PROCEDURI DE EVALUARE A PERFORMANTELOR INDIVIDUALE ALE FUNCTIONARILOR PUBLICI

PROCEDURI DE EVALUARE A PERFORMANTELOR INDIVIDUALE ALE FUNC'IONARILOR PUBLICI

1. Stabilirea obiectivelor individuale.

Fiecare functionar public va avea stabilit un numar de obiective individuale pentru fiecare perioada de evaluare. Evaluatorii vor avea in vedere faptul ca obiectivele individuale trebuie stabilite prin raportare la obiectivele compartimentului in care functionarul public isi desfasoara activitatea, respectiv la strategia autoritatii/institutiei publice. Obiectivele se stabilesc in raportul de evaluare intocmit in perioada 1-31 decembrie din anul pentru care se evalueaza performantele profesionale individuale , pentru anul care urmeaza. In timpul anului se pot adauga obiective noi sau modifica cele vechi. Potrivit legii aceasta revizuire nu se poate face mai des decat o data pe trimestru, precum si faptul ca modificarile aduse vor fi consemnate intr un document, semnat si datat de evaluator si de functionarul public ce va fi evaluat, si anexat raportului de evaluare precedent.

Obiectivele individuale trebuie stabilite in baza atributiilor prevazute in fisa postului si trebuie sa derive din obiectivele compartimentului in care isi desfasoara activitatea functionarul public, obiective stabilite in functie de strategia autoritatii/institutiei publice.

Obiectivele se pot schimba daca apar modificari in continutul fisei postului sau atunci cand institutia isi schimba obiectivele.

Obiectivele pot fi revizuite trimestrial, conform art.2 alin(3) din Metodologia de evaluare a performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici. In acest caz , modificarile se consemneaza intr-un document semnat si datat de evaluator si functionarul public care urmeaza sa fie evaluat. Documentul va fi anexat la raportul de evaluare[1]

Obiectivul individual trebuie sa fie specific activitatilor care presupun exercitarea prerogativelor de putere publica. Aceasta inseamna ca nu se pot stabili obiective care ar implica functionarul public in activitati ce depasesc sfera atributiilor specifice unei functii publice.

Obiectivul trebuie sa fie cuantificabil - sa aiba o forma concreta de realizare.

Obiectivul trebuie prevazut cu un termen de realizare. Termenul de realizare nu trebuie sa depaseasca perioada pentru care se face evaluarea.

Obiectivul trebuie sa fie realist - sa poata fi adus la indeplinire in termenle de realizare prevazute si cu resursele alocate.

Obiectivul trebuie sa fie flexibil - sa poata fi revizuit in functie de modificarile intervenite in prioritatile autoritatii sau institutiei publice. Nici o schimbare nu poate depasi sfera atributiilor stabilite in fisa postului, in caz contrar, ar trebui operate schimbari in fisa postului.

2.Proceduri de evaluare a inaltilor functionari publici.

Categoria inaltilor functionari publici cuprinde persoanele care sunt numite in una dintre urmatoarele functii publice:

a) secretar general al Guvernului si secretar general adjunct al Guvernului;

b) secretar general din ministere si alte organe de specialitate ale administratiei publice centrale;

c) prefect;

d) secretar general adjunct din ministere si alte organe de specialitate ale administratiei publice centrale;

e) subprefect;

f) inspector guvernamental.

Procesul de evaluare a performantei inaltilor functionari publici are ca element distinctiv comisia de evaluare, care inlocuieste evaluatorul functionarilor publici in general. Comisia de evaluare este numita prin decizie a primului ministru, la propunerea ministrului administratiei si internelor. Comisia evalueaza performantele profesionale individuale ale inaltilor functionari publici pe baza a doua rapoarte: unul intocmit de inaltul functionar public, iar celalalt de catre conducatorul autoritatii sau institutiei in care inaltul functionar public isi desfasoara activitatea.

Raportul inaltului functionar public este redactat in forma narativa, neexistand un format standard, existand insa 3 aspecte care trebuie tratate:

Modul si gradul de indeplinire a obiectivelor stabilite de catre conducatorul autoritatii sau institutiei publice;

Modul de indeplinire a obiectivelor si performantelor obtinute de structurile conduse( aici trebuie avute in vedere fiecare dintre obiectivele stabilite si rezultatele obtinute de catre structurile subordonate);

Propunerile privind eficientizarea activitatii structurilor conduse. Vor fi identificate deficientele in activitatea si modul de eliminare a acestora.

Raportul conducatorului autoritatii sau institutiei publice este redactat in forma narativa si cuprinde aceleasi subiecte ca si raportul intocmit de inaltul functionar public. Acesta reprezinta o a doua apreciere, independenta , activitatilor desfasurate de inaltul functionar public si a structurilor conduse de acesta. Raportul conducatorului autoritatii sau institutiei publice va identifica eventualele deficiente in activitatea structurilor conduse.

Metodele de evaluare.

Comisia de evaluare va primi si va anailza cele doua rapoarte.

Comisia de evaluare este compusa din 5 membri, respectiv un presedinte si 4 membri reprezentant 5 personalitati recunoscute ca specialisti in administratia publica. Membrii comisiei de evaluare vor fi numiti prin decizia primului ministru. Nu sunt prevazute reguli specifice in ceea ce priveste desfasurarea lucrarilor comisiei. Membrii comisiei pot lucra fie prin corespondenta, fie in intalnire directa. Este totusi de presupus ca membrii comisiei se vor reuni inainte de finalizarea rapoartelor de evaluare.

Potrivit legii, comisia are obligatia de a evalua fiecare componenta mentionata in rapoarte. Trebuie avute in vedere atat calitatea, cat si cantitatea activitatii desfasurate. Fiecarei componente a raportului de activitate ii va fi acordata o nota de la 1 la 5, care va reprezenta aprecierea componentei din punct de vedere cantitativ, calitativ si a termenului in care a fost realizat obiectivul.

Se va calcula media aritmetica a notelor acordate pentru fiecare componenta. Media astfel obtinuta va fi echivalat cu un calificativ final, in acelasi mod in care este stabilit calificativul final al functionarului public in general. Rezultatele evaluarii vor fi aduse la cunostinta inaltului functionar public evaluat. Nu se va organiza un interviu de evaluare.

Inaltii functionari publici nemultumisi de calificativul obtinut la evaluarea performantelor profesionale individuale se pot adresa instantei de contencios administrat Nu se prevede nici o alta modalitate de contestatie.

3. Proceduri de evaluare a functionarilor publici debutanti

Perioada de stagiu este de 6 luni pentru functionarii numiti in functii corespunzatoare clasei a III-a, de 8 luni pentru functionarii numiti in functii corespunzatoare clasei a II-a si de 12 luni pentru functionarii numiti in functii corespunzatoare clasei I.

Procedurile de evaluare a functionarilor publici debutanti implica, in afara de functionarul public debutant, inca doi participanti principali. Acestia sunt indrumatorul si evaluatorul. O a treia persoana, superiorul ierarhic direct al evaluatorului sau conducatorul autoritatii sau institutiei publice, dupa caz, verifica raportul de evaluare poate schimba calificativul de evaluare si/sau recomandarile, in cazul in care exista motive obiective care justifica acest lucru.

Functionarul public debutant are aceleasi indatoriri ca toti ceilalti functionari publici. Acesta trebuie sa se prezinte cu punctualitate la locul de desfasurare a activitatii pe durata necesara derularii acesteia si sa indeplineasca sarcinile de serviciu cu profesionalism, impartialitate si in conformitate cu legea.

Functionarul public debutant are urmatoarele indatoriri:

Sa isi perfectioneze pregatirea profesionala teoretica si sa isi insuseasca deprinderile practice necesare exercitarii unei functii publice;

Sa il consulte pe indrumator pentru realizarea lucrarilor repartizate de conducatorul compartimentului;

Sa participe la manifestari stiintifice si profesionale, in vederea desavarsirii pregatirii profesionale;

Sa participe la formele de pregatire organizate pentru functionarii publici debutanti.

In plus acesta trebuie sa completeze un raport de stagiu, pe care il va inainta evaluatorului. Raportul de stagiu intocmit de functionarul public debutant acopera urmatoarele aspecte principale

Atributiile de serviciu (ce reies din fisa postului si care trebuie stabilite potrivit nivelului postului)

Alte atributii stabilite de superiorul ierarhic sau alte persoane cu functii de conducere

Cursuri de specializare sau alte forme de perfectionare urmate pe parcursul perioadei de stagiu

Activitati din afara institutiei in care s-a implicat

Alte activitati relevante, cum ar fi articole sau lucrari publicate, comunicari stiintifice

Descrierea activitatii desfasurate pe parcursul perioadei de stagiu

Dificultati intampinate pe parcursul perioadei de stagiu

Indrumatorul

Indrumatorul este persoana numita de conducatorul autoritatii sau institutiei publice, la propunerea conducatorului compartimentului in care functionarul public debutant isi desfasoara activitatea, ca mentor de zi cu zi al functionarului public debutant.

Acesta trebuie sa fie functionar public definitiv si sa experienta necesara indrumarii si sprijinirii debutantului in ceea ce priveste indeplinirea sarcinilor ce ii revin pe parcursul perioadei de stagiu.

Indrumatorul nu poate fi afin sau ruda (pana la gradul al patrulea) cu functionarul public debutant. El intocmeste un referat asupra performantelor individuale ale functionarului debutant cu 5 zile inainte de incheierea perioadei de stagiu. Referatul va fi inaintat conducatorului compartimentului in care functionarul public debutant si a desfasurat activitatea pe parcursul perioadei de stagiu. Restul va include informatii privind:

Descrierea activitatii desfasurate de functionarul public deutant

Aptitudinile pe care le-a dovedit functionarul public debutant in modul de indeplinire a indatoririlor de serviciu

Conduita functionarului public debutant in timpul serviciului

Concluzii privind nivelul de performanta a functionarului public debutant pe pargursul perioadei de stagiu si recomandari. Recomandarile vor fi ca functionarul debutant sa fie fie numit intr-o functie publica definitiva sau eliberat din functie, in cazul in care acesta nu a reusit sa atinga standardele solicitate.

Modelul de referat al indrumatorului prevazut in anexa 2 a H.G.nr.1209/2003 contine numai 3 rubrici: activitatea, aptitudinile si conduita.

Evaluatorul, insa, trebuie sa isi structureze comentariile pentru a acoperi principalele puncte ale criteriilor de evaluare cuprinse in raportul de evaluare a perioadei de stagiu, care va fi completat de evaluator(anexa nr.2).

Rolul indrumatorului are o importanta deosebita pentru functionarul public debutant. Acesta ofera indrumari si sprijin zi de zi si va avea o influenta majora asupra rezultatului pozitiv sau negativ al evaluarii perioadei de stagiu, si nu in ultimul rand el se va asigura ca debutantul se familiarizeaza cu activitatea pe care trebuie sa o desfasoare treptat si ca acesta are un volum de munca ce corespunde experientei si capacitatilor sale in forare. Astfel, H.G. nr.1209/2003 contine prevederi specifice pentru inlocuirea indrumatorului in cazurile in care acesta isi modifica, suspenda sau inceteaza raportul de serviciu sau dintr-un motiv sau altul, nu mai poate activa ca indrumator. In acest caz , el va fi inlocuit cu o persoana corespunzatoare si va avea ca indatorire intocmirea referatului pentru perioada de stagiu parcursa de functionarul public pana in acel moment. O actiune similara are loc atunci cand indrumatorul este sanctionat disciplinar. Indrumatorul inlocuitor este numit de catre conducatorul autoritatii sau institutiei publice, la propunerea conducatorului compartimentului in care isi desfasoara activitatea functionarul public debutant. Noul indrumator trebuie sa fie,la randul lui, functionar public definitiv si sa nu fie inrudit cu functionarul debutant

Evaluatorul

Cealalta persoana implicata in procesul de evaluare a debutantului pentru perioada de stagiu este evaluatorul. Evaluatorul este, de regula, conducatorul compartimentului in care functionarul public isi desfasoara activitatea. In mod exceptional, in cazul autoritatilor sau institutiilor publice a caror structura nu este detaliata pe compartimente sau in cadrul carora nu exista un functionar public de conducere care sa coordoneze compartimentul, evaluatorul este functionarul public cu cea mai inalta functie publica de conducere desemnat de conducatorul autoritatii sau institutiei publice. Evaluatorul nu poate fi, simultan, si indrumator al aceluiasi functionar public debutant.

Evaluatorul are urmatoarele indatoriri

Primeste si analizeaza referatul intocmit de indrumator

Primeste si analizeaza raportul completat de functionarul public debutant

Completeaza raportul de evaluare

Stabileste calificativul de evaluare

Face propuneri cu privire la numirea intr-o functie publica definitiva sau eliberarea din functia publica

Aduce la cunostinta functionarului public debutant raportul perioadei de stagiu si propunerile facute, nu mai tarziu de 3 zile lucratoare de la completarea raportului.

Dupa completarea raportului de evaluare(anexa nr.3) acesta este inaintat conducatorului compartimentului in care functionarul public debutant isi desfasoara activitatea. In cazul in care nu exista un conducator al compartimentului, raportul se va inainta conducatorului autoritatii sau institutiei publice.

Completarea raportului de evaluare a perioadei de stagiu .

Evaluatorul completeaza un raport de evaluare a perioadei de stagiu in functie de urmatoarele:

continutul referatului intocmit de indrumatorul functionarului debutant

raportul de stagiu completat de functionarul public debutant

criteriile de evaluare[3]

Raportul va fi redactat intr-un format prestabilit( Anexa 4), asa cum este prevazut in anexa nr.2 a H.G. nr.1209 2003 si va acoperi o serie de specifice ale activitatii. Fiecare element va primi note de la 1 (cel mai scazut nivel) pana la 5 (nivelul cel mai ridicat ). Se va calcula apoi media aritmetica a tuturor punctajelor acordate. Aceasta medie finala va fi echivalenta cu calificativul de evaluare. O medie intre 1,00 si 3,00 corespunde calificativului "nesatisfacator", iar o medie care se incadreaza intre 3,01 si 5,00 corespunde calificativului "satisfacator".

Criteriile potivit carora se va evalua activitatea desfasurata pe durata perioadei de stagiu sunt:

Cunoasterea reglementarilor specifice domeniului de activitate ;

Cunoasterea principiilor care guverneaza administratia publica si a raporturilor administrative din cadrul autoritatii sau institutiei ;

Capacitate agenerala de a indeplini atributiile de serviciu ;

Adaptibilitate si flexibilitate in indeplinirea atributiilo de serviciu ;

Rationamentul, respectiv aptitudinea de a distinge corect intre diverse optiuni in indeplinirea atributiilor de serviciu ;

Capacitatea de comunicare, respectiv usurinta de atransmite idei atat in scris, cat si verbal. Exprimarea fluenta in scris : capacitatea de a redacta texte in mod clar si concis;

Capacitatea de a lucra in echipa, respectiv capacitatea de a se integra intr-o echipa, de a contribui prin participarea efectiva, de a sprijini activitatea echipei in realizarea obiectivelor acesteia;

Conduita in timpul serviciului. Aceasta trebuie evaluata conform Codului de conduita prevazut in Legea nr.7

Alte aspecte relevantei carierei de functionar public.

Ca si raportele de evaluare ale functionarilor publici in general, raportul de evaluare a perioadei de stagiu trebuie sa aiba o baza orientativa. Evaluatorul trebuie sa fi urmarit indreapoape evolutia debutantului pe parcursul perioadei de stagiu.

Raportul de evaluare a perioadei de stagiu, care este adus la cunostinta functionarului public debutant in termen de 3 zile lucratoare de la completare, va contine o medie generala a notelor acordate pentru fiecare criteriu de evaluare si o propunere consemnata de evaluator in vederea :

Numirii functionarului public debutant intr-o functie definitiva in cazul in care calificativul acordat este "satisfacator";

Eliberarea din functia publica a functionarului public debutant , in cazul in care calificativul acordat este "nesatisfacator".

Daca in urma evaluarii, calificativul este corespunzator, evaluatorul poate recomanda numirea functionarului public debutant intr-o functie publica definitiva sau schimbarea compartimentului in care urmeaza a se repeta perioada de stagiu.

Functionarul public debutant nemultumit de rezultatul evaluarii poate contesta, in termen de 3 zile lucratoare de la data luarii la cunostinta, calificativul de evaluare, la superiorul ierarhic al evaluatorului sau, dupa caz la conducatorul autoritatii sau institutiei publice. Superiorul ierarhic al evaluatorului sau conducatorul autoritatii sau institutiei publice va analiza

raportul de stagiu intocmit de functionarul debutant

-referatul intocmit de indrumator ;

-raportul de evaluare a perioadei de stagiu completat de evaluator.

In urma analizei, daca ajunge la concluzia ca raportul nu corespunde realitatii, functionarul public superior ierarhic sau conducator al autoritatii sau institutiei publice poate modifica notele, calificativul acordat si recomandarea privind numirea functionarului debutant intr-o functie publica definitiva sau eliberarea din functie a acestuia.

Functionarului public i se va aduce la cunostinta raportul de evaluare a perioadei de stagiu modificat in 3 zile lucratoare de la data depunerii contestatiei.

Functionarul public debutant nemultumit de rezultatul contestatiei are dreptul de a se adresa instantei de contencios administrativ, in conditiile legii.

4. Proceduri de evaluare a functionarilor publici definitivi .

Evaluarea, numita si caracterizare sau apreciere, reprezinta operatiunea de cunoastere, efectuata in baza unor criterii de performanta legal determinate, a persoanei functionarului si activitatii sale in cadrul unei perioade de timp si in cadrul unei functii, realizata in mod periodic, de regula anual, in scopul determinarii performantelor profesionale ale acestuia. Evaluarea performantelor profesionale are ca scop fundamentarea avansarii sau retrogradarii in gradele de salarizare, promovarea sau eliberarea din functie, determinarea cerintelor de formare profesionala[5]

Evaluarea este considerata drept un mecanism necesar pentru crearea unui instrument performant de gestiune a resurselor umane. Astfel, personalul nu-i considerat doar un factor al costurilor si o sursa de probleme.

Considerat in ansamblu, procesul de evaluare a performantelor profesionale individuale permite autoritatii sau institutiei publice sa ajunga la o concluzie in ceea ce priveste modul in care functionarul public si-a desfasurat activitatea in raport cu obiectivele strategice si de alta natura pe care institutia publica le-a fixat.

Evaluarea are scopul de a motiva personalul si de a-l stimula sa-si optimizeze rezultatele. Evaluarea formeaza o parte integranta esentiala a unui sistem managerial cooperat

Evaluarea activitatii functionarilor publici se face in scopul acordarii drepturilor salariale corespunzatoare performantelor profesionale individuale, pe baza unor criterii elaborate de Agentia Nationala a Functionarilor Publici.

Procedura de evaluare se deruleaza in urmatorele etape:

completarea raportului de evaluare de catre evaluator

interviul

contrasemnarea raportului de evaluare

Evaluarea performantelor functionarilor publici se face potrivit unei proceduri care implica raportarea permanenta a evaluatorului la fisa postului functionarului public

Evaluatorul.

In fiecare an, conducatorii compartimentelor din cadrul unei autoritati sau institutii publice completeaza si noteaza in fisa de evaluare performantele profesionale, obtinute in ultimele 12 luni de catre functionarii publici din subordine.

Evaluatorul poate fi, pentru un functionar public de executie, seful direct al acestuia, iar pentru cel cu functie de conducere evaluatorul este seful ierarhic direct.

Cel care evalueaza intocmeste un raport de evaluare rezultat in urma desfasurarii urmatoarelor activitati:

analiza indeplinirii obiectivelor fixate

notarea rezultata din aplicarea criteriilor de performanta

stabilirea calificativului final de evaluare a performantelor profesionale individuale

consemnarea rezultatelor deosebite ale functionarului public, a dificultatilor obiective intampinate de acesta in perioada evaluata si orice alte observatii.

Evaluatorul are de asemenea misiunea de a stabili obiectivele individuale ale functionarului public pentru perioada urmatoare, termenele de realizare, precum si nevoile de instruire.

Principalul instrument folosit de evaluator este raportul de evaluare care are un format standard impus de lege.(anexa nr.5)

Procesul de evaluare are o serie de etape:

evaluarea activitatii in functie de gradul de indeplinire a obiectivelor individuale. Activitatea structurata pe fiecare obiectiv va fi notata pe o scala ascendenta de la 1 la 5. Ulterior se va calcula o medie aritmetica a notelor obtinute pentru fiecare obiect

Criteriile de performanta sunt apoi notate in mod similar, fiecare de la 1 la 5, nota exprimand aprecierea indeplinirii criteriului de performanta in realizarea obiectivelor individuale stabilite. Se calculeaza apoi media aritmetica.

Media aritmetica a celor doua medii obtinute va reprezenta media finala. In urma evaluarii performantelor individuale, functionarului public i se acorda unul din urmatoarele calificative:

-foarte bine

-bine

-satisfacator

-nesatisfacator

Formularul de evaluare necesita completarea de catre evaluator a unor sanctiuni in forma narativa. Acestea sunt:

-rezultate deosebite - comentariu asupra acelor aspecte ale performantei profesionale individuale echivalente unei note cuprinse intre 4,51 si 5,00 ;

-dificultati obiective

-alte observatii

Celelalte sectiuni ale raportului sunt

- obiective pentru perioada urmatoare

- necesittile de instruire

- comentariile functionarilor

In cazul restrangerii numarului de posturi la o autoritate sau institutie publica, conducatorul acesteia va avea in vedere rezultatele obtinute de functionarii publici la evaluarea anuala a activitatii.

Rezultatele obtinute la evaluarea finala a performantelor profesionale individuale confera functionarilor publici dreptul de a avansa in grad si clasa si de a primi reconpense morale si materiale pentru rezultatele deosebite activitatii lor.

Procedura de evaluare are ca scop:

Avansarea in gradele de evaluare

Retrogradarea in gradele de evaluare

Promovarea intr-o functie intr-o functie publica superioara

Eliberarea din functia publica

Stabilirea cerintelor de formare profesionala a functionarilor publici

Rapoartele de evaluare ale performantelor profesionale individuale ale functionarilor publici nu trebuie sa dispara fara urma odata ajunse la departamentul de personal. Raportul de evaluare, impreuna cu fisa postului, reprezinta baza pe care se vor consolida toate actiunile intreprinse in vederea dezvoltarii carierei[7].

Pentru a-si produce eficienta, evaluarile trebuie sa fie facute cu buna credinta si sa exprime realitatea . De aceea evaluarea anuala trebuie sa depaseasca limitele unui chestionar si sa reprezinte nu o descriere, ci o analiza a activitatii efectuate de functionar, a trasaturilor caracteristice personalitatii sale, precum si a posibilitatilor perspectivelor dezvoltarii sale.

Caracterizarile superficiale, subiective, cu ignorarea eforturilor contributiei personale a functionarului, vor determina ineficienta activitatii viitoare a acestuia. Pentru a evita astfel de aspecte cei nemultumiti pot face in conditiile legii contestatii.

Avand in vedere ca evaluarea se face anual si in functie de aceasta se fac propunerile pentru salariile de merit sau alte beneficii, precum si pentru promovarea in functia publica, este evident ca exista o stransa legatura intre aceasta si instruirea functionarilor publici, care ii poate ajuta pe acestia in dezvoltarea lor profesionala. In general, evaluarea anuala a performantelor profesionale individuale reprezinta un instrument menit a asigura obiectivitatea si impartiabilitatea acestui mecanism deosebit de important in evolutia carierei unui functionar public; instrument care este utilizat in administratia publica romaneasca atat pentru avansarea in gradele de salarizare, promovarea in functiile publice superioare, cat si pentru stabilirea cerintelor de formare profesionala.

Criteriile de performanta pe baza carora se face evaluarea performantelor individuale ale functionarilor publici se determina in fiecare an de catre Agentia Nationala a Functionarilor Publici.

Rezultatele obtinute la evaluarea finala a performantelor profesionale individuale confera functionarilor publici dreptul de a avansa in grad si clasa si de a primi reconpense morale si materiale pentru rezultatele deosebite activitatii lor.

Exista si alte aspecte ale procesului de evaluare carora trebuie sa li se acorde atentie. Acestea sunt:

Interviul de evaluare. Intre evaluator si persoana evaluata trebuie sa aiba loc un interviu de evaluare. La interviul de evaluare participa persoana care face evaluarea(evaluatorul) si functionarul public evaluat. Interviul are urmatoarele functiuni generale

Informarea functionarului public evaluat cu privire la continutul raportului de evaluare. Functionarului public ii sunt comunicate notele si comentariile facute pe marginea evaluarii, respectiv notele si comentariile privind indeplinirea obiectivelor; notele comentariile si aferente aspectelor individuale ale performantei ( criteriile de performanta); nota si punctajul final al evaluarii; alte comentarii introduse in formularul de evaluare de catre evaluator. La finalizarea acestei parti a interviului, functionarul public evaluat trebuie sa fie informat cu privire la intreg continutul evaluarii

Rezolvarea, de comun acord, daca este posibil, a oricaror diferente de opinie intre functionarul public evaluat si evaluator. Aceste diferente se pot referi la notele acordate, la comentarii sau la ambele;

Permite functionarului public evaluat sa introduca in formularul de evaluare orice comentarii pe care le considera relevante;

Permite atat functionarului public evaluat , cat si evaluatorului, sa semneze si sa inscrie data in formularul de evaluare inainte de transmiterea acestuia catre contrasemnatar;

Stabilirea unor obiective si a masurilor de performanta corespunzatoare pentru functionarul public evaluat in perioada de evaluare care urmeaza. Aceste obiective si criterii de performanta vor fi introduse de catre evaluator in raportul de evaluare la momentul la care este elaborat raportul;

Definirea necesitatilor de pregatire profesionala ale functionarului public evaluat in perioada de evaluare care urmeaza .

Este indicat ca interviul sa fie programat imediat ce acest lucru este posibil dupa finalizarea raportului de evaluare. Functionarul public trebuie instiintat , in scris cu privire la interviul de evaluare ( se va preciza data, ora si locul interviului), si ar trebui sa aiba la dispozitie 3-5 zile lucratoare dupa primirea instiintarii.

Interviul trebuie sa aiba loc intr-o incapere izolata de spatiul obisnuit de lucru al persoanei intervievate, intr-o incapere special destinata acestui scop. Interviurile de evaluare variaza ca durata, dar durata normala care ar trebui alocata este de nouazeci de minute.

Ca orice alt interviu, interviul de evaluare trebuie sa fie de fapt o discutie la obiect in care evaluatorul va fi coordonatorul discutiei.

Pentru inceput evaluatorul va explica atent aspectele care vor fi atinse, apoi va stabili etapele clare ale interviului. Urmeaza discutarea obiectivelor trecute, a caracterului acestora, a termenelor de indeplinire, a indicatorilor de performanta relevanti si a modului de evaluare si notare a activitatii de indeplinire a fiecaruia dintre acestea.

Urmatoarea etapa consta in discutarea aspectelor individuale ale performantei, discutarea comentariilor la raportul de evaluare. Evaluatorul trebuie sa consemneze in formular comentariile si mentiunile facute de functionarul public evaluat.

Se vor stabili necesitatile de pregatire profesionala care trebuie acoperite in urmatorea perioada de evaluare .Formularul include o sectiune dedicata necesitatilor de instruire care se refera la anumite programe de instruire care se recomanda a fi urmate.

Formularul standard prevede un numar de pana la 5 obiective ce vor fi stabilite pentru perioada care urmeaza. Obiectivele trebuie sa se incadreze in doua mari categorii

-obiective destinate remedierii deficientelor sau punctelor slabe care au fost identificate

obiective care nu sunt neaparat legate de evaluare, dar care prezinta importanta generala pentru activitatea functionarului public in anul care urmeaza.

Obiectivul trebuie sa fie specific. Fiecarui obiectiv trebuie sa ii corespunda un criteriu de performanta care trebuie sa fie obiectiv, trebuie sa prezinte o provocare. Pentru fiecare obiectiv trebuie sa existe un termen limita stabilit.

Interviul se va incheia printr-o concluzie finala si prin initierea actiunilor ulterioare interviului.

La final se face comunicarea calificativului final al evaluarii care functionarul public. Cu toate acestea, in acest moment al interviului de evaluare este posibil ca evaluatorul sa doreasca sa schimbe semnificativ notele acordate si comentariile facute. In unele situatii, este posibil ca aceste schimbari , luate in ansamblu, sa determine schimbarea punctajului final.

Comentariile facute de functionarului public evaluat pe marginea raportului de evaluare trebuie sa introduse de evaluator in spatiul aferent acestora.

Pe langa raportul de evaluare ar putea fi inaintat si un rezumat al discutiilor din timpul interviului de evaluare: data, durata si principalele diferente de opinie intre evaluator si functionarul public evaluat.

Activitatea contrasemnatarului. Contrasemnatarul revizuieste intregul raport, inclusiv raportul privind interviul de evaluare. Acesta poate modifica oricare dintre notele acordate, dar o poate face numai daca notele sau comentariile par nerealiste sau daca (in urma interviului de evaluare) exista inca pareri contradictorii intre evaluator si functionarul public. In cazul in care contrasemnatarul modifica raportul, acesta trebuie sa comunice functionarului public evaluat schimbarile facute.

Procesul de contestare.

Functionarul public nemultumit de rezultatul final al evaluarii (dupa ce raportul a fost avizat de contrasemnatar) poate depune contestatie. Contestatia trebuie inaintata conducatorului autoritatii sau institutiei publice in teren de 5 zile de la comunicarea rezultatului. Aceasta trebuie solutionata in termen de 15 zile de la data expirarii termenului de depunere, iar rezultatul comunicat functionarului public in 5 zile de la solutionare.

Functionarul care este inca nemultumit de rezultatul obtinut se poate adresa instantei de contencios administrat

Dupa incheierea tuturor activitatilor ce tin de procesul de evaluare, raportul de evaluare, impreuna cu toate materialele suplimentare, vor fi inaintate de catre contrasemnatar compartimentului de resurse umane (in cazul in care nu exista un astfel de compartiment, persoanei care are atributii cu privire la evidenta personalului, prevazute in fisa postului). Materialul va fi apoi introdus in dosarul personal al functionarului public.

Sistemul de evaluare implica efectuarea unei analize a necesitatilor de instruire ale functionarului public pentru perioada de 12 luni ulterioare evaluarii. Potrivit legii, unul dintre scopurile realizarii evaluarilor performantelor individuale ale functionarilor publici este stabilirea cerintelor de formare profesionala. Aceasta prevedere legala trebuie interpretata si prin coroborare cu obligatia stabilita de lege pentru functionarii publici de a urma forme de perfectionare la cursurile de instruire specializata.