PLANUL DE INTEGRARE PSIHOSOCIO-PROFESIONALA

PLANUL DE INTEGRARE PSIHOSOCIO-PROFESIONALA

1. NOTIUNI INTRODUCTIVE

Conceput cu atentie si derulat corespunzator acest plan urmareste atitudini, comportamente adecvate si transmiterea tuturor informatiilor necesare noilor angajati in asa fel incit acestia sa capete incredere in capacitatea lor de adaptare la cerintele postului incredintat.

Data fiind marea diversitate a posturilor existente intr-o organizatie si gradul diferit de pregatire a noilor angajati, este dificil de stabilit reguli fixe pentru un plan de integrare. Totusi se poate aprecia ca cerintele esentiale ale unui plan de integrare sunt urmatoarele:

-prezentarea tuturor informatiilor necesare, atributiile proprii de munca, definirea clara si exacta a conditiilor de munca, precizarea principalelor reguli dupa care isi desfasoara activitatea organizatia si compartimentul de munca,

-o indrumare atenta a noului salariat in vederea acomodarii sale cu cerintele muncii pe care o indeplineste si depasirea dificultatilor specifice perioadei de inceput, in unele firme exista persoane cu experienta si vocatie special insarcinate cu integrarea noilor angajati,

-identificarea principalelor lacune, pe linie profesionala ale noilor angajati si asigurarea modalitatilor de inlaturare rapida a acestora,

-insuflarea increderii in firma cit si in capacitatea si aptitudinile proprii, in posibilitatile de a se adapta la exigentele noului loc de munca,

-sa acorde prioritate calitatii muncii si responsabilitatilor,

-insusirea regulilor si comportamentelor care sa permita mentinerea unui climat favorabil de lucru.

Planul de integrare psiho-socioprofesionala cuprinde citeva puncte de referinta astfel:

a).Primirea noilor angajati trebuie astfel realizata incit acestia sa se simta bine veniti si acceptati de catre grup. Seful grupului de munca trebuie sa anunte membrii grupului despre sosirea noului angajat pentru a fi pregatiti sa-l primeasca. O primire atenta si amabila inlatura atmosfera de neincredere pe care o poate produce o primire rece si indiferenta.

Primirea constituie "prima impresie" pe care grupul o creeaza noului venit; ea are asupra acestuia un impact mult mai mare decit ne putem inchipui. O buna primire poate constitui un pas important in procesul integrarii noului angajat, membrii grupului participa astfel la reusita integrarii, constituind in acelasi timp si surse primare de obtinere a primelor informatii.

Managerul trebuie sa-l faca pe noul venit inca din momentul primirii, sa se simta ca apartine grupului si organizatiei ca este important pentru realizarea obiectivelor acesteia. Aceasta se poate obtine daca noului angajat i se vor prezenta sarcinile, responsabilitatile si obiectivele precise care i se vor atribui. Noul angajat va simti nevoia de a fi util si de a valorifica cu daruire ceea ce stie.

b).Contactul cu seful direct se realizeaza in functie de importanta postului, fie la locul de munca, fie la compartimentul de personal sau la conducerea firmei. Seful direct va pregati primirea noului angajat, se va ingriji ca locul de munca sa fie dotat corespunzator, va anunta pe ceilalti membrii ai grupului despre sosirea unui nou angajat, va prezenta unele informatii despre acesta. Procedind astfel seful grupului de munca ii va stimula pe colaboratori sa nu-l trateze pe noul venit cu indiferenta.

Dupa prezentarea noului angajat celorlalti membrii ai echipei seful direct trebuie sa-si rezerve un anumit timp din activitatea sa pentru a fi impreuna cu noul angajat in prima sa zi de munca. El va adopta o atitudine amicala, relaxanta si va prezenta in mod pozitiv si optimist compartimentul de munca si firma in ansamblu. Seful direct ca organizator al activitatii profesionale va efectua apoi instruirea generala a noului angajat.

Dialogul de instruire va trebui sa abordeze citeva aspecte:

-discutarea amanuntita a atributiilor care ii revin in postul incredintat, i se va inmina fisa postului cuprinzind atributiile proprii de munca,;

-se va comunica programul de lucru, ora de sosire si de plecare de la locul de munca, momentul si durata pauzei, cum va proceda cind va trebui sa plece mai devreme in cazul unei urgente, cui comunica daca va fi nevoit sa intirzie sau sa absenteze, se va insista asupra obligativitatii prezentei la lucru in fiecare zi si la timp conform programului,

-reglementarile privind zilele libere si concediile,

-se va comunica modul in care isi va primi drepturile salariale: data platii salariului, sporurile de salariu, orele suplimentare, premiile, diminuarile din salariu in cazul nerealizarii sarcinilor de munca,

-se va preciza rolul pe care-l va juca in cadrul grupului si in firma, ce realizari se asteapta de la acesta,

-se va prezenta politica firmei referitor la evaluarea performantelor angajatilor si momentul efectuarii,

-se vor preciza care sint problemele confidentiale si cerintele privind secretele de serviciu,

-se va prezenta politica firmei in domeniul perfectionarii profesionale si care sint perspectivele de promovare.

c).Transmiterea informatiilor necesare. O conditie esentiala a unei integrari reusite este transmiterea catre noii angajati a informatiilor necesare. Sint intilnite doua erori:

-Transmiterea unui volum insuficient de informatii sau a unor informatii incomplete, sarace.

-Supraincarcarea cu informatii, transmiterea unei mari cantitati de informatii inutile sau lipsite de relevanta, aceasta face ca noul angajat sa scape detalii importante sau sa retina gresit unele informatii.

Informatiile utile unui nou angajat pot fi grupate in trei categorii:

-informatii generale privind firma: istoricul acesteia, misiunea, politica si strategia, produsele si serviciile oferite,

-informatii privind principalele activitati si metode de lucru specifice firmei si ale locului de munca,

-informatii despre cerintele firmei privind calitatea, ritmul de munca, productivitatea, disciplina, protectia muncii, comportamentul, relatiile cu clientii.

Responsabilul cu integrarea profesionala isi poate intocmi o lista de informatii pe care o prezinta noului angajat, aceste informatii sint diferite in functie de pozitia noului angajat. In scopul transmiterii catre noii angajati a unui numar cit mai mare de informatii utile se pot utiliza filme, diapozitive, dischete, diagrame de relatii, etc..

Unele organizatii intocmesc si inmineaza la incadrare dosare pentru angajati, care contin toate informatiile necesare. De regula seful ierarhic solicita noului angajat sa semneze ca a luat cunostinta de continutul dosarului, asigurindu-se astfel ca nu va fi silit sa suporte mai tarziu consecintele unor posibile nerespectari a regulilor si sarcinilor specifice.

d).Comunicarea permanenta cu noii angajati. Pe tot parcursul procesului de integrare este necesar sa se urmareasca activitatea noului angajat si sa se poarte cu el un dialog, la anumite intervale de timp, pentru a cunoaste problemele cu care se confrunta.

Managerul trebuie sa comunice deschis cu noul angajat astfel incit acesta sa isi poata exprima liber parerile, sa poata pune intrebari fara teama de a-si dovedi ignoranta, in anumite probleme si sa-si exprime fara retineri dezacordul, daca exista, fata de parerile sefului.

In timpul dialogului managerul trebuie sa asculte, fara idei preconcepute, ceea ce ii comunica noul angajat. Pe tot parcursul discutiei trebuie sa exprime respect si consideratie fata de opiniile personale ale interlocutorului si sa nu-i respinga in mod arbitrar ideile.

Reusita integrarii noului angajat depinde in mare masura de atitudinea sefului sau ierarhic. Acesta poate proceda in doua modalitati astfel:

-sa ii atribuie de la inceput responsabilitati depline, conform postului in care este incadrat,

-sa il lase sa se descurce singur.

In primul caz pentru ca metoda sa dea rezultate angajatul trebuie sa stie ca poate apela la seful direct in caz de nevoie, avind permanent sprijin si consiliere din partea acestuia.

In cel de-al doilea caz angajatul trebuie sa se integreze urmind modul in care procedeaza cei din jurul sau. Aceasta modalitate conduce la nemultumiri si dezamagire din partea noilor angajati, determinind chiar plecarea acestora din cadrul organizatiei.

2. PROCEDEE SI METODE DE INTEGRARE

PSIHO-SOCIOPROFESIONALA

Integrarea psiho-socioprofesionala se poate realiza printr-o diversitate de procedee si metode care difera de la o firma la alta. Printre procedeele frecvent folosite se pot mentiona:

-scrisoarea de "bun venit",

-manualul noului angajat,

-vizite in circuit in cadrul firmei,

-sedinte de indrumare,

-instructajele programate,

-filmele de indrumare,

-lucrul sub tutela.

Metodele de integrare folosite difera in functie de scopul angajarii. Astfel o persoana poate fi angajata pentru un post de executie sau pentru potentialul sau de cunostinte si experienta sau calitati intelectuale, creativitate, aptitudini, dinamism. In primul caz se pot folosi metodele de integrare directa pe post si indrumarea directa, iar in cel de al doilea descoperirea organizatiei si incredintarea unei misiuni.

a).Integrarea directa pe post. Aceasta presupune preluarea directa, din prima zi a atributiilor si responsabilitatilor specifice postului. Metoda confera noului angajat sentimentul de siguranta si incredere, dar reusita ei depinde de ajutorul si indrumarea pe care le va primi de la colegi si mai ales de la seful direct.

b).Indrumarea directa. Metoda consta in indrumarea noului angajat inca din prima zi de catre un salariat din cadrul firmei, cu acelasi nivel de pregatire, facind parte din acelasi grup de munca, dar situat pe o pozitie ierarhica superioara. Indrumatorul are misiunea de a facilita integrarea noului angajat, oferindu-i indrumarea si lamuririle necesare, comunicind permanent cu acesta, urmarindu-i evolutia si intervenind pentru corectarea eventualelor erori in actiunile noului angajat.

c).Descoperirea organizatiei. Presupune trecerea noului angajat intr-o perioada de doua, trei luni, prin toate compartimentele organizatiei. In timpul acestui circuit inchis, angajatul observa si isi noteaza toate observatiile si constatarile pe care apoi le analizeaza impreuna cu responsabilul privind integrarea resurselor umane.

d).Incredintarea unei misiuni. Aceasta are drept scop stimularea initiativei noului angajat inca din perioada derularii planului de integrare. Noului angajat i se explica cum este organizata firma: ce produce, pe ce piete isi vinde produsele. Dupa ce i se dau toate explicatiile necesare, noului angajat i se incredinteaza misiunea de a intreprinde o investigatie proprie asupra diferitelor aspecte privind organizarea si functionarea firmei. Misiunea are un pregnant caracter practic si se finalizeaza cu intocmirea unui raport ale carui concluzii si recomandari sint aduse la cunostinta conducerii de virf.

Avantajul acestei metode consta in faptul ca angajatul nu primeste doar informatii despre firma, ci o analizeaza direct asa cum este cu punctele ei tari si slabe. La rindul ei conducerea firmei il poate cunoaste mai bine pe angajat, il poate observa cum lucreaza, ii poate identifica nivelul cunostintelor, dar si lacunele, calitatile si defectele.

Teoretic in cazul activitatilor de executie integrarea psiho-socioprofesionala a noilor angajati, se incheie atunci cind acestia sint capabili sa-si indeplineasca corect sarcinile specifice postului pe care il ocupa. In cazul activitatilor de conducere integrarea managerilor comporta o abordare diferita fata de cea a unui executant. Fie ca este vorba de promovarea unui angajat pe un post de conducere sau de angajarea unui manager din afara organizatiei, noilor manageri trebuie sa li se acorde o perioada de adaptare mai lunga, timp in care trebuie sa fie indrumati de un membru al echipei manageriale, care sa ii faciliteze acomodarea cu sarcinile complexe si dificile ale muncii manageriale, specifice postului de conducere incredintat.

Perioada de integrare a unui angajat dureaza dupa caz, de la citeva luni, pina la un an. In acest interval de timp specialistii compartimentului de resurse umane trebuie sa organizeze intilniri cu noul angajat la intervale de 2-3 luni si dupa un an de la incadrare, pentru a aprecia modul in care s-a integrat acesta in activitate. Aceste intilniri au un rol deosebit la firmele care practica incadrarea pentru o perioada de proba sau de incercare, deoarece aici trebuie stabilit in ce masura noul angajat s-a integrat in problematica locului de munca si daca incadrarea sa se va definitiva sau nu.

Rolul hotarator, pozitiv sau negativ, in activitatea de integrare il au seful direct si grupul de munca. In functie de insusirile noului angajat, personalitate, calitati intelectuale, cunostinte si experienta, dar mai ales in functie de atitudinea managerului direct si a colaboratorilor, colegilor, acesta se va integra mai tirziu sau mai devreme sau in unele cazuri, va aduce un suflu nou.