Etapele constituirii societatii comerciale

Etapele constituirii societatii comerciale

1. Stabilirea denumirii societatii comerciale de catre asociati sau actionari
Aceasta denumire trebuie rezervata la Oficiul Registrului Comertului, scopul operatiunii fiind ca denumirea sa corespunda cerintelor legale, sa nu apartina altei societati ori sa nu fie preluata de alta societate in timpul procedurii de infintare.
In acelasi timp trebuie facuta si rezervarea emblemei societatii, emblema nefiind obligatorie.
Unul dintre actionari sau asociati va completa la Oficiul Registrului Comertului un formular de verificare a disponibilitatii si de rezervare a denumirii societatii in care va trece 3 denumiri sau 3 variante de denumire a noii societati, in ordinea preferintelor. In cazul in care prima denumire nu poate fi aprobata, se va verifica a doua denumire, apoi, in caz ca nu va fi adoptata, a treia.
In cazul in care asociatii sau actionarii stabilesc o emblema, se va completa si un formular de rezervare a emblemei, insotit de reprezentarea grafica a emblemei in 10 exemplare cu dimensiunea de 5 - 6 cm. Emblema poate fi un semn grafic, o insiruire de litere sau reprezentare complexa de semne grafice si litere.

Dovezile de rezervare a denumirii si emblemei se elibereaza in 2 zile de la depunerea cererilor, uneori chiar in 24 de ore.

2. Expertiza aporturilor in natura la capitalul social
Bunurile care vor fi aduse in societate de catre asociati sau actionari si care constituie capital social, trebuie evaluate de experti autorizati in domeniu.
Aporturile in natura pot fi diverse: cladiri, masini, utilaje, calculatoare, programe de calculator, etc.
Expertii vor intocmi un raport prin care vor arata daca aporturile in natura pot constitui capital social conform legii si vor stabili valoarea acestora. Valoarea stabilita de expert se mentioneaza in actul constitutiv.

Redactarea actului constitutiv
Atunci cand asociatii sau actionarii au primit dovada rezervarii denumirii si emblemei si au clarificat si problema evaluarii aporturilor in natura, atunci cand acestea exista, se poate trece la redactarea actului constitutiv.

Asociatii sau actionarii stabilesc, de comun acord, toate aspectele necesare pentru incheierea actului constitutiv, dupa care redacteaza efectiv documentul.

Redactarea actului poate fi facuta de catre asociati sau actionari, ori de catre persoane cu studii juridice, cum ar fi avocatii, consilierii juridici sau notarii. La cerere, actul constitutiv poate fi redactat de catre consilierii juridic ai Biroului unic deschis la Oficiul Registrul Comertului.

Atunci cand este necesar, asa cum am prezentat in lectiile anterioare, actul constitutiv va fi autentificat la un birou notarial.

Actul constitutiv va fi semnat de catre toti asociatii sau actionarii noii societati.

4. Deschiderea contului provizoriu al societatii la banca
Un imputernicit al asociatilor sau actionarior, stabilit prin actul constitutiv sau prin procura autentica, va deschide un cont provizoriu al societatii la o banca pe care o aleg de comun acord asociatii sau actionarii.

La alegerea bancii, acestia vor avea in vedere avantajele pe care banca le poate oferi societatii comerciale: calitatea si promptitudinea serviciilor, cuantumul comisioanelor practicate de banca, facilitati sau credite, etc.

Imputernicitul noii societati se va prezenta la serviciul pentru persoane juridice al bancii cu actul constitutiv, cu actul sau de identitate si va completa formularele bancii pentru deschiderea imediata a contului provizoriu si va plati comisionul practicat de banca pentru aceasta operatiune.

5. Varsarea capitalului social in contul provizoriu al societatii
In acest cont provizoriu, asociatii sau actionarii vor varsa capitalul, integral sau partial, primind chitanta doveditoare depunerii capitalului.

6. Intocmirea dosarului pentru infiintarea societatii si depunerea acestuia la Oficiul Registrului Comertului
Etapa urmatoare este intocmirea dosarului cerut la Oficiul Registrului Comertului pentru infiintarea societatii.

In acest scop, un imputernicit al societatii, stabilit prin act constitutiv sau prin procura autentificata la notar, se va prezenta cu actele la Broul unic organizat la Oficiul Registrului Comertului.

Lista acestor acte corespunde punctelor actului constitutiv. Astfel societatea trebuie sa depuna urmatoarele documente:

- dovada eliberata de Oficiul Registrului Comertului privind rezervarea denumirii societatii;
- dovada eliberata de Oficiul Registrului Comertului privind rezervarea embemei;
- actul de identitate ale fondatorilor societatii;
- certificatul de cazier fiscal al fondatorilor;
- declaratia pe propria raspundere a fondatorilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege, declaratie data in fata avocatului, notarului sau in fata consilierului juridic de la Biroul unic al Oficiului Registrului Comertului;
- actul de identitate al administratorilor;
- certificatul de cazier fiscal al administratorilor;
- declaratia pe propria raspundere a administratorilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege, declaratie data in fata avocatului, notarului sau la Oficiul Registrului Comertului;
- actul de identitate al cenzorilor;
- declaratia pe propria raspundere a cenzorilor ca indeplinesc conditiile prevazute de lege, declaratie data in fata avocatului, notarului sau la Oficiul Registrului Comertului;
- actul de proprietate asupra spatiului care constituie sediul;
- schita spatiului care constituie sediul;
- contractul de inchiriere sau comodat incheiat cu proprietarul (in cazul in care s-a incheiat un asemenea act);
- acordul proprietarului pentru deschiderea societatii in spatiul sau, autentificat la notar sau avocat.
- dovada efectuarii varsamintelor in banca;
- dovada dreptului de proprietate asupra aporturilor in natura;
- certificat constatator al sarcinilor de care sunt grevate aporturile in natura;
- expertiza asupra aporturilor in natura;
- actul constitutiv al societatii semnat de fondatori.

De asemenea, daca societatea deschide puncte de lucru, se vor depune aceleasi acte ca si pentru sediu.

Asa cum aratam mai sus, trebuie ca asociatii sau actionarii, precum si administratorii sa depuna la dosar cazierul fiscal obtinut de la Directia generala a finantelor publice a judetului sau a municipiului Bucuresti.

In cazierul fiscal se tine evidenta persoanelor fizice si juridice, precum si a asociatilor, actionarilor si reprezentantilor legali ai persoanelor juridice, care au savarsit fapte sanctionate de legile financiare, fiscale si vamale sau care privesc disciplina financiar-fiscala.Pentru obtinerea certificatului de cazier fiscal trebuie ca fondatorii societatii si admnistratorii sa prezinte certificatul de cazier judiciar obtinut anterior de la politie, timbre fiscale si sa plateasca taxa corespunzatoare.Termenul de eliberare a certificatului de cazier fiscal este de 10 zile.

Termenul se poate reduce la 3 zile cu plata unei taxe de urgenta. Trebuie mentionat ca asociatii sau actionarii, precum si administratorii ori cenzorii trebuie sa dea specimene de semnatura la notar sau la Oficiul Registrului Comertului, pe formulare speciale.
Aceste specimene de semnatura vor fi introduse in dosarul de infiintare al societatii.

La Biroul unic al Oficiului Registrului Comertului, cu ajutorul unui consilier juridic al biroului, se vor completa formularele necesare intocmirii dosarului de infiintare.

7. Autorizarea activitatii
Vor fi completate tot la Biroul unic si formularele necesare obtinerii autorizatiilor si avizelor cerute pentru desfasurarea activitatii:

- aviz si /sau autorizatie privind paza si securitate contra incendiilor.;
- aviz si /sau autorizatia sanitara;
- autorizatia sanitara veterinara;
- acordul si/sau autorizatia de mediu;
- autorizatia de functionare privind protectia muncii.

La Biroul unic al Oficiului Registrului Comertului pot fi gasiti si reprezentantii institutiilor care dau aceste avize si autorizatii:
- Brigazile sau Grupurile de Pompieri Militari aflate in subordinea Ministerului de interne;
- Directia de Sanatate Publica a judetului sau municipiului Bucuresti subordonata Ministerului Sanatatii;
- Agentia Nationala Sanitara Veterinara sau Directia Sanitara Veterinara a judetului sau Municipiului Bucuresti aflata in subordinea Ministerului Agriculturii, Alimentatiei si Padurilor;

- Inspectoratul Judetean de Protectia Mediului sau Insctoratul de Protectia Mediului al municipiului Bucuresti, aflate in subordinea Ministerului Apelor si Protectiei Mediului;
- Inspectoratul Teritorial de Munca al judetului sau municipiului Bucuresti aflat in subordinea Ministerului Muncii si Solidaritatii Sociale - Serviciul de Inspectia Muncii.

In vederea autorizarii activitatii, atunci cand considera necesar, inspectorii institutiilor amintite mai sus vor face verificari la fata locului, la sediu sau la punctele de lucru, pentru a vedea daca acestea corespund activitatilor societatii si prevederilor legale in domeniu.
In cazul in care constata ca societatea nu indeplineste conditiile necesare desfasurarii activitatii, inspectorii vor dispune masuri pentru remedierea aspectelor necorespunzatoare.
La sfarsitul verificarilor, inspectorii vor autoriza desfasurarea activitatilor sau vor dispune respingerea cererii de autorizare.
In cazul respingerii cererii, societatea va putea relua procedura autorizarii, cu conditia intocmirii altei documentatii si a platii integrale a taxelor de autorizare.

Sediul poate fi declarat fara activitate in cazul in care la adresa acestuia nu se desfasoara activitatile societatii. De exemplu, o societate poate sa isi desfasoare activitatea de productie la unul din punctele sale de lucru, in timp ce sediul social se poate afla intr-un apartament, unde nu se desfasoara nici una din activitatile societatii. In acest caz, sediul va fi doar adresa oficiala a societatii.

In vederea depunerii dosarului societatii comerciale, se vor plati taxele necesare pentru toate operatiunile de infiintare si autorizare la casieria Oficiului Registrului Comertului, care eibereaza chitantele ce vor fi atasate dosarului de infiintare.

Termenul de solutionare a dosarului de infiintare a societatii este de 20 de zile.

In aceasta perioada, dosarul este verificat de unul dintre judecatorii delegati la Oficiul Registrului Comertului.
Judecatorul urmareste ca dosarul sa cuprinda toate documentele necesare, iar continutul acestor documente sa fie corespunzator prevederilor legii.
Judecatorul poate indica aspectele care nu corespund si masurile care se impun pentru remedierea lor.
In acest caz, consilierii Biroului unic vor comunica imputernicitului asociatilor sau actionarilor aceste masuri.

Tot in termenul de 20 de zile se fac si verificarile pentru autorizare.
La sfarsitul acestei perioade, se elibereaza societatii:
- certificatul de inregistrare;
- anexa certificatului de inregistrare in care se mentioneaza eventualele autorizari;
- incheierea judecatorului delegat de aprobare a infiintarii societatii comerciale.

Certificatul de inregistrare cuprinde datele esentiale de identificare a societatii:
- denumirea societatii comerciale;
- adresa sediului;
- activitatea principala si codul CAEN corespunzator;
- codul unic de inregistrare al societatii (CUI)
- atributul fiscal (R daca societatea este platitoare de TVA)
- numarul de ordine de la Registrul Comertului.

In aceasta perioada, in care se desfasoara cursul nostru, se va introduce o noua procedura de infiintare a societatilor, care respecta in mare cele prezentate mai sus, cu deosebirea ca termenul de 20 de zile se reduce la 3 zile.
Conditia infiintarii in 3 zile va fi ca asociatii sau actionarii sa dea o declaratie pe proprie raspundere ca societatea indeplineste conditiile cerute de lege. Dupa cele 3 zile, Oficiul Registrului Comertului va elibera certificatul de inregistrare al societatii insotit de un certificat constatator. Vom prezenta amanunte in momentul in care va incepe aplicarea acestei noi proceduri.

8. Publicarea in Monitorul Oficial a infiintarii societatii comerciale
Un punct final privitor la procedura de infiintare a societatii, din cadrul Oficiului Registrului Comertului, il constituie publicarea in Monitorul Oficial - partea a IV-a a incheierii judecatoresti de infiintare a societatii comerciale, publicare care se face prin intermediul unui serviciu al Oficiului Registrului Comertului. Taxa de publicare se plateste tot la casieria Oficiului.

9. Ridicarea documentelor de infiintare a societatii de la Oficiul Registrului Comertului
Imputernicitul societatii va ridica la sfarsitul perioadei de 20 de zile documentele amintite de la ghiseul Oficiul Registrului Comertului.

10. Deschiderea contului permanent al societatii comerciale la banca.
Cu certificatul de inregistrare, incheierea judecatorului delegat la Oficiul Registrului Comertului si actul constitutiv in forma aprobata de judecator, imputernicitul societatii va deschide la banca aleasa pentru depunerea capitalului social contul definitiv al societatii.
De asemenea, societatea va putea deschide conturi si la alte banci.

Registrele societatii
Tot ca o operatiune preliminara a functionarii societatii comerciale trebuie amintita si procurarea si intocmirea catorva registre obligatorii, care de regula stau la sediul societatii.
Registrele privesc aspecte diferite ale functionarii societatii: administrativ, contabil, de control.

Pentru buna desfasurare si consemnarea hotararilor luate vor exista:
a) un registru al sedintelor si deliberarilor adunarilor generale;
b) un registru al sedintelor si deliberarilor consiliului de administratie;
c) un registru al sedintelor si deliberarilor comitetului de directie (format din directorii numiti);
d) un registru al deliberarilor si constatarilor facute de cenzori in exercitarea mandatului lor.

In practica, aceste registre mentionate mai sus nu sunt cerute sau controlate de nimeni, ele sunt insa foarte necesare, pentru buna desfasurare a activitatii, pentru controlul intern si pentru evitarea unor litigii intre asociati, actionari sau admnistratori. De asemenea, pot constitui probe scrise in fata instantelor judecatoresti in cazul ca asemenea litigii se produc totusi.

In cazul SA si SCA, in vederea cunoasterii exacte a actionariatului si a cesiunilor de actiuni vor exista:
a) registrul de actiuni, care cuprinde numarul de ordine al actiunilor si detinatorul acestora;
b) registrul actionarilor, care cuprinde actionarii, datele de identitate ale acestuia, numarul de actiuni detinute, precum si numarul de ordine al actiunilor.
Aceste doua registre cuprind si transferurile de actiuni.

Pentru buna desfasurare a activitatii contabile trebuie sa existe:
a) registrul jurnal;
b) registrul inventar.

In scopul cunoasterii exacte a salariatilor si perioadelor lucrate de catre acestia in cadrul societatii trebuie completat registrul de evidenta a salariatilor. Acesta poate fi procurat de la Inspectoratul Teritorial de Munca.

Controalele facute in societate de catre inspectorii institutiilor statului se inscriu in registrul unic de control care se poate cumpara de la Directia genrala a finantelor publice a judetului sau municipiului Bucuresti. Va exista un registru unic de control pentru sediu si cate unul pentru fiecare punct de lucru.