Administrarea timpului dupa principii

Administrarea timpului dupa principii

1 Principiul lui Eisenhower

Generalul Eisenhower este cunoscut pentru a fi organizat si coordonat debarcarea aliatilor in Normandia si mai apoi ca presedinte al Statelor Unite. Pentru a putea administra atat de multe lucruri in acelasi timp, el obisnuia sa-si claseze activitatile in cele patru categorii ale unei matrice de prioritati inventate de el.

Cum sa facem sa nu ne pierdem printre urgente si prioritati? Principiul Eisenhower este foarte clar si ajuta sa va orientati, mai ales daca aveti prea multe de facut si insuficient timp. Importanta continutului in raport cu urgenta termenului:

Fig.       : Diagrama Eisenhower folosita pentru identificarea adevaratelor prioritati.

Faceti inventarul activitatilor si distribuitile in cele 4 cadrane ale matricei.

Categ. 4(neimportant si nu urgent) sarcinile de la acest nivel sunt in general putin motivante, creeaza un sentiment de inutilitate.

Categ. 3(neimportant si urgent) sarcinile sunt putin importante si totusi urgente, delegatile altor persoane pentru a castiga timp.

Categ. 2(important si nu urgent) daca dominanta este aceasta celula dati dovada de capacitate de analiza si v-ati dezvoltat arta de a anticipia si de a face lucrurile la timp.

Pentru a va organiza bine, trebuie sa stabilti ca regula sa acordati prioritate activitatilor importante si neurgente.

Categ. 1(urgent si important) sarcini urgente si importante care nu sufera amanare si trebuie rezolvate in momentul respectiv[2]

2 Principiul Pareto

Principiul Pareto mai este cunoscut si sub numel de principiul 80-20. Pareto, un economist italian, explica faptul ca 20% produc 80%. Astfel 80% din randamentul nostru poate fi realizat in 20% din timpul nostru. Daca esentialul80% este produs in 20% din timpul nostru, prin deductie, inseamna ca ne petrecem 80% din itmp pentru lucruri colaterale.[3]

Astfel spus, 20% dintre clienti ne aduc 80% din cifra de afaceri. 20% din dosarele noastre se aplica pentru 80% dintre activitatile noastre. Doar 20% din zilele noastre ar fi atunci cu adevarat productive.

O regula de eficienta: identificati repede unde este esentialul activitatii, al obiectivelor si consacrati cea mai mare parte a timpului.

Asta inseamna ca daca ai o lista cu 10 lucruri de facut, 2 dintre acele lucruri se vor dovedi a fi la fel de importante sau chiar mai importante decat toate celelalte 8 la un loc.

Asadar, fiecare dintre aceste task-uri poate sa consume aceeasi cantitate de timp pentru indeplinire. Dar unul dintre ele va contribui ca valoare de 5 sau 10 ori mai mult ca oricare celelalte. Adesea, un lucru dintr-o lista de 10 pe care ar trebui sa le faci poate valora mai mult decat toate celelalte 9 la un loc. Acel task este cu siguranta cel pe care trebui sa il faci primul!

Principiul lui Pareto (Regula 80/20) ar trebui sa ne aminteasca tuturor zilnic sa ne concentram 20% din timpul si energia noastra asupra celor 80% din realizarile noastre. Nu trebuie doar sa lucrezi inteligent, ci sa lucrezi inteligent la lucruri cu adevarat importante.[4]