Constituirea societatilor

Constituirea societatilor

Societati cu raspundere limitata

Societatea cu raspundere limitata se va consitui prin contract de societate si statut, care se incheie in foma autentica.

Prestatiile in munca si creantele nu pot constitui aport.

Bunurile ce reprezinta aporturi in natura se transmit in momentul constituirii societatii. Partile sociale nu pot fi reprezentate prin titluri negociabile. Administratorii societatii vor elibera, la cerere, un certificat constatator al dreptului asupra partilor sociale, dar cu mentiunea ca nu poate servi ca titlu pentru transmiterea drepturilor constatate, sub sanctiunea nulitatii transmiterii.

Contractul va cuprinde:

-numele si prenumele sau denumirea asociatilor, domiciliul ori sediul si cetatenia sau nationalitatea acestora;

-forma, denumirea si sediul societatii;

-obiectul societatii;

-capitalul social subscris si varsat cu mentionarea aportului fiecarui asociat, in numerar sau alte bunuri, valoarea lor si modul evaluarii, precum si data la care se va varsa integral capitalul social subscris;

-asociatii care administreaza si reprezinta societatea, cu stabilirea limitei puterilor lor;

-partea fiecarui asociat la beneficii si pierderi;

-localitatile din tara sau strainatate unde societatea infiinteaza sucursale ori filiale;

-durata societatii;

-modul de dizolvare si lichidare a societatii.

Generalitati

Este important de retinut faptul ca prezenta tema practica este destinata pasilor logici de urmat in procesul de infiintare a unei societati comerciale cu raspundere limitata. Va puteti intreba care este logica din spatele numelui atat de incurcat Societate cu raspundere limitata. Ca sa raspundem la aceasta intrebare, ar trebui sa facem trimitere la bani.

Sa presupunem ca un prieten comun infiinteaza o societate comerciala. Face zeci de afaceri reusite si castiga foarte multi bani. Incepe sa joace in aceeasi liga cu cei puternici si se gandeste ca ar fi bine sa ii intreaca pe acestia prin afacerea secolului: o sa cumpere o marfa foarte rara din strainatate si o sa o vanda la un pret de 20 de ori mai mare in Romania.

La momentul la care ar fi trebuit sa castige milioane de dolari, prietenul nostru se vede in situatia ingrata de a da faliment.

Aici apare importanta unui SRL:

- daca prietenul nostru infiintase o astfel de societate, atunci creditorii sai nu pot lua de la el decat bunurile care apartin societatii sau, daca societatea nu detine in patrimoniul sau nici un bun, suma de bani reprezentata de capitalul social.

- daca prietenul nostru avea infiintata o societate in nume colectiv, atunci creditorii sai pot lua mai mult decat atat: se pot indrepta impotriva averii sale personale.

SRL-ul apare deci ca o modalitate practica de a limita pe cat posibil riscurile carora se supun asociatii unei societati comerciale, in ideea in care acestia raspund doar in limitele participarii lor la capitalul social al societatii.

Legislatie aplicabila

- Legea 31/1990 privind societatile comerciale, cu modificarile ulterioare

- Legea 29/1990 privind Registrul Comertului

- Normele din 1997 privind regulamentul intern al Registrului Comertului

- Legislatia aplicabila privind cazierul fiscal (Ordonanta nr. 75 din 2001)

- Legislatia aplicabila privind microintreprinderile (Ordonanta nr. 24 din 2001)

Legislatia nr. 345/2002, privind Taxa pe valoarea adaugata (TVA)

Acte care trebuie obtinute inainte de demararea procesului de infiintare a unui SRL

Cazierul fiscal

A. Persoanele fizice si juridice pentru care este necesara obtinerea unui cazier fiscal

- la momentul infiintarii de societati comerciale, asociatii sau reprezentantii legali (administratori) ai persoanelor juridice sunt obligati sa prezinte, alaturi de celelalte acte, si certificatul de cazier fiscal.

B. Actele necesare pentru obtinerea unui cazier fiscal

Pentru obtinerea unui certificat de cazier fiscal pentru o persoana fizica sunt necesare:

- completarea unui formular-tip (model)

- plata la trezoreria judeteana sau de sector corespunzatoare domiciliului doritorului a sumei de:

- 50.000 (fara urgenta eliberare 10 zile) sau

- 200.000 lei (cu urgenta eliberare 5 zile)

- copie dupa actul de identitate al solicitantului.

- imputernicirea in forma autentica sau delegatia avocatiala, daca se obtine certificatul prin imputernicit.

Pentru obtinerea unui certificat de cazier fiscal pentru o persoana fizica sunt necesare:

- completarea unui formular-tip (model)

- plata la trezoreria judeteana sau de sector corespunzatoare domiciliului doritorului a sumei de:

- 50.000 (fara urgenta eliberare 10 zile) sau

- 200.000 lei (cu urgenta eliberare 5 zile)

- copie dupa certificatul de inmatriculare al societatii.

C. Teremenul pentru care este valabil un cazier fiscal

- perioada de valabilitate a cazierului fiscal este de 15 zile de la data eliberarii sale

Specimenul de semnatura pentru adminstratorul societatii

Specimenul de semnatura poate fi obtinut doar la un notar public. Formularile acestui act pot fi diferite in functie de stilul fiecarui notar.

Declaratia asociatilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege pentru a fi asociati intr-o societate comerciala.

Declaratia administratorilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege pentru a fi administratori ai unei societati comerciale.

Rezervarea de Denumire a viitoarei societati de la Registrul Comertului (model)

A. Institutia care elibereaza acest act

Rezervarea de denumire se obtine de la Oficiul Registrului Comertului Judetean sau al Municipiului Bucuresti.

B. Actele necesare pentru obtinerea unei rezervari de denumire a societatii

Pentru obtinerea rezervarii de denumire a viitoarei societati, va trebui sa completati:

- un formular tip pentru solicitarea rezervarii de denumire

- chitanta care atesta plata la casieria Oficiului Registrului a unei taxe de 288.000 lei.

C. Perioada de valabilitate a unei rezervari de denumire

Dovada de rezervare de denumire este valabila timp de 3 luni de la data eliberarii ei.

D. Sfaturi:

- ganditi-va la cel putin 3 denumiri pentru societatea dvs., inainte de a merge sa faceti rezervarea. Aceasta strategie va poate salva in momentul in care veti afla ca denumirea aleasa de dvs. este deja inregistrata de o alta firma, caz in care puteti apela la a doua sau chiar la a treia denumire.

- normele interne ale Registrului Comertului impun oricarei societati comerciale sa-si formeze denumirea dintr-o insiruire de cuvinte din care cel putin unul sa fie in limba romana.

- potrivit acelorasi norme ale Registrului Comertului, nici o denumire de societate comerciala nu poate contine cuvintele Romania, Roman, Romanesc, etc. decat in situatia in care respectiva societate comerciala este o reprezentanta in Romania a unei societati straine.

- de regula, trebuie ca denumirea sa fie inregistrata pe numele unuia dintre asociatii viitoarei societati. In acest sens, unele Oficii ale Registrului Comertului gasesc necesara prezentarea unei imputerniciri / delegatii in situatia in care rezervarea de denumire este obtinuta printr-o o alta persoana in locul asociatului.

- dovada rezervarii de denumire, eliberata in urma procedurii de mai sus, ofera titularului sau dreptul exclusiv de a infiinta o societate comerciala cu acest nume, pe toata perioada de valabilitate a respectivei dovezi.

- in lipsa acestei dovezi, nu se poate incheia actul constitutiv al societatii.

- dupa expirare, dovada rezervarii denumirii se poate prelungi pentru perioade egale cu perioada initiala.

Actul de spatiu

Prin act de spatiu se poate intelege un contract care atesta dreptul de proprietate al unuia dintre asociati, un contract de inchiriere, un contract de comodat, etc.

Pentru obtinerea unui act de spatiu, puteti alege intre urmatoarele situatii:

A. Incheierea unui contract de inchiriere sau de comodat cu proprietarul imobilului in care va functiona sediul social al societatii dvs., in situatia in care nu sunteti dvs. proprietarul acestui imobil.

B. In situatia in care dvs. sunteti proprietarul acestui imobil, este suficient drept act de spatiu contractul de proprietate in baza caruia dvs. ati dobandit respectivul spatiu (contract de vanzare-cumparare, act de mostenire, etc.).

C. O situatie mai speciala este reprezentata de cazul in care societatea in curs de infiintare subinchiriaza spatiul destinat sediului sau social de la o alta persoana (fizica sau juridica).

Pentru a putea subinchiria insa, aceasta persoana trebuie sa aiba mentionat expres in contractul initial de inchiriere dreptul sau de a subinchiria. Daca aceasta mentiune nu exista, atunci, pe langa contractul de subinchiriere, este necesara obtinerea acordului proprietarului spatiului cu privire la subinchiriere.

Acordul asociatiei de locatari / proprietari asupra functionarii societatii comerciale in imobilul respectiv.

Acesta este necesar doar daca respectiva societate comerciala va avea sediul social intr-un imobil in care s-a constituit deja o asociatie de locatari.

In situatia in care nu exista o astfel de asociatie de locatari, unele dintre Birourile Unice din Tara, solicita acordul vecinilor de sus, jos si din lateralele apartamentului.

Acordul sotului / sotiei / coproprietarului asupra functionarii sediului social intr-un imobil proprietate comuna

Este necesar in situatia in care unul dintre asociati pune la dispozitia societatii imobilul pe care il detine in proprietate, impreuna cu o alta persoana (sot / sotie / coproprietar). Copii xerox ale buletinelor / cartilor de identitate ale asociatilor si administratorilor persoane fizice sau copii dupa certificatele de inmatriculare ale asociatilor persoane juridice.

Actul constitutiv al societatii

In cazul SRL-ului cu asociat unic, urmatorul pas va fi sa mergeti la un notar public sau la un avocat, in vederea conceperii si semnarii unui act constitutiv al societatii. Actele de care va fi nevoie pentru a putea concepe si semna, in fata notarului sau avocatului, actul constitutiv de infiintare a noii societati sunt:

- Rezervarea de denumire noii societati, aflata in perioada de valabilitate de 3 luni de la data emiterii sale, de la Registrul Comertului (orig.)

- Actul de spatiu in baza caruia se va fixa sediul social al societatii (copie)

- Actul de identitate al semnatarului (copie si orig.).

Daca sunteti avocat sau notar si cititi acest text, ar trebui sa stiti ca legea, adica art. 16 alin. (1) si (3) al Legii nr. 31 din 1990 privind societatile comerciale, va obliga sa refuzati autentificarea actului constitutiv al societatii daca din documentatia prezentata de semnatari nu rezulta ca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

- Prezentarea dovezii eliberate de Oficiul Registrului Comertului privind disponibilitatea firmei

- Prezentarea sau semnarea in fata dvs. a declaratiei pe propria raspundere a asociatului unic privind detinerea calitatii de asociat unic intr-o singura societate cu raspundere limitata. (in cazul in care societatea care se constituie este un SRL cu asociat unic)

In cazul SRL-ului cu mai multi asociati, actele de care va fi nevoie pentru a putea concepe si semna, in fata notarului sau avocatului, actul constitutiv de infiintare a noii societati sunt:

Cum se va imparti intre asociati contributia la capitalul social al societatii?

Importanta acestei impartiri este aceea ca, de regula, participarea la beneficiile si pierderile societatii se face in functie de procentul cu care asociatii participa la constituirea capitalului social. De asemenea, procentul de voturi cu care asociatul poate sa participe la luarea hotararilor in adunarea generala a asociatilor este acelasi cu procentul cu care acesta participa la constituirea capitalului social.

- Rezervarea de denumire a noii societati, aflata in perioada de valabilitate de 3 luni de la data emiterii sale, de la Registrul Comertului.

- Actul de spatiu in baza caruia se va fixa sediul social al societatii.

- Actele de identitate ale semnatarilor.

- Actul care atesta calitatea de reprezentant al semnatarului din partea asociatilor persoane juridice (o hotarare AGA, de obicei)

Actul constitutiv va fi redactat de notar sau avocat in atatea exemplare cate parti contractante sunt, plus doua alte exemplare (unul care va ramane depus la arhiva de acte a nortarului sau avocatului semnatar si un alt exemplar care va fi depus la Registrul Comertului).

Foaia de varsamant a capitalului social al societatii la CEC sau la o banca comerciala

In cazul in care capitalul social este constitutiv integral din numerar.

Capitalul minim prevazut de lege pentru infiintarea unui SRL este de 2.000.000 lei. Fiecare parte sociala trebuie sa aiba o valoare de minim 100.000 de lei.

Depunerea capitalului social al societatii la CEC sau la o banca comerciala se poate face numai de administratorul societatii sau de imputernicitul acestuia. Pentru depunere sunt necesare urmatoarele acte:

- copia actului constitutiv al societatii (si originalul acestuia pentru confruntare)

actul de identitate al depunatorului

Situatii de rezolvat

Verificarea sediului social

Legea privind societatile comerciale impune ca intr-un sediu social sa nu existe mai mult de o societate comerciala. Prin exceptie, se pot infiinta doua societati avand acelasi sediu social in situatia in care cel putin un asociat este comun.

Lucruri pe care trebuie sa le decideti inainte de a demara procedura de infiintare a unei societati comerciale

A. Societatea va fi sau nu platitoare de TVA?

Sfat

Daca infiintarea societatii comerciale este legata de o investitie masiva pentru demararea activitatii, atunci este util sa va declarati platitor de TVA inca de la infiintare, ca sa va puteti exercita dreptul de deducere al TVA aferent investitiei.

Daca activitatea dvs. consta preponderent in prestarea de servicii si incepeti prin a realiza venituri, atunci este util sa nu va declarati platitor de TVA tocmai pentru ca serviciile dvs. vor fi mai ieftine cu 19%, devenind astfel mai competitive.

B. Societatea va fi declarata ca fiind microintreprindere sau nu?

Importanta unei astfel de alegeri poate consta in urmatoarele:

- o societate comerciala poate fi inclusa in categoria microintreprinderilor daca indeplineste urmatoarele conditii:

- are intre 1 si 9 angajati

- are o cifra de afaceri de pana la 100.000 euro

- nu realizeaza activitati economice dintre cele prevazute de lege ca fiind incompatibile cu statutul de microintreprindere (comert exterior, banci, asigurari).

- in cazul infiintarii unei societati comerciale, pentru a fi declarata microintreprindere, aceasta trebuie sa angajeze pe cineva in maxim 60 de zile de la data infiintarii sale.

- are capital integral privat

- in acest caz, veti plati bugetului de stat 1,5% din totalul veniturilor realizate, fara a mai fi aplicabila legislatia privind impozitul pe profit.

- daca nu optati pentru statutul de microintreprindere, deveniti subiect al legislatiei privind impozitul pe profit.

C. va avea viitoarea societate comerciala activitate la sediul social sau va desfasura activitate intr-o alta locatie ?

Importanta unei astfel de alegeri poate consta in urmatoarele:

- pentru intelegerea acestei alegeri trebuie sa facem distinctie intre societatile comerciale al caror sediu social este pastrat doar ca loc la care se fac toate comunicarile importante pentru societate si societatile comerciale la al caror sediu social se desfasoara si o activitate comerciala, indiferent de caracterul acesteia (birouri administrative sau hala de productie, etc.)

- in cazul societatilor comerciale la al caror sediu social nu se va desfasura activitate, se va completa formularul la pagina 4.

- in situatia in care veti desfasura activitate la sediul social al societatii, va trebui sa completati formularul tipizat de inregistrare la rubrica Sedii sau activitati pentru care solicit autorizarea cu date privind activitatea desfasurata (potrivit codificarii CAEN), tot la pagina 4.

D. Alegerea unei activitati economice principale.

O activitate economica desfasurata de societatea dvs. poate sa implice mai multe activitati auxiliare. Va sfatuim sa includeti in obiectul secundar de activitate al societatii cat mai multe dintre aceste activitati auxiliare, precum si orice alta activitate care este probabil a fi realizata in viitor de societate. (taxele platite la Registru nu difera in functie de numarul obiectelor de activitate declarate de o societate).

E. Durata de existenta a societatii comerciale.

De regula, se opteaza pentru o durata nelimitata de existenta. Exceptie face doar situatia in care societatea este infiintata pentru realizarea unui obiectiv precis si delimitat in timp.

Procedura de la Registrul Comertului

Odata ce aveti toate actele necesare prevazute de lege pentru a putea infiinta o societate comerciala cu raspundere limitata, urmatorul pas este sa indosariati folosindu-va pentru aceasta de un dosar de hartie cu sina, toate actele necesare in vederea depunerii lor la Registrul Comertului:

1. actul constitutiv de inregistrare a noii societati (in original)

2. declaratia pe propria raspundere a asociatilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege pentru a fi asociati intr-o societate comerciala. (orig.)

3. declaratia pe propria raspundere a administratorului(ilor) ca indeplinesc conditiile prevazute de lege pentru a fi administrator(i) intr-o societate comerciala. (orig.)

4. declaratia pe propria raspundere a asociatului unic cu privinre la faptul ca nu mai detine o societate comerciala ca asociat unic (pentru SRL cu asociat unic) (orig.)

5. dovada privind sediul social al societatii (copie)

6. dovada privind efectuarea varsamantului capitalului social intr-un cont deschis cu aceasta destinatie la o banca comerciala sau la CEC. (copie)

7. dovada disponibilitate firma asa cum a fost ea eliberata de Registrul Comertului

8. copii acte de identitate ale asociatilor / administratorului

9. acordul asociatiei de locatari / proprietari asupra functionarii societatii comerciale in imobilul respectiv. (daca este cazul) (orig.)

10. acordul sotului/sotiei/coproprietarului asupra functionarii sediului social al societatii in imobilul proprietate comuna (daca este cazul) (orig.)

11. specimenul de semnatura pentru administratorul societatii (orig.)

12. imputernicirea / procura prin care asociatii (de regula semnatura este a administratorului) imputernicesc pe cineva sa depuna actele de infiintare a societatii la Biroul Unic.

13. certificatul de cazier fiscal al asociatilor si administratorilor (daca administratorii nu sunt alesi dintre asociati) (in original)

Apoi urmeaza completarea cererii de inregistrare a noii societati la Registrul Comertului, tinand seama de sfaturile de pana acum.

Platiti apoi taxele conexe infiintarii unei societati comerciale, la casieria Registrului Comertului. Acestea sunt cuprinse intre 1.500.000 si 4.000.000 lei, in functie de capitalul social al societatii precum si in functie de situatia in care societatea desfasoara activitate chiar de la momentul infiintarii sau nu.

Dupa momentul depunerii documentelor la Biroul Unic din cadrul Registrului Comertului, primiti bonul de depunere care consemneaza data la care judecatorul delegat va decide asupra infiintarii societatii, precum si data de eliberare a actelor societatii.

Termenul de infiintare a societatii

In situatia in care respectiva societate comerciala corespunde sub toate aspectele prin documentele prezentate, termenul standard de infiintare a unei societati este de :

- 10 zile lucratoare pentru o societate comerciala care nu desfasoara activitate de la momentul infiintarii sale;

- 20 de zile lucratoare pentru o societate comerciala care desfasoara activitate de la momentul infiintarii sale.

Termenul curge de la data depunerii actelor la Biroul Unic.

Termenul poate fi prelungit cu alte termene de cate o saptamana atunci cand documentatia prezentata pentru infiintarea societatii este incorecta sau incompleta ori pentru ca solicitantii sa plateasca catre Biroul Unic diferentele de taxe ramase neachitate de la depunerea dosarului.

Pasi de urmat dupa infiintarea societatii

Dupa momentul la care ati ridicat actele de inregistrare ale societatii, va trebui sa parcurgeti, in ordine, urmatorii pasi pentru a putea pune pe picioare o afacere coerenta si legala prin intermediul societatii dvs., (cu mentiunea ca toate actele de mai jos nu vor putea fi realizate decat de administratorul societatii sau de un imputernicit al acestuia):

- faceti o copie a actelor de inregistrare si mergeti la un centru de realizare stampile pentru a realiza STAMPILA SOCIETATII (prezentati si originalul pentru confruntare).

- dupa aceea, cu stampila odata realizata, veti putea merge la banca pentru a va deschide un cont curent, prin care sa va derulati operatiunile de comert.

- cu aceeasi stampila si cu copii ale actelor constitutive ale societatii veti putea merge la RTC (DIVERTA) sau la orice firma autorizata a eibera FACTURI FISCALE pentru societatile comerciale.

- de asemenea, cu aceeasi stampila veti putea merge la banca comerciala sau la CEC-ul unde ati depus suma de bani reprezentand capitalul social al societatii dvs., si veti putea vira capitalul social respectv in contul curent al societatii.

- mergeti apoi la administratia finantelor publice de care apartine sediul societatii pentru a declara contul bancar al societatii si sediul social al societatii.

- in termen de 15 zile de la infiintarea societatii, va trebui sa achizitionati REGISTRELE CONTABILE OBLIGATORII: REGISTRUL JURNAL, REGISTRUL INVENTAR si REGISTRUL UNIC DE CONTROL. Acestea trebuie snuruite, parafate si inregistrate la administratia financiara in circumscriptia careia se afla sediul social al societatii.

Importanta pasilor urmatori este mare, insa datorita specificului lor preferam sa ne oprim aici in enumerarea drumului logic de parcurs pentru infiintarea unei societati comerciale si sa continuam intr-un numar viitor cu elemente privind functionarea unor astfel de societati.