DERULAREA OPERATIUNILOR DE EXPORT-IMPORT

DERULAREA OPERATIUNILOR DE EXPORT-IMPORT

1. Mecanismul derularii

Derularea operatiunii de export inseamna ansamblul activitatilor prin intermediul carora are loc livrarea marfii de la un vanzator la cumparator, pe de o parte, si efectuarea platii de catre cumparator in beneficiul vanzatorului pe de alta parte. In ceea ce priveste livrarea internationala a marfii, principalele activitati sunt:

. pregatirea marfii in vederea exportului si facturarea la extern;

. expeditia si transportul international;

. asigurarea marfurilor;

. vamuirea.

2. Pregatirea marfii pentru export

In cadrul obligatiei de livrare prevazute in contractul extern, vanzatorul trebuie sa asigure livrarea fizica a marfii care face obiectul tranzactiei, respectarea calitatii si cantitatii precizate in contract si incadrarea in termenele de livrare.

Dovada cantitatii livrate se face prin documentul de transport (conosament, scrisoare de trasura). Termenul la care s-a livrat marfa este cel din documentul care consemneaza momentul inceperii transportului international. Pentru respectarea calitatii se solicita un certificat de calitate.

Ambalarea marfurilor cade in sarcina producatorului, acesta tinand seama de prevederile din contract. Marcarea reprezinta o obligatie a producatorului si priveste atat marfurile cat si ambalajele respective. Se disting doua moduri de marcare: pentru a individualiza o expeditie, sau ceruta de reglementarile tarii importatoare. Exportatorul va inscrie lizibil si de nesters in litere si cifre, marca expeditorului, numarul seriei, marca destinatarului si locul de destinatie, modul de manipulare, de transport, greutatea brutto-netto, statia de expediere si cea de destinatie, informatii privind continutul coletelor, calitatea mar-furilor si unele formule comerciale. Un document important in derularea contractului care sintetizeaza aspectele principale privind continutul partizii de marfa, ca si modul de ambalare si marcare in vederea transportului este lista de coletaj.

3. Facturarea la extern

Facturarea este o operatiune esentiala in tranzactiile comerciale internationale iar factura comerciala numita in comertul exterior si factura externa, reprezinta documentul cel mai important in operatiunea de comert exterior. Factura comerciala rezuma toate conditiile esentiale ale unei afaceri internationale incheiate, clauzele privind partenerii, obiectul si pretul. Ea constituie singura materializare a acordului de vointa dintre parti atunci cand acesta nu este consemnat intr-un contract scris. Principalele functii ale facturii:

. arata faptul ca marfa a fost vanduta;

. mijloceste transferul de proprietate de la vanzator la cumparator;

. serveste la incasarea contravalorii marfii;

. serveste la efectuarea formalitatilor vamale.

4. Expeditia internationala

Este o componenta a mecanismului de derulare a operatiunilor de export-import si reprezinta interfata dintre predatorul marfii si caraus si dintre caraus si destinatar, asigurand derularea fluxurilor de marfuri in bune conditii. Expeditorul international este o persoana fizica sau juridica, care pe baza unui contract de mandat incheiat cu firma exportatoare se obliga sa preia marfurile incredintate de acesta si sa efectueze ansamblul operatiunilor necesare pentru ca marfa sa ajunga la destinatar.

In comertul international transportatorul nu este expeditor iar expeditorul nu este transportator. Spre deosebire de expeditie, transportatorul realizeaza deplasarea efectiva a marfurilor in spatiu, cel mai frecvent din ordinul expeditorului si pe cheltuiala acestuia sau a importatorului, in functie de conditia de livrare prevazuta in contract. Expeditorii presteaza o serie de servicii specifice.

Documentele eliberate de expeditor conform regulilor Federatiei Internationale a Organizatiilor de Expeditii (FIATA) sunt: FCR, FCT, FBL, FWR.

Formalitatile intreprinse pentru realizarea expeditiei internationale si documentele necesare in acest sens difera in functie de forma de transport, conditia de livrare si specificul tranzactiei.

5. Transportul international

Transportul international se caracterizeaza prin faptul ca marfa traverseaza una sau mai multe frontiere de stat, punctele de expediere si de destinatie fiind situate in tari diferite.

Transporturile internationale se incadreaza intr-o componenta importanta a strategiei desfacerii marfurilor pe pietele externe, cu-noscuta sub numele de logistica. Modalitatile de transport sunt: maritim, feroviar, aerian si rutier. Transportul maritim asigura cca 75-80% din totalul traficului mondial de marfuri.

Contractele de transport

Contractul de navlosire este conventia intre armator si navlositor in scopul inchirierii de spatiu pe nava in vederea efectuarii transportului international de marfuri. Principalele contracte de navlosire sunt: con-tractul pe calatorie, contractul pe nava pentru transportul de marfuri in cantitati mari si al caror itinerar este stabilit in cadrul fiecarui contract si conosamentul pentru transporturile cu nave de linie. In cazul transpor-tului cu nave tramp, charterul este intotdeauna insotit de un conosament.

In legatura cu conditiile de incarcare descarcare si precizarea celui care suporta cheltuielile respective, in practica se intalnesc urmatoarele clauze: FIO (free in and out), FIOS (free in and aut stowed), Alongside (de-a lungul navei), Sotto palanco, At ship's rail (la balustrada navei),

Contractul feroviar este reglementat de Conventia privind transporturile internationale feroviare COTIF la care participa tarile europene si unele tari asiatice. Transporturile feroviare se executa de mai multe cai ferate in baza unui singur document de transport intocmit pentru intreg parcursul. Contractul de transport feroviar international imbraca forma scrisorii de trasura si este un contract de adeziune in sensul ca expeditorul recunoaste conditiile transportului stabilite in mod unilateral de caile ferate membre ale COTIF (procurarea vagoanelor, prezentarea marfii la transport, raspunderea partilor contractante, preturile practicate).

Transportul auto international - contractul de transport auto este acel contract prin care un caraus auto profesionist se obliga sa transporte o cantitate determinata de marfuri de la locul de expediere pana la locul de destinatie in schimbul unei sume de bani (taxa de transport). Conditiile transportului auto sunt reglementate de Conventia privitoare la transporturile internationale de marfuri pe calea rutiera CMR care stabileste in mod obligatoriu forma scrisa prin documentul numit scrisoare de transport tip CMR.

Transportul aerian - este concretizat in scrisoarea de transport aerian sau frahtul aerian ce dovedeste incheierea contractului, primirea marfii la transport de catre compania de transport aerian precum si conditiile transportului.

Intermediarii in transport - sunt prestatori de servicii, reprezentand interfata dintre firma si transportator. Statutul lor juridic poate fi cel al unui mandatar sau al unui comisionar.

Asigurarea marfurilor in traficul international

Asigurarea se bazeaza pe o relatie contractuala intre posesorul bunului in calitate de asigurat si o companie de asigurari in calitate de asigurator prin care asiguratul transfera anumite riscuri asiguratorului, platindu-i acestuia o suma de bani denumita prima de asigurare, urmand ca in cazul producerii daunelor, asiguratorul sa il despagubeasca pe asigurat conform conditiilor stabilite in contract.

Din anul 1982 au fost elaborate noi conditii de asigurare de Institutul Asiguratorilor din Londra in baza propunerilor formulate de Comitetul pentru Finantare legate de comert din cadrul UNCTAD. In prezent marfurile care fac obiectul transportului pe mare pot fi asigurate in una din urmatoarele trei conditii principale A, B sau C.

Conditia de asigurare A - este conditia cea mai cuprinzatoare. In baza acestei conditii sunt acoperite toate riscurile de pierdere si avarie a bunului asigurat cu exceptia unor riscuri prezentate separat.

Desi se deosebesc ca sfera de cuprindere, conditiile A, B si C con-tin si unele conditii comune. Asociate cu conditiile de asigurare B si C sau in mod separat, se pot practica si urmatoarele conditii de asigurare: conditia riscului de furt, jaf si nelivrare; conditia riscuri si depozitare.

Formalitatile de asigurare - In vederea incheierii contractului de asigurare a marfii, firma de comert exterior remite expeditorului cererea de asigurare. Cererea de asigurare cuprinde: numele celui care dispune emiterea politei de asigurare, numarul contractului, acredi-tivului, facturii externe, conditia de livrare, rata asigurata, modalitatile si mijloacele de transport, pavilionul si numele navei, numarul de conosament, date referitoare la marfa, valoarea navlului, conditia de asigurare, valoarea asigurata. Pe baza acestui document, expeditorul incheie cu casa de asigurari contractul (polita) de asigurare si il avizeaza pe exportator printr-un aviz de asigurare.

Polita de asigurare este documentul care atesta acordul de vointa dintre asigurat, care se obliga sa plateasca o anumita suma de bani - prima de asigurare, si asigurator care, in schimbul primei se obliga sa-l despagubeasca pe asigurat pentru daunele pe care le-a suferit datorita producerii riscurilor asigurate.

7. Vamuirea marfurilor

Ca regula generala, de vamuire trebuie sa se ocupe partenerul care domiciliaza in tara in care se efectueaza operatiunea; exportatorul indeplineste formalitatile de vamuire la export, iar importatorul pe cele de import. Procedura vamala reprezinta ansamblul formalitatilor necesare pentru vamuirea marfurilor. Ea cuprinde:

. pregatirea marfii pentru vamuire, respectiv prezentarea acesteia la serviciul vamal competent, astfel incat marfa sa poata fi supusa verificarii;

. intocmirea unei declaratii detaliate privind marfa aflata in vama (declaratia vamala);

. stabilirea regimului vamal la care este supusa marfa, in baza caruia se stabilesc taxele ce urmeaza a fi platite si controalele ce vor fi efectuate;

. efectuarea controlului (daca este cazul) si plata efectiva a taxelor, astfel incat marfa sa fie declarata libera de vama.

Declaratia vamala este documentul scris, intocmit de detinatorul marfii sau un reprezentant al acestuia prin care se prezinta elementele necesare vamuirii marfii la export sau la import. In general, se utilizeaza formulare diferite pentru export, import sau tranzit. In tarile UE, incepand cu ianuarie 1988 s-a introdus "documentul administrativ unic" DAU, care cuprinde, in acelasi formular, declaratia pentru export, import sau tranzit.

Regimul vamal reprezinta statutul juridic pe care-l va primi marfa in procesul vamuirii.

El indica, pe de o parte, daca si unde vor fi platite taxele vamale, iar pe de alta parte, daca si in ce conditii marfa va fi supusa controlului vamal. Regimurile vamale sunt: comune si suspensive.

Formarea dosarului de derulare

In cazul exportului se retin pentru dosarul de derulare urma-toarele documente:

. oferta comerciala cu specificatii tehnice sau acordul scris al unitatii producatoare;

. licenta de export;

. contractul extern;

. alte documente (cotatii transport, calculatii de pret).

Corespondenta intervenita dupa semnarea contractului si care are contingenta directa cu contractul respectiv, se claseaza in dosarul de derulare, in ordinea datelor calendaristice sau eventual pe categorii de probleme. O buna organizare a dosarului de derulare permite lucratorilor o mai mare operativitate in urmarirea problemelor. Dupa constituirea dosarului de derulare, personalul urmeaza sa ia masuri imediate pentru:

. transmiterea comenzilor la agentii economici producatori si semnarea contractelor economice pentru livrarea de marfuri la export de catre acestia;

. avizarea agentilor economici beneficiari asupra contractarii marfurilor din import conform conditiilor stabilite in contractul economic pe baza de comision;

. avizarea unitatii producatoare asupra contractarii la extern a acelor marfuri care se exporta, conform contractului incheiat cu unitatea producatoare respectiva;

. rezolvarea unor clauze din contractul extern de care depinde intrarea lui in vigoare cum ar fi: obtinerea licentelor de export sau import, transmiterea de documentatii tehnice sau mostre, avizarea unor parametri tehnici ai produselor, efectuarea unor plati in avans sau transmiterea de garantii bancare, deschiderea acreditivului.

In aceasta faza de derulare a contractului extern se vor stabili pentru fiecare contract programe precise de lucru cu unitatile producatoare pentru export in scopul organizarii din timp a productiei si realizarea unor produse conforme cu contractul si la termenele de livrare stabilite.

Organizarea evidentei contractelor externe - Agentii economici care efectueaza operatiuni de export-import desfasoara o activitate continua pentru acoperirea cu contracte externe si ca atare sunt interesati in permanenta sa cunoasca nivelul de acoperire cu astfel de contracte. In acest scop, dupa incheierea contractelor externe, trebuie sa se intocmeasca imediat unele documente care servesc la inregis-trarea statistica a fiecarui contract incheiat.

Urmarirea incasarilor sau efectuarea platilor externe - Ca urmare a desfasurarii activitatii de export-import, agentii economici urmeaza sa intocmeasca o serie de documente pentru efectuarea incasarilor si platilor in valuta. Primirea si transmiterea documentelor de plata din si in strainatate se face numai prin intermediul bancilor comerciale. Felul documentelor care se vor utiliza sau intocmi de catre agentii economici sunt precizate in conditiile de plata din contractul extern, acestea fiind mentionate expres si in acreditive si scrisorile de garantie. Aceste documente trebuie sa se incadreze si in reglementarile existente intre tara noastra si tara partenerului extern privind derularea platilor comerciale.

Inainte de remiterea documentelor de plata la banca pentru inca-sarea marfurilor livrate, personalul are obligatia de a verifica:

. existenta tuturor documentelor prevazute in contract, acreditiv si scrisorile de garantie bancara;

. concordanta datelor dintre documentele ce se prezinta la banca (denumirea marfurilor, pret, calitate, marcaj);

. daca unele documente (conosament, polita de asigurare) au fost intocmite intr-o forma negociabila;

. daca documentele de transport sunt intocmite pe adresa cumparatorului sau a unei banci sau case de expeditie.

Depunerea documentelor de plata la banca dupa efectuarea livrarii marfurilor se va face in termenul legal pentru a putea sa ajunga la banca din strainatate inaintea marfii si a urgenta incasarea lor.

Desi raspunderea pentru exactitatea datelor mentionate in docu-mentele de plata revine exclusiv vanzatorului, totusi, bancile intervin si pot face rezerve de plata sau pot refuza documentele in situatia in care acestea nu sunt conforme cu prevederile din acreditiv sau din scrisoarea de garantie bancara, precum si in cazul in care documentele contin mentiuni care ar leza interesele cumparatorului si de la care trebuie sa primeasca instructiuni suplimentare. Prin urmare, se cere o mare atentie si competenta la intocmirea documentelor de plata, pentru evitarea imobilizarii sumelor in valuta, in care scop agentii economici trebuie sa organizeze si sa tina evidenta incasarilor la termenele scadente si sa intervina operativ pentru:

. efectuarea platilor la termen de catre parteneri;

. ridicarea rezervelor de plata;

. informarea bancilor asupra masurilor luate si a rezultatelor obtinute pentru ridicarea restrictiilor de plata.

In cazul importurilor a caror plata urmeaza sa se faca prin acreditiv, trebuie sa se mentioneze in cererile catre bancile comerciale pentru deschiderea acreditivului:

. numarul si data licentei de import, daca este cazul;

. copie dupa contractul extern.

In relatiile cu partenerii externi, neplata in termen rezonabil a facturilor la import poate duce la slabirea increderii partenerului extern fata de agentul economic, iar pentru viitoarele tranzactii va fi tentat sa includa in pret daunele cauzate de neplata in termen sau sa solicite fie plata prin acreditiv, fie garantii bancare.

Rezolvarea reclamatiilor sau a sesizarilor externe - tratarea acestor probleme pot crea situatiile:

. reclamatiile externe - care au ca obiect deficiente calitative si lipsuri cantitative sau alte abateri de la clauzele contractuale refe-ritoare la marfurile exportate sau importate si prin care se formuleaza pretentii valutare sau de alta natura cu caracter material;

. sesizarile externe - care cuprind nemultumiri, observatii sau recomandari cu privire la unele deficiente la loturile de marfuri expor-tate sau importate, fara formularea unor pretentii materiale sau banesti.

Inchiderea dosarului privind derularea contractului extern. Dupa ce au fost epuizate toate fazele de derulare a contractului extern si rezolvate problemele aparute pe parcurs, se poate proceda la inchiderea dosarului si pregatirea lui in vederea predarii la arhiva. Ca atare, in momentul inchiderii dosarului trebuie sa existe in acesta toate documentele si certificatele care sa ateste indeplinirea obligatiilor contractuale de catre parteneri, si anume:

. livrarea marfurilor conform contractului;

. efectuarea unor prestari de servicii prevazute in contract;

. efectuarea platilor conform contractului;

. indeplinirea obligatiilor de catre vanzator cu privire la garantiile acordate prin contract

. lichidarea eventualelor reclamatii si penalizari, ca urmare a nerespectarii clauzelor contractuale;

. executarea eventualelor hotarari ale arbitrajului in caz de litigiu intre partenerii contractului.

De asemenea, in dosar trebuie sa mai existe documentele de confirmare a unitatilor economice beneficiare ale importului ca fata de clauzele contractului extern nu mai ridica nici un fel de pretentii fata de partenerul strain.

In situatia in care, pe parcursul executarii contractului, dosarul de derulare se repartizeaza de la un lucrator la altul, predarea lui se face pe baza de proces verbal de predare-primire vizat de seful ser-viciului sau directorul firmei prin care se mentioneaza continutul dosarului si stadiul la zi al rezolvarii problemelor.