Proiectarea si analiza posturilor

Proiectarea si analiza posturilor

Proiectarea postului este procesul prin care se stabilesc sarcinile, autoritatea si responsabilitatile ce vor fi alocate unui anumit post, precum si metodele/procedurile ce vor fi folosite pentru indeplinirea acestora, relatiile care trebuie sa existe intre ocupantul postului si superiorii, subordonatii sau colegii sai si recompensele ce i se cuvin titularului postului.

In procesul de proiectare al postului trebuie stabilite:

continutul postului: acesta se concentreaza asupra sarcinilor,a numarului si varietatii acestora (anvergura postului) precum si a libertatii titularului de a-si planifica si organiza munca,de a-si stabili ritmul de munca si modul de comunicare cu colegii (autonomia postului) ;

calitatile titularului postului :se refera la cunostintele (studiile),abilitatile, aptitudinile, deprinderile si experienta necesare postului ;

recompensele postului: se refera la toate beneficiile si avantajele pe care le ofera un post, titularului acestuia: salariu, promovari, conditii de lucru placute, sentimentul de realizare profesionala,autonomie in activitate,recunoasterea performantelor proprii,dezvoltare profesionala etc.

Indivizii sunt foarte diferiti unii fata de ceilalti atat in ceea ce priveste capacitatile si abilitatile lor cat si in ceea ce priveste nevoile si aspiratiile acestora.

Managementul resurselor umane trebuie sa realizeze in cele mai bune conditii concordanta angajat-post. Corespondenta dintre cerintele postului si cunostintele (studiile), calificarea unei persoane determina capacitatea acesteia de a realiza ceea ce firma stabileste ca obiective pentru postul respectiv. Corespondenta dintre nevoile, aspiratiile ce-l caracterizeaza pe angajat si recompensele pe care le ofera postul determina motivatia individului de a se angaja in comportamentul cerut de post.

Principalele activitati prin care se poate realiza concordanta angajat-post, ar fi urmatoarele:

- recrutarea si selectia corespunzatoare,alegand candidatii care se potrivesc cel mai bine cerintelor postului ;

- promovarea si transferul in cadrul organizatiei ;

- programe de instruire si perfectionare a angajatilor pentru indeplinirea in conditii mai bune a sarcinilor postului ;

- reproiectarea postului (modificarea cerintelor si recompenselor postului).

La prima vedere, alegerea potrivita a persoanelor pentru un post vacant pare o problema simpla. Aceasta pentru ca in general se iau in considerare doar cerintele postului in ceea ce priveste cunostintele (studiile), calificarea si aptitudinile persoanei respective.

Este insa foarte important a pune de acord caracteristicile oamenilor cu cele ale postului. Daca o persoana nu este pe un post potrivit aspiratiilor si nevoilor sale, ea poate fi inlocuita, sau postul poate fi modificat.

Reproiectarea postului este procesul de modificare a continutului, recompenselor postului si implicit a calitatilor necesare titularului postului.

Daca se constata necesitatea reproiectarii unui post trebuie parcurse urmatoarele etape:

Analiza postului ;

Evaluarea postului ;

Identificarea conditiilor in care se desfasoara munca si sarcinile mai grele sau mai putin satisfacatoare ;

Modificarea postului, folosind dupa caz, una din urmatoarele tehnici:

- Specializarea postului

Postul simplificat sau specializat va avea o anvergura redusa, sarcinile vor fi simple si usor de rezolvat necesitand un minimum de abilitati din partea angajatului.

- Rotatia posturilor (extindere pe orizontala)

Rotatia posturilor reprezinta o modificare periodica a sarcinilor si responsabilitatilor angajatului. De exemplu in cadrul unei banci, titularul unui post de la serviciul de creditari lucreaza pentru o luna la serviciul de contabilitate, familiarizandu-se astfel cu diferite operatiuni din cadrul bancii.

- Largirea postului (extindere pe orizontala)

Largirea postului este exact opusul simplificarii postului, constand in adaugarea unor noi sarcini apropiate de sarcinile deja alocate postului (creste anvergura postului)

- Imbogatirea postului (largire pe verticala)

Un post este imbogatit cand i se dau angajatului o responsabilitate mai mare,autonomie si sansa de a lua decizii,utilizand cunostinte/calificari mai mari decat cele necesare anterior.

Analiza postului este procesul prin care se obtin si se prelucreaza informatii esentiale legate de un anumit post. Prin analiza postului se studiaza atat postul si caracteristicile lui (denumirea, obiectivele si sarcinile, autoritatea si responsabilitatile cerute de post) cat si cunostintele, experienta si aptitudinile necesare titularului acestuia.

Analiza postului este un proces foarte important, cel putin din doua motive:

furnizeaza informatii corecte despre posturi ;

ofera transparenta si justifica activitatile si deciziile de personal.

Datele obtinute in urma analizei posturilor sunt foarte importante intr-o serie de activitati din domeniul M.R.U., cum ar fi:

Proiectarea (reproiectarea ) postului ;

Recrutarea si selectia resurselor umane ;

Programele de instruire si dezvoltarea carierei angajatilor ;

Evaluarea performantelor profesionale;

Recompensarea angajatilor;

Protectia si siguranta in munca a angajatilor.

Analiza postului poate fi realizata de mai multe persoane: titularul postului, superiorul acestuia,specialisti din domeniul resurselor umane,managerul firmei,sau consultarea unor experti externi (analisti) in cazul unor analize speciale, dificile sau neuzuale.

Pentru efectuarea unei analize a postului este necesara parcurgerea mai multor etape (fig.2.2).

Fig. 2.2. Etapele procesului de analiza a posturilor

1. Determinarea scopului unei analize a postului

Prima decizie care se ia in general este in legatura cu scopul analizei. Se va raspunde la intrebari de genul:

Organizatia s-a extins sau s-a restrans rapid?

A adaugat / eliminat / schimbat posturile actuale in vreun fel?

Exista fluctuatie mare in cadrul organizatiei?

Salariile angajatilor sunt echitabile? etc.

Scopul unei analize a posturilor trebuie sa fie clar si in stransa legatura cu strategia generala a firmei pentru a creste succesul analizei.

2. Identificarea posturilor ce vor fi analizate si a documentatiei existente

A doua sarcina a managerului este de a identifica ce posturi trebuie analizate si numarul diferitelor categorii de posturi. De asemenea trebuie revazuta documentatia existenta: descrierile si specificatiile existente ale posturilor, eventuale legi, normative si metodologii existente, alte informatii necesare.

3. Explicarea procesului de analiza angajatilor

Angajatii trebuie sa fie informati in legatura cu scopul analizei, persoanele care fac analiza,etapele acesteia,timpul afectat,persoana pe care o pot contacta daca au intrebari,etc.

Adesea angajatii devin anxiosi,opun rezistenta, crezand ca slujbele lor sunt in pericol. Pentru a reduce nelinistea angajatilor, comunicarea este foarte importanta. Daca intre angajati exista temeri sau incertitudini, va fi greu sa se obtina informatii exacte.

4. Determinarea metodelor de selectare a informatiilor si efectuarea propriu-zisa a analizei postului

Managerii trebuie sa se hotarasca ce metoda sau ce combinatie de metode vor fi utilizate si cum vor fi culese informatiile. Alegerea unei metode sau a alteia se face in functie de tipurile de posturi ce trebuiesc analizate,de amploarea acestui proces (numarul posturilor),de timpul avut la dispozitie si ,,instrumentele" necesare aplicarii metodei respective.

De indata ce acest fapt a fost determinat se trece efectiv la efectuarea analizei propriu-zise a postului. Managerii ar trebui sa utilizeze o combinatie de metode de analiza deoarece pe de o parte e putin probabil ca o metoda sa ofere toate informatiile necesare, iar pe de alta parte se ofera astfel posibilitatea unei verificari a corectitudinii informatiilor.

Trei dintre cele mai raspandite metode de culegere a informatiilor sunt:

Observarea;

Interviul;

Chestionarul.

Observarea

Pentru a culege informatii prin aceasta metoda angajatii trebuie sa fie urmariti cand isi desfasoara munca, de catre superiorul direct sau de un analist. Observarea se poate realiza in mod continuu sau intermitent (doar la anumite intervale de timp).

Aceasta metoda este limitata deoarece foarte multe posturi nu au cicluri de munca ce pot fi descrise usor. De aceea, este util ca, aceasta metoda sa se foloseasca in paralel cu alte metode de analiza.

Interviul

Pentru a culege informatii prin metoda interviului, angajatii sunt intervievati in legatura cu activitatile specifice postului lor.

Aceasta metoda necesita un consum mare de timp, de aceea se recomanda folosirea ei fie atunci cand numarul de posturi analizate este mic, fie pentru a clarifica anumite probleme ramase nelamurite in urma prelucrarii chestionarelor.

Chestionarul

Chestionarul reprezinta o modalitate relativ rapida si ieftina de culegere de informatii.

Dificultatea consta in realizarea corecta a chestionarului. Acesta trebuie sa contina intrebari clare, potrivite postului, sa fie detailat si complet pentru a nu se pierde informatii pretioase. Aceste chestionare sunt completate de catre titularii posturilor respective si sunt aprobate de superiorii directi sau sunt completate de catre persoanele care vor superviza direct posturile respective daca acestea sunt complet noi.

Chestionarele sunt utile cand este necesara analiza unui numar mare de posturi.

In unele cazuri, managerii apeleaza la chestionare specializate, existente deja, care se bazeaza pe liste de control (check list), dintre care, cele mai importante sunt:

Metoda elementului muncii - JEM (Job Element Method);

Chestionarul de analiza al posturilor - PAQ (Position Analyses Questionnaire) ;

Analiza functionala a postului FJA (Functional Job Analyses) etc.

Prelucrarea informatiilor analizei postului

Informatiile procesului de analiza a postului trebuie sa fie sortate, examinate, prelucrate si asezate intr-o forma care va fi utila managerilor si departamentelor de resurse umane.

Informatiile referitoare la post (denumirea acestuia, care sunt obiectivele, sarcinile, autoritatea si responsabilitatile cerute de post) formeaza descrierea postului.

Informatiile referitoare la caracteristicile necesare unei persoane pentru a ocupa postul respectiv formeaza specificatia postului. Aceasta descrie cunostintele, experienta, calitatile si aptitudinile pe care o persoana trebuie sa le posede pentru a fi potrivita pentru postul respectiv.

Pentru a deveni utile activitatilor de resurse umane,informatiile obtinute in urma analizei postului sunt prezentate intr-o forma standard denumita fisa postului care cuprinde atat descrierea postului cat si specificatia postului.