SERVICIUL POSTAL - SECRETARIAT

SERVICIUL POSTAL - SECRETARIAT

O buna parte a vietii profesionale a unei secretare este dedicata scrierii scrisorilor. Fie ca le primeste fie ca le trimite secretara este principala responsbila de soarta scrisorilor.

Serviciul postal – cred ca acest termen va face sa va ganditi la colete si scrisori si la cei care le fac sa circule. Firmele fie ele mari sau mici au toate un serviciu postal. Acesta este reprezentat de un departament special, de o persoana specializata sau de secretara in cazul firmelor mici.

Iata cateva intrebari la care vom incerca sa raspundem:

- ce scrisori aveti voie sa deschideti?

- cum se sorteaza scrisorile?

- cine face munca preliminara?

- cine distribuie corespondenta?

A te ocupa de serviciul postal la o firma inseamna mult mai mult decat sa scoti corespondenta din cutia de scrisori, sa o deschizi si sa o repartizezi mai departe.

Serviciul postal al unei firme indeplineste toate activitatile in legatura cu corespondenta primita sau expediata.

Indatoriri in legatura cu serviciul postal

Serviciului postal ii sunt repartizate toate sarcinile care au legatura cu posta, corespondenta primita sau expediata de firma.

Indatoririle acestuia sunt: colectarea corespondentei, sortarea, deschiderea, verificarea,gruparea, tinerea evidentei, distribuirea precum si semnarea, adresarea, francarea si expedierea. La firmele mari de toate acestea se ocupa una sau mai multe persoane specializate. La o firma mica se ocupa una dintre secretare sau secretara (unica).

Vom trata pe rand urmatoarele aspecte:

- corespondenta primita,

- corespondenta expediata,

- corepondenta rezolvata.

CORESPONDENTA PRIMITA

PRIMIREA CORESPONDENTEI

Posta romana distribuie trimiterile de corespondenta:

- la cutia postala a destinatarului sau inmanata lui personal;

- prin casuta postala inchiriata la oficiul postal;

-la oficiul postal prin post-restant.

Sarcina secretarei este sa goleasca in fiecare dimineata cutia de scrisori si o aduce in birou.

Cutia de scrisori poate fi o cutie aflata la usa sau la poarta firmei sau o casuta postal (OP-CP/PO Box). Este o solutie comoda? Desigur. In primul rand firma nu este obligata sa-si dea adresa decat ccui considera ea. Astfel nu risca sa se trezeasca cu persoane sau corespondenta nedorita la sediu. Apoi veti avea o ora sau doua pe zi cand veti putea ridica corespondenta din ziua aceea. Pentru ca in casuta postala corespondenta este distribuita odata ce soseste, pe cand la adresa este adusa odata pe zi.

Casuta trebuie verificata des chiar de mai multe ori pe zi. Daca este datoria dv. sa ridicati posta din casuta trebuie sa aveti la dv. cheia, actul de identitate si/sau o delegatie din partea firmei si o suma de bani pentru a plati anumite trimiteri, sau comisioane.

Cum se obtine o casuta postala?

Casuta postala se inchiriaza. Ideal este sa inchiriati o casuta la cel mai apropiat oficiu postal. Veti plati chiria pe o anumita perioada (de obicei pe o luna) si veti primi o casuta cu un numar, un cod si o cheie.

SORTAREA CORESPONDENTEI

Sortarea corespondentei este echivalenta cu o prima organizare a acesteia. Firmele mari au un serviciu specializat care sorteaza corespondenta primita si expediata. Si in acest caz va veti ocupa totusi de corespondenta sefului sau departamentului dv.

Corespondenta vine de la posta amestecata, plicuri mari si mici, colete, reviste, ziare, toate la un loc.

Prima obligatie a secretarei in momentul primirii corespondentei este sa o sorteze pe diferite categorii. O astfel de sortare ar putea fi in:

- urgente (telegrame, telex, posta expres, faxuri),

- posta speciala (recomandate, cu plata ramburs.

- scrisori si note,

- facturi,

- material tiparit,

- corespondenta personala,

- colete,

- corespondenta ajunsa din greseala la adresa firmei,

- diverse.

DESCHIDEREA CORESPONDENTEI

Dupa ce ati sortat corespondenta urmeaza deschiderea ei. Veti deschide plicurile si pachetele pentru a vedea ce trebuie sa faceti cu ele.

Va trebui sa aveti mereu la indemana un cutit pentru deschis scrisori (coupe-papier) sau o foarfeca. Astfel veti economisi timp si nu veti deteriora continutul plicului atunci cand il deschideti. Un alt instrument care va poate fi util in etapa de deschidere a scrisorilor este un decapsator. Daca firma primeste multa corespondenta se poate folosi un dispozitiv electric special pentru deschis plicuri.

Sfat practic: pentru a nu deteriora scrisorile loviti usor partea de jos a plicului de birou inainte de a-l deschide. Astfel capatul de sus ramane liber si poate fi taiat fara grija. Folositi coltul nelipit al plicului pentru a introduce cutitul. Nu rupeti plicurile, riscati sa rupeti si scrisoarea

Exista reguli stricte in privinta deschiderii corespondentei. Aceste reguli sunt obligatorii in fiecare organizatie.

La inceputul muncii intr-o organizatie trebuie sa va interesati care sunt aceste reguli. Cateva reguli generale:

- scrisorile cu mentiunea “personal” se inmaneaza persoanei respective;

- scrisorile cu mentiunea “confidential” se deschid numai de catre un director.

- in cazul scrisorilor adresate unei persoane exista doua posibilitati: fie numele firmei si apoi al persoanei, de ex. Armandis SRL, Dorin Vasiliade, sau intai numele persoanei si apoi al firmei, Dorin Vasiliade, Armandis SRL. In principiu prima scrisoare este adresata firmei si se deschide, cea de-a doua este adresata persoanei si i se inmaneaza. Conducerea poate sa hotarasca ca ambele tipuri de scrisori se deschid de catre secretariat.

- scrisorile adresate unui departament se deschid intotdeauna.

- cu privire la scrisorile personale mai poate aparea o discutie: unele firme considera ca in cadrul lor nu exista probleme personale, deci orice scrisoare sosita pe adresa lor este pentru firma.

VERIFICAREA CORESPONDENTEI

Dupa deschiderea corespondentei trebuie sa urmariti anumite aspecte:

- verificati daca adresa de pe plic este aceeasi cu cea de pe scrisoare; se poate intampla ca o hartie sa ajunga din greseala in alt plic; scrisorile de acest gen trebuie returnate prin posta expeditorului.

- verificati daca este o scrisoare personala sau nu; in interior poate sa apara mentiunea “personal” sau numele firmei si al destinatarului sa fie inversate. In acest caz nu cititi scrisoarea ci i-o inmanati destinatarului impreuna cu plicul si cu scuzele de rigoare.

- verificati daca scrisoarea contine adresa expeditorului, daca nu transcrieti-o pe cea de pe plic.

- verificati daca data scrisorii concorda cu cea de pe stampila postei; este foarte important pentru scrisori cu implicatie legala, cum ar fi reclamatiile, facturile, comenzile. Pentru a evita neintelegerile, inregistrati si plicul si atasati o nota la scrisoare pe care sa notati “livrata in data de”

- verificati daca un plic este gol inainte de a-l arunca. Pot ramane in plic documente mici, de tipul chitantelor, bonurilor, etc.

- verificati daca anexele pomenite in scrisoare exista si in plic; daca nu faceti o nota pe aceasta tema si informati si expeditorul. Pastrati o scrisoare impreuna cu anexele ei intr-o mapa de plastic.

- verificati daca intr-un colet nu se afla si facturi sau scrisori.

- daca scrisorile contin bani, cecuri sau copii dupa mandate postele trebuie sa le treceti separat pe un borderou si sa le inmanati serviciului de contabilitate.

GRUPAREA CORESPONDENTEI

Dupa sortare, dechidere si verificare urmeaza gruparea corespondentei in functie de cui ii este adresata si in functie de importanta ei.

Dupa deschiderea scrisorii va puteti da seama cui i se adreseaza; fie este mentionat un nume din firma, fie daca cititi continutul puteti hotara cine se ocupa de problema respectiva:

- corespondenta adresata conducerii;

- corespondenta adresata managerilor;

- corespondenta adresata sefului dv. sau managerilor departamentului;

- corespondenta pe care o putesi rezolva personal;

- si altele in functie de structura firmei si de competenta dv.

IN FUNCTIE DE IMPORTANTA EI:

- scrisorile sunt mai importante decat tipariturile, de tipul ziarelor sau brosurilor;

- corespondenta urgenta, cum ar fi telegramele, telexurile, faxurile se pune deasupra teancului pentru a fi citite primele; daca apar astfel de trimiteri in timpul zilei ii vor fi inmanate imediat sefului;

- comenzile, facturile, scrisorile de reclamatie, extrasele de cont au prioritate absoluta;

- scrisorile cu mentiuni speciale “urgent” sau “personal” nu se amesteca cu celelalte;

- corespondenta care are un termen pana la care trebuie sa se raspunda este tratata separat. Aici se pot include anunturile de sedinte, invitatiile.

Pentru a rezolva aceste probleme este bine sa folositi mape de culori diferite pentru fiecare categorie de scrisori. De exemplu, puteti pune scrisorile urgente int-o mapa rosie, reclamatiile in una neagra, cele careau termen pentru raspuns intr-una galbena, etc.

INREGISTRAREA

Corespondenta ajunge in locuri si la persoane diferite in cadrul unei organizatii. Din acest motiv este esential ca atat in firmele mari cat si in cele mici sa existe un punct unde sa se poata obtine informatii asupra persoanei la care a ajuns o anumita hartie, daca s-a raspuns la o scrisoare, daca scrisoarea a fost arhivata. Acest punct este secretara.

Orice document care intra sau iese din secretariat trebuie inregistrat. Societatile mari au un serviciu de registratura care se ocupa de intrari si iesiri. In societatile mici, de inregistrari se ocupa secretara. Secretara va tine evidenta corespondentei. Se folosesc de obicei sisteme jurnal. In acest sens fiecare scrisoare este trecuta intr-un caiet – registru. Exista registru de intrari si registru de iesiri. Se poate combina registrul de intrari cu cel de iesiri, dupa cum va voi arata in continuare. Companiile mai moderne, automatizate, au un sistem de fisiere special, precum si microfilme sau sisteme automate de stocare a datelor.

Este evident ca numai scrisorile si documentele importante se inregistreaza. De obicei, tipariturile si materialele publicitare nu se inregistreaza.

Cereti-i noului sef amanunte cu privire la selectionarea corespondentei pentru inregistrare.

Sistemul jurnal – registrul de intrari iesiri

Un registru de intrari trebuie sa cuprinda:

- numarul curent,

- data,

- numarul de iesire al expeditorului,

- numarul de intrare al beneficiarului,

- la ce se refera,

- numele expeditorului,

- cui a fost repartizat,

- semnatura.

Asa poate sa arate un cap de registru de intrari sau chiar si un cap de tabel intrari pe calculator.

SFAT

- Folositi un registru chiar daca aveti un calculator (e mai greu de distrus decat o baza de date).

- Folositi un program tip baza de date.

Un registru combinat intrari-iesiri cuprinde pe doua pagini fata in fata, rubrici pentru intrari (pe pagina din stanga) si rubrici pentru iesiri (pe pagina din dreapta. In ordine coloanele vor fi:

a. numar de inregistrare – care este comun atat operatiunilor de intrare cat si celor de iesire. Datele se completeaza in continuare pe aceeasi linie. La scrisorile initiale se va trece la rubrica e. “din oficiu”.

b. data inregistrarii ( anul, luna, ziua);

c. numarul si data documentului (de iesire de la expeditor) de ex. 55/1998;

d. numarul anexelor – aici se trec toate documentele care sunt eventual anexate (numarul lor); anexele nu sunt stampilate.

e. de la cine provine documentul – aici se trece denumirea firmei care trimite sau a persoanei cand este vorba de o persoana fizica; daca este vorba de o scrisoare initiala, se trece “din oficiu” si, eventual, numele departamentului care o expediaza;

f. continutul documentului - se trece problema la care se refera documentul, de ex. reclamatie, oferta, comanda, cerere de oferta;

g. cui a fost repartizat – directia, sectia, compartimentul, serviciul si eventual persoana careia i s-a repartizat spre rezolvare documentul;

h. data expedierii – (anul, luna, ziua) se refera la iesiri;

i. modul rezolvarii – aici se trece succint felul in care s-a raspuns, rezolvarea reclamatiei, trimiterea unei oferte, trimiterea unui contract, solicitarea unei intalniri; sau pentru scrisorile initiale, continutul documentului;

j. catre cine se expediaza;

k. numarul de inregistrare a documentului la care se conexeaza ( cel la care se raspunde);

l. indicativul dosarului – este un element de clasare-arhivare, care este specific fiecarei organizatii, dupa cum vom vorbi in lectia respectiva. De ex. III A.12. unde III poate fi o directie, A. un serviciu, 12.dosarul in care s-a clasat documentul. eventual si data la care s-a arhivat.

Observatii – aici se trec eventualele observatii privind rezolvarea problemei din scrisoare, termene de raspuns, etc.

Sistemul de fisiere

Implica folosirea unui set de fise speciale. Fiecare scrisoare primita are propria fisa, un formular completat cu date ca in registru. fisele pot cuprinde si informatii suplimentare. Fisele se multiplica in mai multe exemplare. Un exemplar ramane atasat de scrisoare, un altul la dosarul clientului sau furnizorului respectiv, unul este indosariat pentru secretara si manager.

In prezent se foloseste pe scara larga fotocopierea. Se copiaza prima pagina a documentului, se indosariaza pentru a pastra evidenta corespondentei. Fiecarei copii i se ataseaza un bilet continand cele pomenite la registrul jurnal.

Sistemul automat

Este cea mai buna metoda de inregistrare. Datele discutate la sistemul jurnal sunt introduse in calculator. Chiar dupa mai mult timp se poate verifica numarul si continutul scrisorilor sosite intr-o anume zi, ce probleme trebuie rezolvate, cine se ocupa de fiecare. Calculatorul poate realiza si o sinteza a datelor, problemelor pe o anumita perioada.

In cazurile in care sunt implicate mai multe persoane este foarte important sa fie anuntate toate la timp in legatura cu mersul evenimentelor. Acest lucru poate fi facut prin intermediul fiselor, al indexurilor, al copiilor sau al listelor procesate pe calculator. De asemenea este esential sa se stie cine se va ocupa de rezolvarea problemei la care se referea scrisoarea. Nu uitati sa mentionati clar carui departament sau carei persoane ii revine aceasta responsabilitate. Acest lucru trebuie notat explicit in inregistrarea facuta sau in biletul atasat copiei.

STAMPILAREA

Firmele au de obicei o stampila care se plica pe prima pagina a scrisorii pe care este scris “intrare” si unde secretara va trece numarul din registru si data intrarii. Fiecare document are un numar si fiecare numar este pentru un singur document. Exceptie fac circularele (de fapt un document in mai multe exemplare) care se distribuie pe baza de borderou.

COMPLETAREA SI PRELUCRAREA PRIMARA

In functie de stilul de lucru dintr-o firma sau alta, o secretara poate sa alature scrisorii de la bun inceput documentele sau dosarele la care se refera. Scrisoarea se inmaneaza responsabilului de caz impreuna cu toate documentele. La alte firme sefii prefera sa citeasca scrisoarea, sa faca primele observatii si apoi sa ceara dosarele pe care le doreste.

Secretara care deschide scrisorile de obicei le si citeste. In timp ce citeste subliniaza informatiile importante cu un marcher fluorescent sau colorat.

DISTRIBUIREA

In unitatile mari secretarul responsabil cu primirea corespondentei propune sefului direct pe cei care se vor ocupa cu rezolvarea fiecarei probleme. Dupa ce organizeaza mapa cu corespondenta o prezinta sefului care va scrie pe fiecare document numele celui care il va rezolva si termenul de rezolvare.

Secretariatul tine evidenta celor care primesc corespondenta. Repartizarea se face pe baza de semnatura.

In unitatile mici secretara rezolva problemele, redacteaza proiectul de raspuns si il supune aprobarii celor care se ocupa de domeniul respectiv si sefului direct.

Tot mai multi manageri trec in revista, impreuna cu secretara, corespondenta primita. Impreuna stabilesc:

- cine se va ocupa de fiecare problema;

- cum se va rezolva fiecare problema: printr-un telefon, o scrisoare sau o intalnire;

- eventual punctele principale ale raspunsului.

Secretariatul sau secretara va trece termenul de rezolvare al fiecarui document in SCADENTARUL DE TERMENE.

Folositi un caiet in care sa treceti: documentul, cine l-a primit, cand l-a primit, termenul de rezolvare si mai ales semnatura celui care a primit documentul.

Pentru evidenta puteti folosi un calculator, dar aici nu puteti sa aveti semnatura mai sus mentionata.

Daca de raspunsul la scrisoare se va ocupa seful, personal, acesta va dicta textul la dictafon sau i-l va dicta secretarei, care il va stenografia. Aceasta va transcrie apoi raspunsul.

URMARIREA REZOLVARII LUCRARILOR

In organizatiile mici marea majoritate a raspunsurilor la corespondenta cade in sarcina secretarei, totusi, sunt probleme pe care aceasta nu are competenta sa le solutioneze. Conducerea va repartiza lucrarile celor competenti, iar secretara va avea grija sa le treaca in SCADENTARUL DE TERMENE si sa urmareasca rezolvarea lor. In organizatiile mari cu probleme multe si variate este firesc ca problemele sa fie rezolvate de mai multe persoane. Delegarea o face de asemenea conducerea, se noteaza totul in SCADENTARUL DE TERMENE si secretariatul urmareste rezolvarea lor.

Va trebui sa dati dovada de foarte mult tact atunci cand va veti interesa de rezultatul unei lucrari. Multi dintre cei care le rezolva va pot fi superiori in ierarhia organizatiei, deci nu trebuie sa le dati impresia ca-i controlati. Datoria dv. este sa fiti informata si sa va informati superiorul despre stadiul lucrarilor, eventualele nerealizari si motivele acestora.

EXPEDIEREA CORESPONDENTEI

Corespondenta de iesire este de cele mai multe ori in sarcina secretarei.

Aceasta trebuie sa:

- obtina in timp util ciorna formei finale a scrisorii;

- sa o proceseze, sa o corecteze din punct de vedere al gramaticii, ortografiei, dar si al tonului;

- sa obtina aprobarea pentru forma finala;

- sa redacteze si sa multiplice, daca este cazul, forma finala.

- sa obtina semnatura celui care a rezolvat problema sau a sefului si sa adauge anexele precizate in text;

- sa inregistreze in registrul de iesiri si sa treaca numarul de ordine pe original si pe copii;

- sa cunoasca si sa verifice adresa corecta a destinatarului;

- sa foloseasca cel mai operativ mijloc de transmitere al scrisorii.

HARTIE SI PLICURI - O BUNA COMUNICARE VIZUALA

HARTIA

Dimensiunile hartiei:

Majoritatea firmelor folosesc dimensiunile standardizate ISO (International Standard Organization). Formatele ISO sunt impartite in trei grupe:

A – pentru rechizite si foi volante.

B – pentru tiparituri mai mari.

C – pentru plicuri, care se folosesc cu hartia de scris de tip A.

Toate formatele din aceeasi grupa au aceeasi forma adica un dreptunghi avand un raport constant intre cele doua laturi. Fiecare format este obtinut prin impartirea formatului anterior.

Formate A Dimensiuni in mm:

A₀ 841 x 1189 suprafata este de 1 m²

A₁ 594 x 841

A₂ 420 x 594

A₃ 297 x 420

A₄ 210 x 297

A₅ 48 x 210

A₆ 05 x 148

A₇ 74 x 105

Observati ca toate marimile au acelasi raport intre laturi si fiecare format are latura mica egala cu jumatate din latura mare a celui anterior si latura mare egala cu cea mica a formatului anterior.

Folosirea hartiei standardizate are cateva avantaje:

- indosarierea este si ea standardizata,

- reducerea formatelor e mai usoara;

- posta poate sorta mai rapid corespondenta.

Formatele specificate se folosesc astfel:

A₃ - pentru documente legale, foi de balanta, declaratii fiscale.

A₄ - scrisori, foi cu antet.

A₅ - scrisori neprotocolare, memo, note.

A₆ - carti postale, note interne.

A₇ - carti de vizita, etichete

PLICURILE

Plicurile trebuie sa corespunda cu hartia atat in ceea ce priveste calitatea, antetul, cat si dimensiunea.

Formatele C sunt concepute pentru a fi folosite cu hartie de scris de format A corespunzator.

Dimensiunile plicurilor:

C₃ 324 x 458 pt. hartie A₃ sau A₂ si A₁ indoita

C₄ 229 x 324 A₄ sau A₃ indoita

C₅ 165 x 229 A₅

C₆ 114 x 165

DL 110 x 220 A₄ pliata in trei.

Plicurile care se deschid pe latura lunga se numesc BANKER, cele care se deschid pe latura scurta POCKET, exista plicuri cu fereastra acoperita de o folie: WINDOW, sau neacoperita: APERTURE. Plicurile captusite cu material izolant pentru amortizarea socurilor se numesc JIFFY.

Corespondenta expediata se grupeaza la fel ca si cea primita.

Dupa ce ati grupat corespondenta trebuie sa o prezentati la semnat. Este bine sa stabiliti cu seful dv. un moment al zilei in care sa prezentati scrisorile la semnat. Unii sefi prefera sa le semneze pe masura ce le terminati de redactat.

In unele birouri se prezinta la semnat scrisorile impreuna cu anexele lor. In acest caz este ideal sa marcati cu agrafe colorate sau cu biletele colorate atat scrisoarea cat si anexele si sa asezati in mapa de scrisori de semnat intai toate scrisorile apoi toate anexele. Daca cineva vrea sa citeasca si anexele le identifica dupa culoarea agrafei, daca nu acestea nu incurca la semnat.

Dupa toate scrisorile expediate trebuie sa aveti cel putin o copie pentru arhivat care sa aiba semnatura in original.

Inregistrati originalul si copia in registrul de intrari - iesiri si dati-i numarul de inregistrare.

Alegeti plicul potrivit.

Pliati scrisoarea in asa fel incat la deschidere sa apara inceputul ei, fie ca o pliati in doua fie in trei. Pentru documentele mari sau care nu trebuie indoite se folosesc plicuri de dimensiunea hartiei sau tip dosar. Scrisoarea se introduce in plic cu partea indoita in jos.

Daca scrisoarea are si anexe trebuie respectate cateva reguli:

- anexele nu se capseaza de scrisoare.

- anexele de marimea scrisorii se impaturesc la fel ca scrisoarea si dupa impaturirea scrisorii se pun in ultima indoitura.

- anexele mari se trimit neindoite in plicuri tip dosar, scrisoarea poate fi pusa intr-un plic mic in plicul cel mare.

- anexele mici se pot prinde cu o agrafa de coltul din stanga sus al scrisorii.

Scrierea adresei pe plic.

In mod normal, adresa trebuie sa cuprinda:

1. numele destinatarului;

2. numele strazii si numarul;

3. numele localitatii;

4. eventual oficiul postal;

5. judetul, districtul, statul;

6. codul postal;

7. tara.

Este bine:

- sa scrieti fiecare element al adresei pe alt rand;

- sa folositi majuscule pentru nume si numele strazii si al localitatii;

- daca scrieti pentru un destinatar din strainatate sa treceti adresa asa cum o scrie el, cu elementele in ordinea ceruta de serviciul postal din acea tara;

- daca scrieti pe adresa unei firme si o adresati unei persoane din acea firma, treceti intai numele firmei, pe randul urmator numele persoanei, eventual functia acesteia si precizari speciale de tipul :”In atentia”, “Personal”, “Secret”, “Urgent”.

De exemplu:

S.C. TUNELE BRASOV S.A

Dl ION NEACSU, director tehnic - personal –

Str. UNIRII nr.12

BRASOV

Jud. Brasov

cod.4560

- daca folositi plicuri cu fereastra este obligatorie scrierea corecta a adresei destinatarului la inceputul scrisorii;

- daca scrisoarea este una protocolara, de tipul unei invitatii la o ceremonie sau o masa protocolara, adresa se scrie de mana, citet si respectand aceleati reguli;

- lasati suficient spatiu pentru aplicarea timbrelor.

Dupa ce ati facut corect toate acestea grupati scrisorile pe destinatii si pe tipuri de trimiteri si completati cate un borderou pentru fiecare tip de trimitere si destinatie. Borderoul trebuie sa cuprinda:

Borderou de expediere nr… din …

In acest moment puteti sa trimiteti corespondenta persoanei care se ocupa cu expedierea ei sau sa o expediati personal.

FRANCAREA CORESPONDENTEI

Francarea trimiterilor postale se face in functie de greutatea scrisorii, destinatie si servicii speciale.

Este bine sa stiti greutatea hartiei pe care scrieti (pe topuri se specifica grame/m²).

Taxarea se face prin:

- timbre - se aplica in coltul din dreapta sus, ordonat, fara a le suprapune.

- cu masini de francat - aplica manual sau automat semnele de francare pe obiectele postale. Masina de francat poate apartine firmei sau poate fi inchiriata de la Posta Romana , dar oricum este necesara o aprobare speciala a postei.

- numerar sau instrumente de plata la depunerea corespondentei la oficiul postal.

- plata in cont avans presupune depunerea anticipata de catre clienti a unei sume care aproximeaza valoarea trimiterilor pe luna sau trimestrul care urmeaza.

Trebuie sa stabiliti cu seful dumneavoastra cateva aspecte privind corespondenta atunci cand este plecat in concediu sau intr-o calatorie mai lunga.

Stabiliti inainte de plecare:

- cine va deschide corespondenta pe care in mod normal o deschide el, cea confidentiala sau personala;

- ce scrisori vor fi date automat spre rezolvare si pe care ar trebui sa le citeasca el mai intai;

- ce scrisori i se vor pastra in original;

- vrea sa primeasca corespondenta in locul in care se va afla?, daca da vrea si plicuri pentru raspuns sau casete pe care sa dicteze raspunsul?

- expeditorii corespondentei vor fi informati ca lipseste si lipsa lui intarzie rezolvarea problemei lor?

- ce se va face cu facturile primite, cine va semna ordinele de plata.