trebui urmate atunci cand se alcatuiesc intrebarile:

Intrebarile nu trebuie sa sugereze raspunsurile, de exemplu: "sunt sigur ca aveti experienta in domeniu, nu-i asa?", sau sa permita raspunsuri in cateva cuvinte: "observ din C.V.-ul dvs. ca ati castigat trei concursuri pe meserii". Intrebarile deschise sunt cele mai potrivite, deoarece nu sugereaza un anumit raspuns si incurajeaza candidatul sa vorbeasca. De exemplu, intrebarile de mai sus pot fi reformulate astfel: "care este experienta dvs. in negociere?", "ati participat la concursurile pe meserii?"

Intrebarile trebuie sa fie clare si formulate in concordanta cu experienta si educatia candidatului;

Trebuie sa fie utilizate intrebari de verificare a raspunsurilor anterioare;

Intervievatorul trebuie sa ghideze cursul general al interviului prin intrebari legate de raspunsurile anterioare, dar care introduc totodata noi aspecte;

Un numar mare de intrebari trebuie sa inceapa cu "de ce?" sau "cum?". Motivele candidatilor pentru actiunile lor, precum si modul in care acestia actioneaza, reprezinta chei pentru descifrarea personalitatii acestora;

Nu trebuie adresate intrebari nepoliticoase sau irelevante, nici nu trebuie facute remarci critice la adresa candidatilor;

Intervievatorii nu trebuie sa-i compare pe candidati cu ei insisi;

Trebuie sa fie evitate criterii de selectie necorespunzatoare in special "efectul de halo", conform acestuia intervievatorii presupun ca o caracteristica valoroasa pe care o poseda candidatul reflecta valoarea acestuia si in alte privinte. De exemplu, o infatisare placuta nu implica pentru candidatul la un post de secretara faptul ca are cunostinte de operare PC. Acest efect se poate manifesta si invers: un intervievator poate concluziona, in mod incorect, ca o deficienta intr-un domeniu inseamna o slaba pregatire generala a candidatului.

Unele tipuri de intrebari determina raspunsuri mai pline de inteles decat altele. Se pot folosi intrebari fara raspuns fix, avand totusi un scop. Acest gen de intrebari nu permite un raspuns de genul da sau nu. Un mod de incepere a acestor propozitii, care determina raspunsuri mai lungi, mai pline de informatii, este folosirea cuvintelor: cine, ce, cand, de ce, cum, care, spune-mi.

O intrebare de forma: "Cum era evidentiata prezenta dumneavoastra in condica la ultimul loc de munca ?" este mai buna decat: "Ati avut o prezenta buna la locul de munca precedent ?" pentru ca la aceasta a doua intrebare se poate raspunde simplu "da".

Intrebari ce ar putea fi folosite intr-un interviu:

Se pot adresa si unele intrebari prin care sa se verifice creativitatea celor care solicita angajarea. Aceste intrebari ar putea fi formulate astfel: "Apreciati ca psihologia intreprinzatorului este apropiata de cea a artistului ? Comentati"; "Care sunt, dupa opinia dumneavoastra, reactiile unui angajat motivat ?"; "Care sunt efectele unei libertati si discipline liber consimtite ?"

Intrebari care vor fi ocolite in timpul interviului:

à       intrebarile care nu duc la un raspuns sincer. De exemplu: "Cum v-ati impacat cu colegii de munca?" De obicei se raspunde: "bine";

à       intrebarile care conduc spre un anumit raspuns. De exemplu: "Va place sa colaborati cu colegii dumneavoastra ?". Raspunsul va fi "desigur" sau "da";

à       intrebarile vizand rasa, religia, nationalitatea, starea civila;

à       intrebarile evidente, care se suprapun cu cele din formularul de angajare, ca de exemplu: "In ce liceu ati invatat", "cand ati terminat facultatea ?" etc. Se poate, in schimb, intreba: "Care au fost materiile dumneavoastra preferate si de ce ?";

à       intrebarile care n-au legatura cu serviciul. In general, toate intrebarile trebuie sa aiba legatura cu postul vacant. Unii dintre intervievatori cred ca discutiile despre vreme, sport etc. il ajuta pe candidat sa se relaxeze. Practica arata ca nu este asa si, in plus, astfel de intrebari consuma din timpul interviului;

à       intrebari referitoare la asteptarile, aspiratiile si dorintele solicitantilor.

Intervievatorii sunt oameni cu personalitate, au stiluri, motivatii, preferinte si mentalitati diferite. Este acceptata ideea ca decizia celui care ia interviul de a angaja un solicitant este foarte dificila. Literatura de specialitate arata ca cei care iau interviurile urmaresc: evaluarea pregatirii si experientei solicitantului si a corespondentei acestora cu cerintele postului vacant, calitatile si comportamentul solicitantului si modul lor de potrivire cu imaginea organizatiei.

Sisteme de evaluare a candidatilor

Evaluarea candidatilor in urma unui proces de intervievare se face pe baza analizei raspunsurilor acestora. In timpul interviului, luarea de notite de catre intervievator l-ar putea impiedica pe candidat sa se exprime in mod liber, insa unele informatii trebuie notate. O consemnare detaliata a raspunsurilor candidatului se face imediat dupa terminarea interviului, si in orice caz inainte de a fi intervievat urmatorul candidat. Este esential ca raspunsurile sa fie consemnate intr-un mod sistematic, care sa permita comparatia cu cele ale contracandidatilor.

Un sistem de clasificare consta in evaluarea candidatilor in ceea ce priveste: aspectul fizic; cunostinte; inteligenta; aptitudini speciale; interes; caracter; circumstante.

Un alt sistem utilizeaza urmatoarea clasificare: prima impresie si infatisarea; calificari; inteligenta si abilitati; motivare; adaptabilitate.

Al doilea sistem este mai realist deoarece atrage atentia asupra principalelor domenii pe care trebuie sa le acopere interviul. Adesea este util sa fie adaugat un al saselea domeniu: circumstantele (de exemplu: viata de familie, disponibilitatea de a calatori etc.)

Aplicarea acestor sisteme prezinta doua inconveniente:

Ø     incadrarea subiectiva a candidatilor in diferite categorii de catre fiecare intervievator

Ø     aplicarea acelorasi categorii unor candidati cu calificari foarte diferite.

Multi intervievatori experimentati aplica propriile sisteme de evaluare deoarece ei nu au de-a face, in principal cu un anumit tip de candidati, de exemplu: absolventi de invatamant superior, si doresc sa acorde atentie doar unor anumite aspecte.[9]

Odata consemnate informatiile oferite de candidati pot fi interpretate. O apreciere obiectiva asupra experientei si pregatirii candidatului nu este dificil de realizat, daca intrebarile pentru interviu au fost concepute cu grija; suplimentar candidatul poate fi solicitat sa completeze un test privind realizarile sale. Insa aprecierea personalitatii candidatului este mai putin obiectiva deoarece intervievatorul are propriile prejudecati, preferinte, care vor determina o anumita perceptie a candidatului.

Studiile privind credibilitatea interviului de selectie au condus la rezultate contradictorii. In multe cazuri intervievatorul poate sa nu agreeze candidatul si din acest motiv, rezultatele interviului si decizia luata ar putea sa nu fie conforme cu realitatea. In alte cazuri, s-a demonstrat credibilitatea interviului de selectie, candidatii admisi dovedind si ulterior ca ei corespund cerintelor postului. In acest sens exista doua abordari:

Prima abordare considera ca , in general comportamentul unei persoane devine stabil cand aceasta atinge pragul maturitatii, adica personalitatea este deja definitivata la maturitate. Deci la interviu vor trebui adresate intrebari privind comportamentul trecut al candidatului, iar raspunsurile candidatilor vor reprezenta un ghid al comportamentului sau viitor. Intervievatorul trebuie sa stabileasca o relatie buna cu interlocutorul, sa-l incurajeze sa discute liber si deschis. Aceasta este abordarea preferata de majoritatea intervievatorilor.

A doua abordare considera ca in mod intentionat sau neintentionat, candidatii vor distorsiona raspunsurile, exagerandu-le pe cele in favoarea lor si minimizandu-le pe cele care ii defavorizeaza. Daca intervievatorul nu se poate baza pe nici una dintre informatiile oferite de candidat privind trecutul sau, atunci acesta trebuie sa traga concluzii bazate numai pe comportamentul prezent al candidatului, adica pe modul in care acesta reactioneaza in situatii impuse si controlate de catre intervievator. Candidatul va fi pus in diferite situatii stresante, pentru a i se observa comportamentul. De exemplu, candidatul nu este invitat sa ia loc sau raspunsurile lui sunt ridiculizate sau intervievatorul ramane tacut lungi perioade de timp.

Aceasta modalitate de desfasurare a interviului are ca scop provocarea candidatului pentru a-si arata adevarata personalitate si nu fatada pe care doreste sa o arate intervievatorul pentru a-i face o impresie buna.

Desi la prima vedere aceasta abordare pare atractiva, ea este relativ rar utilizata de catre intervievatorii experimentati, din urmatoarele motive:

Ø     comportamentul candidatului in conditii de stres special poate fi diferit de cel in conditii obisnuite de stres;

Ø     aplicarea metodei poate afecta renumele firmei, iar candidatul se poate retrage din concurs;

Ø     se concentreaza in intregime asupra personalitatii.

Interviul in conditii de stres este incomplet, deoarece el determina pe candidat sa nu mai doreasca sa discute in mod deschis despre experienta sa.